Dokumen Tata Kelola BAI01 Berdasarkan COBIT 5

(1)

Page 0 of 36

TATA KELOLA TEKNOLOGI INFORMASI (TKTI) - D

Dokumen ini dapat digunakan untuk tata kelola manajemen pengadaan aset teknologi informasi di Jurusan Sistem Informasi Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya

Dokumen ini disusun oleh Kelompok 8:

1. Marina Safitri 5213100090 2. Delina Rahayu E. 5213100106 3. Rizky Ryandhi P. 5213100112 4. Andy Prayoga 5213100128

(2)

Page 1 of 36

Daftar Isi

Daftar Isi ... 1

PENDAHULUAN ... 3

MAPPING CONTROL ... 4

KEBIJAKAN ... 9

KEBIJAKAN Pengadaan ... 9

1. Usulan Kebijakan Umum ... 10

1.1. KJ–BAI–01R00 Usulan Kebijakan Umum ... 10

1.2. KJ–BAI–02R00 Usulan Kebijakan Pengadaan Tahunan ... 12

1.3. KJ–BAI–03R00 Usulan Kebijakan Pengadaan Mandiri ... 14

PROSEDUR ... 16

Prosedur Pengadaan tahunan ... 16

Prosedur pengadaan mandiri ... 16

Pengadaan Aset TI dengan Harga 50 Juta – 200 Juta Rupiah ... 17

1. Prosedur Pengadaan Tahunan ... 17

1.1. PS-BAI-01 Memulai dan Menginisiasi Pengadaan ... 17

1. Deskripsi ... 17

2. Definisi Stakeholder ... 17

3. Tujuan dan Indikator Kinerja ... 17

4. Aktivitas ... 17

5. File Terkait ... 17

6. Flow Diagram Aktivitas ... 17

1.2. PS-BAI-02 Merencanakan Pengadaan ... 19

1. Deskripsi ... 19

4. Aktivitas ... 19

1.3. PS-BAI-03 Menerima Barang Pengadaan ... 21

1. Deskripsi ... 21

3. Tujuan dan Indikator Kerja ... 21

4. Aktivitas ... 21

(3)

Page 2 of 36

1.4. PS-BAI-04 Menutup Proyek Pengadaan ... 23

1. Deskripsi ... 23

4. Aktvitias ... 23

Pengadaan Aset TI dengan Harga < 50 Juta Rupiah ... 24

2. Prosedur Pengadaan Mandiri ... 24

2.1. PS-BAI-001 Prosedur Pengadaan Aset TI ... 24

1. Deskripsi ... 24

2. Definisi Stakeholder & Civitas ... 24

4. Aktivitas ... 24

FORMULIR ... 26

3. Formulir ... 27

FO-BAI-01 Penentuan Manajer ... 28

FO-BAI-02 Panitia Pengadaan ... 29

FO-BAI-03 Pengajuan Barang ... 30

FO-BAI-04 Berita Acara Pemeriksaan Barang ... 31

FO-BAI-05 Permohonan Penggantian Barang... 32

FO-BAI-06 Berita Acara Serah Terima Barang ... 33

FO-BAI-07 Catatan Aset Teknologi Informasi... 34

LAMPIRAN ... 35

1. Hasil Wawancara ... 35

(4)

Page 3 of 36

PENDAHULUAN

Tingginya tuntutan masyarakat terhadap akuntabilitas kinerja setiap perguruan tinggi mengharuskan pihak perguruan Tinggi, dalam hal ini Jurusan, sebagai dalam melaksanakan pengadaan barang/jasa secara efisien dan efektif. Melalui proses pengadaan barang/jasa pemerintah dituntut untuk menghindari pemborosan sekaligus mampu memelihara dan meningkatkan kondisi perekonomian nasional. Proses pengadaan barang/jasa di lingkungan instansi pemerintah bukan hanya merupakan kegiatan rutin dalam memenuhi kebutuhan instansi, tetapi merupakan suatu kegiatan strategis dalam upaya memberi pelayanan kepada masyarakat dan meningkatkan kualitas pendidikan dalam negeri.

Pembuatan Dokumen Tata Kelola Pengadaan aset teknologi informasi (TI) Jurusan Sistem Informasi tentunya tidak terlepas dari upaya pencapaian visi dan misi Jurusan Sistem Informasi sendiri. Apa yang sebenarnya ingin dicapai melalui pengadaan aset TI telah ditetapkan lebih awal pada saat penyusunan rencana anggaran. Di lingkungan instansi pendidikan, tentunya setiap institusi pendidikan mempunyai kewajiban untuk memberikan pelayanan kepada publik. Karena itu dalam pelaksanaan pengadaan pemerintah tidak memperhitungkan keuntungan/kerugian secara finansial. Pengadaan aset TI di lingkungan Jurusan Sistem Informasi didasarkan pada akuntabilitas publik dan transparansi manfaat hasil pengadaan dalam menunjang pelaksanaan tugas pokok dan fungsi serta proses bisnis Jurusan Sistem Informasi. Kegiatan pengadaan merupakan suatu kegiatan yang akan memberikan nilai tambah terkait dengan kepentingan untuk meningkatkan pelayanan. Karena itu dalam proses pengadaan aset TI Jurusan Sistem Informasi dituntut untuk mewujudkan tata kelola (good governance) yang baik dengan peningkatan efektifitas dan efisiensi.

Dengan diberlakukannya Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 4 Tahun 2015 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah sebagai acuan, maka dipandang perlu untuk menyusun Pedoman Umum Tata Kelola Perencanaan Pengadaan Aset TI Pemerintah untuk digunakan oleh para pihak Jurusan Sistem Informasi. Pedoman Umum Perencanaan Pengadaan Aset TI Jurusan Sistem Informasi tersebut, meliputi prosedur penyusunan rencana umum pengadaan dan persiapan pelaksanaan pengadaan aset TI yang menghasilkan dokumen terkait rencana umum pengadaan dan dokumen pengadaan aset TI yang akan memudahkan seluruh pihak pemangku kepentingan dalam proses pengadaan di jurusan Sistem Informasi. Sehingga akan dihasilkan aturan baku terkait proses pengadaan di Jurusan Sistem Informasi.

Pembuatan dokumen tata kelola ini didasarkan pada:

1. Manajemen Program dan Proyek (BAI01) COBIT 5

2. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 4 Tahun 2015

(5)

Page 4 of 36

MAPPING

CONTROL

(6)

Page 5 of 36

Sub-Proses Deskripsi Sub Proses Aktivitas Kontrol Kebijakan Prosedur Formulir

BAI-01:

Memulai dan

menginisiai pengadaan

Menetapkan dan

mendokumentasikan lingkup proyek untuk membuat

pemahamanan kepada

stakeholder dalam lingkup pengadaan aset teknologi informasi (TI) di Jurusan Sistem Informasi (JSI).

Membuat surat pernyataan berisi kebijakan pengadaan aset TI

Korektif:

Membuat kebijakan yang lebih khusus dan efektif untuk mengatur pengadaan aset TI

Preventif:

Mencegah kesalahan pengadaan aset TI yang dapat terjadi terkait dengan kebijakan

Aktivitas 1:

● Membuat dokumen berisi sifat, ruang lingkup, dan persyaratan pengadaan aset TI di JSI didasari dengan Peraturan Presiden No. 4 Tahun 2015

Memilih manajer pengadaan

Preventif:

Mencegah terjadinya mis-management yang dapat terjadi dalam proses-proses

selanjutnya

Aktivitas 5:

● Memilih manajer pengadaan untuk memantau jalannya pengadaan tahunan.

FO-BAI-01:

Formulir Penentuan Manajer

BAI-02:

Merencanakan pengadaan

Menetapkan dan menjalankan rencana proyek yang formal dan terintegrasi untuk mengarahkan eksekusi dan kontrol selama

Mengidentifikasi kebutuhan aset TI di jurusan Sistem Informasi

Detektif:

Mengidentifikasi aset TI yang dibutuhkan dan

Aktivitas 1:

● Mengidentifikasi dan menulis kebutuhan aset TI di masing-

FO-BAI-03:

Formulir Pengajuan Barang

(7)

Page 6 of 36

proyek pengadaan aset TI berlangsung.

perlu untuk diadakan pengadaan

Preventif:

Mencegah ke-tidak tepatan dari aset TI yang akan diadakan

masing ruang kelas, ruang dosen, maupun laboraturium.

Identifikasi meliputi jenis/nama barang, spesifikasi, dan jumlah yang dibutuhkan.

Membentuk panitia pengadaan aset TI tahunan di jurusan SI

Detektif:

Mengidentifikasi sumber daya dan ketrampilan yang dibutuhkan untuk melaksanakan proyek

Aktivitas 4:

● Membuat surat keterangan (SK) mengenai panitia pengadaan aset TI.

FO-BAI-02:

Formulir Panitia Pengadaan

BAI-03:

Menerima barang pengadaan

Melakukan penerimaan barang (aset TI) yang telah disepakati untuk diadakan. Termasuk juga menyerahkan barang jika tidak ada lagi yang kurang dari keseluruhan proyek pengadaan.

Atau jika terdapat ketidaksesuain pada pengadaan maka akan dilakukan iterasi, yaitu mengulang proses pengadaan dari vendor.

Melakukan pemeriksaan barang

Detektif:

Mengidentifikasi aset yang mungkin tidak sesuai dengan perjanjian atau yang belum terpenuhi.

Preventif:

Mencegah kesalahan yang dapat terjadi

Aktivitas 1:

● Melakukan

pemeriksaan barang untuk memastikan bahwa barang yang telah diterima sesuai dengan kesepakatan yang terdapat pada perjanjian.

FO-BAI-05: Berita Acara

Pemeriksaan Barang

(8)

Page 7 of 36

terkait salahnya aset TI yang diadakan,

Aktivitas 2:

● Menentukan apakah barang sudah sesuai dan dapat diterima atau terdapat ketidaksesuaian dengan perjanjian yang telah dibuat.

Aktivitas 4:

● Membuat berita acara pemeriksaan barang, berisi informasi tentang pemeriksaan yang telah dilakukan dan laporan mengenai ketidaksesuaian.

Pengembalian Barang Preventif:

Mencegah kesalahan yang dapat terjadi terkait salahnya aset TI yang diadakan.

Korektif:

Melakukan koreksi aset- aset TI yang tidak sesuai dengan spesifikasi / perjanjian.

Aktivitas 7:

● Melaporkan bahwa terdapat

ketidaksesuaian antara barang yang diterima dengan spesifikasi yang sudah disetujui.

FO-BAI-06:

Formulir Permohonan Penggantian Barang

(9)

Page 8 of 36

Serah terima Barang Preventif:

Mencegah mis-

informasi yang dapat muncul terkait penerimaan barang.

Aktivitas 5:

● Membuat berita acara serah terima barang yang menyatakan bahwa barang telah diterima oleh pihak jurusan.

FO-BAI-06: Berita Acara Serah Terima Barang

BAI-04:

Menutup proyek pengadaan

Menyelesaikan pembayaran dan menutup seluruh aktivitas pengadaan secara resmi disertai dengan laporan keseluruhan proyek.

Mencatat barang dalam daftar Aset TI hasil pengadaan dan pemberian kode untuk setiap aset.

Preventif:

Mencegah terjadinya kesalahpahaman antara panitia pengadaan dengan stakeholder

Aktivitas 1:

• Mencatat barang (aset TI) hasil pengadaan.

• Memberikan kode pada masing-masing aset TI hasil pengadaan.

FO-BAI-07 Catatan Aset Teknologi Informasi

(10)

Page 9 of 36

KEBIJAKAN

KEBIJAKAN PENGADAAN 1. KJ-BAI-01 Kebijakan Umum

2. KJ-BAI-02 Kebijakan Pengadaan Umum 3. Kebijakan Pengadaan Mandiri

4. Kebijakan Pengembalian Barang

(11)

Page 10 of 36

1. Usulan Kebijakan Umum

1.1. KJ–BAI–01R00 USULAN KEBIJAKAN UMUM

USULAN KEBIJAKAN UMUM

Judul : KEBIJAKAN UMUM No. Dokumen : KJ-BAI-01R00

Revisi : 00

Jumlah Copy : 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

LOGO DAN NAMA PERUSAHAAN

(12)

Page 11 of 36 NAMA PERUSAHAAN

KJ-BAI-01 NO REVISI :

KEBIJAKAN UMUM

TANGGAL TERBIT :

HALAMAN :

USULAN KEBIJAKAN

Kebijakan dalam proses pengadaan berikut mengacu pada dokumen dokumen penting dalam proses pengadaan barang dan jasa Pemerintah yaitu Peraturan Pemerintah No 4 Tahun 2015 Tentang Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah dan disesuaikan dengan kebijakan peraturan dan keselarasan proses bisnis dalam Lingkup ITS dan Jurusan Sistem Informasi. Kebijakan umum terkait proses pengadaan di Jurusan Sistem Informasi adalah berikut ini:

1. Persetujuan pengadaan harus disepakati oleh pihak pihak berkepentingan di Jurusan Sistem Informasi ITS

2. Pengajuan Pengadaan harus diajukan berlandaskan kebutuhan terhadap pemenuhan proses bisnis Sistem Informasi

3. Klasifikasi pengajuan kebutuhan dibagi berdasarkan nilai pengadaan yaitu menjadi dua :

a. Pengadaan bernilai >50 juta & <200 juta digolongkan dalam pengadaan tahunan

b. Pengadaan bernilai <50 digolongkan dalam Pengadaan Mandiri

4. Seluruh proses pengadaan berada di bawah tanggung Jawab Kepala Jurusan sebagai pemangku jabatan tertinggi di Jurusan Sistem Informasi.

(13)

Page 12 of 36

1.2. KJ–BAI–02R00 USULAN KEBIJAKAN PENGADAAN TAHUNAN

USULAN KEBIJAKAN PENGADAAN TAHUNAN

Judul : KEBIJAKAN PENGADAAN TAHUNAN No. Dokumen : KJ-BAI-02R00

Revisi : 00

Jumlah Copy : 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

LOGO DAN NAMA PERUSAHAAN

(14)

KJ-BAI-02 NO REVISI :

KEBIJAKAN PENGADAAN

TAHUNAN

TANGGAL TERBIT :

HALAMAN :

USULAN KEBIJAKAN

Kebijakan pengadaan tahunan dibuat sebagai acuan dalam proses pengadaan yang bernilai kurang dari 200 juta dan lebih dari 50 juta. Berbagai aturan dan kebijakan yang melandasi proses ini adalah sebagai berikut:

1. Perencanaan pengadaan tahunan dilakukan di awal tahun saat RAB (Rencana Anggaran Belanja) dibuat.

2. Perubahan perencanaan tahunan dapat dilakukan setiap tiga bulan sekali sesuai pengajuan perubahan RAB (Rencana Anggaran Belanja)

3. Setiap pengadaan direncanakan oleh Kepala Jurusan berdasarkan masukan dari berbagai kepala divisi yang berkepentingan

4. Setiap proses harus dilakukan sesuai prosedur dan terdapat dokumentasi dengan adanya dokumen formulir di setiap aktifitasnya.

(15)

Page 14 of 36

1.3. KJ–BAI–03R00 USULAN KEBIJAKAN PENGADAAN MANDIRI

USULAN KEBIJAKAN PENGADAAN MANDIRI

Judul : KEBIJAKAN PENGADAAN MANDIRI No. Dokumen : KJ-BAI-0R300

Revisi : 00

Jumlah Copy : 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

LOGO DAN NAMA PERUSAHAAN

(16)

KJ-BAI-02 NO REVISI :

KEBIJAKAN PENGADAAN

TAHUNAN

TANGGAL TERBIT :

HALAMAN :

USULAN KEBIJAKAN

Kebijakan pengadaan tahunan dibuat sebagai acuan dalam proses pengadaan yang bernilai kurang dari 50 juta. Berbagai aturan dan kebijakan yang melandasi proses ini adalah sebagai berikut:

1. Setiap pengadaan diusulkan kepada Kepala Jurusan dengan pertimbangan kebutuhan dalam pemenuhan proses bisnis Jurusan Sistem Informasi.

2. Kepala Jurusan berhak menerima atau menolak usulan pengadaan.

(17)

Page 16 of 36

PROSEDUR

PROSEDUR PENGADAAN TAHUNAN

1. PS-BAI-01 Memulai dan Menginisiasi Pengadaan 2. PS-BAI-02 Merencanakan Pengadaan

3. PS-BAI-03 Menerima Barang Pengadaan 4. PS-BAI-04 Menutup Pengadaan

PROSEDUR PENGADAAN MANDIRI

1. PS-BAI-001 Prosedur Pengadaan Aset TI Mandiri

(18)

Page 17 of 36

Pengadaan Aset TI dengan Harga 50 Juta – 200 Juta Rupiah

1. Prosedur Pengadaan Tahunan

1.1. PS-BAI-01 MEMULAI DAN MENGINISIASI PENGADAAN 1. Deskripsi

Menetapkan dan mendokumentasikan lingkup proyek untuk membuat pemahamanan kepada stakeholder dalam lingkup pengadaan aset teknologi informasi (TI) di Jurusan Sistem Informasi (JSI).

2. Definisi Stakeholder

Stakeholder jurusan yang dimaksud terdiri dari kepala jurusan (KJ), kepala lab LPSI (KLPSI), kepala lab SE (KSE), kepala lab MSI (KMSI), kepala lab RDIB (KRDIB), kepala lab ADDI (KADDI), kepala lab IKTI (KIKTI), bagian keuangan (K), teknisi (T), dosen (D).

3. Tujuan dan Indikator Kinerja

Tujuan Indikator Kinerja

Tersampaikannya dokumen pernyataan tertulis serta persyaratan pengadaan aset TI di JSI

Jumlah stakeholder yang hadir dalam pertemuan minimal sebanyak 80% dari total seluruh stakeholder

Adanya kesepakatan tehadap dokumen pernyataan tertulis serta persyaratan pengadaan aset TI di JSI

Stakeholder menyetujui dokumen pernyataan tertulis serta persyaratan pengadaan aset TI di JSI Terbentuknya manajer pengadaan jurusan Manajer pengadaan terpilih saat pertemuan antar

stakeholder

4. Aktivitas

1. KJ membuat dokumen atau pernyataan tertulis tentang sifat, ruang lingkup, dan persyaratan untuk pengadaan aset TI di JSI sesuai dengan kebijakan pemerintah yang tertuang dalam Peraturan Presiden No. 4 Tahun 2015.

2. KJ mengadakan pertemuan dengan stakeholder jurusan untuk menciptakan pemahaman umum mengenai ruang lingkup proyek.

3. KJ memaparkan dokumen pernyataan tertulis serta persyaratan pengadaan aset TI di JSI kepada stakeholder jurusan.

4. Stakeholder menyetujui dokumen pernyataan tertulis serta persyaratan pengadaan aset TI di JSI.

5. KJ memilih manajer pengadaan untuk memantau jalanan pengadaan tahunan.

5. File Terkait

▪ FO-BAI-01 Penentuan Manajer

6. Flow Diagram Aktivitas

Aktivitas

Stakeholder

Dokumen Terkait

KJ Stakeholder

Jurusan

1. Membuat dokumen

pernyataan tertulis M

u l a i a

(19)

Page 18 of 36 2. Mengadakan pertemuan

dengan stakeholder jurusan

3. Memaparkan persyaratan pengadaan aset TI 4. Menyetujui dokumen

pernyataan tertulis serta persyaratan pengadaan aset TI

5. Memilih manajer

pengadaan

FO-BAI-01 Penentuan Manajer u

l a i a

(20)

Page 19 of 36

1.2. PS-BAI-02 MERENCANAKAN PENGADAAN 1. Deskripsi

Menetapkan dan menjalankan rencana proyek yang formal dan terintegrasi untuk mengarahkan eksekusi dan kontrol selama proyek pengadaan aset TI berlangsung. Lingkup proyek harus terdefinisi secara jelas dan terikat untuk meningkatkan kapabilitas bisnis.

Tujuan Indikator Kinerja

Mengetahui kebutuhan aset TI di jurusan SI Terbentuknya dokumen kebutuhan aset TI untuk diadakan

Menghasilkan panitia pengadaan aset TI tahunan di jurusan SI

Terbentuknya panitia pengadaan aset TI di jurusan SI dalam bentuk formulir

4. Aktivitas

1. KLPSI, KSE, KMSI, KRDIB, KADDI, KIKTI, T, D mengidentifikasi dan menulis kebutuhan aset TI di masing-masing ruang kelas, ruang dosen, maupun laboraturium. Identifikasi meliputi jenis/nama barang, spesifikasi, dan jumlah yang dibutuhkan.

2. KLPSI, KSE, KMSI, KRDIB, KADDI, KIKTI, T, D mengajukan kebutuhan aset TI yang telah diidentifikasi kepada KJ.

3. KJ menyetujui pengajuan aset TI yang diajukan oleh KLPSI, KSE, KMSI, KRDIB, KADDI, KIKTI, T, D.

4. KJ membuat surat keterangan (SK) tentang panitia pengadaan aset TI.

5. KJ menyerahkan SK panitia dan pengajuan aset TI yang memberikan informasi tentang kebutuhan aset TI yang dibutuhkan oleh JSI kepada fakultas untuk ditindaklanjuti.

5. File Terkait

▪ FO-BAI-02 Panitia Pengadaan

▪ FO-BAI-03 Pengajuan Barang

Aktivitas

Stakeholder

Dokumen Terkait KJ

KLPSI, KSE, KMSI, KRDIB, KADDI, KIKTI, T, D 1. Mengidentifikasi dan

menulis kebutuhan aset TI

FO-BAI-03 Pengajuan Barang 2. Mengajukan kebutuhan

aset TI kepada KJ

3. Menyetujui pengajuan aset TI

M u l a i a

(21)

Page 20 of 36 4. Membuat SK panitia

pengadaan aset TI di jurusan SI

FO-BAI-02 Panitia Pengadaan

5. Menyerahkan SK panitia dan pengajuan aset TI

yang memberikan

informasi tentang kebutuhan aset TI yang dibutuhkan oleh JSI kepada fakultas

u l a i a

(22)

Page 21 of 36

1.3. PS-BAI-03 MENERIMA BARANG PENGADAAN 1. Deskripsi

Melakukan penerimaan barang (aset TI) yang telah disepakati untuk diadakan. Termasuk juga menyerahkan barang jika tidak ada lagi yang kurang dari keseluruhan proyek pengadaan. Atau jika terdapat ketidaksesuain pada pengadaan maka akan dilakukan iterasi, yaitu mengulang proses pengadaan dari vendor.

Stakeholder jurusan yang dimaksud terdiri dari kepala jurusan (KJ), bagian keuangan (K), teknisi (T) dan stakeholder eksternal vendor (V), Pejabat Pengadaan (PP).

3. Tujuan dan Indikator Kerja

Tujuan Indikator Kinerja

Barang diterima oleh Jurusan Teknisi telah menerima barang dengan

dibuktikan adanya tanda terima berupa berita acara serah terima barang

4. Aktivitas

1. T melakukan pemeriksaan barang untuk memastikan bahwa barang yang telah diterima sesuai dengan kesepakatan yang terdapat pada surat penawaran yang diberikan V kepada fakultas.

2. T menentukan apakah barang sudah sesuai dan dapat diterima atau terdapat ketidaksesuaian dengan perjanjian yang sudah dibuat.

3. Jika barang sudah sesuai dengan perjanjian yang telah dibuat, maka lanjut ke prosedur bagian 4, jika terdapat kesalahan atau ketidak sesuaian, maka lanjut pada nomor 7.

4. T membuat berita acara pemeriksaan barang, yang memberikan informasi bahwa pemeriksaan telah dilakukan dan laporan mengenai sesuai atau tidaknya barang.

5. T membuat berita acara serah terima barang yang menyatakan bahwa barang telah diterima oleh pihak jurusan.

6. T menyerahkan berita acara tersebut pada stakeholder yang bersangkutan, yaitu KJ, K, dan PP.

7. T melaporkan pada PP bahwa terdapat ketidaksesuaian antara barang yang diterima dengan spesifikasi yang diajukan.

8. Bila proses penukaran barang hingga barang telah tersedia lagi, kembali ke prosedur PS-BAI- 03 aktivitas nomor 1.

5. File Terkait

▪ FO-BAI-04 Berita Acara Pemeriksaan Barang

▪ FO-BAI-05 Permohonan Penggantian Barang

▪ FO-BAI-06 Berita Acara Serah Terima Barang

Aktivitas Stakeholder

File Terkait T

1. Melakukan pemeriksaan barang

2. Menentukan apakah barang sudah sesuai dan dapat diterima atau terdapat ketidaksesuaian

(23)

Page 22 of 36 dengan perjanjian yang

sudah dibuat

3. Jika barang sudah sesuai dengan perjanjian yang telah dibuat, maka lanjut ke prosedur bagian 4, jika terdapat kesalahan atau ketidak sesuaian, maka lanjut pada nomor 7

4. Membuat berita acara pemeriksaan barang

FO-BAI-05 Berita Acara Pemeriksaan Barang 5. Membuat berita acara

serah terima barang

FO-BAI-07 Berita Acara Serah Terima Barang 6. Menyerahkan berita

acara pada stakeholder yang bersangkutan, yaitu KJ, K, dan PP 7. Melaporkan pada PP

bahwa terdapat ketidaksesuaian antara barang yang diterima dengan spesifikasi yang diajukan

FO-BAI-06 Permohonan Penggantian Barang u

l a i a

(24)

Page 23 of 36

1.4. PS-BAI-04 MENUTUP PROYEK PENGADAAN 1. Deskripsi

Menyelesaikan pembayaran dan menutup seluruh aktivitas pengadaan secara resmi disertai dengan laporan keseluruhan proyek.

Stakeholder jurusan yang dimaksud terdiri dari kepala jurusan (KJ), bagian keuangan (K), teknisi (T) dan stakeholder eksternal vendor (V), Pejabat Pengadaan (PP).

Tujuan Indikator Kinerja

Mengakhiri proyek pengadaan tahunan ▪ Adanya pencatatan barang yang telah diadakan

▪ Adanya tanda tangan KJ pada catatan aset TI sebagai tanda berakhirnya proyek pengadaan tahunan

4. Aktvitias

1. T mencatat barang (aset TI) hasil pengadaan.

2. T memberikan kode pada masing-masing aset TI hasil pengadaan.

3. T memberikan catatan aset TI hasil pengadaan kepada KJ.

4. KJ memeriksa barang beserta kodenya.

5. KJ memberikan tanda tangan pada hasil catatan aset TI hasil pengadaan.

5. File Terkait

▪ FO-BAI-07 Catatan Aset Teknologi Informasi

6. Flow Diagram Aktivitas

Aktivitas Stakeholder

Dokumen Terkait

KJ T

1. Mencatat barang (aset TI) hasil pengadaan

FO-BAI-07 Catatan Aset Teknologi Informasi

2. Memberikan ID/kode pada masing-masing aset TI hasil pengadaan 3. Memberikan catatan

aset TI hasil pengadaan kepada KJ

4. Memeriksa barang beserta kodenya

FO-BAI-02 Panitia Pengadaan 5. Memberikan tanda

tangan pada hasil catatan aset TI hasil pengadaan

M u l a i a

u l a i a

(25)

Page 24 of 36

Pengadaan Aset TI dengan Harga < 50 Juta Rupiah

2. Prosedur Pengadaan Mandiri

2.1. PS-BAI-001 PROSEDUR PENGADAAN ASET TI 1. Deskripsi

Memberikan panduan kepada stakeholder Jurusan Sistem Informasi ketika ingin melakukan pengadaan aset teknologi informasi jurusan dengan harga kurang dari 50 juta rupiah.

2. Definisi Stakeholder & Civitas

Istilah civitas (C) yang akan digunakan di dalam prosedur pengadaan mandiri ini adalah bisa salah seorang atau beberapa dari stakeholder jurusan.

3. Tujuan dan Indikator Kinerja

Tujuan Indikator Kinerja

Mengetahui kebutuhan aset TI di jurusan SI Terbentuknya dokumen kebutuhan aset TI untuk diadakan

4. Aktivitas

1. C menulis daftar aset TI yang dibutuhkan.

2. C mengajukan daftar aset TI yang dibutuhkan kepada KJ.

3. KJ menyetujui permohonan pengadaan aset TI yang diajukan oleh C.

4. C memberikan bukti persetujuan dari KJ kepada T jurusan untuk segera dilakukan pembelian terhadap barang yang terkait.

5. T membeli barang yang diajukan oleh C.

6. T menerima barang yang dibeli dan menyesuaikan dengan kebutuhan.

7. K melakukan pembayaran terhadap barang yang baru dibeli.

5. File Terkait

▪ FO-BAI-03 Pengajuan Barang

Aktivitas Stakeholder Dokumen Terkait

KJ C T K

1. Menulis daftar aset TI yang dibutuhkan

FO-BAI-03 Pengajuan Barang

2. Mengajukan

kebutuhan aset TI kepada KJ

3. Menyetujui pengajuan aset TI

4. Memberikan bukti persetujuan dari KJ kepada T jurusan

M u l a i a

(26)

Page 25 of 36 untuk segera dilakukan

pembelian terhadap barang yang terkait 5. Membeli barang yang

diajukan oleh C 6. Menerima barang yang

dibeli dan

menyesuaikan dengan kebutuhan

7. Melakukan

pembayaran terhadap barang yang baru dibeli

u l a i a

(27)

Page 26 of 36

FORMULIR

1. FO-BAI-01 Penentuan Manajer Pengadaan 2. FO-BAI-02 Panitia Pengadaan

3. FO-BAI-03 Pengajuan Barang

4. FO-BAI04 Mengawasi dan Mengontrol Pengadaan 5. FO-BAI05 Berita Acara Pemeriksaan Barang

6. FO-BAI-06 Permohonan Penggantian Barang

7. FO-BAI-07 Berita Acara Serah Terima Barang

(28)

Page 27 of 36

3. Formulir

JURUSAN SISTEM INFORMASI FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI

INSTITUT TEKNOLOGI SEPULUH NOPEMBER

SURABAYA

LEMBAR PENGESAHAN FORMULIR

DIBUAT OLEH DISAHKAN OLEH

Manajer Pengadaan Kepala Jurusan

Tanggal: Tanggal:

Judul : FORUMULIR No. Dokumen : ...

Revisi : ...

Jumlah Copy :

(29)

Page 28 of 36

FO-BAI-01 PENENTUAN MANAJER

FORMULIR PENENTUAN MANAJER Identitas Pelapor

Nama : Aris Tjahyanto

NIP : 131000100000001213 Jabatan : Kepala Jurusan

Departemen : Sistem Informasi

Waktu 6 Januari 2016

Lokasi Aula Jurusan Sistem Informasi

Manajer yang Disetujui Nanok

Surabaya, 6 Januari 2016

Disetujui Oleh

Aris Tjahyanto NIP. 131000100000001213

(30)

Page 29 of 36

FO-BAI-02 PANITIA PENGADAAN

FORMULIR PANITIA PENGADAAN

Identitas Pelapor

Nama : Aris Tjahyanto NIP : 131000100000001213 Jabatan : Kepala Jurusan Departemen : Sistem Informasi

Waktu Pembuatan Selasa, 10 Januari 2016

Lokasi Ruang Sidang, Jurusan Sistem Informasi ITS

Susunan Panitia

Nama NIP Jabatan

Nanok 3100002000100 Manajer

Rio 3204000129192 Teknisi

Roki 1203239029101 Keuangan

Surabaya, 6 Januari 2016

Disetujui Oleh

Aris Tjahyanto NIP. 131000100000001213

(31)

Page 30 of 36

FO-BAI-03 PENGAJUAN BARANG

FORMULIR PENGAJUAN BARANG

Identitas Pengaju

Nama : Rully Hendrawan NIP : 52011000001211 Jabatan : Kepala Laboraturium

Departemen : Laboraturium Sistem Enterprise

No. Jenis Fasilitas/Peralatan/

Perlengkapan Jumlah Spesifikasi

1. Monitor 10 Dual core, RAM 4 GB

Surabaya, 20 Januari 2016 Pengaju Disetujui Oleh

Rully Hendrawan Aris Tjahyanto

NIP. 52011000001211 NIP. 131000100000001213

(32)

Page 31 of 36

FO-BAI-04 BERITA ACARA PEMERIKSAAN BARANG

FORMULIR PEMERIKSAAN BARANG

Identitas Pelapor

Nama : Nanok

NIP : 123283409018210982 Jabatan : Manajer Pengadaan

Waktu Selasa, 8 Maret 2016

Lokasi Ruang Sidang Rektorat, Lantai 1

Berita Acara Acara berjalan dengan lancar. Pemeriksaan barang telah

dilakukan pada keseluruhan barang. Hasilnya, semua barang telah sesuai dengan spesifikasi yang telah diajukan. Serta barang tidak ada yang cacat.

Barang yang Diperiksa

No

Jenis

Fasilitas/Peralatan/

Perlengkapan

Jumlah Spesifikasi Keterangan

1 Monitor 10 Dual core, RAM 4

GB 10 barang kondisi baik

Surabaya, 8 Maret 2016

Pelapor

Nanok

NIP. 123283409018210982

(33)

Page 32 of 36

FO-BAI-05 PERMOHONAN PENGGANTIAN BARANG

FORMULIR PENGGANTIAN BARANG

Identitas Pelapor

Nama : Nanok

No. Jenis Fasilitas/Peralatan/

Perlengkapan Jumlah Keterangan

1 LCD 2

LCD tidak sesuai dengan spesifikasi yang diajukan. Sehingga tidak bisa digunakan sesuai dengan komputer

yang ada.

Pelapor Disetujui Oleh

Nanok Aris Tjahyanto NIP. 52011000001211 NIP. 131000100000001213

(34)

Page 33 of 36

FO-BAI-06 BERITA ACARA SERAH TERIMA BARANG

FORMULIR SERAH TERIMA BARANG

Identitas Pelapor

Nama : Nanok

Waktu Selasa, 8 Maret 2016

Lokasi Ruang Sidang Rektorat, Lantai 1

Berita Acara Penyerahan barang telah dilakukan dengan lancar. Barang telah

saya terima semua.

Barang yang Diterima

No

Jenis

Perlengkapan

Jumlah Spesifikasi Keterangan

1 Monitor 10 Dual core, RAM 4

GB 10 barang kondisi baik

Pelapor

Nanok

NIP. 123283409018210982

(35)

Page 34 of 36

FO-BAI-07 CATATAN ASET TEKNOLOGI INFORMASI

CATATAN ASET TEKNOLOGI INFORMASI Aset Teknologi Informasi

Kode

Jenis

Perlengkapan

Spesifikasi Keterangan

SI01/2016 Monitor Dual core, RAM 4 GB Baik

Pelapor Disetujui Oleh

Nanok Aris Tjahyanto NIP. 52011000001211 NIP. 131000100000001213

(36)

Page 35 of 36

LAMPIRAN

1. HASIL WAWANCARA

Hasil Wawancara (Pengelolaan Pengadaan TI di jurusan SI) TARGET:MAS NANOK

1. Apakah terdapat prosedur yang baku/khusus (SOP) dalam proses pengadaan aset TI?

Tidak ada, hanya mengacu pada Perpres No. 4 Tahun 2015 tentang “Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah”

2. Apakah terdapat dokumentasi terhadap proses pengadaan aset?

Tidak ada

3. Setelah proses pengadaan selesai, dari dokumentasi tersebut apakah dilakukan evaluasi, serta monitoring lebih lanjut dari aset?

Tidak ada evaluasi lebih lanjut setelah pengadaan selesai

4. Apakah proses pengadaan disosialisasikan kepada pihak-pihak terkait?

Ya

5. Apakah ada kebijakan/aturan terkait yang khusus mengatur tentang pengadaan aset TI (yang mungkin menghambat)?

Tidak ada

6. Siapa pihak yang bertanggung jawab dalam mengelola pengadaan aset Kepala Jurusan

7. Apakah pengadaan aset TI dilakukan secara berkala?

Ya, perencanaan pengadaan dilakukan saat RAB di awal tahun 8. Siapakah yang menginisiasi pengadaan aset baru?

Kepala jurusan, dengan masukan dari masing-masing divisi 9. Siapa saja pihak yang terkait dalam proses pengadaan aset TI?

Kepala jurusan,

10. Ada kendala apa saja dalam proses pengadaan selama ini?

Tidak ada, hanya saja tidak semua request pengadaan akan disetujui / diterima

(37)

Page 36 of 36 Prosedur Pengadaan Aset TI berharga > 50 juta

Pengadaan umum  50 juta & <200 juta → Kajur buat SK panitia pengadaan (siapa saja yang melakukan pengadaan) → Kajur memberikan Surat permohonan pengadaan (usulan/list barang beserta spesifikasi tanpa menyebutkan merek) ke PPK (pejabat pengambil keputusan (per fakultas ada 1: FTif bu Erma)) → PPK menentukan harga perkiraan sendiri → PPK menunjuk pejabat pengadaan untuk melakukan pengadaan → Pejabat pengadaan membuat pengumuman/undangan pengadaan langsung untuk vendor → Pemberian penjelasan pengadaan ke vendor (spesifikasi,dll) → Pemasukan dokumen penawaran dari vendor → Evaluasi penawaran, kualifikasi, negosiasi (dari segi harga dan kesesuaian)

→ Berita acara hasil pelelangan → Penentuan pemenang → Pengumuman pemenang → Sanggahan banding → Jika ada sanggahan akan dievaluasi oleh PPK → Pemenang bisa direvisi tergantung hasil re-evaluasi

Jika tidak ada sanggahan:

Surat pernyataan kesanggupan oleh vendor yang menang → Keluar spk dari ppk (dengan berisi deadine waktu pengerjaan untuk vendor) → Jika telat 1 hari, vendor bayar 1% dari total kontrak → Pelaksanaan selesai → Berita acara pemeriksaan → Berita acara serah terima → Persetujuan pembayaran

Notes

▪ RAB (Rencana Anggaran belanja, dibuat awal tahun, bisa diubah 3 bulan sekali)

▪ Jika pengadaan barang >200 juta, tanggung jawabnya kita berikan ke ITS

▪ Perpres no.4 tahun 2015

▪ Permasalahan prosedur sekarang untuk pengadaan IT: tidak ada guide yang khusus untuk bagaimana merencanakan apa yang harus diadakan

▪ Aset yang akan diadakan didapatkan dari raker, tiap divisi mempresentasikan visi misi yang kemudian, tetap kajur yang memustuskan diterima atau enggak