Metode yang digunakan dalam proses pengumpulan data perusahaan adalah dengan melakukan pengamatan langsung terhadap perusahaan dan mengajukan daftar pertanyaan mengenai pengendalian internal perusahaan khususnya sistem penjualan kredit, piutang, penerimaan, pengeluaran kas dan pemasaran. Internal Control Questionnaires (ICQ) mengenai sistem pengendalian internal berdasarkan komponen COSO pada sistem penjualan kredit, piutang, penerimaan kas, pengeluaran kas dan pemasaran, diserahkan pada tanggal 17 April 2012. Sistem penjualan kredit ICQ, piutang, penerimaan kas, pengeluaran kas , dan pemasaran PT Menara Kadin Indonesia.
2 Manajemen memperhitungkan tingkat kompetensi (pengetahuan dan keterampilan) yang dibutuhkan untuk suatu pekerjaan tertentu. 3 Apakah perusahaan memiliki dewan direksi dan komite audit independen yang memberikan kontribusi signifikan terhadap pencapaian tujuan. Pengawasan dilakukan antara lain dengan memastikan kelengkapan dokumen hukum pada setiap kegiatan dan transaksi bisnis.
5 Apakah manajemen lebih mengandalkan pertemuan informal secara langsung (tatap muka) dengan manajer kunci dibandingkan dengan sistem formal yang dituangkan dalam kebijakan tertulis? Struktur organisasi perusahaan dibuat secara tertulis dan menggambarkan wewenang dan tanggung jawab serta jalur pelaporan yang jelas.
Penilaian Risiko 1 Apakah perusahaan selalu
Proses rekrutmen, seleksi dan pengembangan pegawai tidak terlaksana dengan baik karena perencanaan kebutuhan SDM dan kompetensinya tidak dipersiapkan secara matang. Perusahaan dapat melakukan atau memberikan teguran lisan dan tertulis (SP I, SP II & SP III) tergantung tingkat kesalahan yang dilakukan karyawan. Bagian pemasaran berusaha beradaptasi dengan perubahan kondisi bisnis, menyesuaikan tujuan, namun tetap sejalan dengan visi dan misi perusahaan.
3 Apakah perusahaan pernah melakukan perubahan sistem informasi yang mengubah risiko terkait pengendalian internal? Perusahaan tidak pernah melakukan perubahan apapun terkait revisi sistem dan teknologi baru yang digunakan untuk pengolahan informasi. Manajemen berkeyakinan bahwa teknologi informasi yang ada saat ini masih memadai dalam hal pengendalian internal, karena kompleksitas bisnis yang tidak terlalu tinggi.
Dengan demikian, tidak pernah ada perubahan risiko yang dihadapi perusahaan terkait modifikasi sistem. Departemen keuangan perusahaan menyetorkan seluruh penerimaan kas ke bank pada hari yang sama dengan penerimaan kas atau pada hari kerja berikutnya, dengan menerapkan perhitungan kas. Usia piutang selalu menjadi perhatian manajemen yang mengharuskan departemen keuangan untuk melaporkan dan melacak piutang yang berumur 6 bulan atau lebih.
Manajemen selalu menanyakan minimal sebulan sekali mengenai status penagihan piutang yang berumur lebih dari 6 bulan.
Informasi dan Komunikasi
Seluruh transaksi keuangan yang sah berdasarkan dokumen pendukung akan digunakan sebagai dasar penyusunan laporan keuangan, disajikan dan diungkapkan dengan baik. Bagian penjualan dan pemasaran selalu mengkomunikasikan kepada manajemen mengenai total penjualan yang telah dicapai perusahaan setiap bulannya. Sistem informasi pemasaran perusahaan belum mampu mengintegrasikan seluruh upaya pemasaran dalam merespon perubahan pasar.
Setiap tahun, perusahaan menyusun catatan akuntansi umur piutang, yang akan tersedia setiap triwulan.
Aktivitas Pengendalian
7 Apakah pencatatan pada kartu piutang dan jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas dan jurnal umum disahkan oleh fungsi akuntansi dengan menandatangani dokumen sumber (faktur penjualan, bukti masuk kas dan nota kredit). Proses pencatatan pada kartu piutang, jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas dan jurnal umum disahkan oleh fungsi keuangan dan akuntansi dengan membubuhkan tanda tangan pada faktur penjualan atau voucher sebagai bukti penerimaan bank/kas. Penerimaan kas atau pengakuan pembayaran piutang disahkan oleh bagian keuangan dan dibuat baik dalam bentuk soft copy maupun hard copy faktur penjualan dengan membubuhkan stempel “dibayar”.
10 Seluruh penerimaan kas disetorkan seluruhnya ke bank pada hari yang sama dengan penerimaan kas atau pada hari kerja berikutnya. Hal ini selalu dilakukan oleh bagian keuangan untuk menghindari peredaran uang tunai yang berlebihan dan untuk mencegah pencurian atau tindakan penipuan lainnya. 11 Apakah fungsi invoice hanya menagih berdasarkan daftar debitur yang akan ditagih oleh fungsi akuntansi?
Perusahaan belum mempunyai bagian invoice, penagihan piutang dilakukan oleh bagian keuangan berkoordinasi dengan bagian pemasaran, namun pembuatan faktur masih berdasarkan daftar piutang yang sudah jatuh tempo dan harus ditagih, dibuat oleh bagian keuangan dan departemen akuntansi. 13 Apakah pencatatan dalam catatan pengeluaran kas berdasarkan bukti likuiditas yang telah mendapat izin dari pejabat yang berwenang dan disertai dengan dokumen pendukung yang lengkap? Setiap pengeluaran uang tunai harus mempunyai dokumentasi yang mendukung pencairannya dan harus mendapat persetujuan dari petugas yang berwenang mengawasi pencairannya.
14 Apakah dokumen pokok dan bukti transaksi pembayaran tunai dicap dengan stempel “dibayar” oleh yang berwenang setelah transaksi selesai? Surat keterangan lunas dibuat dalam bentuk salinan elektronik atau salinan kertas sebagai bukti pengeluaran kas oleh bagian keuangan dengan dibubuhi stempel “bayar”. 15 Apakah terdapat keseimbangan periodik antara jumlah fisik uang tunai di mesin kasir dengan jumlah uang tunai menurut catatan akuntansi?
Manajer dan direksi menentukan kebijakan pembayaran pelanggan (kredit) berdasarkan negosiasi dengan pelanggan, sebagaimana tercantum dalam setiap surat kontrak. Setiap tahunnya, perusahaan menyusun rencana bisnis/anggaran yang kemudian dibandingkan dengan hasil yang dicapai. Untuk setiap kegiatan/proyek, disusun anggaran/RAB (Rencana Anggaran Biaya) oleh manajemen, sehingga dapat dihasilkan margin yang cukup tinggi untuk proyek tersebut.19 Apakah terdapat safeguards.
Pemantauan
Pengawasan dilakukan oleh manajemen dan juga oleh unit kepatuhan grup Bakrie, misalnya pada bidang pengeluaran dan pemasukan dana serta sistem pencatatan keuangan, meskipun hal ini belum optimal. 4 Apakah pimpinan atau manajemen melakukan audit atau evaluasi kinerja pegawai secara independen di setiap bagian?
