Surat Penunjukan Tim Pengelola Sistem
Nomor : 001/ HRD-BKL/XII//2022
Sehubungan dengan penerapan Sistem Manajemen Mutu sesuai dengan Standar ISO 9001:2015 pada PT Bumikharisma Lininusa, maka bersama ini ditetapkan bahwa:
No. Jabatan dalam Tim Pengelola Sistem Nama Personil
1 Management Representative Amir Halim
2 Sales Manager dan Customer Service Alfi Syahri
3 Document Control Rita Afgriati
Elisabeth Sinaga
4 HRD/GA/Purchasing Budi Susanto
5 ACC-FIN Manager Bambang Gunawan
6 Project Manager Termi Wijayanti
Untuk menjalankannya maka Tim Pengelola Sitem memiliki tanggung jawab dan wewenang sebagai berikut:
1. Management Representative
a) Memastikan sistem manajemen memenuhi persyaratan SNI ISO 9001:2015.
b) Memastikan proses menghasilkan produk sesuai standar spesifikasi.
c) Melaporkan kinerja sistem manajemen mutu dan peluang untuk peningkatan, kepada Direktur Utama.
d) Memastikan promosi untuk fokus pada pelanggan diseluruh organisasi
e) Memastikan keutuhan sistem manajemen mutu dipelihara apabila perubahan pada sistem manajemen mutu direncanakan dan diterapkan.
f) Pengawasan implementasi kebijaksanaan, proses dan prosedur.
g) Memastikan program tinjauan manajemen diterapkan.
h) Menetapkan program internal audit, penetapan auditor internal,pelaksanaan internal audit dan tindakan dari hasil audit diterapkan.
2. Sales Manager
a) Mewakili Perusahaan dengan kemampuan pemahaman secara komprehensif tentang produk/jasa yang ditawarkan perusahaan.
b) Meneliti kebutuhan konsumen dan memikirkan cara agar perusahaan dapat menjangkau dan memenuhi kebutuhan mereka.
c) Melatih, memotivasi dan memberi arahan kepada tim penjualan.
d) Mencapai tujuan perusahaan melalui perencanaan yang efektif.
e) Membina hubungan baik dengan customer.
Customer Service
a) Melayani dan menjawab pertanyaan yang diajukan pelanggan serta memberi informasi secara lengkap, ramah dan sopan.
b) Menerima pengaduan dari customer apabila ada keluhan terhadap hasil pekerjaan.
c) Mengirimkan kuisioner untuk mengukur survey kepuasan konsumen.
3. Document Control
a) Membantu MR dalam menjalankan prosedur pengendalian dokumen.
b) Memasukkan data dokumen ke dalam daftar dokumen dan memastikan bahwa informasi yang diberikan akurat dan up to date.
c) Memastikan dokumen disahkan sebelum di distribusikan.
d) Melakukan perubahan dokumen bila diperlukan dengan MR.
e) Memastikan seluruh dokumen telas di sosialisasikan dan didistribusikan ke bagian yang berkepentingan.
f) Memastikan seluruh data disimpan dan dijaga dari kerusakan.
g) Menarik atau memusnakan dokumen yang sudah kadaluarsa.
4. HRD/GA/ Purchasing
a) Bertanggung jawab untuk melakukan rekruitmen dan seleksi calon karyawan baru.
b) Bertugas untuk mengembangkan dan memberikan pelatihan karyawan.
c) Menjaga hubungan antar karyawan.
d) Mengevaluasi tingkat kehadiran karyawan.
e) Membuat dan mengusulkan struktur organisasi.
f) Sebagai perwakilan perusahaan untuk menjalin hubungan baik kepada external.
g) Memenuhi semua kebutuhan operasional perusahaan.
h) Pengelolaan pembelian untuk kepentingan project yang dilakukan oleh bagian pembelian.
5. ACC-FIN Manager
1. Menjalankan dan mengoperasikan roda kehidupan perusahaan se-efisien dan se-efektif mungkin dengan menjalin kerjasama dengan divisi lain.
2. Mengkoordinasikan dan mengontrol perencanaan, pelaporan serta kewajiban pajak perusahaan agar efisien, akurat dan tepat waktu.
3. Menyusun anggaran serta laporan keuangan perusahaan.
4. Mengelola fungsi akuntansi dalam memproses data dan informasi keuangan untuk menghasilkan laporan keuangan yang dibutuhkan perusahaan secara akurat.
5. Menyusun sistem dan prosedur administrasi/ akuntansi perusahaan..
6. Mengkoordinasi semua bagian administrasi seperti bagian kasir, hutang piutang, stok/gudang.
6. Project Manager I. Technical SPV
- Membuat rencana dan desain project.
- Membuat rencana kebutuhan material.
- Bertanggung jawab terhadap pencapaian hasil project di lapangan.
- Mengelola proses pelaksanaan project khususnya di bidang ME.
- Memastikan ME sudah berjalan sesuai desain project.
risma Lini II. Quality Control Manager
- Bertanggung jawab atas selesainya hasil pekerjaan sesuai dengan harapan pelanggan.
- Bertanggung jawab atas kelengkapan dokumen yang diperlukan untuk pemeriksaan hasil pekerjaan dan mengarsip dokumen.
- Melakukan pengontrolan alur masuk barang sampai dengan pendistribusian ke lapangan dengan melakukan pengecekan.
- Memberikan rekomendasi keputusan terhadap produk menyimpang.
- Mereview rencana kerja proyek agar sesuai dengan RAB.
- Melakukan koordinasi pemeriksaan/evaluasi terhadap setiap hasil pekerjaan.
- Melakukan pengecekan ulang dengan manager operasional dengan form Checklist Serah Terima.
Ditetapkan di : Jakarta
Pada tanggal : 1 Desember 2022 PT Bumikha nusa
Hepi Santosa Direktur
risma Lini Ditetapkan di : Jakarta
Pada tanggal : 01 Agustus 2021 PT Bumikha nusa
Hepi Direktur
