PENDAHULUAN
Latar Belakang Pemikiran Kerja Praktek (KP)
Tujuan dan Manfaat Kerja Praktek (KP)
- Tujuan Kerja Praktek (KP)
- Manfaat Kerja Praktek (KP)
Waktu Pelaksanaan Kerja Praktek (KP)
Tempat Kerja Praktek (KP)
GAMBARAN UMUM UPT PEMADAM KEBAKARAN
- Sejarah Singkat UPT Pemadam Kebakaran Kota Dumai
- Motto, Visi, Misi, dan Logo
- Motto UPT Pemadam Kebakaran Kota Dumai
- Visi UPT Pemadam Kebakaran Kota Dumai
- Misi UPT Pemadam Kebakaran Kota Dumai
- Logo UPT Pemadam Kebakaran Kota Dumai
- Struktur Organisasi UPT Pemadam Kebakaran Kota Dumai
- Ruang Lingkup UPT Pemadam Kebakaran Kota Dumai
Dinas Pemadam Kebakaran Kota Dumai Kantor Dinas Pemadam Kebakaran Kota Dumai beralamat di Jalan Brigjen HR Soebrantras, Teluk Binjai, Kecamatan Dumai Timur, Kota Dumai, Riau dibawah naungan Badan Penanggulangan Bencana Daerah Kota Dumai. Visi UPT Dinas Pemadam Kebakaran Kota Dumai adalah terwujudnya kota Dumai yang aman dari bahaya kebakaran. Pelaksanaan administrasi umum meliputi penyusunan program, tata usaha, keuangan, kepegawaian, kehumasan, perlengkapan dan kerumahtanggaan UPT pemadam kebakaran.
DESKRIPSI KEGIATAN KERJA PRAKTEK (KP)
Spesifikasi Tugas Selama Kerja Praktek (KP)
- Laporan Agenda Kerja Praktek (KP)
- Uraian Kegiatan Kerja Praktek (KP)
Target yang Diharapkan Selama Kerja Praktek (KP)
Data-data yang Diperlukan Selama Kerja Praktek (KP)
Dokumen-dokumen yang Dihasilkan Selama Kerja Praktek
Perangkat Keras dan Perangkat Lunak yang Digunakan
- Perangkat Keras
- Perangkat Lunak
Untuk mendukung kelancaran pelaksanaan tugas dan pekerjaan yang diberikan, ada beberapa hal yang harus diperhatikan dan dipersiapkan agar hasil pekerjaan sesuai dengan yang diharapkan, seperti mengetahui cara penggunaan peralatan kantor. Perangkat lunak yang digunakan untuk memproses data secara otomatis, termasuk perhitungan dasar, menggunakan fungsi, grafik, dan manajemen data. Perangkat lunak ini sangat berguna dalam menyelesaikan masalah administrasi mulai dari yang sederhana hingga yang lebih kompleks.
Salah satu tugas yang dilakukan dengan Microsoft Excel adalah meringkas data insiden kebakaran dan non kebakaran. Merupakan program yang merupakan bagian dari paket instalasi Microsoft Office dan berfungsi sebagai perangkat lunak pengolah kata, termasuk membuat, mengedit, dan memformat dokumen.
Peralatan dan Perlengkapan yang Digunakan
- Peralatan Kantor
- Perlengkapan Kantor
Peralatan yang digunakan selama kerja praktek di UPT pemadam kebakaran adalah alat tulis seperti pulpen, stapler, paper clip, file folder dan flash disk. Berfungsi untuk menulis dan digunakan untuk melengkapi dan mencatat lembar pengantar dan dokumen lainnya yang dilakukan di kantor UPT Dinas Pemadam Kebakaran Kota Dumai. Seperti yang digunakan untuk menyatukan lembar pengantar dengan laporan insiden kebakaran dan non-kebakaran dan dokumen lainnya.
Selain untuk media penyimpanan, juga berfungsi untuk mentransfer data dari satu komputer atau laptop ke komputer lainnya. 48 lembar kertas sementara, seperti laporan kebakaran dan laporan non-kebakaran, catatan resmi dan dokumen lainnya.
Kendala
Selama pelaksanaan kerja praktek di kantor UPT Dinas Pemadam Kebakaran Kota Dumai, penulis banyak mendapatkan ilmu yang nyata dalam mengaplikasikan ilmu yang diperoleh di perkuliahan sehingga dapat diimplementasikan secara optimal dan maksimal dalam pelaksanaan kerja praktek. Spesifikasi kerja praktek di kantor UPT Dinas Pemadam Kebakaran Kota Dumai antara lain: mencatat surat masuk dan keluar pada buku registrasi, mengetik dan mencetak laporan kebakaran dan non darurat kebakaran, mencatat dan menempelkan stiker kadaluarsa pada selang pemadam kebakaran, menempelkan punuk voucher bahan bakar minyak pemadam kebakaran , Pengetikan dan pencetakan surat perintah perjalanan dinas (SPPD), Pengetikan dan pencetakan berita acara dinas, Pengetikan dan pencetakan surat perintah (SPT), Pengetikan dan pencetakan surat perintah, Penyusunan laporan kebakaran dan tidak kebakaran , Menjumlahkan Pegawai UPT dan Absen Yang Terhormat Dinas Pemadam Kebakaran Kota Dumai melalui aplikasi e- Dalam ketidakhadiran Pemkot, Dumai mencatat lembar pengantar untuk visum ke kantor kecamatan terkait operasi tanggap darurat kebakaran dan non kebakaran, menggandakan dan memindai dokumen seperti pengesahan resmi. 51 kebakaran di kota Dumai yaitu penulis dapat melaksanakan spesifikasi pekerjaan tersebut, dimulai dari pencatatan surat masuk dan keluar pada buku registrasi, pengetikan dan pencetakan laporan kebakaran dan non darurat kebakaran, pencatatan dan penempelan stiker kadaluarsa pada kebakaran alat pemadam, penempelan lambang bahan bakar minyak voucher unit pemadam kebakaran, Pengetikan dan pencetakan Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD), Pengetikan dan pencetakan berita acara dinas, Pengetikan dan pencetakan surat perintah kerja (SPT), Pengetikan dan pencetakan surat perintah, Penyusunan surat perintah kebakaran dan laporan non kebakaran, Rekapitulasi absen pekerja dan honor kebakaran UPT Kebakaran Kota Dumai melalui aplikasi e-absen Pemerintah Kota Dumai, pencatatan lembar pembukaan post mortem di kantor kecamatan terkait operasi darurat kebakaran dan non kebakaran, dan penggandaan dokumen dan pemindaian.
Data yang diperlukan selama pelaksanaan kerja praktek di kantor UPT pemadam kebakaran adalah mencatat surat masuk dan surat keluar pada buku register, adapun data yang diperlukan meliputi: untuk surat masuk data yang diperlukan adalah nomor urut, tanggal penerimaan, nama instansi yang dikirim. atau asal surat, nomor surat, tanggal surat dan perihal. Merangkum data laporan kebakaran dan tidak kebakaran di Microsoft Excel, sedangkan data yang dibutuhkan adalah laporan kejadian kebakaran dan laporan tidak kebakaran yang diselidiki oleh dinas kecamatan terkait dan disetujui oleh kepala Dinas Pemadam Kebakaran Kota Dumai, termasuk waktu kejadian , ketik kejadian dan lokasi kejadian. Kompilasi absensi pegawai dan honorer UPT Dinas Pemadam Kebakaran Kota Dumai melalui aplikasi e-Absensi Pemkot Dumai, sedangkan data yang diperlukan adalah absen harian setiap kegiatan dari awal hingga akhir bulan.
Perangkat keras dan perangkat lunak yang digunakan selama praktikum di kantor UPT Dinas Pemadam Kebakaran Kota Dumai yaitu komputer atau laptop digunakan untuk perangkat keras, dan Microsoft word dan Microsoft excel digunakan untuk perangkat lunak. Perlengkapan dan perlengkapan yang digunakan selama kerja praktek di kantor UPT Dinas Pemadam Kebakaran Kota Dumai yaitu perlengkapan. Adapun solusi dalam mengatasi kendala saat kerja praktek di kantor UPT Dinas Pemadam Kebakaran Kota Dumai adalah : konsultasi dan bertanya kepada pegawai, dan meminta solusi dari pegawai, cara agar nama dinas pemadam kebakaran mudah ditemukan, dan meminta solusi dari pegawai, cara membuat koneksi vpn nya tidak mudah terputus sendiri agar aktifitas berjalan lancar.
Diharapkan pihak UPT Pemadam Kebakaran Kota Dumai bersedia menjalin kerjasama yang baik dengan Politeknik Negeri Bengkalis dengan menerima tambahan mahasiswa magang.
Solusi
PENUTUP
Kesimpulan
Kemudian, untuk surat keluar, diperlukan nomor urut, nama instansi yang dituju, nomor surat, tanggal surat dan pokok bahasan. Saat mengetik dan mencetak laporan kebakaran dan kebakaran non-darurat, informasi yang diperlukan meliputi: lokasi kejadian (titik koordinat), waktu kejadian (sejak diterimanya laporan oleh pemadam kebakaran hingga penanganan dan pengembalian oleh petugas), nama pelapor kejadian, nomor dan armada yang digunakan, nama petugas yang gugur, subyek kejadian, kendala, korban jiwa, kerugian dan informasi korban seperti rumah tangga. Pada saat pencatatan isi label kadaluwarsa pada tabung Apar, keterangan yang diperlukan untuk mencatat isi label kadaluwarsa pada tabung Apar adalah waktu pengisian ulang tabung Apar (tanggal, bulan dan tahun) dan waktu tabung Apar berjalan. setelah diisi ulang (tanggal, bulan dan tahun).
52 voucher untuk unit pemadam kebakaran bahan bakar minyak, karena data yang diperlukan untuk pekerjaan ini adalah jumlah kupon bahan bakar yang akan ditempel dan waktu penggunaan kupon bahan bakar. Pengetikan dan Pencetakan Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) Rincian yang diperlukan untuk posisi ini adalah nama petugas, nama klien, nomor identifikasi yang diberikan pesanan, tugas dan waktu yang diberikan, tujuan perjalanan dinas, biaya atau akomodasi selama layanan perjalanan. Mengetik dan Mencetak Berita Acara Acara Data yang diperlukan untuk pekerjaan ini adalah identitas para pihak yang terlibat, pengesahan dan pernyataan pada suatu acara, serah terima, insiden, dan masalah utama atau isi berita acara.
Pencetakan dan Pencetakan Surat Perintah Tugas (SPT) Data yang diperlukan untuk pekerjaan ini adalah isi surat perintah tugas, nama penerima, jangka waktu, dan lokasi tugas. Pembuatan dan pencetakan surat pesanan Data yang diperlukan untuk pekerjaan ini adalah jenis barang yang dipesan, kualitas barang, jumlah pesanan, harga, waktu pengiriman barang, syarat pengiriman barang dan deskripsi . barang-barang. Daftarkan lembar isian untuk post mortem di kantor kecamatan tentang operasi darurat kebakaran dan non kebakaran, sedangkan rincian yang diperlukan adalah asal surat, nomor surat, tanggal surat, nomor urut. , agen target, isi brief, tanggal pengiriman, dan nama pengirim.
Dokumen yang dihasilkan di UPT pos pemadam kebakaran kota dumai merupakan hasil pendataan pada buku register surat masuk dan keluar, hasil laporan kejadian kebakaran dan laporan darurat non kebakaran berupa file microsoft word dan berupa hard copy laporan, catatan jumlah stiker kadaluarsa yang dicatat dan ditempel pada tabung pemadam api, cetakan kertas akuntansi bahan bakar unit APAR, catatan fisik SPPD perkotaan dan luar kota, catatan fisik berita acara penyerahan barang pemeriksaan hasil, rekaman fisik SPT kebakaran, SPT non-kebakaran insidental, sosialisasi SPT, dan lain-lain, rekaman fisik pesanan piket makanan dan minuman, pesanan peralatan dan perlengkapan, pesanan kebutuhan logistik, dan pesanan lainnya.
Saran
Kendala yang dihadapi adalah pembuatan laporan kebakaran atau non kebakaran yaitu penentuan nama unit kebakaran yang terlibat pada saat terjadi kebakaran atau non kebakaran, karena kurangnya pengetahuan dalam hal informasi nama unit kebakaran. , serta dalam proses rekapitulasi absensi menggunakan koneksi VPN. sering putus koneksi atau menelantarkan diri sendiri, karena menggunakan ID office dan password yang bersifat rahasia dan hanya karyawan yang mengetahuinya, sehingga harus menunggu karyawan login kembali, membuat pekerjaan menjadi kurang efektif dan efisien, dan sering terjadi error pada mesin cetak (printer), membuat pekerjaan menjadi kurang efisien. Salah satu caranya adalah karyawan memberikan id dan password koneksi dan memeriksa peralatan dan perlengkapan yang akan digunakan apakah berfungsi dengan baik atau tidak. 55 agar dapat diselesaikan secara langsung untuk mencegah dan meminimalisir dokumen yang tidak lengkap atau tidak lengkap.
Mengingat data rekapitulasi laporan kebakaran dan non kebakaran merupakan aset kantor yang sangat penting, maka ketelitian dan pemahaman dalam rekapitulasi data ini sangat disarankan untuk menghindari kesalahan yang tidak diinginkan. Jadi ikuti panduan yang ada dan fokuslah meringkas data. Mengingat adaptasi sangat penting dalam dunia kerja, maka disarankan pada saat melakukan kerja praktek, Anda aktif bertanya kepada karyawan, belajar membaca dan memahaminya masing-masing, sehingga dapat beradaptasi dan menjadi bagian dari mereka. .
Mengingat kantor UPT Dinas Pemadam Kebakaran Kota Dumai merupakan salah satu kantor yang juga menggunakan komputer sebagai alat yang digunakan untuk bekerja, maka diharapkan adik-adik yang akan melakukan kerja praktek (KP) selalu berhati-hati dalam bekerja dan fokus. dan menggunakan keamanan. ketika ada pekerjaan yang mengharuskan anda untuk terjun ke lapangan.
