BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEMHAN PUSDIKLAT MANAJEMEN PERTAHANAN
TUGAS ESSAY AGENDA II
SERVANT LEADERSHIP DALAM MEMBANGUN TIM YANG EFEKTIF DI SUBBAG KEPEGAWAIAN BAGUM SET DITJEN POTHAN KEMHAN
Oleh:
Nama : Novita Nurmalah Sari, S.AP., M.Si.
Pangkat/Gol: Penda Tk.I III/b
NIP : 198811252010122006
PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS (PKP) KEMHAN TA. 2024 JAKARTA, MEI 2024
KEMENTERIAN PERTAHANAN RI
DIREKTORAT JENDERAL POTENSI PRTAHANAN
A. PENDAHULUAN
Organisasi pemerintah dapat dipandang sebagai suatu organisasi dengan model sistem terbuka (open system model) yaitu sebuah sistem yang terdiri dari beberapa bagian-bagian yang berbeda dan saling terkait satu sama lain yang diupayakan memiliki kesinergian/keselarasan kerja antar bagian-bagian tersebut dalam mencapai tujuan organisasi. Organisasi membutuhkan masukan (input) dari lingkungan dan mengubah input tersebut menggunakan sebuah proses transformatif yang ada di dalam organisasi, seperti sistem, struktur, anggota organisasi, nilai organisasi, dll. untuk menjadi output/keluaran. Output yang dihasilkan akan diterima oleh lingkungan dan lingkungan memberikan umpan balik/feedback kepada organisasi. Semua komponen tersebut saling terkait dan mempengaruhi, jika ada perubahan di satu komponen maka tentu akan mempengaruhi bagian lainnya.
Diagnosa organisasi diperlukan untuk memperbaiki kinerja sebuah organisasi. Sebagaimana yang dikemukakan oleh Albert Einstein “If I had an hour to solve a problem, I’d spend 55 minutes thinking about the problem and 5 minutes thinking about solutions” yang artinya “Jika saya mempunyai satu jam untuk memecahkan masalah, saya akan menghabiskan 55 menit memikirkan tentang masalah dan 5 menit memikirkan solusinya”. Hal ini menekankan bahwa sangat penting untuk memahami masalah secara mendalam sebelum mencari solusi karena dengan memahami akar permasalahan, kita baru dapat menghasilkan solusi yang lebih efektif dan kreatif.
Kreatif itu merupakan pikiran kita tentang ide baru atau bisa dibilang unik. Kreativitas itu merupakan hasil dari pikiran kita yang kreatif. Sedangkan berpikir kreatif adalah suatu cara berpikir dimana seseorang mencoba menemukan hubungan-hubungan baru untuk memperoleh jawaban baru terhapan suatu masalah. Selain itu, berfikir kreatif adalah berfikir dengan menghubungkan ide atau hal-hal yang sebelumnya tidak berhubungan. Berpikir kreatif memiliki empat kata khas yaitu imajinatif, tidak dapat diramalkan, divergen dan lateral.
Pentingnya berpikir kreatif adalah untuk membuat inovasi. Ayn Rand mengatakan bahwa orang-orang kreatif termotivasi oleh keinginan untuk maju bukan oleh keinginan untuk mengalahkan orang
lain. Maka inovasi adalah suatu kreasi, pengembangan, implementasi suatu produk, proses ataupun layanan baru dengan tujuan meningkatkan efisiensi, efektifitas ataupun keunggulan bersaing.
Berkaiatan dengan hal tersebut, seorang pemimpin harus mampu menerapkan teknik-teknik berfikir kreatif dalam membuat inovasi pelayanan publik. Dengan menerapkan teknik tersebut, seorang pemimpin akan mampu memberdayakan sumberdaya manusia dan sumberdaya lain dalam organisasi untuk menghasilkan ide-ide kreatif dan membuat inovasi. Maka dapat disimpulkan bahwa kepemimpinan kreatif adalah kemampuan seseorang dalam menghasilkan suatu gagasan baru dan membuat inovasi untuk mencapai tujuan.
Ditengah perkembangan zaman saat ini juga dibutuhkan pemimpin perubahan yang mampu memberikan pelayanan publik secara profesional. Menurut Martin M. Brodwell, pada dasarnya setiap pemimpin, apakah dia seorang pemimpin tingkat atas, pemimpin tingkat menengah, atau pemimpin Tingkat bawah, wajib melaksanakan empat fungsi yaitu merencanakan, mengorganisasi, memimpin dan mengawasi. Berkaitan dengan peran pejabat pengawas, servant leadership lebih tepat untuk dipahami dan dipratekkan dalam melaksanakan pekerjaan. Konsep servant leadership muncul dari pemahaman bahwa seorang pemimpin yang baik adalah mereka yang bisa melayani orang-orang yang dipimpinnya. Sebagaimana dikemukakan oleh Spears (2002, 27-29), ada sepuluh karakteristik servant leadership, yaitu mendengarkan, empati, penyembuhan, kesadaran, persuasi, konseptualisasi, kejelian, keterbukaan, komitmen untuk pertumbuhan dan membangun komunitas.
Saul L. Miller mengatakan “When a group of people come together and dedicate themselves towards a common goal, incredible things are possible” yang artinya “Ketika sekelompok orang bersatu dan berkomitmen untuk mencapai tujuan bersama, maka hal-hal yang luar biasa dapat terjadi”. Hal ini menekankan bahwa tujuan tim akan tercapai hanya dengan adanya tim yang efektif. Tim efektif dapat diartikan sebagai tim yang berhasil mencapai tujuannya atau dimana seluruh tim bekerja dengan
sungguh sungguh sesuai dengan peran dan fungsinya masing-masing yang ditujukan semata-mata untuk menraih tujuan tim yang merupakan tujuan bersama. Oleh karena itu, cara berpikir sistemik juga diperlukan dalam menganalisis keefektifan organisasi. Keefektifan organisasi dibangun atas keterkaitan dan keselarasan antar komponennya. Dan menjaga keselarasan antar elemen adalah hal utama yang perlu dilakukan oleh seorang pemimpin organisasi. Bruce Tuckman, menjelaskan bahwa dalam setiap pembentukan tim terdapat lima tahapan yang dikenal sebagai model Forming-Stroming-Norming- Performing-Adjourning. Larso dan Lafasto juga mengemukakan delapan karakteristik tim yang efektif yaitu clear & elevate goal (memiliki tujuan yang jelas dan menggugah bagi seluruh anggota tim), result driven structure (memiliki struktur dan tata kerja yang berorientasi pada tujuan), competent team member (memiliki personal tim yang kompeten sesuai kebutuhan), unifield commitment (mempunyai komitmen yang terpadu), collaborative climate (memiliki iklim Kerjasama yang kondusif), standarts of excellence (memiliki standar ukuran kinerjq yang jelas), external support & recognition (mendapatkan dukungan sumberdaya dan budaya apresiasi atas keberhasilan tim dari pihak luar tim), dan principled leadership (memiliki pemimpin yang berdasar pada kepemimpinan yang baik).
B. ANALISIS MASALAH DAN AKAR PERMAALAHAN
Beberapa aspek penting dalam penyelenggaraan pemerintahan yaitu lembaga pemerintahan dan peraturan-peraturannya, aparat untuk menyeleng- garakan pemerintahan serta pembagian tugas dan wewenang. Good Gover- nance atau kepemerintahan yang baik diperlukan oleh pemerintah Indonesia agar pemerintahan dapat terselenggara secara akuntabel, efektif, efisien dan saling bersinergi antara sektor publik, swasta serta masyarakat. Sesuai dengan pernyataan Presiden saat pelantikan Pamong Praja Muda di kampus IPDN Tahun 2017 yaitu “Berikan layanan yang sama baiknya dan sama cepatnya kepada semua rakyat. Jangan pernah melakukan diskriminasi pelayanan berdasarkan warna kulit, daerah asal, agama, dan lainnya”. Adapun berdasarkan SE MenPanRB Nomor 20 Tahun 2021, disebutkan bahwa dalam rangka penguatan budaya kerja sebagai salah satu strategi transformasi pengelolaan ASN menuju pemerintahan berkelas dunia,
Pemerintah telah meluncurkan Core Values (Nilai-Nilai Dasar) ASN Be- rAKHLAK yang merupakan akronim dari Berorientasi Pelayanan, Akunt- abel, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif, Kolaboratif.
Berdasarkan Permenhan Nomor 14 Tahun 2019 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Pertahanan dijelaskan organisasi/tim terkecil dalam satuan kerja adalah Sub Bagian atau Seksi Subdit. Subbag Kepegawaian Bagum Set Ditjen Pothan Kemhan dipimpin oleh Kasubbag Peg dan mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan pembinaan kemampuan kepegawaian, penataan organisasi dan ketatalaksanaan Ditjen Pothan Kemhan. Berikut ini Daftar Susunan Personel (DSP) Subbag Peg Bagum Set Ditjen Pothan Kemhan (lihat Gambar 1.2.):
Gambar 1.2. DSP Subbag Peg
Berpedoman pada Kep Menhan Nomor: KEP/745/M/V/2019 tentang uraian tugas jabatan fungsional dan jabatan pelaksana Kemhan di Subbag Peg yaitu:
1. Penyusun Naskah melakukan kegiatan penyusunan dan pembuatan laporan di bidang penyiapan naskah.
2. Pengolah Data mempunyai tugas melakukan kegiatan pengolahan dan pendokumentasian serta penginputan data.
3. Pengelola kepegawaian mempunyai tugas melakukan kegiatan pengelolaan bahan dan penyusunan laporan di bidang kepegawaian.
4. Pengadministrasi Kepegawaian mempunyai tugas melakukan kegiatan pencatatan dan pendokumentasian di bidang kepegawaian.
5. Pranata Komputer mempunyai tugas merencanakan, menganalisis, merancang, mengimplementasikan, mengembangkan, dan/ atau mengoperasikan sistem informasi berbasis komputer.
Berikut dibawah ini adalah realisasi pembagian kerja di Subbag Peg (lihat Tabel 1.1.):
Tabel 1.1. Pembagian Kerja Subbag Peg
No. Jabatan Pegawai Pekerjaan Yang
Berkaitan
1. Penyusun 1.A 1.DSP
2.Simpeg 3.SiASN 4.Eligible 5.Assesment 2.B (BP Proglap dihandel
APN
1.Pensiun
2. Pengolah Data 1.C 1.UKP TNI & PNS
2.Jabatan 3.KGB TNI 4.Sertijab
2.D 1.KGB PNS
2.Tanda Jasa TNI & PNS 3.Daftar Nominatif
4.Ijin Belajar 5.Tambah Gelar 6.PKL/Magang 7.Karis/Karsu
3.E 1.Diklat
2.Ijin ke LN utk Ibadah/
Berobat/ Lainnya 3.Cuti
4.Nikah 5.Cerai
3. Pengelola Kepegawaian 1.F 1.RB
2.Membantu pekerjaan lain pegawai lain ketika ada yang diklat/cuti.
4. Pranata TIK 1.G 1.Simpeg
2.SiASN
3.Agenda Surat Masuk 4.Penggandaan dan
Distribusi Surat Keluar
5. P3K 1.H 1.Agenda Surat Masuk
2.Penggandaan dan Distribusi Surat Keluar
2.I 1.UKP TNI & PNS 2.Eligible
3.Assessment 4.Penggandaan
Sumber: Subbag Peg Bagum Set Ditjen Pothan Kemhan Adapun beberapa permasalahan yang terjadi di Subbag Kepegawaian:
1. Kurangnya jumlah personel
Menurut DSP jumlah jabatan anggota Subbag Peg adalah 11 namun baru terisi 7. Walaupun mendapatkan tambahan personel dari 2 orang P3K namun dirasa belum bisa memenuhi beban kerja yang ada.
2. Pembagian pekerjaan belum merata dan belum jelas
Masih adanya gap/kesenjangan antara pegawai dengan beban kerja yang cukup banyak dengan pegawai yang beban kerja nya kurang. Adapun uraian jabatan yang ada belum menguraikan tupoksi perkerjaan dengan jelas dan rinci dalam bidang apa saja.
Berdasarkan data diatas, maka rumusan masalah serta pertanyaan yang menjadi pedoman dalam pembahasan tugas essay agenda II ini adalah
“Bagaimana peran servant leadership dalam membangun tim yang efektif di Subbag Kepeg Bagum Set Ditjen Pothan Kemhan?”.
C. PERAN KEPEMIMPINAN YANG PERLU DILAKUKAN DALAM MENGATASI MASALAH
Selanjutnya untuk mengaktualisasi peran kepemimpinan yang perlu dilakukan dalam mengatasi masalah dengan pendekatan kepemimpinan yang melayani dalam pekerjaan maka langkah-langkah yang harus dilakukan pimpinan di Subbag Peg adalah sebagai berikut:
1. Mengindentifikasi pelanggan dan stakeholder dalam pelayan publik.
No. Unit Pemberi Layanan
Pelanggan/
Stakeholder Internal
Pelanggan/
stakeholder Eksternal
Layanan Yang Dibutuhkan
1. Staf Subbag Peg Personil Ditjen Pothan Kemhan
- Administrasi
Kepegawaian
2. Staf Subbag Peg - Siswa/i setingkat SMA
PKL/Magang
3. Staf Subbag Peg - Mahasiswa/i
perguruan tinggi
PKL/Magang/
Penelitian/Riset
2. Menginventarisir isu-isu strategis dan penyebab masalah untuk dicarikan Solusi dengan pendekatan kepemimpinan yang melayani.
No. Isu-Isu Strategis Dalam Pelayanan
Publik
Penyebab Masalah Alternatif Solusi
1. Masih kurangnya kecepatan pelayanan.
a.Kurangnya
kompetensi pegawai (pengetahuan, keterampilan dan sikap kerja) b.Kurangnya SDM c.Belum meratanya
pembagian kerja pegawai.
a.Merekrut dan memenuhi jumlah pegawai sesuai DSP sesuai dengan standar kompetensi.
b.Mengembangkan kompetensi pegawai dengan membuat perencanaan Diklat pegawai dan
mengikutsertakan pegawai dalam Diklat/Penyuluhan/
Bimtek/Seminar/Sosialisasi secara terjadwal dan bergantian.
c.Melakukan pembagian kerja yang adil dan merata sesuai dengan kompetensi pegawai.
d.Mengadakan briefing atau pertemuan agar setiap pegawai memberikan informasi secara jelas dan singkat antar sesama/beda bagian.
2. Adanya diskriminasi pelayanan terhadap hal yang sifatnya segera dan tidak segera.
a.Kurangnya SDM b.Kurangnya
kepedulian/sikap responsif pegawai
3. Perbedaan informasi yang diberikan oleh pegawai mengenai administrasi
kepegawaian.
a.Kurangnya
kompetensi pegawai b.Kurangnya
komunikasi dan koordinasi antar sesama/beda bagian 4. Kurangnya wawasan
pegawai mengenai
hal-hal yang
berkaitan dengan lingkungan
pekerjaanya.
a.Kurangnya kepedulian/sikap responsif pegawai b.Kurangnya
komunikasi dan koordinasi antar
sesama/ beda bagian
