Teknik Analisis Masalah: Gap Analysis dan SWOT Analysis
January 10th, 2015 | by Budi Hermana | in Manajemen | No Comments
Gap Analysis adalah perbandingan kinerja aktual dengan kinerja potensial atau yang diharapkan.
Metode ini merupakan alat evaluasi bisnis yang menitikberatkan pada kesenjangan kinerja perusahaan saat ini dengan kinerja yang sudah ditargetkan sebelumnya, misalnya yang sudah tercantum pada rencana bisnis atau rencana tahunan pada masing-masing fungsi perusahaan. Analisis kesenjangan juga mengidentifikasi tindakan-tindakan apa saja yang diperlukan untuk mengurangi kesenjangan atau mencapai kinerja yang diharapkan pada masa datang. Selain itu, analisis ini memperkirakan waktu, biaya, dan sumberdaya yang dibutuhkan untuk mencapai keadaan perusahaan yang diharapkan.
SWOT Analysis adalah alat untuk mendokumentasikan kekuatan (Strength) dan kelemahan (Weakness) pada internal bisnis serta peluang (Opportunity) dan ancaman (Threat) dari lingkungan eksternal.
Analisis SWOT membantu perusahan untuk menilai masalah-masalah di dalam dan di luar organisasi atau perusahaan. Analisis ini sering digunakan dalam pemasaran atau bisnis secara umum sebagai metode untuk mengidentifikasi pesaing dari strategi perusahaan yang sudah disusun. Analisis SWOT melakukan evaluasi terhadap kekuatan, kelemahan, peluang, dan tantangan sebagai basis dalam penentuan strategi dalam konteks persaingan di industri. Perusahaan sering menggunakan analisis SWOT dalam format bagan yang dibagi-bagi dalam beberapa bagian atau kuadran yang dapat digunakan sebagai basis penyusunan strategi perusahaan. Strategi pada setiap kuadran disusun sesuai dengan hasil pemetaan terhadap kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman. Misalnya, empat kuadran terbentuk jika kekuatan dan kelemahan diletakkan sebagai dua kolom dan peluang dan ancaman diletakkan
sebagai 2 baris pada bagan SWOT.
Analisis Gap (jarak) adalah suatu metode/alat membantu suatu lembaga membandingkan performansi actual dengan performansi potensi. Operasionalnya dapat diungkapkan dengan dua pertanyaan berikut:
“Dimana kita sekarang?” dan “Dimana kita inginkan?”.
Tujuan analisis gap untuk mengidentifikasi gap antara alokasi optimis dan integrasi input, serta ketercapaian sekarang. Analisis gap membantu organisasi/lembaga dalam mengungkapkan yang mana harus diperbaiki. Proses analisis gap mencakup penetapan, dokumentasi, dan sisi positif keragaman keinginan dan kapabilitas (sekarang).
Analisis gap dapat ditinjau dari perbedaan perspektif tentang : lembaga/organisasi, arah organisasi, proses organisasi, teknologi informasi. Analisis gap dapat menjadi dasar untuk mengukur investasi waktu, uang, dan tenaga kerja yang dipakai, variabel ini dapat diukur melalui skala interval: ’baik, rata- rata, dan kurang’. Kebanyakan analisis gap ditinjau dari : gap produk dan gap kompetitif.
Dalam bisnis analisa gap digunakan untuk menentukan langkah-langkah apa yang perlu diambil untuk berpindah dari kondisi saat ini ke kondisi yang diinginkan atau keadaan masa depan yang diinginkan. Banyak orang menyebutnya menjadi analisa kebutuhan dan gap, penilaian kebutuhan atau analisis kebutuhan saja. Analisa gap dapat juga diartikan sebagai perbandingan kinerja aktual dengan kinerja potensial atau yang diharapkan. Sebagai metoda, analisa gap digunakan sebagai alat evaluasi bisnis yang menitikberatkan pada kesenjangan kinerja perusahaan saat ini dengan kinerja yang sudah ditargetkan sebelumnya. Analisis ini juga mengidentifikasi tindakan- tindakan apa saja yang diperlukan untuk mengurangi kesenjangan atau mencapai kinerja yang diharapkan pada masa datang. Lebih dari itu analisis ini juga memperkirakan waktu, biaya, dan sumberdaya yang dibutuhkan untuk mencapai keadaan perusahaan yang diharapkan.
Analisa gap terdiri dari tiga komponen faktor utama yaitu: 1). daftar karakteristik (seperti atribut, kompetensi, tingkat kinerja) dari situasi sekarang (apa yang saat ini), 2). daftar apa yang diperlukan untuk mencapai tujuan masa depan (apa yang harus), dan 3). daftar kesenjangan apa yang ada dan perlu diisi. Analisis kesenjangan akan memicu organisasi atau perusahaan untuk merenung status dan kemampuan apa yang saat ini dimiliki oleh organisasi dan bertanya ingin berada dimana di masa depan. Jadi dengan lain kata analisa gap adalah studi yang dibuat untuk
mengidentifikasi apakah sistem saat ini telah memenuhi kebutuhan. Analisa gap mengidentifikasikan gap (kesenjangan) antara bagaimana operasi bisnis diperlukan untuk melawan apa yang dinginkan tetapi belum atau tidak bisa penuhi. Dengan sendirinya alternatif- alternatif akan dikembangkan pada saat gap fungsi ditemukan. Gap diubah sesuai dengan proses bisnis, laporan yang diinginkan atau penyesuaian perangkat yang digunakan. Sasaran awal dari analisa gap adalah: mengumpulkan requirement dari perusahaan, menentukan penyesuaian (customization) yang diperlukan, memastikan sistem yang baru memenuhi kebutuhan proses bisnis perusahaan, memastikan bahwa proses bisnis akan menjadi best practice, dan
mengidentifikasikan permasalahan yang membutuhkan perubahan kebijakan perusahaan.
Bagaimana dengan langkah-langkahnya, dari beberapa ahli dapat disimpulkan sebagai berikut:
1). Ranking Requirements, yaitu memastikan proses bisnis dapat diakomodasikan selama implementasi sistem yang baru dan memastikan area-area yang penting bagi organisasi yang memberikan nilai tambah bagi perusahaan dalam meningkatkan proses bisnis; 2). Degree of Fityaitu menentukan sejauh mana kebutuhan dapat diakomodir oleh sistem yang baru; 3) Gap Resolution yaitu menentukan alternative dan merekomendasikan solusi untuk mengatasi gap yang ada. Suatu analisis kesenjangan, yang membandingkan kinerja bisnis yang sebenarnya dengan kinerja yang ideal, yang sering digunakan dalam hubungannya dengan analisis kebutuhan yang memaksimalkan “potensi pertumbuhan bisnis” adalah suatu contoh penggunaan analsis gap.
Apakah analisa gap berkaitan dengan pengembangan teknologi informasi?. Eko Indrajit menuliskannya dalam paper berjudul “Teknik Analisa Gap Pengembangan Teknologi Informasi”
dengan referensi utama bukunya Michael J. Earl dengan judul Management Strategies for Information Technology (1989).
2.2.3 Gap Analysis
2.2.3.1 PengertianGap Analysis
Menurut pendapat Ray, R. (2011, p163), Gap Analysis merupakan analisis kesenjangan antara daftar kebutuhan bisnis, yang diakibatkan oleh berbagai alasan.
Sehingga dibutuhkan suatu upaya untuk mengidentifikasi bagian mana yang ternyata mungkin memiliki gaps, sebab mustahil untuk menemukan suatu bagian yang 100% fit atau sempurna.
Mengacu pada pendapat dari Bens, I. (2011, p160), Gap Analysis memiliki
arti yaitu mengidentifikasi langkah-langkah yang hilang, yang diperlukan untuk mencapai tujuan. Gap Analysis adalah alat perencanaan yang menciptakan pandangan bersama tentang apa yang perlu dilakukan untuk menghilangkan
kesenjanagan antara keadaan sekarang dan masa depan yang diinginkan.
2.2.3.2 TujuanGap Analysis
Bens, I. (2011, p160) berpendapat bahwa tujuan dari Gap Analysis adalah untuk mendorong review realistis dari sekarang dan membantu mengidentifikasi hal-hal yang perlu dilakukan untuk sampai pada keinginan masa depan.
Gap Analysis bertujuan untuk mengevaluasi kebutuhan pengguna terhadap sistem dan mengidentifikasi apakah ada fit atau gap antara kebutuhan dan pengguna dengan sistem. Fit berarti kebutuhan (requirement ) terpenuhi oleh sistem.
Sedangkan Gap berarti kebutuhan (requirement ) tidak terpenuhi oleh sistem.
Tujuan dari Fit Gap Analysis adalah:
1. Mengumpulkan requirement dari perusahaan.
2. Langkah awal untuk menentukan penyesuaian (customization) yang diperlukan.
3. Memastikan sistem yang baru memenuhi kebutuhan proses bisnis perusahaan.
4. Memastikan bahwa proses bisnis akan menjadi “ best practice”.
5. Mengidentifikasi permasalahan yang membutuhkan perubahan kebijakan.
2.2.3.3 F unctionality Gap(Kesenjangan Fungsi)
Functionality Gap dibagi menjadi lima jenis, yaitu:
1. ERP mendukung proses, tetapi perusahaan melakukan dengan cara yang berbeda tanpa alasan.
Jika perusahaan memiliki cara yang berbeda dalam menjalankan proses
bisnis (misalnya: proses pengadaan) dari apa yang disarankan oleh ERP
standar, maka kesenjangan ditemukan. Perusahaan sering mengotomatisasi
cara yang mereka lakukan sekarang dan hal itu mungkin memerlukan
perkembangan dalam ERP. Proses ini harus diselidiki secara rinci dan jika
tidak ada manfaat khusus dalam melakukannya dimana cara tersebut
berbeda dari ERP, maka proses ini perlu diubah dengan cara ERP.
2. ERP mendukung proses, tetapi perusahaan melakukan dengan cara yang berbeda untuk alasan tertentu.
Ini adalah proses dimana perusahaan ingin melakukan bagian dari proses secara berbeda dari standar ERP untuk alasan bisnis yang spesifik.
3. ERP tidak mendukung proses
Dalam banyak kasus, ini adalah proses industri tertentu atau perusahaan tertentu. Perbedaan dengan sebelumnya adalah pengganti bagian dari proses, proses penuh itu sendiri tidak didukung. Pengembangan kategori
ini kompleks dan mungkin memerlukan biaya dan usaha yang besar.
Solusi ERP semakin berusaha untuk menjembatani kesenjangan ini dengan
pemahaman yang lebih baik dari kebutuhan spesifik industri dan solusi industri yang baru. Namun, jumlah kesenjangan ( gap) selalu diharapkan muncul dalam kategori ini dan biasanya dapat dijumpai oleh konfigurasi- konfigurasi atau mengembangkan "Perangkat Tambahan" dari pembawaan yang kompleks.
4. ERP sendiri tidak akan mendukung proses dan membutuhkan baut tambahan.
Hal ini biasanya didefinisikan sebagai scope creep. Misalnya, setiap solusi
ERP memiliki kemampuan optimasi (yang adalah aplikasi rantai pasokan
perencanaan). Jika beberapa kebutuhan memerlukan perencanaan, melihat
kapasitas yang sebenarnya tersedia dalam dasar penjualan atau berdasarkan
kendala, maka solusi ERP tidak akan berada dalam posisi untuk
melakukannya. Dengan cara yang sama, jika seseorang ingin mengelola
seluruh proses pengembangan semua produk dalam ERP, ada kemungkinan
yang tinggi memiliki area dimana ERP tidak mendukung hal ini (ini
didukung oleh kategori khusus dari aplikasi yang disebut Product Lifecycle
Management atau PLM)
5. ERP dapat mendukung proses tetapi kebutuhan bisnis seperti daftar keinginan
Dalam banyak kasus kebutuhan bisnis adalah pernyataan, daftar keinginan atau yang sangat generik seperti “ERP harus memberi kan visibilitas dari ujung ke ujung”. Merupakan hal yang penting untuk t erlebih dahulu mendefinisikan ruang lingkup kebutuhan dengan sangat jelas dan batasan
untuk sesuatu yang dapat dikelola dan dapat dicapai selama jangka waktu proyek. Ekspektasi manajemen dari pengguna bisnis adalah penting disini karena kadang-kadang dalam mencoba untuk mencapai hal ini mungkin membutuhkan banyak investasi dalam hal waktu dan biaya dengan hasil yang sangat sedikit. Sebagian dari kesenjangan ini mungkin tetap sebagai kesenjangan dan perusahaan hanya perlu meninggalkan kesenjangan mereka.
2.2.3.4 Cara MelakukanGap Analysis
Menurut Bens, I. (2011, p160), ada enam langkah dalam melakukan Gap Analysis, yaitu:
a. Langkah 1: Mengidentifikasi situasi mendatang. Menggunakan alat seperti visi atau pendekatan lain yang menghasilkan gambar dimana suatu kelompok ingin berada pada waktu tertentu. Deskripsi dari gambaran masa depan harus rinci. Melakukan posting informasi di sisi kanan dinding kosong yang besar.
b. Langkah 2: Mengidentifikasi situasi sekarang. Menjelaskan komponen yang sama yang ditampilkan dalam situasi mendatang, hanya melakukannya dalam sekarang ini. Sekali lagi, sangat rinci. Melakukan posting ide-ide yang dihasilkan di sisi kiri dinding ruang kerja.
c. Langkah 3: Meminta anggota untuk bekerja dengan mitra untukmengidentifikasi kesenjangan ( gap) antara masa sekarang ( present ) dan masa depan ( future).
d. Langkah 4: Ketika mitra telah menyelesaikan diskusi mereka, berbagi ide sebagai kelompok total dan melakukan posting kesenjangan antara
"sekarang" dan "masa depan".
Gambar 2.13 Langkah-langkah Melakukan Gap Analysis
Sumber: Bens, I. (2011), Facilitating with Ease!: core skills for facilitators, team
leaders,and members, managers,consultants, and trainers.
e. Langkah 5: Ketika ada kesepakatan mengenai kesenjangan, maka akan membagi kelompok besar menjadi beberapa subkelompok. memberikan setiap kelompok satu atau lebih item kesenjangan untuk memecahkan masalah atau melakukan rencana tindakan.
f. Langkah 6: Memasang kembali seluruh kelompok untuk mendengar rekomendasi dan rencana tindakan. Mintalah anggota untuk mengesahkan rencana, kemudian membuat mekanisme tindak lanjut ke depan.
2.2.3.5 Tahap MenganalisisGap
Tahap selanjutnya dalam tahap analisis adalah menentukan tingkat kesesuaian (degree of fit ) diantara kebutuhan pengguna dan perangkat lunak, serta menentukan sejauh mana kebutuhan atau requirement dapat diakomodir oleh sistem yang baru. Kategori ini terdiri dari:
Tabel 2.1 Degree of Fit dalam Analisis Gap
Kode Nama Keterangan
F Fit Kebutuhan seluruhnya dapat dipenuhi oleh software.
G Gap Softwaretidak dapat memenuhi kebutuhan pengguna.
Kritik (komentar) dan saran alternatif yang dibuat akan menghasikan rekomendasi untuk melakukan customization terhadap software.
P Partial Fit Software mempunyai fungsi yang memenuhi kebutuhan. Perubahan sementara, laporan khusus atau customizations, akan dibutuhkan agar dapat
memenuhi kebutuhan secara maksimal di kemudian hari.
2.2.3.6 Gap Development Options
Ray, R. (2011, p168) berpendapat bahwa ada empat cara yang berbeda di mana sistem ERP dapat disesuaikan untuk memenuhi persyaratan, yaitu:
1. Customer Development (Pengembangan Pelanggan): Sistem ERP berisi namespace dari pelanggan dimana perusahaan tertentu tersebut kepunyaan
sendiri (dalam hal ini perusahaan menerapkan solusi ERP) tempat
penyimpanan objek dapat diciptakan.
2. Enhancements (Perangkat Tambahan): Hal ini memungkinkan pelanggan untuk meningkatkan tempat penyimpanan objek ERP tanpa menggunakan modifikasi.
3. Customising (Penyesuaian): Hal ini adalah dimana parameter sistem ditetapkan. Penyesuaian merupakan bagian wajib dalam menyiapkan sistem ERP.
4. Modification (Modifikasi): Modifikasi adalah perubahan ke tempat penyimpanan objek ERP. Ketika sistem ditingkatkan, semua versi dari
objek yang dimodifikasi harus dibandingkan dengan versi ERP yang baru dan disesuaikan.
2.2.2 KonsepGap Analysis (Analisis Kesenjangan)
Gap analysis merupakan salah satu alat yang dapat digunakan untuk mengevaluasi kinerja perusahaan, khususnya dalam upaya penyediaan pelayanan publik. Hasil analisis tersebut dapat menjadi input yang berguna bagi perencanaan dan penentuan prioritas anggaran di masa yang akan datang. Selain itu, gap analysis atau analisis kesenjangan juga merupakan salah satu langkah yang sangat penting dalam tahapan perencanaan maupun tahapan evaluasi kinerja. Metode ini merupakan salah satu metode yang umum digunakan dalam pengelolaan manajemen internal suatu lembaga. Secara harafiah kata “ gap” mengindikasikan adanya suatu perbedaan (disparity) antara satu hal dengan hal lainnya.[3]
Di bidang bisnis dan manajemen, gap analysis diartikan sebagai suatu metode pengukuran bisnis yang memudahkan perusahaan untuk membandingkan kinerja actual dengan kinerja potensialnya. Dengan demikian, perusahaan dapat mengetahui sector, bidang, atau kinerja yang sebaiknya diperbaiki atau ditingkatkan. Gap analysis bermanfaat untuk mengetahui kondisi terkini dan tindakan apa yang akan dilakukan dimasa yang akan datang. Secara sederhana pengukuran kinerja dengan menggunakan pendekatan ini digambarkan pada
Gambar 2.2 . [3]
Gambar 2.2 Pengukuran Kinerja pada Gap Analisis
Dari berbagai definisi mengenai gap analysis, dapat diambil kesimpulan bahwa secara umum, gap analysis dapat didefinisikan sebagai suatu metode atau alat
yang digunakan untuk mengetahui tingkat kinerja suatu lembaga atau institusi.
Dengan kata lain, gap analysis merupakan suatu metode yang digunakan untuk mengetahui kinerja dari suatu sistem yang sedang berjalan dengan sistem standar.
Dalam kondisi umum, kinerja suatu institusi dapat tercermin dalam sistem operational maupun strategi yang digunakan oleh suatu institute.
Gap akan bernilai (+) positif bila nilai aktual lebih besar dari nilai target, sebaliknya bernilai (-) negative apabila nilai target lebih besar dari nilai aktual.
Apabila nilai target semakin besar dan nilai aktual semakin kecil maka akan diperoleh gap yang semakin melebar.
Secara singkat, gap analysis bermanfaat untuk: [3]
2. Menilai seberapa besar kesenjangan antara kinerja aktual dengan suatu standar kinerja yang diharapkan.
3. Mengetahui peningkatan kinerja yang diperlukan untuk menutup kesenjangan tersebut,dan
4. Menjadi salah satu dasar pengambilan keputusan terkait prioritas waktu dan biaya yang dibutuhkan untuk memenuhi standar pelayanan yang telah ditetapkan.
Beberapa alasan penting dipergunakannya metode gap analysis antara lain karena sebagai berikut:
5. Dapat digunakan untuk mengukur kinerja perusahaan terhadap masa lalu. Hal ini berguna dalam menentukan keberhasilan relative sepanjang waktu dengan melihat periode yang berbeda.
6. Dapat menentukan efektivitas metode pengukuran.
7. Dapat digunakan sebagai alat perencanaan strategis dengan melihat kinerja saat ini, target kinerja dan perbedaannya. [10]
2.2.2.1 Persyaratan Gap Analysis
Berikut kebutuhan-kebutuhan dalam persyaratan gap analysis, sebagai berikut ;
1 Kebutuhan yang paling mendasar adalah konstan, efektif, dan proaktif manajemen. Manajemen yang efektif diperlukan di seluruh tahap
perencanaan, tahap pelaksanaan dan tahap transformasi dakri keadaan yang diinginkan. Tanpa ini, gap analysis tidak memiliki kesempatan untuk memberikan manfaat yang dikehendaki pleh perusahaan
2 Persyaratan paling penting adalah penelitian perusahaan harus menjalani operasi baik internal daan eksternal lingkungan bisnis. Penelitian ini memberikan informasi yang diperlukan untuk lebih memahami keadaan serta pengetahuan yang dibutuhkan untuk merencanakan dengan baik jumlah waktu, uang dan sumber daya yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan bisnis tertentu dan tujuan yang memimpin perusahaan ke arah yang dikehendaki.
3 Dan persyaratan lain adalah analisis celah bisnis yang berhasil mengembangkan dan menerapkan faktor-faktor yang di ukur keberhasilan menuju yang dikehendakinya. Faktor penentu keberhasilan harus dapat dibedakan antara keberhasilan dan kegagalan bisnis.
2.2.2.2 PerhitunganGap Analysis
Perhitungan nilai skor untuk setiap pasangan faktor yang sedang dikalkulasi kesenjangannya. Sebagai contoh, apabila sedang menghitung kesenjangan antara kinerja karyawan dengan tingkat suatu jabatan yang ada pada lembaga/instansi tersebut, maka dilakukan perhitungan kinerja karyawan (profil karyawan) dan perhitungan tingkat jabatan (profil jabatan). [3]
1. Untuk perhitungan diatas, kesenjangan untuk dihitung sebagai berikut : Kesenjangan (G) = Profil karyawan – Profil Jabatan
2. Perhitungan rata-rata skor dilakukan menggunakan formula berikut :
Keterangan :
R : Nilai skor
X : Variable yang di ukur
N : Jumlah variable
3. Perhitungan hasil akhir menggunakan formula sebagai berikut : Ha : (x)% + …… +(x)
Keterangan : Ha : Hasil akhir R : Nilai skor
(x)% : Nilai persen yang diinputkan
4. Keterangan hasil perhitungan gap analisis
a. Apabila G < 0, maka profil karyawan lebih rendah daripada profil jabatan. Dengan demikian, profil karyawan memiliki selisih kurang dari profil jabatan sehingga perlu meningkatkan kinerja dan kualitas karyawan.
b. Apabila G > 0, maka profil karyawan lebih tinggi daripada profil jabatan. Dengan demikian, profil karyawan memiliki selisih lebih
dari profil jabatan sehingga karyawan memiliki kinerja dan kualitas yang baik.
c. Apabila G = 0, maka profil karyawan sama dengan profil jabatan.
Dengan demikian profil karyawan memiliki selisih nol dengan profil jabatan sehingga karyawan memiliki kinerja dan kualitas
yang baik namun tetap perlu ditingkatkan. [3]
Dibawah ini adalah contoh penerapan dari Gap Analysis untuk kenaikan karyawan di PT. Jamsostek.
1 Perhitungan pemetaan Gap Kompetensi
Gap disini adalah beda antara profile jabatan dengan profil karyawan atau dapat ditunjukkan pada rumus dibawah ini :
Gap = Profil Karyawan Profil Jabatan
Sedangkan untuk pengumpulan gap-gap yang terjadi itu sendiri pada tiap sub kriteria mempunyai perhitungan yang berbeda-beda. Untuk lebih jelasnya akan dipaparkan untuk tiap kriterianya, tabel dapat dilihat sebagai berikut
a. Psikologi
Pada kriteria ini, dilakukan proses perhitungan gap antara profil
karyawan dan profil jabatan untuk masing-masing sub kriteria, pada contoh tabel dibawah ini dalam kriteria psikologi berjumlah 5 sub kriteria. Sebagai contoh, dapat dilihat pada tabel 2.1
Tabel 2.1 Kriteria Psikologi
Sub Profile Kriteria Karyawan Profile GAP
kriteria
240060480 232279976 131549871
Kriteria
240060480 232279976 131549871 Jabatan
1_1 4 2 4 5 -1 -3 -1
1_2 3 4 3 4 -1 0 -1
1_3 4 4 3 4 0 0 -1
1_4 4 3 4 4 0 -1 0
1_5 5 4 2 4 1 0 -2
Keterangan :
1_1 : Intelegensial
1_2 : Numerikal
1_3 : Verbal
1_4 : Measurable dan Criteria
1_5 : Under Stress Performance
Dapat dilihat pada Tabel 2.1 bahwa profil jabatan untuk kriteria psikologi adalah sebagai berikut : (1_1) = 5, (1_2) = 4, (1_3) = 4, (1_4) = 4, (1_5) = 4.
Kemudian sebagai contoh, diambil karyawan dengan NPP 240060480 dengan profil karyawan adalah : (1_1) = 4, (1_2) = 3, (1_3) = 4, (1_4) = 4, (1_5) = 5. Sehingga hasil gap yang terjadi untuk sub kriteria psikologi adalah : (1_1) = -1, (1_2) = -1, (1_3) = 0, (1_4) = 0, (1_5) = 1.
b. Kemampuan Khusus
Cara perhitungan untuk field gap-nya pun sama dengan perhitungan pada kriteria psikologi. Contoh perhitungan dapat dilihat pada tabel 2.2 :
Tabel 2.2. Kriteria Kamampuan Khusus
Sub Profile Kriteria Karyawan Profile GAP
kriteria
240060480 232279976 131549871
Kriteria
240060480 232279976 131549871 Jabatan
2_1 2 4 2 4 -2 0 -2
2_2 4 4 4 5 -1 -1 -1
2_3 4 4 4 4 0 0 0
Keterangan
2_1 : Berkomunikasi dua arah
2_2 : Menjaga Kerahasiaan
2_3 : Berbahasa Inggris
Dapat dilihat pada tabel 2.2 bahwa profil jabatan meliputi : (2_1) = 4, (2_2)
= 5, (2_3) = 4. Kemudian diambil contoh untuk profil dari karyawan dengan NPP 240060480 dengan kriteria sebagai berikut : (2_1) = 2, (2_2)
= 4, (2_3) = 4. Sehingga hasil gap yang terjadi untuk tiap sub kriterianya adalah : (2_1) = -2, (2_2) = -1, (2_3) = 0.
Setelah didapatkan tiap gap masing-masing karyawan maka tiap profil karyawan diberi bobot nilai dengan patokan tabel bobot nilai gap. Seperti yang data dilihat pada tabel 2.3.
Tabel 2.3 Keterangan Bobot Nilai Gap
No Selisih Bobot Nilai Keterangan
1 4 5 Kompetensi individu kelebihan 4 tingkat / level 2 3 4,5 Kompetensi individu kelebihan 3 tingkat / level 3 2 4 Kompetensi individu kelebihan 2 tingkat / level 4 1 3,5 Kompetensi individu kelebihan 1 tingkat / level
5 0 3 Tidak ada selisih
6 -1 2,5 Kompetensi individu kekurangan 1 tingkat / level 7 -2 2 Kompetensi individu kekurangan 2 tingkat / level 8 -3 1,5 Kompetensi individu kekurangan 3 tingkat / level 9 -4 1 Kompetensi individu kekurangan 4 tingkat / level
Sehingga tiap karyawan akan memiliki tabel bobot seperti contoh- contoh tabel yang ada dibawah ini
Tabel 2.4 Hasil Pemetaan Gap Kompetensi
Sub Gap Keterangan bobot nilai
kriteria 240060480 232279976 131549871 240060480 232279976 131549871
1_1 -1 -3 -1 2,5 1,5 2,5
1_2 -1 0 -1 2,5 3 2,5
1_3 0 0 -1 3 3 2,5
1_4 0 -1 0 3 2,5 3
1_5 1 0 -2 3,5 3 2
2_1 -2 0 -2 2 3 2
2_2 -1 -1 -1 2,5 2,5 2,5
2_3 0 0 0 3 3 3
Dengan profil karyawan seperti pada tabel di atas dan dengan acuan pada
tabel bobot nilai gap, seperti ditunjukkan pada tabel 2.3.
2 Perhitungan Nilai Total
Dari hasil perhitungan tiap kriteria di atas kemudian dihitung nilai total berdasarkan jumlah bobot nilai dan jumlah sub kriteria. Untuk perhitungannya dapat ditunjukkan pada rumus di bawah ini :
Nilai total (Psikologi, Kamampuan khusus) = Jumlah bobot nilai keriteria Jumlah sub kriteria
Tabel 2.5 Hasil Perhitungan Nilai Rata-rata Kriteria
Kriteria
NPP
240060480 232279976 142519871
Np 2,900 2,600 2,500
Nk 2,500 2,833 2,500
Penghitungan untuk tiap kriteria dijumlahkan sesuai rumus dan hasilnya dapat dilihat pada tabel dibawah ini berikut cara pengerjaannya misal dengan mengambil contoh perhitungan pada sub kriteria psikologi dengan NPP 240060480.
Nilai total = 2,5 + 2,5 + 3 + 3 + 3,5 = 14,5 = 2,900
5
Sehingga karyawan dengan NPP 240060480 mempunyai nilai total 2,900
3 Perhitungan Penentuan Hasil Akhir
Hasil akhir dari proses ini adalah ranking dari kandidat yang diajukan untuk mengisi suatu jabatan tertentu. Penentuan ranking mengacu pada hasil perhitungan tertentu. Perhitungan tersebut dapat ditunjukkan pada rumus di bawah ini:
Ha= ( x )%Np+ ( x )%Nk
36
Keterangan:
Ha : Hasil Akhir
Np : Nilai Psikologi
Nk : Nilai Kemampuan Khusus
(x)% : Nilai Persen Yang Diinputkan
Sebagai contoh karyawan dengan NPP 24006480 dari rumus di atas untuk perhitungan hasil akhir dari karyawan dengan sub kriteria dengan nilai persen = 50% dan 50%. Dapat dilihat pada Tabel di bawah :
Hasil akhir = (50% x 2,9) + (50% x 2,5) = 2,7
Hasil akhir = 1,45 + 1,25
Hasil akhir = 2,7
Tabel 2.6 Hasil Keputusan
Hasil Keputusan
NPP
240060480 232279976 142519871
Np 2,900 2,600 2,500
Nk 2,500 2,833 2,500
Ha 2,700 2,717 2,500
Rangking 2 1 3
Status Memenuhi Syarat Memenuhi Syarat Memenuhi Syarat Keterangan Memenuhi semua Memenuhi semua Memenuhi semua syarat minimal syarat minimal syarat minimal
Setelah tiap kandidat mendapatkan hasil akhir seperti contoh pada Tabel di atas, maka setelah itu dapat ditentukan peringkat atau ranking dari tiap kandidat berdasarkan hasil akhir, peringkat yang menduduki rangking pertama adalah karyawan dengan NPP 232279976 dengan nilai akhir 2,717
dengan status memenuhi syarat.
