PERHITUNGAN KEBUTUHAN SDM

Sri Iwaningsih , SKM, MARS

MANAJEMEN SDM DALAM PENYELENGGARAAN MAKANAN INSTITUSI

PERHITUNGAN

KEBUTUHAN SDM

Metoda perhitungan kebutuhan SDM

• Metoda ISN

• Metoda rekomendasi

• Metode rasio

• Metode waktu kerja/ porsi hidangan

• Metoda jumlah unit kerja/posisi

• Metode WISN

• Metode Analisi Beban Kerja (ABK)

• Lainnya

METODA ISN (

indikator staffing

need)

Beban kerja/tahun

waktu kerja tersedia/tahun

Kapasitas = jml beban kerja/th

= jml tenaga saat ini X jam kerja X 365 hari Waktu kerja tersedia :

= 365 – 90 (hari non-efektif : cuti, libur nas, minggu, ijin, sakit)

= 275 hari X 7 jam kerja efektif = 1925 jam

Kelemahan:

Beban kerja dihitung

berdasarkan jumlah tenaga yang ada dan jam kerja efektif.

Belum menghitung beban kerja sebenarnya

Contoh : • Jumlah tenaga cook saat ini = 16 org

• Konsumen yg dilayani = 150 org/hari

(164.000 porsi per tahun)

• Sistem pelayanan konvesional

• Kebutuhan tenaga cook =

16 org X 7 jam X 365 hari 1925 jam

= 21 tenaga cook

• Kesimpulan : kurang tenaga cook = 5 org

Metoda Rekomendasi FTE

• Perhitungan jumlah tenaga tetap dengan memperkirakan jumlah FTE yang direkomendasikan dan mengalikan dengan faktor 1,5

• Dengan mengalikan dengan faktor 1,5 maka diharapkan jumlah tenaga per giliran dinas tidak kurang

• Kelemahan: tidak menghitung beban kerja sebenarnya

• Di rekomendasikan kebutuhan tenaga dalam Penyelenggaraan Makanan adalah 1.5 FTE/shift

= 1.5 X jumlah tenaga yang diperlukan waktu operasional

( faktor 7 hari kerja/minggu dan faktor cuti, libur, ijin, sakit. dll )

* Waktu kerja tersedia= (312 –(12 + 6 + 16 + 2)) = 276 hari RFTE = 365 : 276 = 1.32

Tenaga yang dibutuhkan 1.32 x 7 = 9,24 (dibulatkan 10)

* Waktu kerja tersedia= (260 –(12 + 6 + 16 + 2)) = 224 hari RFTE = 365 : 224 = 1.63

Tenaga yang dibutuhkan 1.63 x 13 = 21.06 (dibulatkan 21)

* Contoh :

Tenaga untuk pencucian alat (ada 2 shift) berdasarkan FTE = 2 org (1 org/shift), maka tenaga yg harus disediakan adalah 1.5 X 2 orang = 3 tenaga pencuci alat

Metode Rasio

• Menghitung kebutuhan tenaga

berdasarkan rasio jumlah tenaga dan jumlah konsumen

• Rasio ditentukan berdasarkan perkiraan. Mis 1 : 25, 1 ; 50 dll

• Kelemahannya : tidak menghitung beban kerja sebenarnya, tidak

melihat kualitas kerja

* Rasio tenaga cook : konsumen = 1 : 25

* Hari pelayanan : 7 hari/minggu

* Hari kerja = 5 hari/minggu

* Koreksi faktor cuti : 0.2

* Jam kerja efektif : 8 jam – 1 jam istirahat = 7 jam

* Contoh :

* Jumlah konsumen : 1000

* Rasio : 1 : 25 1000/25 = 40 orang

* Koreksi faktor hari kerja : 7/5 X 40 = 56 orang

* Koreksi cuti, libur, dsb : 56 + (0.2X56) = 67.2 org

* Koreksi faktor istirahat 1 jam = 8/7 X 67.2 = 76.8

* Kebutuhan Cook = 77 orang

METODE WAKTU KERJA/ PORSI HIDANGAN

• Perhitungan berdasarkan rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk menghasilkan 1 porsi hidangan

• Kelemahan: tidak memperhitungkan beban kerja sebenarnya o Waktu penyelenggaraan makan untuk mempersiapkan 1 set

makanan :

o Umumnya 14 menit/porsi hidangan

o Institusi dg dietnya bervariasi & penggunaan bahan yg terbatas, dibutuhkan waktu sekitar 17 menit/tenaga

o Contoh :

* Jumlah konsumen : 1000

* Waktu yg diperlukan : 1000 X 14 menit = 233.33 jam

* Waktu/jam kerja efektif = 233.33/7 = 33.33 orang

* Koreksi hari kerja : 7/5 X 33.33 orang = 44.66 orang

* Koreksi cuti, libur, dsb : 44.66+(0.2X44.66) = 55.99

* Koreksi faktor istirahat 1 jam : 8/7 X 55.99 = 64 orang

* kebutuhan tenaga = 64 orang

Metoda Jumlah Unit Kerja/Posisi

• Kebutuhan SDM dihitung berdasarkan jumlah unit kerja yang ada dan perkiraan

jumlah SDM yang dibutuhkan di unit kerja tsb berdasarkan jam kerja efektif

• Dibutuhkan 1 penyaji mak per 1 ruang rawat inap

 Hari kerja efektif : 5 hari

 Faktor hari libur dsb : 0.2

 Contoh :

Kebutuhan penyaji mak untuk 10 ruang rawat : - Koreksi hari kerja : 7/5 X 1 orang = 1.4 orang - Koreksi faktor libur = 1.4 + (0.2X1.4) = 1,68 org - Kebutuhan : 10 ruang X 1.68 = 17 penyaji mak Catatan : tergantung kapasitas ruang dan jumlah

konsumen

• Pengembangan metode ISN

• Dalam penghitungan dengan menggunakan metoda ini sudah

memasukkan unsur beban kerja, waktu kerja, kualitas kerja

METODE WISN

(Workload Indicators Staffing Need)

• Rumus dasar perhitungan :

beban kerja/ tahun waktu kerja tersedia/tahun

• Perhitungan Beban Kerja : – Work Sampling

– Time and Motion Study * Faktor Utama :

1. Beban kerja :

beban kerja utama yang mewakili kegiatan tiap jenis tenaga 2. Bobot :

suatu nilai tertentu dipengaruhi faktor jarak dan waktu 3. Kapasitas :

kemampuan wajar tiap jenis tenaga dalam mengemban beban kerja selama 1 tahun kalender, berdasarkan pendidikan dan jenis pekerjaannya

Kelebihan metode WISN :

1. Memperhitungkan beban kerja riil dan kapasitas masing-

masing kategori SDM

2. Membandingkan waktu kerja yang tersedia dengan waktu yang digunakan untuk setiap uraian tugas dan langkah langkah kegiatan masing- masing kategori SDM

3. Memperhitungkan kelonggaran waktu untuk kelompok katagori SDM(FKK) dan individu (FKI).

11

Kelemahan Metode WISN :

1. Sulitnya memperoleh data akurat untuk memperhitungkan waktu kerja DARI masing-masing kategori SDM.

2. Tidak adanya catatan yang terekam secara baik atas hal-hal yang terkait dengan prosedur dan beban kerja.

3. Hasil kompilasi perhitungan kebutuhan berdasarkan analisa beban kerja selama ini tidak ditindak lanjuti secara serius oleh pejabat terkait  menimbulkan kekecewaan.

4. Kurangnya dukungan staf perencana ketenagaan yang berkualitas dan bekerja penuh baik di pusat maupun di daerah.

MEtoda ANALISIS BEBAN KERJA (ABK)

Analisis beban kerja adalah metode yang digunakan untuk menentukan jumlah

waktu, usaha dan sumber daya yang

diperlukan untuk menjalankan tugas dan fungsi organisasi

1. Pengumpulan data beban kerja 2. Pengolahan data beban kerja

3. Klarifikasi hasil pengolahan data beban kerja

4. Penetapan dan penggunaan hasil analisis beban kerja

Tahapan perhitungan

BEBERAPA PENGERTIAN

1. Volume kerja adalah sekumpulan pekerjaan yang harus diselesaikan dalam waktu satu tahun

2. Hasil kerja adalah output/produk dari tugas dan fungsi yang dijalankan oleh pegawai/organisasi setiap tahun

3. Efektifitas dan efisiensi kerja adalah perbandingan antara bobot/beban kerja dan jam kerja efektif

4. Norma waktu adalah waktu yang wajar dan nyata-nyata dipergunakan secara efektif dengan kondisi normal

5. Pengukuran kerja adalah teknik yang dilakukan secara sistematis untuk menetapkan standar norma waktu kerja

6. Jam kerja kantor adalah jam kerja formal yang ditetapkan sesuai dengan peraturan perundang-undangan

7. Waktu kerja efektif (menit) adalah jam kerja yang harus dipergunakan untuk menjalankan tugas, yaitu jam kerja kantor dikurangi waktu luang

8. Waktu luang adalah jam kerja yang diperkenankan untuk dipergunakan secara tidak produktif

9. Standar prestasi kerja adalah nilai baku kemampuan hasil kerja pejabat/unit kerja secara normal

1. Penetapan Satuan Kerja dan katagori tenaga

Tujuan : memperoleh Unit kerja &

kategori SDM dalam menyelenggarakan kegiatan pelayanan

N O

UNIT KERJA

KATAGORI TENAGA

1 Instalas i Gizi

Ka Instalasi (Nutrisionis) PJ Adlog,SDM (Nutrisionis) PJ Pelayanan (Nutrisionis) PJ Produksin (Nutrisionis) Ahli Gizi (Nutrisionis) Pramusaji

Pramumasak

Pengadministrasian Umum Petugas gudang

LANGKAH

2. Menetapkan waktu kerja tersedia

Tujuan : memperoleh waktu kerja tersedia tiap kategori tenaga tiap unit 1 kerja selama 1 tahun

Waktu kerja tersedia = 365 hari – (A+B+C+D) XE A : Cuti

B : Hari libur nasional C : Diklat

D : Ketidakhadiran (ijin, sakit, alpa)

E : Waktu kerja/hari ( 7 jam kerja/hari = 6 jam kerja efektif + 1 jam istirahat)

Waktu Kerja Tersedia

FAKTOR PENGURANG

KATEGORI TENAGA

Ahli Gizi Ass A.Gizi

A Jumlah Hari Kerja 312 312 Hari/th

B Hak cuti se tahun 12 12 Hari/th

C Hari Libur Nasional 15 15 Hari/th

D Diklat 7 5 Hari/th

E Ketidakhadiran 6 9 Hari/th

FF Waktu KerjaWaktu Kerja 77 77 Jam/hrJam/hr Hari Kerja Tersedia

Hari Kerja Tersedia 265265 264264 Hr krj/thHr krj/th Waktu Kerja Tersedia

Waktu Kerja Tersedia 18551855 18481848 Jam/thJam/th 111,30

111,30 110,88110,88 Mnt/thMnt/th

3. Menyusun Standar Beban kerja

Tujuan : diperoleh volume/kuantitas kegiatan pokok yg dapat dikerjakan selama 1 thn tiap kategori tenaga di tiap unit kerja sesuai waktu kerja tersedia

Standar Beban Kerja = Waktu kerja tersedia

Rata-rata waktu/kegiatan pokok

KATEGORI TENAGA KEGIATAN POKOK KUANTITAS KEGIATAN

Ahli Gizi Ruang Rawat Inap

Pelayanan asuhan Gizi Standar Pelayanan Asuhan Gizi Komplek Pelayanan Asuuhan Gizi Khusus Perencanaan Kebutuhan (RKAP) Perencanaan Kebutuhan per 10 hari Perencanaan Kebutuhan triwulan Menyalurkan BHP

Pembinaan SDM Penilaian SDM Laporan Bulanan Evaluasi Kegiatan harian Rapat/pertemuan Temu Ilmiah

Bimbingan PKL (Awal & Lanjut) Bimbingan laporan PKL

Bimbingan PBL Jumsih

3375 3693 3478 11 432

14 676

60 5 624 277 12 52 516

37 100

52

Jumlah

4. Menyusun Standar Kelonggaran

Tujuan : diperoleh kebutuhan waktu tiap kategori tenaga untuk menyelesaikan tiap faktor kelonggaran atau kegiatan yang tidak/kurang terkait langsung atau tidak dipengaruhi tinggi rendahnya kuantitas atau jumlah kegiatan

pokok/pelayanan

Standar Kelonggaran =

Jml rata2 waktu/faktor kelonggaran Waktu kerja tersedia

6. Menetapkan rata-rata waktu penyelesaian pekerjaan tiap kategori tenaga Tujuan :

tersusun rata-rata waktu penyelesaian pekerjaan tiap kategori tenaga sesuai standar pelayanan & kompetensi

Diperoleh dari work sampling atau time motion study Misalnya :

Berdasarkan work sampling , maka seorang cook senior menyelesaikan pekerjaannya dengan waktu rata-rata 410 menit per hari

= total kuantitas produk + standar kelonggaran standar beban kerja

Tujuan : tersusun kebutuhan tenaga berdasrkan beban kerja/kegiatan tiap satuan kerja

PERHITUNGAN KEBUTUHAN TENAGA (WISN/ABK)

Rumus :

Cara menghitung :

1. Waktu kerja tersedia

= {312 hari - (A+B+D)} x E 2. Standar beban kerja

= waktu kerja tersedia rata-rata waktu proses memasak

3. Standar kelonggaran

= jumlah rata-rata waktu per faktor kelonggaran waktu kerja tersedia

4. Total kuantitas kegiatan pokok (produksi)

= jumlah konsumen per tahun x jumlah item hidangan 5. Kebutuhan tenaga

= total kuantitas produk + standar kelonggaran standar beban kerja

• Sebuah catering melayani konsumen rata-rata 100 orang per hari, jam kerja efektif 8 jam/hari dan hari efektif pelayanan 5 hari/minggu.

Katering menyediakan berbagai jenis hidangan yang diproduksi rata-rata 8 item.

waktu yang digunakan untuk kegiatan yang tidak langsung adalah 1 jam setiap minggu.

Jumlah hari tidak efektif meliputi : cuti 12 hari, Libur Hari Besar =19 hari/tahun ; ijin 6 hari/tahun

Waktu yang digunakan untuk tiap hidangan 12 menit.

Hitung kebutuhan tenaga dengan metode WISN/ABK

LATIHAN :

 Pasien rata-rata per hari : 100 orang

- E = Kerja efektif : 8 jam per hari

- Hari efektif pelayanan : 5 hari per minggu - Jenis hidangan yang diproduksi : 8 item

- Waktu u kegiatan tdk langsung : 1 jam per minggu - Hari tidak efektif

A = cuti : 12 hari per tahun

B = Libur hari Besar : 19 hari per tahun

C = Ketidakhadiran / ijin : 5 hari per tahun

- Waktu untuk tiap hidangan : 12 menit

Faktor yang mempengaruhi

perhitungan kebutuhan tenaga

penyelenggaraan makanan

1. Jumlah & jenis porsi 2. Jumlah & macam menu

3. Jumlah hari pelayanan makanan 4. Jumlah & macam peralatan

5. Sarana fisik & prasarana

6. Jumlah, jenis & kualitas bahan makanan 7. Sistem produksi makanan

8. Sistem distribusi/pelayanan makanan

1. Evaluasi

* Tujuan : - promosi , peningkatan pendidikan, rotasi tugas, mutasi pegawai, sanksi &

reward

* Cara : - Sistem melekat

- Melalui berbagai perangkat/instrumen/

formulir penilaian secara berkala

Misal : DP3 , Formulir penilaian harian,

penilaian kineja, dsb

2. Diklat

Tujuan :

* peningkatan kinerja

* peningkatan pengetahuan & wawasan ilmiah

* ketrampilan

* perubahan sikap & perilaku yg positif

• Sesuai kebutuhan

• Sesuai perkembangan ilmu dan teknologi

• Jenis diklat :

- Non-formal

- Formal

1. Orientasi tugas Tujuan :

• Pengenalan lingkungan & sistem kerja

• pengenalan tugas yang akan dilakukan 2. Kursus-kursus

Tujuan : peningkatan wawasan & ketrampilan pegawai 3. Simposium, seminar, dsb

Tujuan : peningkatan kapasitas dan wawasan keilmuan sehingga pegawai lebih profesional

Diklat No-Formal

Diklat Formal

 Pendidikan berkesinambungan/dikjut,

menunjang profesi dan jabatan (fungsional &

struktural)

 Sesuai dengan bidangnya

 Jenis :

* Tenaga Profesi

- Gizi klinik, gizi institusi, kes mas, magister RS, dsb

* Tenaga profesi non-gizi

- NHI/STP, administrasi,, dsb

* Tenaga pelaksana teknis

TUGAS MANAJEMEN SDM :

1.Soal Latihan : hitung kebutuhan tenaga dengan menggunakan metoda WISN

2.Hitung kebutuhan tenaga pemasak dan penyaji di

institusi masing-masing dengan menggunakan metoda

a. ISN

b. rasio