STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
PUSAT JAMINAN MUTU
STIKes WIDYA CIPTA HUSADA MALANG
No. Dokumen
: 04.SOP-PJM/S.WCH.02
Nama Dokumen
: SOP AUDIT MUTU INTERNAL
Revisi ke 0
Tanggal
Penyusun PJM
Edisi: 0 SOP
AUDIT MUTU INTERNAL
Revisi : 0 Tanggal:
SOP
AUDIT MUTU INTERNAL
PUSAT JAMINAN MUTU
STIKes WIDYA CIPTA HUSADA
PENGESAHAN
SOP Her-registrasi
Baru
Perumusan Pengkajia n
Pemeriksaa n
Persetujua
n Pengendalian
Revisi Ke
0 Tanggal PJM
... .
WK I. II & III
... .
Ketua
...
Ketua
...
PJM
I. Pengertian
Audit Internal Mutu (AMI) adalah kegiatan monitoring dan evaluasi sistem penjaminan mutu internal dan implementasinya. Monitor dan evaluasi terdiri dari audit, asesmen dan evaluasi yang dilakukan secara berkala untuk mengetahui kesesuaian antara pelaksanaan dengan perencanaan dan untuk mengetahui penyebab-penyebab ketidaksesuaian pelaksanaan dengan perencanaan.
a. Tim Audit adalah tim audit mutu internal yang ditunjuk Koordinator Bidang Audit untuk melakukan audit mutu d. Auditi (auditee) adalah staf yang mewakili unit yang diaudit e. Jadwal Audit Internal adalah jadwal kegiatan audit internal yang
menginformasikan unit yang akan diaudit, nama Auditor internal, dan nama auditi; jadwal disiapkan oleh Koordinator Bidang Audit f. PTPP/CPAR adalah formulir untuk menuliskan temuan audit
g. Non-Conformance (NC) Status adalah formulir isian dari hasil
audit internal untuk dilakukan tindak lanjut sesuai dengan target waktu yang akan ditetapkan oleh masing- masing auditee yang bertanggung jawab pada produk/fasilitas/quality system (sistem mutu)
h. Temuan PTPP (PTPP Findings) adalah penyimpangan/ketidaksesuaian yang ditemukan Auditor internal pada saat melakukan audit internal; penyimpangan-penyimpangan ini dicatat di Formulir Audit Internal
i. Auditor eksternal adalah Auditor dari Badan Sertifikasi (Certification Body) professional ataupun pihak luar lainnya (a.l. Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi) Audit bertujuan untuk mendapatkan FAKTA, bukan mencari kesalahan
j. Formulir Pemohonan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan (PTPP) adalah lembar isian yang digunakan untuk menuliskan permasalahan yang dilaporkan oleh inisiator
II. Tujuan
Audit bertujuan untuk melihat kesesuaian antara kondisi actual dan apa yang tertlis di dokumen, kondisi actual itu bisa berupa record atau catatan mutu ataupun observasi dengan melihat tata cara seseorang dalam melakuakan tugas/ pekerjaannya apakah sesuai dengan yang tertulis dalam Prosedur/ Instruksi Kerja.
kondisi atau keadaan yang berjalan apakah sudah sesuai dengan kebijakan, sasaran dan rencana yang telah ditetapkan; hasil audit akan dijadikan alat/bahan dalam melakukan tindakan koreksi/pencegahan dan perbaikan yang mengarah kepada peningkatan sistem manajemen mutu.
III. Ruang Lingkup
Prosedur ini mengatur proses audit sistem manajemen mutu mulai dari perencanaan audit, penunjukan tim audit, pelaksanaan audit, pembuatan Permintaan Tindakan Pencegahan dan Perbaikan (PTPP) Status atau Corrective and Preventive Action Request (CPAR), perumusan tindakan koreksi/pencegahan, pemastian tindakan dilakukan, pengiriman copy PTPP Status sampai dengan pembuatan
closing PTPP Status dan laporan audit internal.
IV. Unit Kerja Terkait
1. Yayasan WCH
2. Ketua STIKes WCH
3. Unsure Pimpinan
4. Ka. Prodi/Ka. UPT/Ka. Bag
5. Dosen dan Karyawan
V. Fungsi
1. bagian dari upaya untuk meningkatkan mutu pendidikan tinggi; 2. sistem untuk mewujudkan visi dan melaksanakan misi institusi ; 3. sarana untuk memperoleh status terakreditasi dan peringkat
terakreditasi program studi dan institusi ; dan
4. sistem untuk memenuhi kebutuhan pemangku kepentingan institusi.
VI. Referensi
1. Permendikbud No 50 tahun 2014 tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tingg
3. Undang-undang Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi
VII. Dokumen Terkait
1. Standar Mutu STIKes Widya Cipta Husada 2. Standar Mutu Pendidikan
3. Standar Mutu Penelitian
4. Standar Mutu Pengabdian Masyarakat 5. Kebijakan SPMI
6. Manual SPMI 7. Formulir SPMI 8. Pedoman SPMI
9. Hasil rapat senat tahun 2016
10. SK. Nomor 003a.U/PJM/S. WCH/IX/2016 tentang Pedoman Standar Mutu SPMI.
VIII. Prasyarat SPMI
1. Ketersediaan prasyarat Implementasi SPMI di STIKes Widya Cipta Husada berupa Kebijakan SPMI, Manual SPMI, Standar SPMI dan Formulir/Instrumen.
2. Kesiapan pengorganisasian SPMI
3. Kesiapan semua pejabat structural dan PJM
4. Sosialisasi SPMI
5. Pernyataan Internal stakeholders untuk mengimplementasikan SPMI
6. Siklus SPMI dapat berlangsung secara harian/mingguan/bulanan, misalnya standar kebersihan dan kehadiran dosen dalam perkuliahan.
7. Siklus secara semesteran, misalnya standar penulisan rencana pemelajaran semrster, pemyiapan bahan ajar, kinerja dosen dan sarana prasarana kantor
8. Siklus secara satu tahun akademik, missal standar penelitian dosen
IX. Prosedur
1. Audit internal dilakukan di bawah koordinasi Koordinator Bidang Audit dan diterapkan terhadap seluruh unit, yang dilakukan secara silang (Cross Audit) atau acak/sampling, dengan menunjuk Auditor yang berasal dari unit kerja yang berlainan
2. Koordinator Bidang Audit akan memberitahukan kepada para Auditor yang ditunjuk dan seluruh unit kerja yang akan diaudit sekurang-kurangnya 6 hari sebelum tanggal yang ditetapkan mengenai: Ketua Auditor (Lead Auditor); anggota Auditor (Auditor); jadwal audit, lingkup audit, dan waktu audit 3. Auditor akan dipilih dari personil yang telah mengikuti pelatihan audit mutu dan dikukuhkan dengan Surat Tugas dari QAC
4. Auditor harus selalu menggunakan identitas auditor pada saat melaksanakan audit
5. Audit internal dilakukan minimal 6 (enam) bulan sekali; bila dianggap perlu audit internal ini dapat dilaksanakan kapan saja bagi unit yang mana saja
6. Seluruh pimpinan unit berkewajiban untuk menyediakan fasilitas dan sumber daya yang cukup untuk menjamin kelancaran audit internal
7. Hasil temuan audit internal harus dicatat (didokumentasikan) di Formulir Audit Internal
8. Hasil audit sistem manajemen mutu internal dituangkan ke dalam bentuk laporan audit sistem manajemen mutu yang diserahkan kepada pimpinan Institusi melalui QAC/Koordinator Bidang Audit
CONTOH FLOWCHART yang melibatkan pihak-pihak terkait
PJM UNIT/BAGIAN PRODI WAKIL
