Manual Integrasi Sistem Manajemen PT. TÜV NORD Indonesia

Ditambahkan Peraturan Menteri Pertanian No. 38 Tahun 2020 tentang Penyelenggaraan Sertifikasi Perkebunan Kelapa Sawit Berkelanjutan Indonesia dan Persyaratan Tambahan KAN K-08.08 untuk Akreditasi LSISPO. ISO/IEC 17021, Bagian 9: 2016, Penilaian kesesuaian - Persyaratan bagi badan yang melaksanakan penilaian dan sertifikasi sistem manajemen.

KONTEKS ORGANISASI

Organisasi dan Konteksnya

Materi Kontrak dan Hukum
Struktur Organisasi
Pertanggunggugatan dan Keuangan

Menetapkan staf manajerial dan teknis yang selain tanggung jawabnya, mempunyai kewenangan dan sumber daya yang memadai untuk melaksanakan tugasnya, termasuk pelaksanaan, pemeliharaan dan peningkatan/penyempurnaan sistem manajemen, dan untuk mengidentifikasi kasus-kasus penyimpangan dari sistem atau prosedur manajemen untuk melakukan pengujian dan/atau kalibrasi, dan mengambil tindakan untuk mencegah atau meminimalkan penyimpangan tersebut. Memberikan pengawasan yang memadai terhadap personel pengujian dan kalibrasi, termasuk personel yang dilatih oleh personel yang memahami metode dan prosedur, tujuan setiap pengujian dan/atau kalibrasi, dan evaluasi hasil pengujian atau kalibrasi.

Kebutuhan dan Harapan Pihak Berkepentingan

TÜV NORD Indonesia memiliki manajer teknis yang memiliki tanggung jawab keseluruhan untuk memastikan bahwa kegiatan inspeksi dilakukan sesuai dengan standar ISO/IEC. TÜV NORD Indonesia menilai risiko yang timbul dari kegiatan operasionalnya dan memiliki pengaturan yang memadai (seperti asuransi atau cadangan) untuk menutupi kewajiban yang timbul dari operasinya di setiap bidang kegiatan dan wilayah operasi.

Ruang Lingkup Sistem Manajemen Integrasi

Sistem Manajemen Integrasi dan Prosesnya

TÜV NORD Indonesia mencakup dokumentasi, implementasi, pemeliharaan dan perbaikan berkelanjutan dari semua proses yang terkait dengan seluruh aktivitas PT. TÜV NORD Indonesia terdiri dari beberapa aspek yaitu kegiatan/fungsi pengelolaan, kegiatan inti, pengukuran dan penunjang.

Prinsip Lembaga Sertifikasi

Ketidakberpihakan
Ancaman Ketidakberpihakan
Kompetensi
Tanggung Jawab
Keterbukaan
Kerahasiaan
Daya Tanggap terhadap keluhan
Pendekatan Berbasis Resiko

TÜV NORD Indonesia, Dokumen cetakan asli hanya disimpan oleh Divisi QHSE. . Pendapatan PT Lembaga Sertifikasi Inspeksi/Verifikasi. TÜV NORD Indonesia memperhitungkan risiko yang terkait dengan pemberian sertifikasi / Inspeksi / Verifikasi yang kompeten, konsisten dan tidak memihak.

Informasi Lembaga Sertifikasi

Informasi yang Dapat Diakses Publik
Dokumen Sertifikasi
Direktori Klien Tersertifikasi
Acuan Sertifikasi dan Penggunaan Tanda
Kerahasiaan
Pertukaran informasi antara lembaga sertifikasi dan kliennya
Perubahan-perubahan terhadap produk klien yang disertifikasi 18

TÜV NORD Indonesia memiliki proses, peralatan dan fasilitas untuk memastikan penanganan informasi rahasia (misalnya dokumen, rekaman) secara aman. TÜV NORD Indonesia mencakup setiap anggota komite, kontraktor, staf lembaga eksternal atau orang yang bertindak atas nama lembaga sertifikasi dan menandatangani dokumen kerahasiaan.

Kepemimpinan & Komitmen

Kebijakan

Manajemen Ketidakberpihakan
Fokus Pelanggan

TÜV NORD Indonesia tidak memberikan sertifikasi/inspeksi/pengujian/kalibrasi/verifikasi apabila hubungan yang mengancam ketidakberpihakan tidak dapat dihilangkan atau diminimalkan. f.. TÜV NORD Indonesia tidak boleh mensertifikasi lembaga sertifikasi lain untuk sistem manajemen mutunya. TÜV NORD Indonesia tidak mengontrak layanan audit kepada organisasi konsultan sistem manajemen karena hal ini merupakan ancaman yang tidak dapat diterima terhadap ketidakberpihakan lembaga sertifikasi. TÜV NORD Indonesia menjamin tidak adanya konflik kepentingan antara personel dan lembaga sertifikasi/inspeksi/pengujian/kalibrasi/verifikasi. M.

TÜV NORD Indonesia mewajibkan personel, baik internal maupun eksternal, untuk mengungkapkan situasi apa pun yang diketahui dapat menimbulkan konflik kepentingan bagi personel atau lembaga sertifikasi/inspeksi/pengujian/kalibrasi/verifikasi PT. TÜV NORD Indonesia akan mengkaji potensi ancaman terhadap ketidakberpihakan (misalnya penilaian diri sendiri dan kerumahtanggaan) dan mengelola risiko tersebut dengan tepat. TÜV NORD Indonesia tidak menawarkan atau menjamin konsultasi dan verifikasi untuk klaim yang sama dari pelanggan yang sama.

TÜV NORD Indonesia tidak dipasarkan atau ditawarkan sebagai afiliasi dengan aktivitas organisasi konsultan.

Peran, Tanggung Jawab dan Wewenang Organisasi

Tanggung Jawab dan Wewenang
Komite Pengamanan Ketidakberpihakan

TÜV NORD Indonesia mempertimbangkan kredibilitas sertifikasi dan harus menyadari kebutuhan semua pihak terkait layanan audit dan sertifikasi, tidak hanya pelanggannya. Pendelegasian wewenang kepada komite atau individu jika diperlukan untuk melaksanakan kegiatan tertentu atas nama lembaga sertifikasi i. Melakukan tindakan penanggulangan terhadap kecenderungan lembaga sertifikasi yang memperbolehkan pertimbangan komersial atau pertimbangan lain yang menghambat konsistensi ketentuan objektivitas dalam sertifikasi. kegiatan.

Melakukan kajian, minimal setahun sekali, mengenai ketidakberpihakan dalam proses audit, sertifikasi dan pengambilan keputusan lembaga sertifikasi PT. Referensi peraturan, kewajiban, wewenang dan kompetensi anggota serta tanggung jawab komite didokumentasikan secara formal dan disahkan oleh Direktur Utama lembaga sertifikasi PT. Akses terhadap semua informasi yang diperlukan komite untuk dapat menjalankan fungsinya, mengevaluasi keuangan dan sumber pendapatan lembaga sertifikasi.

Saat melakukan tindakan independen, komite harus menghormati persyaratan kerahasiaan mengenai klien dan lembaga sertifikasi.

PERENCANAAN

Manajemen Resiko dan Peluang

Identifikasi, Penilaian Resiko, dan Tindakan yang ditujukan pada
Aspek Lingkungan
Legalitas dan Persyaratan Lainnya
Tindakan perencanaan

TÜV NORD Indonesia menentukan aspek lingkungan dari kegiatan yang dapat dikendalikan dan dampak lingkungan terkait dengan mempertimbangkan perspektif siklus hidup. Saat menentukan aspek lingkungan PT. a) perubahan kegiatan dan jasa, termasuk pembangunan baru atau yang direncanakan serta kegiatan dan jasa yang baru atau diubah. TÜV NORD Indonesia menentukan aspek lingkungan hidup yang mempunyai dampak penting terhadap lingkungan, yaitu aspek lingkungan hidup penting, dengan menggunakan kriteria yang telah ditentukan.

TÜV NORD Indonesia menetapkan, menerapkan dan memelihara prosedur untuk mengidentifikasi dan menilai kepatuhan terhadap undang-undang yang berlaku dan persyaratan lainnya serta mengevaluasi hubungan antara persyaratan tersebut dan aspek lingkungan, layanan dan fasilitas perusahaan. Undang-undang dan persyaratan yang terkait dengan kualitas, kesehatan, keselamatan kerja, dan lingkungan terus diidentifikasi dan dipastikan selalu mutakhir. TÜV NORD Indonesia melalui manajemen perusahaan menetapkan rencana/program terdokumentasi untuk kualitas, kesehatan, keselamatan kerja dan lingkungan untuk setiap departemen.

TÜV NORD Indonesia melakukan evaluasi berkala terhadap efektivitas pelaksanaan atau program dan dapat mengubah rencana kerja atau program jika terdeteksi adanya perubahan pada kegiatan, layanan, atau kondisi operasional.

Sasaran dan Program

Manajemen Perubahan

TÜV NORD Indonesia memastikan bahwa hasil penilaian ini diperhitungkan ketika menetapkan pengendalian untuk mengurangi risiko berdasarkan hierarki.

PENDUKUNG

Sumber Daya

Umum
Personel
Infrastruktur
Lingkungan untuk operasi proses
Pemantauan dan Pengukuran Sumber Daya (Laboratorium
Pengetahuan Organisasi

Kompetensi dan Pelatihan

Kompetensi manajemen dan personel
Pelatihan

Kesadaran
Komunikasi, Partisipasi dan Konsultasi
Informasi Terdokumentasi

Pengendalian Dokumen
Pengendalian Rekaman

TÜV NORD Indonesia: a) Menentukan kualifikasi seluruh personel operasional. peralatan, melakukan pengujian dan/atau kalibrasi, mengevaluasi hasil, dan menandatangani laporan pengujian dan/atau kalibrasi. Sebagai lembaga verifikasi, TÜV NORD Indonesia telah mendokumentasikan prosedur mengenai identifikasi dan kualifikasi manajemen dan staf. TÜV NORD Indonesia beroperasi dengan pengetahuan dan keahlian yang sesuai dengan ruang lingkup inspeksi/pengujian/kalibrasi/verifikasi.

TÜV NORD Indonesia dan para ahli yang digunakan dalam proses sertifikasi harus menyerahkan pernyataan bahwa mereka tidak melakukan kegiatan konsultasi. TÜV NORD Indonesia menyimpan catatan pelamar dan pelanggan untuk memastikan kerahasiaan informasi. TÜV NORD Indonesia menyimpan catatan untuk membuktikan bahwa seluruh prosedur pengujian dan/atau kalibrasi telah dilakukan secara efektif.

TÜV NORD Indonesia menyimpan catatan verifikasi sesuai dengan program GRK, kontrak, hukum, atau persyaratan sistem manajemen lainnya.

OPERASIONAL

Perencanaan dan Pengendalian Operasi

Perencanaan dan Pengendalian Operasi Sistem Sertifikasi
Perencanaan dan Pengendalian Operasi Sistem Sertifikasi
Perencanaan dan Pengendalian Operasi Kegiatan Inspeksi

TÜV NORD Indonesia menentukan waktu yang diperlukan untuk merencanakan dan melakukan audit sistem manajemen klien yang lengkap dan efektif. TÜV NORD Indonesia telah meninjau, menerima dan memverifikasi efektivitas koreksi dan tindakan perbaikan untuk kesenjangan besar. TÜV NORD Indonesia telah meninjau dan menerima rencana koreksi dan tindakan perbaikan untuk penyimpangan kecil.

TÜV NORD Indonesia menggunakan metode dan prosedur dalam kegiatan inspeksi berdasarkan persyaratan yang ditentukan dalam inspeksi yang akan dilakukan. TÜV NORD Indonesia, dokumen cetakan asli hanya disimpan oleh departemen QHSE. . Namun Lembaga Inspeksi PT. TÜV NORD Indonesia menggunakan dan mendokumentasikan metode pemeriksaan non-standar ketika metode standar tidak tersedia.

TÜV NORD Indonesia memastikan bahwa sistemnya didokumentasikan secara memadai untuk memastikan bahwa permintaan kegiatan verifikasi konsisten dengan kriteria verifikasi tertentu.

Persyaratan Layanan, Lingkungan, Kesehatan dan Keselamatan

Persyaratan Sistem Sertifikasi
Kaji Ulang Permintaan, Tender, dan Kontrak Laboratorium
Tinjauan Kontrak Sistem Sertifikasi Produk
Banding
Keluhan
Persyaratan Kesehatan dan Keamanan
Persyaratan Lingkungan dan Pengelolaan Limbah

TÜV NORD Indonesia mendefinisikan kompetensi yang diperlukan untuk disertakan dalam tim audit dan keputusan sertifikasi. TÜV NORD Indonesia memiliki pengaturan yang berkekuatan hukum untuk memastikan bahwa pelanggan bersertifikat menginformasikan kepada PT. TÜV NORD Indonesia bertanggung jawab untuk mengumpulkan dan memverifikasi informasi yang diperlukan untuk mendukung pengaduan.

TÜV NORD Indonesia memberitahukan penerima banding dan menyampaikan laporan status serta hasil banding kepada pihak yang mengajukan banding. TÜV NORD Indonesia akan memberitahukan penerima pengaduan dan harus memberikan laporan status dan hasilnya kepada pihak yang mengajukan pengaduan. TÜV NORD Indonesia memberikan pernyataan di akhir proses penanganan pengaduan kepada pihak yang mengajukan pengaduan.

TÜV NORD Indonesia mematuhi semua peraturan mengenai pengelolaan limbah, melalui pembuangan, pemisahan, dan minimalisasi limbah.

Desain dan Pengembangan Produk dan Jasa

TÜV NORD Indonesia memenuhi persyaratan kesehatan yang diperlukan; sesuai dengan hukum yang berlaku, standar industri dan peraturan perusahaan.

Pengendalian Proses, Produk dan Jasa yang Disediakan Eksternal

Pengendalian Proses dan Jasa yang disediakan eksternal untuk
Lembaga Subkontrak Laboratorium Pengujian dan Kalibrasi
Subkontrak Sertifikasi Produk
Pembelian Jasa dan Perbekalan

TÜV NORD Indonesia, dokumen cetakan asli hanya disimpan oleh departemen QHSE. . pengenalan perlindungan dan pengaturan izin kerja untuk pekerjaan yang aman. TÜV NORD Indonesia mewajibkan auditor dan pakar teknis eksternal untuk membuat perjanjian tertulis yang berisi komitmen mereka untuk mengikuti kebijakan dan prosedur yang berlaku sebagaimana ditentukan oleh lembaga sertifikasi PT. TÜV NORD Indonesia memiliki semua hubungan dengan organisasi yang telah mereka audit saat ini dan di masa lalu.

TÜV NORD Indonesia dan ketentuan yang berlaku dalam standar ini, termasuk kompetensi, ketidakberpihakan, dan kerahasiaan. TÜV NORD Indonesia, dokumen cetakan asli hanya disimpan oleh departemen QHSE. . perusahaan lain dengan organisasi yang diaudit menyebabkan ketidakberpihakan dikompromikan. TÜV NORD Indonesia memastikan setiap penugasan pekerjaan kepada subkontraktor diinformasikan secara tertulis dan mendapat persetujuan dari pelanggan.

TÜV NORD Indonesia mencatat dan menyimpan rincian investigasi terhadap kompetensi subkontraktor dan kepatuhan terhadap persyaratan yang berlaku.

Produksi dan Penyediaan Jasa

Sistem Sertifikasi
Laboratorium Pengujian & Kalibrasi
Sertifikasi Produk

TÜV NORD Indonesia dapat menjaga keyakinan bahwa sistem manajemen bersertifikat terus memenuhi persyaratan selama audit sertifikasi ulang. TÜV NORD Indonesia mempertahankan sertifikasi berdasarkan bukti klien bahwa mereka tetap mematuhi persyaratan standar sistem manajemen. TÜV NORD Indonesia akan mengumumkan secara terbuka status penangguhan sertifikasi dan akan mengambil tindakan lain yang sesuai. a) Pengurangan ruang lingkup sertifikasi.

TÜV NORD Indonesia dengan tepat menyatakan bahwa status sertifikasi sistem manajemen klien dibekukan, dicabut atau dikurangi. TÜV NORD Indonesia: 1. Menetapkan prosedur pengendalian mutu untuk memantau validitas hasil pengujian dan/atau kalibrasi. TÜV NORD Indonesia memberikan jaminan bahwa produk yang disertifikasi memenuhi kriteria standar yang dimaksud dalam proses sertifikasi.

TÜV NORD Indonesia akan memberikan seluruh informasi proses sertifikasi berupa retensi, pencabutan dan penyerahan sertifikasi kepada regulator dan KAN.

EVALUASI KINERJA

Pemantauan, Pengukuran, Analisis dan Evaluasi

Umum
Kepuasan Pelanggan
Kinerja, Pemantauan & Pengukuran Aspek K3L
Analisa dan Evaluasi

Pemantauan dan pengukuran rutin dilakukan untuk memastikan bahwa seluruh properti utama yang berpotensi membahayakan kualitas, kesehatan, keselamatan, dan lingkungan dikelola dengan baik. Audit dan inspeksi internal digunakan untuk memantau efektivitas sistem yang berkaitan dengan masalah kualitas, kesehatan, keselamatan dan lingkungan serta pemberian layanan. Seluruh data yang dihasilkan dari pemantauan dan pengukuran dianalisis untuk memberikan berbagai informasi mengenai/dan digunakan untuk evaluasi.

Audit Internal

Hasil audit didokumentasikan sebagai bahan pengambilan tindakan perbaikan yang diperlukan jika diperlukan. a) Merencanakan program audit internal, dengan mempertimbangkan pentingnya proses dan area yang akan diaudit, serta hasil audit sebelumnya. TÜV NORD Indonesia dapat menunjukkan bahwa sistem manajemennya berdasarkan standar ini dapat diterapkan secara efektif dan terbukti stabilitasnya.

Tinjauan Manajemen

Tinjauan Manajemen Sistem Sertifikasi dan Verifikasi
Tinjauan Manajemen Laboratorium Pengujian dan Kalibrasi
Tinjauan Manajemen Sertifikasi Produk dan Inspeksi
Tinjauan Manajemen HSE

Perubahan ruang lingkup dan jenis pekerjaan atau ruang lingkup kegiatan verifikasi.. k) Kepatuhan terhadap kebijakan dan prosedur l) Kecukupan sumber daya.. n) Faktor terkait lainnya seperti kegiatan pemantauan dan pelatihan. Permasalahan internal dan eksternal yang relevan dengan sistem pengelolaan - Keinginan dan harapan pemangku kepentingan, termasuk kewajiban.

PENINGKATAN

Umum
Pengendalian Ketidaksesuaian dan Insiden
Tindakan Perbaikan
Perbaikan yang Berkelanjutan

TÜV NORD Indonesia juga mengambil tindakan, jika diperlukan, untuk menghilangkan penyebab penyimpangan untuk mencegah terulangnya kembali.