Kerja praktek ini merupakan salah satu program Politeknik Negeri Bengkalis khususnya jurusan Administrasi Bisnis yang dimana seluruh mahasiswa Politeknik Negeri Bengkalis wajib turut serta menerapkan ilmu dan pengalaman baru untuk menunjang ilmu yang diperoleh selama perkuliahan. Kami berharap laporan ini dapat meningkatkan kreativitas dan pengetahuan baik penulis maupun pembaca. Kami mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang membantu terlaksananya Kerja Praktek (KP) hingga laporan ini dapat disusun dengan baik. Ibu Dwi Astuti, SE., M.Si selaku Sekretaris Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Bengkalis sekaligus dosen pembimbing yang banyak membantu dalam memberikan saran dan masukan selama proses Kerja Praktek (KP) ini.
MS. Erma Domos, B.A., MTCSOL selaku Koordinator Magang (CP) Program Studi Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Bengkalis. Susi Handayani, SE Kepala Subbagian Keuangan dan Peralatan dan Pengawas Kerja Praktek Bagian Keuangan dan Peralatan. Orang tuanya, Ayah Muhti dan Ibu Neti Herawati, serta keluarga besarnya telah banyak memberikan semangat, dukungan dan motivasi, baik materil maupun non materil.
Teman-teman dan rekan-rekan mahasiswa Politeknik Negeri Bengkalis khususnya Program Studi Administrasi Bisnis Semester V (Lima) Kelas A, terima kasih atas semangat dan kerjasamanya dalam menyelesaikan laporan kerja praktek (KP) ini. Semoga sikap baik dan keikhlasan yang diberikan mendapat balasan setimpal dari Allah SWT, mohon maaf kepada pimpinan, karyawan dan pihak terkait atas kesalahan yang dilakukan selama kerja praktek di Dinas Komunikasi, Informatika dan Statistik Bengkalis.
Latar Belakang Kerja Praktek
Tujuan Kerja Praktek (KP)
Untuk mengetahui tujuan yang diharapkan dari pekerjaan pada Dinas Komunikasi, Informatika dan Statistika. Untuk mengetahui tentang perangkat keras dan perangkat lunak yang digunakan pada Dinas Komunikasi, Informasi dan Statistik. Untuk mengetahui hambatan-hambatan dan solusi dari kendala-kendala yang kita jumpai pada saat melakukan kerja praktek di Dinas Komunikasi, Informatika dan Statistika.
Manfaat Kerja Praktek (KP)
Waktu dan Lama Kerja Praktek (KP)
Tempat Kerja Praktek (KP)
Sejarah Singkat Dinas Komunikasi, Informatika dan Statistik Kabupaten Bengkalis
Visi dan Misi Dinas Komunikasi, Informatika dan Statistik Kabupaten Bengkalis
Struktur Organisasi Dinas Komunikasi, Informatika dan Statitik Kabupaten Bengkalis
Dinas Komunikasi, Informatika, dan Statistik Kabupaten Bengkalis, disingkat Diskominfotik Kabupaten Bengkalis, adalah unsur pelaksana urusan pemerintahan di bidang komunikasi dan teknologi informasi, urusan pemerintahan di bidang pengkodean, dan urusan di bidang statistik yang dipimpinnya. . oleh kepala dinas yang berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab kepada bupati oleh sekretaris daerah.
Spesifikasi Tugas Selama Kerja Praktek Pada Dinas Komunikasi, Informatika dan Statistik Bengkalis
Uraian pekerjaan yang dilakukan selama kerja praktek yang dimulai pada tanggal 1 Maret s/d 30 Juni 2021 pada Bagian Keuangan dan Peralatan Dinas Komunikasi, Informatika dan Statistik Kabupaten Benggala. Pada minggu pertama pelaksanaan pekerjaan yaitu sosialisasi tempat penempatan, kegiatan kerja praktek dan registrasi bidang keuangan dan peralatan. Sistem agenda yang digunakan adalah berdasarkan nomor, nama pesanan, nomor pesanan, nomor SPK, tanggal. Untuk lebih jelasnya lihat Gambar 3.5 untuk penugasan surat perintah perjalanan dinas dibawah ini.
Target Yang Diharapkan Selama Kerja Praktek Pada Dinas Komunikasi, Informatika dan Statistik Komunikasi, Informatika dan Statistik
Merobek dokumen yang tidak terpakai artinya memisahkan dokumen yang sudah tidak terpakai dan memusnahkannya agar tidak digabungkan dengan dokumen penting. Kegiatan penggandaan dokumen/file sebanyak 24 kali ini diharapkan dapat memudahkan perusahaan dalam melakukan pencetakan berulang kali, terutama dokumen yang dibutuhkan dalam jumlah banyak, sehingga dokumen tersebut dapat digunakan dalam jumlah yang diinginkan. Penulisan surat perintah tugas dalam buku agenda sangatlah penting agar surat tersebut tercatat dengan baik dan bila diperlukan lebih mudah ditemukan.
Sistem agenda yang digunakan berdasarkan nomor urut, tanggal/bulan, nama, tujuan dan tujuan perjalanan dinas. Menuliskan surat tugas perjalanan dinas di buku diary sangatlah penting agar surat tersebut tercatat dengan baik dan bila perlu lebih mudah ditemukan. Sistem diary yang digunakan berdasarkan nomor, nama, pangkat, tujuan, lama perjalanan, tanggal pelayanan dan informasi.
Penulisan nomor urut sangat penting agar surat terdaftar dengan benar dan mudah dicari jika diperlukan. Sistem agenda yang digunakan adalah berdasarkan nomor, nama pesanan, nomor pesanan, nomor SPK dan tanggal. Tujuan penulisan surat yang diharapkan adalah untuk memperlancar sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis dari satu pihak ke pihak lain dengan tujuan untuk menginformasikan maksud isi surat.
Tujuan pengorganisasian file ke dalam folder biasa adalah untuk memudahkan pencarian dokumen yang ingin digunakan kembali. Tujuan dari stempel dokumen pada dokumen/berkas adalah sebagai tanda pengesahan dokumen dan sebagai identitas perusahaan.
Perangkat Keras dan Lunak yang Digunakan Pada Dinas Komunikasi, Informatika dan Statistik Informatika dan Statistik
Perangkat keras yang digunakan dalam pelaksanaan kerja praktek (KP) di Dinas Komunikasi, Informatika dan Statistik Kabupaten Bengkalis adalah komputer.
Peralatan dan Perlengkapan Yang Digunakan Pada Dinas Komunikasi, Informatika dan Statistik Komunikasi, Informatika dan Statistik
Pada saat kerja praktek, stapler digunakan untuk menyatukan dokumen kertas hingga menjadi satu. Pemberian stempel pada suatu surat/dokumen merupakan salah satu kegiatan yang menggambarkan identitas keberadaan suatu instansi Dinas Komunikasi, Informatika dan Statistika Bengali, tujuannya sebagai tanda otentikasi terhadap segala jenis dokumen yang dibutuhkan oleh pihak lain. . . Data yang diperlukan untuk mencetak suatu dokumen adalah dokumen yang ingin dicetak, misalnya surat lamaran.
Data-data yang diminta adalah dokumen-dokumen yang ingin disalin seperti surat, nota dinas, amplop pembayaran, invoice dan lain-lain. Data yang diperlukan untuk menetapkan perintah penugasan adalah: Nomor urut, tanggal/bulan, maksud dan tujuan perjalanan dinas. Dalam penulisan surat perintah tugas pada lembar buku agenda, rincian yang diperlukan adalah nomor, tanggal/bulan, nama, maksud dan tujuan perjalanan dinas.
Data yang diperlukan untuk menjadwalkan urutan tugas adalah: Nomor surat, tanggal/bulan, nama, pangkat, tujuan, lama perjalanan, tanggal dinas dan keterangan. Dalam penulisan surat perintah tugas pada lembar agenda, data yang diperlukan adalah nomor surat, tanggal/bulan, nama, pangkat, tujuan, lama perjalanan, tanggal dinas dan keterangan. Data yang diperlukan untuk merencanakan urutan tugas adalah: Nomor seri, nomor pesanan, nomor SPK dan tanggal.
Apabila anda menulis surat perintah kerja pada lembar buku diary maka yang dibutuhkan adalah rincian nomor urut, nomor pesanan, nomor SPK dan tanggal 6. Yang diperlukan adalah dokumen yang ingin dicap seperti surat keterangan gaji, nota dinas dan lain-lain.
Dokumen-dokumen yang dihasilkan pada Dinas Komunikasi, Informatika dan Statistik
Dokumen yang dibuat pada saat penggandaan dokumen merupakan salinan surat dari daftar surat APBD. Terjadi kesalahan saat menyortir file dokumen ke dalam urutan folder karena terlalu banyak dokumen yang menumpuk untuk disortir.
Solusi dari Kendala yang Dihadapi
Pada saat melaksanakan kegiatan kerja praktek (KP) Dinas Komunikasi, Informatika dan Statistik pada bagian Keuangan dan Peralatan, dapat diambil beberapa kesimpulan sebagai berikut: 1. Statistika Bengkalis yaitu, pencetakan dokumen, penggandaan surat/dokumen, perintah tugas perencanaan (SPT) ), merencanakan Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD), merencanakan buku nomor urut, menata dokumen dalam map Ordner sesuai kode kegiatan, membubuhkan stempel pada dokumen, memusnahkan dokumen yang tidak terpakai. Tujuan yang diharapkan selama kerja praktek di Dinas Kominfo Bengkalis adalah mampu menangani penerimaan surat, pencetakan dokumen, penyalinan dokumen, penerbitan nomor perintah tugas (SPT), penerbitan nomor surat perintah perjalanan dinas (SPPD), penerbitan nomor perintah , menulis surat, dapat menata dokumen dalam Folder, memberi stempel pada dokumen dan membantu memusnahkan dokumen yang sudah tidak terpakai.
Bagian Keuangan dan Perlengkapan Dinas Komunikasi, Informatika dan Statistika Bengkalis menggunakan software Microsoft Word dan Microsoft Excel, dan perangkat kerasnya berupa komputer. Dinas Komunikasi, Informatika dan Statistika Bengkalis menggunakan alat dan perlengkapan yang ada di Departemen Keuangan dan Perlengkapan. Informasi yang diperlukan untuk mencetak suatu dokumen adalah dokumen yang ingin dicetak, seperti surat lamaran.
Informasi yang diperlukan untuk menggandakan suatu dokumen adalah dokumen yang ingin digandakan, seperti surat, nota dinas, slip gaji, kuitansi, dan lainnya. Data yang diperlukan untuk pengurusan surat perintah kerja (SPT) adalah nomor urut surat, tanggal/bulan, nama, tujuan dan maksud perjalanan dinas. Informasi yang diperlukan dalam pengurusan Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) adalah nomor urut, nama, jabatan, tujuan, lama perjalanan, tanggal pelayanan dan informasi.
Data yang diperlukan untuk memproses agenda dengan nomor urut adalah sesuai dengan nomor urut, nama urut, nomor urut, nomor SPK dan tanggal. Data yang diperlukan untuk memasukkan surat adalah dokumen yang ingin dimasukkan, Data yang diperlukan untuk menyusun dokumen dalam folder pesanan adalah dokumen pada kolom individual. Untuk memusnahkan suatu dokumen, informasi yang dibutuhkan adalah dokumen yang ingin dimusnahkan atau dokumen yang sudah tidak digunakan lagi.
Dokumen yang dihasilkan di Dinas Kominfo Bengkalis adalah surat pengantar, dokumen yang ingin digandakan (catatan dinas, amplop gaji), dokumen agenda perintah tugas (SPT), dokumen agenda perintah perjalanan dinas (SPPD), dokumen agenda dengan nomor urut. , dokumen surat lamaran, dokumen yang disediakan masing-masing bidang dan stempel. Kendala yang muncul pada saat melaksanakan kerja praktek (KP) di Dinas Komunikasi, Informatika dan Statistika Bengkalis adalah kurangnya mesin printer di meja setiap pegawai sehingga memperlambat proses kerja. Solusi dari kendala yang anda hadapi dalam melaksanakan kerja praktek (KP) di Dinas Komunikasi, Informatika dan Statistika Bengkalis adalah untuk mengatasi permasalahan kurangnya mesin printer di setiap meja maka diperlukan mesin printer harus meminjam dari rekanan. pekerja di daerah tersebut.
Saran
Untuk mengatasi permasalahan penyusunan file dokumen dalam Urutan Folder, proses kompilasi dilakukan sebulan sekali.
