GJM FISIP UB 1
GJM FISIP UB 2
LEMBAR PENGESAHAN
GUGUS JAMINAN MUTU
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS BRAWIJAYA Maret 2022 Laporan Pelaksanaan
Audit Internal Mutu (AIM) Tahun 2021
Revisi Ke- 0 Halaman 2 dari 35
LAPORAN PELAKSANAAN AUDIT INTERNAL MUTU (AIM)
TAHUN 2021
Proses Penanggungjawab
Tanggal
Nama Jabatan Tandatangan
1. Perumusan Amalia Nur Andini, S.Hum., M.A.
PIC Bidang AIM
14 Maret 2022
2. Pemeriksaan Andy Ilman Hakim, S.IP., M.I.P.
Sekretaris GJM
14 Maret 2022
3. Persetujuan Nia Ashton Destrity,
S.I.Kom., MA
Ketua GJM
14 Maret 2022
4. Penetapan Dr. Sholih Mu`Adi, SH., M.Si.
Dekan
14 Maret 2022
5. Pengendalian Dr.rer.pol.
Muhammad Faishal
Aminuddin, SS., M.Si.
Wakil Dekan Bidang Akademik
14 Maret 2022
GJM FISIP UB 3
VISI FISIP
Menjadi fakultas unggul berstandar internasional dan berjiwa entrepreneur di bidang sosial politik yang mampu berperan aktif dalam pembangunan bangsa melalui proses pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat.
MISI FISIP
1. Mewujudkan fakultas sebagai lembaga pendidikan yang bermutu dan bereputasi.
2. Melaksanakan sistem pendidikan tinggi yang sehat dan relevan dengan dunia kerja, perubahan sosial, dan perkembangan global.
3. Melaksanakan sistem perkuliahan di bidang Sosiologi, Ilmu Komunikasi, Psikologi, Hubungan Internasional, Ilmu Politik, dan Ilmu Pemerintahan yang adaptif dan sensitif terhadap perkembangan ilmu dan teknologi.
4. Melaksanakan kegiatan penelitian ilmiah sesuai dengan perkembangan fenomena sosial politik yang mampu berkontribusi secara nyata kepada peningkatan daya saing bangsa.
5. Memanfaatkan ilmu pengetahuanmelalui pengabdian masyarakat dalam proses pembangunan nasional.
6. Mewujudkan keunggulan lulusan yang beriman, bertakwa, kompeten, cerdas, terampil, berjiwa entrepreneur dan mampu bersaing dalam bidang ilmu sosial dan politik di lingkup nasional dan internasional.
GJM FISIP UB 4
DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN ... 2
VISI FISIP ... 3
MISI FISIP ... 3
DAFTAR ISI ... 4
DAFTAR GAMBAR ... 5
DAFTAR TABEL ... 6
DAFTAR GRAFIK ... 7
BAB I. PENDAHULUAN ... 8
BAB II. RUANG LINGKUP DAN TAHAPAN PELAKSANAAN AIM ... 10
1. Ruang Lingkup AIM ... 10
2. Tahapan Pelaksanaan AIM 2021 ... 11
BAB III. HASIL AIM ... 14
BAB IV. PENUTUP ... 15
LAMPIRAN ... 16
GJM FISIP UB 5
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1. Mekanisme AIM di UB ... 9 Gambar 2. Tahapan AIM di UB ... 11 Gambar 3. Google Drive Bersama AIM UPA 2021 ... 12
GJM FISIP UB 6
DAFTAR TABEL
Tabel 1. Ruang Lingkup AIM Tahun 2021 ... 11
GJM FISIP UB 7
DAFTAR GRAFIK
Grafik 1. Jumlah Auditee dalam menindaklanjuti temuan lama ... 14 Grafik 2. Jumlah Auditee dalam memenuhi persyaratan Tinjauan Manajemen ... 15
GJM FISIP UB 8
BAB I.
PENDAHULUAN
Audit internal merupakan faktor kunci dalam manajemen suatu organisasi untuk dapat memberikan data yang bermanfaat bagi kepentingan evaluasi dan perbaikan/peningkatan efektivitas sistem yang dimiliki. Audit internal juga merupakan teknik mendasar yang hasilnya digunakan sebagai salah satu bahan masukan untuk aktivitas tinjauan manajemen sebagaimana yang dipersyaratkan oleh standar sistem manajemen.
Audit Internal Mutu (AIM) adalah pemeriksaan sistematik dan independen untuk mengetahui apakah implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) efektif dan sesuai perencanaan yang dilakukan oleh unit kerja di Universitas Brawijaya (UB). AIM di UB dilakukan untuk memeriksa kesesuaian antara standar mutu yang ditetapkan, dalam Sistem Manajemen Mutu (SMM) Akademik, Keuangan dan Administrasi dengan pelaksanaannya oleh unit kerja di UB.
Audit Internal Mutu (AIM) sangat bermanfaat untuk:
a. Membantu mengidentifikasi setiap ketidaksesuaian yang telah dan atau sedang terjadi, serta hal-hal yang kemudian hari mempunyai kecenderungan untuk menimbulkan masalah (terjadi ketidaksesuaian).
b. Menjamin kesesuaian sistem terdokumentasi terhadap persyaratan standar yang diacu.
c. Menjamin kesesuaian aktivitas yang diterapkan dengan sistem terdokumentasi.
d. Menjamin konsistensi penerapan sistem.
e. Memastikan keefektifan penerapan sistem.
f. Meningkatkan/mengembangkan sistem.
AIM di UB dilakukan dalam dua tahap, yaitu:
a. Audit Sistem: Audit terhadap kecukupan organisasi penjaminan mutu dan dokumen mutu untuk memenuhi persyaratan standar sistem audit mutu.
b. Audit Kinerja (Kepatuhan): Audit pada implementasi sistem penjaminan mutu yang telah ditetapkan/dijanjikan: Pemenuhan terhadap standar mutu dan kepuasan pelanggan.
Sedangkan metode AIM di UB dilakukan dalam dua cara, yaitu desk evaluation dan visitasi kepada auditee. Secara teknis, pelaksanaan AIM mengacu kepada SOP Audit Internal Mutu. Dalam pelaksanaannya, AIM di UB melibatkan para auditor internal mutu bersertifikat. Mekanisme AIM di UB adalah sebagai berikut:
GJM FISIP UB 9
Gambar 1. Mekanisme AIM di UB
Universitas Brawijaya (UB) sejak tahun 2011, melaksanakan dua macam AIM, yaitu:
a. Audit Internal Mutu (AIM) Unit Pelaksana Akademik (UPA), yaitu untuk fakultas/program, jurusan/PS dan laboratorium.
b. Audit Internal Mutu (AIM) Unit Penunjang Pelaksana Akademik (UPPA), yaitu untuk biro, lembaga, laboratorium sentral, unit pelaksana teknis dan badan usaha.
Hasil AIM, berupa temuan-temuan, dirumuskan dalam laporan AIM oleh auditor internal dan disampaikan kepada pimpinan unit untuk ditindaklanjuti. Temuan-temuan yang belum selesai ditindaklanjuti akan terus di-evaluasi ulang hingga pemenuhannya sesuai dengan persyaratan.
Resume laporan-laporan AIM dikumpulkan dalam bentuk Laporan Pelaksanaan AIM di tingkat universitas dan dilaporkan kepada Pimpinan UB untuk peningkatan kebijakan dan sistem.
GJM FISIP UB 10
BAB II.
RUANG LINGKUP DAN TAHAPAN
PELAKSANAAN AIM
1. Ruang Lingkup AIM
Pelaksanaan AIM di FISIP ditetapkan oleh Rektor UB dibawah koordinasi PJM (Pusat Jaminan Mutu) tingkat universitas. Kegiatan AIM tahun 2021 dilaksanakan dengan tahapan: 1) Sosialisasi AIM kepada auditee dilakukan oleh PJM (melalui surat, rapat daring, website pjm.ub.ac.id, google drive bersama, wa group, dan email) dan GJM juga memberikan sosialisasi AIM tingkat Fakultas.; 2) sosialisasi AIM kepada Auditor (diselenggarakan oleh PJM); 3)menyusun dan mengirim Jadwal AIM kepada auditee dan auditor (surat pemberitahuan dikirimkan dari PJM); dan 4) Pelaksanaan AIM itu sendiri. Tim pelaksana AIM ditetapkan melalui Surat Tugas Rektor UB. Daftar auditee yang ada di FISIP UB sebagai berikut:
1. Jurusan Sosiologi 2. Jurusan Komunikasi 3. Jurusan Psikologi 4. Jurusan PPHI
5. Program Studi S1 Sosiologi 6. Program Studi S2 Ilmu Sosial 7. Program Studi S3 Ilmu Sosiologi 8. Program Studi S1 Komunikasi 9. Program Studi S2 Ilmu Komunikasi 10. Program Studi S1 Psikologi
11. Program Studi S1 Ilmu Politik
12. Program Studi S1 Ilmu Pemerintahan 13. Program Studi S1 Hubungan Internasional
Ruang lingkup AIM tahun 2021 di sesuai Surat Edaran Rektor UB Nomor 495/UN10/HK.05.4/2021 (Lampiran 2) sebagai berikut:
GJM FISIP UB 11
Tabel 1. Ruang Lingkup AIM Tahun 2021
No Lingkup UPA
UPPA Fakultas Jurusan PS
1 Tindaklanjut temuan AIM sebelumnya √ √ √ √
2 Laporan Tinjauan Manajemen Tahun
2020 (Periode Januari-Desember 2020) - - - √
3 Laporan Tinjauan Manajemen 2021 (periode 1 September 2020 s.d. 31 Agustus 2021)
√ √ √ -
2. Tahapan Pelaksanaan AIM 2021
Tahapan kegiatan AIM pada tahun 2021 dilaksanakan dengan prinsip tidak memberatkan auditee dan tetap memenuhi siklus PPEPP, yaitu sebagai berikut:
Gambar 2. Tahapan AIM di UB
Dalam pelaksanaannya, kegiatan desk evaluation disederhanakan lagi dengan tidak lagi melibatkan auditor internal. Kegiatan desk evaluation dilakukan dengan self assessment oleh masing-masing auditee dengan mengisi instrumen AIM yang disediakan memanfaatkan google form.
Pelaksanaan AIM tahun 2021, seperti juga pada tahun-tahun sebelumnya, memanfaatkan website PJM (https://pjm.ub.ac.id/aim-tahun-2021/) sebagai portal informasi bagi auditee dan auditor internal.
Selain itu, juga memanfaatkan google drive bersama untuk mengumpulkan berkas AIM (data dan dokumen pendukung). Di dalam website PJM tersebut disediakan dokumen-dokumen yang digunakan dalam AIM tahun 2021, yaitu: Peraturan Rektor terkait, materi sosialisasi, template
GJM FISIP UB 12
dokumen kurikulum dan monev kurikulum, template laporan tinjauan manajemen, serta dokumen lain yang mendukung.
Gambar 3. Google Drive Bersama AIM UPA 2021
Pemanfaatan drive bersama dimaksudkan untuk memudahkan auditee dalam mengisi capaian kinerja sesuai lingkup AIM dan menyerahkan data dukung serta dokumen pendukung yang disyaratkan. Dalam sosialisasi AIM secara daring (Lampiran 3) telah disampaikan bahwa auditee harus mempersiapkan Laporan Evaluasi Kinerja (LEK) yang terdiri dari:
a. Isian tabel Tindak Lanjut PTK atas hasil AIM tahun sebelumnya (.xls), beserta data/dokumen pendukung yang relevan. File ini diperoleh dari Laporan Verifikasi PTK.
b. Laporan Tinjauan Manajemen Periode 1 September 2020 s.d. 31 Agustus 2021 (.pdf), beserta lampiran dan bukti pendukung.
GJM FISIP UB 13
c. Dokumen Kurikulum dan Isian Dokumen Monev Kurikulum OBE sesuai Peraturan Rektor UB Nomor 34 Tahun 2020 dalam bentuk PDF.
Petunjuk pengisian g-form AIM telah disampaikan melalui surat Wakil Rektor Bidang Akademik Nomor 661/UN10.A01/JM.00/2021 (Lampiran 4). Di dalam surat tersebut disampaikan beberapa hal yang harus dipenuhi oleh auditee dalam mempersiapkan LEK, yaitu:
a. Menggunakan google form. Harap dipastikan akun default yang digunakan di perangkat (komputer/smartphone) terhubung/login dengan email official (ub.ac.id).
b. Link google form: (tampilan g-form dapat diunduh di web PJM)
- Fakultas: bit.ly/AIM2021Fakultas
- Jurusan: bit.ly/AIM2021Jurusan
- Program Studi: bit.ly/AIM2021PS
c. Tenggat Waktu tanggal 12 November 2021. Namun demikian, dengan adanya kegiatan akademik yang padat, maka tenggat waktu pengisian g-form diperpanjang hingga 19 November 2021.
d. Memastikan akun default yang digunakan di perangkat (komputer/smartphone) terhubung/login dengan email official (ub.ac.id).
e. Menyiapkan dokumen-dokumen LEK seperti disebutkan pada halaman sebelumnya.
f. Dokumen-dokumen tersebut di-bundle dalam satu (1) format .rar dengan ukuran file maksimal 10 MB (sepuluh megabyte) dan di-rename dengan nama file sesuai nama unit kerja (bukan singkatan). Satu file format .rar ini yang harus di-upload di google form.
Khusus untuk menindaklanjuti temuan AIM sebelumnya, PJM menyediakan Instruksi Kerja Tindak Lanjut Permintaan Tindakan Koreksi (PTK) bagi auditee (Lampiran 5).
GJM FISIP UB 14
BAB III.
HASIL AIM
Secara umum, lingkup kegiatan AIM tahun 2021 masih melanjutkan hasil dari AIM tahun sebelumnya (2020). Audit Internal Mutu (AIM) tahun 2021 melibatkan auditee yang terdiri dari 4(empat) Jurusan, 9(Sembilan) program studi. Merujuk pada surat Wakil Rektor Bidang Akademik tentang pemberitahuan pengisian g-form (Laporan Evaluasi Kinerja – LEK) AIM Siklus 20 (Lampiran 4), yang menyebutkan tenggat waktu pengisian g-form tersebut pada tanggal 12 November 2021, maka jika dilihat kepatuhan auditee (fakultas jurusan dan program studi) untuk menepati tenggat waktu tersebut masih kurang.
Kompilasi LEK di tingkat jurusan dan program studi (auditee) menunjukkan bahwa kemampuan auditee menindaklanjuti temuan lama sudah baik. Hal ini dapat dilihat dari jumlah auditee yang telah selesai menindaklanjuti temuan lama lebih dari 75% sebanyak 9 unit, dua diantaranya telah 100% closed, yaitu Program Studi S1 Ilmu Politik dan Program Studi S1 Hubungan Internasional. Sedangkan 4 auditee (dari 13 unit) menindaklanjuti temuan lama dibawah 75% yaitu Jurusan Psikologi, Jurusan PPHI, Jurusan Sosiologi dan Program Studi S1 Sosiologi
Grafik 1. Jumlah Auditee dalam menindaklanjuti temuan lama (jumlah auditee: 13 unit)
Tingkat pemenuhan persyaratan laporan tinjauan manajemen di level jurusan dan program studi sudah baik. Hal ini ditunjukkan dengan jumlah jurusan dan program studi yang mampu memenuhi persyaratan sebesar 65%. Sebagian dari Jurusan dan Program Studi yang telah memenuhi semua persyaratan laporan tinjauan manajemen dan tidak mendapatkan temuan baru di lingkup AIM ini. Jurusan dan program studi tersebut adalah:
GJM FISIP UB 15
a. Program Studi S1 Sosiologi b. Program Studi S2 Ilmu Sosial c. Program Studi S1 Politik
d. Program Studi S1 Hubungan Internasional
Grafik 2. Jumlah Auditee dalam memenuhi persyaratan Tinjauan Manajemen (Jumlah auditee: 13 unit dan Fakultas)
BAB IV.
PENUTUP
GJM FISIP UB 16
Kegiatan AIM tahun 2021 telah dapat dilaksanakan dengan baik, meskipun terdapat beberapa permasalahan dan kendala yang telah disebutkan di Bab III. Hasil-hasil AIM yang bersifat self assessment ini telah dapat menunjukkan kapasitas manajemen dan performance auditee dalam menjalani audit internal secara berkala.
Hasil-hasil AIM ini juga menunjukkan banyak rekomendasi perbaikan bagi Pimpinan.
Rekomendasi-rekomendasi berupa temuan-temuan diharapkan dapat ditindaklanjuti dan diupayakan penyelesaian akar masalahnya, sehingga permasalahan yang sama tidak terjadi lagi di masa mendatang. Untuk itu, kegiatan AIM tidak berhenti di laporan ini, selanjutnya akan ada Permintaan Tindakan Koreksi (PTK) dari Rektor UB dan akan ada Verifikasi PTK untuk memantau tindaklanjut atas temuan-temuan AIM tahun 2021. Laporan ini diharapkan dapat berguna untuk kebutuhan dokumentasi dalam mendukung proses akreditasi serta dapat digunakan sebagai bahan monitoring dan evaluasi unit kerja yang ada di FISIP UB.
LAMPIRAN
Lampiran 1. Surat Edaran Rektor tentang Lingkup AIM Tahun 2021
GJM FISIP UB 17
Lampiran 2 Surat Edaran Rektor tentang Revisi Lingkup AIM 2021
GJM FISIP UB 18
GJM FISIP UB 19
Lampiran 3. Surat Undangan Sosialisasi AIM 2021
GJM FISIP UB 20
GJM FISIP UB 21
Lampiran 4. Surat Pemberitahuan Pengisian Google Form AIM 2021
GJM FISIP UB 22
GJM FISIP UB 23
GJM FISIP UB 24
GJM FISIP UB 25
Lampiran 5. IK Tindak Lanjut PTK
GJM FISIP UB 26
GJM FISIP UB 27
GJM FISIP UB 28
Lampiran 6. Hasil AIM 2021 Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik (FISIP)
GJM FISIP UB 29
GJM FISIP UB 30
GJM FISIP UB 31
GJM FISIP UB 32
GJM FISIP UB 33
GJM FISIP UB 34
GJM FISIP UB 35
