Pengelolaan Kas Kecil Akuntansi Keuangan

(1)

AKUNTANSI KEUANGAN PENGELOLAAN KAS KECIL

(2)

Kompetensi Dasar :

3.11 PENGELOLAAN KAS KECIL Materi Pokok Pembelajaran

1. Pengertian kas kecil

2. Tujuan dan manfaat pembentikan kas kecil 3. Prosedur pembentukan kas kecil

4. Metode pencatatan kes kecil 5. Selisih kas kecil

Materi Pembelajaran A. Pengertian Kas Kecil

Kas Kecil (petty cash) adalah sejumlah dana yang dibentuk khusus untuk pengeluaran yang bersifat rutin dan relatif kecil jumlahnya. Kas kecil dibentuk secara berkala dengan jumlah tertentu sesuai dengan kebijakan perusahaan.

B. Tujuan Pembentukan Kas Kecil

1. Menangani masalah perlengkapan di dalam perusahaan 2. Mencegah terjadinya alokasi pembayaran

3. Meringankan pekerjaan keryawan

4. Mempercepat penentuan kebijakan insidental C. Manfaat Pembentukan Kas Kecil

1. Mempermudah dan mempercepat klaim uang bagi pihak yang memerlukan dana secara cepat/mendadak

2. Untuk mengatasi kebutuhan perlengkapan di beberapa devisi perusahaan.

3. Mempermudah sistem pembayaran dan efektif untuk pengeluaran yang jumlahnya kecil 4. Meningkatkan pelayanan kepada konsumen dan relasi bisnis

D. Prosedur Penentuan Dana Kas Kecil Prosedur penentuan Dana kas kecil :

1. Memperkirakan jumlah kas yang diperlukan untuk pembayaran selama periode tertentu (mingguan, bulanan atau lainnya).

2. Menentukan jumlah maksimum pembayaran yang dapat dibayarkan melalui dana kas kecil dan jenis pembayaran yang dapat dibayarkan melalui kas kecil.

3. Setelah disetujui, cek disiapkan dan kemudian di cairkan atau diuangkan oleh pejabat yang ditunjuk, kemudian uang yang telah dicairkan dikelola oleh staf keuangan yang diberi wewenang.

(3)

4. Pencatatan dilakukan setiap pengeluaran kas kecil dilakukan.

E. Metode Pencatatan Kas Kecil

1. Dana Kas Kecil Sistem Dana Tetap (Imperest System)

Dana kas kecil sistem imperest atau sistem dana tetap adalah suatu mekanisme pembentukan kas kecil dimana dana yang dibentuk tetap setiap periodiknya. Setiap pengeluaran tidak dibuat jurnal tetapi dibuat bukti pengeluarannya. Jurnal akan dibuat setiap pemegang kas kecil mengajukan penggantian pada perusahaan. penggantian sebesar jumlah dana pengeluaran yang telah dikeluarkan. Setelah penggantian saldo dana kas kecil akan kembali sesuai dengan jumlah yang ditetapkan. Pada kas kecil jurnal diselenggarakan dua kali, yaitu :Pada waktu pembentukan dan Pada waktu pengisian kembali

Ilustrasi :

PT. A menentukan jumlah dana kas kecil yang dipegang oleh kasir perusahaan adalah sebesar Rp5.000.000,00. Transaksi yang terjadi adalah sebagai berikut

November 15 : November 17 :

Membentuk dana kas kecil Membayar biaya komunikasi,

Rp5.000.000,00

listrik dan PDAM Rp2.000.000,00

November 20 : Membeli alat tulis kantor Rp1.500.000,00

November 25 : Membeli materai kantor Rp120.000,00

November 28 : Membayar snack untuk rapat Rp400.000,00 November 29 : Membayar langganan koran kantor Rp250,000,00 November 30 : Pengisian dana kas kecil dari bank Rp4.270.000,00 1. Jurnal pembentukan dana kas kecil

Tanggal Keterangan Debit Kredit

15/11/2017 Dana kas kecil Rp5.000.000,00

Kas (dari bank) Rp5.000.000,00

2. Jurnal pengisian kembali kas kecil

Tanggal Keterangan Debit Kredit

17/11/2017 Beban komunikasi,

listrik dan PDAM Rp2.000.000,00

(4)

20/11/2017 Alat tulis kantor Rp1.500.000,00

25/11/2017 Materai Rp120.000,00

28/11/2017 Snack rapat Rp400.000,00

29/11/2017 Langganan koran Rp250,000,00

Kas (dari bank) Rp4.270.000,00

Kelebihan pada Sistem Dana Tetap :

 Dalam rangka pengendalian, sistem dana tetap lebih baik, karena jumlah dana kas kecil dapat dikendalikan dan tidak akan terjadi penumpukan pada pemegang dana kas kecil.

 Pengendalian pengeluaran tiap pos atau akun akan lebih mudah karena pengeluaran tiap pos atau akun dapat diketahui.

 Dengan saldo kas kecil tetap, maka pemegang kas kecil akan lebih mudah utuk memperkirakan jumlah dana per unit usaha.

(5)

Kelemahan ada Sistem Dana Tetap adalah :

 Saldo kas kecil hanya dapat diketahui pada saat pengisian kembali.

 Tidak ada penambahan di tengah periode, sehingga memungkinkan terjadi kekurangan dana sebelum periode pengisian. Oleh karena itu, pemegang kas harus dapat memperkirakan pengeluaran yang terkait dengan kas kecil.

2. Dana Kas Kecil Sistem Fluktuasi (Fluctuating System)

Dalam sistem ini dana kas kecil tidak ditetapkan sejumlah tertentu sehingga saldonya bervariasi dari waktu ke waktu. Penggantian tidak didasari jumlah terpakai tetapi seringkali ditetapkan jumlah tertentu. Misalnya untuk pertama kali dibentuk dana kas kecil sebesar Rp5.000.000,00. Setiap bulan ditambahkan dana sejumlah nilai yang sama tanpa memperhatikan jumlah dana yang terpakai. Akibatnya saldo kas akan berubah-ubah.

Ilustrasi :

Kas tersebut mulai dibentuk pada tanggal 2 Desember 2020 dengan mengisi dana kas kecil sebesar Rp 2.000.000 dari Kas. Pengeluaran dana kas kecil adalah sebagai berikut:

03 Desember Dibeli materai Rp 300.000

08 Desember Dibayar rekening listrik Rp 320.000 dan air Rp 230.000

11 Desember Dibayar biaya iklan pada harian kompas Rp 250.000

15 Desember Dana kas kecil diisi kembali Jurnal Pembentukan Kas Kecil

Tanggal Keterangan Debet Kredit

02/12/2017 Kas Kecil Rp2.000.000,00

Kas Rp2.000.000,00

Jurnal Pencatatan Pengeluaran Kas Kecil

(6)

03/12/2017 Perlengkapan Kantor

Rp300.000,00

Kas Kecil Rp300.000,00

08/12/2017 Biaya Listrik Rp320.000,00 Biaya Air Rp230.000,00

11/12/2017 Biaya Iklan Rp250.000,00

Jurnal Pencatatan Pengisian Kembali

11/12/2017 Kas Kecil Rp1.100.000,00

Kas Rp1.100.000,00

F. Selisih Dana Kas Kecil

Apabila kas kecil menurut perhitungan

1. Selisih kas lebih (cash overage) adalah fisik lebih besar dari pada kas menurut catatan, Pada akhir periode pencatatan, selisih kas dianggap sebagai pendapatan.

Jurnal apabila terjadi selisih lebih/cash overage pada dana kas kecil : Kas kecil (D) Rp xxx

Selisih kas Kecil (K) Rp xxx

2. Selisih kas kurang (cash shortage)sedang kas apabila kas menurut fisik lebih kecil daripada kas kecil menurut catatan , selisih kurang dianggap sebagai kerugian atau beban. Dalam laporan laba rugi selisih kas diinformasikan sebagai pendapatan / beban diluar usaha.

3.

(7)

Jurnal apabila terjadi selisih kurang/cash shortage dana kas kecil Selisih kas kecil (D) Rp xxx

Kas kecil (K) Rp xxx

Ilustrasi soal

Saldo dana kas kecil menurut catatan adalah Rp5.750.000,00. Sedangkan saldo dana kas kecil secara fisik adalah Rp5.500.000,00. Dari data tersebut maka jurnal untuk mencatat selisih dana kas kecil adalah.

Selisih dana kas kecil (D) Rp250.000 Kas kecil (K) Rp250.000

Selisih kas dapat terjadi karena bebarapa hal berikut ini :

a. Jumlah yang diterima atau dikeluarkan lebih besar atau lebih kecil daripada jumlah yang seharusnya dicatat, karena tidak terjadinya pecahan kecil.

b. Kehilangan akibat kekeliruan saat transaksi pertukaran, misal saat memberikan uang kembali.

c. Adanya uang palsu

d. Kesalahan pencatatan dalam jurnal

e. Sebab-sebab lain yang sama sekali tidak diketahu

(8)

Kesimpulan TRANSAKSI METODE DANA TETAP/IMPRES

FUND METODE DANA

BERUBAH/FLUKTUATING FUND

Pembentukan Kas

Kecil Kas Kecil 10.000.000 Kas Bank 10.000.000

Kas Kecil 10.000.000 Kas Bank 10.000.000

Pengeluaran kas

Kecil Tidak dijurnal Materai 100.000 Kas kecil 100.000

Alat tulis kantor 500.000 Kas kecil 500.000

Snack rapat 750.000 Kas kecil 750.000

Pengisian kembli

kas kecil Materai 100.000 Alat tulis kantor 500.000 Snack rapat 750.000 Kas Bank 1.350.000

Kas kecil 1.350.000 Kas Bank 1.350.000

EVALUASI

Evaluasi Pengetahuan

Jawablah Pertanyaan dibawah ini dengan Benar !

1. Jelaskan pengertian kas kacil dan berikan 3 contoh kas kacil Jawab

………

2. Berikanlah contoh penyelewengan dana yang dapat terjadi oleh pemegang dana kas kecil

Jawab

………

3. Sebutkan dokumen apa saja yang digunakan oleh seorang pemegang kas kecil untuk memproses kas kecil (Petty Cash) di perusahaan ?

(9)

………

4. Jelaskan perbedaan metode pencatatan dana tetap (impress fund method ) dan Metode dana Berubah

Jawab

………

5. Jelaskan penyebab selisih kas kecil Jawab

………

Tugas Kelompok

Kumpulkanlah contoh bukti pengeluaran kas kecil pada laporan keuangan perusahaan.

Kemudian buatlah laporan kas kecil serta hitunglah berapa selisih kas kecil

SOAL PRAKTEK

Perhatikanlah transaksi berikut ini!

(10)

a. Tanggal 1 Maret 2017 bendahara perusahaan menyerahkan uang kepada anda untuk mengisi kas kecil yang anda kelola sebesar Rp. 20.000.000

b. Selama periode Meret 2017 terjadi beberapa pengeluaran kas kecil sebagai berikut:

1. Tanggal 2 Maret membayar langganan harian Kompas pada “ Agen Tunggal Jaya” sebesar Rp. 75.000

2. Tanggal 3 Maret membeli ATK di Toko Buku Ardan berupa 4 rim kertas HVS A4 70 gram @ Rp. 35.000

3. Tanggal 5 Maret membayar biaya perpanjangan paspor ke kantor imigrasi Rp.

250.000

4. Tanggal 6 Maret membeli snack dari Holland Bakery untuk tamu Rp.75.000,- 5. Tanggal 7 Maret membeli tiket pesawat atas nama Harist, SE dengan maskapai

Japan Airlines biaya Rp 5.800.000.

6. Tanggal 8 Maret Reservasi hotel di Tokyo untuk menghadiri seminar Employee Training in Globalization Rp 5.070.000

7. Tanggal 9 Maret membayar biaya pengurusan Visa Jepang ke kantor kedutaan Jepang di Jakarta Rp. 700.000

8. Tanggal 9 Maret membayar ongkos taksi “Blue Bird” ke kantor kedutaan Jepang di Jakarta Rp.75.000

9. Tanggal 11 Maret membeli 30.000 JPY (Japan Yen) ke My Money Changer untuk biaya perjalanan dinas di Tokyo (Rp 3.600.000)

10. Tanggal 13 Maret mengeluarkan biaya foto copy sebesar Rp. 50.000

11. Tanggal 14 Maret pembayaran biaya tol dan bensin untuk mengantar pimpinan ke bandara Rp. 250.000

12. Tanggal 23 Maret membayar tagihan dari Telkomsel pasca bayar pemakaian handphone bulan Juni Rp. 450.000

13. Tanggal 25 Maret membayar transport antar surat Rp.50.000 14. Tanggal 30 Maret Membeli materai 10 buah @ Rp.6.000 Berdasarkan transaksi diatas ;

1. Catatlah transaksi tersebut menggunakan Bukti Penerimaan Kas dan Bukti Pengeluaran Kas Kecil (Buku Kas Kecil)

2. Buatlah jurnal transaksi kas kecil dengan menggunakan fluctuating fund sistem dan Imprest fund sistem