Sistem informasi akuntansi mempunyai arti yang penting bagi setiap perusahaan guna menghasilkan informasi yang akurat. Informasi yang akurat membantu manager dalam pengambilan keputusan bisnis secara tepat. Salah satu kegiatan perusahaan yang membutuhkan sistem informasi akuntansi yang bagus adalah aktivitas penjualan, apalagi untuk perusahaan yang mempunyai banyak sumber pendapatan. Sistem informasi akuntansi didefinisikan sebagai susunan berbagai dokumen, alat komunikasi, tenaga pelaksana, dan berbagai laporan yang didesain untuk menginformasikan data keuangan menjadi informasi keuangan.
Siklus pendapatan (Revenue Cycle) merupakan rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berulang dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan - penjualan tersebut. Dalam siklus pendapatan terdapat aktivitas penjualan dan penerimaan kas, juga akan melibatkan aktivitas pencatatan penjualan, pencatatan penerimaan kas, dokumentasi faktur, aktivitas pengiriman, dan aktivitas penagihan. Setiap aktivitas tersebut akan melibatkan orang-orang yang telah ditunjuk oleh perusahaan untuk menangani setiap fungsi, sehingga setiap aktivitas memiliki orang yang mempertanggung jawabkannya.
Kegiatan Dan Teknologi Siklus Pendapatan
Teknologi informasi alternatif yang digunakan untuk mendukung pendapatan aktivitas siklus.
Pertama : sistem order penjualan yang menggunakan batch processing dan menggunakan file berurutan untuk menyimpan catatan akuntansi.
Kedua, fitur operasional dari sistem penerimaan kas yang dipekerjakan batch processing dan menggunakan file akses langsung. Konfigurasi ini ditemukan di kedua modern sistem dan sistem warisan. Pendekatan file akses langsung menawarkan kelebihan operasional dibanding pemrosesan file sekuensial dan memungkinkan pembagian data terbatas.
27
Batch Processing Using Sequential Files – Manual Procedures
Gambar 2.1 Gambar Batch Processing with sequential Files
Dalam sistem dasar ini, pengambilan pesanan, pengecekan kredit, pergudangan, dan pengiriman dilakukan secara manual. Program komputer memproses catatan akuntansi. Berikut adalah uraian utama dari fitur sistem ini :
Memperoleh dan Mencatat Pesanan Pelanggan
Proses penjualan dimulai di bagian penjualan dengan diterimanya pesanan pelanggan yang menunjukkan jenis dan jumlah barang dagangan yang diminta.
Pada titik ini, pesanan pelanggan tidak dalam format standar dan mungkin bukan dokumen fisik.
Tujuan utama aktivitas ini adalah untuk memastikan data yang relevan tentang transaksi ditranskripsikan ke dalam format standar yang dapat diproses
28
oleh sistem penjual. Dokumen yang disiapkan dalam prosedur ini adalah pesanan penjualan.
Pesanan penjualan menangkap informasi penting seperti nama dan alamat pelanggan; nomor rekening nasabah; nama, nomor, dan deskripsi barang yang terjual; jumlah dan harga satuan dari setiap barang yang terjual; dan informasi keuangan lainnya seperti pajak, diskon, dan biaya pengiriman.
Persetujuan Kredit
Langkah selanjutnya dalam siklus pendapatan adalah otorisasi transaksi, yang melibatkan verifikasi kelayakan kredit pelanggan. Keadaan penjualan akan menentukan sifat pemeriksaan kredit. Salinan otorisasi kredit dari pesanan penjualan dikirim ke departemen kredit untuk mendapatkan persetujuan.
Persetujuan yang dikembalikan memicu pelepasan salinan pesanan penjualan lainnya secara bersamaan ke berbagai departemen. Salinan kredit diajukan ke dalam file pesanan pelanggan sampai transaksi selesai.
Memproses pengiriman pesanan
Bagian penjualan mengirimkan salinan stok penjualandari pesanan penjualan ke gudang. Dokumen ini mengidentifikasi item inventaris yang harus ditempatkan dan diambil dari rak gudang dan memberikan otorisasi resmi bagi pePenulis gudang untuk melepaskan hak asuh atas aset yang ditentukan. Setelah memilih stok, pePenulis tersebut menginisiasi salinan pelepasan stok untuk menunjukkan bahwa pesanan tersebut lengkap dan akurat. Satu salinan pelepasan stok dikirimkan dengan barang ke departemen pengiriman, dan yang lainnya diajukan di gudang untuk memberikan catatan transaksi.PePenulis kemudian menyesuaikan catatan persediaan/stok untuk mencerminkan pengurangan persediaan.
Batch Processing Using Sequential Files—Automated Procedures Entri Data
29
Prosesnya dimulai dengan kedatangan batch pemberitahuan pengiriman dari departemen pengiriman. PePenulis pengolahan data (DP) mengubah pemberitahuan pengiriman ke media magnetik untuk menghasilkan file transaksi pesanan penjualan. File transaksi yang dihasilkan akan berisi banyak batch order penjualan yang terpisah. Total kontrol batch dihitung untuk setiap batch pada file.
Edit Run
Secara berkala, sistem order penjualan batch dieksekusi.Program edit adalah yang pertama dijalankan dalam proses batch. Program ini memvalidasi transaksi dengan menguji setiap record untuk adanya kesalahan klerikal atau logis. Kemudian, hal ini dikoreksi oleh orang yang berwenang dan dikirim kembali untuk diproses dengan bisnis hari berikutnya. Program edit mengkalkulasi ulang jumlah total kontrol batch untuk mencerminkan perubahan karena penghapusan catatan kesalahan. File transaksi "bersih" kemudian diteruskan ke proses selanjutnya dalam proses.
Sort Run
Untuk memproses sebuah file transaksi sekuensial, ia harus ditempatkan dalam urutan yang sama seperti file induk yang sedang diupdate. Karena berkas induk pertama yang diperbarui dalam sistem adalah piutang, jenisnya secara fisik mengatur file transaksi pesanan penjualan secara berurutan dengan Nomor Rekening, yang merupakan salah satu kunci sekundernya.
AR Update and Billing Run
Prosedur ini membuat file master AR-SUB baru yang menggabungkan semua perubahan pada akun pelanggan yang terpengaruh oleh catatan transaksi.
File master AR-SUB asli tetap lengkap dan tidak berubah oleh prosesnya.
Pembuatan file induk baru dan terpisah adalah karakteristik pemrosesan file sekuensial. Manfaat sampingan dari ini adalah pembuatan otomatis versi cadangan dari file yang sedang diperbarui. Setiap catatan transaksi penjualan yang diproses ditambahkan ke file jurnal penjualan. Di akhir perjalanan, ini diringkas
30
dan sebuah entri dibuat ke file voucher jurnal mencerminkan total penjualan dan kenaikan total piutang.
Untuk menyebarkan Penulis penagihan secara merata sepanjang bulan, beberapa perusahaan menggunakan siklus tagihan pelanggan mereka. Program pembaruan mencari bidang tanggal penagihan di file induk AR-SUB agar pelanggan tersebut ditagih pada hari itu setiap bulan dan menyiapkan laporan untuk akun yang dipilih. Pernyataan tersebut kemudian dikirim ke pelanggan.
Sort and Inventory Update Runs
Program sortir mengurutkan file pesanan penjualan di nomor kunci sekunder lainnya - Nomor Inventaris. Program pembaruan inventaris mengurangi bidang Kuantitas ditangan pada catatan inventaris yang terpengaruh oleh Kuantitas Terjual di setiap catatan pesanan penjualan. File master inventaris baru dibuat dalam proses. Program ini membandingkan nilai bidang Kuantitas-on- Hand dan Reorder Point untuk mengidentifikasi item inventaris yang perlu diisi ulang. Informasi ini dikirim ke bagian pembelian. Akhirnya, voucher jurnal disiapkan untuk mencerminkan harga pokok penjualan dan pengurangan persediaan
General Ledger Update Run
Di bawah pendekatan file berurutan, file master buku besar tidak diperbarui pada setiap batch transaksi. Perusahaan yang menggunakan file sekuensial biasanya menggunakan prosedur akhir hari yang terpisah untuk memperbarui akun buku besar umum. Pada akhir hari, sistem buku besar mengakses file jurnal voucher. File ini berisi voucher jurnal yang mencerminkan semua transaksi hari yang diproses oleh organisasi. Voucher jurnal diurutkan berdasarkan nomor akun buku besar dan diposkan ke buku besar dalam satu jangka dan sebuah buku besar umum dibuat. Prosedur akhir hari akan menghasilkan sejumlah laporan manajemen. Ini termasuk ringkasan penjualan, laporan status persediaan, daftar transaksi, daftar voucher jurnal, dan laporan anggaran dan kinerja. Laporan manajemen mutu memainkan peran kunci dalam
31
membantu manajemen memantau operasi untuk memastikan bahwa pengendalian telah dilakukan dan berfungsi dengan baik.
2.1.3 Batch Cash Receipts System with Direct Access Files
Gambar 2.2 Computer-Based Cash Receipts System
Prosedur penerimaan kas adalah sistem batch alami. Tidak seperti transaksi penjualan, yang cenderung terjadi terus menerus sepanjang hari, penerimaan kas adalah kejadian diskrit. Cek dan saran pengiriman uang tiba dari layanan pos dalam batch. Demikian pula, setoran penerimaan kas di bank biasanya terjadi sebagai satu acara pada akhir hari kerja.
32 Mailroom
Mailroom memisahkan cek dan remmitance advice dan menyiapkan daftar pengiriman uang (remmitance). Cek dan salinan daftar pengiriman uang dikirim ke bagian penerimaan kas. remmitance advice dan salinan daftar pengiriman uang masuk ke departemen AR.
Departemen Penerimaan Kas
Pegawai penerimaan kas merekonsiliasi cek dan daftar remitansi dan menyiapkan slip deposit. Melalui terminal, pePenulis membuat catatan jurnal voucher dari total uang yang diterima. PePenulis mengirimkan daftar remitansi dan satu salinan slip deposit. Di penghujung hari, pePenulis menyetor uang di bank.
Departemen Piutang Dagang
PePenulis AR menerima dan merekonsiliasi remitance advice dan daftar remitansi. Melalui terminal, pePenulis membuat file transaksi penerimaan kas berdasarkan remitance advice individual. PePenulis tersebut kemudian mengirimkan remitance advice dan daftar remitansi.
Departemen Pemrosesan Data
Pada akhir hari, program batch merekonsiliasi voucher jurnal dengan file transaksi penerimaan kas, dan memperbarui AR-SUB dan akun kontrol general ledger (AR-Control and Cash). Proses ini menggunakan metode akses langsung yang dijelaskan sebelumnya. Akhirnya, sistem menghasilkan daftar transaksi yang pePenulis AR akan merekonsiliasi dengan daftar remitansi.
33
Real-Time Sales Order Entry and Cash Receipts
Gambar 2.3 Real-time sales order intry and cash receipts Prosedur Entry Pesanan
Prosedur penjualan. Dalam proses real-time, pePenulis penjualan menerima pesanan dari pelanggan dan memproses setiap transaksi secara terpisah seperti yang diterima. Dengan menggunakan terminal komputer yang terhubung ke program edit / penyelidikan, pePenulis melakukan Penulis berikut dalam mode real-time: pengiriman uang dan tanggal saat ini di bidang masing-masing kemudian menutup rekor terbuka faktur yang sesuai.
Fitur Pengolahan Real-Time
Sistem ini adalah keberangkatan dari akuntansi tradisional. Sebuah fitur utama dari tem sistematis adalah penggunaan database peristiwa. Catatan akuntansi tradisional mungkin tidak ada per se. Misalnya, dalam contoh ini file faktur penjualan menggantikan jurnal penjualan dan AR-SUB buku. Total penjualan adalah jumlah semua faktur untuk periode tersebut. Menjumlahkan faktur penjualan terbuka (yang tidak ditutup oleh penerimaan kas atau memo
34
kredit) menyediakan rekening informasi piutang. Secara teori, sistem seperti itu bahkan tidak memerlukan buku eral gen- karena penjualan, retur penjualan, piutang-control, dan harga pokok penjualan semua bisa berasal dari faktur dalam database peristiwa. Sebagian besar organisasi, bagaimanapun, lebih memilih untuk mempertahankan file buku besar terpisah untuk efisiensi dan sebagai cross check akurasi pengolahan
Point-of-Sale (POS) Sistem
Sistem siklus pendapatan yang telah kami kaji sejauh digunakan oleh organisasi yang memberikan kredit kepada pelanggan mereka. Jelas, pendekatan ini tidak berlaku untuk semua jenis perusahaan ness busi-. Sebagai contoh, toko biasanya tidak berfungsi dengan cara ini; mereka bertukar barang secara langsung uang tunai dalam transaksi yang disempurnakan pada titik penjualan.
Prosedur Harian
Pertama, pePenulis kasir memindai kode produk yang universal (UPC) label pada barang-barang yang dibeli dengan scanner sinar laser. Scanner, yang merupakan alat utama dari sistem POS, mungkin genggam atau dipasang di atas meja kasir. Sistem POS terhubung secara online ke file persediaan dari mana ia mengambil data harga produk dan menampilkan ini di terminal panitera.
Kuantitas persediaan di tangan berkurang secara real time untuk mencerminkan item yang terjual. Sebagai item jatuh ke tingkat minimum, mereka automati- Cally mengatur kembali.
Direkayasa ulang proses order penjualan dapat secara signifikan mengurangi biaya operasional dan meningkatkan efisiensi. Empat keuntungan membuat pendekatan ini pilihan yang menarik bagi banyak organisasi:
1. Real-time processing sangat memperpendek siklus kas perusahaan.
2. Real-time pengolahan dapat memberikan suatu perusahaan keunggulan kompetitif di pasar.
3. prosedur manual cenderung menghasilkan kesalahan administrasi, seperti nomor yang salah rekening, nomor persediaan tidak valid, dan harga-
35 kuantitas salah perhitungan ekstensi.
Pendapatan Tujuan Siklus Audit, Kontrol, Dan Uji Kontrol
Memperkenalkan konsep tujuan audit untuk transaksi dan saldo rekening yang berasal dari pernyataan manajemen tentang laporan keuangan tations presen-.
Pernyataan yang keberadaan atau kejadian, kelengkapan, akurasi, hak dan End of Day Prosedur
Pada akhir hari, pePenulis penerimaan kas menyiapkan slip setoran tiga bagian untuk jumlah total uang yang diterima. Satu salinan diajukan dan dua lainnya menemani uang tunai ke bank. Karena kas terlibat, penjaga bersenjata sering digunakan untuk mengawal dana untuk repositori Bank. Akhirnya, sebuah program batch meringkas penjualan dan penerimaan kas jurnal, mempersiapkan voucher jurnal, dan posting ke rekening buku besar .
Input Kontrol
Input kontrol dirancang untuk memastikan bahwa transaksi yang valid, akurat, dan lengkap. Teknik kontrol sangat bervariasi antara batch dan real-time sistem.
Kontrol masukan ing tindak berhubungan dengan operasi siklus pendapatan.
Prosedur Otorisasi Kredit
Tujuan dari pemeriksaan kredit adalah untuk menetapkan kelayakan kredit pelanggan. Hanya transaksi nasabah yang memenuhi standar kredit organisasi yang sah dan harus diproses lebih lanjut. Dalam sistem batch dengan prosedur otorisasi kredit manual, bagian kredit (atau manajer kredit) bertanggung jawab untuk melaksanakan kebijakan kredit perusahaan. Dalam sistem POS, proses otorisasi melibatkan memvalidasi Biaya kartu kredit dan menetapkan bahwa pelanggan adalah pengguna yang valid dari kartu. Setelah menerima persetujuan online dari perusahaan kartu kredit, pePenulis harus sesuai tanda tangan nasabah pada voucher penjualan dengan satu di kartu kredit.
Pengujian Prosedur Kredit
Kegagalan untuk menerapkan kebijakan kredit dengan benar dan konsisten
36
memiliki implikasi untuk kecukupan penyisihan organisasi untuk piutang tak tertagih. Tes berikut memberikan bukti yang berkaitan dengan tujuan audit valuasi / alokasi dan, pada tingkat lebih rendah, tujuan akurasi.
Auditor perlu, oleh karena itu, untuk menentukan bahwa prosedur yang efektif ada untuk menetapkan batas kredit pelanggan yang tepat; mengkomunikasikan informasi ini secara memadai kepada para pembuat keputusan kebijakan kredit;
meninjau kebijakan kredit secara berkala dan merevisinya yang diperlukan; dan memantau kepatuhan terhadap kebijakan kredit saat ini.
Auditor dapat memverifikasi kebenaran aturan-aturan keputusan diprogram dengan menggunakan salah data tes atau fasilitas uji terintegrasi (ITF) pendekatan untuk langsung menguji fungsi mereka. Pengujian ini mudah dicapai dengan menciptakan beberapa rekening nasabah boneka dengan berbagai jalur kredit dan kemudian memproses transaksi tes yang akan melebihi beberapa batas kredit.
Auditor kemudian dapat menganalisis transaksi ditolak untuk menentukan apakah aplikasi komputer dengan benar menerapkan kebijakan kredit.
Integritas data referensi merupakan elemen penting dalam pengujian kebijakan kontrol kredit. Sebuah aplikasi komputer dengan benar berfungsi tidak dapat berhasil menerapkan kebijakan kredit jika batas kredit pelanggan yang terlalu tinggi atau dapat diubah oleh personel yang tidak sah. Auditor perlu memverifikasi bahwa otoritas untuk membuat line-of-kredit perubahan terbatas pada wewenang personil bagian kredit. Melakukan tes substantif untuk mengidentifikasi pelanggan dengan batas kredit yang berlebihan dapat melakukan hal ini. Pengujian substantif tradisi yang tionally mengikuti tes kontrol karena hasil tes kontrol yang digunakan untuk menentukan sifat, saat, dan lingkup pengujian substantif. Dalam kasus ini, bagaimanapun,pengujian substantif mungkin cara yang paling efisien untuk memverifikasi apakah kebijakan kredit yang benar diterapkan.
Validasi Data Kontrol
Kontrol validasi input dimaksudkan untuk mendeteksi kesalahan transkripsi data transaksi sebelum mereka diproses. Karena kesalahan terdeteksi dini cenderung
37
untuk menyusup ke catatan akuntansi, prosedur validasi yang paling efektif ketika mereka tampil sebagai dekat dengan sumber transaksi mungkin. Dalam sistem batch digambarkan dalam Gambar 9.1, validasi data terjadi hanya setelah barang telah dikirim. Luas error log, koreksi kesalahan, dan prosedur resubmission transaksi ciri tems sistematis tersebut. Sebaliknya, tes validitas dilakukan secara real time dan sistem POS dapat menangani sebagian besar kesalahan yang terjadi.
Pendekatan ini juga meminimalkan entri data manusia dan duces demikian re- risiko kesalahan entri data. Sebagai contoh, ketika pePenulis memasuki nomor rekening pelanggan, sistem secara otomatis mengambil atau nama dan alamat.
Ketika pePenulis memasuki nomor produk dan kuantitas dijual, sistem entri data secara otomatis mengambil deskripsi produk dan harga, dan kemudian menghitung mantan harga cenderung ditambah pajak dan biaya pengiriman.
Pengujian Validasi Kontrol
Kesalahan entri data yang lolos mengedit program terdeteksi dapat menyebabkan account mencatat jumlah piutang dan pendapatan untuk salah saji material.
Prosedur audit yang dijelaskan di sini memberikan bukti tentang pernyataan akurasi.
Jika kontrol atas pengembangan dan pemeliharaan sistem yang lemah, bagaimanapun, auditor dapat memutuskan bahwa pengujian kontrol editing data akan lebih efisien daripada melakukan pengujian substantif luas detail. Dalam kasus seperti itu, ITF atau pendekatan data uji akan memungkinkan auditor untuk melakukan tes eksplisit logika. Jenis pengujian akan membutuhkan auditor untuk mendapatkan keakraban dengan semua prosedur validasi di tempat. Auditor akan perlu untuk membuat seperangkat transaksi tes yang mencakup nilai-nilai data yang valid dan keliru yang jatuh dalam dan di luar parameter uji. Sebuah analisis dari hasil tes akan menunjukkan auditor yang jenis kesalahan, jika ada, dapat lulus tidak terdeteksi oleh validasi gram pro. Bukti ini akan membantu auditor menentukan sifat, saat, dan lingkup pengujian substantif berikutnya.
Kontrol Batch digunakan untuk mengelola volume tinggi dari data transaksi melalui sistem. Tujuan dari kontrol batch untuk mendamaikan output yang
38
dihasilkan oleh sistem dengan input awalnya dimasukkan ke dalam sistem.
Sementara dimulai pada tahap input data, kontrol batch yang terus melalui semua tahapan pengolahan data. Misalnya, dalam siklus pendapatan faktur penjualan orang berkumpul dan memasuki sistem di entri data. Setelah setiap tahap pengolahan selanjutnya dalam sistem, batch ditinjau untuk kelengkapan. Sebuah elemen penting dari kontrol batch batch pengiriman lembar, yang menangkap informasi vant rele tentang batch, seperti berikut:
Sebuah nomor batch yang unik
Tanggal batch yang
Sebuah kode transaksi (menunjukkan jenis transaksi, seperti pesanan penjualan atau uang tunai)
Penerimaan jumlah record dalam batch (count record)
Nilai total dolar dari bidang keuangan (batch total kontrol)
Total bidang non keuangan yang unik (hash keseluruhan)
Kontrol pengujian Batch. Kegagalan kontrol batch untuk berfungsi dengan baik dapat menghasilkan catatan yang hilang atau diproses beberapa kali. Pengujian pengendalian batch yang memberikan ditor au- dengan bukti yang berkaitan dengan asersi manajemen kelengkapan dan akurasi. Pengujian kontrol batch yang melibatkan meninjau catatan pengiriman dari batch diproses sepanjang masa dan mendamaikan mereka untuk log kontrol batch. Auditor perlu untuk menyelidiki out-of-keseimbangan kondisi untuk menentukan penyebabnya.
Auditor harus dapat memperoleh jawaban atas pertanyaan-pertanyaan ini dengan meninjau dan mendamaikan daftar transaksi, error log, dan log catatan dikirim ulang. Mengumpulkan bukti seperti itu, bagaimanapun, dapat melibatkan pemindaian ribuan transaksi. Dalam sistem modern, kontrol bets log disimpan secara online di file teks yang dapat dibaca oleh program pengolahan dan spreadsheet kata. Perangkat lunak audit modern seperti ACL capa- ble mencari file log untuk out-of-keseimbangan kondisi.
Total kontrol batch, seperti yang pada lembar bets pengiriman, juga merupakan alat yang berharga dalam melakukan audit IT dan audit penipuan.
39
Sebagai contoh, itu adalah khas di IT audit untuk down- memuat salinan database atau set file data dari real-time, sistem online untuk crocomputer Mi- untuk analisis dan pemeriksaan prosedur oleh auditor. Salah satu teknik untuk menjamin bahwa data yang didownload adalah data yang sama seperti yang sedang dianalisis dan diuji adalah untuk melakukan kontrol batch pada sistem hidup, yang kemudian akan digunakan sebagai total kontrol untuk data dimuat pada sistem yang terpisah. Dengan demikian, seluruh proses audit, auditor dapat yakin bahwa data yang sama (yaitu, mereka memiliki integritas) dengan memeriksa jumlah data uji terhadap total kontrol diperoleh dari sistem hidup. Cess pro ini sangat bermanfaat untuk auditor yang menggunakan perangkat lunak audit umum, seperti ACL. Kontrol Batch dapat berfungsi sebagai salah satu sarana memperoleh “hak asuh bukti” dalam dit penipuan au-. Mengamankan data, memperoleh kontrol batch, dan kemudian menjalankan tes yang dapat digunakan sebagai bukti forensik dapat menjadi proses yang efektif untuk audit penipuan. ACL perintah seperti PROFIL, TOTAL, dan COUNT akan memberikan jenis informasi yang diperlukan untuk yang me- quately mengembangkan satu set kontrol batch. Lihat Gambar 9.7 untuk screen shot dari ACL menggunakan tabel AR, dan Gambar 9.8 untuk melihat hasil dalam file log menjalankan PROFIL, TOTAL, dan COUNT di AR.
Proses Kontrol
Kontrol proses mencakup prosedur komputerisasi untuk memperbarui berkas dan membatasi akses ke data. Tergantung pada tingkat teknologi komputer di tempat, kontrol proses juga dapat mencakup Penulis-Penulis manual fisik. Kita mulai dengan memeriksa tiga teknik kontrol ulang lated untuk mengajukan update.
Akses dan kontrol fisik kemudian diperiksa.
Kontrol Pembaruan File
Kontrol run-to-run menggunakan data batch untuk memantau data batch karena berpindah dari satu prosedur terprogram (run) ke yang lain. Kontrol ini memastikan bahwa masing-masing berjalan dalam sistem memproses bets dengan benar dan lengkap.
40
Kontrol Kode Transaksi Kesalahan dalam kode transaksi, atau dalam logika program yang menafsirkannya, dapat menyebabkan pemrosesan transaksi yang salah dan dapat menyebabkan penjualan sampingan dan saldo piutang yang salah secara material
Sequence Check Control Masalah yang lebih serius dapat terjadi bila kesalahan sekuensing tidak terdeteksi dan catatan di bagian bawah diproses terhadap akun pelanggan yang salah. Kontrol sekuritas harus dilakukan untuk membandingkan urutan setiap record dalam batch dengan catatan sebelumnya untuk memastikan pemilahan yang tepat terjadi. Catatan out-of-sequence harus ditolak dan dikirim kembali untuk diproses selanjutnya agar catatan lainnya dalam batch diproses dengan benar.
Menguji Kontrol Pembaruan Berkas Kegagalan kontrol pembaruan file agar berfungsi dengan baik dapat mengakibatkan catatan tidak diproses, diproses dengan benar (yaitu, pengembalian diperlakukan sebagai penjualan), atau diposkan ke akun pelanggan yang salah.
Kontrol Akses
Kontrol akses mencegah dan mendeteksi akses tidak sah dan ilegal terhadap aset perusahaan.
Persediaan dan kas adalah aset fisik dari siklus pendapatan. Teknik tradisional yang digunakan untuk membatasi akses terhadap aset tersebut adalah sebagai berikut:
• Menggunakan keamanan gudang, seperti pagar, alarm, dan penjaga
• Menyimpan uang tunai setiap hari di bank
• Menggunakan brankas atau night deposit box untuk uang tunai
• Mengunci laci dan brankas di bagian penerimaan kas Menguji Kontrol Akses
Kontrol akses adalah inti dari integritas informasi akuntansi. Dengan tidak adanya kontrol, faktur dapat dihapus, ditambah, atau dipalsukan. Saldo akun individual dapat dihapus, atau keseluruhan file AR dapat dihancurkan. Bukti yang
41
dikumpulkan tentang efektivitas kontrol akses menguji asertifikasi manajemen terhadap keberadaan, kelengkapan, akurasi, penilaian dan alokasi, hak dan kewajiban, dan presentasi dan pengungkapan
Kontrol Fisik
Pemisahan Penulis. Pemisahan Penulis yang benar memastikan bahwa tidak ada satu individu atau departemen yang memproses transaksi secara keseluruhan. Jumlah karyawan dalam organisasi dan volume transaksi yang diproses akan mempengaruhi bagaimana Penulis dibagi. Secara umum, tiga aturan berikut berlaku:
Pengawasan. Beberapa perusahaan memiliki terlalu sedikit karyawan untuk mencapai pemisahan fungsi yang memadai dan harus bergantung pada pengawasan sebagai kompensasi. Dengan mengawasi secara ketat karyawan yang melakukan fungsi yang berpotensi tidak kompatibel, perusahaan dapat mengkompensasi pemaparan yang melekat pada sistem.
Verifikasi Independen. Tujuan verifikasi independen adalah untuk meninjau ulangpekerjaan yang dilakukan oleh orang lain pada saat-saat kunci dalam proses untuk mengidentifikasi dan memperbaiki kesalahan
Output Controls
Kontrol output dirancang untuk memastikan bahwa informasi tidak hilang, salah arah, atau rusak dan proses sistem berfungsi sebagaimana mestinya. Elemen penting lain dari kontrol output adalah pemeliharaan jejak audit.Untuk mengatasi kesalahan pemrosesan transaksi, setiap kesalahan yang terdeteksi perlu dilacak ke sumbernya. Tidak cukup untuk mengetahui bahwa 100 transaksi masuk dalam sistem dan hanya 99 yang keluar.
Berikut adalah contoh kontrol output trail audit.
42
Laporan Perubahan Piutang Usaha Ini adalah ringkasan laporan yang menunjukkan keseluruhan perubahan pada piutang dari pesanan penjualan dan penerimaan kas.
Log Transaksi Setiap transaksi yang berhasil diproses oleh sistem harus dicatat pada log transaksi, yang berfungsi sebagai jurnal
Daftar Transaksi.Sistem harus menghasilkan daftar transaksi (hard copy) dari semua transaksi yang berhasil
Log Transaksi Otomatis Beberapa transaksi dipicu secara internal oleh sistem. Misalnya, pesanan penjualan EDI diterima dan diproses tanpa otorisasi manusia.
Pengenal Transaksi Unik Setiap transaksi yang diproses oleh sistem harus diidentifikasi secara unik dengan nomor transaksi. Kontrol ini adalah satu- satunya cara praktis untuk melacak transaksi tertentu melalui database ribuan bahkan jutaan catatan.
Daftar Kesalahan Daftar semua catatan kesalahan harus diberikan kepada pengguna yang sesuai untuk mendukung koreksi kesalahan dan pengiriman ulang.
Pengguna yang sesuai untuk mendukung koreksi kesalahan dan pengiriman ulang.
Menguji Kontrol Output Tidak adanya kontrol output yang memadai memiliki implikasi yang merugikan terhadap efisiensi operasional dan pelaporan keuangan. Bukti yang dikumpulkan melalui tes kontrol output berkaitan dengan kelengkapan dan ketepatan asertions.
Uji Substantif Revenue Cycle Accounts
Bagian ini berkaitan dengan pengujian substantif yang mungkin dilakukan auditor untuk mencapai tujuan audit yang terkait dengan siklus pendapatan.
Strategi yang digunakan dalam menentukan sifat, waktu, dan tingkat pengujian substantif berasal dari penilaian auditor terhadap risiko inheren, risiko
43
pengendalian yang tidak tanggung-tanggung, pertimbangan materialitas, dan kebutuhan untuk melakukan audit secara efisien.
Resiko Siklus Pendapatan dan Masalah Audit kekhawatiran auditor dalam siklus pendapatan berkaitan dengan potensi berlebih-lebihanpendapatan dan piutang bukan meremehkan. Penolakan akun bisa berakibat dari kesalahan material dalam proses transaksi normal yang terjadi sepanjang tahun.
Memahami Data Tes berikut melibatkan akses dan penggalian data dari file akuntansi untuk analisis. Untuk melakukan ini, auditor perlu memahami sistem dan kontrol yang menghasilkan data, serta karakteristik fisik dari file yang berisinya.
Menguji Akurasi dan Kelengkapan Penegasan
Prosedur audit yang diuraikan dalam bagian ini memberikan bukti yang berkaitan dengan manajemen penegasan akurasi dan kelengkapan. tinjauan analitis akan memberi gambaran menyeluruh kepada auditor mengenai tren penjualan, penerimaan kas, tingkat pengembalian penjualan, dan piutang usaha.
Meninjau File Faktur Penjualan Dan File Pengirimann Untuk Item Yang Hilang Dan Duplikatnya
Pencarian untuk transaksi yang hilang dan / atau duplikat merupakan ujian penting lain yang membantu auditor menguatkan atau menolak kelengkapan dan ketepatan asersi. Transaksi duplikat dan hilang dalam siklus pendapatan mungkin merupakan bukti penjualan dan piutang yang terlalu banyak. Catatan faktur penjualan duplikat dapat mengindikasikan kesalahan program komputer yang secara berlebihan kemudian melebih-lebihkan penjualan dan piutang dagang. Di satu sisi, penjualan yang hilang dapat menunjuk pada penjualan yang tidak tercatat yang dikirimkan tapi tidak ditagih, sehingga mengecilkan akun ini. Di sisi lain, ini mungkin menunjukkan tidak lebih dari sebuah faktur yang dikeluarkan dan dibatalkan karena kesalahan klerus (clerical Error).
Tinjau Item Baris dan File Inventaris untuk Akurasi Harga Penjualan
44
Secara tradisional, auditor akan memverifikasi ketepatan harga dengan membandingkan harga penjualan pada faktur dengan daftar harga yang dipublikasikan. Tetapi karena usaha fisik yang terlibat dengan pendekatan ini, hal itu bisa dilakukan hanya dengan sampel saja. Karena itu, dari ribuan catatan penjualan, mungkin hanya satu atau dua ratus yang akan diuji.
Pengujian untuk Rekaman yang Tak Tertandingi
Ada dua kemungkinan penyebab catatan yang tak tertandingi. Yang pertama adalah karena nilai field Item Number pada record Item Line salah dan tidak sesuai dengan catatan Inventory. Sumber kedua catatan tak tertandingi adalah file Inventaris. Kehadiran catatan Inventaris dalam file yang tidak sesuai berarti tidak ada catatan yang sesuai dalam file Item Baris.
Menguji Keberadaan Penegasan
Salah satu uji eksistensi yang paling banyak dilakukan adalah konfirmasi piutang.
Tes ini melibatkan kontak tertulis langsung antara auditor dan pelanggan klien untuk mengkonfirmasi saldo dan transaksi rekening. Pernyataan Standar Auditing No. 67 (SAS 67), Proses Konfirmasi, menyatakan bahwa auditor harus meminta konfirmasi atas piutang kecuali dalam tiga situasi berikut: (1) piutang tidak material; (2) berdasarkan tinjauan pengendalian internal, auditor telah menilai risiko pengendalian rendah; atau (3) proses konfirmasi akan menjadi tidak efektif.
Memilih Account untuk Dikonfirmasi
Memilih piutang untuk konfirmasinya melibatkan pemrosesan data yang terdapat dalam file Customer dan the Sales Invoice. Setiap catatan pelanggan dikaitkan dengan satu atau lebih catatan faktur penjualan.
Bergabung dengan File. Langkah selanjutnya dalam proses konfirmasi adalah bergabung dengan file Faktur Kanan dan berkas Pelanggan menghasilkan file baru lain yang disebut Piutang Usaha,
45
Pilih Sampel Akun. Dalam organisasi berukuran sedang sampai besar, file Piutang Usaha mungkin berisi ribuan catatan. Daripada membenarkan semua akun ini, auditor mungkin akan memilih untuk memilih sampel catatan. Untuk membantu auditor dalam Penulis ini, fitur Sampel ACL menawarkan dua metode pengambilan sampel dasar: sampling acak (catatan) dan sampling unit moneter (MUS).
Mempersiapkan Permintaan Konfirmasi
Tahap selanjutnya dalam proses konfirmasi melibatkan pembuatan permintaan konfirmasi yang berisi informasi yang tersimpan dalam file AR- Sample. Permintaan, yang biasanya berbentuk surat, disusun dan dikelola oleh auditor, namun ditulis dalam nama entitas klien.
Masalah dengan konfirmasi positif adalah tingkat respons yang buruk.
Pelanggan yang tidak membantah jumlah yang ditunjukkan dalam surat konfirmasi mungkin tidak merespons. Konfirmasi negatif meminta penerima untuk merespons hanya jika mereka tidak setuju dengan jumlah yang ditunjukkan dalam surat tersebut.
Siklus pendapatan suatu perusahaan meliputi kegiatan kegiatan yang bersangkutandengan transaksi transaksi penjualan , penerimaan kas, dan penyesuaian penjualan. Transaksi-transaksi tersebut berpengaruh terhadap sejumlah rekening signifikan dalam laporan keuangan, termasuk di dalamnya adalah kas, piutang, usaha, persediaan, dan penjualan. Pada kebanyakan perusahaan, siklus pendapatan sangat vital, tetapi praktik bisnisdan pemicu ekonomisnya sangat berbeda antara perusahaan yang satu dengan perusahaan lainnya, maka perlu audit untuk memastikan bahwa sistem informasi yang digunakan sesuai dengan peraturan yang berlaku serta dapat dijalankan dengan semaksimal mungkin dengan menghindari pelanggaran kode etik profesi.
46
DAFTAR PUSTAKA
Boyton, William C. dan Raymond N. Johnson. 2006. Modern Auditing : Assurance Services, and the Integrity of Financial Reporting Eighth Edition.
United States of America : John Wiley & Sons, Inc
Sudarmadji, Linda Christiani. 2012. “Jurnal Ilmiah Mahasiswa Akuntansi.”
Peranan Penggunaan Informasi Akuntansi Pada Kinerja Unit Bisnis Dalam Berbagai Tingkatan Kompetisi Pasar Linda 1(4): 49 – 55
