MELAKSANAKAN AUDIT INTERNAL YANG EFEKTIF
Pada hakikatnya, seluruh audit internal diawali dengan proses penetapan dan pengesahan “internal audit charter”, yang berisikan penegasan kembali tujuan tujuan pelaksanaan audit, pengembangan rencana audit, serta penetapan program audit yang meliputi “initial review”, pendokumentasian dan pengujian pengendalian internal, serta pelaporan hasil audit internal. Internal auditor yang efektif menjalankan peran sebagai “mata” dan “telinga” bagi komite audit dan senior management. Perannya tidak hanya terbatas pada pelaksanaan reviu atas kepatuhan dan proses pelaksanaan pengendalian internal oleh manajemen, tetapi juga meliputi proses perbaikan dan evaluasi proses pengendalian internal dimaksud.
I. Perencanaan dan Pengorganisasian Audit Internal
Sebelum melaksanakan fungsi internal audit, perlu disusun sebuah konsep dasar yang akan menjadi pijakan pelaksanaan audit internal yang terdiri dari:
Adanya rencana yang efektif serta “charter” sebagai bukti komitmen pelaksaaan audit internal
Adanya perencanaan audit jangka panjang
Adanya standar atau pendekatan yang efektif dalam melaksanakan audit internal Ketiga hal dimaksud harus dilandasi oleh pemahaman internal auditor terhadap kerangka pengendalian internal COSO, dengan demikian mereka mampu melaksanakan perannnya sebagai “mata” dan “telinga” bagi komite audit dan senior management.
II. Persiapan Audit
Pelaksanaan audit internal sebaiknya direncanakan dengan baik, dengan mempertimbangkan rencana tahunan dan proses penilaian risiko. Selain itu, sebaiknya rencana audit juga mempertimbangkan faktor seperti adanya permintaan khusus dari komite audit, ataupun adanya keterjadian yang tidak direncanakan seperti perubahan regulasi, atau peristiwa ekonomi yang mempengaruhi organisasi tersebut.
Berikut ini beberapa aktivitas persiapan audit yang secara umum dilakukan oleh para audito internal:
a) Menentukan tujuan audit
informasi yang memadai untuk menggambarkan apa yang akan dicapai dalam pelaksanaan audit internal nantinya.
b) Penyusunan jadwal dan estimasi waktu audit
Jadwal dan estimasi waktu audit akan sangat bergantung pada nature dari aktivitas audit yang akan dilaksanakan, serta ketersediaan dan kapabilitas sumber daya dari auditor internal itu sendiri.
c) Survey Pendahuluan
Setelah disusun rencana, dan jadwal audit internal yang akan dilaksanakan, maka auditor perlu melaksanakan survey pendahuluan untuk melihat apakah rencana dan jadwal yang telah disusun dapat dilaksanakan atau perlu dilakukan penyesuaian lebih lanjut.
Survey pendahuluan ini dilaksanakan dengan cara:
Mereviu kertas kerja audit sebelumnya
Reviu ini dilaksanakan untuk mendapatkan pemahaman akan pendekatan yang digunakan dan hasil yang dicapai dengan menggunakan pendekatan tersebut. Selain itu, pemahaman akan pendekatan yang digunakan akan membantu proses perencanaan yang lebih efektif dan efisien.
Mereviu laporan audit sebelumnya
Temuan dalam audit sebelumnya perlu mendapatkan perhatian lebih dari internal auditor, terutama terhadap komitmen manajemen untuk melakukan tindakan perbaikan atau melaksanakan rekomendasi dari auditor sebelumnya. Laporan audit sebelumnya juga memberikan gambaran akan area-area audit yang perlu diperhatikan oleh auditor saat ini, terutama area dimana terdapat permasalahan yang tidak tercapai kesepakatan antara manajemen dan auditor.
Survey/observasi terhadap struktur organisasi
Auditor harus mendapatkan struktur organisasi dan orang-orang yang bertanggung jawab di dalamnya, juga informasi akan key person dalam setiap area aktivitas manajemen. Hal ini akan membantu auditor dalam memahami proses bisnis dan alur tanggung jawab dalam proses tersebut, yang mana akan mempermudah proses identifikasi kelemahan proses bisnis dimaksud.
Data pendukung disini meliputi juga data temuan dari eksternal auditor, serta reviu terhadap regulasi atau publikasi lainnya yang mempengaruhi organisasi.
III. Pelaksanaan Pra-Audit
Setelah segala persiapan untuk melaksanakan audit internal, maka langkah selanjutnya adalah menyampaikan informasi terkait dengan pelaksanaan audit dimaksud kepada auditee yang meliputi informasi tentang kapan, siapa dan kenapa akan dilaksanakan audit internal. Informasi ini disampaikan kepada auditee dengan menggunakan sebuah
Jangka waktu pelaksanaan audit, kapan akan dimulai dan diakhiri
Auditor yang bertanggung jawab untuk melaksanakan audit
Kebutuhan auditor yang perlu disiapkan oleh auditee
Kopi dari engagement letter
Laporan operasi lainnya yang berkaitan dengan auditee.
Setelah proses ini dilakukan, auditoe telah bertemu dengan pihak yang berwenang dari auditee, maka selanjutnya akan dilakukan fieldwork audit. Kegiatan ini bertujuan untuk mengumpulkan informasi yang mendasari proses audit selanjutnya, termasuk sebagai background dalam penyusunan kebijakan dan perbaikan prosedur. Kegiatan ini juga dilaksanakan dalam rangka meningkatkan pemahaman anggota tim terhadap area yang sedang diaudit, serta untuk menetapkan dokumentasi terhadap prosedur yang sedang diaudit.
a) Internal Audit Field Survey
b) Documenting the Internal Audit Survey
Informasi yang diperoleh dalam tahapan ini harus didokumentasikan dalam kertas kerja audit, yang nantinya dapat digunakan untuk memperbaiki atau mengubah teknik audit yang akan digunakan agar lebih sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai.
c) Field Survey Auditor Conclusions
Seringkali perencaaan audit yang disusun sebelum melaksanakan audit tidak sesuai dengan kondisi auditee yang sebenarnya karena masih menggunakan asumsi-asumsi auditor. Oleh karena itu, setelah memperoleh informasi dari tahapan ini, perencanaan audit tersebut harus segera dievaluasi dan diperbaiki.
IV. Pengembangan dan Persiapan Program Audit
Program audit adalah prosedur yang menggambarkan langkah-langkah dan pengujian yang akan dilaksanakan oleh auditor dalam menjalankan proses audit. Program audit sebaiknya diselesaikan segera setelah auditor melaksanakan survey pendahuluan dan sebelum melaksanakan aktivitas audit yang sebenarnya.
Dua faktor penting dalam penyusunan program audit adalah:
1) Bahwa program audit telah mengidentifikasi seluruh aspek dari area yang akan diuji, dan tingkat sensitivitas dari area tersebut terhadap pendekatan audit yang akan dilaksanakan.
2) Bahwa program audit adalah sebagai alat panduan dalam melaksanakan aktivitas audit.
Sebagai checklist pengujian kepatuhan.
sangat berguna dalam menyusun simpulan hasil audit. Berikut ini adalah beberapa macam tipe audit berdasarkan tingkat objektivitasnya yang dapat digunakan dalam menyusun simpulan audit oleh auditor:
Tahapan audit yang disusun dalam program audit juga akan bergantung pada karakteristik dari organisasi yang diaudit. Walaupun demikian, secara umum, audit internal harus dilaksanakan dan disupervisi berdasarkan standar yang ada. Hal dimaksud akan menjamin bahwa audit telah dilakukan secara memadai dan terkendali.
V. Pelaksanaan Audit
a) Internal audit fieldwork initial procedures
Proses audit internal dapat saja mengganggu rutininas operasi bisnis auditee, sehingga auditor perlu mengkomunikasikan tentang jadwal dan tujuan pelaksanaan audit internal ini dengan pihak auditee. Selain itu, auditor juga harus mendapatkan komitmen dari auditee terhadap pelaksanaan audit internal dimaksud, terutama dalam hal penyediaan data dan laporan yang dibutuhkan oleh auditor internal. Jika pada pelaksanaannya terdapat key person yang tidak kooperatif, maka auditor dapat membahasnya dengan pihak yang berwenang dari auditee, atau merevisi strategi auditnya antara lain dengan:
Merevisi program dan prosedur audit yang akan dilakukan, misalkan dengan
melakukan uji tambahan di area lain, dsb.
Melengkapi proses audit tanpa menyelesaikan audit di area yang bermasalah, tetapi pendekatan ini harus mendapatkan persetujuan dari pihak yang berwenang.
Menyelesaikan program audit yang telah direncanakan, dan menyusun kembali uji ulang terhadap area yang bermasalah.
b) Audit fieldwork technical assistance
dengan melaksanakan asistensi dari orang-orang yang memiliki kompetensi pada bidang dimaksud. Permasalahan tersebut juga harus selalu didokumentasikan dalam kertas kerja audit, sehingga dapat digunakan sebagai bahan pendukung penyusunan rencana audit berikutnya.
c) Audit management fieldwork monitoring d) Potential audit findings
Kapanpun auditor menemukan hal yang berpotensi sebagai temuan/ kelemahan dari sistem pengendalian, maka uraian kondisi dimaksud dan rekomendasi perbaikan harus segera dipersiapkan. Uraian dimaksud sering dimuat dalam audit preliminary finding sheet yang berisikan antara lain:
Identifikasi temuan
Kondisi yang terjadi
Referensi kondisi/temuan pada dokumentasi kerja
Usulan/rekomendasi perbaikan dari auditor
Hasil diskusi tentang temuan dengan pihak manajemen
Rekomendasi yang telah disepakati untuk dilaksanakan oleh manajemen
e) Audit program and schedule modifications
f) Reporting preliminary audit findings to management
