Petunjuk Teknis TNDE

(1)

PETUNJUK TEKNIS

TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK VERSI 2 DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN PEKERJAAN

UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT

Pusat Data dan Informasi

Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat Republik Indonesia

Jakarta 2024

(2)

KATA PENGANTAR

Salah satu upaya untuk menerapkan good governance pengenalan dan pengembangan lebih lanjut tentang administrasi elektronik (e-government) termasuk pengenalan skrip dinas kantor elektronik untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas tenaga kerja dan administrasi yang dikelola di instansi pemerintah dan pemerintah lokal.

Sehubungan dengan hal tersebut Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat Republik Indonesia menyusun petunjuk umum untuk Tata Naskah Dinas Elektronik Versi 2 Lingkungan instansi pemerintah untuk memfasilitasi konsistensi dan pemahaman Hal yang sama berlaku untuk penggunaan sistem penulisan resmi. Dalam panduan umum ini Terlampir adalah alur kerja arsitektur, desain, dan aplikasi untuk referensi Anda Digunakan di semua instansi pemerintah.

Mengingat kebijakan umum ini masih memiliki kekurangan, kritik, dan lain- lain Saran untuk perbaikan sangat diharapkan. Semoga panduan umum ini bisa bermanfaat bagi kita semua. Terima kasih kepada semua orang yang telah mempersiapkan dan melengkapi panduan umum ini. Kami berharap semua orang menyumbangkan ide dan energi mereka dapat memberikan arti bagi keberhasilan sosialisasi dan teknologi informasi.

(3)

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ... 2

DAFTAR ISI ... 3

BAB I PANDUAN UMUM ... 4

A. Cara Login ... 4

1. Dengan menggunakan Akun Kedinasan ... 4

2. Dengan menggunakan Akun Kepegawaian ... 5

B. Petunjuk Menu ... 6

1. Petunjuk Menu Beranda ... 6

2. Petunjuk Menu Input Surat Masuk ... 6

a. Petunjuk List Input Surat Masuk ... 6

b. Petunjuk Tambah Surat Masuk ... 7

c. Petunjuk Ubah Surat Masuk ... 9

d. Petunjuk Hapus Surat Masuk ... 10

3. Petunjuk Menu Surat Masuk ... 10

a. Petunjuk List Surat Masuk ... 10

b. Petunjuk Detail Surat Masuk... 11

c. Petunjuk Disposisi Surat Masuk ... 12

d. Petunjuk Info Surat Masuk ... 13

4. Petunjuk Menu Surat Undangan ... 13

a. Petunjuk List Surat Undangan... 14

b. Petunjuk Tambah Surat Undangan ... 15

c. Petunjuk Detail Surat Undangan ... 16

d. Petunjuk Disposisi Surat Undangan ... 17

e. Petunjuk Info Surat Undangan ... 18

a. Petunjuk List Surat Perintah Tugas ... 19

b. Petunjuk Tambah Surat Perintah Tugas ... 20

c. Petunjuk Detail Surat Perintah Tugas ... 22

d. Petunjuk Disposisi Surat Perintah Tugas ... 23

e. Petunjuk Info Surat Perintah Tugas ... 24

a. Petunjuk List Surat Keluar ... 25

b. Petunjuk Tambah Surat Keluar ... 26

c. Petunjuk Ubah Surat Keluar ... 27

d. Petunjuk Hapus Surat Keluar ... 29

e. Petunjuk Detail Surat Keluar... 30

a. Petunjuk Tambah TTE ... 32

a. Petunjuk List Progres Tugas ... 33

b. Petunjuk Detail Progres Tugas ... 34

c. Petunjuk Tambah Progres Tugas ... 35

a. Petunjuk List Dokumentasi Undangan ... 36

a. Petunjuk Menu Arsip Surat ... 38

b. Petunjuk Menu Agenda ... 39

BAB II PENUTUP ... 40

(4)

BAB I

PANDUAN UMUM A. Cara Login

Untuk login TNDE Versi 2 ini, pengguna dapat menggunakan 2 cara:

1. Dengan menggunakan Akun Kedinasan

Tata cara login dengan Akun Kedinasan:

• Pegawai harus memiliki email kedinasan.

• Silahkan login ke TNDE v2 dengan memasukan alamat dan password email Kedinasan.

• Jika belum memiliki email kedinasan, pegawaidapat mengajukan email kedinasan melalui layanansetjen.pu.go.id Layanan Data dan Teknologi Informasi Akun Email pu.go.id

• Setelah mendapatkan email kedinasan, pegawai harus login dengan mengklik

“Masuk dengan Akun Kedinasan”.

• Silahkan dilanjutkan login ke TNDE v2, dengan memasukan alamat dan password email Kedinasan.

• Bila sudah memiliki email kedinasan dan tetap tidak dapat Login ke TNDE v2 atau

(5)

mengalami kendala lain, harap menghubungi WA Center Pusdatin (0811 1950 0600).

2. Dengan menggunakan Akun Kepegawaian

Tata cara login dengan Akun Kepegawaian:

• Masukan username dan password yang digunakan pada Bravo.

• Apabila gagal login karena lupa password atau username, silahkan buka e-HRM dan tekan tombol Reset Password.

• Bila username dan password sudah benar dan tidak berhasil atau mengalami kendala lain, harap menghubungi WA Center Pusdatin (0811 1950 0600).

(6)

B. Petunjuk Menu

Petunjuk menu ditujukan untuk pengguna bisa dan paham mengenai akses dan kegunaan dari setiap Menu dalam aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik Versi 2.

1. Petunjuk Menu Beranda

Menu Beranda:

Setelah log in akan masuk kedalam Menu Beranda. Didalam menu Beranda user / pengguna bisa mengakses setiap Menu yang ada dalam Aplikasi TNDE dalam shortcut disamping. Selain itu pengguna bisa melihat informasi mengenai Surat Masuk, Surat Keluar, Disposisi Terkirim dan Agenda pada akun masing - masing pengguna. Dan juga Informasi data diri seperti Foto Profil, NIP, Jabatan hingga nama lengkap setiap pengguna akan tertera pada menu Beranda.

2. Petunjuk Menu Input Surat Masuk

a. Petunjuk List Input Surat Masuk

Menu Input Surat Masuk:

Menu input surat masuk berfungsi untuk menambahkan surat masuk ke dalam aplikasi TNDE. Halaman utama menu ini adalah tabel berisi daftar surat yang

(7)

sudah ditambahkan oleh pengguna terkait. Pengguna yang mempunyai akses ke halaman ini dapat melakukan tambah, ubah, dan hapus data surat masuk. Pengguna perlu klik tombol “Tambah Surat Masuk” untuk memulai proses tambah surat.

Pengguna perlu klik icon edit untuk melakukan pengeditan data surat.

Pengguna perluk klik icon hapus untuk menghapus data.

b. Petunjuk Tambah Surat Masuk

Tambah surat masuk:

Halaman form tambah surat masuk dapat dilihat pada gambar di atas.

Pengguna perlu mengisi field mandatory untuk menambahkan surat. Berikut adalah field yang wajib diisi oleh pengguna:

• Nomor Surat

• Tanggal Penerimaan Surat

• Tanggal Surat

• Sumber Surat

• Unit Pengirim Surat

(8)

• Sifat Surat

• Hal Surat

• File Surat

Beberapa field pada form otomatis terisi saat pengguna membuka form surat masuk. Field-field otomatis terisi diantaranya sebagai berikut:

• Nomor Agenda: Field ini tidak bisa diubah oleh pengguna.

• Tanggal Penerimaan Surat: Otomatis terisi dengan tanggal dan jam saat pengguna membuka form tambah. Pengguna dapat ubah isi field.

• Tanggal Surat: Otomatis terisi dengan tanggal dan jam saat pengguna membuka form tambah. Pengguna dapat ubah isi field.

• Tujuan Surat: Otomatis terisi dengan nama dari atasan langsung pengguna terkait. Field ini tidak dapat diubah oleh pengguna.

• Tujuan Unit Kerja: Otomatis terisi dengan unit kerja dari atasan langsung pengguna terkait. Field ini tidak dapat diubah oleh pengguna.

• Jabatan / Staf: Otomatis terisi dengan jabatan dari atasan langsung pengguna terkait. Field ini tidak dapat diubah oleh pengguna.

Pengguna dapat menambahkan agenda dari kegiatan yang akan berlangsung. Apabila pengguna ceklis masukkan ke agenda maka form akan enable untuk diisi. Surat undangan yang berhasil ditambahkan akan tampil pada menu surat undangan tab belum di proses. Surat akan terkirim ke menu surat masuk atau menu surat undangan atau menu perintah tugas (tergantung dari field jenis surat) di akun tujuan surat dan akun tersebut juga akan menerima email pemberitahuan menerima surat baru. Surat yang ditambahkan dengan data agenda maka akan tampil datanya di menu agenda dan google calendar pengguna serta mengirim invitation ke google calendar akun tujuan surat.

(9)

c. Petunjuk Ubah Surat Masuk

Ubah surat masuk:

Pengguna dapat mengubah data surat yang dibuat oleh pengguna terkait.

Ketika pengguna akses halaman ubah maka tampil halaman seperti gambar di atas.

Gambar di atas menampilkan halaman detail data dari surat yang dipilih oleh user terkait. Proses selanjutnya adalah klik tombol “Ubah Surat” dan pengguna akan diarahkan ke form edit data. Halaman form edit data surat dapat dilihat seperti gambar di bawah.

(10)

d. Petunjuk Hapus Surat Masuk

Hapus surat masuk:

Pengguna dapat hapus data surat yang pengguna tersebut tambahkan. Ketika pengguna klik icon hapus maka akan tampil pesan konfirmasi seperti gambar di atas. Klik tombol “Batalkan” untuk tidak menghapus surat dan menutup konfirmasi box. Klik tombol “Hapus” untuk menghapus surat. Surat yang sudah dihapus tidak akan ada pada tabel daftar input surat masuk maupun pada tabel di menu surat masuk. Pada menu surat di akun tujuan surat sudah tidak dapat melihat surat yang sudah dihapus oleh pembuat surat.

3. Petunjuk Menu Surat Masuk a. Petunjuk List Surat Masuk

Menu surat masuk:

Menu surat masuk berfungsi untuk melihat dan memproses data surat yang masuk ke akun pengguna. Pada menu surat masuk terdapat tabel berisi daftar surat belum diproses dan telah diproses. Angka pada sidebar menu surat masuk adalah total dari banyaknya surat yang belum di proses. Pada tabel belum diproses setiap

(11)

baris yang berwarna biru menandakan surat belum dibaca oleh pengguna.

Pengguna perlu klik hal surat untuk membuka detail surat.

b. Petunjuk Detail Surat Masuk

Detail surat:

Pada halaman detail surat pengguna dapat melihat lampiran dari surat yang diterima. Pengguna juga dapat unduh surat dengan cara klik tombol icon unduh.

Pada halaman ini pengguna dapat akses beberapa fitur di antaranya sebagai berikut:

• Arsipkan: Hanya dapat diakses untuk surat yang berada di tab belum diproses. Klik tombol “Arsipkan” maka surat akan masuk ke tab telah diproses dari menu terkait.

Surat yang sudah diarsipkan tidak ada pada tab belum di proses.

• Disposisi: Pengguna klik tombol “Disposisi” dan akan diarahkan pada form disposisi. Pengguna hanya bisa membuat satu disposisi.

• Info surat: Pengguna klik tombol “Info Surat” dan akan tampil pop up detail data surat terpilih.

(12)

c. Petunjuk Disposisi Surat Masuk

Disposisi surat:

Halaman form disposisi dapat dilihat seperti gambar di atas. Pengguna dapat isi form kemudian klik tombol “Simpan Disposisi” untuk membuat disposisi.

Semua field pada form disposisi wajib diisi kecuali field catatan dan lampiran disposisi. Apabila surat berhasil didisposisikan maka data surat akan berpindah ke tabel telah di proses. Pada pemilik akun tujuan disposisi akan menerima surat tersebut melalui email dan dapat pula dilihat pada menu surat masuk tabel belum di proses.

(13)

d. Petunjuk Info Surat Masuk

Informasi surat:

Pengguna dapat klik tombol “Info Surat” dan akan tampil pop up seperti gambar di atas. Informasi surat berisi detail data surat terpilih dan tabel riwayat informasi disposisi. Pada halaman ini terdapat beberapa fungsi yang dapat diakses dengan klik tombol-tombol diantaranya adalah:

• Disposisi: Pengguna akan diarahkan ke halaman form tambah disposisi.

Tombol bisa diakses untuk surat yang telah diproses maupun belum diproses.

• Ubah disposisi: Pengguna dapat mengubah data disposisi hanya untuk disposisi yang dibuat oleh pengguna terkait. Tombol hanya bisa diakses untuk surat yang telah diproses.

• Hapus disposisi: Pengguna dapat menghapus data disposisi hanya untuk disposisi yang dibuat oleh pengguna terkait.

▪ Tombol hanya bisa diakses untuk surat yang telah diproses.

• Cetak lembar disposisi: Pengguna dapat mencetak lembar disposisi. Pengguna dapat mencetak lembar disposisi dengan data yang telah diinput maupun hanya lembar disposisi kosong. Tombol bisa diakses untuk surat yang telah diproses maupun belum diproses.

4. Petunjuk Menu Surat Undangan

(14)

a. Petunjuk List Surat Undangan

Menu surat undangan:

Menu surat undangan berfungsi untuk melihat dan memproses data surat yang masuk ke akun pengguna dengan sifat surat adalah undangan. Pada menu surat undangan terdapat tabel berisi daftar surat undangan belum diproses dan telah diproses. Angka pada sidebar menu surat undangan adalah total dari banyaknya undangan yang belum di proses. Pada tabel belum diproses setiap baris yang berwarna biru menandakan surat belum dibaca oleh pengguna. Pengguna perlu klik hal surat untuk membuka detail surat.

(15)

b. Petunjuk Tambah Surat Undangan

Tambah surat undangan:

a. Halaman form tambah surat undangan dapat dilihat pada gambar diatas. Pengguna perlu mengisi field mandatory untuk menambahkan surat. Berikut adalah field yang wajib diisi oleh pengguna:

• Nomor Surat

• Tanggal Surat

• Sumber Surat

• Sifat Surat

• Hal Surat

• File Surat

Beberapa field pada form otomatis terisi saat pengguna membuka form surat masuk.

(16)

Field-field otomatis terisi diantaranya sebagai berikut:

1. Nomor Agenda: Field ini tidak bisa diubah oleh pengguna.

2. Tanggal Penerimaan Surat: Otomatis terisi dengan tanggal dan jam saat pengguna membuka form tambah. Pengguna dapat ubah isi field.

3. Tanggal Surat: Otomatis terisi dengan tanggal dan jam saat pengguna membuka form tambah. Pengguna dapat ubah isi field.

4. Sifat Surat: Otomatis terisi dengan sifat “undangan”. Field ini tidak dapat diubah oleh pengguna.

5. Tujuan Surat: Otomatis terisi dengan nama dari atasan langsung pengguna terkait. Field ini dapat diubah oleh pengguna.

6. Tujuan Unit Kerja: Otomatis terisi dengan unit kerja dari tujuan surat. Field ini tidak dapat diubah oleh pengguna.

7. Jabatan / Staf: Otomatis terisi dengan jabatan dari tujuan surat. Field ini tidak dapat diubah oleh pengguna.

Pengguna dapat menambahkan agenda dari kegiatan yang akan berlangsung. Apabila pengguna ceklis masukkan ke agenda maka form akan enable untuk diisi. Surat undangan yang berhasil ditambahkan akan tampil pada menu surat undangan tab belum di proses. Surat akan terkirim ke menu surat undangan di akun tujuan surat dan akun tersebut juga akan menerima email pemberitahuan menerima surat baru. Surat yang ditambahkan dengan data agenda maka akan tampil datanya di menu agenda dan google calendar pengguna serta mengirim invitation ke google calendar akun tujuan surat.

c. Petunjuk Detail Surat Undangan

Detail surat:

Pada halaman detail surat pengguna dapat melihat lampiran dari surat yang

(17)

diterima. Pengguna juga dapat unduh surat dengan cara klik tombol icon unduh.

• Arsipkan: Hanya dapat diakses untuk surat yang berada di tab belum diproses.

Klik tombol “Arsipkan” maka surat akan masuk ke tab telah diproses dari menu terkait. Surat yang sudah diarsipkan tidak ada pada tab belum di proses.

• Dokumentasi Surat: Pengguna klik tombol “Dokumentasi Surat” maka akan diarahkan ke form dokumentasi. Form akan dijelaskan pada menu dokumentasi undangan.

• Info surat: Pengguna klik tombol “Info Surat” dan akan tampil pop up detail data surat terpilih.

d. Petunjuk Disposisi Surat Undangan

Disposisi surat:

(18)

Semua field pada form disposisi wajib diisi kecuali field catatan dan lampiran disposisi. Apabila surat berhasil didisposisikan maka data surat akan berpindah ke tabel telah di proses. Pada pemilik akun tujuan disposisi akan menerima surat tersebut melalui email dan dapat pula dilihat pada menu surat undangan tabel belum di proses.

e. Petunjuk Info Surat Undangan

Informasi surat:

• Disposisi: Pengguna akan diarahkan ke halaman form tambah disposisi. Tombol bisa diakses untuk surat yang telah diproses maupun belum diproses.

• Hapus disposisi: Pengguna dapat menghapus data disposisi hanya untuk disposisi yang dibuat oleh pengguna terkait. Tombol hanya bisa diakses untuk surat yang telah diproses.

• Cetak lembar disposisi: Pengguna dapat mencetak lembar disposisi.

Pengguna dapat mencetak lembar disposisi dengan data yang telah diinput maupun hanya lembar disposisi kosong. Tombol bisa diakses untuk surat yang telah diproses maupun belum diproses.

5. Petunjuk Menu Surat Perintah Tugas

(19)

a. Petunjuk List Surat Perintah Tugas

Menu surat perintah tugas:

Menu surat perintah tugas berfungsi untuk melihat dan memproses data surat yang masuk ke akun pengguna dengan sifat surat adalah surat perintah. Pada menu surat perintah tugas terdapat tabel berisi daftar surat perintah belum diproses dan telah diproses. Pada tabel belum diproses setiap baris yang berwarna biru menandakan surat belum dibaca oleh pengguna. Pengguna perlu klik hal surat untuk membuka detail surat.

(20)

b. Petunjuk Tambah Surat Perintah Tugas

(21)

Tambah surat perintah tugas:

Halaman form tambah surat perintah tugas dapat dilihat pada gambar di atas. Pengguna perlu mengisi field mandatory untuk menambahkan surat. Berikut adalah field yang wajib diisi oleh pengguna:

• Nomor Surat

• Tanggal Surat

• Sumber Surat

• Sifat Surat

• Hal Surat

• File Surat

Beberapa field pada form otomatis terisi saat pengguna membuka form surat masuk. Field-field otomatis terisi diantaranya sebagai berikut:

• Tanggal Penerimaan Surat: Otomatis terisi dengan tanggal dan jam saat pengguna membuka form tambah. Pengguna dapat ubah isi field.

• Sifat Surat: Otomatis terisi dengan sifat “surat perintah”. Field ini tidak dapat diubah oleh pengguna.

• Tujuan Surat: Otomatis terisi dengan nama dari atasan langsung pengguna terkait. Field ini dapat diubah oleh pengguna.

• Tujuan Unit Kerja: Otomatis terisi dengan unit kerja dari tujuan surat. Field ini tidak dapat diubah oleh pengguna.

• Jabatan / Staf: Otomatis terisi dengan jabatan dari tujuan surat.

Field ini tidak dapat diubah oleh pengguna.

Pengguna dapat menambahkan agenda dari kegiatan yang akan berlangsung. Apabila pengguna ceklis masukkan ke agenda maka form akan enable untuk diisi. Surat perintah tugas yang berhasil ditambahkan akan tampil pada menu surat perintah tugas tab belum diproses. Surat akan terkirim ke menu surat perintah tugas di akun tujuan surat dan akun tersebut juga akan menerima email pemberitahuan menerima surat baru. Surat yang ditambahkan dengan data agenda maka akan tampil datanya di menu agenda dan google calendar pengguna serta mengirim invitation ke google calendar akun tujuan surat.

(22)

c. Petunjuk Detail Surat Perintah Tugas

Detail surat:

Pada halaman detail surat pengguna dapat melihat lampiran dari surat yang diterima. Pengguna juga dapat unduh surat dengan cara klik tombol icon unduh.

• Arsipkan: Hanya dapat diakses untuk surat yang berada di tab belum diproses. Klik tombol “Arsipkan” maka surat akan masuk ke tab telah diproses dari menu terkait. Surat yang sudah diarsipkan tidak ada pada tab belum di proses.

• Info surat: Pengguna klik tombol “Info Surat” dan akan tampil pop up detail data surat terpilih

(23)

d. Petunjuk Disposisi Surat Perintah Tugas

Disposisi surat:

Semua field pada form disposisi wajib diisi kecuali field catatan dan lampiran disposisi. Apabila surat berhasil didisposisikan maka data surat akan berpindah ke tabel telah di proses. Pada pemilik akun tujuan disposisi akan menerima surat tersebut melalui email dan dapat pula dilihat pada menu surat perintah tugas tabel

belum di proses.

(24)

e. Petunjuk Info Surat Perintah Tugas

Informasi surat:

• Disposisi: Pengguna akan diarahkan ke halaman form tambah disposisi. Tombol bisa diakses untuk surat yang telah diproses maupun belum diproses.

• Hapus disposisi: Pengguna dapat menghapus data disposisi hanya untuk disposisi yang dibuat oleh pengguna terkait. Tombol hanya bisa diakses untuk surat yang telah diproses.

• Cetak lembar disposisi: Pengguna dapat mencetak lembar disposisi.

Pengguna dapat mencetak lembar disposisi dengan data yang telah diinput maupun hanya lembar disposisi kosong.

Tombol bisa diakses untuk surat yang telah diproses maupun belum diproses.

(25)

6. Petunjuk Menu Surat Keluar a. Petunjuk List Surat Keluar

Menu surat keluar:

Menu surat keluar berfungsi untuk melihat dan membuat data surat yang keluar dan masuk ke tujuan akun pengguna. Pada menu surat keluarterdapat tabel berisi daftar surat menunggu TTE, telah dikirim, dan TTE dokumen. Pada tabel menunggu TTE berisi data surat yang perlu ditambahkan TTE. Pada tabel telah dikirim berisi data surat keluar yang sudah ditambakan dan tidak perlu atau sudah TTE. Pada tab TTE dokumen berisi form untuk tambah TTE pada dokumen. Pengguna perlu klik hal surat untuk membuka detail surat.

(26)

b. Petunjuk Tambah Surat Keluar

Tambah surat keluar:

Halaman form tambah surat keluar dapat dilihat pada gambar di atas.

Pengguna perlu mengisi field mandatory untuk menambahkan surat. Berikut adalah field yang wajib diisi oleh pengguna:

• Nomor Agenda Lokal

• Nomor Surat

• Tanggal Pengiriman Surat

• Tanggal Surat

• Sifat Surat

• Hal Surat

• File Surat

Beberapa field pada form otomatis terisi saat pengguna membuka form surat keluar. Field-field otomatis terisi diantaranya sebagai berikut:

(27)

• Tanggal Pengiriman Surat: Otomatis terisi dengan tanggal dan jam saat pengguna membuka form tambah. Pengguna dapat ubah isi field.

• Unit Pengirim Surat: Otomatis terisi dengan unit kerja dari pengguna terkait. Field ini dapat diubah oleh pengguna.

Pengguna dapat menambahkan status surat perlu TTE atau tidak. Apabila pengguna ceklis butuh TTE maka surat yang berhasil ditambahkan akan masuk ke tabel menunggu TTE. Surat keluar yang berhasil ditambahkan dan tidak perlu TTE maka akan tampil pada menu surat keluar tab telah dikirim. Surat akan terkirim ke menu surat masuk atau menu surat undangan atau menu perintah tugas (tergantung dari field sifat surat) di akun tujuan internal atau eksternal dan akun tersebut juga akan menerima email pemberitahuan menerima surat baru.

c. Petunjuk Ubah Surat Keluar

(28)

Ubah surat keluar:

Pengguna dapat mengubah data surat yang dibuat oleh pengguna terkait.

Fungsi ubah surat dapat dilakukan untuk surat di tabel menunggu TTE dan tabel telah dikirim. Ketika pengguna akses halaman ubah maka tampil halaman seperti gambar di atas. Gambar di atas menampilkan halaman detail data dari surat yang dipilih oleh user terkait. Proses selanjutnya adalah klik tombol “Ubah Surat” dan pengguna akan diarahkan ke form edit data. Halaman form edit data surat dapat dilihat seperti gambar di bawah.

(29)

d. Petunjuk Hapus Surat Keluar

Hapus surat masuk:

Pengguna dapat hapus data surat yang pengguna tersebut tambahkan. Fungsi hapus surat dapat dilakukan untuk surat di tabel menunggu TTE dan tabel telah dikirim. Ketika pengguna klik icon hapus maka akan tampil pesan konfirmasi seperti gambar di atas. Klik tombol “Batalkan” untuk tidak menghapus surat dan menutup konfirmasi box. Klik tombol “Hapus” untuk menghapus surat. Surat yang sudah dihapus tidak akan ada pada tabel menunggu TTE atau telah dikirim. Pada menu surat di akun tujuan surat sudah tidak dapat melihat surat yang sudah dihapus oleh pembuat surat.

(30)

e. Petunjuk Detail Surat Keluar

Detail surat:

Pada halaman detail surat pengguna dapat melihat lampiran dari surat yang telah dibuat. Pengguna juga dapat unduh surat dengan cara klik tombol icon unduh.

(31)

7. Petunjuk TTE Dokumen

TTE dokumen:

Pada tab TTE dokumen berfungsi untuk pengguna dapat menambahkan TTE ke dalam dokumen yang diinginkan. Pengguna perlu isi field passphrase dengan benar untuk menambahkan TTE ke dalam dokumen yang sudah diupload.

Ketika TTE sudah berhasil ditambahkan maka dokumen dapat dibuka, diunduh, diverifikasi

(32)

a. Petunjuk Tambah TTE

Tambah TTE:

Tambah TTE dapat diakses untuk surat yang berada pada tabel menunggu TTE. Pengguna klik tombol “Tambah TTE” dan akan tampil halaman seperti gambar di atas. Pengguna perlu isi field passphrase dengan benar untuk menambahkan TTE ke dalam dokumen yang sudah diupload. Ketika TTE sudah berhasil ditambahkan maka dokumen dapat dibuka, diunduh, diverifikasi. Surat yang sudah di tambah TTE akan masuk ke dalam tabel telah dikirim. Pengguna dari akun tujuan surat akan menerima email surat baru dan surat dapat diakses dari menu surat masuk, undangan, atau perintah tugas.

(33)

8. Petunjuk Menu Progress Tugas

a. Petunjuk List Progres Tugas Menu progres tugas:

Menu progres tugas berfungsi untuk melihat dan memproses data surat yang masuk atau keluar dan telah diproses oleh pengguna. Pada menu progres tugas terdapat tabel berisi daftar progres tugas yang sedang dikerjakan, menunggu verifikasi, dan selesai. Pada tabel sedang dikerjakan berisi data dari surat masuk atau keluar yang telah diproses oleh pengguna dan belum ditambahkan progresnya.

Pada tabel menunggu verifikasi berisi data dengan status tugas verifikasi. Pada tabel selesai berisi data dengan status tugas selesai.

(34)

b. Petunjuk Detail Progres Tugas

Menu detail progres tugas:

Pada halaman detail progres tugas terdapat data disposisi yang sudah dibuat oleh pengguna. Halaman detail progres tugas dapat dilihat seperti gambar di atas.

Pengguna juga dapat tambah progres tugas dengan cara klik tombol “Input Progres Tugas”.

(35)

c. Petunjuk Tambah Progres Tugas

Menu tambah progres tugas:

Halaman form tambah progres tugas dapat dilihat seperti gambar di atas.

Pengguna dapat isi form kemudian klik tombol “Update Progres Tugas” untuk membuat progres. Semua field pada form disposisi wajib diisi kecuali field tujuan.

Apabila berhasil menambahkan progres tugas maka data surat

(36)

akan berada di tabel yang sesuai dengan status terakhir. Data

progres juga dapat dilihat oleh pengguna dengan cara buka detail surat.

9. Petunjuk Menu Dokumentasi Undangan a. Petunjuk List Dokumentasi Undangan

Menu dokumentasi undangan:

Menu dokumentasi undangan berfungsi untuk mendokumentasikan data undangan yang masuk ke akun pengguna. Pada menu dokumentasi undangan terdapat tabel berisi daftar surat undangan dengan status belum diproses dan telah diproses. Pengguna perlu klik hal surat untuk membuka detail surat dan membuat dokumentasi undangan.

(37)

10. Petunjuk Tambah Dokumentasi Undangan

Menu tambah dokumentasi undangan:

Halaman form tambah dokumentasi dapat dilihat seperti gambar di atas.

Pengguna dapat isi form kemudian klik tombol “Simpan Dokumentasi”. Semua field pada form dokumentasi tidak wajib diisi. Apabila berhasil menambahkan dokumentasi maka terdapat tombol unduh untuk file yang sudah diupload. Data dokumentasi yang sudah ditambahkan juga dapat diunduh gabungan, dimana beberapa file yang sebelumnya diupload akan diunduh dan tergabung menjadi satu file. Pengguna perlu klik tombol “Unduh Dokumentasi Gabungan” untuk unduh dokumentasi yang sudah digabung.

(38)

a. Petunjuk Menu Arsip Surat

Menu arsip surat:

Menu arsip surat berfungsi untuk melihat surat yang sudah masuk atau keluar atau sudah diarsipkan oleh pengguna. Saat pertama kali buka menu ini tampil default data dari arsip surat. Pengguna dapat filter data yang akan ditampilkan berdasarkan kata kunci, periode tanggal surat, status disposisi, dan status baca. Pengguna dapat isi filter yang diinginkan kemudian klik tombol “Terapkan Filter” maka akan tampil tabel dengan data yang sesuai.

(39)

b. Petunjuk Menu Agenda

Menu agenda:

Menu agenda berfungsi untuk melihat agenda yang sudah dijadwalkan pengguna berdasarkan surat yang diterima pengguna. Default agenda ditampilkan berdasarkan bulan berlangsung. Pengguna dapat ubah tampilan per bulan, per minggu, per hari, atau dalam bentuk list. Selain itu pengguna dapat melihat secara fullscreen dengan cara klik tombol

“Fullscreen”.

(40)

BAB II PENUTUP

Pedoman Tata Naskah Dinas Elektronik merupakan acuan pengelolaan Tata Naskah Dinas Elektronik Versi 2 bagi pengguna di Lingkungan Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat Republik Indonesia.

Dengan memanfaatkan Pedoman ini, diharapkan dapat tercapai kesamaan pengertian dan pemahaman penyelenggaraan Tata Naskah Dinas Elektronik. Di samping itu, dapat tercapai keterpaduan pengelolaan tata naskah dinas elektronik, kelancaran komunikasi dan kemudahan dalam pengelolaan naskah dinas, serta efektivitas dan efisiensi penyelenggaraan tata naskah dinas di lingkungan pemerintah daerah dalam upaya mewujudkan tata kelola kepemerintahan yang baik (Good Governance di Republik Indonesia.

(41)