Struktur Organisasi Kepanitiaan

Pembina

Fungsi dan Tugas Kerja pembina adalah sebagai berikut:

 Memberikan saran dan kritik atas rencana anggaran, rencana usaha dana, rencana pelaksanaan kegiatan bila dianggap perlu.

 Memberikan motivasi, inspirasi, serta koreksi kepada seksi kepanitiaan.

 Mencari jalan keluar (solusi) bila terjadi beda pendapat dalam kegiatan.

Organisasi Committee (OC)

Berikut penjabaran fungsi dan tugas organisasi committee (OC) yang terdiri dari struktur kepanitiaan.

Ketua

 Mengkoordinir jalannya suatu pekerjaan semua seksi.

 Memantau kegiatan yang dilaksanakan oleh masing-masing seksi.

 Membuat konsep, mengambil keputusan dan mempertanggung jawabkan tugas-tugas secara umum yang dilaksanakan semua seksi.

 Membagi tugas kepada setiap Koordinator.

Wakil Ketua

 Melaksanakan tugas ketua bila ketua tidak dapat melaksanakan fungsinya.

 Mendampingi atau membantu mengatasi pekerjaan ketua.

 Menjalankan instruksi dari ketua panitia

 Memantau kinerja setiap seksi.

Sekertaris

 Mendampingi kegiatan ketua. Mengerjakan secara administratif tentang hal-hal yang harus dicatat atau diolah secara administratif

 Melakukan pencatatan segala keputusan atau kebijaksanaan yang telah ditetapkan oleh ketua melalui hasil musyawarah panitia

 Membuat laporan kegiatan sebelum dan sesudah penyelenggaraan.

Wakil Sekretaris

 Membantu sekretaris dalam menyusun dan menata tugas-tugas sekretaris.

 Mewakili sekretaris dalam rapat apabila sekretaris berhalangan.

Bendahara

 Menampung, menyimpan, membukukan uang yang ada.

 Mengeluarkan uang yang dibutuhkan dalam pembiayaan yang telah disetujui oleh ketua

 Bertanggung jawab terhadap keuangan yang ada padanya.

 Membuat laporan keuangan

 Memegang seluruh bukti pengeluaran.

Seksi-seksi

 Seksi Peresmian

Seksi peresmian bertugas untuk

 Mengatur seluruh kegiatan peresmian

 Mengatur persiapan kegiatan peresmian

 Berkordinasi dengan seksi acara

 Mengatur/Menentukan skema pelaksanaan kegiatan peresmian

 Melaksanakan kegiatan peresmian

 Seksi Acara

Seksi acara adalah puncak dari seluruh kegiatan peringatan hari jadi 2024 sehingga kesuksesan kegiatan sangat ditentukan oleh keberhasilan pengemasan acara demi acara.

Oleh karena itu seksi acara mempunyai tugas pokok antara lain sebagai berikut:

 Menyusun rencana kegiatan

 Membagi tugas dan tanggung jawab mengenai hal-hal teknis pada saat kegiatan berlangsung.

 Mengatur waktu, tempat, dan membagi tugas masing-masing anggota saat acara.

 Menyiapkan pengisi acara, pembawa acara dan membuat konsep acara yang membuat pihak pembawa acara merasa mantap dan nyaman.

 Mengkoordinir pihak yang beroperasi pada saat acara dilaksanakan

 Perlombaan

Seksi perlombaan mempunyai tugas :

 Menentukan jenis perlombaan yang merupakan rangkaian Hari jadi

 Menentukan/menetapkan jenis hadiah (jika ada)

 Kesekretariatan



 Dokumentasi & Publikasi



 Konsumsi



 Dana



 Dekorasi & Penataan Ruang



 Perlengkapan

 Transportasi

2. Si Perlengkapan

 Mencari tahu semua kebutuhan seksi terutama peralatan, kesekretariatan dan usaha dana.

 Mengecek peralatan dan kebutuhan seksi

 Melaporkan kelebihan dan kekurangan kebutuhan kepada panitia dan ketua

 Menyediakan sejumlah perlengkapan yang dibutuhkan

 Menginventarisir segala alat dan perlengkapan yang dibutuhkan

 Menyediakan alat dan tenaga untuk yang diperlukan

 Mendata dan mencatat semua alat yang berupa pinjaman.

3. Si Dana

 Mencari alamat donatur yang sering membantu

 Mendata atau membuat daftar alamat donatur dan sumber-sumber yang bisa mendapatkan dana

 Menjalankan sumbangan iuran wajib dan sukarela kepada semua anggota panitia dan simpatisan

 Memberikan laporan kepada bendahara mengenai sumbangan dan jumlah uang yang masuk dan keluar pada setiap saat

 Meminta saran masukkan dari panitia inti bila terjadi kendala atau masalah.

 Mencari dana yang dibutuhkan dengan cara-cara yang baik, relevan, terjangkau dan memungkinkan untuk dilaksanakan.

4. Si Publikasi & Humas

 Menjalin hubungan yang harmonis dengan masyarakat yang ada disekitar kesekretariatan

 Mencari sumber dana dari luar (donatur) serta menandatangani surat kerja sama

 Mengusahakan tempat pelaksanaan kegiatan reuni

 Bekerja sama atau berkoordinasi dengan bidang publikasi dan informasi terutama mengenai hal-hal informasi yang ingin disampaikan kepada publik.

 Menyampaikan informasi kepada publik bila diperlukan

 Mencari atau mensurvei tempat-tempat diadakannya kegiatan

 Mempublikasikan acara yang akan dilaksanakan dengan berbagai cara-cara yang memungkinkan.

5. Si Dekorasi

 Menyiapkan dekorasi ruang dan panggung yang digunakan untuk acara pergelaran

 Menentukan dekorasi acara

 Menentukan dekorasi panggung 6. Si Dokumentasi

 Menyiapkan alat dokumentasi sesuai dengan kebutuhan

 Mendokumentasikan setiap peristiwa yang dianggap perlu

 Mengedit hasil liputan sehingga diperoleh hasil yang bagus dan tidak mengecewakan

 Mendokumentasikan spot-spot yang diminta oleh sponsor

 Memberikan hasil dokumentasi kepada pihak yang membutuhkan.

7. Si Transportasi

 Mencari tahu semua kebutuhan para seksi untuk transportasi

 Mengurus pengadaan transportasi 8. Si Konsumsi

 Menghandle segala macam urusan makanan dan minuman

 Menyiapkan pola konsumsi untuk crew, satpam, polisi, bahkan tukang parkir yang menjaga.

 Menyiapkan barang konsumsi kepada hadirin sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan 1. Susunan Panitia Acara Pameran

Penyelenggaraan pameran diawali dengan pembentukan panitia pameran. Pembentukan panitia sangat penting karena perlu ada pembagian tugas dalam penyelenggaraan pameran.

Penyelenggaraan pameran seni rupa sekolah akan berjalan lancar bila ada pembagian tugas kepanitiaan secara jelas.

Tujuannya agar masing-masing orang yang terlibat dalam kepanitiaan pameran memiliki rasa tanggung jawab dan kebersamaan. Umumnya Struktur kepanitiaan pameran terdiri dari panitia inti dan dibantu beberapa seksi.

Setiap seksi bertanggung jawab pada bidang tugas dan pekerjaan masing-masing. Semua seksi harus berkoordinasi dengan ketua panitia. Dikutip dari situs resmi kementerian pendidikan dan kebudayaan Indonesia, susunan panitia pameran seni rupa sekolah terdiri dari:

 Pembimbing

 Ketua Panitia

 Wakil Ketua

 Sekretaris

 Bendahara

 Seksi Kesekretariatan

 Seksi Usaha

 Seksi Publikasi dan Dokumentasi

 Seksi Dekorasi dan Penataan Ruang

 Seksi Stand

 Seksi Pengumpulan dan Seleksi Karya

 Seksi Perlengkapan

 Seksi Keamanan

 Seksi Konsumsi

Untuk lebih lengkapnya berikut penjelasannya:

1. Pembimbing

Bertugas membimbing dan mengarahkan agar pameran dapat berjalan dengan baik. Biasanya guru yang bertindak sebagai pembimbing.

2. Ketua

Ketua Panitia adalah pimpinan penyelenggaraan pameran yang bertanggung jawab atas kelancaran pelaksanaan pameran. Ketua bertugas mencari jalan keluar dan menyelesaikan berbagai masalah yang timbul sejak perencanaan hingga pelaksanaan pameran.

Ketua harus memiliki sikap kepemimpinan yang tegas, jujur, sabar, bijaksana, tanggung jawab penuh terhadap tugas dan kewajiban nya.

Dalam menjalankan tugas, ketua harus mampu berkomunikasi dan bekerja sama dengan berbagai pihak yang mendukung kegiatan.

3. Wakil Ketua

Wakil ketua adalah pendamping Ketua yang bertugas dan bertanggung jawab atas kepengurusan berbagai hal. Memperlancar kegiatan seksi-seksi dan mampu mengganti (melaksanakan) tugas ketua apabila ketua berhalangan.

4. Sekretaris

Tugas pokok sekretaris adalah menulis seluruh kegiatan panitia selama penyelenggaraan pameran. Tugas sekretaris antara lain :

 Pembuatan surat-surat pemberitahuan kepada kepala sekolah, orang tua, kepala Dinas setempat, bila pameran diadakan di lingkungan sekolah.

 Bila pameran diadakan di luar sekolah perlu pembuatan surat izin dan pemberitahuan pada instansi pemerintah yang berwenang.

 Mengarsipkan surat-surat penting dan menyusun sesuka waktu pengeluaran surat-surat secara cermat dan teratur.

 Bersama ketua membuat laporan kegiatan sebelum, saat dan sesudah pergelaran berlangsung.

5. Bendahara

Bendahara bertanggung jawab penuh atas biaya pengeluaran pameran meliputi penggunaan, penyimpanan dan penerimaan uang dana yang masuk.

Bendahara harus menyusun laporan pertanggungjawaban atas penggunaan dan pengelolaan keuangan selama pameran berlangsung, bendahara harus memiliki sikap jujur, teliti, cermat, sabar, tidak boros dan tidak lepas tanggung jawab terhadap seluruh tugasnya.

6. Seksi Kesekretariatan

Seksi Kesekretariatan bertugas membantu sekretaris dalam pembuatan dokumen tertulis seperti surat menyurat, penyusunan proposal kegiatan dan mencatat segala sesuatu yang terjadi hingga pameran selesai.

7. Seksi Stand

Seksi stand atau petugas stand yang bertugas menjaga kelancaran pameran mengatur atau mengarahkan pengunjung mulai masuk sampai ke luar ruang pameran.

Petugas stand diharapkan melayani para pengunjung secara ramah dan sopan dalam memberikan informasi tentang karya-karya yang dipamerkan.

8. Seksi Pengumpulan dan Seleksi Karya

Karya yang akan dipamerkan, dikumpulkan, dipilih dan dikategorikan sesuai tema pameran.

Seksi pengumpulan dan seleksi karya bertugas melakukan pencatatan dan pendataan karya (Nama Seniman, judul, tahun pembuatan, kelas, harga dan lain-lain) Serta melakukan pemilihan karya yang akan dipamerkan.

9. Seksi Perlengkapan

Seksi perlengkapan memiliki tugas untuk mengatur berbagai perlengkapan (alat dan fasilitas lain) yang digunakan dalam penyelenggaraan pameran.

Seksi ini bekerja sama dengan seksi dekorasi dan penataan ruang mempersiapkan tempat penyelenggaraan pameran serta berkoordinasi secara khusus dengan seksi pengumpulan dan pemilihan karya.

10. Seksi Keamanan

Tugas seksi keamanan diantaranya menjaga ketertiban dan keamanan lokasi pameran khususnya keamanan karya-karya yang dipamerkan.

11. Seksi Konsumsi

Saat pembukaan pameran umumnya tersedia kudapan atau hidangan bagi tamu undangan. Seksi konsumsi bertugas menyediakan dan mengatur konsumsi ketika pembukaan pameran

menyediakan dan mengatur konsumsi dalam kegiatan kepanitiaan pameran.