PENGERTIAN RENCANA KERJA
Upaya tindakan hati-hati sebelum melakukan
sesuatu agar apa yang dilakukan berhasil dengan
baik sesuai yang diharapkan. Atau rencana kerja
adalah upaya untuk merumuskan apa
sesungguhnya yang ingin dicapai oleh sebuah
perusahaan atau organisasi serta bagaimana sesuatu
yang ingin dicapai tersebut dapat diwujudkan
melalui serangkaian rumusan rencana kegiatan
tertentu.
SYARAT-SYARAT RENCANA KERJA
1. Logis dan masuk akal.
2. Realistik atau nyata bukan imajenasi atau khayalan..
3. Sederhana tidak berlebihan.
4. Sistematik dan ilmiah.
5. Obyektif.
6. Fleksibel.
7. Bermanfaat.
8. Optimasi dan efisiensi.
MANFAAT RENCANA KERJA
1. Perencanaan sebagai pengarah untuk meraih atau mendapatkan sesuatu secara lebih terkoordinasi.
2. Perencanaan meminimalisasi ketidakpastian
3. Perencanaan meminimalisasi pemborosan sumber daya 4. Perencanaan sebagai penetapan standar dalam pengawasan
kualitas
MENGAPA MENYUSUN RENCANA KERJA ?
Kegunaan rencana kerja yang utama adalah manajemen yang berujung pada perolehan
sebagai alat perencanaan dan
kerangka kerja (framework)
untuk perencanaan kerja sekaligus sebagai pengarah dalam melaksanakan
suatu pekerjaan
LANGKAH-LANGKAH MENYUSUN RENCANA KERJA
1
identifikasi 3 Tetapkan
tujuan/target
Memulai tugas-
yang tiap-tiap
tugas/pekerjaan-pekerjaan tugas tersebut, lengkapi dengan
akan dilakukan untuk selesainya
suatu kegiatan yang ditetapkan indikator untuk mengukur
keberhasilan tiap-tiap tugas
2 4
Tetapkan waktu untuk masing- masing tugas tersebut dan berapa lama tugas tersebut dilaksanakan
Buatlah Prioritas (Tugas
skema Piraminda
mana yang akan
dikerjakan dahulu)
LANGKAH-LANGKAH MENYUSUN RENCANA KERJA
5
yang 6
Tiliskan siapa akan Tetapkan
strategi/metode/sarana/alat diperlukan
melaksanakan tugas
tersebut yang
8
Masukkan
7
Tuliskan pihak-pihak yang akan terlibat/dituj u/berpartisip asi
Langkah-Langkah tersebut dalam matriks maka akan dapatkan
kerja. Kemudian draft rencana lakukan riview secara
tersebut rencana
kritis terhadap draft maka akan didapatkan
kerja yang siap
dilaksanakan
BAGIAN-BAGIAN YANG ADA
DALAM SUATU RENCANA KERJA MODELNYA JUGA BERMACAM-
MACAM ANTARA LAIN :
Panitia
Model 1
Model 3
Model 2
- Waktu pelaksanaan - Sasaran
- Sarana/prasarana
- Nama /.Deskripsi Kegiatan -Waktu Pelaksanaan
-Pelaksana -Sasaran - Anggaran
-Sarana / Prasarana
- Abstract or executive sumarry
- Introduction and background (The Problems) - Goals and objectives (The outputs)
- Resources and Constraints(The Inputs)
- Strategi And Actions (from Inputs to outputs) - Appendices (budget,schedule, and others)
- Nama./ Deskripsi Kegiatan
- Waktu pelaksanaan
BAGAIMANA MENETAPKAN SASARAN DALAM RENCANA KERJA ?
Penetapan sasaran haruslah dipikirkan dari aspek dampak yang diharapkan dari
kegiatan yang akan dilakukan.
SASARAN YANG DITETAPKAN
Tidak general, lebih detail,
lebih Memiliki batas/target
waktu pencapaian Tidak terlalu mudah
atau
MEASURABLE sulit dicapai jelas
RELEVANT
TIMELINESS ACHIEVAB
SPESIFIC LE
Dapat diukur pencapaiannya
baik secara
Merupakan penjabaran visi dan kualitatif maupun misi
kuantitatif
PROSES DALAM PERENCANAAN RENCANA KERJA
1. Proses akademis : Perencanaan dilakukan dengan alur berpikir akademik (sistematis, logis, terukur, applicable, dan memiliki batasan yang jelas), dilakukan oleh anggota/unit organisasi yang secara fungsional
bertanggungjawab dengan suatu rencana kerja
2. Proses partisipatif : perencanaan melibatkan banyak pihak, setidaknya anggota organisasi yang bersangkutan
3. Proses bottom up dan top-down : aliran proses perencanaan berjalan dari
bawah ke atas atau dari atas ke bawah
PENYUSUNAN RENCANA KERJA
PENYUSUNAN RANCANGAN
Biasanya dilakukan brainstorming (curah pendapat)
PENETAPAN RENCANA
Pemutusan rencana kerja biasanya dilakukan dengan rapat
PELAKSANAAN
Pengendalian dimulai dari persiapan hingga pelaksanaan
EVALUASI
Untuk memperbaiki dan mengukur
progress report dan keberhasilan suatu
kegiatan
PENJABARAN RENCANA KERJA
0 2
04
Perencanaan Jadwal
Kerja
0 1
03
Tolok
Keberhasil an
Komunika
si Antar
Pengorganisasi Unit an/ Kepanitiaan
0 5
Penjabara n
Awal
Gagasa
n
Tolok Ukur
Keberhasil
an
Pengertia n
1
Suatu patokan terukur yang dapat digunakan
2
Suatu sasaran minimal yang ditentukan dalam perencanaan suatu kegiatan untuk menilai
kegiatan
suatu
Tolok Ukur Keberhasilan
Jadi
Makna dari kata „Tolok‟ adalah
„Bandingan‟, sehingga secara bahasa
dapat diartikan sebagai ukuran
pembanding suatu kegiatan dapat
dikatakan berhasil
Persyarat
an TU
K
Menggunakan 1 kata yang jelas
2 Tidak menggunakan kata yang yang bermakna ambigu
Dengan menggunakan kata yang jelas dan tidak ambigu maka TUK dari suatu kagiatan akan lebih mudah dalam pencapaiannya oleh semua elemen kepanitiaan. Jika TUK yang
digunakan kurang jelas atau apalagi mengandung makna yang ambigu, maka akan muncul perbedaan persepsi hal apa yang ingin dicapai dari kegiatan tersebut.
Unsur pembuat TUK ini adalah unsur panitia dari kegiatan itu sendiri
Fung si TU K
masukan untuk penyempurnaan
pertimbangan kepanitiaan
acara dan menentukan TUK yang
01 02 03
Mengukur tingkat keberhasilan suatu kegiatan
Membantu memberikan objektivitas evaluasi
Dapat digunakan sebagai kegiatan dikemudian hari
Dengan adanya TUK maka akan lebih mudah menentukan apakah suatu kegiatan itu berhasil atau gagal.
Evaluasi yang dimaksud bisa berupa evaluasi pelaksanaan ataupun evaluasi total. Evaluasi pelaksanaan berarti jika TUK yang dimaksud belum tercapai maka PGA yang sudah dirumuskan perlu di AKL ulang sehingga TUK dapat
terpenuhi. Jika pada evaluasi total maka menjadi penilaian
komprehensif terhadap suatu aspek yang menyebabkan TUK tidak tercapai.
Hasil dari evaluasi dapat menjadi selanjutnya dalam membuat suatu digunakannya.
Hal-hal
yang dapat
dijadikan TU K
Waktu
Contoh:
kegiatan selesai
dalam waktu 1
minggu
Dana
Contoh:
mendapat dana sponsorsh
ip 100 juta
Parisipasi
Contoh:
acara diikuti 10.000 peserta
Organisasi/
Kepanitiaan
Contoh: tiap seksi melakukan rapat koordinasi dalam satu
minggu sebanyak 2 kali hingga hari-H
Tekni
k Merumusk
an TU
K
01 02
Ukuran-ukuran dicantumkan dalam mutu kuantitatif Semua hal yang digunakan
sebagai TUK harus dapat diukur dalam bentuk angka
yang jelas. Contoh: suatu kontes sepak bola antar universitas diikuti oleh 10 tim
Mencantumkan mutu minimal Hal yang digunakan sebagai TUK harus dicantumkan mutu
minimal sebagai penjelas tambahan.
Contoh: suatu kontes sepak bola antar PT diikuti oleh 10 tim
dengan rincian 7 tim dari PTS dan 3 tim dari PTN
Latiha
n TU
K
1
Peserta membuat TUK dari kegiatan dari
kegiatan yang sudah disusun ketika simulasi AKL PGA
2
Peserta
mempresentasikan hasil TUK yang dibuatnya kepada peserta yang lain dan kepada
pemateri
Perencana an Kegiatan
Jadwa
l
Pengertia n
Uraian jenis kegiatan dan waktu yang dibutuhkan secara bertahap yang disusun secara sistematis dalam
rangka menyelesaikan rencana kegiatan dengan tepat dan berhasil.
Pengertian
Jadwal
kegiatan
Manfaat
Perencanaan Jadwa
l Kegiata n
Membantu evaluasi selama proses kegiatan
berlangsung
02 04
Membantu panitia agar dapat
melaksanakan tugasnya secara lebih efisien dan efektif
03
Mengidentifik asi kegiatan yang dapat dikerjakan bersama atau menjadi prasyarat Menjadi pedoman
bagi anggota panitia tentang beban tugas (volume kegiatan) dan batas waktu yang ditentukan
01
Faktor yang
diperlukan dala
m menyus
un PJK
Rencana-rencana kegiatan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan
Kegiatan yang menjadi prasyarat sehingga harus dikerjakan terlebih dahulu
Kegiatan yang dapat dilaksanakan secara bersamaan dalam waktunya
04 05 02 03
01
Jumlah anggota panitia
Pelaksanaan Waktu dan dana yang diperlukan
Prasyarat
Perencanaan
Teknik menyusun Jadwal Kerja
Teknik Tabulasi
Teknik menyusun Jadwal Kerja
Teknik Flowchart
Faktor
yang harus diperhatikan
dalam PJK
Identifikasi kebutuhan
Identifikasi tujuan
Menentukan tahap
kegiatan
Program realistis dan mudah
dipahami
Indikator pencapaian program harus terukur
1 2 3 4 5
Pengorganisasi an/
Kepanitiaan
Pengertian
Pengorganisasian
Suatu proses merancang struktur formal,
mengelompokkan dan mengatur serta membagi tugas-tugas
pada tiap anggota.
PENYUSUNAN KEPANITIAAN
KOMITMEN PENGALAMAN
KEMAMPUAN KARAKTER KESIBUKAN
Analisa apa saja posisi yang dibutuhkan dalam kegiatan tersebut. Dalam menentukan posisi seseorang digunakan beberapa faktor
KOMIT
Faktor-
faktor PKK
Strategi organisasi
untuk mencapai tujuannya
Teknologi yang
digunakan Anggota
(Sumber Daya Manusia)
Ukuran organisa
si
Unsur-
unsur Pengorganisa sin
Spesialisasi pekerjaan
Spesifikasi tugas individual atau kelompok kerja dalam organisasi
01 02 03 04 05
Standarisasi kegiatan Koordinasi kegiatan
Sentralisasi &
Integrasi fungsi-fungsi satuan-satuan kerja
dalam organisasi
Desentralisasi pengambilan keputusan
Pola kekuasaan yang ada di tubuh organisasi
Prosedur standar organisasi untuk menjamin terlaksananya kegiatan seperti yang direncanakan
Pengertia
n Proses
Pengorganisasian
01 02 03 04 05 06 07
Bagan organisasi
normal
Tingkat hirarki manajemen Perincian
seluruh pengerjaan
Penggunaan komite
Pengembangan &
pengadaan suatu mekanisme untuk mengkoordinasi
pekerjaan tersebut (rantai
perintah) Pembagian beban
pekerjaan total menjadi kegiatan
yang logis yang bisa dikerjakan tiap
anggota
Saluran komunika
si
Fakto
r yan
g mempengaruhi Pengelompokkan/
Departementalisasi
Langganan
Produk/jasa Waktu
02 04 06
01 03 05 07 Pelayanan
Fungsi Wilayah Proses atau
peralatan
Jenis- jenis
Bentuk Piramid
Bagan Struktur
Organisasi
Jenis- jenis
Bentuk Vertikal
Bagan Struktur
Organisasi
Jenis- jenis
Bentuk Horizontal
Bagan Struktur
Organisasi
Jenis- jenis
Bentuk Lingkaran
Bagan Struktur
Organisasi
Jenis- jenis
Rantai Perintah
Bagan Struktur
Organisasi
Jenis- jenis
Tingkat Hirarki Manjemen
Bagan Struktur
Organisasi
Kelebiha
n PKK
Keputusan-keputusan didapat yang
kualitasnya lebih baik
Penyebaran kekuasaan
Meningkatkan pengembangan kreativitas
pekerja Produktivita
s sangat
besar
Produktivitas sa
Kekuranga
n PKK
Boros Uang
Ketergantunga Mekanisme n
pertanggungjawabanny a lama
Konflik yang rumit antar
bagian organisasi Lama dalam
mengambil
keputusan
Komunika si Unit
Anta r
Defini
si Komunika si
Segala bentuk aktivitas yang dilakukan oleh seseorang dengan tujuan menyampaikan pesannya pada orang lain
02
Turut serta memberi kepada pihak lain atau pertukaran pikiran-pikiran, opini-opini atau
keterangan-keterangan
01
Suatu proses penyampaian pesan (ide, gagasan) dari ssatu pihak kepada pihak lain agar terjadi saling
mempengaruhi diantara keduanya
04
Berbagi pikiran, informasi dan
intelijen
03
Sifa t & Jeni
s Komunika si
• Verbal (lisan dan tulisan)
Semua komunikasi
bersifat
• Non Verbal: menggunakan gerak-gerik
memberi-
menerima
misalnya tersenyum, badan, menggelengkankepala, mengangkatbahu.
Jenis Komunikasi
menunjukkan sikap tertentu,
Sifat Komunikasi
Semua komunikasi memberi-
meneri
Elemen
Komunikasi
Pengirim/pemberi atau komunikator (sender) adalah
pihak yang mengumumkan pesan kepada pihak lain
A B
Penerima atau komunikan (receiver) adalah pihak yang menerima pesan dari pihak lain
B C
Pesan (message) adalah isi atau maksud yang akan
disampaikan oleh satu pihak kepada pihak lain
C
Umpan balik (feedback) adalah tanggapan dari penerimaan pesan atas isi pesan yang
disampaikannnya
D
D E
E
Media komunikasi
Proses &
Kesalahan Komunika si
Proses Komunikasi
Bagaimana dan seperti apa sudut maupun cara pandang seseorang terhadap apa yang didengar, dilihat atau dimengerti sangatlah dibentuk oleh latar belakang dan pengalaman pribadi perorangan. Melalui komunikasi, sikap dan perasaan seseorang
atau sekelompok orang dapat dipahami oleh pihak lain.
(Memberi dan menerima informasi)
Hambatan Komunikasi
Mis-komunikasi (pesan yang kita maksudkan tersebut tidak sesuai dengan penangkapan lawan bicara kita)artinya komunikasi kita belum efektif.
Hambatan Komunikasi
Karena
ketidakmampuan seorang penyampa
i pesan
dalam:
Berkomunikasi sesuai tingkatan bahasa para pendengarnya Seorang pedagang makanan yang hanya lulusan SMP tentunya akan kesulitan mengerti pembicaraan seorang sarjana teknik yang berbicara menggunakan istilah- istilah
tekniknya
Mengerti kelas sosial para pendengarnya
Sekelompok petani di desa tentunya tidak mengerti dan tidak tertarik pada pembicaraan seorang pialang mengenai perdagangan saham
Memahami latar belakang serta nilai-nilai yang dipegang teguh para pendengarnya
Seorang ahli presentasi pun akan sangat kesuitan menembus dan merubah “kekebalan” (kekeras- kepalaan) pendapat seorang individu apalagi kelompok
masyarakat yang mengkonsumsi makanan pokok nasi menjadi gandum, kentang atau lainnya walaupun didukung “bukti- bukti dan alasan yang kuat dan benar
Mengerti keinginan arah
pembicaraan dari para pendengarnya
Sekelompok remaja SMA tentunya
wajar jika tidak tertarik pada pembicaraan mengenai permasalahan bagaimana merawat dan mendidik balita yang disampaikan seorang ibu rumah tangga
2 4
1 3
Faktor-faktor
untuk mencap
ai komunikasi yang efektif
Mendapat keterangan yang lengkap (misal: keinginan/kemauan dari masing-masing pihak)
Menggunakan kata-kata yang dikenal
Kepercayaan antar kedua belah
pihak Mendapat perhatian dari pendengar
Menggunakan contoh dan alat-alat visual
Persamaan pengalaman
5 Hukum
komunikasi yan
g efekti
f (REACH )
Respect Rasa hormat dan saling menghargai
Empathy Kemampuan untuk menempatkan diri kita pada situasi atau kondisi yang dihadapi oleh orang lain
Audible Dapat didengarkan atau dimengerti dengan baik.
Clarity Keterbukaan dan transparansi dan kejelasan
Humble Sikap rendah hati
Membangun jaringan hubungan dengan orang
lain yang penuh dengan penghargaan (respect), karena inilah yang dapat
membangun hubungan jangka panjang yang saling menguntungkan dan saling menguatkan
Hasil dari berkomunika
si efektif
Kunc i komunika
si tertulis (4C)
Correct (tepat) Concise
(singkat) Clear
(jelas) Complete
(lengkap)
Penjabara n Awal
Gagasa
n
Materi
Penugasan
Buat resume dan susun konsep kegiatan :
01 02 03
TUK Suatu patokan
terukur yang dapat digunakan
untuk menilai suatu kegiatan,/
suatu sasaran minimal yang ditentukan dlm
perencanaan suatu kegiatan PGA
Bagaimana cara merumuskan ide awal yang muncul sebagai
hasil dari analisa (AKL).
Teknik PGA dengan menggunakan metode 4W+1H.
AKL Kegiatan untuk
mengetahui dan menganalisa
kondisi riil dengan melihat faktor
internal dan eksternal kepanitiaan
Materi
Penugasan
Karena ketidakmampuan seorang penyampai pesan dalam:
04 05 06
PJK
Rencana-rencana kegiatan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan, waktu dan dana yang diperlukan, jumlah anggota panitia, kegiatan yg menjadi prasyarat sehingga hrs dikerjakan terlebih dahulu, kegiatan yg dapat
dilaksanakan secara bersamaan waktunya KUK
Mengenal pola komunikasi antar unit kerja serta hal-hal yang mendukung maupun menghambat efektivitas masing2 pola komunikasi dan jg mengetahui hal2 yg perlu diusahakan utk menjaga efektivitas komunikasi antar unit kerja.
PKK Cara-cara
mengorganisasikan suatu kegiatan &
menyusun suatu kepanitiaan untuk mendukung pelaksanaan sebuah rencana kerja. Bergam bagan yg sering digunakan spt bagan vertikal, horizontal, dll.
