Manual Mutu
(Quality Manual )
Lembaga Pengkajian dan
Pengembangan Pendidikan (LP3)
Universitas Brawijaya
Malang
Manual Mutu (
Quality Manual
)
Lembaga Pengkajian dan
Pengembangan Pendidikan (LP3)
Universitas Brawijaya
Kode Dokumen : 00008 03000
Revisi : 9
Tanggal : 1 Oktober 2014
Diajukan oleh : Manager Representative,
ttd
(Dr. Wuryansari Muharini K, M.Si)
Disetujui oleh : Ketua,
ttd
i
PERNYATAAN TENTANG MANUAL MUTU
Manual Mutu (Quality Manual) ini memberikan deskripsi mengenai sistem mutu yang digunakan oleh Lembaga Pengkajian dan Pengembangan Pendidikan (LP3) Universitas
Brawijaya (UB). Pedoman ini menjelaskan tentang kemampuan
LP3-UB dalam memenuhi persyaratan pelanggan. Selain itu,
Manual Mutu ini menjadi panduan penerapan sistem manajemen mutu yang sesuai dengan standar ISO 9001:2008.
Prosedur yang dinyatakan dalam Manual Mutu adalah prosedur yang didokumentasikan sesuai dengan persyaratan standar 9001:2008. Panduan ini merupakan persyaratan wajib dari sistem mutu, merupakan dokumen yang disusun untuk
kepentingan institusional UB. Dengan demikian, tidak
diperkenankan membuat salinan sebagian atau keseluruhan dokumen ini untuk tujuan komersial. Salinan dapat dibuat untuk tujuan pelatihan. Pengguna diharapkan memperhatikan dan hanya menggunakan edisi dokumen yang berlaku.
ii
KATA PENGANTAR
The International Organisation for Standardization (ISO) telah meluncurkan ISO 9001:2008 tentang Sistem Manajemen Mutu (SMM) atau Quality Management System (QMS). Sistem
ini ditujukan untuk quality assurance of product dan
enhancement of customer satisfaction. Lembaga Pengkajian dan Pengembangan Pendidikan (LP3) UB memiliki mandat utama dari customer (Rektor) untuk mengembangkan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) yang akan diterapkan untuk meningkatkan mutu penyelenggaraan Tri Dharma Perguruan
Tinggi dan instansi terkait. Proses penyusunan dan
produk/layanan SPMI yang dihasilkan LP3-UB harus efektif dan efisien. Mengingat nilai strategis peran unit ini maka diputuskan alokasi anggaran sertifikasi ISO 9001:2008 secara terpadu di lingkungan UB.
Secara internal sertifikasi ISO 9001:2008 tentang SMM digunakan untuk mengendalikan pengelolaan proses sesuai kebutuhan pelanggan dan meninjau efektifitas proses agar
produk/layanan sesuai persyaratan. Untuk itu, perlu
pemahaman bagi personil organisasi sebelum terjadi
internalisasi budaya mutu. Selain itu, peningkatan kompetensi staf dalam pengelolaan mutu ini akan dapat mengurangi konflik, meningkatkan efisiensi dan menjadi dasar untuk perbaikan secara berkelanjutan. Secara eksternal, sertifikasi akan bermanfaat untuk meningkatkan kepercayaan, meningkatkan image dan alat promosi.
Malang, 1 Oktober 2014 Ketua LP3 ,
ttd
Prof. Dr. Munawar, SE, DEA NIP. 195702121984031003
iii
DAFTAR ISI
PERNYATAAN TENTANG MANUAL MUTU i
KATA PENGANTAR ii
DAFTAR ISI iii
KEBIJAKAN MUTU LP3-UB 1
MANUAL MUTU LP3-UB 3
1. Pendahuluan 3
1.1. Ruang Lingkup 3
1.2. Tujuan Manual Umum 4
2. Landasan Kebijakan Mutu Manajemen 4
3. Istilah dan Definisi 5
4. Sistem Manajemen Mutu 6
4.1. Sekilas Tentang LP3-UB 6
4.2. Struktur Organisasi dan Pengelolaan LP3-UB 7
4.2.1. Deskripsi Tugas Staf LP3-UB 10
4.3. Visi, Misi, dan Tujuan LP3-UB 17
4.4. Proses Utama Sistem Manajemen Mutu LP3-UB 19
4.5. Sistem Dokumen dan Audit 22
5. Tanggung Jawab Manajemen 23
5.1. Komitmen Manajemen 23
5.2. Kepuasan Pelanggan 25
5.3. Kebijakan Mutu 25
5.4. Perencanaan Sistem Mutu 26
5.5. Tanggung Jawab, Wewenang dan Komunikasi 27
5.6. Tinjauan Manajemen 28
6. Pengelolaan Sumber Daya 29
iv
6.2. Sumber Daya Manusia 29
6.3. Infrastruktur dan Lingkungan Kerja 30
7. Realisasi Produk 31
7.1. Perencanaan Realisasi Produk 31
7.2. Proses yang Berhubungan dengan Pelanggan 31
7.3. Desain Produk 32
7.4. Pembelian 33
7.5. Proses Produksi 33
7.6. Pengendalian, Pemantauan dan Pengukuran
Keberhasilan 34
8. Pengukuran, Analisis Dan Perbaikan 35
8.1. Rencana Pemantauan dan Pengukuran 35
8.2. Pemantauan dan Pengukuran 36
8.3. Pengendalian Produk/layanan yang Tidak Sesuai 37
8.4. Analisis Data 38
8.5. Perbaikan 38
LAMPIRAN
Lampiran 1. Daftar Manual Prosedur Kegiatan LP3 39
Lampiran 2. Follow up Peta Kompetensi SDM LP3 40
Lampiran 3. Sasaran Mutu LP3 2014 47
Lampiran 4. Jadwal Kegiatan LP3 48
Lampiran 5. Perencanaan Pengembangan dan
Pelatihan SDM LP3 51
Lampiran 6. Daftar Evaluasi Kinerja Staf LP3 55
1
KEBIJAKAN MUTU LP3-UB
Sebagai universitas terkemuka di Indonesia, UB telah menetapkan
kebijakan untuk menjadi entrepreneurial university bertaraf
internasional. Lembaga Pengkajian dan Pengembangan Pendidikan UB sebagai perangkat penjaminan mutu akademik UB telah mengambil keputusan untuk mengadopsi SMM ISO 9001:2008 sebagai perangkat penjaminan mutu akademik di UB. Untuk itu, LP3-UB bertekad untuk menerapkan SMM ISO 9001:2008 guna menghasilkan produk/layanan yang sesuai dengan kebutuhan Rektor sebagai pelanggan utama LP3-UB dengan cara yang benar, serta memelihara kepercayaan dan kepuasan Rektor melalui pengembangan bertahap serta peningkatan
mutu secara berkelanjutan.
Secara umum sasaran mutu LP3-UB adalah:
a. Mempertahankan semua aspek mutu pada setiap proses dan
kegiatan
b. Menghasilkan produk/layanan dengan mutu yang baik
Selaras dengan sasaran di atas, LP3-UB bertekad:
a. Mengembangkan SMM ISO 9001:2008 di bidang akademik dengan
dukungan dari seluruh personil organisasi, dengan pola kebersamaan yang saling asah dan asuh serta didasari oleh
nilai-nilai dasar akhlak mulia yaitu: amanah, ibadah, credible dan
akuntabel
b. Bersikap tanggap terhadap perubahan dalam sistem
penyelenggaraan kegiatan akademik pendidikan tinggi dengan tetap mempertahankan konsistensi mutu produk/layanan melalui SMM.
c. Manajemen, semua anggota dan staf administratif LP3-UB sepakat
untuk memenuhi standar mutu sesuai dengan tugas pokok dan fungsi masing-masing, sebagai kontribusi untuk mendukung hubungan kerja yang sehat dengan Rektor.
2
d. Meningkatkan sumber daya manusia melalui program pelatihan bagi
manajemen, semua anggota, staf administratif dan personil pendukung keseluruhan proses, sehingga setiap pihak dapat melakukan tugas dengan pengetahuan dan ketrampilan yang memadai.
e. Mengkaji efektivitas dan efisiensi kinerja organisasi sehingga LP3-UB dapat mendukung peningkatan pencapaian sasaran mutu LP3-UB.
Malang, 1 Oktober 2014 Ketua LP3
ttd
Prof. Dr. Munawar, SE, DEA NIP. 195702121984031003
3
MANUAL MUTU LP3-UB
1. PENDAHULUAN 1.1. Ruang Lingkup
Manual Mutu ini mendokumentasikan sistem mutu Organisasi LP3-UB untuk menunjukkan kemampuan organisasi dalam menghasilkan produk/layanan secara konsisten sesuai dengan persyaratan pelanggan dan peraturan yang berlaku. Manual Mutu ini menjelaskan lingkup SMM yang terkait dengan mandat utama LP3-UB dari Rektor yaitu sebagai unit fungsional dengan peran: (1) Meningkatan dan mengembangkan aktivitas instruksional, (2) Mengembangkan relevansi pendidikan, (3) Mengembangkan pendidikan akademik dan profesional, (4) Mengembangkan manajemen pendidikan. Mandat tersebut dilaksanakan melalui: (1) Melakukan pengkajian kurikulum disetiap jenjang pendidikan di UB, proses belajar mengajar dan manajemen pendidikan untuk serta memberikan pelayanan prima kepada stakeholder, (2) Memberikan pelayanan di bidang pelatihan pengembangan kurikulum maupun metode pembelajaran, (3) Peningkatan pengembangan di bidang kemahasiswaan. Selain itu, Program Kerja LP3-UB juga ada mandat tambahan terkait ketiga mandat tersebut yaitu memberikan pelayanan pelatihan bagi peserta dari instansi lain.
Ruang lingkup Manual Mutu ini dibatasi sesuai dengan mandat utama yang diberikan LP3-UB dari Rektor. Proses pembelian, informasi pembelian dan verifikasi produk yang dibeli tidak termasuk dalam ruang lingkup Klausul LP3 karena pelaksanaannya dikendalikan oleh Biro Administrasi Umum (BAU).
Manual Mutu ini merupakan bagian dari Sistem Manajemen Mutu yang dirancang untuk memenuhi persyaratan ISO 9001:2008. Manual Mutu ini mencakup kebijakan umum (visi, misi, kebijakan mutu, tujuan mutu dan sasaran mutu), struktur organisasi, garis besar proses dan profil organisasi serta lingkup sistem manajemen mutu yang ditetapkan dalam ISO 9001:2008. Manual Mutu ini juga
4
menyediakan panduan bagi pengembangan sistem secara
keseluruhan. Semua persyaratan SMM ISO 9001:2008 diaplikasikan oleh LP3-UB tanpa pengecualian. Sementara itu, pembatasan terminologi yang digunakan dalam SMM ini dijelaskan di Bagian 2
1.2. Tujuan Manual Mutu
1. Menggariskan proses utama yang terkait dalam peningkatan
mutu pendidikan melalui fasilitasi pelatihan dan menghasilkan staf yang berkompeten, berakhlak, profesional, bertanggung jawab, mampu mengembangkan diri dan berdaya saing di tingkat nasional maupun internasional.
2. Menjelaskan hubungan antara berbagai aktivitas yang terkait
dengan proses di atas.
3. Menjelaskan hubungan Sistem Penjaminan Mutu Internal
(SPMI) dengan persyaratan ISO 9001:2008.
4. Mencerminkan Komitmen Lembaga Pengkajian dan
Pengembangan Pendidikan dalam peningkatan perbaikan sistem manajemen pendidikan dan pelatihan secara berkelanjutan menuju world class entrepreneurial university.
2. LANDASAN KEBIJAKAN MANAJEMEN MUTU
a. Undang-undang No. 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan
Tinggi Nasional.
b. Pedoman Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi, Tahun 2003.
c. Peraturan Pemerintah No.19 Tahun 2005 tentang Standar
Nasional Pendidikan.
d. Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi oleh Badan Akreditasi
Nasional, 2008.
e. Akreditasi Program Studi Sarjana, Magister dan Doktor oleh
Badan Akreditasi Nasional, 2009.
f. Persyaratan SMM ISO 9001:2008.
g. Renstra Universitas Brawijaya tahun 2006-2011
h. Persyaratan SMM untuk layanan pendidikan IWA2:2007.
5
j. Dokumen Sistem Penjaminan Mutu Universitas Brawijaya.
k. Dokumen Sistem Penjaminan Mutu LP3
l. Rencana Strategis LP3
3. ISTILAH DAN DEFINISI
a. Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) adalah sistem untuk
menetapkan kebijakan, tujuan dan strategi mencapai mutu yang telah ditentukan.
b. Jaminan mutu (quality assurance) adalah sesuatu proses
penetapan dan pemenuhan standar mutu pengelolaan LP3 secara
konsisten dan perbaikan berkelanjutan, sehingga visi dan misi
dapat tercapai serta stakeholders memperoleh kepuasan
(pemenuhan janji kepada stakeholders). Kegiatan harus
terencana dan sistematis yang dilaksanakan dengan
menggunakan Sistem Manajemen Mutu (SMM) untuk meyakinkan bahwa suatu produk (hasil) akan memenuhi persyaratan mutu.
c. Quality Development (QD) adalah pengembangan kualitas SDM
yang merupakan mandat utama LP3, dalam hal ini LP3 bekerja sama dengan PJM (Pusat Jaminan Mutu) dan SPI (Satuan Pengawas Internal).
d. Mutu adalah keseluruhan karakteristik produk yang menunjukkan
kemampuannya dalam memenuhi permintaan atau persyaratan
yang ditetapkan customer (stakeholders), baik yang tersurat
(dinyatakan dalam kontrak), maupun tersurat.
e. Standar adalah spesifikasi teknis atau sesuatu yang dibakukan, termasuk tata cara dan metode yang disusun berdasarkan konsensus semua pihak yang terkait dengan memperhatikan syarat-syarat perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi serta pengalaman, perkembangan masa kini dan masa datang untuk memperoleh manfaat yang sebesar besarnya (PP No. 102 Tahun 2000).
f. Manual Mutu (MM) adalah dokumen yang menjadi panduan untuk
6
g. Pelanggan secara umum adalah orang perorangan atau badan
yang ikut menerima atau membeli layanan pengkajian dan pelatihan. Pelanggan LP3 – UB dapat dibagi menjadi 3 (tiga) bagian, yaitu Rektor, Dosen dan mahasiswa (learners) atau peserta pelatihan sebagai pelanggan utama; lembaga mengirim peserta pelatihan; dan pengguna alumni pelatihan.
h. Unit kerja penyelenggara pengkajian dan pelatihan adalah LP3 –
UB yang menyelenggarakan layanan pengkajian dan pelatihan.
i. Lembaga pendukung adalah lembaga selain LP3 – UB yang
mendukung terselenggaranya layanan pengkajian dan pelatihan.
j. Dokumen adalah informasi dan media pendukungnya.
k. Borang adalah lembar isian data yang memberikan informasi.
l. Rekaman adalah dokumen atau catatan yang menyatakan hasil
yang dicapai atau menunjukkan bukti kegiatan yang dilakukan. m. Produk yang dihasilkan LP3 ialah layanan pengkajian dan
pelatihan yang juga termasuk Tri Dharma PT dimana dalam prosesnya terjadi peningkatan nilai (creating value).
n. Rantai pasokan (Supply chain). Dalam pengembangan Sistem
Manajemen Mutu ISO 9001:2008 LP3-UB berlaku rantai pasokan
yang menjelaskan hubungan antara Stakeholder organization
customer. Produk LP3 – UB dapat berupa SDM berkompenten,
dokumen penunjang peningkatan proses pembelajaran,
pengakajian dan jasa terkait mandat yang diberikan Rektor yang melibatkan personil LP3-UB.
4. SISTEM MANAJEMEN MUTU 4.1. Sekilas Tentang LP3-UB
Sadar akan pentingnya peningkatan mutu pendidikan tinggi, maka sejak tahun 1976 Universitas Brawijaya (UB) secara terus-menerus mengadakan peningkatan mutu aktivitas instruksional melalui berbagai macam program antara lain Program Akta Mengajar V, Pelatihan Ketrampilan Dasar Teknik Instruksional (PEKERTI) terhadap dosen muda serta Program Applied Approach (AA) bagi
7 dosen senior, sehingga di UB pada waktu itu terdapat suatu tim yang dikenal sebagai tim AA.
Keberhasilan UB dalam meningkatkan kemampuan
instruksional telah diakui oleh berbagai macam pihak terbukti dengan seringnya tim AA mendapat undangan untuk melakukan pelatihan di luar kampus. Meskipun demikian secara struktural tim AA tidak memiliki kaitan dengan struktur kelembagaan di UB. Kondisi
ini mendorong terbentuknya Lembaga Pengkajian dan
Pengembangan Pendidikan Universitas Brawijaya (disingkat LP3-UB) sebagai salah satu lembaga yang dimiliki Universitas Brawijaya pada tahun 1998 berdasarkan SK Rektor No.20/SK/98 bertanggal 12 Maret 1998 yang memiliki empat pusat, yaitu:
1. Pusat Peningkatan dan Pengembangan Aktivitas Instruksional
(P3AI)
2. Pusat Pengembangan Relevansi Pendidikan (P2RP)
3. Pusat Pengembangan Pendidikan Akademik dan Profesional
(P3AP)
4. Pusat Pengembangan Manajemen Pendidikan (P2MP)
4.2. Struktur Organisasi dan Pengelolaan LP3-UB
Untuk mendukung aktivitas LP3-UB dipimpin oleh seorang Ketua (Prof. Dr.Munawar, SE, DEA) dengan didampingi oleh seorang Sekretaris (Dr. Wuryansari Muharini K, M.Si) serta didukung oleh kelompok pakar dari berbagai bidang keilmuan. Sedangkan masing-masing Pusat dipimpin oleh seorang Kepala yang kompeten di bidangnya. KAPUS P3AI (Dr. Ahsan, S.Kp, M.Kes), KAPUS P2RP (Dr. Ir. Wisnumurti, MT), KAPUS P3AP (Sukir Maryanto, S.Si, M.Si, Ph.D) dan KAPUS P2MP (Dr. Andriani Kusumawati, S.Sos, M.Si). Penanganan administrasi LP3-UB dilakukan oleh seorang Kepala Bagian Tata Usaha (Drs. Eko Ilham, MAP) dengan dibantu oleh kepala Sub Bagian Umum (Soegeng, SH) dan beberapa staf administrasi. Berdasarkan SK Rektor Nomor 90 tahun 2014, susunan organisasi Lembaga Pengkajian dan Pengembangan Pendidikan (LP3-UB) berubah seperti Gambar 2.
8
Gambar 2.
9 Sesuai dengan usulan UB menjadi BHPMN tahun 2007, maka
LP3-UB adalah Unit Kerja Penunjang Pelaksana Akademik (UKPPA) UB
berdasarkan SK Rektor. Dengan demikian, kehadiran LP3-UB tidak menambah kompleks birokrasi di tingkat universitas dan masih tetap ada selama sistem penjaminan mutu belum membudaya dalam penyelenggaraan kegiatan akademik UB. Untuk itu, dalam menjalankan mandat rutin, kegiatan harian LP3-UB berada di bawah koordinasi Pembantu Rektor Bidang Akademik. Sebaliknya, kegiatan strategis yang membutuhkan kebijakan tingkat universitas, langsung dikendalikan oleh Rektor. Konsekuensinya, hampir seluruh kegiatan didukung oleh dana Pembiayaan Negara Bukan Pajak (PNBP) UB dan anggaran DIPA yang diajukan rutin tiap tahun. Pertanggungjawaban keuangan dilakukan setiap kegiatan.
Manual Prosedur (MP) atau Instruksi Kerja (IK). Kegiatan satu tahun tersebut disusun di bawah koordinasi Sekretaris LP3-UB. Secara lebih detail, dipresentasikan dan implementasinya dikoordinasi minimal oleh seorang penanggung jawab. Kegiatan dijalankan berdasarkan prinsip efektivitas, efisiensi sumber daya, indikator kinerja berbasis
outcomes dan berkelanjutan. Guna memudahkan koordinasi
pengembangan SMM ISO 9001:2008 maka Ketua LP3-UB melalui rapat dan Surat Tugas No. 076a/UN10.20/KP/2014 menunjuk Sekretaris sebagai Manager Representative (MR). Adapun tugas adalah:
a. Memantau semua proses yang terkait SMM dengan pihak internal
dan eksternal sehingga kegiatan terlaksana serta terpelihara.
b. Merencanakan dan mengkoordinasi jadwal rutin tinjauan
manajemen serta perbaikan SMM LP3-UB.
c. Mengkoordinasikan pengelolaan dokumen, rekaman dan
sumberdaya di lingkungan LP3-UB.
d. Membantu Top Management merencanakan, merumuskan,
memantau, harapan kepuasan Rektor dan feedback pelanggan
lainnya.
e. Memantau dan melaporkan ketercapaian indikator sasaran mutu
10
4.2.1. Deskripsi Tugas Staf LP3-UB
Ketua LP3 (Prof.Dr. Munawar, SE., DEA) sebagai Top
Management
a. Melaksanakan koordinasi, pemantauan dan evaluasi terhadap
pelaksanaan tugas yang dilaksanakan oleh Kepala Pusat LP3-UB
b. Bertanggung jawab dalam pelaksanaan tugas LP3-UB dan
melaporkannya kepada Rektor
Sekretaris (Dr. Wuryansari Muharini K., M.Si.) Sebagai Manager
Representative
a. Membantu Ketua LP3-UB dalam perencanaan, koordinasi,
pemantauan, evaluasi dan pelaporan kegiatan berikut anggarannya
b. Bertanggung jawab dalam pelaksanaan surat-menyurat yang
berkaitan dengan LP3-UB dan mengarsipkannya
c. Bertanggung jawab dalam perencanaan, pelaksanaan dan hasil
agenda rapat rutin, rapat koordinasi dan rapat evaluasi kegiatan
d. Membantu menyusun konsep laporan kegiatan setiap kuartal
e. Bertanggung jawab kepada Ketua LP3-UB
f. Mengembangkan dokumen Audit Internal
g. Melaksanakan Audit Sistem & Kepatuhan
h. Menyelenggarakan pengkajian, pendidikan dan pelatihan terkait
i. Mengembangkan Sistem Reward dan Early Warning System
Kepala Pusat P3AI (Dr. Ahsan, S.Kp, M.Kes.) bertugas melakukan
koordinasi dan memantau terlaksananya semua proses di bidang pengembangan, pengkajian, pelatihan dan kegiatan terkait, juga melakukan:
a. Menyusun program kerja
b. Melakukan pembagian tugas kepada para KTU
c. Memberikan sosialisasi dan pengarahan tentang Program kerja
kepada KTU, Kasubbag, dan staf
d. Memberikan jadwal waktu kepada staf dalam pelaksanaan program
11
e. Melakukan hubungan Koordinasi dengan lembaga terkait dalam
Pelaksanaan Program Kerja
f. Pengkajian dan pengembangan kurikulum
g. Menyebar luaskan Informasi yang berhubungan dengan kegiatan
h. Menyusun Laporan
i. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Pimpinan
Kepala Pusat P2RP (Dr. Ir. Wisnumurti, MT) bertugas melakukan
koordinasi dan memantau terlaksananya semua proses di bidang Pengembangan Relevansi Pendidikan, juga melakukan:
a. Menyusun program kerja
b. Melakukan pembagian tugas kepada para KTU
c. Memberikan sosialisasi dan pengarahan tentang Program kerja
kepada KTU, Kasubbag dan staf
d. Memberikan jadwal waktu kepada staf dalam pelaksanaan
program kerja
e. Melakukan hubungan Koordinasi dengan lembaga terkait dalam
Pelaksanaan Program Kerja
f. Pengkajian dan pengembangan kurikulum
g. Menyebar luaskan Informasi yang berhubungan dengan
kegiatan
h. Menyusun Laporan
i. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Pimpinan
Kepala Pusat P3AP (Sukir Maryanto, S.Si, M.Si., Ph.D) bertugas
melakukan koordinasi dan memantau terlaksananya semua proses kegiatan pengkajian serta Pengembangan Pendidikan Akademik dan Profesi terkait, juga melakukan:
a. Menyusun program kerja di bidang terkait
b. Melakukan pembagian tugas kepada para KTU
c. Melaksanakan program kerja yang dibantu oleh KTU, Kasubag
dan Staf
d. Memberikan sosialisasi dan pengarahan tentang Program kerja
12
e. Memberikan jadwal waktu kepada staf dalam pelaksanaan
program kerja
f. Melakukan kontrol, evaluasi, pengarahan dan bantuan teknis
kepada KTU, Kasubag, dan Staf dalam menjalankan tugas
g. Melakukan hubungan Koordinasi dengan lembaga terkait dalam
Pelaksanaan Program Kerja
h. Melakukan pengkajian PBM dan manajemen pendidikan
i. Menyebarluaskan Informasi yang berhubungan dengan kegiatan
j. Menyusun Laporan
k. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Pimpinan
Kepala Pusat P2MP sebagai (Dr. Andriani Kusumawati, S.Sos., M.Si) bertugas melakukan koordinasi dan memantau terlaksananya
semua proses kegiatan Pengkajian serta Pengembangan Manajemen Pendidikan terkait, juga melakukan:
a. Menyusun program kerja di bidang terkait
b. Melaksanakan program kerja yang dibantu oleh KTU dan Staf
c. Memberikan sosialisasi dan pengarahan tentang Program kerja
kepada staf
d. Memberikan jadwal waktu kepada staf dalam pelaksanaan
program kerja
e. Melakukan kontrol, evaluasi, pengarahan dan bantuan teknis
kepada KTU, Kasubag, dan Staf dalam menjalankan tugas
f. Melakukan hubungan Koordinasi dengan lembaga terkait dalam
Pelaksanaan Program Kerja
g. Melakukan pengkajian PBM dan manajemen pendidikan
h. Menyebarluaskan Informasi yang berhubungan dengan kegiatan
i. Menyusun Laporan
13
Tim Pakar LP3 (Ahli Dalam Bidang Pengkajian, dan Pelatihan)
Anggota Tim Pakar ini terdiri dari para Guru Besar dari berbagai disiplin ilmu yang tersebar di masing masing Fakultas yang memiliki konpetensi tinggi dan perhatian yang tinggi dalam bidang Pengkajian dan Pengembangan Pendidikan. Tim pakar direkrut dari berbagai disipli ilmu untuk membantu kinerja LP3 dalam kegiatan Pengkajian dan Pengembangan. Dengan demikian sumber daya manusia tersebut memiliki kompetensi sesuai kebutuhan kegiatan LP3-UB.
a. Memberikan sumbang saran pengembangan LP3.
b. Asesor Internal membantu LP3-UB dalam pengembangan SDM
c. Reviewer Internal PHK membantu LP3-UB dalam menjamin mutu
Kepala Bagian Tata Usaha(Drs. Eko Ilham, MAP)
Penanggung jawab untuk melaksanakan urusan Tata Usaha dan rumah tangga lembaga :
a. Mengkoordinir kinerja dan tugas-tugas ketata usahaan Kasubag dan
Staf LP3
b. Penanggung jawab atas kelancaran ketata usahaan Lembaga.
c. Mengatur dan melaksanakan administrasi Ketatausahaan dibidang
Kerumahtanggaan, Perlengkapan, Kepegawaian dan Keuangan.
d. Membantu administrasi Program dan Kegiatan Lembaga di bidang
kajian dan pelatihan.
e. Mendistribusikan tugas-tugas ke Sub Bagian Umum.
f. Mengkoordinasikan, memantau dan mengevaluasi tugas/pekerjaan
yang diberikan kepada Kasubag Umum.
g. Berkoordinasi dengan Pimpinan Lembaga dan Kapus dalam rangka
kelancaran pelaksanaan program dan kegiatan Lembaga.
h. Menyusun dan merencanakan anggaran untuk operasional kegiatan
Lembaga baik dari dana APBN dan PNBP.
14
j. Berkoordinasi dengan fakultas/unit kerja yang berkaitan dengan
kegiatan LP3.
k. Membuat laporan kegiatan yang sudah dilaksanakan kepada
Pimpinan.
l. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Pimpinan.
Kepala Sub Bagian Umum (Soegeng, SH):
Bertanggung jawab atas kelancaran pelaksanaan tugas-tugas :
a. Mengatur dan mengurus kerumahtanggaan yang meliputi
kegiatan: perlengkapan, pemeliharaan dan umum LP3.
b. Mengatur dan mengurus administrasi di bidang kepegawaian.
c. Mengatur penggunaan kendaraan dinas.
d. Menyusun rencana kebutuhan ATK, peralatan dan inventaris
kantor.
e. Menyusun rencana jadwal kegiatan Lembaga.
f. Memverifikasi surat masuk dan surat keluar.
g. Memonitor dan evaluasi anggaran.
h. Mendistribusikan/membagi tugas kepada staf sesuai dengan
bidangnya.
i. Memonitor pelaksanaan pekerjaan Staf LP3.
j. Membantu pelaksanaan kegiatan pelatihan.
k. Membuat laporan kepada Pimpinan secara berkala.
l. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Tata Usaha.
Bidang Pemegang Uang Muka Kerja (PUMK) (Rina Rofana):
a. Membantu membuat perencanaan anggaran berdasarkan
kebutuhan dan alokasi dana yang ditetapkan.
b. Mengurus pencairan anggaran.
c. Melaksanakan administrasi keuangan.
d. Membuat daftar honorarium, insentive, uang lembur dan
perjalanan dinas (SPJ) dan kontrak dengan mendapatkan persetujuan Pimpinan.
15
e. Melaksanakan pembayaran transaksi keuangan.
f. Menjamin atas keamanan penyimpanan uang.
g. Membuat daftar honorarium, insentive, uang lembur dan
perjalanan dinas (SPJ) dan kontrak dengan mendapatkan persetujuan Pimpinan.
h. Membuat laporan bulanan kepada atasan langsung.
i. Bertanggungjawab dalam pelayanan konsumsi rapat, dll.
j. Membuat laporan keuangan secara online
k. Resepsionis LP3
Bidang Pembantu Bidang Pemegang Uang Muka Kerja (BPPUMK) (Titiek Setyowati):
a. Melaksanakan administrasi daftar hadir kegiatan LP3.
b. Membantu menyiapkan minuman, konsumsi rapat, dll.
c. Membuat rincian pertanggungjawaban anggaran Dana Rutin
Kegiatan LP3 UB dan menyimpannya
d. Mengarsip daftar barang habis pakai untuk LP3 UB
e. Membantu pelaksanaan penyelenggaraan kegiatan LP3 UB
Bidang Pembantu Bidang Pemegang Uang Muka Kerja (BPPUMK) (Ariyanti):
a. Melaksanakan administrasi daftar hadir kegiatan LP3.
b. Membantu bagian keuangan dalam pengetikan, kwitansi SPJ
rutin/kegiatan, honorarium, insentive, lembur dan pengajuan anggaran rutin.
c. Membuat laporan SPJ rutin dan laporan SPJ kegiatan
d. Membuata SIMAK Persediaan, RAB rutin dan Kegiatan
e. Mencatat BKU, Buku Besar dan Pajak
f. Membantu menyiapkan minuman, konsumsi rapat, dll.
16
Bidang Administrasi Umum (Ashe Firman Faisol, A. Md):
a. Menghimpun proposal kegiatan LP3 yang telah disusun oleh
Kepala Pusat.
b. Membantu dalam bidang administrasi kegiatan program kerja LP3
yang telah disusun oleh Kepala Pusat.
c. Menyiapkan ruangan dan kebutuhan pelaksanaan pelatihan,
seminar, lokakarya, dan workshop.
d. Melakukan pemeliharaan, pengamanan, perawatan peralatan
kantor dan elektronik, serta jaringan komputer dan internet.
e. Membantu pelaksanaan penyelenggaraan kegiatan LP3
Bidang Kearsipan dan Administrasi Surat Menyurat (Loita Mayasari, SP):
a. Melaksanakan administrasi surat-menyurat yang meliputi: kegiatan
penerimaan, pengiriman, pengarahan, pengolahan dan
penyimpanan surat (arsiparis).
b. Memonitor dan memproses surat-surat yang masuk dan keluar.
c. Mendistribusikan surat-surat kepada pimpinan sesuai dengan
disposisi surat.
d. Membantu pelaksanaan penyelenggaraan kegiatan LP3 UB.
Bidang Perlengkapan dan Teknologi Informasi (Jedik Kurniawan, ST):
a. Bertugas mengumpulkan dan mengolah data hasil kegiatan LP3.
b. Rekapitulasi lembar penilaian pelatihan dan kuesioner kegiatan
LP3.
c. Melakukan pemeliharaan, pengamanan, perawatan peralatan
kantor dan elektronik, serta jaringan komputer dan internet.
17
Bidang Pengolahan Data (Satrio Pandu Wiguno, SE):
a. Melakukan Pengolahan data yang terkait proses kegiatan yang
dilaksanakan LP3
b. Membuat laporan semua kegiatan yang dilaksanakan LP3.
c. Membantu pembuatan kontrak kerja dana BOPTN dan dana Hibah
lainnya.
d. Memproses pelaksanaan administrasi penulisan modul/ Buku ajar
Bidang Pembantu Kearsipan dan Pengiriman Surat (Moh. Kohar):
a. Melaksanakan distribusi dan ekspedisi pengiriman surat masuk dan
keluar LP3.
b. Memonitor dan memproses surat-surat masuk dan keluar
c. Membantu menyiapkan ruangan dan kebutuhan pelaksanaan
seminar, lokakarya, pendidikan dan pelatihan.
Bidang Pembantu Kearsipan dan Pengiriman Surat (Ferial):
a. Mengecek presensi peserta pelatihan
b. Memvalidasi nama sertifikat peserta pelatihan
c. Menyiapkan konsumsi peserta pelatihan
d. Membuat data-data buku (modul dan bahan ajar) LP3
e. Merapikan dan mencatat peminjaman/pengembalian buku-buku
dan bahan pustaka LP3
Bidang Kebersihan (Didik Choirudin Efendi) :
a. Melaksanakan kebersihan ruangan di lingkungan LP3.
b. Membuat minuman dan menyiapkan konsumsi.
c. Membantu menyiapkan ruangan dan kebutuhan pelaksanaan
seminar, lokakarya, pendidikan dan pelatihan
18 4.3. Visi, Misi dan Tujuan LP3-UB
Sesuai dengan mandat LP3-UB sebagai perangkat Rektor dalam pengembangan SPMA, maka LP3-UB memiliki visi:
Menjadikan LP3-UB sebagai Lembaga Pengkajian dan
Pengembangan Pendidikan Untuk mendorong Universitas
Brawijaya menuju world class enterprenurial university melalui
pelayanan prima di bidang pelatihan kependidikan (termasuk PBM, kurikulum dan masyarakat) dan kemahasiswaan.
Adapun misi LP3-UB adalah membantu Rektor untuk:
1. Mendorong laju percepatan pengembangan pendidikan di
Universitas Brawijaya melalui berbagai kegiatan kajian-kajian ilmiah untuk menghasilkan konsep-konsep pemikiran strategis yang dapat digunakan sebagai landasan penyusunan kebijakan-kebijakan pada tingkat Universitas Brawijaya, khususnya yang berkenaan dengan peningkatan kualitas sumberdaya manusia, relevansi pendidikan, organisasi/tata-laksana unit peorganisasi/tata-laksana pendidikan akademik dan/atau profesional, dan manajemen pendidikan.
2. Meningkatkan kualitas sumber daya manusia, khususnya
dalam konteks pemahaman, penguasaan dan penerapan
berbagai prinsip, metode dan teknik-teknik aktivitas
instruksional.
3. Berperan-serta dalam upaya-upaya pemberdayaan masyarakat
(kampus dan luar kampus) dengan menggunakan konsep-konsep dan metode ilmiah melalui berbagai kegiatan Pendidikan dan Pelatihan Profesional.
Seluruh kegiatan LP3-UB ditujukan untuk:
a. Meningkatkan mutu pendidikan melalui fasilitasi pelatihan
19 bertanggung jawab, mampu mengembangkan diri dan berdaya saing di tingkat nasional maupun internasional.
b. Meningkatkan mutu penelitian dalam bidang pendidikan dan
pengabdian masyarakat (community service) yang
meningkatkan kesejahteraan masyarakat di tingkat nasional dan internasional (bekerjasama dengan Lembaga Penelitian dan pengabdian Masyarakat Universitas Brawijaya).
c. Meningkatkan perbaikan sistem manajemen pendidikan dan
pelatihan secara berkelanjutan menuju world class
entrepreneurial university.
d. Melakukan pengabdian masyarakat melalui kerjasama dengan
instansi terkait dalam pengembangan SDM bidang pendidikan
4.4. Proses Utama Sistem Manajemen Mutu LP3-UB
Sesuai dengan tujuan Manual Mutu dari Lembaga Pengkajian dan
Pengembangan Pendidikan(LP3), maka proses utama Sistem
Manajemen Mutunya adalah mengikuti satu siklus Sistem Penjaminan Mutu Internal Universitas Brawijaya, seperti ditunjukkan pada Gambar 1.
20 Gambar 1.
Siklus Sistem Penjaminan Mutu Internal Universitas Brawijaya Sedangkan mandat LP3-UB digambarkan dalam proses bisnis (business process) (Gambar 2):
1. Melakukan upaya-upaya untuk meningkatkan dan mengembangkan
mutu staf pengajar dalam proses belajar-mengajar maupun mengembangkan Sistem dan Metode Pembelajaran, sehingga diperoleh staf yang berkompeten dan kualifikasi SDM yang berkelanjutan. Tugas ini menjadi porsi utama dari P3AI yang bekerjasama dengan unit lain seperti Fakultas, BAKP, BAAK, dan BAUK.
2. Mengkaji dan mengembangkan kurikulum yang sesuai dengan
perkembangan pembangunan nasional, ilmu pengetahuan dan teknologi. Ini merupakan bidang tugas dari P2RP.
3. Mengkaji penataan Fakultas, Jurusan, Program Studi, Pasca Sarjana
dan Diploma dalam kerangka pelaksanaan pendidikan akademik dan profesional yang sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan
dan teknologi serta kebutuhan pembangunan nasional.
Mengembangkan Sistem Standarisasi organisasi serta materi Ajar UB, hal ini merupakan tugas dari P3AP, dan juga merupakan tugas dari P2MP.
4. Mengkaji dan mengembangkan cara-cara pelaksanaan pendidikan
akademik dan profesional yang efisien. Ini merupakan tugas utama dari P3AP.
5. Selain itu mengembangkan hasil AIMA sebagai reward and early
warning system untuk Rektor UB.
6. Mengembangkan Profil LP3-UB dan memberikan Layanan
Masyarakat yang bekerjasama dengan institusi lain terkait
21 Gambar 2.
Proses Utama (Business Process) sesuai mandat utama dan tambahan LP3-UB
22
4.5. Sistem Dokumen dan Audit
Sistem dokumen di Lembaga Pengkajian dan Pengembangan
Pendidikan (LP3) mengikuti sistem dokumen yang ada di Universitas, baik jenis dokumen maupun sistem kodifikasinya.
Dokumen Lembaga Pengkajian dan Pengembangan Pendidikan (LP3) terdiri dari :
1. Dokumen Induk:
Unit
Kerja Dokumen Kode
LP3 1. Renstra 2. Program Kerja 1. 00008 01000 2. 00008 02000 2. Dokumen Mutu: Unit
Kerja Dokumen Kode
LP3 3. Manual Mutu
4. Manual Prosedur
4.1. Pengendalian Dokumen dan Rekaman
4.2. Pengendalian Produk yang Tidak Sesuai 4.3. Tindakan Koreksi dan Pencegahan
4.4. Audit Internal Mutu 4.5. Pelatihan 4.6. Pemilihan Dosen, Kaprodi, Tenaga Kependidikan, Laboran, Pustakawan Berprestasi 3. 00008 03000 4. 00008 04000 4.1. 00008 04001 4.2. 00008 04002 4.3. 00008 04003 4.4. 00008 04004 4.5. 00008 04005 4.6. 00008 04006
23 4.7. Penyelenggaraan Seminar 4.8. Kerjasama 4.9. Pengkajian 4.10. Pemeliharaan Barang 5. Dokumen Pendukung 6. Borang-borang 4.7. 00008 04007 4.8. 00008 04008 4.9. 00008 04009 4.10.00008 040010 5. 00008 05000 6. 00008 06000
Adanya sistem dokumentasi memungkinkan jaminan keselarasan antara perencanaan, implementasi, pengendalian proses kegiatan LP3-UB. Hal ini menjadi alat komunikasi efektif dan menjamin konsistensi tindakan untuk menghasilkan produk/layanan yang sesuai dengan persyaratan pelanggan dan peningkatan mutu berkelanjutan. Untuk memberikan gambaran tentang kebijakan dalam pengelolaan LP3-UB maka dibuat Manual Mutu yang merupakan rangkuman kebijakan organisasi untuk mencapai kebijakan mutu, sasaran mutu dan perencanaan mutu. LP3-UB menetapkan dan memelihara prosedur terdokumentasi mengenai pengendalian seluruh dokumen dan catatan perangkat yang terkait dengan persyaratan SMM (Lampiran 1).
5. TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN 5.1. Komitmen Manajemen
Ketua LP3-UB memberikan komitmennya sehubungan dengan
pengembangan penerapan sistem manajemen mutu dan
meningkatkan efektivitasnya secara berkelanjutan berdasarkan prinsip manajemen mutu. Manajemen LP3-UB melaksanakan tanggung jawabnya untuk:
a. Menetapkan dan memelihara kebijakan maupun pencapaian
sasaran mutu LP3-UB
b. Mensosialisasikan kebijakan dan sasaran mutu di seluruh
elemen LP3-UB untuk meningkatkan kesadaran, motivasi dan keterlibatannya
24
c. Memastikan bahwa standar persyaratan pelanggan dilaksanakan
di seluruh jajaran LP3-UB
d. Memastikan bahwa proses manajemen yang sesuai telah
diterapkan dan sustainable, serta terpenuhinya persyaratan
pelanggan sehingga sasaran mutu tercapai
e. Memastikan bahwa sistem manajemen mutu yang efektif dan
efisien telah diterapkan dan dipelihara agar sasaran mutu tercapai
f. Memastikan ketersediaan sumber daya yang mempengaruhi
kegiatan LP3-UB
g. Meninjau ulang sistem manajemen mutu secara berkala,
mengambil keputusan untuk bertindak berdasarkan kebijakan dan perbaikannya.
Manajemen LP3-UB berkomitmen untuk menjalankan sistem
manajemen mutu yang efektif, dengan membuat,
mendokumentasikan, menerapkan, memelihara dan melakukan peningkatan berkelanjutan. Identifikasi dan pengelolaan proses dilakukan untuk memastikan persyaratan yang sesuai telah terpenuhi. Tindakan perbaikan dilakukan bila diperlukan dan kemudian ditinjau ulang. Dalam rangka menerapkan SMM di LP3-UB, diambil langkah-langkah, yaitu :
a. Menentukan Manager Representative (MR) dan proses-proses
yang dibutuhkan dalam SMM
b. Menentukan urutan dan interaksi proses-proses tersebut.
c. Menentukan kriteria dan metode yang diperlukan untuk
memastikan bahwa baik proses operasi maupun proses-proses ini efektif.
d. Memastikan ketersediaan sumber daya dan informasi yang
diperlukan untuk mendukung kegiatan operasional dan pemantauan proses-proses tersebut.
e. Memantau, mengukur, dan menganalisis proses-
f. Mengambil tindakan yang diperlukan dan melakukan
25
5.2. Kepuasan Pelanggan
Selain untuk mencapai visi dan misi, Lembaga Pengkajian dan
Pengembangan Pendidikan memberikan pelayanan kepada
pelanggan dengan moto: SDM Berkualitas Prestasi Tanpa Batas yang sesuai dengan Maklumat Pelayanan Universitas Brawijaya yang
berbunyi: Memberikan Layanan Yang Terbaik Guna
Mewujudkan Kepuasan Pengguna Jasa Layanan dan Janji
Layanan Universitas Brawijaya yang berbunyi: Bertekad
Menerapkan Sistem Kerja Terpadu Untuk Memberikan Layanan Yang Terbaik Guna Mewujudkan Kepuasan Pengguna Jasa Layanan UB Dalam Rangka Pelayanan Prima
Kepuasan pelanggan dilakukan dengan :
1. Pelanggan diberikan sarana dan prasarana yang memadai pada waktu pelaksanaan pelatihan 2. setiap akhir pelatihan diedarkan kuesioner umpan balik untuk mengukur kepuasan pelanggan terhadap proses layanan pelatihan
5.3. Kebijakan Mutu
Kebijakan mutu di LP3-UB didasarkan pada komitmen untuk menghasilkan produk/layanan dengan hasil terbaik. Keberhasilan jangka panjang LP3-UB menuntut komitmen menyeluruh tentang standar kinerja dan produktivitas yang tinggi, kerjasama yang efektif, kesediaan untuk menyerap gagasan-gagasan baru serta keinginan untuk belajar secara berkelanjutan. Untuk itu LP3-UB:
a. Mengikuti dan mematuhi semua undang-undang dan peraturan
yang berlaku
b. Menjalankan konsep peningkatan mutu berkelanjutan dan
melakukan yang terbaik dalam mengatur sumber daya yang diperlukan untuk mencapai sasaran mutu
c. Menginformasikan sasaran mutu dan kinerja LP3-UB kepada
seluruh elemen organisasi dan pihak terkait
d. Mengadopsi pandangan ke depan terhadap kebijakan yang
26
e. Mendidik seluruh elemen organisasi untuk memenuhi dan
bertanggung jawab terhadap manajemen mutu
Agar kebijakan mutu dapat dikomunikasikan oleh Ketua LP3-UB secara efektif, maka dalam pelaksanaannya diupayakan untuk:
a. Konsisten terhadap visi organisasi.
b. Membuat sasaran mutu yang dipahami oleh
setiap elemen organisasi secara keseluruhan.
c. Ketua LP3-UB memperhatikan komitmen
terhadap mutu dan faktor yang mempengaruhi keberhasilan sasaran mutu.
d. Melakukan sosialisasi komitmen mutu kepada
semua elemen organisasi dengan kepemimpinan yang jelas oleh Ketua LP3-UB.
e. Ditujukan untuk peningkatan mutu berkelanjutan
dan kesesuaiannya untuk memenuhi kepuasan pelanggan.
5.4. Perencanaan Sistem Mutu
Ketua LP3-UB merencanakan sistem mutu dengan
memperhatikan dua aspek utama yang meliputi sasaran mutu dan perencanaan SMM. Dalam menentukan sasaran mutu, Ketua LP3-UB harus memastikan bahwa sasaran mutu termasuk yang diperlukan untuk memenuhi persyaratan produk/layanan, ditetapkan untuk fungsi dan tingkat yang relevan dalam organisasi. Dalam perencanaan sistem manajemen mutu, Ketua LP3-UB memastikan bahwa rencana sistem manajemen mutu dijalankan dalam rangka memenuhi persyaratan yang diberikan pada sasaran mutu. Selain itu keterpaduan sistem manajemen mutu akan tetap dipelihara meskipun ada perubahan pada sistem manajemen mutu, antara yang direncanakan dengan yang diterapkan. (Lampiran 2).
Sejak tahap perencanaan kegiatan, sasaran mutu ditetapkan dan dibuat konsisten dengan kebijakan mutu. Sasaran mutu ditetapkan secara terukur(Lampiran 3). Sasaran ini harus disebarluaskan secara efektif pada seluruh elemen organisasi berikut tanggung jawabnya
27 mencapai sasaran yang ditetapkan untuk setiap elemen terkait. Sasaran ini harus ditinjau secara periodik dan direvisi sesuai keperluan. Sasaran mutu LP3-UB adalah:
a. 80% staf mempunyai keterampilan mengajar dan manajemen
pendidikan sehingga dapat berkontribusi.
b. Menjadikan UB sebagai 60 PT terbaik di Indonesia dalam
implementasi SPMI.
c. Meningkatkan peran SPMI untuk penyehatan dan efisiensi
penyelenggaraan kegiatan akademik UB.
d. Meminimalkan produk/layanan LP3-UB yang tidak sesuai dengan
mandat atau kontraproduktif dengan Program Kerja Rektor.
e. Meminimalkan keluhan Rektor akibat ketidaksesuaian
produk/layanan LP3-UB sesuai standar Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT) dan dan Dikti.
Perencanaan sistem manajemen mutu berhubungan dengan identifikasi, operasi, pengendalian proses, penyediaan sumber daya, pengukuran dan pemantauan proses, serta pencapaian sasaran dan peningkatan mutu berkelanjutan. Perencanaan mutu (quality planning) dilakukan dengan menyusun rencana kegiatan berikut tahapan proses, pihak yang terlibat, sumber daya yang dibutuhkan berikut target indikator keberhasilan. Laporan kemajuan dipresentasikan secara periodik dalam rapat bulanan sehingga kegagalan dapat dihindari melalui penetapan alternatif pemecahan masalah. Laporan tertulis yang terdokumentasi baik ini menunjukkan komitmen Ketua LP3-UB pada peningkatan mutu berkelanjutan.
5.5. Tanggung Jawab, Wewenang dan Komunikasi
Ketua LP3-UB memastikan bahwa tanggung jawab dan wewenang setiap pihak pelaksana kegiatan LP3-UB telah ditetapkan serta dikomunikasikan. Ketua LP3-UB memiliki tanggung jawab dan wewenang, diantaranya :
28
a. Memastikan bahwa proses yang dibutuhkan untuk sistem
manajemen mutu dibuat, diterapkan dan dipelihara.
b. Memastikan bahwa proses komunikasi yang sesuai telah ditetapkan
dalam organisasi sehingga terjadi komunikasi efektif dalam sistem manajemen mutu
Memastikan bahwa kebutuhan pelanggan terkait SPMI telah dirumuskan dan dikomunikasikan pada seluruh elemen organisasi, sehingga secara sinergis pihak terkait peduli untuk memenuhinya. Deskripsi tugas yang terkait dengan SMM ditetapkan dan diterapkan pada keseluruhan struktur organisasi. Adanya etika, hubungan, tanggung jawab pada dua bidang bertujuan untuk memfasilitasi manajemen mutu yang efektif dan komunikatif. Untuk pencapaian kebijakan dan sasaran mutu, setiap elemen dalam organisasi dituntut untuk berkontribusi dalam peningkatan mutu.
Komunikasi yang efektif dan efisien tentang kebijakan mutu, persyaratan, sasaran dan kinerja dalam sistem manajemen mutu ini diharapkan dapat meningkatkan kinerja organisasi dan semua elemen organisasi mencapai sasaran yang ditargetkan. Komunikasi ini juga mencakup komunikasi dengan pihak dalam dan luar organisasi. Komunikasi dengan pihak dalam dapat didelegasikan kepada Kepala Sub Bagian. Manajemen juga dituntut untuk mengkomunikasikan hasil pencapaian sasaran mutu dan evaluasi pencapaiannya serta pemenuhan kepuasan pelanggan.
5.6. Tinjauan Manajemen
Manajemen LP3-UB meninjau sistem manajemen mutu organisasi secara periodik untuk memastikan kesesuaian, kecukupan dan efektivitas yang berkelanjutan. Tinjauan ini memberi peluang untuk peningkatan, perbaikan dan perubahan kebutuhan sistem manajemen mutu, termasuk kebijakan mutu dan sasaran mutu. Rekaman dari tinjauan manajemen dipelihara dengan baik.
29
Rekaman hasil dari tinjauan manajemen dicatat,
didokumentasikan serta ditindaklanjuti. Input untuk tinjauan
manajemen meliputi : hasil audit, umpan balik dari pelanggan, kinerja proses dan produk/layanan yang terkait, status dari tindakan pencegahan dan perbaikan, tindak lanjut dari tinjauan manajemen sebelumnya, perubahan yang dapat mempengaruhi sistem manajemen
mutu serta rekomendasi untuk peningkatan mutu. Sedangkan output
dari tinjauan manajemen meliputi keputusan dan tindakan yang berhubungan dengan: perbaikan yang efektif dari dalam manajemen mutu dan prosesnya, perbaikan produk/layanan yang sesuai dengan keinginan pelanggan dan sumber daya yang dibutuhkan. Tinjauan
Manajemen (Management Review) dilaksanakan minimal 6 (enam)
bulan sekali dalam 1 (satu) tahun.
6. PENGELOLAAN SUMBER DAYA 6.1. Ketersediaan Sumber Daya
LP3-UB menentukan dan menjamin ketersediaan sumber daya yang dibutuhkan dengan tujuan menerapkan, memelihara Sistem Manajemen Mutu (SMM) dan terus menerus mengembangkan efektivitasnya. Hal ini termasuk sumber daya yang digunakan untuk menjalankan dan meningkatkan sistem manajemen, kepuasan pelanggan dan pihak lain yang terkait. LP3-UB telah membuat rencana pengembangan sumber daya sesuai dengan visi LP3-UB.
6.2. Sumber Daya Manusia
Setiap personel yang terlibat dalam LP3-UB sangat berpengaruh besar terhadap mutu produk/layanan. Di dalam organisasi LP3-UB, setiap personel memiliki kompetensi berdasarkan pelatihan dan pengalaman. Ketua LP3-UB akan selalu memastikan bahwa kompetensi dan pengalaman yang dibutuhkan sesuai dengan standar kinerja organisasi yang efektif (lampiran 2 dan 5).
30
Untuk memenuhi tuntutan terhadap tanggung jawab
sebagaimana ditetapkan dalam SMM, maka LP3-UB:
1. Menempatkan personel yang sesuai dengan kompetensinya
pada bidang yang relevan sehingga mutu produk/layanan terjamin
2. Mengadakan pelatihan bagi anggota baru dan pendampingan
bagi pemula
3. Mengevaluasi efektivitas proses, kinerja dan tindakan yang
dilakukan
4. Memastikan keterlibatan dan kepedulian tiap personil dengan
kontribusinya dalam usaha pencapaian sasaran mutu
5. Pemeliharaan rekaman sesuai dengan pelatihan dan
pengalaman kerja
6. Mengevaluasi kinerja masing-masing staf (SDM) di LP3
(Lampiran 6)
6.3. Infrastruktur dan Lingkungan Kerja
LP3-UB menyediakan dan memelihara beberapa infrastruktur yang diperlukan untuk mempermudah organisasi dalam pencapaian sistem manajemen mutu. Infrastruktur mencakup sarana dan prasarana, yang penggunaannya diupayakan untuk meningkatkan efektivitas kinerja organisasi. Sarana yang dibutuhkan meliputi ruang kantor utama dan ruang rapat. Sementara itu, prasarana yang disediakan meliputi alat komunikasi (telepon, fax, internet), komputer, scanner, printer, papan tulis, kamera, voice recorder, software, meja, kursi dan lemari dokumen. Seluruh personil LP3-UB bertanggung jawab untuk menciptakan suasana kerja yang nyaman, dinamis, dan produktif. Dalam penetapan infrastruktur dan lingkungan kerja digunakan pertimbangan sebagai berikut :
1. Mengevaluasi sumber daya yang diperlukan untuk
31
2. Kesesuaian sarana dan prasarana tersebut dengan fungsi, kinerja,
sasaran, kemampuan pemeliharaan, pembiayaan operasional, keamanan dan pembaharuan.
7. Realisasi Produk
7.1. Perencanaan Realisasi Produk
LP3-UB telah merancang spesifikasi produk/layanan dan telah merencanakan proses yang diperlukan untuk merealisasikannya.
Perencanaan realisasi produk/layanan berjalan sesuai dengan
persyaratan proses lainnya dari sistem manajemen mutu. Dalam perencanaan realisasi produk/layanan, LP3-UB telah menetapkan hal-hal sebagai berikut:
a. Sasaran dan persyaratan mutu bagi produk/layanan.
b. Kebutuhan untuk penetapan proses, dokumentasi dan penyediaan
sumber daya untuk menghasilkan produk/layanan.
c. Melakukan verifikasi, validasi, pemantauan, inspeksi, kegiatan
pengujian khusus dan kriteria untuk penerimaan produk/layanan.
d. Menyiapkan dokumen yang diperlukan untuk menjadi bukti bahwa
proses menghasilkan produk/layanan yang memenuhi persyaratan
7.2. Proses yang Berhubungan dengan Pelanggan
LP3-UB telah menentukan persyaratan realisasi produk/layanan dan meninjau ulang persyaratan tersebut secara periodik. Untuk itu, LP3-UB menentukan:
a. Persyaratan yang telah ditentukan pelanggan, mencakup
persyaratan ketepatan waktu proses, mutu isi, kuantitas dan akuntabilitas
b. Persyaratan yang tidak ditentukan oleh pelanggan tetapi dibutuhkan
pada realisasi produk/layanan.
c. Persyaratan dari undang-undang dan peraturan yang berhubungan
dengan produk/layanan
32 LP3-UB meninjau persyaratan yang berhubungan dengan produk/layanan. Tinjauan ini dilakukan sebelum organisasi memenuhi janji untuk menyampaikan produk/layanan ke pelanggan. Sebelum menentukan dan menetapkan peraturan, pihak manajemen terlebih dahulu meninjau permintaan pelanggan untuk memastikan pemenuhan persyaratan pelanggan yang disesuaikan dengan kemampuan organisasi. Dalam hal ini harus dipastikan bahwa:
a. Persyaratan produk/layanan sudah terdefinisi
b. Ada kejelasan jika persyaratan proses berbeda antara yang
dinyatakan sebelumnya dengan yang direalisasikan
c. LP3-UB memiliki kemampuan untuk memenuhi persyaratan yang
sudah ditentukan
7.3. Desain Produk
Dalam rangka melakukan desain produk/layanan, Ketua LP3-UB memastikan bahwa keperluan proses perancangan telah dirumuskan, diterapkan, dipelihara untuk menjawab kebutuhan dan harapan pelanggan maupun pihak yang berkepentingan lainnya. Organisasi merencanakan dan mengendalikan desain produk/layanan dengan menentukan:
a. Desain dan pengembangan: Desain Produk: LP3 bekerjasama
dengan SPI dan PJM untuk menentukan masalah yang dihadapi, temuan tersebut kemudian diformulasikan untuk menjadikan model pelatihan Desain produk yang disesuaikan dengan keputusan atau
persetujuan stakeholder utama (Rektor), Kompetensi Utama:
Kompetensi utama adalah SDM mempunyai kemampuam inovasi dan mengembangkan konsep pembelajaran (Kognitif, knowledge, intelektual quetion; afektif (emotional quetion) dan psikomotorik (emotional quotion).
b. tinjauan, verifikasi dan validasi yang sesuai untuk tiap tahapan desain
33 Organisasi mengadakan rapat dengan melibatkan bidang terkait untuk memastikan keefektifan komunikasi dan kejelasan tanggung
jawab yang diemban. Dalam melakukan perencanaan dan
pengembangan desain, instruksi yang harus dilakukan :
a. Menyusun jadwal pekerjaan yang berurutan atau dan paralel
b. Mengidentifikasi ruang lingkup dan sasaran
c. Menetapkan jangka waktu, frekuensi
d. Menetapkan metode pengukuran, pengujian produk/layanan serta
kriteria produk/layanan yang diterima
e. Menugaskan personel yang memiliki kualifikasi dan bertanggung
jawab untuk perencanaan desain
f. Menyiapkan sarana pendukung yang diperlukan.
7.4. Pembelian
Untuk menghasilkan produk/layanan yang bermutu dalam memenuhi kepuasan pelanggan, faktor yang sangat penting dalam pencapaian tujuan tersebut adalah menjamin bahwa semua kebutuhan yang digunakan dalam proses produksi sesuai dengan spesifikasi mutu yang ditetapkan organisasi. Dalam hal pembelian atau pengadaan barang LP3-UB mengajukan spesifikasi barang kepada tim pengadaan barang Rektorat dan mengacu pada ketentuan Universitas sesuai dengan peraturan pemerintah. LP3-UB merupakan Lembaga pengkajian dan pengembangan pendidikan yang berdasarkan tupoksi yang ada tidak melakukan proses pembelian barang dan atau jasa secara langsung sehingga klausul 7.4. sebagaimana standard ISO, proses pembelian dan pengadaan tidak dilakukan oleh LP3-UB. Hal tersebut dinamakan klausul pengecualian pada ruang lingkup tupoksi LP3-UB.
7.5. Proses Produksi
LP3-UB merencanakan dan melaksanakan produksi di bawah kondisi terkendali. LP3-UB mengidentifikasi setiap komponen dan produk/layanan dari setiap proses produksi sampai pengiriman ke pelanggan.
34 Untuk merencanakan dan melaksanakan pengendalian proses produksi LP3-UB melakukan hal-hal sebagai berikut:
a. Menyediakan informasi yang menggambarkan karakteristik produk/layanan
b. Menyediakan MP dan IK
c. Menggunakan peralatan kerja yang sesuai
d. Menyediakan sarana pemantauan dan pengukuran keberhasilan
e. Menerapkan pemantauan dan pengukuran keberhasilan
7.6. Pengendalian, Pemantauan dan Pengukuran Keberhasilan
Memperhatikan bahwa produk/layanan yang dihasilkan LP3-UB adalah SDM yang berkompeten dan hasil kajian dalam bidang
kependidikan maka LP3-UB menggunakan kuisioner dan feedback
sebagai alat untuk mengukur keberhasilan proses maupun pemenuhan persyaratan pelanggan. Untuk itu, LP3-UB:
a. Menentukan pemantauan dan pengukuran keberhasilan proses
produksi
b. Menyediakan sarana pemantauan dan pengukuran yang dibutuhkan
untuk menyediakan bukti-bukti kesesuaian produk/layanan yang ditetapkan.
c. Membuat proses untuk memastikan bahwa pemantauan dan
pengukuran dapat dikerjakan secara konsisten sesuai persyaratan pemantauan dan pengukuran.
d. LP3-UB akan merekam validasi hasil pengukuran sebelumnya bila
peralatan tidak memenuhi persyaratan.
Untuk memastikan validitas hasil pengukuran keberhasilan proses dan produk/layanan maka kuisioner:
a. Divalidasi sesuai dengan standar
b. Melindungi dari kerusakan dan penurunan mutu selama penangan,
35 Hasil Kegiatan pelatihan dan pengembangan pendidikan dalam berbagai bentuk baik soft copy maupun hard copy ataupun bentuk lainnya seperti peralatan audio visual dan lain sebagainya dilakukan penyimpanan serapi dan sebaik mungkin mengikuti ketentuan undang-undang yang berlaku (UU No. 02 tahun 2000 dan UU No. 22 tahun 2000 tentang jadwal retensi arsip kepegawaian pegawai negeri sipil dan pejabat negara)
8. Pengukuran, Analisis Dan Perbaikan
8.1. Rencana Pemantauan dan Pengukuran
LP3-UB merencanakan dan menerapkan proses pemantauan, pengukuran, analisis dan pengembangan untuk memperlihatkan kesesuaian produk/layanan, kesesuaian sistem manajemen dan melakukan peningkatan berkelanjutan yang efektif. LP3-UB menetapkan agar kinerja organisasi diukur hingga mencapai efektivitas dan efisiensi yang ditentukan.
Pengukuran kinerja harus fokus pada faktor yang menjadi kunci perbaikan efektivitas, efisiensi dan adaptibilitasnya. Pemantauan dan pengukuran pencapaian sasaran mutu menjadi faktor penting untuk meningkatkan motivasi kerja dan inovasi secara berkelanjutan. LP3-UB memantau tindakan peningkatan dan penerapannya sebagai input melalui tinjauan manajemen untuk meningkatkan kinerja organisasi. Pengukuran kinerja organisasi mencakup:
Pengukuran dan evaluasi produk/layanan
Kemampuan proses
Kepuasan pelanggan
Pencapaian sasaran sistem manajemen mutu
Pencapaian usaha perbaikan secara berkelanjutan
Dalam melakukan pengukuran, analisis dan perbaikan pihak manajemen membuat ketentuan sebagai berikut:
a. Mengumpulkan data pengukuran, kemudian dianalisis dan disajikan
menjadi informasi
b. Pengukuran, analisis, peningkatan produk/layanan, dan prosesnya
36
c. Metode pengukuran perlu secara periodik ditinjau dan data yang
ada diverifikasi supaya tetap akurat dan lengkap
d. Pengukuran kepuasan pelanggan perlu difokuskan sebagai salah
satu prioritas untuk mengevaluasi kinerja organisasi
e. Pengukuran dan informasi yang dihasilkan adalah esensial yang
digunakan sebagai dasar peningkatan kinerja dan atau pengambilan keputusan.
f. Hasil analisis pengukuran digunakan sebagai alat komunikasi
informasi.
g. Efektivitas dan efisiensi komunikasi dengan pelanggan perlu diukur
untuk menentukan informasi secara jelas
h. Menggunakan teknik analisis statistik yang relevan untuk membantu
pemahaman dan interpretasi hasil verifikasi pengukuran.
8.2. Pemantauan dan Pengukuran
LP3-UB menentukan metode yang diperlukan dan digunakan untuk melakukan pengukuran kinerja sistem manajemen mutu dalam organisasi. Yang menjadi variabel terikat adalah kepuasan pelanggan. Kepuasan pelanggan dapat dipantau melalui kuisioner tervalidasi yang secara rutin disampaikan kepada pelanggan.
Organisasi merencanakan program audit internal dengan proses yang tepat sesuai lingkup diaudit, termasuk mempertimbangkan hasil audit sebelumnya. Kriteria, lingkup, frekuensi dan metode audit telah ditentukan, seleksi auditor dan pelaksanaan audit harus dapat memastikan sasaran dan kejujuran dari proses tersebut. Auditor tidak boleh mengaudit pekerjaannya sendiri. Hasil audit dicatat dalam prosedur yang terdokumentasi. Manajemen yang bertanggung jawab untuk lingkup yang diaudit harus memastikan bahwa tindakan yang dilakukan tidak tertunda sehingga hal ini menghilangkan deteksi ketidaksesuaian dan penyebabnya.
LP3-UB menggunakan metode yang tepat untuk pemantauan dan pengukuran proses sistem manajemen mutu. Metode tersebut dapat mengukur mutu proses dan capaian hasil yang telah ditargetkan. Bila hasil yang direncanakan tidak tercapai, maka akan dilakukan koreksi
37
dan tindakan pencegahan yang tepat sehingga kesesuaian
produk/layanan terjamin.
LP3-UB memantau dan mengukur karakteristik produk/layanan untuk memastikan jika persyaratan produk/layanan telah terpenuhi. Hal ini dilaksanakan pada penanggung jawab proses realisasi produk/layanan menurut pengaturan yang sudah direncanakan. Dalam pengukuran kinerja sistem manajemen yang mengacu pada kepuasan pelanggan, diterapkan persyaratan sebagai berikut :
a. Pengumpulan data komprehensif dan mencakup sumber informasi
terkait
b. Frekuensi pengumpulan dan tinjauan analisis data yang relevan
c. Klarifikasi informasi dilakukan secara sampling dan pemantauannya
dilakukan secara rutin
LP3-UB menjadwalkan rencana audit internal tiap semester untuk memastikan jika SMM :
a. Sesuai dengan perencanaan yang disusun
b. Memenuhi persyaratan standar BAW-PT dan persyaratan sistem
manajemen mutu yang ditetapkan organisasi
c. Dipelihara dan diterapkan secara efektif.
Hasil audit dan bukti kesesuaian kinerja dengan kriteria yang ditetapkan harus dipelihara.
8.3. Pengendalian Produk/layanan yang Tidak Sesuai
LP3-UB memastikan bahwa produk/layanan yang tidak sesuai
dengan persyaratan yang telah ditetapkan akan dicegah
penggunaannya. Pengendalian dilakukan oleh KTU dibantu Kasubag dengan menetapkan dan memelihara prosedur terdokumentasi untuk
menangani hal ini. Pengendalian yang meliputi identifikasi,
dokumentasi, evaluasi, pemisahan dan disposisi produk/layanan yang tidak sesuai, dilakukan dengan:
a. Mengambil tindakan untuk menghilangkan penyebab
38
b. Memperbolehkan pemakaian, pelepasan, atau penerimaan melalui
konsesi oleh pihak berwenang yang relevan misalnya Rektor
c. Melakukan tindakan pencegahan pemakaian
8.4. Analisis Data
LP3-UB menentukan, mengumpulkan dan menganalisis data yang tepat untuk memperlihatkan kesesuaian dan efektivitas sistem
manajemen mutu serta mengevaluasi efektivitas peningkatan
berkelanjutan. Data dihasilkan dari pemantauan, pengukuran dan dari sumber lainnya yang relevan. Analisis data harus menyediakan informasi yang berhubungan dengan:
a. Kepuasan pelanggan.
b. Kesesuaian dengan persyaratan produk/layanan.
c. Karakteristik dan kecenderungan proses maupun produk/layanan,
termasuk tindakan pencegahan dan korektif.
8.5. Perbaikan
LP3-UB melakukan perbaikan berkelanjutan terhadap efektivitas SMM melalui penggunaan kebijakan mutu, sasaran mutu, hasil audit, analisis data, tindakan korektif dan pencegahan serta tinjauan manajemen. Tindakan korektif dan pencegahan dilakukan untuk
mengurangi kemungkinan ketidaksesuaian dan mencegah
ketidaksesuaian terulang kembali. Tindakan korektif dan pencegahan harus sesuai dengan penyebab ketidaksesuaian dan akar penyebab masalah yang ditemukan.
39
LAMPIRAN
Lampiran 1. Daftar Manual Prosedur (MP)
No. Dokumen Kode
1 MP. Pengendalian Dokumen dan
Rekaman 00008 04001
2 MP. Pengendalian Produk yang Tidak
Sesuai 00008 04002
3 MP. Tindakan Koreksi dan Pencegahan 00008 04003
4 MP. Audit Internal Mutu 00008 04004
5 MP. Pelatihan 00008 04005
6
MP. Pemilihan Dosen/Kaprodi/ Tenaga Kependidikan/ Laboran/Pustakawan Berprestasi 00008 04006 7 MP. Penyelenggaraan Seminar 00008 04007 8 MP. Kerjasama 00008 04008 9 MP. Pengkajian 00008 04009 10 MP. Pemeliharaan Barang 00008 040010
