Daftar Distribusi Dokumen

(1)

Tgl. Berlaku : 18 Des 2023

Departemen SDM Halaman 2 dari 19

DAFTAR DISTRIBUSI

COPY TERKONTROL :

Dokumen ini merupakan dokumen terkontrol. Penerima copy terkontrol yang tercantum dibawah ini akan selalu mendapat pembaharuannya (up to date). Apabila diperbanyak harus mengikuti aturan aturan dokumen yang diatur dalam prosedur Document Control.

M. Document Controller.

1. Management Representative 2. Factory Manager

3. Production Manager.

4. PPIC Supervisor.

5. Purchasing Supervisor.

6. Warehouse Supervisor.

7. QC Supervisor 8. Teknik Supervisor.

9. HR Manager

COPY TIDAK TERKONTROL.

Penerima copy tidak terkontrol yang tercantum dibawah ini tidak akan selalu mendapat pembaharuannya, apabila dokumen ini diperbanyak atau dicopy lagi oleh penerima, maka hasil perbanyak tersebut tidak akan terkontrol oleh pemilik dokumen dan menjadi tanggung jawab yang memperbanyak.

1. General Manager 2. Manufacturing Manager

(2)

DAFTAR PERUBAHAN

1. Keluarkan dokumen / halaman yang lama dan masukkan dokumen / halaman yang baru dirubah yang telah disahkan

2. Kirimkan dokumen / halaman yang lama kepada dokumen controler

PERUBAHAN MENCABUT MEMASUKKAN KETERANGAN APRRO

VAL NO TANGGAL EDISI BAB HAL EDISI BAB HAL

(3)

DAFTAR ISI

JUDUL HALAMAN

LEMBAR PENGESAHAN ... 01/22 DAFTAR DISTRIBUSI ... 02/22 DAFTAR PERUBAHAN ... 03/22 DAFTAR ISI ... 04/22 DAFTAR ISTILAH... 06/22

1. TUJUAN... 07/22 2. RUANG LINGKUP ... 07/22 3. SASARAN,KEBIJAKAN & STRATEGI ... 07/22 3.1. SASARAN MUTU & TARGET SASARAN KEAMANAN PANGAN

08/22

3.2. KEBIJAKAN ... 08/22 3.3. STRATEGI ... 08/22 4. STRUKTUR ORGANISASI ... 09/22 5. TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB ... 10/22 5.1. HR MANAGER ... 10/22 5.2. ADMIN PERSONALIA ... 10/22 5.3. ADMIN & WAGES SPV ... 10/22 5.4. INDUSTRIAL RELATION ( IR ) ... 11/22 5.5. GENERAL AFFAIR & SERVICE SPV ( GAS ) ... 11/22

5.6. ASST GENERAL AFFAIR & SERVICE ... 11/22

5.7. SUPIR / DRIVER ... 11/22 5.8. RECEPTIONIST ... 12/22 5.9. OPERATOR INCENERATOR ... 12/22 5.10. DOKTER PERUSAHAAN ... 12/22 5.11. PARAMEDIS ... 12/22 5.12. KEPALA SATUAN PENGAMANAN (KASATPAM) ... 12/22 5.13. KOMANDAN KELOMPOK (DANPOK) ... 13/22 5.14. ANGGOTA SATPAM ... 13/22 6. PERSYARATAN PERSONEL ... 13/22 6.1. HR MANAGER ... 13/22 6.2. ADMIN PERSONALIA ... 14/22 6.3. ADMIN & WAGES SPV ... 14/22 6.4. INDUSTRIAL RELATION (IR) ... 14/22 6.5. GENERAL AFFAIR & SERVICE SPV ... 15/22 6.6. ASST GENERAL AFFAIR & SERVICE ... 15/22 6.7. SUPIR / DRIVER ... 16/22 6.8. RECEPTIONIST ... 16/22 6.9. OPERATOR INCENERATOR ... 16/22 6.10. DOKTER PERUSAHAAN ... 16/22

(4)

6.11. PARAMEDIS ... 17/22 6.12. KEPALA SATUAN PENGAMANAN (KASATPAM) ... 17/22 6.13. KOMANDAN KELOMPOK (DANPOK) ... 17/22 6.14. ANGGOTA SATPAM ... 18/22 7. PROSEDUR KERJA ... 18/22 8. PELIMPAHAN WEWENANG ... 20/22 9. PENANGANAN DOKUMEN ... 20/22

▪ AUTORISASI DOKUMEN ... 20/22

▪ LAMA SIMPAN DOKUMEN ... 21/22

(5)

DAFTAR ISTILAH

Consistent = Motto Perusahaan, Consumer, Innovation, Staff, Excellence, Team Work

PKB = Perjanjian Kerja Bersama antara pengusaha dan pekerja

SPSI = Organisasi Pekerja

Serikat Pekerja Seluruh Indonesia

SOP = Standard Operation Procedure

GMP = Goods Manufacturing Practice

HACCP = Hazard Analysis Critical Control Point

TQM = Total Quality Management

Standard Practice = Standard petunjuk pelaksanaan

1. TUJUAN

(6)

artemen Personalia ur organisasi serta sedur kerja secara 1.1. Penyediaan Sumber Daya

Perusahaan menetapkan dan menyediakan sumber daya yang dibutuhkan untuk menetapkan dan memelihara system manajemen mutu sehingga secara berkesinambungan dapat memperbaiki efektifitas dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

1.2. General ( Umum )

Karyawan yang melaksanakan pekerjaan harus memiliki kompetensi / kemampuan atas dasar pendidikan, pelatihan, ketrampilan dan pengalaman yang sesuai dengan bidang pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya.

1.3. Competency, Awareness, & Training ( Kompetensi, Kepedulian, & Pelatihan ) Perusahaan menetapkan bahwa hanya karyawan yang memiliki kemampuan / kompetensi pada bidangnya yang sesuai dengan persyaratan jabatan disemua tingkatan organisasi dan bekerja sesuai tugas dan tanggung jawab yang diberikan.

2. RUANG LINGKUP.

Didalam manual ini akan dijelaskan mengenai kebijakan mutu Dep yang didukung oleh sub-sub bagian yang saling terkait dalam strukt 1.1

tugas, tanggung jawab dan kualifikasi setiap pemegang jabatan, pro01 Oktober 2011 global, pelimpahan wewenang dan dokumentasinya.

3. SASARAN, KEBIJAKAN & STRATEGI

Departemen Personalia merupakan salah satu bagian di Divisi Food Ingredient Factory Semarang yang melaksanakan fungsinya pada pembentukan tenaga kerja yang dapat mendukung kesinambungan perkembangan kemajuan perusahaan. Untuk mencapai sasaran tersebut sangat tergantung pada tenaga kerja yang hanya terseleksi dengan baik, terlatih dengan baik, berorientasi kemasa depan serta mempunyai rasa pengabdian yang kuat, dengan kondisi tenaga kerja yang demikian diharapkan dapat menempatkan perusahaan sebagai perusahaan yang unggul dan oleh karena itu Departemen Personalia berusaha menarik calon tenaga kerja berkwalitas yang secara optimal bersedia

memberikan kontribusi, produktivitas serta kemampuan dirinya dan memberi kesempatan seluas–luasnya bagi karyawan mengembangkan diri dengan melaksanakan pelatihan yang terkoordinasi dan terencana sebagai usaha untuk mencapai sasaran perusahaan dan Industrial Peace.

3.1. SASARAN MUTU ,TARGET SASARAN KEAMANAN PANGAN DAN SASARAN HALAL

(7)

Sasaran mutu / Standar target FID Semarang, Sasaran Halal dan Sasaran Target Keamanan Pangan pada departemen Personalia, secara rinci tertuang dalam Standard Target Manufacturing.

3.2. KEBIJAKAN

3.2.1. Mengacu kepada kebijakan Mutu dan Halal

PT.Darya-Varia Laboratoria, yaitu Maklumat Mutu dan Komitmen Halal

3.2.2. Mengacu kepada budaya perusahaan yaitu CONSISTENT.

3.2.3. Memberikan pelayanan / pembinaan yang sama bagi seluruh karyawan yang mengacu pada kesepakatan yang tertuang dalam Perjanjian Kerja Bersama (PKB) dan Standard Practice.

3.2.4. Menjalin hubungan industri yang harmonis sesuai jiwa dan semangat Hubungan Industrial Pancasila antara Pengusaha / Management dengan karyawan sehingga tercipta pemahaman yang selaras dalam melaksanakan kebijakan Perusahaan maupun Pemerintah dengan menetapkan Serikat Pekerja Seluruh Indonesia (SPSI) sebagai wakil karyawan.

3.2.5. Meningkatkan produktivitas, efektivitas dan efisiensi di segala bidang yang berdasarkan pencapaian mutu dan biaya.

3.3. STRATEGI 01 Oktober 2011

3.3.1. Seluruh karyawan wajib memahami tugas dan tanggung jawab dalam setiap bidang pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya dan tertuang dalam Job Description masing – masing.

3.3.2. Seluruh karyawan mendapatkan hak dan kesempatan yang sama untuk mengembangkan kemampuannya sehubungan dengan tugas dan tanggung jawabnya yang didukung oleh Management dengan memberikan pelatihan pelatihan SOP, GMP, ISO 22000:2005, ISO 9001:2000, TQM , SJH dan pelatihan – pelatihan lainnya secara berkala.

3.3.3. ISO 9001:2000, ISO 22000:2005, GMP, TQM, SJH merupakan system management mutu yang harus dapat diterapkan di Departemen Personalia.

3.3.4. Semua kegiatan proses kerja dan penunjangnya harus mempunyai prosedur yang jelas dan dapat dimengerti serta dilaksanakan oleh seluruh karyawan.

(8)

3.3.5. Departemen Personalia wajib mengikuti validasi berkala yang dilaksanakan oleh Management melalui Internal Quality Audit.

4. STRUKTUR ORGANISASI DEPT PERSONALIA

5. TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB

Tugas dan tanggung jawab setiap karyawan dituangkan secara rinci dimasing – masing Job Description. Secara garis besar adalah sebagai berikut :

5.1. HUMAN RESOURCE ( HR ) MANAGER

5.1.1. Merencanakan, mengkoordinir, mengarahkan dan mengendalikan seluruh kegiatan Departemen Personalia meliputi Industrial Relation, Administrasi Kepegawaian, Pelayanan Umum dan Keamanan untuk mencapai hasil yang sesuai persyaratan dengan mempertimbangkan tingkat operasional yang efisien, efektif dengan tingkat produktivitas tinggi serta mengendalikan biaya operasional yang mengacu pada target pelayanan maksimal sebagai usaha untuk mendukung proses pencapaian sasaran perusahaan baik jangka pendek maupun jangka panjang.

5.1.2. Mengarahkan dan mengendalikan penarikan karyawan (recruitment), pengembangan dan pelatihan serta melaksanakan pembinaan terhadap

General Safety Admin Personnel

HR Manager

Dokter Perush Adm &Wages.Spv GAS. Spv Indust. Relation

Ka.Satpam Asst.GAS Personnel

Development

Danpok

Paramedis ^Anggota_Satpam ^Reception ^Driver Incenerator

(9)

keselarasan hubungan industrial yang harmonis internal dan eksternal hingga mencapai tingkat ketenangan industri yang optimal sesuai dengan persyaratan serta operasional yang efektif, efisien dan tetap proaktif.

5.2. ADMINISTRASI PERSONALIA

Melaksanakan tugas – tugas administrasi Departemen Personalia meliputi koresponden, pengarsipan dan pendistribusian surat / dokumen secara baik, cepat dan benar serta membuat laporan–laporan kepegawaian mingguan, bulanan, tahunan dengan tepat waktu.

5.3. ADMIN & WAGES SPV

5.3.1. Melaksanakan kegiatan administrasi pengupahan dan jaminan sosial meliputi tugas lembur, insentif, Jamsostek serta melakukan pemotongan – pemotongan sesuai ketentuan dan memeriksa / memelihara data–data pendukungnya.

5.3.2. Melaksanakan proses pengolahan data–data menjadi informasi kepegawaian meliputi pengolahan data penggajian bulanan dan memelihara data–data informasi kepegawaian secara baik dan tepat.

5.4. INDUSTRIAL RELATION

Membantu atasan dalam pelaksanaan Hubungan Industrial meliputi monitoring Pelaksanaan Peraturan, Pengurusan Perijinan, Pemantauan Disiplin, Kegiatan Sosial, Acara – acara seremonial dan secara aktif membantu pelaksanaan penarikan (recruitment), pengembangan dan pelatihan serta penyuluhan.

5.5. GENERAL AFFAIR & SERVICES SUPERVISOR

Mengarahkan, mengendalikan, mengkoordinir pelaksanaan kegiatan pelayanan umum meliputi pemeliharaan kebersihan kantor, pabrik dan lingkungannya serta pelayanan khusus meliputi pelayanan kantin, pelayanan telephon, transportasi, penyediaan perlengkapan kerja dan pengadaan stationary agar sesuai dengan persyaratan pelayanan yang efektif dan efisien.

5.6. ASST. GAS

5.6.1. Mengkoordinir pelaksanaan kegiatan pelayanan khusus kepada karyawan meliputi pengaturan sarana transportasi, pelayanan kantor, kebersihan kantor/lingkungan pabrik, perawatan peralatan Keselamatan & Kesehatan Kerja, pengadaan seragam kerja, perawatan taman, mengawasi pembuangan limbah / sampah pabrik, pemeriksaan meteran dengan

(10)

memberikan pelayanan yang cepat dan efisien sesuai persyaratan yang ditetapkan.

5.6.2. Mengawasi pelaksanaan pelayanan kantin agar dapat memberikan pelayanan sesuai persyaratan dan penyajian menu yang terkontrol sesuai criteria menu yang ditetapkan serta mengawasi kebersihan dan ketertiban pelaksanaan makan.

5.7. SOPIR / DRIVER

Mengoperasikan kendaraan perusahaan untuk menunjang tugas-tugas perusahaan yang meliputi antar jemput karyawan, pelayanan tamu dan melakukan pemeliharaan / perawatan kendaraan agar selalu dalam kondisi prima untuk menjalankan tugas.

5.8. RECEPTIONIST

5.8.1. Melaksanakan kegiatan penerimaan tamu perusahaan dan pemberian informasi / arahan yang diperlukan kepada tamu meliputi pengaturan penerimaan tamu, dokumen-dokumen dan system pendistribusiannya.

5.8.2. Melayani pengiriman dan penerimaan faximile serta memelihara dan menjaga agar peralatan faximile tetap terawat dan berfungsi sebagai mana mestinya.

5.8.3. Melayani penggunaan sarana telepon yang masuk dan yang keluar perusahaan meliputi penerimaan pesan / informasi, menyampaikan pesan / informasi serta membuat laporan pemakaian pulsa.

5.9. OPERATOR INCENERATOR

Melakukan pembakaran limbah padat pabrik yang bersumber dari departemen Produksi dan Quality Qontrol

5.10. DOKTER PERUSAHAAN

Memberikan nasehat / saran-saran dan kegiatan pelayanan kesehatan karyawan yang meliputi pelayanan dan konsultasi kesehatan, menjalin hubungan kerja sama dengan instansi lain, menyelenggarakan penyuluhan / pembinaan kesehatan dan secara aktif memberikan saran-saran untuk peningkatan keselamatan dan kesehatan kerja (K- 3).

(11)

5.11. PARAMEDIS

Membantu dokter perusahaan dalam melaksanakan pelayanan kesehatan karyawan melalui sarana poliklinik perusahaan yang meliputi memberi pertolongan pada kecelakaan kerja, memeriksa dan memberi obat terbatas, mengerjakan administrasi, pelaporan statistik kegiatan poliklinik dan melakukan pemeriksaan rutin terhadap menu makanan di kantin.

5.12. KEPALA SATUAN KEAMANAN ( KASATPAM )

Mengarahkan, mengendalikan, mengkoordinir pelaksanaan kegiatan pengamanan dan ketertiban pabrik serta lingkungannya untuk mencapai tingkat ketenangan industri yang optimal meliputi pengendalian pengamanan, membuat jadual latihan rutin serta menjalin hubungan baik dengan instansi kepolisian maupun instansi lainnya yang terkait dalam usaha pengamanan lingkungan pabrik dan mengatur jadual kerja, rotasi regu, jadual ronda sekaligus mengawasi pelaksanaannya.

5.13. KOMANDAN KELOMPOK ( DANPOK )

Mengkoordinir dan mengawasi anggota satuan pengamanan / regu jaga dalam melakukan kegiatan pengamanan / penertiban pabrik dan lingkungannya meliputi pengaturan, pengamanan, penertiban kendaraan keluar / masuk, karyawan dan tamu perusahaan serta melakukan pemeriksaan keliling pabrik secara berkala untuk memantau situasi sekaligus membuat laporan kegiatan pengamanan pabrik dan lingkungannya sesuai jadual tugas regu dibawah pengawasannya.

5.14. ANGGOTA SATUAN KEAMANAN

Melaksanakan kegiatan pengamanan / penertiban pabrik dan lingkungannya selama bertugas meliputi pemeriksaan keluar / masuk kendaraan, mengawasi dan memeriksa karyawan keluar / masuk pabrik, memeriksa / mengatur tamu perusahaan agar teridentifikasi tujuan dan peruntukannya serta melakukan pemeriksaan berkala keliling pabrik sebagai tindak mengamanan.

6. PERSYARATAN PERSONNEL 6.1. HR. MANAGER

6.1.1. Persyaratan Jabatan

- Minimal Sarjana (S1) jurusan Manajemen perusahaan / Hukum.

- Dan atau minimal telah berpengalaman mengepalai Departemen Personalia selama 5 tahun.

(12)

6.1.2. Kompetensi

- Menguasai peraturan baik internal maupun eksternal ketenagakerjaan.

- Mengerti dan menguasai SOP Departemen Personalia.

- Memiliki leadership yang baik.

- Mampu berbahasa Inggris.

- Bisa mengoperasionalkan komputer.

- Mampu menjalin dan memelihara hubungan yang harmonis dengan Instansi terkait, Serikat Pekerja dan Lingkungan.

- Bertanggungjawab terhadap pencapaian sasaran mutu departemen Personalia.

6.2. ADMINISTRASI PERSONALIA

- Pendidinak minimal sarjana muda (D3).

- Dan atau berpengalaman minimal 3 tahun menjabat pegawai administrasi perusahaan.

6.2.2. Kompetensi

- Menguasai kesekretariatan.

- Mampu berkomunikasi dengan baik.

- Mampu mensuport atasan.

- Mampu mengoperasikan komputer.

- Mampu membuat laporan bulanan.

6.3. ADM IN & WAGES

- Minimal sarjana (S1) jurusan Manajemen / Hukum.

- Dan atau minimal berpengalaman memimpin administrasi perusahaan selama 3 tahun.

6.3.2. Kompetensi

- Mempunyai kemampuan komunikasi dengan baik.

- Menguasai system dan proses personalia.

- Menguasai system dan proses administrasi kepegawaian dan pengupahan.

- Mengerti dan menguasai SOP Personalia.

- Menguasai program SAP dibagian personalia khususnya penggajian.

- Bertanggungjawab terhadap sasaran mutu admin & wages section.

6.4. INDUSTRIAL RELATION ( IR )

(13)

- Minimal Sarjana (S1) jurusan publisistik / Psikologi / Hukum.

- Pengalaman dibidangnya minimal 2 tahun.

6.4.2. Kompetensi

- Menguasai SOP Recruitment dan Training.

- Mampu melaksanakan leadership.

- Mampu menjalin hubungan baik dengan instansi pemerintah terkait.

- Mampu memberi arahan terhadap organisasi pekerja.

- Menguasai Undang – undang ketenagakerjaan.

6.5. GENERAL AFFAIR & SERVICES SUPERVISOR

6.5.1. Persyarayan Jabatan

- Minimal sarjana muda (D3) jurusan manajemen / pimpinan perusahaan.

- Dan atau minimal berpengalaman memimpin karyawan selama 5 tahun.

6.5.2. Kompetensi

- Menguasai leadership dan manajemen - Bisa menjalankan komputer.

- Mampu membuat planning.

- Mampu melaksanakan pengawasan.

- Dapat membuat evaluasi.

- Menguasai SOP.

6.6. ASSISTANT GENERAL AFFAIR SERVICES SUPERVISOR

6.6.1. Persyaratan jabatan

- Minimal sarjana muda (D3) jurusan manajemen / pimpinan perusahaan.

- Dan atau minimal berpengalaman memimpin karyawan selama 5 tahun.

6.6.2. Kompetensi

- Mampu berkomunikasi dan memiliki leadership dengan baik.

- Menguasai SOP personalia khususnya yang menyangkut bidangnya.

- Dapat mengoperasikan komputer.

- Mampu membuat planning dan evaluasi.

- Mampu membuat laporan rutin.

6.7. SUPIR / DRIVER

(14)

6.7.1. Persyaratan jabatan - Minimal SLTA.

- Memiliki surat ijin mengemudi (SIM) sesuai peruntukannya.

6.7.2. Kompetensi

- Mampu mengemudikan mobil dengan baik dan benar.

- Memahami mesin kendaraan / mobil.

- Menguasai peraturan dan rambu – rambu lalulintas.

- Dapat berkomunikasi dengan lancar.

6.8. RECEPTIONIS

6.8.1. Persyaratan jabatan - Minimal SLTA

- Dan atau berpengalaman minimal 5 tahun dibagian administrasi.

6.8.2. Kompetensi

- Mampu berbahasa Indonesia dengan baik.

- Berkata – kata sopan dan ramah.

- Bersuara jelas dan tegas.

- Mengetahui company profil.

6.9. DOKTER PERUSAHAAN

- Minimal Sarjana Kedokteran dan berpengalaman minimal 5 tahun.

- Memiliki ijin praktek.

6.9.2. Kompetensi

- Menguasai rekam medik.

- Dapat melakukan analisa terhadap penyakit (diagnosa) dan obat (termasuk efek samping obat).

- Mengetahui jenis dan kegunaan obat.

- Mengetahui tentang gizi pekerja.

- Memiliki leadership yang baik.

6.10. PARAMEDIS

6.10.1. Persyaratan jabatan

- Minimal Sarjana Muda (D3) jurusan Perawat, pelayanan kesehatan.

- Dan atau berpengalaman minimal 5 tahun dibidang pelayanan kesehatan.

(15)

6.10.2. Kompetensi

- Menguasai rekaman medik.

- Dapat melakukan penanganan P3K

- Mampu melakukan diagnosa penyakit dan obat, termasuk efek samping obat.

- Mampu melakukan filling dan pelaporan.

- Mengetahui kegunaan obat.

6.11. KEPALA SATUAN PENGAMANAN ( KASATPAM )

- Minimal sarjana muda (D3) atau pensiunan TNI / POLRI.

- Dan atau minimal berpengalaman memimpin satuan pengamanan selama 5 tahun.

6.11.2. Kompetensi

- Mampu membaca situasi dan keadaan keamanan.

- Memiliki kemampuan leadership.

- Menguasai areal pengamanan.

- Menguasai bidang K3 khususnya PMK (pemadam kebakaran).

6.12. KOMANDAN KELOMPOK ( DANPOK )

- Dan atau berpengalaman minimal 5 tahun menjadi anggota Satpam.

- Lulus Pelatihan Dasar Satpam dari instansi yang berwenang.

6.12.2. Kompetensi

- Memiliki leadership.

- Menguasai administrasi laporan.

- Mampu melakukan binaan dengan anggotanya.

- Menguasai tugas jaga dan areal pengamanan.

- Mampu membaca situasi keamanan baik didalam atau diluar areal.

6.13. ANGGOTA SATUAN PENGAMANAN

- Dan atau berpengalaman minimal 3 tahun menjadi anggota Satpam.

6.13.2. Kompetensi

- Mampu melaksanakan keamanan dan ketertiban dilingkungan kerja.

(16)

- Mampu melaksanakan pemeriksaan kendaraan masuk dan keluar pabrik maupun karyawan.

- Mampu melaksanakan patroli areal.

- Menguasai pembuatan laporan.

7. PROSEDUR KERJA

Prosedur kerja di departemen Personalia dijelaskan secara singkat di Departemen Manual ini, sedangkan penjelasannya secara rinci dijelaskan didalam masing-masing Standard Operation Procedure.

7.1. Untuk mendapatkan tenaga kerja yang terseleksi dengan baik dan sesuai dengan persyaratan Departemen Personalia menerbitkan Standard Operation Procedure Penerimaan dan Penempatan Karyawan (No. FIH-PER-002), agar setiap bagian yang terkait dalam proses pengadaan tenaga kerja dapat memahami, malaksanakan sesuai dengan prosedur dan pelaksanaannya dikoordinir oleh HR Manager.

7.2. Pengembangan dan pelatihan merupakan bagian dari strategi perusahaan dalam memperoleh hasil yang maksimal dari tenaga kerja sehingga setiap karyawan diberi kesempatan untuk mengembangkan diri. Agar setiap bagian dapat berperan dalam pengembangan dan pelatihan, Departemen Personalia menerbitkan Standard Operation Procedure Pengembangan dan Pelatihan (No. FIH-PER-003) dan pelaksanaannya dikoordinir oleh Personnel Manager.

7.3. Penilaian prestasi karyawan adalah kunci keberhasilan bagi setiap tenaga kerja sehingga dapat diketahui hal-hal yang telah dicapai dan kelemahan yang harus diperbaiki, untuk itu Departemen Personalia menerbitkan Standard Operation Procedure Penilaian Prestasi Karyawan (No. FIH-PER-004).yang pelaksanaannya dikoordinir oleh Admin & Wages.

7.4. Merupakan kewajiban semua pihak untuk memahami sepenuhnya, bahwa hanya kesadaran dan ketaatan terhadap pelaksanaan peraturan dengan disiplin yang tinggi target perusahaan dapat dicapai. Untuk itu Departemen Personalia menerbitkan Standard Operation Procedure Penegakan Disiplin Karyawan (No. FIH-PER-005), yang pelaksanaannya dikoordinir Personnel Manager.

7.5. PT. Indofood CBP Sukses Makmur.Tbk Divisi Food Ingredient Unit Blending and Packing Semarang merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang pengolahan makanan, oleh sebab itu perlu adanya lingkungan kerja yang bersih dan nyaman.

Untuk mendukung persyaratan dimaksud, Departemen Personalia menerbitkan Standard Operation Procedure Sanitasi Dilingkungan Pabrik (No. FIH-PER-006) yang pelaksanaannya dikoordinir oleh Assistant I General Affair & Service Supervisor.

(17)

7.6. Pembentukan Satuan pengamanan (SATPAM) didasari oleh usaha untuk mencegah / mengatasi timbulnya ancaman / gangguan keamanan / ketertiban dilingkungan pabrik, untuk itu Departemen Personalia menerbitkan Standard Operation Procedure Pengamanan Pabrik (No. FIH-PER-007) yang pelaksanaannya dikoordinir oleh Kepala Satuan Pengamanan (Ka. Satpam).

7.7. Keselamatan dan Kesehatan Kerja merupakan kebutuhan fisiologis dan rasa aman bagi pekerja yang harus dipenuhi perusahaan dan apabila kebutuhan ini sudah terpenuhi, karyawan akan termotivasi untuk mengaktualisasikan seluruh potensi dan kemampuannya. Untuk itu Departemen Personalia menerbitkan Standart Operation Procedure Keselamatan dan Kesehatan Kerja (No. FIH-PER-008) yang pelasanaannya dikoordinir oleh General Safety

7.8. Untuk memperoleh Hak Cuti, Ijin Meninggalkan Pekerjaan dan Lembur bagi karyawan, Departemen Personalia menerbitkan Standart Operation Procedure Cuti, Ijin dan Lembur yang pelaksanaannya dikoordinir oleh Admin & Wages.

8. PELIMPAHAN WEWENANG

7.9. Pelimpahan wewenang suatu kegiatan dapat dilakukan jika yang bertanggung jawab untuk kegiatan tersebut berhalangan, untuk semua bagian dalam bagan organisasi diambil alih oleh HR Manager apabila wewenang tersebut untuk suatu keputusan yang mempunyai resiko tinggi atau berhubungan dengan eksternal pabrik, sedangkan kegiatan operasional dilimpahkan kepada wakilnya dibagian ruang lingkup kerja yang bersangkutan.

7.10. Jika yang berhalangan adalah HR Manager, maka wewenang yang mempunyai resiko tinggi atau keputusan menyangkut kegiatan eksternal akan dilimpahkan pada atasannya, sedangkan untuk kegiatan operasional dilimpahkan ke tiap bawahannya langsung sesuai dengan ruang lingkup tugas dan tanggung jawabnya.

Daftar Pelimpahan Wewenang :

No Jabatan Dilimpahkan Kepada

Eksternal Internal

1.

2.

3.

4.

5.

6.

HR Manager Admin & Wages Asst. GAS

Industrial Relation Kepala Satpam Dokter Perusahaan

Factory Manager HR Manager HR Manager HR Manager HR Manager HR Manager

Bawahan langsung sesuai lingkup kerjanya HR Manager

Komandan Kelompok Paramedis

(18)

9. PENANGANAN DOKUMEN 7.11. Autorisasi Dokumen

Setiap dokumen merupakan hasil laporan suatu kegiatan atau dokumen yang perlu pengesahan, wajib di tanda tangani sesuai dengan kebutuhan dokumen tersebut.

Jika pejabat yang bertanggung jawab berhalangan, maka dapat dilakukan oleh pejabat lain yang telah ditunjuk sesuai dengan pelimpahan wewenang.

Daftar Autorisasi dokumen sebagai berikut :

No. Nama Jabatan Tanda tangan Paraf

1. HR. Manager

2. Dokter Perusahaan

3. Indust. Relation

4. Pers. Development

5. Admin & Wages.Spv

6. Asst. GAS

7. Paramedis

8. Paramedis

9. Kepala Satpam

10. Danpok

11. Danpok

12. Danpok

13. Danpok

7.12. Lama Simpan Dokumen

(19)

Secara umum setiap dokumen disimpan minimal 1 (satu) tahun, namun beberapa dokumen yang disimpan berdasarkan kebutuhan sesuai sifat dokumen.

7.12.1. Dokumen yang merupakan Surat Keputusan, Perjanjian Kerja, Kebijakan Perusahaan dan Peraturan-peraturan tidak mempunyai batas umur simpan selama masih diberlakukan oleh si pembuat dokumen.

7.12.2. Dokumen lain yang berupa kertas / surat / memo yang tidak berhubungan dengan hal diatas, dapat disimpan selama 2 (tua) tahun.

7.12.3. Dokumen yang tidak memiliki batas umur simpan disimpan dalam lemari penyimpanan dokumen (Filling Cabinet).

7.12.4. Dokumen yang mempunyai batas umur simpan, dapat disimpan dalam lemari penyimpanan dokumen / ordner maupun dalam gudang penyimpanan dokumen personalia.

7.12.5. Pemusnahan dokumen dilaksanakan apabila dokumen tersebut telah mencapai batas umur masa simpan sesuai sifat dkebutuhan dokumen dimaksud dengan persetujuan Personnel Manager dan diketahui Factory Manager.