PORTOFOLIO PRAKTIKUM
TEKNOLOGI INFORMASI KESEHATAN I
Dosen Pengampu : apt. Anita Kumala Hati M., Farm
Anggota Kelompok 8 :
1. Azza Aulia Rizqia 051211073 2. Yane Ilona Sanggemi 051211074 3. Anisha Chandra Dewi 051211075 4. Adinda Amalia Haq 051211076
Program Studi S1 Farmasi Fakultas Kesehatan Universitas Ngudi Waluyo
2023
KATA PENGANTAR
Puji syukur kehadirat Tuhan YME yang telah melimpahkan rahmat dan karunia-Nya sehingga Portofolio praktikum Teknologi Informasi Kesehatan 1 bagi Mahasiswa Prodi Farmasi Fakultas Kesehatan Universitas Ngudi Waluyo dapat tersusun.
Perkembangan teknologi informasi sudah sangat banyak diterapkan dalam bidang Kesehatan. Mahasiswa program studi Farmasi yang nantinya harus dapat mengaplikasikan ilmu kefarmasian dalam bentuk layanan digital harus memiliki bekal ilmu Teknologi informasi Kesehatan. Oleh karenanya kita dituntut memahami ilmu Teknologi informasi Kesehatan yang nantinya digunakan dalam komponen pelayanan bidang Kefarmasian. Kiranya modul ini dapat menjadi pegangan mahasiswa dalam mengikuti perkuliahan. Besar harapan penyusun mendapatkan saran dan masukkan dari pembaca demi kesempurnaan tulisan dalam buku ajar ini.
Ungaran, 10 Agustus 2023 Penyusun
BAB I
Sistem Informasi Manajemen Apotek
Learning outcome :.
1. Mahasiswa mampu menjelaskan sistem infromasi Apotek :
2. Mahasiswa mampu menjelaskan menu-menu dalam SIM Apotek : 3. Mahasiswa mampu mengoperasikan SIM Apotek untuk perencanaan : 4. Mahasiswa mampu mengoperasikan SIM Apotek untuk penerimaan:
5. Mahasiswa mampu mengoperasikan SIM Apotek untuk penjualan :
6. Mahasiswa mampu melakukan analisis penjualan Apotek melalui SIM Apotek
Tugas :
1. Menjelaskan Sistem informasi apotek, meliputi nama system informasi dan tujuan penggunaan SIM Apotek
Jawab :
Nama aplikasi yang digunakan adalah MedStore.
MedStore adalah sebuah aplikasi yang berguna untuk memanajemen semua kegiatan didalam sebuah took obat atau apotek. Didalam Aplikasi MedStore ini kita bisa melakukan kegiatan seperti rekap penjualan obat, rekap faktur pembelian, rekap hutang piutang Apotek dan merekap stok obat dll.
Keuntungan dari penggunaan aplikasi MedStore :
• Stok Obat akan otomatis berkurang
• Laporan penjualan juga otomatis jadi
• Laba-Rugi juga otomatis dihitungkan
• Data keuangan juga otomatis dihitung
• Saat anda memasukkan data faktur pembelian dari supplier, maka:
1. Stok Obat akan otomatis bertambah 2. Laporan pembelian otomatis jadi
3. Data hutang dagang otomatis dihitungkan 4. Data keuangan juga otomatis dihitung
2. Sebutkan menu-menu dalam SIM Apotek (boleh dalam bentuk screen shoot) yang anda gunakan, sebutkan fungsinya.
Input Master Data Apotek Atau Menu Master
Rangkaian menu master di gunakan untuk memasukkan data supplier, data satuan, data kategori obat, data obat, data pelanggan serta import excel data supplier, import excel data obat dan import data pelanggan. Sebelum memulai semua transaksi, pastikan semua master data ini sudah di isi data.
Input Master Data Apotek Atau Menu Master 1) Data Supplier
Menu ini di gunakan untuk memasukkan data supplier obat. Untuk membuka menu Data Supplier ini anda bisa klik menu Master >>> Data Supplier.
2) Data Satuan
Menu ini digunakan untuk memasukkan data satuan obat pada apotek anda.
Untuk membuka menu Data Satuan ini anda bisa klik menu Master >>>Data Satuan.
Klik tombol Simpan untuk menyimpan data satuan atau klik tombol Batal untuk membatalkan penambahan data satuan obat.
3) Data Kategori Obat
Anda dapat membedakan kategori obat sesuai keinginan anda, pada menu ini anda dapat menambahkan data kategori obat. Misalkan menurut kategori peralatan kamar mandi, peralatan dapur, sembako, minuman dan lain sebagainya. Untuk membuka menu data kategori obat anda bisa klik menu Master >>> Data
Kategori
Cara pengisian dan penggunaan data kategori obat sama dengan cara pengisian dan penggunaan data satuan.
4) Data Lokasi
Gunakan menu ini untuk memasukkan data lokasi penempatan obat yang pada apotek anda. Untuk membuka menu ini anda bisa klik menu Master
>>> Data Lokasi. Cara pengisian dan penggunaan data lokasi sama dengan cara pengisian dan penggunaan data satuan.
Disini juga bisa melakukan cetak, barcode dengan satu barcode atau semua barcode dengan klik tombol Cetak Barcode.
ini adalah salah satu contoh cetak barcode Import Excel Data
5) Import Excel Data Supplier
Menu ini di gunakan untuk meng-import data supplier dari file Ms. Excel yang sudah ada sebelumnya. Dan setelah data berhasil di import silakan lihat hasil import data -data tersebut pada menu Master Supplier untuk mengecek apakah data-data yang di butuhkan sudah lengkap/sudah terimport. Untuk membuka menu ini klik menu Master >>> Import Data Supplier.
6) Import Excel Data Obat Dan Import Data Pelanggan
Fungsi dan cara penggunaan menu ini sama dengan fungsi menu Import Excel pada data supplier. Hanya saja menu ini di gunakan untuk meng- import data obat(untuk import excel data obat) atau meng-import data pelanggan (untuk import excel data pelanggan) dari file Ms. Excel yang sudah ada sebelumnya. Dan setelah data berhasil di import silakan lihat hasil import data-data tersebut pada menu Master >>> Data Obat(untuk data obat) atau Master >>> Data Pelanggan (untuk data pelanggan) untuk mengecek apakah data-data yang di butuhkan sudah lengkap/sudah terimport.
Transaksi Apotek
Rangkaian menu berikut adalah menu-menu yang di gunakan untuk proses tranksaksi pada apotek anda. Di antaranya pembelian obat, penjualan obat, retur pembelian dan retur penjualan.
1) Pembelian Obat
Menu ini untuk memasukkan data pembelian obat dari supplier. Pada menu ini kami sudah menyediakan perhitungan Harga Pokok Penjualan (HPP) obat yang di peroleh menggunakan rumus di bawah ini. Jadi anda akan lebih mengetahui berapa keuntungan yang anda dapat setelah anda menentukan harga jual obat
2) Retur Pembelian
Menu ini di gunakan untuk proses pengembalian pembelian obet dari apotek anda kepada supplier. Setelah proses retur pembelian dilakukan, maka data
transaksi pembelian obat yang telah di kembalikan akan di hapus dari database. Dan stok obat akan berkurang sesuai dengan jumlah obat yg di kembalikan.
3) Penjualan Obat
Menu ini untuk melakukan proses penjualan obat dari apotek anda ke konsumen. Setelah proses ini dilakukan, data penjualan akan masuk ke laporan penjualan. Padaproses penjualan obat ini, terdapat 3 jenis penjualan ke konsumen, yaitu:
a) Penjualan Umum Yaitu penjualan kepada konsumen umum, b) Penjualan Dokter :Yaitu penjualan kepada dokter.
c) Penjualan Resep :Yaitu penjualan kepada konsumen yang membawa resep
4) Penjualan Racikan
Apotek tidak bisa terlepas dari penjualan racikan. Software apotek ini juga sudah mendukung penjulan racikan. Untuk melakukan proses ini anda hanya perlu membuka menu penjualan biasa seperti pada pembahasan sebelumnya. Untuk melakukan penjualan racikan ada beberapa langkah yang harus dilakukan, diantaranya :
• Menentukan biaya racik
• Menentukan biaya rasap (kalau ada) Menentukan biaya embalase
• Menentukan biaya tuslah
5) Retur Penjualan
Menu ini di gunakan untuk proses pengembalian penjualan obat dari konsumen ke apotek anda. Setelah proses ini dilakukan, maka datatransaksi penjualan obat yang telah dikembalikan akan dihapus dari database. Dan stok obat akan bertambah sesuai dengan jumlah obat yg dikembalikan.
" Maintenance "
Di menu ini terdapat menu update harga obat dan menu stok opname.
6) Update Harga Obat
Gunakan menu ini untuk merubah harga jual obat dengan jenis harga jual umum, harga jual dokter dan harga jual resep. Anda juga dapat merubah diskannya. Di menu ini juga di tampilkan harga bell, HPP, harga jual tiap- tiap jenis sebelum obat dirubah. Untuk membuka menu Update Harga Obat klik menu Maintenance >>> Update Harga Obat.
7) Stok Opname
Menu ini untuk melakukan proses penyesuaian antara jumlah stok obat yang tersimpan dalam aplikasi ini dengan jumiah ril (sebenarnya) stok obat yang adapada apotek anda. Sebelum memulai proses ini silakan anda cetak laporan stok obat pada aplikasi ini terlebih dahulu. Sehingga akan lebih mudah untuk menyesuaikandengan stok obat pada apotek anda. Untuk membuka menu Stok Opname obat klik menu Maintenance >>>
StokOpname.
8) Mutasi Obat
Menu ini di gunakan untuk memasukkan atau mengeluarkan stok obattanpa melalui proses transaksi pembelian ataupun penjualan. Untuk membuka menu ini kik menu Maintenance >>> Mutasi Obat.
" Utilitas"
Di menu ini berisi pembayaran hutang, pembayaran obat konsinyasi dan pembayaran piutang.
9) Pembayaran Hutang
Menu ini di gunakan untuk melakukan pembayaran hutang kepadasupplier. Untuk membuka menu ini kik menu Utilitas >>>
Pembayaran Hutang.
10) Pembayaran Obat Konsinyasi
Menu ini di gunakan untuk melakukan pembayaran obat konsinyasi kepada supplier. Di pembayaran obat konsinyasi ini dapat di proses apabila obat konsinyasi yang akan di bayar sudah terjual ke konsumen. Untuk membuka menu ini kik menu Utilitas >>> Pembayaran Obat Konsinyasi.
11) Pembayaran Piutang
Menu ini di gunakan untuk melakukan pembayaran plutang daripembeli yang mempunyai hutang ke apotek anda. Untuk membuka menu ini kik menu Utilitas >>> Pembayaran Piutang.
3. Tuliskan langkah-langkah untuk melakukan perencanaan perbekalan farmasi melalui SIM Apotek
1) LOGIN APP MEDSTORE
2) Klik MASTER, lalu klik data supplier untuk memasukan data suplier
3) Pada data supplier, klik tambbah kemudian isi data informasi supplier (nama, alamat, kota) sebanyak 8 suplier
4) Kemudian klik simpan untuk menyimpan data informasi suplier
5) Kemudian setelah mengisi data supplier, mengisi data satuan dengan cara, klik master lalu pilih data satuan
6) Kemudian isi data satuan, dengan cara klik tambah lalu isi satuan (tube, pcs, ampul, botol)
7) Setelah mengisi data satuan, kemudian mengisi data kategori dengan cara klik master, lalu pilih data kategori
8) Pilih data kategori dengan cara klik tambah, isi kategori obat (bebas, bebas terbatas, keras, dsb)
9) Setelah mengisi data kategori, isi data lokasi dengan klik master, lalu pilih data lokasi dan isi data lokasi
10) Setelah mengisi data lokasi, lalu mengisi data obat dengan cara klik master lalu pilih data obat
11) Berikut data obat yang sudah dipilih dari lemari Apotek
4. Tuliskan Langkah-langkah untuk melakukan input stok setelah penerimaan perbekalan farmasi melalui SIM Apotek
1) Tekan transaksi kemudian pilih pembelian obat
2) Masukan kategori jenis ke Hutang
3) Pilih Nama PT sesuai dengan faktur
4) Kemudian klik cari
5) Pilih obat sesuai dengan faktur
6) Isi informasi obat lalu tekan tambah
7) Pilih obat sesuai faktur
8) Jika semua data sudah masuk klik simpan
9) Tekan laporan data transaksi kemudian laporan pembelian obat
10) Dilihat apakah data sudah masuk atau belum
5. Tuliskan Langkah-langkah melakukan penjualan melalui SIM Apotek 1) Buka Aplikasi Medstore kemudian login
2) Pilih master kemudian klik data pelanggan
3) Masukkan data penggan sesuai dengan kasus yang diberikan
4) Jika sudah selesai mengisi data klik simpan dan tekan Kembali
5) Pilih master kemudian klik data dokter
6) Masukkan data dokter sesuai dengan kasus yang diberikan kemudian pilih simpan lalu klik Kembali
7) Pilih master kemudian klik data apoteker
8) Masukkan data apoteker sesuai dengan kasus
9) Pilih transaksi kemudian klik penjualan obat
10) Tekan buka shift untuk memulai penjualan obat
11) Masukkan data penjualan sesuai kasus meliputi : tipe penjualan, id pelanggan,
kode obat, jumlah, dan harga jual
12) Kasus 1 Penjualan Umum
13) Jika semua data penjualan sudah masuk klik bayar
14) Masukkan jumlah pembayaran sesuai dengan total penjualan dan klik proses
15) Struk penjualan obat
16) Kasus 2 Penjualan Resep
Masukkan data penjualan sesuai kasus meliputi : tipe penjualan, no resep, id pelanggan, kode obat, jumlah, dan harga jual
17) Jika data penjualan sudah masuk klik bayar
18) Masukkan jumlah pembayaran sesuai dengan total penjualan dan klik proses
19) Struk pembeliaan obat resep
20) Pilih utilitas dan klik Salinan resep
21) Masukkan jumlah obat yang dibeli meliputi jumlah yang terpenuhi dan kekuranganya serta keterangan. Kemudian klik tambah [ F2 ] untuk memasukan obat lain nya. Setelah semua nama obat masuk klik simpan dan klik cetak Salinan resep
22) Salinan Resep
23) Kasus 3 Penjualan Umum
24) Kasus 4 Penjualan Resep
25) Kasus 5 Penjualan Umum
26) Kasus 6 Penjualan Resep
6. Tuliskan langkah-langkah analisis penjualan melalui SIM Apotek
• Laporan Penjualan Obat
Pada menu ini dapat melihat dan mencetak data transaksi penjualan obat ke konsumen ( pembeli )
Klik menu Laporan Data Transaksi kemudian pilih laporan penjualan obat
Contoh hasil pencetakan laporan penjualan obat
• Laporan Keuangan Per Akun
Pada menu ini dapat melihat dan mencetak data detail per akun
Klik menu laporan keuangan lalu pilih laporan detail per akun
Ini adalah contoh hasil pencetakan laporan detail perakun
• Laporan Rekapitulasi pajak
Klik menu laporan data master kemudian pilih laporan rekapitulasi pajak
Contoh hasil perncetakan laporan rekapitulasi pajak
