PENERAPAN PENGENDALIAN INTERNAL TERHADAP PENGELUARAN KAS UNTUK MENGHINDARI TERJADINYA
KECURANGAN (FRAUD)
Santi
Email: [email protected]
Program Studi S1 Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Terbuka
ABSTRAK
Semua perusahaan yang berbentuk apapun dan dimanapun, memerlukan sebuah pengendalian internal yang efektif untuk mencapai tujuan yang diinginkan.
Aktivitas yang dilakukan perusahaan pada umumnya selalu berkaitan dengan pengeluaran kas, seperti pembelian barang dan jasa serta pembayaran biaya operasional lainnya. Karena kas mempunyai sifat mudah dicuri dan digelapkan menyebabkan terjadinya kecurangan (fraud). Kecurangan (fraud) membawa dampak yang buruk bagi perusahaan dengan kerugian yang sangat berarti dan bisa mengakibatkan perusahaan bangkrut atau pailit. Oleh karena itu, perusahaan perlu menerapkan sebuah pengendalian internal terhadap pengeluaran kas, agar kelangsungan hidup perusahaan tetap berlangsung sepanjang waktu.
Kata Kunci: Pengendalian Internal, Pengeluaran Kas, Kecurangan (Fraud)
PENDAHULUAN
Perkembangan sebuah perusahaan yang baik adalah hasil dari sebuah pengendalian yang baik, dimana salah satu ciri perusahaan yang baik adalah menggunakan pengendalian internal. “Pengendalian internal adalah proses yang dijalankan seluruh personil perusahaan yang dapat berupa kebijakan dan prosedur yang digunakan dalam operasi perusahaan untuk menyediakan informasi keuangan yang andal, serta menjamin dipatuhinya hukum dan peraturan yang berlaku’’ (Sugiarto, 2010: 12.9).
Hampir semua transaksi yang terjadi dalam kegiatan operasional perusahaan selalu berkaitan dengan kas. “Kas adalah kas atau setara kas yang sifatnya sangat likuid dan dapat digunakan sewaktu-waktu untuk melunasi
kewajiban lancar dan juga penggunaannya tidak dibatasi” (Sugiarto, 2010: 5.3).
Pelunasan kewajiban lancar yang dimaksud tersebut dilakukan melalui pengeluaran kas. Karena sifat kas yang likuid, menyebabkan terjadinya kecurangan (fraud) yang mengakibatkan perusahaan menderita kerugian yang sangat berarti.
Oleh karena itu, pengendalian internal terhadap pengeluaran kas harus diidentifikasi secara cermat dan sistematis. Disusun secara sistematis artinya harus disusun menurut langkah-langkah tertentu yang efisien. Tanpa pertimbangan mengenai pengendalian internal, perusahaan dapat menggunakan keputusan yang tidak sesuai dan kemungkinan akan menderita kerugian jangka panjang yang signifikan.
PEMBAHASAN Pengeluaran Kas
Kas merupakan salah satu aktiva yang paling lancar dan mudah digunakan dalam kegiatan usaha perusahaan dengan memiliki manfaat di masa yang akan datang (Sugiarto, 2010a). Sebelum perusahaan memperoleh manfaat di masa yang akan datang yaitu laba, kas digunakan terlebih dahulu sebagai pengeluaran dalam kegiatan usahanya.
Pengeluaran kas yang berkaitan secara langsung dengan kegiatan utama usaha perusahaan meliputi pembelian barang dan jasa serta pembayaran untuk kegiatan operasional seperti gaji karyawan, sewa gedung, listrik, air, telepon, asuransi, pajak penghasilan, dan lain sebagainya (Sugiarto, 2010b). Perusahaan memegang peran dan tanggung jawab yang besar terhadap setiap transaksi pengeluaran kas karena kas memiliki sifat yang mudah diselewengkan dan dipindahtangankan.
Pada dasarnya kas berupa kas yang ada di tangan perusahaan dan kas yang disimpan di bank. Bentuk pengeluaran kas dapat dikategorikan menjadi tiga jenis yaitu (Sugiarto,2010b):
1. Uang Tunai (Cash)
Uang tunai (cash) merupakan jenis kas yang ada di tangan perusahaan dan bersifat tidak mempunyai identitas kepemilikan apabila hilang maka kemungkinan
terlacak atau kembali sangatlah kecil. Pengeluaran kas secara uang tunai bisanya hanya dilakukan pada sistem Kas Kecil (Petty Cash). Petty cash berfungsi untuk membayar pengeluaran bernilai kecil berdasarkan ketentuan yang telah ditetapkan perusahaan. Meskipun nilainya kecil, perlu diawasi ketat karena penggunaan petty cash sering digunakan dalam kegiatan operasional sehari-hari seperti membayar bahan bakar kendaraan, parkir, alat tulis kantor dan lain-lain.
2. Cek (Cheque)
Cek (cheque) diterbitkan oleh pihak bank dan digunakan perusahaan sebagai salah satu jenis alat pembayaran. Pengeluaran kas melalui cheque bila tidak digunakan dengan hati-hati maka risiko terjadinya kecurangan berpotensi tinggi. Oleh karena itu, perlu diperhatikan beberapa hal yaitu:
a) Semua keterangan yang tertera di dalam cheque perlu diisi dengan lengkap dan benar, seperti nama penerima cheque, tanggal penulisan cheque, dan nominal baik dalam bentuk huruf maupun angka.
b) Hindari penulisan cash atau tunai dalam pengisian nama penerima cheque karena nama penerima adalah kepada siapa pembayaran ditujukan.
c) Jangan bertanda tangan diatas cheque yang tidak diisi dengan lengkap dengan alasan untuk disimpan dan digunakan saat keperluan mendadak.
d) Buku cheque harap disimpan dengan baik untuk menghindari pemalsuan tandatangan oleh pihak yang tidak bertanggung jawab.
3. Transfer Dana (Wire Transfer)
Transfer dana (wire transfer) merupakan salah satu alat pembayaran via bank secara elektronik yang digunakan oleh perusahaan. Wire transfer ini sangatlah mudah digunakan, tetapi berisiko paling tinggi diantara bentuk pengeluaran kas lainnya. Pihak perusahaan yang bertanggung jawab atas kekuasaan penggunaan wire transfer ini bebas memindahkan dana perusahaan di bank ke bank lain, sehingga penggunaan wire transfer ini ada di tangan orang terpercaya dalam perusahaan.
Pengendalian Internal
Menerapkan sebuah pengendalian internal pada perusahaan tidaklah mudah karena perlunya komunikasi dan kerjasama berbagai pihak di dalam
perusahaan. Di samping itu, perusahaan harus mengeluarkan biaya yang mahal dan proses yang membutuhkan waktu yang panjang. Jika perusahaan tidak berkeinginan untuk menerapkan pengendalian internal maka tujuan perusahaan didirikan hanya dapat dinikmati dalam jangka pendek saja.
Pengendalian internal yang efektif terhadap pengeluaran kas memerlukan prosedur-prosedur yang memadai untuk menghindari terjadinya kecurangan (fraud). Berikut adalah prosedur-prosedur yang digunakan sebagai kebijakan perusahaan menurut Arens (2006) dalam Sumiyana (2012:9.14) dengan ringkasan sebagai berikut:
1. Sistem Otorisasi
Otorisasi merupakan langkah awal untuk membangun sebuah pengendalian internal terhadap pengeluaran kas. Menurut Sumiyana (2012:9.15)
“Otorisasi itu berbeda dengan persetujuan. Otorisasi adalah keputusan kebijakan, bisa untuk kelas transaksi umum ataupun transaksi khusus. Persetujuan adalah implementasi dari keputusan otorisasi umum manajemen”. Sistem otorisasi yang dapat diterapkan dalam pengeluaran kas dikelompokkan menjadi dua bagian yaitu:
a) Sistem otorisasi terbatas, misalnya untuk transaksi bernilai lebih dari Rp 300.000,- (tiga ratus ribu rupiah) memerlukan persetujuan kepala departemen keuangan. Hal ini berfungsi untuk menciptakan efisiensi waktu sehingga transaksi yang bernilai kecil tidak perlu diotorisasi.
b) Sistem otorisasi bertingkat, misalnya untuk transaksi bernilai lebih dari Rp 5.000.000,- (lima juta rupiah) memerlukan persetujuan kepala departemen keuangan dan direksi keuangan. Hal ini berfungsi untuk meminimalkan risiko kecurangan karena nilai transaksi yang besar berpeluang tinggi untuk dicuri.
2. Pemisahan Tugas
Pemisahan tugas dapat mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan dan penyimpangan. Pemisahan tugas yang efektif terhadap pengeluaran kas dibagi menjadi dua kelompok yaitu fungsi pelaksana dan fungsi pencatatan. Misalnya fungsi pelaksana seperti bagian kasir menyiapkan dan mengeluarkan semua
transaksi pembayaran sedangkan fungsi pencatatan seperti bagian akuntansi melakukan semua pencatatan dan pelaporan atas pembayaran tersebut.
3. Dokumen dan Catatan
Beberapa prinsip yang harus diterapkan di dalam dokumen dan catatan menurut Arens (2006) dalam Sumiyana (2012:9.16) adalah:
a) Dokumen harus diberi nomor urut tercetak sehingga mudah dilacak dan terkendali.
b) Segera dicatat pada saat terjadinya transaksi sehingga meminimalkan kesalahan penetapan waktu.
c) Batasi jumlah formulir yang berbeda, desain sebuah formulir untuk berbagai fungsi bagian sehingga mencapai efisien dan efektivitas.
4. Pemeriksaan Independen
Pentingnya pemeriksaan secara independen untuk mengawasi jalannya pengendalian internal di dalam perusahaan (Sumiyana, 2012). Melakukan rekonsiliasi bank secara periodik dan perhitungan fisik terhadap jumlah kas secara mendadak merupakan upaya pemeriksaan independen yang dapat diterapkan dalam perusahaan.
Kecurangan (Fraud)
Lemahnya pengendalian internal terhadap pengeluaran kas membawa dampak yang buruk bagi perusahaan salah satunya adalah terjadinya kecurangan (fraud). Kecurangan inilah yang menjadikan perusahaan menderita kerugian dan keadaan yang paling buruknya bisa menyebabkan bangkrut atau pailit.
Menurut Standar the Institute of Internal Auditors (2013) dalam Priantara (2013:4) menyatakan “Any illegal act characterized by deceit, concealment, or violation of trust. These acts are not dependent upon the threat of violence or physical force. Frauds are perpetrated by parties and organizations to obtain :money, property,or services; to avoid payment or loss of services; or to secure personal or business advantage”. Dapat disimpulkan bahwa kecurangan adalah suatu tindakan ilegal yang dilakukan dengan penipuan, penyembunyian atau pelanggaran kepercayaan oleh seluruh pihak dari organisasi untuk mendapatkan keuntungan atau kepentingan pribadi.
Menurut Kitab Undang-undang Hukum Pidana (KUHP) dalam Priantara (2013:228) menyebutkan beberapa definisi kecurangan (fraud) seperti:
a. Pencurian
“Barang siapa mengambil barang sesuatu, yang seluruhnya atau sebagian kepunyaan orang lain, dengan maksud untuk dimiliki secara melawan hukum …”
(KUHP, pasal 362). Mengambil uang yang ada di dalam dana kas kecil (petty cash fund) tanpa persetujuan dari perusahaan merupakan salah satu contoh pencurian.
b. Penggelapan
“Barang siapa dengan sengaja dan melawan hukum memiliki barang sesuatu yang seluruhnya atau sebagian adalah kepunyaan orang lain, tetapi yang ada dalam kekuasaannya bukan karena kejahatan …” (KUHP, pasal 372).
Mentransfer sejumlah uang yang ada di dalam rekening bank perusahaan secara illegal (tidak sah) untuk kepentingan pribadi merupakan salah satu contoh penggelapan.
c. Perbuatan Curang atau Penipuan
“Barang siapa dengan maksud untuk menguntungkan diri sendiri atau orang lain secara melawan hukum, dengan memakai nama palsu atau martabat palsu, dengan tipu muslihat, ataupun rangkaian kebohongan, menggerakkan orang lain untuk menyerahkan barang sesuatu kepadanya, atau supaya memberi utang maupun menghapuskan piutang …” (KUHP, pasal 378).Melaporkan biaya seperti ongkos transportasi secara berlebihan untuk mendapatkan penggantian dari perusahaan merupakan salah satu contoh penipuan.
Kecurangan-kecurangan yang disebutkan di atas, bukanlah hal yang mudah untuk dihindari oleh perusahaan. Perusahaan harus mempunyai solusi yang baik selain menanggung kerugian yang besar jika tidak berbuat sesuatu terlebih dahulu. Solusi tersebut adalah menerapkan dan menjalankan pengendalian internal yang disusun secara sistematis.
PENUTUP Kesimpulan
Dengan pembahasan yang telah diuraikan diatas, maka dapat disimpulkan beberapa hal sebagai berikut:
1. Penerapan pengendalian internal terhadap pengeluaran kas untuk menghindarinya terjadinya kecurangan (fraud) bukanlah hal yang mudah namun dengan langkah-langkah yang sistematis perusahaan dapat melakukan dengan baik sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai.
2. Dengan adanya penerapan pengendalian internal terhadap pengeluaran kas perusahaan membangun sebuah awal keberhasilan dalam mencapai tujuan yang diinginkan.
3. Kecurangan (fraud) merupakan suatu ancaman bagi perusahaan bila pengendalian internal tidak diterapkan dengan baik.
Saran
Penerapan pengendalian internal terhadap pengeluaran kas untuk menghindarinya terjadinya kecurangan (fraud) bisa membawa lebih dekat ke tujuan yang diinginkan perusahaan. Pada kenyataannya masih banyak perusahaan yang mengabaikan pengendalian internal karena menganggap bukanlah hal yang penting dan manfaat yang dapat ditempuh dalam jangka pendek. Oleh karena itu, banyak perusahaan yang menderita kerugian dan bahkan ada yang bangkrut atau pailit. Penerapan pengendalian internal yang baik bermanfaat dalam jangka panjang bila perusahaan benar-benar menjalankan dengan baik sehingga kelangsungan hidup perusahaan terus ada sepanjang waktu.
DAFTAR PUSTAKA
Fahmi, Irham. (2011). Analisis Kinerja Keuangan. Bandung : Alfabet.
Harahap, Sofyan Safri. (2011). Analisis Krisis Atas Laporan Keuangan. Cetakan Ke-10. Jakarta. Rajawali Pers.
Hermana Budi, dan Margianti ES. (2011). Manajemen Dana Bank : Prinsip dan Regulasi di Indonesia. Depok: Penerbit Gunadarma.
Kasmir. (2012). Dasar-dasar Perbankan. Edisi Revisi. Jakarta: Rajawali Pers Munawir. 2010. Analisis Laporan Keuangan, Edisi 4, Liberty, Yogyakarta.
Noor, Juliansyah. 2011. Metodologi Penelitian: Skripsi, Tesis, Disertasi, dan Karya Ilmiah. Jakarta : Kencana.
Priantara, Diaz. (2013). Fraud Auditing dan Investigation. Jakarta: Mitra Wacana Media.
Sugiarto. (2010a). Materi Pokok Akuntansi Keuangan Menengah 1. Jakarta:
Universitas Terbuka.
Sugiarto. (2010b). Materi Pokok Pengantar Akuntansi Keuangan. Jakarta:
Universitas Terbuka.
Sugiarto (2010), Pengantar Akuntansi. Edisi Kedua. Cetakan Ketiga, Jakarta:
Universitas Terbuka
Sumiyana. (2012). Materi Pokok Auditing 1. Tangerang Selatan: Universitas Terbuka.
Tandelilin, Eduardus (2010) Portofolio dan Investasi Teori dan Aplikasi.
Yogyakarta: Penerbit Karnisius.
