DOKUMEN TATA KELOLA

(1)

Proses TI Pemberdayaan Perubahan Organisasi Berdasarkan COBIT 5

Oleh:

Kelompok 8

Syahriyatul Mujtahidah | 5212100077

Niken Laily Zulfasari | 5212100099

Fadly Syahputra | 5212100101

Berliantino Muhammad E | 5212100117

Tata Kelola C

(2)

2

Daftar Isi

Daftar Isi ... 2

Pendahuluan ... 5

Mapping of Controls ... 6

Mapping of Documents ... 50

Appendix ... 53

Kebijakan ... 54

Kebijakan 01 INISIALISASI PERUBAHAN ... 55

Kebijakan 02 TIM IMPLEMENTASI PERUBAHAN ... 58

Kebijakan 03 PENETAPAN VISI DAN MISI PERUBAHAN ... 61

Kebijakan 04 PEMBERDAYAAAN PERAN ... 64

Kebijakan 05 IMPLEMENTASI PERUBAHAN ... 67

Kebijakan 06 EVALUASI IMPLEMENTASI PERUBAHAN... 70

Prosedur ... 73

Prosedur 01.1 PERENCANAAN PERUBAHAN DAN DAMPAK ... 74

Prosedur 01.2 KOMUNIKASI PERUBAHAN ... 78

Prosedur 01.3 PENGUMPULAN DATA DAN ANALISIS PERUBAHAN ... 83

Prosedur 01.4 PENYAMPAIAN DATA DAN ANALISIS PERUBAHAN ... 88

Prosedur 02.1 PENYUSUNAN TIM IMPLEMENTASI ... 93

Prosedur 02.2 PERANCANGAN KEGIATAN TIM IMPLEMENTASI ... 98

Prosedur 02.3 ALUR KOMUNIKASI TIM IMPLEMENTASI ... 103

Prosedur 03.1 EVALUASI KETERCAPAIAN VISI DAN MISI PERUBAHAN... 108

Prosedur 03.2 PEMBUATAN DRAFT VISI DAN MISI PERUBAHAN ... 112

Prosedur 03.3 PEMBAHASAN DRAFT VISI DAN MISI PERUBAHAN ... 116

Prosedur 04.1 PENUNJUKAN PENDAMPING DAN PELAKSANAAN PENDAMPINGAN ... 120

Prosedur 04.2 PERSIAPAN PELATIHAN DAN PEMBINAAN ... 124

Prosedur 04.3 PELAKSANAAN PELATIHAN DAN PEMBINAAN ... 128

Prosedur 04.4 PENGGUNAAN SARANA TRANSFER PENGETAHUAN ... 132

Prosedur 05.1 PEMBUATAN RENCANA PENGOPERASIAN & PENGGUNAAN ... 136

Prosedur 05.2 PELAKSANAAN RAPAT RUTIN TERKAIT PERUBAHAN ... 141

(3)

3

Prosedur 06.1 PENGUKURAN KESUKSESAN KINERJA ... 146

Prosedur 06.2 PELAKSANAAN AUDIT KEPATUHAN ... 151

Formulir ... 155

Formulir 01.1.1 DAFTAR IDE PERUBAHAN ... 156

Formulir 01.1.2 DAFTAR DAMPAK PERUBAHAN YANG DIHARAPKAN ... 159

Formulir 01.2.1 SOP KOMUNIKASI ... 162

Formulir 01.2.2 MITIGASI MASALAH KOMUNIKASI ... 165

Formulir 01.2.3 FORMULIR PENYAMPAIAN ISI PERUBAHAN ... 168

Formulir 01.3.1 FORMULIR DATA STRUKTUR ORGANISASI ... 171

Formulir 01.3.2 FORMULIR DATA DAN ANALISIS FAKTOR EKSTERNAL PROSES PERUBAHAN ... 174

Formulir 01.4.1 FORMULIR HASIL DATA DAN ANALISIS PERUBAHAN ... 177

Formulir 02.1.1 FORMULIR KRITERIA ANGGOTA TIM IMPLEMENTASI ... 180

Formulir 02.1.2 FORMULIR DAFTAR CALON ANGGOTA TIM IMPLEMENTASI PERUBAHAN ... 183

Formulir 02.1.3 FORMULIR EVALUASI CALON ANGGOTA TIM IMPLEMENTASI PERUBAHAN ... 186

Formulir 02.1.4 FORMULIR ANGGOTA TIM IMPLEMENTASI PERUBAHAN TERPILIH ... 189

Formulir 02.2.1 FORMULIR RANCANGAN KEGIATAN ... 192

Formulir 02.2.2 FORMULIR DO’S AND DON’T’S ... 195

Formulir 02.2.3 FORMULIR ALUR KOMUNIKASI INTERNAL ... 198

Formulir 03.1.1 KUESIONER KETERCAPAIAN VISI MISI PERUSAHAAN ... 201

Formulir 03.1.2 PENILAIAN KETERCAPAIAN VISI MISI PERUSAHAAN ... 204

Formulir 03.2.1 DRAFT PENGEMBANGAN VISI DAN MISI PERUBAHAN ... 207

Formulir 03.3.1 HASIL RESMI PENGEMBANGAN VISI DAN MISI PERUBAHAN ... 210

Formulir 04.1.1 FORM PENDAMPING ... 213

Formulir 04.2.1. FORM PENUNJUKAN PELATIH/PEMBINA ... 216

Formulir 04.2.2 FORM JADWAL PELATIHAN/PEMBINAAN ... 219

Formulir 04.3.1 FORM KEHADIRAN PELATIHAN DAN PEMBINAAN ... 222

Formulir 04.3.2 FORM PENILAIAN PESERTA PELATIHAN/PEMBINAAN ... 225

Formulir 05.1.1 RENCANA PENGOPERASIAN DAN PENGGUNAAN ... 228

Formulir 05.2.1 DAFTAR PERTEMUAN MANAJEMEN ... 231

Formulir 05.2.2 FORM ABSENSI PESERTA ... 234

Formulir 05.2.3 FORM NOTULENSI ... 237

Formulir 05.2.4 FORM TANYA JAWAB ... 240

Formulir 06.1.1 PENILAIAN KINERJA ... 243

(4)

4 Formulir 06.1.2 DAFTAR PEGAWAI TERBAIK ... 246 Formulir 06.1.3 CATATAN OPERASIONAL HARIAN ... 249 Formulir 06.2.1 TEMUAN AUDIT ... 252

(5)

5

Pendahuluan

Dokumen tata kelola ini berisi kontrol dari tata kelola TI dari proses COBIT 5 BAI05 mengenai Pemberdayaan Perubahan Organisasi. Dokumen ini berisi pemetaan kontrol aktivitas pada Key Management Practice serta pemetaan dokumen yang terdiri dari kebijakan, prosedur, serta formulir yang berkaitan dengan kontrol tersebut.

(6)

Mapping of Controls

(7)

7

Kebutuhan Kontrol Proses TI Pemberdayaan Perubahan Organisasi

Sub Proses

Key Management

Practices

Aktivitas Kontrol Kebijakan Detail

Kebijakan Prosedur Alur

Prosedur Formulir

BA I05.01

Membangun keinginan untuk berubah

Mengkaji lingkup dan dampak perubahan yang diinginkan ke depannya,

berbagai pemangku

kepentingan yang terkena dampak, sifat dampak dan keterlibatan yang diperlukan dari setiap kelompok pemangku

kepentingan, dan kesiapan dan kemampuan perusahaan untuk mengadopsi perubahan.

Preventive Inisialisi Perubahan

 Dewan direksi mengadakan sebuah diskusi dengan perwakilan stakeholder untuk

merumuskan perubahan dan dampak yang

diinginkan ke

depannya, yang

disesuaikan dengan kesiapan dan

kemampuan perusahaan

 Diskusi harus dilakukan secara terjadwal dan dipimpin oleh CEO

Perencanaan perubahan dan dampak

1. Sebelum dimulai, seluruh peserta mengisi absensi peserta 2. Diskusi dimulai dengan dipimpin oleh seorang moderator 3. CEO

menyampai kan draft perubahan yang ingin dicapai 4. Seluruh

peserta diskusi saling memberika n

tanggapan, ide, atau bertanya 5. Selama

proses

 Formulir absensi peserta

 Formulir daftar ide perubahan yang dihasilkan

 Formulir dampak perubahan yang diharapkan

 Formulir notulensi

 Formulir tanya jawab

(8)

8

Sub

Proses

Key Management

Practices

Aktivitas Kontrol Kebijakan Detail

Prosedur Formulir

 Hasil dari diskusi disampaikan ke seluruh stakeholder, melalui apel pagi yang terjadwal, banner, dan sebagainya

 Seluruh stakeholder harus

berkomitmen dengan perubahan yang ingin dicapai

diskusi, sekretaris diskusi mencatat poin-poin penting yang dibicarakan di dalam diskusi 6. Hasil dari

diskusi, dicatat di dalam sebuah formulir notulensi Mengidentifikasi,

mempengaruhi dan

mengkomunikasik an titik-titik kritis saat ini, peristiwa negatif, risiko, ketidakpuasan pelanggan dan masalah bisnis, serta manfaat awal, peluang ke depannya serta manfaatnya, dan competitive advantage,

Preventive Komunikasi

perubahan

1. CEO menginform asikan hasil diskusi kepada seluruh pimpinan bagian, melalui sebuah rapat 2. Pimpinan

bagian menginform asikan hasil diskusi

 Tidak ada

(9)

9

Sub

Proses

Key Management

Practices

Aktivitas Kontrol Kebijakan Detail

Prosedur Formulir

sebagai dasar

untuk

membangun keinginan untuk berubah.

tersebut ke anggotnya, melalui sebuah apel pagi, dan

sejenisnya 3. Manajemen

senior juga menginform asikan hasil diskusi melalui media, seperti spanduk, banner, dan

sejenisnya untuk membangu n rasa ingin berubah menjadi perusahaan yang lebih baik Masalah atau isu

komunikasi kunci yang dihadapi CEO/komite eksekutif dalam menunjukkan

Preventive  Mendiskusik

an masalah- masalah atau isu-isu komunikasi yang

Komunikasi perubahan

1. Sebelum dimulai, seluruh peserta mengisi

 Formulir SOP

(10)

10

Sub

Proses

Key Management

Practices

Aktivitas Kontrol Kebijakan Detail

Prosedur Formulir

komitmen untuk

berubah menjadi lebih baik

mungkin akan dihadapi CEO/komite eksektuif di dalam proses penyebaran keinginan untuk berubah

absensi peserta 2. Diskusi dimulai dengan dipimpin CEO 3. Peserta

rapat membahas masalah- masalah komunikasi yang mungkin akan terjadi 4. Membahas

mitigasi dari masalah yang mungkin terjadi 5. Membahas

SOP komunikasi untuk meminimal kan terjadinya kesalahan 6. Seluruh

peserta

komunikasi perubahan

 Formulir mitigasi masalah komunikasi

(11)

11

Sub

Proses

Key Management

Practices

Aktivitas Kontrol Kebijakan Detail

Prosedur Formulir

diskusi

saling memberika n

proses diskusi, sekretaris diskusi mencatat poin-poin penting yang dibicarakan di dalam diskusi 8. Hasil dari

diskusi, dicatat di dalam sebuah formulir notulensi Menunjukkan

kepemimpinan yang tampak jelas dari manajemen senior untuk menetapkan arah

Corrective  Hasil dari

diskusi disampaikan ke seluruh stakeholder,

1. Setiap dua minggu sekali, CEO memimpin apel pagi dengan

 Tidak ada

(12)

12

Sub

Proses

Key Management

Practices

Aktivitas Kontrol Kebijakan Detail

Prosedur Formulir

dan untuk

menyelaraskan, memotivasi, dan menginspirasi para pemangku kepentingan untuk

menginginkan perubahan

melalui apel pagi yang terjadwal, banner, dan sebagainya

 CEO harus menyelarask an,

memotivasi, dan

menginspira si para stakeholder

 Seluruh stakeholder harus

berkomitmen dengan perubahan yang ingin dicapai

seluruh karyawan 2. Apel pagi diadakan sebelum memulai pekerjaan 3. CEO

memberika n motivasi, arahan, sharing- sharing mengenai kondisi kekinian perusahaan 4. Apel pagi

tidak harus diadakan dalam bentuk formal 1. Manajemen

senior mengundan g

perwakilan karyawan dari semua divisi/bagia n

(13)

13

Sub

Proses

Key Management

Practices

Aktivitas Kontrol Kebijakan Detail

Prosedur Formulir

2. Sebelum

dimulai, seluruh peserta mengisi absensi peserta 3. Sharing dimulai dengan dipimpin oleh CEO 4. CEO

memberika n motivasi, arahan, sharing mengenai kondisi kekinian perusahaan 5. Seluruh

peserta diskusi saling memberika n

proses sharing,

(14)

14

Sub

Proses

Key Management

Practices

Aktivitas Kontrol Kebijakan Detail

Prosedur Formulir

sekretaris

diskusi mencatat poin-poin penting yang dibicarakan di dalam diskusi 7. Hasil dari

diskusi, dicatat di dalam sebuah formulir

BA I05.02

Membuat tim implementasi yang efektif

Mengidentifikasi dan menyusun sebuah tim pelaksana inti yang efektif yang dilengkapi

dengan anggota yang tepat dari sektor bisnis dan

TI dengan

kapasitas dapat memenuhi waktu kerja sesuai kebutuhan dan memberikan pengetahuan dan keahlian,

pengalaman,

Preventive Tim

implementasi perubahan

 Dewan direksi/CEO menyusun sebuah tim implementas i dengan mempertimb angkan banyak kriteria

 Objektivitas dalam memilih dibutuhkan di dalam membangun tim

Penysunan tim implementasi

1. Dewan direksi/CE O membuat kriteria yang harus ada di dalam tim implementa si

2. Setelah itu, dewan direksi/CE O membuat daftar calon anggota tim implementa si

 Formulir kriteria anggota tim implementas i

 Formulir daftar calon anggota tim implementas i perubahan

 Formulir evaluasi calon anggota tim implementas i perubahan

 Formulir anggota tim

(15)

15

Sub

Proses

Key Management

Practices

Aktivitas Kontrol Kebijakan Detail

Prosedur Formulir

kredibilitas dan

otoritas.

Mempertimbangk an pihak eksternal seperti konsultan untuk

memberikan pandangan independen atau untuk mengatasi skill gap.

Mengidentifikasi agen-agen

perubahan yang potensial di dalam perusahaan yang akan membantu tim inti dalam bekerja dengan mendukung visi dan lain-lain

implementas i

 Tim

implementas i perubahan akan

mengarahka n

perusahaan untuk berubah menjadi lebih baik

3. Calon anggota tim implementa si berasal dari pihak internal serta pihak eksternal perusahaan jika perlu 4. Calon

anggota tim akan

diseleksi dengan metode yang disepakati bersama oleh dewan direksi/CE O

5. Anggota tim

implementa si terpilih akan diumumkan ke seluruh stakeholder 6. Ketua tim

implementa si dipilih

implementas i perubahan terpilih

(16)

16

Sub

Proses

Key Management

Practices

Aktivitas Kontrol Kebijakan Detail

Prosedur Formulir

secara

musyawara h tertutup bersamas seluruh anggota tim implementa si

Membangun kepercayaan

dalam tim

implementasi inti melalui kegiatan yang

direncanakan dengan hati-hati dengan

komunikasi yang efektif dan kegiatan

bersama.

Preventive  Merancang

kegiatan selama masa implementas i perubahan

Perancangan kegiatan tim implementasi

1. Seluruh anggota tim implementa si

mengadaka n sebuah rapat 2. Sebelum

memulai rapat, peserta mengisi absensi terlebih dahulu 3. Rapat

diadakan dengan agenda membahas kegiatan- kegiatan yang harus dilakukan selama

 Formulir rancangan kegiatan

(17)

17

Sub

Proses

Key Management

Practices

Aktivitas Kontrol Kebijakan Detail

Prosedur Formulir

masa

implementa si

4. Setiap anggota tim implementa si akan memiliki role

tersendiri di dalam setiap kegiatan 5. Hasil

rancangan kegiatan bersama akan didokument asikan secara tertulis

 Mengatur alur

komunikasi di dalam tim

Alur

komunikasi tim implementasi

mengadaka n sebuah rapat 2. Sebelum

memulai rapat, peserta

 Formulir rancangan kegiatan

 Formulir Do’s and Don’t’s

(18)

18

Sub

Proses

Key Management

Practices

Aktivitas Kontrol Kebijakan Detail

Prosedur Formulir

mengisi

absensi terlebih dahulu 3. Rapat

diadakan dengan agenda membahas alur

komunikasi dan Do’s and Don’t’s selama masa implementa si

4. Setiap anggota dapat menuangka n ide, pendapat, sanggahan, dan

sebagainya 5. Hasil

rancangan kegiatan bersama akan didokument asikan

 Formulir alur komunikasi internal

(19)

19

Sub

Proses

Key Management

Practices

Aktivitas Kontrol Kebijakan Detail

Prosedur Formulir

secara

tertulis dan ditandatang ani oleh semua anggota tim implementa si

Mengembangkan visi dan tujuan perubahan yang mendukung tujuan perusahaan

Preventive Penetapan visi dan misi perubahan

 Mengemban gkan visi dan misi perubahan

Evaluasi ketercapaian visi dan misi perubahan

menyebark an

kuesioner kepada sampel populasi stakeholder perusahaan 2. Hasil

kuesioner dinilai dan dievaluasi 3. Output

adalah kondisi ketercapaia n visi dan misi

perusahaan terkini

 Kuesioner ketercapaian visi misi perubahan

 Formulir penilaian ketercapaian visi misi perubahan

(20)

20

Sub

Proses

Key Management

Practices

Aktivitas Kontrol Kebijakan Detail

Prosedur Formulir

Pembuatan

draft visi dan misi

perubahan

mengadaka n sebuah rapat internal 2. Sebelum

memulai rapat, peserta mengisi absensi terlebih dahulu 3. Rapat

diadakan dengan agenda membuat draft pengemban gan visi dan misi perusahaan berdasarka n hasil evaluasi ketercapaia n visi misi terkini

 Formulir draft pengemban gan visi dan misi

perubahan

(21)

21

Sub

Proses

Key Management

Practices

Aktivitas Kontrol Kebijakan Detail

Prosedur Formulir

4. Setiap

anggota dapat menuangka n ide, pendapat, sanggahan, dan

sebagainya 5. Hasil rapat

ini adalah draft pengemban gan visi dan misi Pembahasan

draft visi dan misi

perubahan

mengadaka n rapat bersama dengan dewan direksi/CE O

2. Sebelum memulai rapat, peserta mengisi absensi

 Formulir hasil resmi pengemban gan visi dan misi

perubahan

 Formulir notulensi rapat

(22)

22

Sub

Proses

Key Management

Practices

Aktivitas Kontrol Kebijakan Detail

Prosedur Formulir

terlebih

dahulu 3. Rapat

diadakan dengan agenda membahas draft pengemban gan visi dan misi perubahan 4. Seluruh

peserta dapat menuangka n ide, pendapat, sanggahan, dan

sebagainya 5. Hasil rapat

ini adalah hasil resmi pengemban gan visi dan misi perubahan

(23)

23

Sub

Proses

Key Management

Practices

Aktivitas Kontrol Kebijakan Detail

Prosedur Formulir

BA I05.03

Berkomunikasi dengan visi yang

diinginkan.

Mengembangkan rencana

komunikasi visi untuk mengatasi inti dari kelompok audience, profil perilaku dan kebutuhan

informasi mereka, saluran

komunikasi, serta prinsip prinsip yang dibutuhkan.

Preventive Komunikasi tujuan

 Membuat indikator tingkat pemahaman adanya Feedback Stakeholder untuk memahami perubahan

 Membuat indikator pemahaman Visi, misi, dan Strategi oleh seluruh stakeholder yang ikut dalam perubahan.

 Membahas rencana perubahan di dalam rapat koordinasi minimal sekali untuk setiap perubahan yang ada

 Melakukan sosialisasi

1. Direksi menentuka n langkah untuk mengkomu nikasikan visi

perunahan m dan memastika n informasi dapat dikomunika sikan dan dapat diterima dengan baik.

2. Memastika n informasi terkati visi perubahan dapat diterima oleh pihak yang berkepentin gan

 Formulir daftar dokumen yang dibuat.

(24)

24

Sub

Proses

Key Management

Practices

Aktivitas Kontrol Kebijakan Detail

Prosedur Formulir

terkait

perubahan secara langsung kepada pengguna sistem Menyampaikan

komunikasi kepada tingkat yang tepat dari perusahaan sesuai dengan rencana yang telah dibuat.

Preventive 1. Membuat

laporan terkait perkemban gan

finansial yang dihasilkan dari

penerapan perubahan kepada pihak yang berkepentin gan

2. Melaksana kan

pengkomun ikasian visi perubahan sesuai dengan ketetapan yang telah ditentukan

(25)

25

Sub

Proses

Key Management

Practices

Aktivitas Kontrol Kebijakan Detail

Prosedur Formulir

Memperkuat

komunikasi melalui beberapa

forum dan

pengulangan komunikasi yang dibutuhkan.

Preventive  1. Membuat

forum untuk pengkomun ikasian visi perubahan yang akan dilakukan kepada seluruh pihak yang berkepentin gan.

2. Memastika n bahwa visi

perubahan diterima dengan jelas dan dilaksanaka n sesuai dengan apa yang telah disampaika n.



Periksa

pemahaman dari

visi yang

diinginkan dan berikan respon kepada semua isu

Detective 1. Memastika

n kembali bahwa seluruh pihak telah memahami visi

(26)

26

Sub

Proses

Key Management

Practices

Aktivitas Kontrol Kebijakan Detail

Prosedur Formulir

yang diberikan

oleh staf.

perubahan yang dilakukan dengan memberika n simulasi suatu masalah yang harus diselesaika n oleh staf.

Membuat semua tingkat

kepemimpinan (leadership level) bertanggung jawab untuk menunjukkan visi yang telah ada.

Preventive Pengesahan kebijakan

 Melakukan sosialisasi terkait kebijakan yang terkait kepada direksi organisasi / perusahaan.

 Penandatan ganan kebijakan yang telah dibuat oleh direksi organisasi / perusahaan

Pemastian tanggungjawa b

1. Mendaftar siapa saja yang bertanggun g jawab dalam perubahan.

2. Diadakan pertemuan dengan stakeholder yang bertanggun gjawab dalam perubahan 3. Memastika

n agar segala perubahan telah diterapkan

 Form absensi perserta

 Formulir penyampai an isi perubahan

(27)

27

Sub

Proses

Key Management

Practices

Aktivitas Kontrol Kebijakan Detail

Prosedur Formulir

dan

menunjukk an bahwa visi telah dicapai 4. Memastika

n semua stakeholder paham dengan perubahan yang dilakukan.

5. Memastika n

stakeholder paham dengan orang yang bertanggun gjawab.

6. Penandata nganan formulir penyampai an isi perubahan.

(28)

28

Sub

Proses

Key Management

Practices

Aktivitas Kontrol Kebijakan Detail

Prosedur Formulir

BA I05.04

Memberdayak an peran dan identifikasi keberhasilan jangka pendek

Mengidentifikasi struktur

organisasi yang sesuai dengan visi. Apabila diperlukan,

lakukan

perubahan untuk memastikan keselarasan.

Detective Analisis dan perencanaan perubahan

 Mengidentifi kasi dan melakukan penilaian keberhasilan struktur organisasi sesuai dengan visi misi

organisasi.

 Mengidentifi kasi seluruh elemen yang dibutuhkan.

 Analisis dilihat dari berbagai aspek.

 Hasil analisa harus

dilaporkan kepada stakeholder yang terkait.

Pengumpulan data dan analisis

perubahan

1. Mengu mpulka n data terkait struktur organis asi terkini, 2. Menga

nalis struktur organis ai apakah perlu dilakuk an peruba haanat au tidak, diharap kan.

3. Membu at laporan analisa struktur organis asi

 Formulir data struktur organisasi.

 Formulir analisis struktur organisasi.



Rencanakan pelatihan pegawai yang dibutuhkan

Preventive Pemberdayaa n peran

 Perencanaan

pelatihan dan pembinaan

1. Mendata berapa jumlah staf

 Formulir daftar pelatihan

(29)

29

Sub

Proses

Key Management

Practices

Aktivitas Kontrol Kebijakan Detail

Prosedur Formulir

untuk

mengembangkan ketrampilan dan sifat yang tepat untuk digunakan pada perusahaan.

yang ada dan

selanjutnya menentuka n rencana pelaksanaa n dari pelatihan staf.

2. Melaksana kan pelatihan untuk staf agar dapat mengemba ngkan keterampila n staf.

3. Memastika n bahwa upaya pelatihan yang dlakukan dapat membangu n sikap yang tepat dari staf untuk menyelaras kan kinerja dengan visi

yang diberikan

(30)

30

Sub

Proses

Key Management

Practices

Aktivitas Kontrol Kebijakan Detail

Prosedur Formulir

yang

ditentukan.

Selaraskan proses Sumber Daya Manusia dan sistem pengukuran seperti evaluasi kinerja, untuk mendukung visi organisasi.

Preventive Pemberdayaa n peran

 Pelaksanaan

1.

Memanta u kinerja staf apakah telah sesuai dengan pencapaia n kinerja yang seharusny a.

2.

Memastik an bahwa staf dapat bekerja dengan baik dan memberin ya

kompensa si sesuai kesepakat an serta menentuk an apakah diperlukan untuk

 Formulir kontrol kinerja staf

(31)

31

Sub

Proses

Key Management

Practices

Aktivitas Kontrol Kebijakan Detail

Prosedur Formulir

merekrut

staf baru yang dapat menduku ng visi.

Mengidentifikasi dan mengelola pemimpin yang terus menolak perubahan yang diperlukan dalam suatu

perusahaan.

Detective Analisis dan perencanaan perubahan

organisasi.

perubahan

1. Mendeteksi apakah ada pimpinan yang mencoba untuk menentang perubahan yang ditetapkan sekaligus merencana kan pilihan tindakan yang dapat diberikan.

2. Memberika n tindakan terhadap pimpinan yang menolak perubahan.

 Formulir daftar pimpinan yang menentang perubahan beserta alasan dan tindakan yang akan dilakukan.

(32)

32

Sub

Proses

Key Management

Practices

Aktivitas Kontrol Kebijakan Detail

Prosedur Formulir

Mengidentifikasi,

memprioritaskan dan memberikan peluang untuk menang secara cepat. Hal ini dapat dikaitkan dengan daerah sulit yang diketahui atau factor eksternal yang perlu segera diketahui.

detective Analisis dan perencanaan perubahan

organisasi.

perubahan

1. Mengetahui faktor- faktor eksternal yang kiranya mempenga ruhi dalam proses perubahan yang dikhawatirk an dapat menghamb at proses tersebut dan membuat rencana penangana nnya.

2. Mencari tahu adanya faktor eksternal yang dapat mempenga ruhi dalam proses perubahan.

 Formulir daftar pengaruh eksternal

(33)

33

Sub

Proses

Key Management

Practices

Aktivitas Kontrol Kebijakan Detail

Prosedur Formulir

Memanfaatkan

penyampaian kemenangan cepat (quick wins) dengan

mengkomunikasik an manfaat bagi pihak yang terkena dampak untuk

menunjukkan bahwa visi masih berada pada jalurnya. Selalu lihat visi dan pastikan

pemimpin tingkat atas membangun momentum.

Preventive Analisis dan perencanaan perubahan

organisasi.

Penyampaian data dan analisis

perubahan

1. Merencana kan

pelaksanaa n untuk komunikasi terkait manfaat dari visi perubahan yang ada.

2. Mengkomu nikasikan manfaat bagi mereka yang terkena dampak dari

perubahan visi.

3. Melaksana kan program pengemban gan

staf untuk menyelaras kan kinerja dengan tujuan yang ditetapkan.

 Formulir komunikasi

(34)

34

Sub

Proses

Key Management

Practices

Aktivitas Kontrol Kebijakan Detail

Prosedur Formulir

BA I05.05

Menjalankan operasi dan penggunaan

Mengembangkan rencana untuk operasi dan penggunaan dari perubahan yang mengomunikasik an dan dibangun atas realitas quick wins, membahas aspek perilaku dan budaya transisi yang lebih

luas, dan

meningkatkan buy-in dan keterlibatan.

Pastikan bahwa rencana

mencakup pandangan menyeluruh dari perubahan dan memberikan dokumentasi (misalnya, prosedur), mentoring, pelatihan, pembinaan, transfer pengetahuan, peningkatan segera dukungan

Implementasi perubahan

 Setiap ingin mengadakan perubahan harus direncanaka n dengan baik

 Perencanaa n harus disertai dengan perunjuk pelaksanaan dan

pengoperasi an dari perubahan

 Perubahan dikomunikasi kan dan dibangun dengan realitas quick wins

 Perencanaa n harus mencakup pandangan menyeluruh dari

perubahan

 Setiap melakukan

Pembuatan rencana pengoperasian

& penggunaan

 Membuat SOP atau petunjuk pelaksanaa n terhadap setiap pengoperas ian sistem baru

 Melakukan sosilaisasi terhadap seluruh stakeholder organisasi terkait SOP

 Formulir rencana pengoperasi an dan penggunaan

(35)

35

Sub

Proses

Key Management

Practices

Aktivitas Kontrol Kebijakan Detail

Prosedur Formulir

pasca-go-live dan

dukungan yang berkelanjutan

perencanaa n harus didokumenta sikan

dengan baik dan jelas

 Dalam perencanaa n harus dibahas pula mengenai mentoring, pelatihan , pembinaan, transfer pengetahua n,

meningkatka n dukungan secepat mungkin pasca go- live dan dukungan yang berkelanjuta n

Mengimplementa sikan rencana operasi dan penggunaan, mendefinisikan dan melacak

Evaluasi Implementasi Perubahan

 Rencana operasi dan penggunaan yang dibuat harus

Pengukuran kesuksesan kinerja

 Menentuka n metode yang digunakan untuk mengukur

 Formulir penerimaan perubahan

(36)

36

Sub

Proses

Key Management

Practices

Aktivitas Kontrol Kebijakan Detail

Prosedur Formulir

pengukuran

kesuksesan, termasuk hard business

measure dan perception

measure yang mengindikasikan bagaimana perasaan seseorang terhadap

perubahan, dan mengambil

tindakan

perbaikan yang diperlukan

diimplement asikan

 Tingkat kesuksesan penerapan perubahan harus didefinisikan dan diukur

 Pengukuran kesuksesan termasuk di dalamnya hard business measure dan perception measure

kesuksesan penerapan perubahan

 Membagika n kuesioner kepada stakeholder yang terlibat

 Melakukan analisa hasil

pengukuran

 Memberika n

rekomenda si atau solusi terhadap hasil

pengukuran kesuksesan

BA I05.06

Menanamkan pendekatan baru

Merayakan

keberhasilan dan menerapkan program reward dan program pengakuan untuk memperkuat perubahan

Evaluasi Impplementasi perubahan

 Setiap pegawai yang

mendukung penerapan pendekatan baru harus di beri reward atau hadiah

Pengukuran kesuksesan kinerja

 Menentuka n kriteria penilaian kinerja SDM

 Menentuka n bobot tiap kriteria penilaian

 Formulir penilaian kinerja pegawai/

SDM

(37)

37

Sub

Proses

Key Management

Practices

Aktivitas Kontrol Kebijakan Detail

Prosedur Formulir

 Melaksanak an program atau

kegiatan untuk pengakuan perubahan

 Melakukan penilaian setiap SDM yang terlibat dalam perubahan

 Melakukan rekapitulasi nilai

 Mengumum kan hasil penilaian

 Memberika n reward bagi yang mendapat nilai tertinggi

 Melakukan analisa penilaian SDM Menggunakan

sistem pengukuran kinerja untuk mengidentifikasi akar penyebab

untuk low

adoption dan mengambil

tindakan korektif

 Melakukan penilaian kinerja Sumber Daya Mahasiswa setiap bulan sekali

 Hasil penilaian Sumber Daya Manusia harus dianalisa untuk mengidentifi kasi

penyebab low adoption dan

menerapkan tindakan korektif

 Formulir penilaian kinerja pegawai/

SDM

(38)

38

Sub

Proses

Key Management

Practices

Aktivitas Kontrol Kebijakan Detail

Prosedur Formulir

Membuat pemilik

proses bertanggung jawab untuk operasi normal sehari-hari

 Tiap operasi harus ada catatan operasional aktivitas yang dilakukan tiap hari

 Pemilik proses harus selalu

melakukan controlling terhadap aktivitas yang dilakukan setiap harinya

 Penanggun gjawab operasional mengambil form catatan operasional

 Staff

operasional mencatat setiap aktivitas yang dilakukan tiap hari

 Penanggun gjawab melaukan verifikasi terhadap aktivitas yang dilakukan

 Formulir catatan operasional

Melakukan audit kepatuhan untuk mengidentifikasi akar penyebab

untuk low

adoption dan merekomendasik an tindakan korektif

Kebijakan Evaluasi Implementasi perubahan

 Melakukan audit

Pelaksanaan audit

kepatuhan

 Merencana kan jangka waktu pelaksanaa n audit kepatuhan

 Memilih metode audit

 -

(39)

39

Sub

Proses

Key Management

Practices

Aktivitas Kontrol Kebijakan Detail

Prosedur Formulir

 Melakukan koordinasi dengan auditor

 Melaksanak an audit secara berkala sesuai perencanaa n

Memberikan kesadaran berkelanjutan melalui komunikasi teratur terhadap perubahan dan adopsi.

Kebijakan pengadaan rapat rutin

 Melakukan pertemuan rutin

pembahasan perubahan dan

pengadopsia nnya

minimal 1 minggu sekali

 Hasil setiap pertemuan atau rapat hariharus dicatat pada formulir notulensi

 Hasil notulensi harus dibagikan

Prosedur pasca rapat rutin

1. Pemimpin rapat dan notulen menandata ngani formulir notulensi 2. Notulen

meyebarlua skan hasil rapat kepada stakeholder terkait

(40)

40

Sub

Proses

Key Management

Practices

Aktivitas Kontrol Kebijakan Detail

Prosedur Formulir

kepada

seleuruh stekholder yang terlibat pada

perubahan atau

pendekatan baru

BA I05.07

Mempertahank an perubahan melalui

pelatihan yang efektif untuk staf baru, mengakampan yekan

komunikasi yang sedang berlangsung, komitmen manajemen puncak yang berkelanjutan, adopsi

pengawasan dan berbagi pelajaran di seluruh

perusahaan.

Memberikan pendampingan, pelatihan,

pembinaan, dan transfer

pengetahuan kepada staf baru untuk

mempertahankan perubahan

Preventive Transfer Pengetahuan

 Pemberian pelatihan dan

pembinaan serta penunjukan pendamping bagi setiap karyawan baru

 Pelatihan, pembinaan, dan

pendamping an wajib diikuti oleh seluruh staf baru

 Kegiatan pendamping an meliputi:

penjelasan materi yang

Penunjukan pendamping

1. Departeme n sumber daya bersama departeme n terkait memeriksa staf

pendampin g yang tersedia 2. Departeme

n sumber daya manusia menunjuk staf sebagai pendampin g untuk staf baru

3. Staf pendampin g diberikan

 Form

pendamping (Berisi data pendamping yang

tersedia dan data

penunjukan pendamping )

(41)

41

Sub

Proses

Key Management

Practices

Aktivitas Kontrol Kebijakan Detail

Prosedur Formulir

diperlukan,

arahan kerja, dan bantuan teknis operasional.

 Pelatihan dan

pembinaan dilakukan selama 6 bulan

pertama hari kerja

 Materi pembinaan dan

pelatihan harus terkait dengan perubahan yang baru

 Kewajiban penyediaan sarana transfer pengetahua n yang dapat diakses oleh seluruh perusahaan

arahan mengenai hal-hal terkait pemdampin gan

Teknis

Pendampingan

1. Staf pendampin g

melakukan pendampin gan selama masa pelatihan dan

pembinaan 2. Pendampin

g

melaporkan kegiatan pendampin gan yang telah dilakukan

 Form laporan pendamping an

Preventive Persiapan

1. Menunjuk pelatih/pem bina yang akan mengisi pelatihan dan

pembinaan staf baru

 Form penunjukan pelatih/pemb ina pelatihan dan

pembinaan

 Form jadwal pelatihan

(42)

42

Sub

Proses

Key Management

Practices

Aktivitas Kontrol Kebijakan Detail

Prosedur Formulir

2. Memberika

n jadwal pelatihan dan

pembinaan kepada staf baru

3. Memberika n materi pelatihan dan

pembinaan kepada staf baru

sebelum pelatihan dan

pembinaan dilaksanaka n

dan

pembinaan

Preventive Pelaksanaan

1. Melakukan persiapan pelatihan 2. Peserta

pelatihan memasuki tempat pelatihan 10 menit sebelum pelatihan dan

 Form kehadiran pelatihan dan

pembinaan

 Form laporan pelatihan dan

pembinaan

(43)

43

Sub

Proses

Key Management

Practices

Aktivitas Kontrol Kebijakan Detail

Prosedur Formulir

pembinaan

dimulai 3. Membuka

sesi pelatihan dan

pembinaan 4. Pemateri

menyampai kan materi pelatihan dan

pembinaan terkait dengan perubahan yang diterapkan perusahaan 5. Membuka

sesi diskusi 6. Membuat

simulasi dari materi (opsional) 7. Menyimpul

kan hasil pelatihan dan

pembinaan 8. Menutup

sesi pelatihan

(44)

44

Sub

Proses

Key Management

Practices

Aktivitas Kontrol Kebijakan Detail

Prosedur Formulir

dan

pembinaan 9. Melaporkan

kegiatan pelatihan dan

pembinaan

Preventive Penggunaan

sarana transfer pengetahuan

1. Membuka sistem yang difungsikan sebagai sarana transfer pengetahua n

2. Mengumpul kan laporan kegiatan/ev aluasi pada sistem yang dapat digunakan untuk sarana transfer pengetahua n atau mempelajar i hal yang diinginkan



(45)

45

Sub

Proses

Key Management

Practices

Aktivitas Kontrol Kebijakan Detail

Prosedur Formulir

3. Menutup

sistem yang difungsikan sebagai sarana transfer pengetahua n

4. Memeriksa laporan kegiatan/ev aluasi dan memilih laporan yang layak 5. Menyeleksi

pilihan laporan berdasarka n pilihan staf yang telah memeriksa kelayakan laporan kegiatan/ev aluasi untuk dimasukan dalam sarana

(46)

46

Sub

Proses

Key Management

Practices

Aktivitas Kontrol Kebijakan Detail

Prosedur Formulir

transfer

pengetahua 6. Memasukk

an laporan kegiatan/ev aluasi yang telah diseleksi supaya dapat diakses oleh pengguna lainnya Mengambil

pembelajaran yang berkaitan dengan

pelaksanaan perubahan dan berbagi

pengetahuan di seluruh

perusahaan

Preventive Pengadaan rapat rutin

 Pengadaan rapat rutin antara staf dengan middle level managemen t setiap dua minggu sekali

 Pengadaan rapat rutin antara middle level managemen t dan top level

managemen t setiap satu bulan sekali

Pelaksanaan rapat rutin

1. Melakukan persiapan rapat 2. Moderator

Memulai rapat pada jam yang telah ditentukan 3. Pemimpin

rapat menunjuk notulis 4. Menyampai

kan agenda rapat dan materi rapat

 Form absensi rapat

 Form notulensi

Mempertahankan dan memperkuat perubahan

melalui

komunikasi rutin yang

menunjukkan komitmen top manajemen.

(47)

47

Sub

Proses

Key Management

Practices

Aktivitas Kontrol Kebijakan Detail

Prosedur Formulir

 Pemimpin rapat adalah level

managemen t yang paling tinggi

 Notulensi rapat ditulis oleh notulen yang

ditunjuk ketika rapat

 Rapat harus dihadiri minimal 15 anggota rapat

 Ketidakhadir an anggota rapat harus disertai ijin dari level managemen t yang lebih tinggi

 Anggota rapat hadir 5 menit

sebelum rapat dimulai dan anggota yang

terlambat

5. Membuka sesi diskusi 6. Membuat

kesimpulan hasil rapat 1. Menutup

rapat

(48)

48

Sub

Proses

Key Management

Practices

Aktivitas Kontrol Kebijakan Detail

Prosedur Formulir

tidak

diperkenank an

memasuki ruangan rapat kecuali dengan alasan yang diterima oleh seluruh anggota rapat Melakukan

penelaahan berkala terhadap operasional dan penggunaan perubahan serta mengidentifikasi perbaikan.

Detective Evaluasi proses operasional perubahan

 Membentuk tim evaluasi ketika terdapat perubahan

 Evaluasi terhadap proses operasional perubahan pada setiap 3 bulan sekali

 Tim evaluasi menghasilka n rumusan perbaikan untuk setiap permasalaha n proses operasional

Pelaksanaan evaluasi proses operasional perubahan

1. Menunjuk tim evaluasi 2. Tim

evaluasi melakukan evaluasi terhadap proses operasional perubahan 3. Tim

evaluasi merumuska n perbaikan untuk permasalah an yang ditemukan 4. Mengumpul

kan hasil evaluasi

 Template laporan evaluasi

(49)

49

Sub

Proses

Key Management

Practices

Aktivitas Kontrol Kebijakan Detail

Prosedur Formulir

perubahan

yang ditemukan

pada sistem yang difungsikan sebagai sarana transfer pengetahua n

perusahaan

(50)

Mapping of Documents

(51)

51

Kebutuhan Dokumen Tata Kelola

Proses TI Pemberdayaan Perubahan Organisasi

Kebijakan Prosedur Formulir

K01. Inisialisasi Perubahan

P01.1. Perencanaan perubahan dan dampak

F01.1.1. Formulir daftar ide

perubahan yang dihasilkan F01.1.2. Formulir daftar dampak

perubahan yang diharapkan P01.2. Komunikasi

perubahan

P01.2.1. Formulir SOP komunikasi P01.2.2. Formulir mitigasi masalah

komunikasi K02. Penetapan Tim

implementasi perubahan

P02.1. Penyusunan tim implementasi

F02.1.1. Formulir kriteria anggota tim implementasi

F02.1.2. Formulir daftar calon anggota tim implementasi perubahan

F02.1.3. Formulir evaluasi calon anggota tim implementasi perubahan

F02.1.4. Formulir anggota tim implementasi perubahan terpilih

P02.2. Perancangan kegiatan tim implementasi

F02.2.1. Formulir rancangan kegiatan

P02.3. Alur komunikasi tim implementasi

F02.3.1. Formulir rancangan kegiatan

F02.3.2. Formulir Do’s and Don’t’s F02.3.3. Formulir alur komunikasi

internal K03. Penetapan visi

dan misi

perubahan

P03.1. Evaluasi ketercapaian visi dan misi

perubahan

F03.1.1. Kuesioner ketercapaian visi misi perubahan

F03.1.2. Formulir penilaian ketercapaian visi misi perubahan

P03.2. Pembuatan

draft

visi dan misi perubahan

F03.2.1. Formulir

draft

pengembangan visi dan misi perubahan

P03.3. Pembahasan draft visi dan misi perubahan

F03.3.1. Formulir hasil resmi pengembangan visi dan misi perubahan

K04. Pemberdayaaan peran

P04.1. Penunjukan Pendamping dan Pelaksanaan pendampingan

F04.1.1. Form pendamping

(52)

52

P04.2. Persiapan pelatihan

dan pembinaan TI

F04.2.1. Form penunjukan pelatih/pembina F04.2.2. Form jadwal

pelatihan/pembinaan P04.3. Pelaksanaan

F04.3.1. Form kehadiran pelatihan dan pembinaan

F04.3.2. Form Penilaian staf P04.4. Penggunaan sarana

transfer pengetahuan

Tidak ada K05. Implementasi

Perubahan

P05.1. Pembuatan rencana Pengoperasian &

penggunaan

F05.1.1. Formulir rencana pengoperasian dan penggunaan

P05.2. Pelaksanaan Rapat Rutin Terkait

Perubahan

P05.2.1. Daftar Pertemuan Manajemen

P05.2.2. Formulir absensi peserta P05.2.3. Formulir notulensi

P05.2.4. Formulir tanya jawab K06. Evaluasi

Implementasi perubahan

P06.1. Pengukuran

Kesuksesan kinerja

F06.1.1. Formulir penilaian kinerja F06.1.2. Formulir penerimaan

perubahan

F06.1.3. Daftar pegawai terbaik

P06.2. Pelaksanaan audit kepatuhan

F06.2.1. Formulir temuan audit

(53)

Appendix

(54)

Kebijakan

(55)

55

Kebijakan 01 INISIALISASI PERUBAHAN

NAMA PERUSAHAAN / ORGANISASI Nama Departemen / Bidang

LEMBAR PENGESAHAN

KEBIJAKAN

Judul : INISIALISASI PERUBAHAN No Dokumen : K01

Rilis : 00 Revisi : 00

Jumlah Copy : 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | ….

DIBUAT OLEH DISAHKAN OLEH

Jabatan Jabatan

Tanggal : ………. Tanggal : ……….

LOGO

(56)

56 NAMA PERUSAHAAN / ORGANISASI

Nama Departemen / Bidang

RIWAYAT PERUBAHAN

No Rilis

No.

Revisi Halaman T,M, X * Deskripsi Perubahan Tanggal Perubahan

Keterangan :

* T: Penambahan – M : Modifikasi – X : Penghapusan LOGO

(57)

57 NAMA PERUSAHAAN / ORGANISASI

K01

NO. RILIS : 00 NO. REVISI : 00 TANGGAL TERBIT :

INISIALISASI PERUBAHAN HALAMAN : … dari ...

KEBIJAKAN

1. Mengkaji lingkup dan dampak perubahan yang diinginkan ke depannya, berbagai pemangku kepentingan yang terkena dampak, sifat dampak dan keterlibatan yang diperlukan dari setiap kelompok pemangku kepentingan, dan kesiapan dan kemampuan perusahaan untuk mengadopsi perubahan. (BAI05.01. 01) 1.1.Merumuskan perubahan dan dampak yang diinginkan ke depannya, yang disesuaikan dengan

kesiapan dan kemampuan perusahaan

1.2.Hasil rumusan harus disampaikan ke seluruh stakeholder, melalui kegiatan-kegiatan internal perusahaan

2. Mengidentifikasi, mempengaruhi dan mengkomunikasikan titik-titik kritis saat ini, peristiwa negatif, risiko, ketidakpuasan pelanggan dan masalah bisnis, serta manfaat awal, peluang ke depannya serta manfaatnya, dan competitive advantage, sebagai dasar untuk membangun keinginan untuk berubah. (BAI05.01.02)

2.1.Komite eksekutif harus dapat membangun keinginan untuk berubah di seluruh stakeholder perusahaan

2.2. Menyebarkan kondisi kekinian dan peluang ke depan dari perusahaan kepada seluruh stakeholder 3. Masalah atau isu komunikasi kunci yang dihadapi CEO/komite eksekutif dalam menunjukkan komitmen

untuk berubah menjadi lebih baik (BAI05.01.03)

a. Menemukan masalah komunikasi yang mungkin terjadi selama di dalam proses penyebaran keinginan untuk berubah

b. Mencari langkah mitigasi untuk meminimalkan kesalahan komunikasi

4. Menunjukkan kepemimpinan yang tampak jelas dari manajemen senior untuk menetapkan arah dan untuk menyelaraskan, memotivasi, dan menginspirasi para pemangku kepentingan untuk menginginkan perubahan (BAI05.01.04)

a. Komite eksekutif harus menunjukkan sikap tegas dan komitmen tinggi untuk berubah

b. Komite eksekutif harus menetapkan arah, memotivasi, dan menginspirasi stakeholder perusahaan agar menginginkan perubahan

5. Memberikan kesadaran berkelanjutan melalui komunikasi teratur terhadap perubahan dan adopsi (BAI05.06.05)

a. Komite eksekutif memberikan kesadaran kepada stakeholder untuk terus berusaha mencapai perubahan

LOGO

(58)

58

Kebijakan 02 TIM IMPLEMENTASI PERUBAHAN

KEBIJAKAN

Judul : TIM IMPLEMENTASI PERUBAHAN No Dokumen : K02

Jumlah Copy : 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | ….

Jabatan Jabatan

LOGO

(59)

59 NAMA PERUSAHAAN / ORGANISASI

RIWAYAT PERUBAHAN

No Rilis

No.

Keterangan :

(60)

60 NAMA PERUSAHAAN / ORGANISASI

K02

NO. RILIS : 00 NO. REVISI : 00 TANGGAL TERBIT : TIM IMPLEMENTASI

PERUBAHAN HALAMAN : … dari ...

KEBIJAKAN

1. Mengidentifikasi dan menyusun sebuah tim pelaksana inti yang efektif yang dilengkapi dengan anggota yang tepat dari sektor bisnis dan TI dengan kapasitas dapat memenuhi waktu kerja sesuai kebutuhan dan memberikan pengetahuan dan keahlian, pengalaman, kredibilitas dan otoritas. Mempertimbangkan pihak eksternal seperti konsultan untuk memberikan pandangan independen atau untuk mengatasi skill gap.

Mengidentifikasi agen-agen perubahan yang potensial di dalam perusahaan yang akan membantu tim inti dalam bekerja dengan mendukung visi dan lain-lain (BAI05.02. 01)

1.1. Dewan direksi/CEO menyusun sebuah tim implementasi dengan mempertimbangkan banyak kriteria 1.2.Objektivitas dalam memilih dibutuhkan di dalam membangun tim implementasi

1.3.Tim implementasi perubahan akan mengarahkan perusahaan untuk berubah menjadi lebih baik LOGO

(61)

61

Kebijakan 03 PENETAPAN VISI DAN MISI PERUBAHAN

KEBIJAKAN

Judul : PENETAPAN VISI DAN MISI PERUBAHAN No Dokumen : K03

Jumlah Copy : 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | ….

Jabatan Jabatan

LOGO

(62)

62 NAMA PERUSAHAAN / ORGANISASI

RIWAYAT PERUBAHAN

No Rilis

No.

Keterangan :

(63)

63 NAMA PERUSAHAAN / ORGANISASI

K03

NO. RILIS : 00 NO. REVISI : 00 TANGGAL TERBIT : PENETAPAN VISI DAN MISI

PERUBAHAN HALAMAN : … dari ...

KEBIJAKAN

1. Mengembangkan visi dan tujuan perubahan yang mendukung tujuan perusahaan. (BAI05.02. 03)

1.3. Mengembangkan visi dan tujuan perubahan meninjau kondisi ketercapaian visi dan misi perusahaan 1.4.Visi dan tujuan perubahan yang dihasilkan harus mendukung tujuan perusahaan

LOGO

(64)

64

Kebijakan 04 PEMBERDAYAAAN PERAN

LEMBAR PENGESAHAN

KEBIJAKAN

Judul : PEMBERDAYAAAN PERAN No Dokumen : K04

Rilis : 00

Revisi : 00

Jumlah Copy : 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | ….

Jabatan Jabatan

LOGO

(65)

65 NAMA PERUSAHAAN / ORGANISASI

RIWAYAT PERUBAHAN

No Rilis

No.

Keterangan :

(66)

66 NAMA PERUSAHAAN / ORGANISASI

K04

NO. RILIS : 00 NO. REVISI : 00 TANGGAL TERBIT :

PEMBERDAYAAAN PERAN HALAMAN : … dari ...

KEBIJAKAN

1. Memberikan pendampingan, pelatihan, pembinaan, dan transfer pengetahuan kepada staf baru untuk mempertahankan perubahan. (BAI05.07.01)

1.1. Pemberian pelatihan dan pembinaan serta penunjukan pendamping bagi setiap karyawan baru 1.2. Pelatihan, pembinaan, dan pendampingan wajib diikuti oleh seluruh staf baru

1.3. Kegiatan pendampingan meliputi: penjelasan materi yang diperlukan, arahan kerja, dan bantuan teknis operasional.

1.4. Pelatihan dan pembinaan dilakukan selama 6 bulan pertama hari kerja 1.5. Materi pembinaan dan pelatihan harus terkait dengan perubahan yang baru

1.6. Kewajiban penyediaan sarana transfer pengetahuan yang dapat diakses oleh seluruh perusahaan LOGO

(67)

67

Kebijakan 05 IMPLEMENTASI PERUBAHAN

KEBIJAKAN

Judul : IMPLEMENTASI PERUBAHAN No Dokumen : K05

Jumlah Copy : 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | ….

Jabatan Jabatan

LOGO

(68)

68 NAMA PERUSAHAAN / ORGANISASI

RIWAYAT PERUBAHAN

No Rilis

No.

Keterangan :

(69)

69 NAMA PERUSAHAAN / ORGANISASI

K05

NO. RILIS : 00 NO. REVISI : 00 TANGGAL TERBIT :

IMPLEMENTASI PERUBAHAN HALAMAN : … dari ...

KEBIJAKAN

1. Mengembangkan rencana untuk operasi dan penggunaan dari perubahan yang mengomunikasikan dan dibangun atas realitas quick wins, membahas aspek perilaku dan budaya transisi yang lebih luas, dan meningkatkan buy-in dan keterlibatan. Pastikan bahwa rencana mencakup pandangan menyeluruh dari perubahan dan memberikan dokumentasi (misalnya, prosedur), mentoring, pelatihan, pembinaan, transfer pengetahuan, peningkatan segera dukungan pasca-go-live dan dukungan yang berkelanjutan.

(BAI05.05.01)

1.1. Setiap ingin mengadakan perubahan harus direncanakan dengan baik

1.2. Perencanaan harus disertai dengan petunjuk pelaksanaan dan pengoperasian dari perubahan 1.3. Perubahan dikomunikasikan dan dibangun dengan realitas quick wins

1.4. Perencanaan harus mencakup pandangan menyeluruh dari perubahan

1.5. Setiap melakukan perencanaan harus didokumentasikan dengan baik dan jelas

1.6. Dalam perencanaan harus dibahas pula mengenai mentoring, pelatihan , pembinaan, transfer pengetahuan, meningkatkan dukungan secepat mungkin pasca go-live dan dukungan yang berkelanjutan

2. Mengambil pembelajaran yang berkaitan dengan pelaksanaan perubahan dan berbagi pengetahuan di seluruh perusahaan (BAI05.07.02)

2.1. Pengadaan rapat rutin antara staf dengan middle level management setiap dua minggu sekali 2.2. Pengadaan rapat rutin antara middle level management dan top level management setiap satu

bulan sekali

2.3. Pemimpin rapat adalah level management yang paling tinggi 2.4. Notulensi rapat ditulis oleh notulen yang ditunjuk ketika rapat 2.5. Rapat harus dihadiri minimal 15 anggota rapat

2.6. Ketidakhadiran anggota rapat harus disertai ijin dari level management yang lebih tinggi

2.7. Anggota rapat hadir 5 menit sebelum rapat dimulai dan anggota yang terlambat tidak diperkenankan memasuki ruangan rapat kecuali dengan alasan yang diterima oleh seluruh anggota rapat

LOGO

(70)

70

Kebijakan 06 EVALUASI IMPLEMENTASI PERUBAHAN

KEBIJAKAN

Judul : EVALUASI IMPLEMENTASI PERUBAHAN No Dokumen : K06

Jumlah Copy : 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | ….

Jabatan Jabatan

LOGO

(71)

71 NAMA PERUSAHAAN / ORGANISASI

RIWAYAT PERUBAHAN

No Rilis

No.

Keterangan :

(72)

72 NAMA PERUSAHAAN / ORGANISASI

K06

NO. RILIS : 00 NO. REVISI : 00 TANGGAL TERBIT : EVALUASI IMPLEMENTASI

PERUBAHAN HALAMAN : … dari ...

KEBIJAKAN

1. Mengimplementasikan rencana operasi dan penggunaan, mendefinisikan dan melacak pengukuran kesuksesan, termasuk hard business measure dan perception measure yang mengindikasikan bagaimana perasaan seseorang terhadap perubahan, dan mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan (BAI05.05. 02)

1.1. Rencana operasi dan penggunaan yang dibuat harus diimplementasikan 1.2. Tingkat kesuksesan penerapan perubahan harus didefinisikan dan diukur

1.3. Pengukuran kesuksesan termasuk di dalamnya hard business measure dan perception measure 2. Merayakan keberhasilan dan menerapkan program reward dan program pengakuan untuk memperkuat

perubahan (BAI05.06. 01)

2.1. Setiap pegawai yang mendukung penerapan pendekatan baru gharus diberi reward atau hadiah 2.2. Melaksanakan program atau kegiatan untuk pengakuan perubahan

3. Menggunakan sistem pengukuran kinerja untuk mengidentifikasi akar penyebab untuk low adoption dan mengambil tindakan korektif (BAI05.06. 02)

3.1. Melakukan penilaian kinerja Sumber Daya Manusia setiap bulan sekali

3.2. Hasil penilaian Sumber Daya Manusia harus dianalisa untuk mengidentifikasi penyebab low adoption dan menerapkan tindakan korektif

4. Membuat pemilik proses bertanggung jawab untuk operasi normal sehari-hari (BAI05.06. 03) 4.1. Tiap operasi harus ada catatan operasional aktivitas yang dilakukan tiap hari

4.2. Pemilik proses harus melakukan controlling terhadap aktivitas yang dilakukan setiap harinya 5. Melakukan audit kepatuhan untuk mengidentifikasi akar penyebab untuk low adoption dan

merekomendasikan tindakan korektif (BAI05.06.04)

5.1. Organisasi harus melakukan audit kepatuhan secara berkala

5.2. Hasil dari audit kepatuhan harus diidentifkasi untuk menemukan akar penyebab untuk low adoption 5.3. Hasil audit harus berisi rekomendasi tindakan korektif perubahan

LOGO

(73)

Prosedur

(74)

74

Prosedur 01.1 PERENCANAAN PERUBAHAN DAN DAMPAK

PROSEDUR

Judul : PERENCANAAN PERUBAHAN DAN DAMPAK No Dokumen : P01.1

Rilis : 00

Revisi : 00

Histori Distribusi :

No. Judul eksemplar Tujuan Distribusi

DIBUAT OLEH DIPERIKSA OLEH DISAHKAN OLEH

ISM CISO CEO

Tanggal :

……….

Tanggal :

……….

Tanggal :

……….

LOGO

(75)

75 NAMA PERUSAHAAN / ORGANISASI

RIWAYAT PERUBAHAN

No Rilis

No.

Keterangan :

(76)

76 NAMA PERUSAHAAN / ORGANISASI

Nama Departemen / Bidang P01.1

NO. RILIS : 00 NO. REVISI : 00 TANGGAL TERBIT : PERENCANAAN PERUBAHAN DAN

DAMPAK HALAMAN : … dari ...

PROSEDUR

1. DESKRIPSI

Prosedur perencanaan perubahan dan dampak berisi tata cara untuk melakukan perencanaan atas perubahan dan dampak perubahan yang diinginkan perusahaan

2. STANDAR / REFERENSI YANG DIPERLUKAN

1.1. COBIT 5 BAI05 Manage Organisational Change Enablement

1.2.Kotter, John; Leading Change, Harvard Business School Press, USA, 1996 3. TUJUAN DAN INDIKATOR KERJA

Tujuan Indikator Kerja

Mengkaji lingkup dan dampak perubahan yang diinginkan ke depannya, berbagai pemangku kepentingan yang terkena dampak, sifat dampak dan keterlibatan yang diperlukan dari setiap kelompok pemangku kepentingan, dan kesiapan dan kemampuan perusahaan untuk

mengadopsi perubahan

 Jumlah perubahan dan dampak yang berhasil dirumuskan

4. MASUKAN

No. Tujuan Keluaran Jenis Keluaran Nomor dan Nama Dokumen

5. KELUARAN

No. Tujuan Keluaran Jenis Keluaran Nomor dan Nama Dokumen

6. PERALATAN DAN PERLENGKAPAN 6.1.K