PPT TEKNIK PELAPORAN

(1)

TEKNIK PELAPORAN

2018

(1 JP)

BALAI PENERAPAN TEKNOLOGI KONSTRUKSI DIREKTORAT JENDERAL BINA KONSTRUKSI KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT

MATERI SUPLEMEN PENGETAHUAN PEMBEKALAN KEPROFESIAN

(2)

D A F TA R I S I

P E N D A H U L U A N

P E N G U M P U L A N D A T A

P E N G O L A H A N D A T A

| 2

(3)

PENDAHULUAN

| 3

(4)

Laporan dalam suatu proyek pekerjaan instalasi mekanikal / elektrikal yang sedang berlangsung sangat dibutuhkan oleh seorang manajemen operasi. Laporan harus disusun secara periodik ^dan teratur disertai ^dengan masalah yang sedang dihadapi dan usulan solusi dengan alternatifnya. Laporan yang disampaikan tepat waktu akan menolong menghindari penyimpangan makin jauh dan mencegah timbulnya biaya yang tidak semestinya ataupun mulurnya jatah waktu yang ditetapkan.

| 4

(5)

LANGKAH-LANGKAH DALAM PENYUSUNAN LAPORAN YANG BAIK DAN RAPIH

Laporan yang harus disiapkan oleh seorang pengawas pelaksana untuk disajikan kepada “manajemen operasi” (atasannya langsung) harus bersifat objektif atas dasar fakta-fakta yang berkembang selama pelaksanaan pemasangan lift atau eskalator.;

Laporan harus meliputi kemajuan (progress) pelaksanaan, rencana tahapan berikut yang akan digarap, kesulitan, penyimpangan dan tentative solusi yang perlu diusulkan dan kesimpulan singkat;

Laporan tidak perlu basa-basi bergaya sastra agar indah atau enak dibaca, tetapi tidak pula perlu kata-kata kasar makian ataupun sebaliknya kata-kata pujian

harus dihindari. Sistimatika bentuk laporan disusun dengan nomor-nomor masalah dan terutama dalam bentuk-bentuk daftar formulir yang baku yang ditetapkan oleh atau dari perusahaan;

| 5

(6)

| 6 LANGKAH-LANGKAH DALAM PENYUSUNAN LAPORAN YANG

BAIK DAN RAPIH

Laporan harus diisi lengkap dengan kata-kata dan fakta-fakta. Jika ada daftar yang tidak ada kaitannyapun harus diberi tanda N/A (not available atau not applicable), atau diisi TAK (tak ada kaitannya;

Laporan dibuat secara berkala teratur (rutin) dengan bentuk-bentuk khas mingguan, bulanan, dan laporan akhir (final report), atau komisioning saat pekerjaan selesai;

Laporan akhir dapat pula disertai dengan pendapat atau usulan dari site

supervisor atas dasar pengalamannya, agar kelak proyek-proyek yang akan datang lebih berhasil dengan baik.

(7)

PENGUMPULAN

DATA

(8)

|

Data Laporan Harian

8 Laporan harian mencakup informasi harian mengenai :

 Tenaga kerja: tugas, penempatan, dan jumlah;

 Bahan: jenis dan jumlah;

 Peralatan: jenis, kapasitas, jumlah, dan kondisi;

 Perubahan desain, gambar rencana;

 Perintah dan persetujuan untuk melaksanakan pekerjaan;

 Realisasi pekerjaan, termasuk perbandingan dengan rencana terhadap jenis dan kuantitas pekerjaan terlaksana;

 Cuaca dan kondisi alam yang mempengaruhi pelaksanaan;

 Dokumentasi foto hasil pelaksanaan pekerjaan, yang diambil dari satu titik tetap untuk satu obyek yang sama;

 Permasalahan yang mempengaruhi produksi pekerjaan.

(9)

|

9

Data Laporan Mingguan

Laporan mingguan berupa tabel perhitungan pencapaian kemajuan fisik pekerjaan (volume dan bobot) setiap mata pembayaran selama satu minggu dengan memperbandingkan hasil tersebut terhadap Dokumen Kontrak, rencana kerja dan deviasi, hasil minggu yang lalu, dan kumulatif pencapaian kemajuan fisik terakhir.

Selain hal tersebut diatas, perlu dicantumkan juga mengenai hasil analisa atas identifikasi permasalahan yang telah dilakukan, dengan mengelompokkan permasalahan: personil, material, peralatan, dan metoda kerja, beserta upaya pemecahan permasalahan yang berupa tindakan nyata sesuai action plan yang telah ditetapkan dalam rapat mingguan.

(10)

|

Data Laporan Bulanan

Foto

dokumentasi, rangkuman kondisi cuaca harian,

Sketsa kemajuan pelaksanaan pekerjaan;

Sertifikat dan perincian

pembayaran bulanan;

Perbandingan realisasi dan rencana kemajuan pelaksanaan pekerjaan

(kurva-S), serta deviasi yang terjadi;

Review

design, CCO, dan

perubahan Kontrak (bila ada);

Ringkasan kemajuan pelaksanaan pekerjaan;

Laporan bulanan merupakan rangkuman informasi mengenai kemajuan pelaksanaan pekerjaan bulanan secara teknis, finansial, dan manajemen, yang antara lain terdiri dari:

10

(11)

|

Data Laporan Direksi Teknis

Laporan Direksi Teknis mencakup informasi harian mengenai :

 Laporan Harian Direksi Teknis (Engineer Daily Report) dibuat oleh personil inti (key personel), mulai dari inspector, Engineer (highway, material, bridge, dan structure), site engineer (Engineer Representative), Pemimpin Proyek/Bagian Proyek. Laporan Bulanan diperlukan sebagai dasar pembayaran, terdiri dari rangkuman data.

 Laporan Triwulan merupakan rangkuman laporan bulanan yang berisi hasil kemajuan pekerjaan triwulan.

Penyusunan laporan triwulan ini sangat dipengaruhi oleh kelengkapan dan akurasi laporan bulanan yang telah disusun sebelumnya.

 Laporan Akhir merupakan rangkuman seluruh kegiatan pelaksanaan pekerjaan yang telah dicapai sampai dengan serah terima pekerjaan sementara (PHO)

 Laporan Khusus dibuat oleh konsultan dan diserahkan kepada Pemimpin Proyek l atas kejadian-kejadian yang tidak terduga

11

(12)

|

Data Laporan Akhir Proyek

Laporan Akhir Proyek disusun oleh direksi pekerjaan berdasarkan Laporan Akhir direksi teknis, dilengkapi dengan informasi kegiatan yang dilakukan selama masa pemeliharaan sampai dengan serah terima pekerjaan akhir (FHO). Tambahan informasi ini antara lain terdiri dari:

o Hasil pemeriksaan terhadap pekerjaan pemeliharaan, dan penyelesaian sisa pekerjaan;

o Ringkasan dan perincian perhitungan akhir; dan o Lampiran tambahan, terdiri dari

• I

CO N

Sertifikat

Berakhirnya Masa Pemeliharaan;

Berita Acara

Penyerahan Akhir (FHO);

Gambar terlaksana (as-built drawing);

dan

Dokumentasi photo pada kondisi awal, selama masa pelaksanaan, dan akhir pekerjaan

12

(13)

Setiap jenis laporan seperti tersebut diatas, kecuali laporan direksi teknis dan laporan akhir direksi pekerjaan, dibuat dengan melalui 3 (tiga) tahapan proses sebagai berikut:

Tugas dan Tanggung Jawab Pembuat Laporan

Dibuat oleh penyedia jasa,

Diperiksa oleh direksi teknis, dan Disetujui oleh direksi pekerjaan

Add Image

13

(14)

Proses pembuatan laporan direksi teknis lebih sederhana

Diperiksa untuk mendapat persetujuan

direksi pekerjaan.

Dibuat

langsung oleh direksi teknis,

dan

14

(15)

Arsip Dokumen Pelaksanaan Pekerjaan

| 15

Semua pihak yang terkait dengan pelaksanaan pekerjaan (direksi pekerjaan, penyedia jasa, direksi teknis, dan perencana), wajib menyimpan dan memelihara dokumen pelaksanaan pekerjaan selama umur rencana konstruksi atau maksimal 10 (sepuluh) tahun terhitung sejak penyerahan akhir pekerjaan. Hal ini diperlukan untuk dapat memenuhi ketentuan-ketentuan :

a. UU No. 18/1999 tentang Jasa Konstruksi

b. PP No. 29/2000 tentang Penyelenggaraan Jasa Konstruksi

Dokumen pelaksanaan pekerjaan yang harus disimpan oleh direksi pekerjaan dan diserahkan kepada penyelenggara jalan, antara lain terdiri dari:

a. Dokumen kontrak, termasuk addendum/amandemen;

b. Seluruh laporanpelaksanaan pekerjaan;

c. Seluruh korespondensi selama pelaksanaan pekerjaan;

d. Berita Acara pembayaran, beserta lampirannya;

e. Berita acara dan notulen rapat;

f. Foto dokumentasi pelaksanaan pekerjaan (sebelum, sedang, selesai dikerjakan);

g. Gambar terlaksana (as-built drawing);

h. Laporan akhir

(16)

Undang-Undang

UU No. 18/1999 tentang Jasa Konstruksi

Peraturan Pemerintah

PP No. 29/2000 tentang Penyelenggaraan Jasa Konstruksi;

Syarat Umum Dokumen Kontrak

Peraturan Presiden

No. 80/2003 Lampiran I, Bab II.D.2.c mengenai Laporan hasil Pekerjaan;

Kepmen Kimpraswil

Kepmen Kimpraswil No. 257/2004 mengenai Syarat-syarat Umum Kontrak, Bab IV.A.26 mengenai

Laporan Hasil Pekerjaan;

Kepmen Kimpraswil No. 349/2004 tentang Pedoman Penyelenggaraan

Kontrak Jasa

| 16

RUJUKAN LAPORAN

Pada prinsipnya, pembuatan laporan telah diatur dan harus mengikuti ketentuan-ketentuan yang tercakup dalam berbagai keputusan sebagai berikut :

(17)

Laporan Pengawasan

| 17

Secara keseluruhan lingkup yang masuk dalam pekerjaan pengawasan proyek adalah meliputi :

 Perencanaan (Planning)

 Pengorganisasian (Organizing)

 Penggerakan (Motivating)

 Pengawasan (Controlling)

Rencana terperinci adalah sebuah dokumen dimana di dalamnya terdapat segala sesuatu yang direncanakan dari awal termasuk segala usaha yang dilakukan dalam menyelesaikan proyek, meliputi:

 Laporan Yang Dihasilkan

 Lingkup Kegiatan Pengawasan

 Sasaran Dalam Pengawasan

(18)

Permasalahan Laporan

| 18

Pada umumnya sering dijumpai permasalahan saat pembuatan laporan suatu pekerjaan pengawasan proyek yang berkaitan dengan masalah:

1. Pembuatan Laporan 2. Pengarsipan Laporan 3. Penyebab Permasalahan

4. Solusi Penanganan Permasalahan

5. Secara garis besar, penanganan permasalahan dan peningkatan kinerja

penyusunan pelaporan dapat difokuskan pada usaha-usaha peningkatan dalam beberapa aspek sebagai berikut :

 Pemahaman Atas Fungsi, Dan Manfaat Serah Terima Pekerjaan

 Manajemen Penyusunan Laporan

 Koordinasi Yang Efektif

 Dukungan Substansi Laporan

(19)

PENGOLAHAN

DATA

(20)

Berita Acara Pekerjaan (BAP) Pembayaran

 Berita acara pekerjaan dibuat atas permintaan pihak direksi proyek sehubungan dengan tahapan pembayaran angsuran sesuai

persyaratan kontrak.

 BAP lebih cenderung sebagai persyaratan administrasi, bukan merupakan laporan kemajuan pekerjaan.

 BAP harus diketahui / disetujui oleh CM atau pihak konsultan.

 BAP pada akhir penyelesaian yang bersifat komisioning harus disertai dengan daftar simak (check list)

PENGOLAHAN DATA

| 20

(21)

Contoh: BERITA ACARA PEMBAYARAN

| 21

(22)

| 22

Contoh: BERITA ACARA SERAH TERIMA

PEKERJAAN

(23)

Contoh: DAFTAR SIMAK (Check List)

Daftar ini berlaku untuk satu (1) unit saja Nama Pekerjaan : ………. Jenis dan Jumlah unit : ………...………

Nama Proyek : ………..

Pemilik Proyek : ……… Telp : ………..…....Fax : ……..……….

Pelaksanaan : tgl : ……….…….….….. s/d tgl : …………..………...….…

Dilaksanakan oleh : ……….…….

Usulan dan Rekomendasi tindaklanjut

1 ………..………..

2 ………..………..

3 ………..………..

4 ………..………..

5 ………..………..

Hasil Pemeriksaan Lapangan

No Baik & Baik Perlu Harus

sesuai tidak sesuai Koreksi ganti baru Bagian I : Machine Room

1 Check the traction sheave, its groove, bearings, etc. ….. ….. ….. …..

2 Check the ropes at dead end hitch (if any) or at top of car ….. ….. ….. …..

3 Check the brake, brake lining/shoes, and spring pressure ….. ….. ….. …..

4 Check the motor, digital-encoder, cummutator ….. ….. ….. …..

5 Check the governor, tripping switch, ropes, retaining jaws ….. ….. ….. …..

6 Check the main switch board, fuse and the balance ….. ….. ….. …..

7 Check the earthling of motor set. ….. ….. ….. …..

8 Check the controller, connection, contact lining. ….. ….. ….. …..

9 Check oil level of machine, rubber cushions, etc. ….. ….. ….. …..

Bagian II : Inside the Car

1 Check the car call buttons : function of all switches ….. ….. ….. …..

2 Check the door gate contact and alignment. ….. ….. ….. …..

3 Check lighting and fan / ventilation. ….. ….. ….. …..

4 Check the car door shoes, door safeties, etc. ….. ….. ….. …..

5 Check the safety door edge, light curtain or light beam. ….. ….. ….. …..

DAFTAR SIMAK (Check List)

Uraian

| 23

(24)

No Baik & Baik Perlu sesuai tidak sesuai Koreksi Bagian III : On Top of the Car

1 Check inspection switch button, and emergency stop ….. ….. …..

2 Check safety railing, and other protection devices ….. ….. …..

3 Check guide shoes, its pressure and alignment. ….. ….. …..

4 Check emergency access. ….. ….. …..

5 Check thimble rod / shackle / cross B clamp. ….. ….. …..

6 Check rope tension and any defect or corrosion ….. ….. …..

7 Check car sheave (if any). ….. ….. …..

8 Check landing door, hanger, contact and lining. ….. ….. …..

9 Check the safety-device linkages and the tripping switch. ….. ….. …..

10 Check upper limit switches, direction switches ….. ….. …..

Bagian IV : In Pit

1 Check safety guard of counterweight. ….. ….. …..

2 Check the governor idle-sheave. ….. ….. …..

3 Check the safety device (safety block). ….. ….. …..

4 Check the depth of the pit the refuge space ….. ….. …..

5 Check the lower limit switches. ….. ….. …..

6 Check the cat-ladder. ….. ….. …..

7 Check lighting, emergency stop switches ….. ….. …..

8 Check compensation and its tension sheave ….. ….. …..

Bagian V : At Landing Hall

1 Check every door panels and guide shoes,and door speed ….. ….. …..

2 Check the hall call buttons, position indicators ….. ….. …..

3 Check the hall lantern (if any), arrival gong (chime) ….. ….. …..

4 Check the car leveling. ….. ….. …..

Uraian

Contoh: DAFTAR SIMAK (Check List)

(lanjutan)

(25)

LAPORAN KEMAJUAN

Laporan rutin harus disiapkan untuk tiap-tiap periode satu minggu, pada akhir minggu (hari Sabtu) dan diserhakan kepada Construction Management atau pemilik proyek (dimana perlu). Ulasan kemajuan pekerjaan dapat ditulis secara singkat apakah lancar atau ada halangan selama minggu terakhir. Lihat contoh formulir no.2.

| 25

Contoh Formulir No.2

LAPORAN MINGGU KE : UNTUK PERHATIAN

PERIODE : Construction Mgt

PAKET : Direksi Proyek

Intern

NO. URAIAN PEKERJAAN VOL SAT BOBOT

FISIK BOBOT FISIK BOBOT FISIK BOBOT

A PEKERJAAN PERSIAPAN

a. Pemasangan Scaffolding Lot 0,50

b. Pemasangan template (lood) Lot 0,20 c. Shop drawing & data lapangan Lot 0,20 d. Mobilisasi, Material handling Lot 2,00 2,90 B PEKERJAAN MEKANIK

a. Pemasangan braket rail Buah 6,10

b. Pemasangan guide rail Buah 10,25

c. Setting mesin Set 15,25

d. Car assembling Set 19,10

e. Ropping Set 5,05

f. Setting counterweight Set 10,20

g. Pemasangan jamb & pintu Set 12,20

h. Governor & safety Set -

78,15 C. ELECTRIK

a. Setting controller Unit 5,50

b. Wirring & Fixtures Unit 2,95

c. Adjusting Unit 2,15

d. T esting / Uji Coba Unit 3,00

13,60 D. PEKERJAAN TAMBAHAN

a. Penarikan Cable power Meter 1,25

b. Grouting / bobok Lot 0,95

c. Pengadaan sub panel Buah 0,20

d. Instalasi penerangan R.M Buah 0,20

e. T angga monyet Buah 0,90

f. Gudang material Buah 0,95

g. Pintu ruang mesin Buah 0,90

h. Lain-lain Lot -

5,35

JUMLAH 100

Kemajuan pekerjaan telah mencapai prosentase sebesar …. % Minggu yang lalu …. %

Ulasan dan Keterangan :

………

……….

Demikianlah laporan pekerjaan ini dibuat dengan sebenarnya untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya

Mengetahui, Dibuat oleh Kontraktor Pelaksana

Construction Management PT. Fadilat Elev ator Rekatama

( ……….. ) ( ……….. )

KOMULATIF NO. : ………..

LOKASI SEKTOR : ………

PER % MNG LALU PER % MNG INI

KONTRAKTOR LAPORAN MINGGUAN KEMAJUAN PEKERJAAN

PT. FADILAT ELEVATOR REKATAMA INSTALASI LIFT / ESKALATOR

(26)

LAPORAN LISAN

Dalam kenyataan yang terjadi dilapangan seorang site supervisor harus segera melapor keatasannya secara lisan melalui telpon. Dalam hal ini laporan harus diikuti dengan konformasi tulisan dan dikirim melalui facsimile atau kurir. Terutama menyangkut angka- angka, data teknis dan jumlah biaya. Bentuk konformasi laporan lisan dapat berupa contoh formulir no.1, sebagai berkut :

KONFORMASI LAPORAN LISAN

1. Tanggal dilaporkan : ………. Jam : ………..

2. Dari (nama) : 3. Nama Proyek : 4. Untuk perhatian :

Manajer operasi Superintendent

Bagian logistik Bagian teknik pendukung 5. Sifat : Segera Keadaan darurat Biasa

Keputusan, perlu / tidak perlu

6. Isi Laporan dan Usulan : ………

………

Tertanda,

Site Supervisor Nama :

| 16

(27)

KONTRAKTOR

PT. FADILAT ELEVATOR INSTALASI LIFT / ESKALATOR

NO. :

LOKASI SEKTOR :

LAPORAN BULANAN KEMAJUAN PEKERJAAN

LAPORAN BULANAN KE : UNTUK PERHATIAN

PERIODE : CONSTRUCTION MGT

PAKET : INTERN

Kemajuan pekerjaan :

Telah tercapai …………..…..%, Tertinggal/mendahului ……….. hari Terdiri dari :

1) Pekerjaan Mekanik ……....%, Seharusnya ………. % 2) Pekerjaan Elektrik ……....%, Seharusnya ………. % 3) Pekerjaan Tambah ………%, Seharusnya ………. % 4) Perlu perpanjangan waktu …….……….. hari

5) Alasan perpanjangan waktu ………

6) Ulasan : ………

……….

Tertanda, Site Supervisor

Nama :

LAPORAN BULANAN

Laporan berkala bulanan adalah merupakan kesimpulan global dari ke-4 laporan periode mingguan terdahulu yang telah terlaksana.

Biasanya laporan bulanan hanya dilakukan untuk proyek-proyek besar dimana terdapat beberapa kelompok- kelompok lift dalam beberapa sektor dari bangunan.

| 16

(28)

RAPAT PROYEK

| 28

 Rapat proyek perlu diadakan dengan pihak CM dan Direksi Proyek membahas laporan bulanan kemajuan pekerjaan ataupun membahas kesulitan-kesulitan yang mungkin timbul.

Rapat sebaiknya dipimpin oleh CM, tetapi notulen rapat sebaiknya ditulis oleh site supervisor.

 Notulen rapat mencakup : tanggal rapat lokasi ruang rapat,

daftar hadir, acara (pokok-pokok) pembahasan, kesimpulan dan

rencana tindakan (action plan) oleh siapa dan kapan

terselesaikan. Notulen harus disebarkan ke semua pihak yang

berkepentingan dengan tanda terima.

(29)

TERIMA KASIH

BALAI PENERAPAN TEKNOLOGI KONSTRUKSI DIREKTORAT JENDERAL BINA KONSTRUKSI

KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT

[email protected] [email protected]