PELATIHAN AUDITOR INTERNAL

PELATIHAN AUDITOR INTERNAL

PT. SUMBER JAYA CIPTA DESEMBER 2023

Tujuan Pelatihan

 Untuk mengajarkan kepada peserta bagaimana

menjalankan audit internal yang efektif dari awal

hingga akhir

Siklus Audit Internal

Persiapan Audit

Pelaksanaan Audit

Laporan temuan dan tindak lanjut

Prinsip Audit Internal

 Audit harus dilaksanakan pada interval yang terencana

 Audit memeriksa Sistem Manajemen Mutu dan K3L

 Apakah sudah dijalankan

 Apakah sudah efektif

 Apakah memenuhi persyaratan ISO 9001, 14001, 45001

 Lebih kritikal

 Harus ada prosedur untuk audit internal

 Tidak dapat mengaudit pekerjaan sendiri

 Audit harus objektif

Fungsi Audit Internal

 Untuk mendapatkan gambaan yang akurat secara independen untuk melihat bagaimana suatu organisasi atau departmen pada saat ini.

 Memiliki keuntungan dalam hal:

 Memeriksa kesesuaian

 Memeriksa keefektifan

 Memberi perhatian khusus pada masalah

 Peluang untuk perbaikan

 Membantu memelihara kelangsungan bisnis

 Untuk membagikan praktek yang baik seputar bisnis

 Untuk investigasi ide-ide baru

 Untuk mencari akar masalah

 Menjaga staff pada jalurnya

 Membantu mengembangkan kemampuan interpersonal dan manajemen dari auditor

 Membantu auditor untuk memahami organisasi

 Dapat disamakan dengan audit eksternal

 Memenuhi persyaratan ISO 9001, 14001, 45001

Ringkasan Auditor (ISO 19011)

 Etika: adil, mengatakan yang sebenarnya, tulus, jujur dan bijaksana

 Mau membuka wawasan: bersedia untuk mempertimbangkan alternatif ide dari sudut pandang yang berbeda;

 Kemampuan diplomasi: pandai berhubungan dengan orang;

 Pengamat: jeli, tanggap terhadap suara, fisik, dan aktivitas;

 Cepat tanggap: dengan sendirinya menyadari dan dapat mengerti situasi;

 Serba bisa: siap pada segala situasi;

 Gigih: terus menerus, fokus pada pencapaian sasaran;

 Memiliki kemampuan analitik: dapat mencapai kesepakatan pada waktunya berdasarkan alasan dan analisa yang logis;

 Percaya diri: bertindak dan berfungsi secara independen ketika berinteraksi dengan lainnya;

Tipe dan alasan untuk Audit

Pihak ke-1

Pihak ke-2 Pihak ke-3

Tipe Audit Internal

 Etika (SA 8000) – untuk memastikan karyawan tidak dilanggar hak-haknya

 Lingkungan (ISO 14000) – untuk menunjukkan bahwa perusahaan bersahabat dengan alam

 Business Excellence (EFQM) – Untuk mencapai kinerja yang lebih tinggi lagi dari pada ISO

 Keuangan – untuk menunjukkan keuangan berada dalam kendali

 Kesehatan & Keselamatan (ISO 45001) – untuk menunjukkan staff mendapat jaminan keamanan

 Produk – untuk menunjuk kesesuaian produk dengan standar yang relevan

 ‘People’ (Pengembangan orang) – untuk mendapatkan staf/manajemen yang terbaik

Definisi Umum yang Berhubungan dengan Audit

 Audit

 Auditee

 Auditor

 Ketidaksesuaian

 Ketidaksesuaian Major

 Ketidaksesuaian Minor

 Bukti Kesesuaian

Beberapa Metode untuk Memperoleh Data

 Wawancara (tanyakan apa yang terjadi)

 Pengamatan (lihat apa yang terjadi)

 Pemeriksaan:

 Dokumen

 Catatan (melihat apa yang terjadi pada masa yang lalu)

 Ringkasan data/analisa

 Laporan, contoh masukan dari pelanggan

Waktu dan Sumber Daya

 Audit biasanya 0.5 atau 1 hari

 Lamanya ditentukan oleh Manager (biasanya 0.5 hari)

 Biasanya dilakukan oleh seorang auditor

 Waktu persiapan sama pentingnya dengan waktu audit

Persiapan Sebelum Melakukan Audit

 Auditor menghubungi Department Manager

 Menjelaskan proses - jika diperlukan

 Sepakati tanggal / waktu Audit

 Mengumpulkan dokumen yang terkait

 Klarifikasi Opening Meeting

 Memeriksa kebutuhan pakaian pelindung yang dibutuhkan

 Memeriksa ketidaksesuaian yang masih ada

 Memeriksa informasi yang berhubungan dengan rencana audit, contoh : periksa apakah orang/proses tersebut dapat diaudit

 Menjawab bila ada pertanyaan

Cakupan Audit

 Ini ditentukan untuk mencakup:

 Apa yang tercakup di dalam audit

 Apa yang tidak termasuk (diluar cakupan) audit

 Praktek yang baik akan melihat proses termasuk semua hubungan dengan proses lainnya

Rencana Audit

(Catatan: Rencana audit bukanlah persyaratan)

Isi Rencana Audit

 Tujuan Audit

 Bagian dari sistem manajemen

 Jalur Audit

 Bagian dari Organisasi

 Dokumen yang dipersyaratkan

 Orang yang ingin ditemui

 Jadwal waktu aktivitas

Jalur Audit

 Mengikuti proses dari awal sampai akhir

 Anda melihat apa yang sebenarnya terjadi, bukan apa yang dikatakan oleh prosedur

 Tetap pada jalur

 Memperkecil kemungkinan untuk menyimpang dari tahapan

 Audit menjadi lebih sistematis/logis

Pemeriksaan Dokumentasi

 Auditor menerima prosedur yang relevan/terkait

 Melakukan pemeriksaan untuk membantu

 Mengerti Departmen tersebut

 Membuat rencana audit

 Membuat daftar periksa (checklist)

Tujuan dari Checklist

 Menyediakan kerangka kerja untuk Audit

 Memastikan semua aspek sudah diperhatikan

 Mengingatkan tindakan yang harus dilakukan oleh Auditor

Sumber-Sumber untuk Checklist

 Seri ISO 9001, 14001, 45001

 Dokumen Sistem Mutu dan K3L perusahaan

 Masalah klasik atau yang umum diketahui

 Ide dari Auditor lainnya

 Pengetahuan tentang Industri

 Checklist sebelumnya

Perlengkapan Auditor

 Clipboard

 Buku Catatan

 Checklist

 Rencana Audit

 Formulir laporan Audit

 Standar ISO 9001, 14001, 45001

Opening Meeting

 Disarankan untuk berbicara ke manager terlebih dulu

 Memperlihatkan Keterbukaan

 Auditor dapat

 Menjelaskan prosesnya

 Menyatakan harapannya

 Konfirmasi rencana

 Menjawab Pertanyaan

Agenda Opening Meeting

 Perkenalan

 Tujuan dan ruang lingkup

 Rencana audit

 Menjelaskan audit sebagai proses yang bernilai tambah’

 Definisi dari ketidak sesuaian/temuan

 Tata tertib pendamping

 Metoda pelaporan

 Menjawab pertanyaan

Segi Tiga Audit

Tipe dari Perilaku Interpersonal

 Pasif

 Agresif

 Asertif (Tegas)

 Nyatakan keperluan, keinginan, pandangan dan perasaan

 Tetap pada hak dan kewajiban

 Berterus terang dan jujur

 Menghargai hak orang lain

 Berkerja untuk memuaskan semua pihak

Berikan kemudahan

 Cari tempat terbaik untuk wawancara

 Senyum jika memungkinkan

 Hindari penghalang, mis. Bersebrangan meja

 Usahakan fisik se-level dengan auditee

 Tegas (be assertive)

 Jangan Melanggar ‘Area Pribadi’

 Berbicara secara jelas dan santun

 Selingi humor, pada situasi yang tepat

 Berprilaku kalem, tenang dan objective

 Memberi umpan balik

Feedback Dari Auditor

 Mengangguk pada saat yang tepat

 Menunjukan perhatian

 Sekali-kali mengulang apa yang mereka katakan

 Secara halus mengarahkan mereka

 Ciptakan pertanyaan dari apa yang mereka ceritakan

Cara bertanya - ‘The Filter Funnel’

 Pertanyaan pembuka

 Memicu auditee untuk menjelaskan secara bebas

 Gunakan apa, dimana, kapan, mengapa, bagaimana dan siapa?

 Pertanyaan menyidik/coba-coba

 Follow-up atau fokus terdapat sesuatu yang lebih rinci

 Pertanyaan penutup

 Digunakan jika kita ingin mendapatkan pernyataan

‘ya’ atau ‘tidak’ & Jangan lupa kata “Tolong perlihatkan”.

Proses Wawancara

 Identifikasi individu yang akan diaudit

 Memperkenalkan diri

 Menjelaskan kenapa kita ada di sana dan timbulkan keakraban

 Tanyakan dengan pertanyaan pembuka

 Tanyakan dengan pertanyaan rinci

 Lakukan “Tolong perlihatkan”

 Cek fakta dan buat catatan

 Berterima kasih kepada auditee

 Tentukan auditee selanjutnya

Mengecek kesesuaian, perbaikan dan keefektifan

 Kesesuaian

 Lakukan audit yang hasilnya memperlihatkan kesesuaian seperti diikutinya prosedur dan ISO 9001, 14001, 45001

 Improvement

 Cek kesesuaian untuk meningkatkan pencapaian

 Dapatkah pekerjaan dikerjakan secara efisien?

 Lakukan dengan cara proses base audit

 Keefektifan

 Cek apakan kesesuaian terhadap goal yang ingin dicapai memperlihatkan bahwa proses berjalan dengan baik.

Apa yang dilakukan jika tidak

terdapat prosedur terdokumentasi

 Cek dua kali, bagaimana kebutuhan atas prosedur terdokumentasi

 Cek apakah keluaran dari proses benar

 Cek apakah beberapa staff melakukan pekerjaan dengan cara yang sama (dalam hal ini informal prosedur)

 Cek apakah antar muka terhadap proses lainnya OK

 Cek apakah pengukuran kinerja benar

 Cek catatan mutunya

 Cek bagaiman cara staff baru mendapat pelatihan. Kesimpulannya,

‘apakah semuanya terkontrol?

Auditing berdasarkan sistem dan catatan mutu elektronis

 ISO memperlakukan semua tipe media sama

 Bila perlu lakukan desktop audit di departement

 Minta otorisasi / jangan nyelonong

 Idealnya didampingi guide untuk mengoperasikan terminal

 Mengikuti semua aturan secara lengkap

 Cek back up, archiving dan disaster recovery

Mengaudit Manajemen Puncak

 Jangan ‘Minder’

 Persiapkan dengan baik mis check-list yang baik

 Ikuti jenjang bisnis

 Cari objectivitas dan kontrol, dsb.

 Pastikan persyaratan ISO dipenuhi

 Lihat kedalam bisnis proses

Auditor Harus

 Hindari mencari cari kesalahan (nit-picking)

 Perhatikan juga point-point bagus

 Tepat Waktu

 Melaksanakan seluruh penugasan

 Hindari perdebatan

 Mengaudit berdasarkan spesifikasi

 Hargai kerahasiaan

 Mengauditlah ke system bukan individunya

 Catat bukti objetive

 Biasaynya audit dilakukan di tempat kerja auditee

Mencatat

 Usahakan mengikuti alur audit flow

 Lakukan dengan terbuka

 Gunakan clipboard dan/atau logbook

 Catat

 Kemungkinan ketidaksesuaian

 Observasi

 Info yang akan diberikan nanti

 Hal yang harus difollow-up

 Ide perbaikan

 Bukti positif ketidak sesuaian

Output Dari Audit

Perlu untuk menentukan apakah sasaran telah sesuai, misalnya

 Cek kesesuaian, mis kepada ISO 9001:2015

 Cek Keefektifan, mis.

 Adakah nilai tambah sistem (apakah kita perlu untuk melakukannya)

 Apakah sistem sesuai dengan matrik sasaran mutu

 Apakah interface berjalan baik

 Untuk menyelidiki masalah

 Untuk mengidentifikasi penyempurnaan

 Untuk membagikan pengalaman

Diskusi dan Persetujuan Temuan

 Jangan mengemukakan Ketidaksesuaian / temuan di hadapan staf, jika memungkinkan

 Kemukakan ketidaksesuaian, pada kesempatan pertama, dengan pendamping/ Manajer

 Selesaikan masalah diskusi

 Berikan umpan balik kepada auditee –tapi dengan cara positif

Tindakan Perbaikan

 Manajer Departemen menentukan tindakan dan jangka waktunya

 Tindakan dapat dilakukan pada 2 tahapan:

 Memperbaiki gejalanya

 Memperbaiki akar penyebab masalah

 Jangka waktu harus realistis

Closing Meeting

 Mempresentasikan Rangkuman yang berimbang

 Manajer mendapatkan umpan balik secara langsung

 Pertikaian dapat diselesaikan

 Manajer dapat menyetujui temuan

Agenda Closing Meeting

1. Terima kasih atas kerjasamanya, dll 2. Merangkum hal-hal yang positif

3. Ketidaksesuaian /temuan 4. Observasi dan saran

5. Tindakan Perbaikan

6. Laporan audit secara rinci

7. Apa yang dilakukan mendatang

8. Memberikan kesempatan jika ada pertanyaan

Tahapan Selanjutnya

 Laporan didistribusikan

 Memperbaharui program Audit

 Menyimpan Daftar Periksa

 Melakukan Tindakan Perbaikan

 Menyiapkan data untuk tinjauan manajemen

 Memverifikasi tindakan perbaikan

Bagaimana Memaksimalkan Fungsi Audit Internal

 Seharusnya tidak ada budaya ‘saling menyalahkan’

 Auditor dan Auditee seharusnya bekerja sebagai patner

 Staf sebaiknya memberikan keberanian untuk menyatakan permasalahan di suatu area

 Menggunakan audit berdasarakan proses

 Auditor dan Auditee sebaiknya melihat pada perbaikan

 Audit sebaiknya dilihat sebagai bagian yang penting dari bisnis

 ‘Temuan’ atau ‘ketidaksesuaian’ sebaiknya dilihat sebagai peluang untuk perbaikan

 Seharusnya tersedia cukup waktu dan sumber daya untuk Auditee/Auditor dalam melakukan audit

Tindakan Perbaikan

 Harus menyelesaikan ketidaksesuaian

 Harus menyelesaikan akar masalah

 Mencegah terulang kembali

 Seharusnya membantu untuk memperbaiki Sistem Mutu dan K3L

 Harus diberikan waktu yang cukup

Memeriksa Tindakan Perbaikan

 Auditor akan mengevaluasi tindakan perbaikan yang diajukan apakah sesuai/efektif

 Harus diberikan waktu yang cukup (jangan terlalu lama /terlalu cepat)

 Tindakan perbaikan harus dipastikan bahwa masalah diselesaikan akar masalahnya

 Ketidaksesuaian minor dapat diklarifikasi dengan surat/email,dll. atau pada kunjungan rutin berikutnya

 Ketidaksesuaian major membutuhkan kunjungan untuk mengklarifikasi bukti objektif

Sharing, Diskusi & Studi Kasus