i
PENGEMBANGAN EXTREME PROGRAMMING UNTUK PELAYANAN SURAT MENYURAT
(STUDI KASUS : DESA DUNGKEK, SUMENEP)
Dosen Pengampu :
Doni Abdul Fatah S.Kom.,M.Kom
Disusun Oleh:
Adellias Restanti 200441100118 Bayu Dea Utami 200441100082
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS TRUNOJOYO MADURA BANGKALAN
2023/2024
ii ABSTRAK
Desa Telang ialah sebuah desa yang berada di kecamatan Dungkek Kabupaten.
Sumenep. Penelitian ini dilakukan tepatnya di pemerintahan desa Dungkek yang mengangkat judul Pengembangan Extreme Programming untuk pelayanan Surat Menyurat. Yang mana di kantor balai desa ini memiliki kekurangan dalam hal surat menyurat. Minimnya tenaga kerja dalam hal menangani surat menyurat menjadi suatu kekurangan. Sistem Pelayanan surat menyurat ini merupakan sistem yang dapat dengan mudah membuat atau mengurus surat di desa dengan mudah cukup dengan online.
Dimana orang tidak perlu datang secara langsung ke desa untuk urusan surat menyurat.
Tujuan sari penelitian ini bertujuan untuk membantu memudahkan masyarakat maupun petugas di desa Telang tanpa ribet mengurus masalah surat menyurat dengan datang k eke kantor desa melainkan bisa secara online. Metode penelitian menggunakan metode Extreme Programming dikaitkan informan dalam penelitian ini dilakukan dengan sengaja dan sesuai keinginan, peneliti mengambil data dengan wawancara mendalam dan observasi. Dengan catatan informan adalah petugas dari kantor desa. Hasil penelitian ini yaitu sistem surat menyurat berbasis web yang dapat diakses oleh masyarakat desa Dungkek yang berada di Sumenep maupun yang sedang bekerja di luar Sumenep.
Kata kunci: Extreme Programming, Web,
iii
DAFTAR ISI
ABSTRAK ... ii
DAFTAR ISI ... iii
GAMBAR ... v
TABEL ... vi
BAB I PENDAHULUAN ... 7
1.1 Batasan Masalah ... 7
1.2 Batasan Masalah ... 9
1.3 Rumusan Masalah ... 9
1.4 Tujuan Penelitian... 9
1.5 Manfaat ... 9
BAB II LANDASAN TEORI ... 11
2.1 Dasar Teori ... 11
2.1.2 E-Goverment (Sistem Informasi Pelayanan) ... 12
2.1.3 WEB ... 13
2.1.4 Internet ... 13
2.1.5 PHP My Admin ... 14
2.1.6 XAMPP ... 14
2.1.7 PHP (Hypertext Preprocessor) ... 14
2.1.8 CSS ... 15
2.1.9 MySQL ... 15
2.1.10 Extreame Programing ... 16
2.2 Teknik Pengambilan Data ... 17
2.2.1 Studi Pustaka ... 17
2.2.2 Observasi ... 17
2.3 Teori Terkait Data Yang Dipakai ... 17
BAB III TAHAPAN PENELITIAN ... 19
3.1 Tahapan Penelitian ... 19
3.2 Tahapan Pengembangan dan Pembangunan System ... 20
2.2.1. Tahap Eksplorasi ... 20
3.2.2. Tahap Perencanaan ... 21
3.3 Tahapan Iterasi pengembangan ... 23
3.4 Tahap Produksi Akhir ... 26
3.5 Perancangan Sistem ... 27
3.5.1 Activity diagram ... 27
iv
a. Login ... 27
b. Halaman Data penduduk ... 29
c. Halaman Permintaan Surat ... 30
d. Halaman Surat Selesai ... 31
e. Halaman Cetak Laporan ... 32
f. Halaman Buat Surat ... 33
BAB IV ... 34
IMPLEMENTASI ... 34
BAB V ... 43
PENUTUP ... 43
5.1 Kesimpulan ... 43
5.2 Saran ... 43
Daftar Pustaka ... 44
v
GAMBAR
Gambar 3. 1 Tahapan Penelitian ... 19 Gambar 3. 2 Use Case ... 23
vi TABEL
Tabel 3. 1 Tahap ekplorasi ... 21
Tabel 3. 2 Kebutuhan Bisnis ... 23
Tabel 3. 3 Analisi Sistem ... 23
Tabel 3. 4 Kebutuhan Klien ... 25
Tabel 3. 5 Analisa Sistem ... 25
Tabel 3. 6 Pembuatan dan Pengujian Sistem ... 25
Tabel 3. 7 Iterasi ... 26
Tabel 3. 8 Tahap Produksi... 27
7 BAB I
PENDAHULUAN 1.1 Batasan Masalah
Diatur dalam UU. No. 23 tahun 2014 bahwa pemerintah Desa yaitu ujung tombak pemerintah yang merupakan akronim dari pemerintahan pusat dimana berafilasi langsung dengan masyarakat di harapkan dapat secara efektif dalam menjalankan tugas-tugas pemerintah sebagai pemerintah yang berada di desa guna terwujudnya pembangunan di segala bidang dalam rangka membangun kualitas kinerja pemerintah yang efektif dan efisien diperlukan waktu untuk memikirkan bagaimana mencapai kesatuan Kerjasama sehingga mampu miningkatkan kepercayaan masyarakat[1].
Pelayanan publik merupakan pelayanan yang diberikan kepada masyarakat oleh pemerintah pusat maupun daerah. Permasalahn yang sering terjadi saat masyarakat membutuhkan pelayanan kepada pemerintah daerah adalah prosedur yang berbelit-belit, tidak ada kepastian jangka waktu penyelesaian, biaya yang harus dikeluarkan, persyaratan yang tidak transparan, sikap kurang responsif. Tujuh unsur pelayanan yang berpengaruh signifikan terhadap tingkat kepuasan masyarakat. Ketujuh unsur pelayanan tersebut berdasarkan urutan dominasi pengaruhnya yaitu kecepatan pelayanan, kedisiplinan petugas pelayanan, keadilan mendapatkan pelayanan, kemampuan petugas pelayanan, kepastian jadwal pelayanan, kewajaran biaya pelayanan, kejelasan petugas pelayanan[2]. Upaya peningkatan pelayanan yang akuntabilitas kepada masyarakat adalah dengan migrasi dari manual ke komputerisasi yaitu dengan mengembangkan Sistem Informasi Manajemen Satu Atap (SIMTAP) [3].
Dalam proses pelayanan kepada masyarakat, pemerintah desa Dungkek ini masih menggunakan cara uang konvesional atau bisa dikatakan masih manual dengan petugas yang harus mencatat pemohon surat ke dalam buku besar kemudian memasukkan data tersebut ke dalam Microsoft Word yang berakibat format surat dapat berubah-ubah serta rawan terhadap keakuratan pencatatan data surat yang telah dibuat. Untuk mengurus pelayanan surat,
8
warga harus datang langsung ke kantor kepala Desa. Di desa memiliki jam kerja yang dimulai pada pukul 07.00-15.00 WIB.
Mengapa menggunakan extreme programming dari jurnal terkait merupakan sebuah metode pengembangan perangkat lunak yang termasuk dalam jenis „Agile Modeling‟, yaitu sebuah pendekatan atau model pengembangan perangkat lunak yang berbagai tahapan didalamnya telah disederhanakan sehingga model ini menjadi lebih fleksibel dan bersifat adaptif. Alasan mengapa penulis menggunakan extreme programming yaitu metode ini pada dasarnya diperuntukkan kepada pembangunan perangkat lunak yang kebutuhannya tidak tetap atau selalu berubah-ubah, artinya extreme programming merupakan metode yang bersifat responsive terhadap perubahan, sehingga perubahan kebutuhan akan selalu diterima oleh developer, tidak seperti pada model pengembangan perangkat lunak terstruktur lainnya. Selain berfokus pada coding, extreme programming juga mencakup seluruh aspek pengembangan perangkat lunak seperti perencanaan, desain, dan lain sebagainya.
Berdasarkan observasi dengan masyarakat Desa Dungkek, Desa Dungkek ini masih mengalami keterbatasan dalam melayani administrasi. Tidak semua tenaga dari perangkat desa memiliki kemampuan dalam menggunakan komputer guna membuat surat-surat yang sama, belum lagi jika tenaga perangkat yang terkait berhalangan hadir, ini membuat pelayanan administrasi desa sangat tergantung terhadap tenaga admisistrasi tertentu. Tak jarang pula terjadi kesalahan dalam pengetikan surat atau kesalahan format surat.
Berdasarkan permasalahan diatas, peneliti akan membuat aplikasi
“Pengembangan Extreme Programming untuk pelayanan Surat Menyurat” Aplikasi berbasis web dapat dibangun dengan berbagai Bahasa pemrograman, salah satunya dengan menggunakan PHP (Hypertext Preprocessor). Selain mudah perangkat lunak yang digunakan untuk membangun sebuah web ini bersifat gratis. Sehingga tidak perlu membayar lisensi pada pihak-pihak tertentu.
Teknologi yang digunakan dalam membuat aplikasi pendukung layanan teknologi dibuat berbasis web, karena teknologi web sudah dapat
9
diakses kapanpun dimanapun dan sudah tidak asing lagi penggunaanya dikalangan masyarakat, cara mengaksesnya mudah dengan menggunakan smartphone aplikasi ini sudah dapat diakses dan tidak menghabiskan banyak kuota data internet. Hasil dari penelitian ini diharapkan dapat meningkatkan pelayanan bertujuan untuk masyarakat agar dapat melakukan pengajuan pembuatan surat yang diperlukan kapanpun dimanapun melalui layanan online dan petugas pelayanan kantor Desa dapat meningkatkan kualitas pelayanan surat menyurat dengan memproses surat secara efektif dan efisien.
1.2 Batasan Masalah
1. Sistem yang dibangun hanya khusus untuk pemerintah desa Telang Kabupaten Bangkalan.
2. Pembuatan keperluan surat keterangan yang di input hanya terbatas yaitu surat keterangan (KTP)
3. Aplikasi ini akan dibuat menggunakan Bahasa pemrograman php.
1.3 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah dijelaskan pada latar belakang maka terdapat permasalahan yaitu kurangnya informasi, serta minimnya jam pelayanan kerja terutama dari pihak pembuat surat pengantar.
1. Bagaimana merancang aplikasi surat menyurat berbasis web dengan menggunakan metode extreme programming.
2. Bagaimana tingkat akurasi yang diperoleh menggunakan blackbox testing dan usability testing.
1.4 Tujuan Penelitian
1. Merancang dan menghasilkan sebuah aplikasi website menggunakan Bahasa PHP yang digunakan sebagai sistem informasi di desa Dungkek.
2. Mengetahui tingkat akurasi dengan menggunakan blackbox testing dan usability testing.
1.5 Manfaat
1. Menambah pengetahuan dan wawasan yang terkait dengan penelitian serta dapat mengaplikasikan ilmu yang diperoleh selama menempuh Pendidikan di Universitas Trunojoyo Madura dengan membuat suatu penelitian secara ilmiah dan sistematis
10
2. Hasil penelitian bagi pengembangan ipteks,pertimbangan dalam mengambil kebijakan, kepentingan masyarakat pada umumnya dan kedepan juga bisa diterapkan tidak hanya satu lingkup desa melainkan juga nanti bisa dikembangkan kembali bisa digunakan seluruh pemerintah desa di Indonesia
11 BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Dasar Teori
2.1.1 Surat Menyurat
Surat-menyurat adalah sarana atau kegiatan menyampaikan informasi secara tertulis dari pihak satu ke pihak pembaca surat.
Berdasarkan pengertian tersebut, surat-menyurat dikatakan sebagai alat komunikasi tertulis bagi masyarakat.
Surat memiliki arti sebagai sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi berupa pemberitahuan, laporan, pernyataan, perintah, permintaan, dan sebagainya dari pihak ke pihak lain.
bahasa surat harus jelas yaitu bahasanya mudah dipahami oleh pembaca dan tidak memberi peluang untuk ditafsirkan secara berbeda
Fungsi Surat Menyurat : 1. Alat Komunikasi
Surat berfungsi menyampaikan bahan komunikasi berupa berita, laporan, pemberitahuan, penunjukkan, permohonan, dan lain-lain
2. Alat Bukti Tertulis
Surat berfungsi sebagai bukti nyata yang sah. Secara lazim dikenal sebagai "hitam di atas putih".
Hal itu sangat penting, terutama dalam surat-surat resmi.
Contohnya, Surat Keterangan,Surat keterangan domisili, Surat keterangan usaha, Surat pengantar SKCK, Surat keterangan kepemilikan kendaraan bermotor dll. Surat-surat tersebut mempunyai kekuatan hukum yang dapat dipakai sebagai bukti tertulis dalam perkara di pengadilan.
3. Alat Bukti Historis
Surat berfungsi sebagai bahan penelitian untuk mengetahui dan menggali informasi mengenai keadaan, cara dan pengelolaan administrasi, serta cara pelaksanaan berbagai kegiatan di masa
12 lalu.
4. Alat Pengingat
Surat berfungsi untuk mengingat dan mengetahui surat-surat yang sudah dikirimkan atau diterima dalam suatu periode waktu tertentu. Hal itu dapat diketahui melalui arsip dan ekspedisi surat.
5. Duta Organisasi
Surat dapat mencerminkan corak, keadaan mentalitas, jiwa, dan nilai pejabat atau jabatan maupun kantor yang bersangkutan. Oleh kerena itu, dalam menyusun surat hendaknya hati-hati dalam berpikir agar tidak menimbulkan kesan tidak menyenangkan.
6. Pedoman Kerja
Surat dipakai sebagai pola yang harus diikuti oleh lembaga, organisasi, atau jabatan yang menjalankan fungsi kesekretariatan. Misalnya, dalam menerbitkan berbagai macam atau jenis surat yang dikehendaki. Contohnya, surat keterangan tidak sama dengan surat kuasa dan surat penunjukkan tidak sama dengan surat edaran.
2.1.2 E-Goverment (Sistem Informasi Pelayanan)
Secara umum E-government dapat dikatakan sebagai suatu aplikasi berbasis komputer dan internet yang digunakan untuk meningkatkan hubungan dan layanan pemerintah kepada warga masyarakatnya atau yang sering disebut dengan istilah G2C (Government to Citizen). (Indrajit, 2006) menyatakan definisi yang lebih mudah bahwa e-government merupakan penggunaan teknologi informasi oleh pemerintah yang memungkinkan pemerintah untuk mentransformasikan hubungan dengan masyarakat, dunia bisnis dan pihak yang berkepentingan, dan dalam praktiknya e-government adalah penggunaan internet untuk melaksanakan urusan pemerintah dan penyediaan pelayanan publik agar supaya lebih baik dan berorientasi pada pelayanan masyarakat.
Berdasarkan beberapa penjelasan diatas dapat ditarik argumentasi E-
13
government merupakan pemanfaatan teknologi informasi yang dilakukan oleh pemerintah untuk meningkatkan hubungan dengan pihak-pihak dalam aspek good governance (masyarakat dan lembaga bisnis) dengan tujuan meningkatkan kualitas pelayanan yang efektif dan efisien.
2.1.3 WEB
World wide web atau sering di kenal sebagai web adalah suatu layanan sajian informasi yang menggunakan konsep hyperlink (tautan), yang memudahakan surfer (sebutan para pemakai komputer yang melakukan browsing atau penelusuran informasi melalui internet).
Keistimewaan inilah yang telah menjadikan web sebagai service yang paling cepat pertubuhannya. Web mengijinkan pemberian highlight (penyorotan atau penggaris bawahan) pada kata-kata atau gambar dalam sebuah dokumen untuk menghubungkan atau menunjuk ke media lain seperti dokumen, frase, movie clip, atau file suara. Web dapat menghubungkan dari sembarang tempat dalam sebuah dokumen atau gambar ke sembarang tempat di dokumen lain. Dengan sebuah browser yang memiliki Grapihcal User Interface (GUI), link-link dapat di hubungkan ke tujuannya dengan menunjuk link tersebut dengan mouse dan menekannya.
2.1.4 Internet
Internet adalah rangkaian atau jaringan sejumlah komputer yang saling berhubungan. Internet berasal dari kata interconnected-networking.
Internet merupakan jaringan global yang menghubungkan suatu jaringan (network) dengan jaringan lainnya di seluruh dunia. Media yang menghubungkan bisa berupa kabel, kanal satelit maupun frekuensi radio.
Jaringan internet bekerja bekerja berdasarkan suatu protokol (aturan).
TCP/IP yaitu Transmission Control Protocol Internet Protocol adalah protokol standar yang digunakan untuk menghubungkan jaringan- jaringan di dalam internet sehingga data dapat dikirim dari satu komputer ke komputer lainnya. Setiap komputer diberikan suatu nomor unik yang disebut dengan alamat IP
14 2.1.5 PHP My Admin
PhpMyAdmin adalah salah satu software gratis yang ditulis dalam bahasa PHP dan merupakan software yang paling populer digunakan untuk mengelola tabel dan data pada database melalui web. PhpMyAdmin mendukung berbagai operasi database seperti MySQL maupun MariaDB.
Tugas yang dimaksudkan seperti untuk mengelola database, tabel, kolom, indeks, user, permission, dan lain-lain. Seluruh tugas ini dapat dieksekusi melalui user interface yang user-friendly. PhpMyadmin sangat populer digunakan untuk mengelola database karena bisa diakses melalui web browser. Selain itu PHP My Admin Juga dapat membuat, memperbarui, mengubah, menghapus, mengimpor, dan mengekspor tabel database MySQL.
2.1.6 XAMPP
XAMPP adalah aplikasi yang berfungsi sebagai server yang berdiri sendiri (localhost), yang terdiri beberapa program antara lain : Apache HTTP Server, MySQL database, dan penerjemah bahasa yang ditulis dengan bahasa pemrograman PHP dan Perl. Nama XAMPP sendiri merupakan singkatan dari X empat sistem operasi, yang meliputi Apache, MySQL, PHP dan Perl. Program ini tersedia dalam GNU (General Public License), merupakan web server yang mudah untuk digunakan yang dapat menampilkan halaman web yang dinamis.
2.1.7 PHP (Hypertext Preprocessor)
PHP adalah bahasa pemrograman yang digunakan secara luas untuk penanganan pembuatan dan pengembangan sebuah web dan bias digunakan pada HTML. PHP merupakan singkatan dari “PHP : Hypertext Preprocessor”, dan merupakan bahasa yang disertakan dalam dokumen HTML, sekaligus bekerja di sisi server (server-side HTML- embedded scripting). Artinya sintaks dan perintah yang diberikan akan sepenuhnya dijalankan di server tetapi disertakan pada halaman HTML biasa, sehingga script-nya tak tampak disisi client. PHP dirancanga untuk dapat bekerja
15
sama dengan database server dan dibuat sedemikian rupa sehingga pembuatan dokumen HTML yang dapat mengakses database menjadi begitu mudah. Tujuan dari bahasa scripting ini adalah untuk membuat aplikasi di mana aplikasi tersebut yang dibangun oleh PHP pada umumnya akan memberikan hasil pada web browser, tetapi prosesnya secara keseluruhan dijalankan di server
2.1.8 CSS
CSS adalah singkatan dari Cascading Style-Sheet, yaitu sebuah
pengembangan atas kode HTML yang sudah ada sebelumnya. Dengan CSS, bisa menentukan sebuah struktur dasar halaman web secara lebih mudah dan cepat, serta irit size.CSS digunakan bersama dengan bahasa markup, seperti HTML untuk membangun sebuah website yang menarik dan memiliki fungsi yang berjalan baik.
2.1.9 MySQL
MySQL adalah sebuah implementasi dari sistem manajemen basisdata relasional (RDBMS) yang didistribusikan secara gratis dibawah lisensi GPL (General Public License). Setiap pengguna dapat secara bebas menggunakan MySQL, namun dengan batasan perangkat lunak tersebut tidak boleh dijadikan produk turunan yang bersifat komersial. MySQL sebenarnya merupakan turunan salah satu konsep utama dalam basisdata yang telah ada sebelumnya; SQL (Structured Query Language). SQL adalah sebuah konsep pengoperasian basisdata, terutama untuk pemilihan atau seleksi dan pemasukan data, yang memungkinkan pengoperasian data dikerjakan dengan mudah secara otomatis. Kehandalan suatu sistem basisdata (DBMS) dapat diketahui dari cara kerja pengoptimasinya dalam melakukan proses perintah- perintah SQL yang dibuat oleh pengguna maupun program-program aplikasi yang memanfaatkannya.
16 2.1.10 Extreame Programing
Extreme Programming (XP) adalah suatu metode pengembangan perangkat lunak yang termasuk dalam kelompok Agile. XP didasarkan pada prinsip kolaborasi tim yang erat, pengujian terus-menerus, iterasi cepat, dan penyesuaian rencana yang cepat[4].
XP dirancang untuk mengatasi masalah yang sering terjadi dalam pengembangan perangkat lunak, seperti perubahan kebutuhan yang sering terjadi, kurangnya komunikasi antara tim pengembang, dan risiko pengembangan yang tinggi[4].
Beberapa prinsip utama dalam Extreme Programming meliputi:
1. Komunikasi yang baik: Tim pengembang berinteraksi secara langsung dan terbuka satu sama lain untuk memastikan pemahaman yang baik dan mengatasi masalah dengan cepat.
2. Kolaborasi yang erat: Semua anggota tim bekerja bersama-sama dan bertanggung jawab atas keseluruhan proyek, termasuk pelanggan dan pengembang.
3. Iterasi cepat: Pengembangan dilakukan dalam siklus pendek yang disebut "iterasi", di mana perangkat lunak yang dapat digunakan secara fungsional dikembangkan secara bertahap.
4. Pengujian terus-menerus: Setiap perubahan perangkat lunak diuji secara terus-menerus untuk memastikan kualitasnya dan menghindari adanya bug.
5. Penyesuaian cepat: XP mendorong perubahan yang cepat dalam perangkat lunak berdasarkan umpan balik dari pelanggan atau situasi yang baru muncul.
Extreme Programming pertama kali diperkenalkan oleh Kent Beck pada tahun 1996. Beck merupakan seorang praktisi perangkat lunak dan penulis buku "Extreme Programming Explained: Embrace Change". Buku ini menjadi referensi utama dalam mempelajari XP dan menjelaskan prinsip- prinsip dan praktik-praktik yang terlibat dalam metode tersebut.
Selain Kent Beck, beberapa peneliti dan praktisi lain yang berkontribusi dalam pengembangan dan penelitian Extreme Programming antara lain Ron
17
Jeffries, Ward Cunningham, Martin Fowler, dan Robert C. Martin. Mereka terlibat dalam pengembangan praktik-praktik XP dan berbagi pengalaman serta pengetahuan melalui buku, artikel, dan presentasi. Selama bertahun- tahun, XP telah mengalami evolusi dan menjadi populer di kalangan praktisi perangkat lunak yang menginginkan pendekatan pengembangan yang adaptif dan tanggap terhadap perubahan.
2.2 Teknik Pengambilan Data
Teknik pengumpulan data dalam pembuatan website ini dilakukan dengan 2 cara, yaitu: studi pustaka, dan observasi.
2.2.1 Studi Pustaka
Studi pustaka merupakan teknik pengumpulan data dan informasi melalui pembacaan dan mempelajari literatur atau sumber-sumber tertulis seperti buku- buku, penelitian terdahulu, makalah, jurnal, artikel, hasil laporan dan majalah yang berkaitan dengan penelitian atau pembuatan website
2.2.2 Observasi
Observasi yaitu teknik pengumpulan data yang dilakukan melalui suatu pengamatan dengan disertai pencatatan pencatatan terhadap suatu objek penelitian. Pada tahapan ini diadakan kegiatan pengamatan mengenai struktur dan navigasi website yang akan dibangun, agar menjadi website yang user friendly.
2.3 Teori Terkait Data Yang Dipakai
Teori terkait data pada penelitian atau pembuatan website ini adalah menggunakan teori kualitatif yaitu dengan cara memperoleh pemahaman mendalam, mengembangkan teori, mendeskripikan realitas dan kompleksitas sosial. Data yang dianalisa pada penelitian ini adalah data pelayanan surat menyurat di Desa Dungkek Sumenep.
Surat sebagai alat barometer kemajuan organisasi karena semakin banyak aktivitas atau kegiatan suatu organisasi, maka kegiatan surat menyurat jelas akan banyak. Ada beberapa pendapat yang mengemukakan definisi tentang surat,
18 antara lain:
1. Suprapto menjelaskan bahwa surat merupakan alat komunikasi antara dua pihak yang berupa tulisan dalam kertas atau lainnya, seseorang menulis surat tidak lain untuk mengkomunikasikan atau menginformasikan suatu gagasan dan pikirannya kepada pihak lain, baik atas nama pribadi atau yang lainnya[5].
2. Dewi menjelaskan bahwa surat merupakan salah satu alat komunikasi tertulis sehari hari didalam sebuah organisasi. Jenis surat yang diterima maupun yang dikirim (keluar) berbagai macam, sehingga arus surat dengan frekuensi tinggi sering menimbulkan kemacetan dan kekacauan pada arus informasi. Untuk itu dibutuhkan pengelolahan surat dengan teknik, metode dan sistem tertentu sesuai instansi masing- masing[6].
3. Poerwadarminta dalam Simorangkir menjelaskan bahwa surat adalah kertas yang bertuliskan atau surat adalah alat untuk menyampaikan suatu maksud secara tertulis[7].
Jadi, dapat disimpulkan bahwa surat adalah sebagai alat atau media komunikasi tertulis untuk menyampaikan warta atau berita dari satu pihak kepada pihak lain
Jenis surat berdasarkan sifatnya:
1. Surat pribadi adalah alat komunikasi penyampaian informasi dari seseorang kepada orang lain atau dengan instansi. Surat pribadi terdiri dari surat pribadi yang sifatnya kekeluargaan, persahabatan dan sebagainya. Dan surat setengah resmi, misalnya surat lamaran pekerjaan.
2. Surat dinas adalah surat yang menyangkut soal tugas atau yang menyangkut segi kedinasan baik diperusahaan atau pun diinstansi pemerintah.
3. Surat Sosial adalah surat yang menyangkut misalnya yang berhubungan dengan lembaga sosial.
4. Surat niaga adalah surat yang dibuat badan usaha yang berhubungan dengan masalah niaga atau perdagangan.
19 BAB III
TAHAPAN PENELITIAN 3.1 Tahapan Penelitian
Gambar 3. 1 Tahapan Penelitian
Pada perancangan system informasi pelayanan public pada Desa Dungkek, Kecamatan Dungkek Kabupaten Sumenep penulis menggunakan metode extreme programming(xp) dengan pendekatan kualitatif dimana Teknik pengumpulan data yang dilakukan dalam penelitian ini diantaranya adalah observasi yaitu dalam hal penulis
20
melakukan pengamatan langsung bagaimana perancangan system informasi surat menyurat berbasis web pada desa Dungkek, Kecamatan Dungkek Kabupaten Sumenep.
Kedua adalah wawancara dimana penulis melakukan wawancara dengan narasumber terkait yaitu kepala desa dan staff desa untuk memperoleh kejelasan guna memperkuat data.
Ketiga adalah kajian Pustaka, pada tahap ini penulis mencari informasi secara teori yang berhubungan dengan masalah yang dimuat dalam penelitian ini. Adapun penulis mencari mengenai data-data dari buku yang berkaitan dengan pelayanan publik, artikel serta jurnal yang dapat dijadikan sebagai acuan penggunaan metode extreme programming (xp) pada perancangan aplikasi surat menyurat pada desa Dungkek, Kecamatan Dungkek Kabupaten Sumenep.
Extreme Programming memiliki 4 nilai dasar yang sederhana yaitu :
1. Communication: Memfokuskan komunikasi yang baik antara programmer dengan user maupun antar programmer.
2. Courage: Pengembang perangkat lunak harus selalu memiliki keyakinan, keberanian dan integritas dalam melakukan tugasnya.
3. Simplicity: Lakukan semua dengan sederhana.
4. Feedback: Mengandalkan feedback sehingga dibutuhkan anggota tim yang berkualitas. e. Quality Work: Proses berkualitas berimplikasi pada perangkat lunak yang berkualitas sebagai hasil akhirnya.
3.2 Tahapan Pengembangan dan Pembangunan System
Dalam aplikasi surat menyurat berbasis web pada desa Dungkek, Kecamatan Dungkek Kabupaten Sumenep diharapkan memiliki tahapan pengembangan system yang efisien, adaptif dan fleksibel. Dengan menggunakan metode XP bukan hanya berfokus pada codingan akan tetapi meliputi bagian dari seluruh area pengembangan perangkat lunak. Tahapan pengembangan system Extreme Programming (XP) meliputi :
2.2.1. Tahap Eksplorasi
Merupakan tahap dimana klien menjelaskan kebutuhan dalam system. Setiap kebutuhan yang dijelaskan oleh klien akan dibuat dalam bentuk modul yang sederhana atau disebut dengan User Stories. Maksud dari tujuan ini adalah mengetahui dolkumentasi atas visi dan ruang lingkup
21 pekerjaan.
Tabel 3. 1 Tahap ekplorasi
User Kebutuhan SIsten
Admin Admin memiliki hak akses dalam
melakukan pengolahan data warga dan surat. Seperti, mengelola data warga, mengkonfirmasi pengajuan surat, melakukan print surat, melakukan pengecekan data konfirmasi pengajuan surat oleh warga
Warga Warga memiliki hak akses dalam
melakukan verivikasi data untuk
mengajukan permintaan pelayanan surat, melakukan poengajuan dan menunggu konfirmasi surat dari admin.
3.2.2. Tahap Perencanaan
Tahapan ini merupakan tahapan yanag berorientasi pada tahapan eksplorasi.
Tahapan dalam pembangunan sistem dimana dalam tahapan ini dilakukan beberapa kegiatan perencanaan yaitu, identifikasi permasalahan, menganalisa kebutuhan sampai dengan penetapan jadwal pelaksanaan pembangunan sistem.
Pada tahapan planning dapat dimulai dengan mendengarkan kumpulan kebutuhan aktifitas dari suatu sistem yang memungkinkan pengguna dapat memahami proses bisnis untuk sistem dan mendapatkan gambaran yang jelas dalam mengenai fitur utama, fungsionalitas dan keluaran yang diinginkan. Dalam system perancangan aplikasi surat menyurat berbasis web pada desa Dungkek, Kecamatan Dungkek Kabupaten Sumenep menggunakan metode extreme programming (XP) terdapat beberapa analisis kebutuhan, antara lain :
1. Kebutuhan pengguna
Kebutuhan pengguna yang digunakan dalam pertimbangan dalam membangun aplikasi ini sebagai berikut :
a. Kebutuhan staf pelayanan (Admin)
22
- Admin/Staf melakukan login sebelum masuk ke halaman admin menggunakan username dan password.
- Admin dapat mengubah (edit), menghapus (delete), menambah (add) data warga yang sudah memiliki KTP pada Desa Dungkek Kecamatan Dungkek Kabupaten Sumenep.
- Admin dapat mengkonfirmasi surat yang diajukan oleh warga - Admin dapat mencetah atau print setelah itu meminta persetujuan
dari bagian pelayanan.
- Admin dapat memonitoring system pembuatan surat.
b. Kebutuhan Warga
- Warga dapat mengakses web dan login halaman surat menggunakan NIK KTP
- Warga dapat mengakses pemilihan jenis surat yang dibutuhkan - Warga dapat mengisi data yang dibutuhkan untuk pengajuan
pembuatan surat
- Warga dapat melihat hasil cetak surat yang sudah selesai.
2. Kebutuhan Sistem
Kebutuhan system dalam perancangan program pelayanan ini dilakukan Analisa terhadap fungsionalitas system
a. Usecase Diagram
Use case diagram adalah cara untuk memodelkan bagaimana pihak-pihak yang terlibat sekarang menganalisis sistem.. Sistem ini memiliki 2 actor yaitu admin dan user. User merupakan penduduk yang melakukan pengajuan surat dan tugas admin disini sebagai konfirmasi permintaan surat .
23
Gambar 3. 2 Use Case 3. Kebutuhan Bisnis
Pada kebutuhan bisnis terbagi menjadi 2 bagian yang dimana kebutuhan tersebut merupakan kebutuhan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software). Digambarkan pada tabel berikut:
Tabel 3. 2 Kebutuhan Bisnis
Hahardware Sosoftware
PC / Laptop 1. Web Editor
2. WAMPP Control Panel 3.3 Tahapan Iterasi pengembangan
Pada tahapan ini iterasi akan dilakukan sebanyak tiga kali, dimana pada setiap iterasi dilakukan lebih dari satu kali. Setiap iterasi akan melalui tiga tahapan yaitu Analisis system, Desain system , Pembuatan dan pengujian sistem.
1. Iterasi Pertama a. Analisis Sistem
Tabel 3. 3 Analisi Sistem
Halaman Admin Fungsi yang disediakan
24
Halaman Muka 1. Menu tab : dashboard, data
penduduk, permintaan surat, surat selesai, laporan
2. Menampilkan pesan “ selamat datang di web aplikasi surat pelayanan surat administrasi desa online”.
Halaman warga 1. Menu tab : buat surat, tentang
e-suratdesa, login
Halaman Data penduduk 1. Menu tab : halaman muka, tambah data, ubah data, hapus data
2. Form isian inputan data 3. Menampilkan data penduduk Halaman Permintaan Surat 1. Menu Tab : Halaman muka,
menampilkan status surat 2. Form isian inputan data 3. Menampilkan data permintaan
surat
4. Fungsi action “konfirmasi”
surat
Halaman Surat selesai 1. Menu Tab : Halaman muka, tambah data, ubah data, hapus data
2. Form isian inputan data 3. Menampilkan data surat
selesai
4. Fungsi action “cetak” untuk mencetak surat selesai
Halaman laporan 1. Menampilkan data surat keluar yang sudah diproses
25
2. Fungsi action “Cetak laporan”
untuk mencetak laporan keseluruhan.
b. Pembuatan dan pengujian system
Setelah dilakukan Analisa secara berulang, ada beberapa penambahan kebutuhan yang di inginkan oleh klien terhadap kebutuhan admin.
Tabel 3. 4 Kebutuhan Klien
Halaman Admin Fungsi yang di inginkan
Halaman warga 1. Tampilkan surat sedang
pending jika surat masih pending
2. Tampilkan surat selesai jika surat sudah dicetak
2. Iterasi Kedua A. Analisis system
Analisa dilakukan terhadap kebutuhan system untuk warga Tabel 3. 5 Analisa Sistem
Halaman warga Fungsi yang disediakan
Halaman Utama Menampilkan buat surat, pilihan surat yang akan diajukan
Halaman buat surat Masukkan NIK, masukkan data yang diperlukan surat, surat selesai
B. Pembuatan dan pengujian system
Tabel 3. 6 Pembuatan dan Pengujian Sistem
Halaman member Fungsi yang di inginkan
Halaman buat surat Tambahkan surat yang dubutuhkan seperti surat pengantar skck, surat kepemilikan kendaraan, surat
26
keterangan usaha
3. Iterasi Ketiga a. Analisis system
Dilakukan Analisa terhadap kebutuhan user sebagai calon warga yang akan mengajukan perlengkapan administrasi yang belum dapat melakukan pengajuan surat, calon warga harus melakukan pendaftaran KTP jika memang benar warga tersebut akan menjadi warga Desa Dungkek. Dijelaskan pada tabel berikut :
Tabel 3. 7 Iterasi
Halaman Calon Warga Fungsi yang disediakan
Halaman Home 1. Menampilkan kalimat “ Web Aplikasi Pelayanan Administrasi Surat Desa Dungkek”
2. Menampilkan gambar atau logo kabupaten Sumenep Halaman Surat Menu Tab : Buat Surat, Msukkan NIK
b. Pembuatan dan pengujian system
Halaman Calon Warga Fungsi yang disediakan
Halaman Home Menambahkan “pendaftaran diri” ke dalam system agar data diri masuk sebagai warga desa Dungkek
3.4 Tahap Produksi Akhir
Setelah tahap iterasi pengembangan yang menjelaskan fungsi yang sudah berjalan pada system selanjutnya adalah tahap terakhir yaitu tahap produksi akhir. Dalam tahap ini pengembang system (Developer) masih memberikan kesempatan kepada klien terhadap penambahan kebutuhan yang diinginkan pada aplikasi surat menyurat ini.
27
Tabel 3. 8 Tahap Produksi
Fungsi Hasil Pengujian
Login admin Berhasil
Tambah data penduduk Berhasil Edit data penduduk Berhasil Hapus data penduduk Berhasil Konfirmasi permintaan surat Berhasil Letak surat selesai Berhasil
Cetak laporan Berhasil
3.5 Perancangan Sistem
Sebelum melakukan pembuatan sistem pelayanan, perlunya tahap perancangan sistem agar dapat mudah memahami bagaimana sistem yang akan dibangun.
3.5.1 Activity diagram
Activity Diagram merupakan suatu pemodelan alur yang menggambarkan aktivitas yang terjadi pada suatu sistem. Setiap proses aktivitas antar pengguna dan sistem dijelaskan pada Activity Diagram.
a. Login
Proses login ini hanya dapat dilakukan oleh Admin agar dapat mengakses keseluruhan sistem. Admin melakukan input username dan password terlebih dahulu, setelah itu sistem akan menampilkan halaman admin. Login merupakan halaman awal sebelum pengguna memasuki sistem
28
29 b. Halaman Data penduduk
Halaman data penduduk berisi kumpulan data penduduk.
Halaman ini hanya bisa diakses oleh admin. Admin dapat melakukan pengisian data pada halaman penduduk.
30 c. Halaman Permintaan Surat
Halaman Permintaan Surat digunakan untuk mengkonfirmasi surat yang telah diajukan oleh pengguna (user).
Admin melakukan konfirmasi surat jika surat tersebut memiliki data yang lengkap yang sesuai dengan persyaratan
31 d. Halaman Surat Selesai
Halaman Surat Selesai berisi kumpulan surat yang telah jadi. Pada halaman ini admin dapat mencetak surat yang sudah selesai tersebut.
32 e. Halaman Cetak Laporan
Pada sistem ini terdapat fitur laporan yang berisi kumpulan data user yang melakukan pengajuan surat. Admin dapat melakukan cetak laporan pada halaman ini.
33 f. Halaman Buat Surat
Halaman Buat Surat merupakan tujuan utama dari sistem ini yaitu untuk melakukan pelayanan pembuatan surat menyurat, tentunya halaman ini dapat diakses oleh penduduk sekaligus user pada sistem ini. Pada pembuatan surat, user perlu menunggu proses konfirmasi terlebih dahulu dari admin agar suratnya jadi.
34 BAB IV IMPLEMENTASI Halaman web awal
Berisi halaman yang menampilkan semua fitur yang ada dalam web aplikasi pelayanan surat administrasi desa dungkek kabupaten sumenep.
Halaman buat surat
Halaman ini terdapat beberapa surat yang dapat diminta kepada staf pemerintah desa dungkek. Pada halaman ini warga dapat mengklik buat surat untuk mengajukan permohonan surat tersedia yang dibutuhkan warga.
35 Halaman masukkan NIK
Pada halaman ini sebelum warga dapat mengajukan surat, warga diminta untuk
menginputkan NIK yang terdaftar pada database desa Dungkek. Setelah itu warga dapat mengklik cek nik untuk masuk ke halaman pengisian data surat.
Halaman Data Surat
Halaman ini memuat data surat yang akan diproses oleh admin desa Dungkek, warga
36
diminta untuk melengkapi data surat sebagai syarat agar dapat mengajukan permohonan surat terkait.
Halaman buat surat
Setelah mengisi pengajuan surat dan data yang di inputkan sudah lengkap selanjutnya akan Kembali ke halaman buat surat dan menampilkan pop up bahwa surat akan diproses selama hari kerja.
37 Halaman Login Admin
Halaman ini menampilkan username dan password seperti kebanyakan website biasanya. Admin harus mengisikan username dan password untuk dapat masuk ke halaman dashboard admin.
Halaman Dashboard
38
Halaman ini menampilkan informasi terkait data-data yang ada dalam aplikasi website surat menyurat ini seperti jumlah data penduduk, permintaan surat dan jumlah surat selesai.
Halaman data penduduk
Halaman ini berisi data penduduk yang dapat diakses oleh admin. Halama ini dapat mengakses tambah data penduduk, ubah dan hapus data penduduk yang tercantum dalam system.
39 Halaman permintaan surat
Halaman ini berisi permintaan surat yang sudah di ajukan oleh warga, pada halaman ini admin akan memproses permintaan surat dengan mengklik kolom konfirmasi . setelah itu surat yang telah dikonfirmasi akan masuk dalam surat selesai
Halaman surat selesai
40
Halaman ini menampilkan surat yang telak dikonfimasi oleh admin, admin dapat
mencetak surat yang sudah selesai sehingga dapat diambil oleh warga yang mengajukan permintaan pembuatan surat.
Halaman laporan
Halaman ini menampilkan laporan surat-surat yang sudah selesai diproses oleh admin.
Surat ini masuk ke dalam data laporan yang dapat dicetak oleh admin.
41 Setelah dicetak maka tampilannya akan seperti ini
Halaman cetak surat
Halaman ini menampilkan surat yang sudah jad dan akan diprint out. Ini termasuk ke dalam proses akhir pembuatan surat secara online melalui website aplikasi pembuatan
42 surat menyurat desa dungkek.
43 BAB V PENUTUP 5.1 Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan yang telah dilakukan pada bab-bab sebelumnya, maka dapat ditarik beberapa kesimpulan dari penelitian ini yaitu sebagai berikut :
1. Berdasarkan hasil analisa yang telah dilakukan diketahui bahwa dalam proses pengelolaan pembuatan surat atau pelayanan surat administrasi di Kantor Desa Telang kabupaten Bangkalan masih dilakukan dengan cara manual, yaitu dengan mendatangi kantor desa dan meminta secara langsung pada perangkat desa terkait. sehingga kurang efisien jika terus dilakukan.
2. Penelitian ini menghasilkan prototype perancangan web aplikasi pelayanan surat administrasi pada Pemerintah Desa Dungkek Kabupaten Sumenep yang dapat diimplemetasikan sesuai dengan kebutuhan dalam pelayanan surat administrasi agar dapat memudahkan pengelolaan surat administrasinya. Selain itu, penelitian ini juga menggunakan pemodelan analisis sistem berbasis objek, yaitu Usecase Diagram dan Activity Diagram.
5.2 Saran
Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan maka dapat dikemukakan saran- saran sebagai berikut :
1. Dalam pengembangan web aplikasi pelayanan surat administrasi ini belum memperhatikan masalah keamanan data (security), maka untuk itu penelitian lebih lanjut dapat dilengkapi dengan sistem keamanan datanya.
2. Dalam perancangan web aplikasi pelayanan surat administrasi ini hanya menyediakan fasilitas terkait pengajuan pembuatan surat pada Desa Telang Kabupaten Bangkalan, maka untuk penelitian lebih lanjut dapat membangun web apliaksi yang belum ada pada Desa Dungekak Kabupaten Sumenep.
44
Daftar Pustaka
[1] R. C. Kurniawan, “Inovasi Kualitas Pelayanan Publik Pemerintah Daerah,” FIAT JUSTISIAJurnal Ilmu Huk., vol. 10, no. 3, pp. 569–586, 2017, doi:
10.25041/fiatjustisia.v10no3.794.
[2] U. M. D. E. C. D. E. Los, “Analisis Pelayanan Publik Terhadap Masyarakat (Kasus Pelayanan Kesehatan di Kabupaten Agam)”.
[3] Z. Dong, “ANALISIS KUALITAS PELAYANAN PUBLIK,” Экономика Региона, vol. 1, no. Kolisch 1996, pp. 49–56, 2012.
[4] E. Programming, K. Beck, E. P. Explained, and E. Change, “KEGIATAN BELAJAR 6 PEMBELAJARAN MODEL XTREME PROGRAMMING,” pp.
44–52, 1999.
[5] S. SUPRAPTO, “Geokimia regional Sulawesi bagian Utara percontoh endapan sungai aktif -80 mesh,” Indones. J. Geosci., vol. 1, no. 2, pp. 73–82, 2006, doi:
10.17014/ijog.vol1no2.20062.
[6] Dewi, Asuhan Neonatus Bayi dan Anak Balita. JAKARTA PUSAT: Salemba Medika, 2011. [Online]. Available: http://slims-
ucs.onesearch.id//index.php?p=show_detail&id=6956
[7] J. T. P. J.C.T. Simorangkir, Rudy T. Erwin, Kamus Hukum. Jember: Jakarta:
Indonesia Legal Center Publishing, 2006. [Online]. Available: http://opac.iain- jember.ac.id:80/index.php?p=show_detail&id=9547
