Mengelola
Surat atau Dokumen
Mengelola
Surat atau Dokumen
ADMINISTRASI UMUM ADMINISTRASI UMUM
BAB IV
BAB IV
Overview
Pengertian surat
Fungsi Surat
Jenis-Jenis Surat Contoh Surat
Model pencatatan Surat atau dokumen masuk dan keluar:
Model buku agenda
Model kartu kendali
Pengertian Surat
Surat atau dokumen merupakan komponen penting bagi individu atau lembaga, maupun kantor. Dokumen-dokumen kantor harus di tata sedemikian rupa, sehingga
tetap terawat atau tidak rusak dan mudah ditemukan jika dibutuhkan.
Surat ialah suatu susunan atau hasil tulisan yang berisi suatu pernyataan dari penulis atau penyusun yang bertujuan untuk menyampaikan
informasi kepada pihak lain yang dikehendaki.
FUNGSI SURAT
a. Wakil suatu instansi atau unit usaha b. Bahan pembuktian
C. Pedoman untuk mengambil tindakan lebih lanjut dari suatu masalah
d. Alat pengukur kegiatan suatu instansi
e. Media atau sarana untuk memudahkan dan memperpendek jarak
Menurut Sifatnya Menurut
Jangkauannya Menurut Urgensi Pengirimannya
Menurut Keamanan Isinya
Menurut Jumlah Penerimaannya
Menurut Tujuannya
Menurut Wujudnya
Jenis-Jenis Surat
Surat yang dibuat oleh badan-badan usaha atau
perusahaan untuk kepentingan niaga
Surat yang dibuat oleh instansi pemrintah yang berisi masalah
masalah kedinasan
Surat Pribadi
Surat yang ditulis seseorang dan isinya menyangkut kepentingan
pribadi
Surat
Niaga Surat
Dinas
Jenis-Jenis Surat Menurut Sifatnya
Jenis-Jenis Surat Menurut Sifatnya
Internal
Internal Eksternal Eksternal
Menurut
Jangkauannya
Surat ini dikirim oleh pimpinan kepada
unit-unit di
lingkungan instansi yang sama
Contoh: Direktur Utama mengirim surat kepada HRD untuk menyebarluaskan informasi terkait lowongan pekerjaan
Surat ini dikirim oleh suatu instansi kepada
instansi lain
Contoh: Direktur Utama PT. Maju Jaya mengirim surat kepada Direktur Utama PT. Berkah Abadi untuk mengajak kerja
sama
Jenis-Jenis Surat
Jenis-Jenis
Surat
Surat yang diterima dari instansi -instansi lain.
Surat Masuk
Surat Keluar
Surat yang dikirim kepada instansi - instansi lain.
Jenis-Jenis Surat Menurut Prosedur Pengurusan
Jenis-Jenis Surat Menurut
Prosedur Pengurusan
jenis-jenis surat menurut urgensi pengiriman
jenis-jenis surat menurut urgensi pengiriman
SURAT SANGAT SEGERA SURAT SANGAT SEGERA Batas waktu pengirimannya 24 jam Batas waktu pengirimannya 24 jam
SURAT SEGERA SURAT SEGERA Batas waktu pengirimannya 2 x 24 Batas waktu pengirimannya 2 x 24 JamJam SURAT BIASA SURAT BIASA Batas waktu pengirimannya 5 hari Batas waktu pengirimannya 5 hari
SANGAT RAHASIA
Surat dengan
keamanan tertinggi yang biasanya
menyangkut keselamatan
negara
RAHASIA
Surat yang
dirahasiakan oleh pihak-pihak yang
bersangkutang
TERBATAS
Surat yang isinya hanya dapat diketahui oleh beberapa pejabat
tertentu
berdasarkan sifat kedinasannya
BIASA
Surat yang sifatnya tidak rahasia,
namun hanya disampaikan
kepada pihak yang tertera dalam surat
saja
jenis-jenis surat menurut keamanan isinya
jenis-jenis surat menurut
keamanan isinya
BIASA EDARAN PENGUMUMAN
jenis-jenis surat menurut JUMLAH PENERIMAANNYA
jenis-jenis surat menurut
JUMLAH PENERIMAANNYA
jenis-jenis surAT
menurut
TUJUANNYA jenis-jenis surAT
menurut
TUJUANNYA
SURAT
PEMBERITAHUAN SURAT
PERINTAH SURAT
PERINGATAN SURAT
PERMINTAAN SURAT
PANGGILAN
SURAT SUSULAN
SURAT
KEPUTUSAN SURAT
PERJANJIAN SURAT
IZIN SURAT LAPORAN
MODEL BUKU AGENDA 1.
MODEL PENCATATAN SURAT MASUK DAN KELUAR
MODEL PENCATATAN SURAT MASUK DAN KELUAR
Buku catatan yang digunakan untuk melakukan pencatatan atau untuk melakukan pendaftaran
semua surat masuk maupun keluar
a. Buku Agenda
Buku yang digunakan sebagai tanda bukti penerimaan, pengiriman atau
pendistribusian surat atau barang
b. Buku Ekspedisi
2. MODEL KARTU KENDALI
MODEL PENCATATAN SURAT MASUK DAN KELUAR
MODEL PENCATATAN SURAT MASUK DAN KELUAR
Merupakan jenis kartu dalam bentuk selembar kertas yang
memiliki ukuran 10cm x 15cm yang didalamnya berisi data-data
seperti indeks, isi ringkasan, lampiran, dari, kepada, tanggal
surat, nomor surat, pengolah, paraf, tanggal diterima, nomor
urut, m/k, kode, dan catatan.
Thanks For Your
Attention
