Menyusun Proposal Kegiatan
Oleh:
Siti Aisah, S.Pd
Proposal
Asal Kata : root verb (V)“Propose” yang berarti mengusulkan dan Proposal(kata benda) berarti usulan
Jadi proposal berarti suatu rencana usulan akan suatu proyek atau kegiatan
Jenis Proposal
Proposal Proyek :
Untuk Rencana Proyek
(biasanya ada analisa rugi – laba dan kelayakan proyek)
Ada mapping kondisi juga
Ada Rencana Kerjanya juga
Contoh: Proposal Proyek pembenahan sistem pengairan desa tengu abang ,proyek penghijauan (pokoke ada kata “proyek”
berarti proposal proyek,^_^)
Ditawarkan ke pihak2 untuk dilibatkan dalam pengerjaan proyek
Proposal Kegiatan :
Untuk rencana kegiatan
Tematis
Tahapan pengerjaannya mungkin tidak selama proposal proyek
Ditawarkan ke pihak2 untuk terlibat dalam kegiatan yang direncanakan
Contoh : Proposal Acara Natal, Proposal Bakti anak bersama Syekh Puji
Isi proposal Kegiatan
Secara garis besar isi proposal tidak lepas dari prinsip 5W + 1H
Why : Berhubungan dengan kenapa kegiatan/acara harus dilaksanakan (di Latar belakang dan tujuan kegiatan/acara )
What : Apa jenis kegiatan dan temanya
Who : Berhubungan dengan sasaran kegiatan dan penyelenggara kegiatan
When : Berhubungan dengan tanggal dan pelaksanaan kegiatan
Where : Tempat pelaksanaan kegiatan
How : Berhubungan dengan bagaimana konsep dan bentuk kegiatan, Bagaimana aturan – aturan untuk berpartisipasi dalam kegiatan( atau bagaimana event tersebut dikelola,(acara,dana,publikasi)
Format Proposal Kegiatan
Sebenarnya tidak ada yang baku,namun biasanya(atau lebih tepatnya yang saya tahu) format proposal kegiatan adalah sbb:
1.Halaman Sampul /Cover 2.Latar Belakang
3.Tujuan Kegiatan
4.Nama dan Tema Kegiatan 5.Bentuk Kegiatan
6.Peserta
7.Penyelenggara
8.Jadwal dan Lokasi Kegiatan 9.Susunan Acara
10.Susunan Panitia 11.Rencana Anggaran 12.Penutup
13.Penawaran Kerjasama (sponsorship)
Halaman
Sampul/Judul/Cover
Berisi :
nama/judul kegiatan
lokasi dan waktu pelaksanaan kegiatan
penyelenggara yang bermaksud mengadakan kegiatan
Latar Belakang
Secara umum esensi isi latar belakang adalah kesenjangan antara fakta yang ada dan apa yang seharusnya.
Biasanya penulisannya dari yang bersifat umum ke khusus (general to spesific)
Terdiri dari 3 tahap pendahuluan – isi – penutup
Prinsip “ Why”
Tujuan Kegiatan
Mengenai kenapa dan untuk apa kegiatan tersebut direncanakan
Tujuan dapat terdiri hanya 1 tujuan
Atau kalo tujuan lebih dari satu
urutkan dari yang terpenting hingga yang kurang penting
Buatlah tujuan relevan dengan latar belakang yang dikemukakan
sebelumnya.
Prinsip “Why”
Bentuk Kegiatan
Buatlah relevan dengan tujuan kegiatan Berisi tentang format kegiatan
Contoh : kegiatan/ acara
Tema : misal: Give light a Chance!
Bentuk kegiatannya :
1. Kunjungan/Visitasi ke Panti Asuhan
2. Perkemahan Sabtu-Minggu
3. Pelantikan
4. Raimuna Penegak
5. Dll
Prinsip” What”
Peserta/Sasaran
Berisi tentang siapa yang menjadi sasaran dari kegiatan yang kita rencanakan
Kelompokkan sasaran ini kedalam segmen2 yang sesuai dengan bentuk kegiatan yang kita
rencanakan
Buatlah relevan dengan tema dan bentuk kegiatan
Prinsip “ Who ”
Penyelenggara
Berisi keterangan siapa yang menjadi penyelenggara kegiatan.
Biasanya penyelenggara ini adalah suatu kelompok organisasi atau
komunitas yang hendak
melaksanakan kegiatan karena
alasan tertentu(mengacu pada latar belakang)
Pada bagian penyelenggara ini perlu pula ditampilkan nama dan nomor kontak atau sekretariat yang dapat dihubungi
Prinsip” Who”
Jadwal dan Lokasi Kegiatan
Berisi keterangan “kapan dan dimana” kegiatan akan
dilaksanakan
Prinsip where dan When
Susunan Panitia
Isinya susunan panitia yang udah dibentuk
Tujuannya agar pihak2 yang
ditawari untuk bekerja sama tahu dengan siapa mereka bekerja
sama Susunan yang umum :
Penanggung Jawab, Panitia Pengarah ( SC),Panitia
Pelaksana(OC)>
Ketupel,Bendahara,Sekretaris dan Seksi2
Prinsip “who”
Rencana Anggaran
Berisi rincian pemasukan( Cash In), pengeluaran( Cash Out), dan jumlah kekurangan dana
Dapat di breakdown dengan merancang anggaran dana masing2 seksi kemudian ditotal secara keseluruhan
Pake sistem penyusunan anggaran yang sederhana aja asal rapi,jelas dan rinci
Biasanya di mark up antara jumlah dana kebutuhan riil dengan dana kebutuhan yg terlampir di proposal( mark upnya yang realistis)
Penutup
Isinya kalimat penutup yang menyatakan harapan dan dukungan kepada semua pihak agar tertarik untuk terlibat.
Ditandatangani oleh Ketua Pelaksana / Ketua Panitia dan mengetahui Penanggungjawab kegiatan
Penawaran Kerjasama (sponsorship )
Berisi tentang bentuk-bentuk penawaran kerjasama kepada pihak sponsor
Ada format perjanjiannya
Biasanya ada kategori sponsor utama/tunggal, sponsor pendukung dan sponsor partisipatif/Mitra
Baisanya pihak sponsor mau berpartisipasi dalam kegiatan jika :
Skala kegiatan besar, kegiatannya menarik dan marketable
Diberi kesempatan untuk menjual/promo/publikasi produknya (diberi stan,Spot Acara,pemasangan media promo dsb)
Urusannya mudah dan tidak berbelit –belit
Panitianya/Humasnya bisa meyakinkan pihak sponsor
sepadan dengan “Apa yang bisa ditawarkan / dijual“
panitia kepada pihak sponsor
Catatan
Penyusunan proposal Kegiatan yang baik disusun secara bersama –sama melalui curah gagasan dari seluruh panitia.
Prinsip 5w+1H merupakan kerangka dasar dalam mengonsep proposal
Semoga Kepengurusan periode2009 - 2010 ini mampu menyambung
langkah periode sebelumnya untuk membawa IKK kearah yang lebih
majuTerima Kasih dan Selamat Berkarya!
