BAB II
ORGANISASI DAN MANAJEMEN
2.1. Struktur Organisasi
Organisasi adalah sekelompok orang (dua atau lebih) yang secara formal dipersatukan dalam suatu kerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Struktur organisasi adalah susunan komponen-komponen (unit-unit kerja) dalam organisasi. Struktur organisasi menunjukkan kerangka dan susunan atau hubungan antara fungsi-fungsi, bagian-bagian, atau posisi-posisi, maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan, tugas dan wewenang serta tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi. Struktur ini mengandung unsur-unsur spesialisasi kerja, standarisasi, koordinasi, sentralisasi atau desentralisasi dalam pembuatan keputusan dan besaran satuan kerja. Adapun terdapat beberapa macam bentuk struktur organisasi yaitu :
1. Struktur organisasi lini
2. Struktur organisasi lini dan staff 3. Struktur organisasi fungsional
4. Struktur organisasi lini dan fungsional
2.1.1. Organisasi Lini
Organisasi Garis / Lini adalah suatu bentuk organisasi dimana pelimpahan wewenang langsung secara vertikal dan sepenuhnya dari kepemimpinan terhadap bawahannya. Bentuk lini juga disebut bentuk lurus atau bentuk jalur. Bentuk ini merupakan bentuk yang dianggap paling tua dan digunakan secara luas pada masa perkembangan industri pertama. Gambar struktur organisasi lini dapat dilihat melalui Gambar 2.1.
Gambar 2.1. Organisasi Lini
2.1.2. Organisasi Lini dan Staf
Organisasi Lini dan Staf adalah kombinasi dari organisasi lini dan organisasi fungsional. Pelimpahan wewenang dalam organisasi ini berlangsung secara vertikal dari seorang atasan pimpinan hingga pimpinan dibawahnya. Untuk membantu kelancaran dalam mengelola organisasi tersebut seorang pimpinan mendapat bantuan dari para staf dibawahnya. Tugas para staf disini adalah untuk membantu memberikan pemikiran nasehat atau saran-saran, data, informasi dan pelayanan kepada pimpinan sebagai bahan pertimbangan untuk menetapkan suatu keputusan atau kebijaksanaan. Pada struktur organisasi ini hubungan antara atasan dengan bawahan tidak secara langsung. Struktur organisasi Lini dan Staf dapat dilihat pada Gambar 2.2.
Gambar 2.2. Organisasi Lini dan Staf
2.1.3. Organisasi Fungsional
Organisasi fungsional diciptakan oleh F.W.Taylor yaitu suatu bentuk organisasi di mana kekuasaan pimpinan dilimpahkan kepada para pejabat yang memimpin satuan di bawahnya dalam satuan bidang pekerjaan tertentu. Struktur ini berawal dari konsep adanya pimpinan yang tidak mempunyai bawahan yang jelas dan setiap atasan mempunyai wewenang memberi perintah kepada setiap bawahan, sepanjang ada hubunganya dengan fungsi atasan tersebut. Struktur organisasi Fungsional dapat dilihat pada Gambar2.3.
Gambar 2.3. Organisasi Fungsional
2.1.4. Organisasi Lini dan Fungsional
Organisasi Lini dan Fungsional adalah organisasi yang masing-masing anggota mempunyai wewenang yang sama dan pimpinannya kolektif. Organisasi Komite lebih mengutamakan pimpinan, artinya dalam organisasi ini terdapat pimpinan “kolektif/ presidium/plural executive” dan komite ini bersifat managerial. Komite dapat juga bersifat formal atau informal,komite-komite itu dapat dibentuk sebagai suatu bagian dari struktur organisasi formal, dengan tugas- tugas dan wewenang yang dibagi-bagi secara khusus. Struktur organisasi Lini dan Fungsional dapat dilihat pada Gambar 2.4.
Gambar 2.4. Organisasi Lini dan Fungsional
2.1.5. Organisasi Matrik
Organisasi matrik disebut juga sebagai organisasi manajemen proyek yaitu organisasi di mana penggunaan struktur organisasi menunjukkan di mana para spesialis yang mempunyai ketrampilan di masing-masing bagian dari kegiatan perusahaan dikumpulkan lagi menjadi satu untuk mengerjakan suatu proyek yang harus diselesaikan. Organisasi matrik digunakan berdasarkan struktur organisasi staf dan lini khususnya di bidang penelitian dan pengembangan. Organisasi matrik akan menghasilkan wewenang ganda di mana wewenang horisontal diterima manajer proyek sedangkan wewenang fungsionalnya yaitu sesuai dcngan keahliannya dan tetap akan melekat sampai proyek selesai, karena memang terlihat dalam struktur formalnya. Sebagai akibat anggota organisasi matrik mempunyai dua wewenang, hal ini berarti bahwa dalam melaksanakan kegiatannya para anggotanya juga harus melaporkan kepada dua atasan. Untuk mengatasi masalah yang mungkin timbul, biasanya manajer proyck diberi jaminan untuk melaksanakan wewenangnya dalam memberikan perintah di mana manajer proyek tersebut akan langsung lapor kepada manajer puncak. Struktur organisasi Matrik dapat dilihat pada Gambar 2.5.
Gambar 2.5. Organisasi Matrik
2.1.6. Organisasi Komite
Organisasi komite adalah bentuk organisasi di mana tugas kepemimpinan dan tugas tertentu dilaksanakan secara kolektif oleh sekelompok pejabat, yang berupa komite atau dewan atau board dengan pluralistik manajemen. Organisasi komite terdiri dari :
1. Executive Committe (Pimpinan komite) yaitu para anggotanya mempunyai wewenang lini
2. Staff Committee yaitu orang-orang yang hanya mempunyai wewenang staf.
Skema struktur organisasi yang sesuai untuk perusahaan manufaktur yang dirancang ini adalah berbentuk functional structure. Alasan penggunaan bentuk struktur organisasi fungsional ini adalah karena struktur organisasi ini menghendaki pengaturan berdasarkan pz engelompokan aktivitas dan tugas yang sama untuk membentuk unit-unit kerja seperti produksi/operasi, pemasaran, keuangan, personalia, dan sebagainya yang memiliki fungsi yang terspesialisasi, dimana para pegawai atau pekerja menerima perintah dari atasannya yang memiliki spesialisasi bagian sendiri. Setiap karyawan hanya menjalankan tugas sesuai dengan fungsi yang telah ditetapkan untuknya, selain itu setiap karyawan diusahakan terdiri dari orang-orang yang ahli di bidangnya.
Struktur organisasi dari perusahaan manufaktur yang dirancang dapat dilihat pada Gambar 2.6.
Gambar 2.6. Struktur Organisasi PT. Kami Punya TLP-2011 REG
2.2. Pembagian Tugas dan Wewenang
Uraian tugas dan tanggung jawab dari setiap jabatan diuraikan sebagai berikut.
1. Pimpinan Pabrik
Merupakan pemegang kekuasan tertinggi dalam. Adapun tugas dan wewenang dari seorang pimpinan pabrik adalah sebagai berikut.
a. Tugas
1) Mengelola perusahaan secara keseluruhan.
2) Memimpin penyusunan rencana dan program kerja.
3) Memimpin, mengkoordinir dan mengendalikan pengorganisasian perusahaan.
4) Memimpin penyusunan rencana jangka pendek, menengah maupun panjang.
5) Bertanggungjawab dalam penggunaan uang perusahaan.
6) Bertanggungjawab dalam memelihara kesejahteraan karyawan
7) Mengkoordinir dan mengontrol keahlian teknis, usulan proyek, penjualan dan pembelanjaan.
b. Wewenang
1) Memimpin dan mengkoordinasi seluruh kegiatan di perusahaan.
2) Memonitor pelaksanaan rencana kerja.
3) Memimpin dan pembinaan dan pengendalian organisasi
4) Mengambil keputusan yang berhubungan dengan rencana operasional perusahaan rencana pemasaran, masalah keuangan, dan pengembangan perusahaan.
5) Menegur dan mengarahkan karyawan/pegawai yang melanggar aturan perusahaan.
2. Manajer Produksi a. Tugas
1) Merencanakan pelaksanaan produksi berdasarkan kapasitas pabrik.
2) Mengambil keputusan dan kebijaksanan mengenai produksi berdasarkan analisa-analisa laporan dan semua fungsi yang dibawahinya.
3) Mengawasi dan mengatur aktivitas yang berhubungan dengan produksi.
4) Memimpin, mengarahkan, dan mengkoordinir semua fungsi yang dibawahinya.
5) Bertanggung jawab langsung kepada pimpinan atas kegiatan produksi secara menyeluruh.
b. Wewenang
1) Mengambil keputusan dan kebijaksanaan mengenai keuangan berdasarkan analisa-analisa laporan dan semua fungsi yang dibawahinya.
2) Mengatur dan mengkoordinir unit fungsi yang berada di bawah koordinasinya.
3. Manajer Administrasi dan Keuangan a. Tugas
1) Menyiapkan transaksi-transaksi pembayaran dan permintaan.
2) Melaksanakan pemberian anggaran untuk setiap departemen.
3) Mengambil keputusan dan kebijaksanaan mengenai keuangan berdasarkan analisa-analisa laporan dan semua fungsi yang dibawahinya.
4) Membuat evaluasi atas hasil kerjanya.
5) Membuat anggaran perusahaan dan hal yang berkaitan dengan hutang piutang perusahaan serta transaksi pembelian segala sesuatu yang dibutuhkan pabrik.
6) Bertanggung jawab kepada pimpinan pabrik dalam hal keuangan perusahaan.
7) Mengeluarkan uang perusahaan dengan seijin pimpinan pabrik.
8) Memimpin, mengarahkan, dan mengkoordinir semua fungsi yang dibawahinya.
9) Bertanggung jawab kepada pimpinan dan membantu secara aktif seluruh departemen yang ada pada perusahaan mengenai kegiatan administrasi dan keuangan.
b. Wewenang
1) Menandatangani laporan keuangan perusahaan tiap bulan.
2) Menandatangani faktur-faktur penjualan dan bukti-bukti pembayaran dan penerimaan kas.
3) Menantatangani surat berharga, seperti cek.
4) Mengambil keputusan dan kebijaksanaan mengenai keuangan berdasarkan analisa-analisa laporan dan semua fungsi yang dibawahinya.
5) Memimpin, mengarahkan dan mengkordinir semua fungsi yang dibawahinya.
4. Manajer Personalia a. Tugas
1) Merencanakan pengadaan tenaga kerja yang sesuai dengan kebutuhan dan keahlian yang diperlukan dalam pekerjaan.
2) Melakukan fungsi dari personalia yaitu penilaian prestasi kerja, analisa jabatan, sehingga menciptakan suatu suasana yang menambah gairah kerja karyawan.
3) Mengadakan pelatihan tenaga kerja.
4) Mengatur semua karyawan menyangkut sikap dan kedisiplinan karyawan terhadap tugas yang dibebankan dalam perusahan.
5) Mengurus perijinan yang berhubungan dengan jalannya perusahaan kepada instansi-instansi pemerintah maupun non pemerintah.
6) Memeriksa semua kegiatan dalam bagian personalia umum dan melaporkannya kepada pimpinan pabrik.
b. Wewenang
1) Mengatur pengadaan seleksi karyawan.
2) Mengeluarkan surat rekomendasi promosi terhadap karyawan.
3) Memimpin, mengarahkan dan mengkordinir semua fungsi yang dibawahinya.
5. Manajer Pemasaran a. Tugas
1) Melakukan penelitian terhadap potensi pasar dan pengembangannya bagi kelanjutan produksi.
2) Membuat perencanaan pemasaran.
3) Mengevaluasi hasil penjualan untuk mengetahui tingkat pembelian.
4) Memberikan gambaran mengenai hasil yang diperoleh dari produk yang dipasarkan kepada pimpinan pabrik.
5) Bertanggung jawab kepada pimpinan atas kegiatan pemasaran dan promosi secara menyeluruh.
b. Wewenang
1) Memimpin, mengarahkan dan mengkordinir semua fungsi yang dibawahinya.
2) Membuat kebijakan dalam promosi produk.
6. Staf Bagian Administrasi dan Keuangan a. Tugas
1) Membantu manajer administrasi dan keuangan dalam hal anggaran perusahaan.
2) Membuat dan bertanggungjawab terhadap catatan administrasi yang berkaitan dengan karyawan/pegawai perusahaan.
b. Wewenang
Berwenang menggantikan posisi manajer administrasi dan keuangan ketika manajer tersebut tidak ada tempat.
7. Staf Bagian Pengendalian Mutu a. Tugas
1) Menguji mutu produk jadi.
2) Menjamin produk yang dibuat bagian produksi memenuhi mutu yang ditetapkan.
3) Menjamin produk yang diserahkan kepelanggan dijamin mutunya dan waktu penyeselesainnya.
4) Menganalisa dan memeriksa penyebab kerusakan produk.
5) Memelihara agar peralatan dan perlengkapan yang digunakan dapat berfungsi dengan baik.
6) Melaporkan kegiatan-kegiatan yang telah dilaksanakan dan rencana kegiatan kepada pimpinan perusahaan.
b. Wewenang
1) Berwenang mengambil tindakan penghentian proses produksi yang sedang berlangsung apabila diketahui ada penyimpangan.
8. Staf Bagian Produksi a. Tugas
1) Mengendalikan kuantitas dan kualitas produksi termasuk rencana keperluan material produksi.
2) Bertanggung jawab kepada manager produksi.
3) Membuat laporan kegiatan produksi.
b. Wewenang
1) Mengambil tindakan penghentian proses produksi yang sedang berlangsung apabila diketahui ada penyimpangan.
9. Staf Bagian Gudang a. Tugas
1) Bertanggung jawab atas keadaan barang yang ada di gudang.
2) Melakukan penyusunan setiap barang yang masuk ke gudang.
3) Menjaga keamanan dan keberadaan gudang.
4) Mencatat setiap barang yang masuk dan keluar gudang.
5) Memberitahu atasan terhadap kekurangan-kekurangan yang ada pada gudang dan kerusakan-kerusakan pada produk.
b. Wewenang
1) Mengambil kebijakan yang menyangkut masalah pergudangan di perusahaan.
2) Melakukan pengawasan terhadap keluar masuknya barang.
10. Staf Bagian Humas a. Tugas
1) Menjalin komuunikasi yang baik dengan karyawan untuk meningkatkan efektivitas kerja
2) Melakukan promosi produk ke luar perusahaan.
3) Menjalin kerjasama dengan pemerintah.
b. Wewenang
1) Mengambil kebijakan yang menyangkut masalah humas di perusahaan.
11. Staf Bagian Safety and Security a. Tugas
1) Melaksanakan pengamanan pabrik baik dari dalam ataupun luar lingkungan pabrik.
2) Meningkatkan dan menjaga keamanan dan kenyamanan seluruh karyawan.
3) Melakukan koordinasi yang baik antara sesama staf security dalam hal pelaksanaan keamanan pabrik.
4) Melakukan tindakan ekstra apabila terjadi hal-hal yang tidak diinginkan, seperti adanya demonstrasi karyawan, sengketa dengan masyarakat ataupun terjadi kecelakaan kerja.
b. Wewenang
1) Mengambil tindakan apabila terjadi hal-hal yang mengganggu keamanan pabrik dan perusahaan.
2) Mengambil tindakan untuk keselamatan lingkungan perusahaan.
12. Staf Bagian Teknikal a. Tugas
1) Membuat program kerja tentang perawatan/peralatan teknik.
2) Meneliti dan menilai peralatan teknik sesuai dengan keperluan perusahaan.
3) Merawat dan melakukan pemeliharaan peralatan dan perlengkapan teknik.
b. Wewenang
1) Mengambil tindakan langsung jika terjadi kerusakan, termasuk tindak perbaikan.
2) Memantau kegiatan pengadaan peralatan, perbaikan dan pembelian peralatan serta perlengkapan baru.
13. Staf Bagian Pemasaran a. Tugas
1) Melakukan pendistribusian barang jadi kepada konsumen.
2) Menyusun dan memberikan laporan penjualan barang jadi.
b. Wewenang
Membuat promosi produk.
14. Staf Bagian Pembelian a. Tugas
1) Melakukan pembelian bahan baku.
2) Memeriksa dan mencatat jumlah bahan baku yang dibutuhkan.
b. Wewenang
Mengambil tindakan langsung jika terjadi kerusakan/cacat pada bahan baku.
2.3. Tenaga Kerja dan Jam Kerja 2.3.1. Tenaga Kerja
Tenaga kerja merupakan input yang paling penting dalam suatu organisasi.
Apabila tenaga kerja tidak ada, maka proses produksi juga tidak akan berjalan.
Jadi, dapat dikatakan manusia ataupun tenaga kerja merupakan faktor yang paling utama sehingga suatu perusahaan dapat berjalan dengan baik.
Tenaga kerja langsung adalah pekerja pada bagian produksi/pengolahan di pabrik, sedangkan tenaga kerja tidak langsung adalah pekerja yang pekerjaannya tidak berhubungan langsung dengan produksi, misalnya karyawan di bagian kantor. Rincian jumlah tenaga kerja dalam perusahaan ini adalah sebagai berikut.
Tabel 2.1. Jumlah Tenaga Kerja
Jabatan Jumlah
Pimpinan Pabrik 1
Manajer Produksi 1
Manajer Adm. & Keuangan 1
Manajer Personalia 1
Manajer Pemasaran 1
Staf Bagian Adm. & Keuangan 1
Staf Bagian Pengendalian Mutu 1
Staf Bagian Produksi 1
Staf Bagian Gudang 1
Staf Bagian Humas 1
Staf Bagian Safety & Security 1
Staf Bagian Teknikal 1
Staf Bagian Pemasaran 1
Staf Bagian Pembelian 1
Jumlah tenaga kerja PT TLP-REG-2011 dapat dilihat pada tabel 2.2.
Tabel 2.2. Jumlah Tenaga Kerja
No Aktivitas Jumlah Tenaga Kerja
(Orang)
1 Bagian Produksi 27
2 Bagian Pengepakan 3
3 Gudang Bahan Baku 1
4 Bagian Penerimaan Bahan 2
5 Bagian Pengiriman Produk 2
6 Gudang Produk 1
7 Gudang Bahan Pengepakan 1
8 Laboratorium 2
9 Parkir Karyawan 1
10 Kantin 4
11 Mushola/Tempat Ibadah 1
12 Ruang P3K 1
13 Kantor 12
14 Parkir Umum 1
15 Pos Jaga/Piket 2
16 Bengkel & Gudang Peralatan 2
17 Power House & Gudang BBM 1
18 Penumpukan Limbah 1
19 Pegawai Kebersihan 3
Jumlah 68
2.3.2. Jam Kerja
Jam kerja merupakan banyaknya waktu yang dibutuhkan oleh pekerja untuk melakukan aktivitas pekerjaannya. Jam kerja sebaiknya harus digunakan oleh pekerja seefisien mungkin dengan tidak menyia-nyiakan waktu yang ada.
Jam kerja terdiri atas satu shift dan setiap periode terhitung 8 jam termasuk 1 jam istirahat.
Ketentuan jam kerja pada PT. TLP-2011 REG dapat dibagi menjadi dua bagian, yaitu jam kerja bagian perkantoran dan jam kerja bagian produksi.
Pembagian jam kerja untuk masing-masing bagian dapat dilihat pada Tabel 2.3 dan Tabel 2.4.
Tabel 2.3. Pembagian Jam Kerja untuk Hari Senin - Kamis
Shift Keterangan Waktu
I
Waktu Kerja 08.30 – 12.30 Waktu Istirahat 12.31 – 13.30 Waktu Kerja 13.31 – 17.30
Tabel 2.4. Pembagian Jam Kerja untuk Hari Jumat
Shift Keterangan Waktu
I
Waktu Kerja 08.00 – 12.00 Waktu Istirahat 12.01 – 14.00 Waktu Kerja 14.01 – 17.30
