MENGELOLA PROYEK
Fuad Hudaya F
Laila Oshiana F A
Pentingnya Manajemen Proyek
Ada tingkat kegagalan yang sangat tinggi di antara proyek sistem informasi. Di hampir setiap organisasi, proyek sistem informasi memerlukan banyak waktu dan uang untuk diimplementasikan daripada yang diantisipasi atau sistem yang telah selesai tidak berjala n dengan baik. Bila sistem informasi tidak memenuhi harapan atau biaya yang harus di keluarkan, perusahaan mungkin tidak menyadari adanya keuntungan dari investasi sistem informasinya, dan sistem mungkin tidak dapat menyelesaikan masalah yang menjadi tujuannya. Pengembangan sistem baru harus dikelola dan diatur dengan hati-hati, dan cara pelaksanaan proyek kemungkinan merupakan faktor terpenting yang mempengaruhi hasilnya.
Itulah mengapa penting untuk memiliki pengetahuan tentang pengelolaan proyek sistem informasi dan alasan mengapa mereka berhasil atau gagal.
Proyek Macet dan Kegagalan Sistem
Seberapa parah proyek dikelola? Rata-rata, proyek sektor swasta diremehkan setengahnya dalam hal anggaran dan waktu yang dibutuhkan untuk mewujudkan sistem yang lengkap yang dijanjikan dalam rencana sistem. Banyak proyek dikirim dengan fungsionalitas yang hilang. Sebuah proyek pengembangan sistem tanpa manajemen yang tepat kemungkinan besar akan mengalami konsekuensi ini:
• Biaya yang jauh melebihi anggaran
• Selip tak terduga waktu
• Kinerja teknis yang kurang dari yang diharapkan
• Gagal mendapatkan manfaat yang diantisipasi
Sasaran Manajemen Proyek
Sebuah proyek adalah rangkaian kegiatan yang direncanakan untuk mencapai tujuan bisnis yang spesifik. Proyek sistem informasi mencakup pengembangan sistem informasi baru, peningkatan sistem yang ada, dan peningkatan atau penggantian infrastruktur teknologi informasi perusahaan (IT).
Pengelolaan proyek mengarah pada penerapan pengetahuan, keterampilan, alat, dan teknik untuk mencapai target tertentu sesuai batasan anggaran dan wa ktu yang ditentukan.
Memilih Proyek
Perusahaan biasanya menyajikan dengan berbagai proyek untuk memecahkan masalah dan meningkatkan kinerja. Ada lebih banyak ide untuk proyek sistem daripada sumber daya. Perusahaan harus memilih dari kelompok mana proyek yang menjanjikan keuntungan terbesar bagi bisnis. Jelas, keseluruhan strategi bisnis perusahaan harus mendorong pemilihan proyek.
Struktur Manajemen untuk Proyek Sistem Informasi
Gambar di samping menunjukkan unsur-unsur struktur manajemen untuk proyek sistem informasi di sebuah perusahaan besar. Ini membantu
memas- tikan bahwa proyek yang paling penting dipriori- taskan. Pada puncak struktur ini adalah kelompok perencanaan strategis perusahaan dan komite pen- garah sistem informasi. Kelompok perencanaan strategis perusahaan bertanggung jawab untuk mengembangkan rencana strategis perusahaan, yang mungkin memerlukan
pengembangan sistem baru. Komite pengarah sistem informasi adalah kelompok manajemen senior yang bertanggung jawab atas
pengembangan dan pengoperasian sis- tem.
Mengaitkan Proyek Sistem dengan Rencana Bisnis
Untuk mengidentifikasi proyek sistem informasi yang akan memberikan nilai bisnis pal ing banyak, organisasi perlu mengembangkan rencana sistem informasi yang mendukung keseluruhan rencana bisnis mereka dan di mana sistem strategis digabungkan ke dalam perencanaan tingkat atas. Rencana tersebut berfungsi sebagai peta jalan yang menu njukkan arah pengembangan sistem (tujuan rencana), alasan, sistem/situasi saat ini, per kembangan baru yang harus dipertimbangkan, strategi manajemen, rencana pelaksanaan, dan anggaran.
Faktor Kesuksesan Kritis
Untuk mengembangkan rencana sistem informasi yang efektif, organisasi harus memili ki pemahaman yang jelas mengenai kebutuhan informasi jangka panjang dan jangka pendeknya. Analisis strategis, atau faktor keberhasilan kritis, pendekatan berpendapat bahwa persyaratan informasi organisasi ditentukan oleh sejumlah kecil faktor
keberhasilan kritis (CSF) manajer. CSF dibentuk oleh industri, perusahaan, manajer, dan lingkungan yang lebih luas. Kelemahan utama metode ini adalah tidak ada cara yang sangat ketat d imana CSF individu dapat digabungkan ke dalam pola perusahaan yang jelas. Selain it u, orang yang diwawancarai (dan pewawancara) sering menjadi bingung saat membeda kan antara CSF individu dan organisasi.
Analisis Portofolio
Setelah analisis strategis menentukan arah keseluruhan pengembangan sistem, analisis portofolio dapat digunakan untuk mengevaluasi proyek sistem alternatif. Analisis portofolio persediaan semua proyek sistem informasi dan aset organisasi, termasuk infrastruktur, kontrak outsourcing, dan lisensi. Portofolio investasi sistem informasi ini dapat di gambarkan memiliki profil risiko dan manfaat tertentu bagi perusahaan yang serupa de ngan portofolio keuangan.
Model Penilaian
• Model penilaian berguna untuk memilih proyek dimana banyak kriteria harus
dipertimbangkan. Ini memberi bobot pada berbagai fitur sistem dan kemudian men
ghitung total bobotnya.
Menentukan Nilai Bisnis dari Sistem Informasi
Bahkan jika sebuah proyek sistem mendukung tujuan strategis pe- rusahaan dan memenuhi persyaratan informasi
pengguna, perusahaan tersebut memerlukan investasi yang bagus untuk perusahaan tersebut. Nilai sistem dari perspektif keuangan pada dasarnya berkisar pada masalah pengembalian modal yang diinvestasikan.
Biaya dan Manfaat Sistem Informasi
• Tabel di samping mencantumkan bebe rapa biaya dan manfaat sistem yang le bih umum. Manfaat berwujud
dapat d iukur dan diberi nilai moneter.
Manfaa t tak berwujud, seperti
layanan pelang gan yang lebih efisien atau pengambil an keputusan yang disempurnakan, ti dak dapat segera diukur namun dapat menyebabkan keuntungan yang dapat diukur dalam jangka panjang.
Model Penentuan Harga Opsi Nyata
• Beberapa proyek sistem informasi sangat tidak pasti, terutama in vestasi di bidang infrastruktur TI. Aliran pendapatan masa depan mereka tidak jelas dan biaya di muka mereka tinggi.
Model penet apan harga opsi sebenarnya (ROPMs)
menggunakan konsep valu asi opsi yang dipinjam dari industri
keuangan. Suatu pilihan pada dasarnya adalah hak, tapi bukan
kewajiban, untuk bertindak di m asa depan
Keterbatasan dari Model Keuangan
• Fokus tradisional pada aspek finansial dan teknis dari sist
em informasi cenderung mengabaikan dimensi sosial da
n organisasi dari sistem informasi yang dapat
mempenga ruhi biaya dan manfaat sebenarnya dari
investasi.
Mengelola Risiko Proyek
1. Dimensi Risiko Proyek
2. Manajemen Perubahan dan Konsep Implement asi
3. Mengendalikan Faktor Risiko 4. Merancang untuk Perusahaan
5. Alat Bantu Perangkat Lunak untuk Manajemen
Proyek
Dimensi Risiko Proyek
•
•
•
• Beberapa proyek pengembangan sistem lebih mungkin m enciptakan masalah yang telah kita gambarkan sebelumn ya atau mengalami penundaan karena membawa tingkat risiko yang jauh lebih tinggi daripada yang lain. Tingkat ri siko proyek dipengaruhi oleh :
Ukuran proyek Struktur proyek
tingkat keahlian teknis dari staf sistem informasi dan tim
proyek.
Manajemen Perubahan dan Konsep Implementasi
• Pembuatan sistem yang berhasil memerlukan anajemen perubahan yang hati-hati. Untuk
m
me
ngelola perubahan organisasi seputar pengenalan sist
em informasi baru secara efektif, Anda harus memerik
sa proses pelaksanaannya. Implementasi mengacu pa
da semua aktivitas organisasi yang bekerja menuju
ad opsi, pengelolaan, dan rutinitas inovasi, seperti
sist em informasi baru
Mengendalikan Faktor Risiko
• Berbagai manajemen proyek, pengumpulan kebutuhan, dan metodologi perencanaan telah dikembangkan untuk kategori masalah implementasi yang spesifik. Strategi jug a telah dirancang untuk memastikan bahwa
pengguna memainkan peran yang tepat selama masa
implementasi dan untuk mengelola proses perubahan
organisasi.
Merancang untuk Perusahaan
• Karena tujuan sistem baru adalah untuk memperbaiki kinerja organisasi, proyek sistem informasi harus secara eksplisit
membahas cara-cara di mana organisasi akan berubah saat sistem baru dipasang, termasuk pemasangan intranet,
ekstranet, dan aplikasi Web. Selain perubahan prosedural,
transformasi fungsi pekerjaan,struktur organisasi, hubungan
kekuasaan, dan lingkungan kerja harus direncanakan secara
hati-hati.
Alat Bantu Perangkat Lunak untuk Manajemen Proyek
• Perangkat lunak komersial yang mengotomatisasi
banyak aspek manajemen proyek memfasilitasi proses m anajemen proyek.Perangkat lunak manajemen
proyek b iasanya menampilkan kemampuan untuk menentukan dan memesan tugas, menetapkan
sumber daya ke t ugas, menetapkan tanggal mulai dan berakhirnya tugas, melacak kemajuan, dan
memfasilitasi modifikasi terhadap tugas dan sumber
daya.
TERIMA KASIH
