UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA

(1)

UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA

RISK MANAGEMENT

RISK ASSESMENT TREATMENT

NO. LAM- QM – 01-08

Dibuat Oleh Diperiksa Oleh Disetujui Oleh

Huriyah Badratun Nafis Dr.Taufiq Abdul Gani,

M.Eng.Sc.

Asisten Pustakawan Bidang Penjaminan Mutu

Perpustakaan

Manajemen Representatif Kepala Perpustakaan

(2)

Halaman Pengesahan Revisi

Revisi Tgl. Penjelasan Perubahan Diperiksa

oleh

Disetujui oleh

0 05 Februari 2018 Pengesahan Dokumen ^Badaratun

Nafis

Taufiq Abdul Gani

01 26 Maret 2018 Penambahan metodologi ^Badaratun

Nafis

Taufiq Abdul Gani

(3)

UNIVERSITAS SYIAH KUALA

Darussalam, Banda Aceh

Lampiran

JUDUL: RISK MANAGEMENT

Kode : LAM-QM-01-08 Tanggal Efektif : 26 Maret 2018

Area : UPT. Perpustakaan Universitas Syiah

Kuala No. Revisi : 01

1Ruang Lingkup ... 2

2Metodologi ... 2

2.1Asesment Risiko ... 2

2.1.1Identifikasi ... 2

2.1.2Analisa ... 2

2.1.3Evaluasi ... 3

2.2Treatment Risiko ... 3

3Hasil ... 3

3.1Hasil Asesmen Risiko ... 3

3.1.1Identifikasi Risiko ... 3

3.1.2Analisis Risiko ... 3

3.1.3Evaluasi Risiko ... 4

3.2Hasil Treatment Risiko... 4

(4)

Assesment dan Treatment Risiko Perpustakaan Unsyiah

1 Ruang Lingkup

Perpustakaan Unsyiah membuat kerangka kerja manajemen risiko terhadap berdasarkan ISO 31000 dan ISO 27005. Kerangka ini dibuat sebagai bagian dari Sistem Manejemen Mutu Perpustakaan Unsyiah yang melibatkan semua unit struktural dan fungsional, yaitu pimpinan, bidang pelayanan pemustaka, bidang pelayanan teknis, bidang manajemen mutu, bidang perencanaan, literasi dan humas, bidang teknologi informasi dan bidang administrasi umum.

Perpustakaan Unsyiah menentukan, memantau dan meninjau elemen-elemen yang berpengaruh dan membentuk risiko bagi Perpustakaan. Elemen tersebut ada yang bersumber dari eksternal seperti Kurikulum, Proses Belajar Mengajar dan Penelitian, Kemahasiswaan, Tata Kelola Unsyiah dan lainnya. Sedangkan elemen internal seperti Pustakawan, Koleksi, Saran-prasarana dan lainnya.

Kesemua elemen diatas berinteraksi dan berelevansi dan saling dipengaruhi oleh:

a) Hukum/peraturan, teknologi, kompetisi, pasar, budaya, sosial dan lingkungan ekonomis, baik internasional, nasional, regional maupun lokal yang berhubungan dengan Perpustakaan Unsyiah.

b) Nilai, budaya, pengetahuan dan kinerja Perpustakaan Unsyiah.

Perpustakaan Unsyiah juga harus memahami semua peraturan dan nilai yang ada di Unsyiah tempat perpustakaan bernaung. Unsyiah memiliki banyak sistem yang sedang berjalan dan mengikat semua unit termasuk perpustakaan. Salah satunya adalah sistem informasi di UPT Teknologi Informasi dan Komunikasi. Perpustakan Unsyiah harus menjamin bahwa implementasi sistem informasi di lingkungannya memenuhi persyaratan operasional dan keamanan yang ditetapkan oleh Unsyiah.

Elemen dan kontek diatas terus berubah, sehingga setiap tahun Perpustakaan Unsyiah melakukan evaluasi dan mendokumentasikan ke dalam Dokumen Konteks Sistem Manajemen Mutu, yaitu Bagian A. Pemahaman Organisasi dan Konteksnya (terlampir).

2 Metodologi

2.1 Asesment Risiko 2.1.1 Identifikasi

Indentifikasi resiko adalah kegiatan untuk mengetahui kemungkinan–kemungkinan terjadinya suatu kejadian yang berdampak jelek dan merugikan operasional dan pelayanan Perpustakaan Unsyiah.

Perpustakaan Unyiah melakukan identifikasi risiko dengan cara analisis data historis, pengamatan

dan survey, dan juga meminta pendapat ahli.

(5)

UNIVERSITAS SYIAH KUALA

Lampiran

Indentifikasi ini penting karena merupakan tahap pertama yang harus dilakukan. Kegagalan dalam tahapan ini akan berpengaruh besar terhadap tahapan manajemen risiko selanjutnya. Sehingga akan semakin banyak kerentanan/celah yang mungkin terjadi di masa yang akan datang.

Risiko yang diindentifikasi dapat berasal dari aset, ancaman, kerentanan, pengendalian, dan konsekwensi.

2.1.2 Analisa

Analisa dilakukan untuk menentukan berbagai tingkatan dari risiko berdasarkan kritikal, kerentanan dan insiden yang terjadi. Analisa dapat dilakukan secara kualitatif dan kwantitatif. Langkahnya adalah sebagai berikut:

1. Pertama sekali dianalisa konsekwensi dari sebuah insiden risiko. Konsekwensi adalah akibat atau impact dari risiko yang terjadi dalam 3 dimensi yaitu konfidensialitas, integritas, dan availabilitas.

2. Setelah itu kemungkinan atau probabilitas insiden risiko itu terjadi dan besar pengaruh kepada operasional (bisnis) juga harus dinilai. Skala yang digunakan dapat dilihat pada Gambar.1 dibawah

3. Dari keduanya, konsekwensi dan kemungkinan didapat sebuah nilai untuk risiko tersebut.

Gambar.1

Extreme Major Moderate Minor Insignificant

Complete operational failure, "bet the farm"

impact, unsurvivable

Severe loss of operational capability,

highly damaging and extremely costly but

survivable

Substantial operational impact, very costly

Noticeable but limited operational impact,

some costs

Minimal if any operational impact, negligible costs

100% 80% 62% 25% 1%

(Almost) certain

We are bound to experience further incidents of this nature -

in fact they are probably occuring right now!

100% 100% 80% 62% 25% 1%

Probable

We are likely to experience incidents of this nature before

long 80% 80% 64% 50% 20% 1%

Possible

It is distinctly possible that we will experience incidents of this

nature 62% 62% 50% 38% 16% 1%

Unlikely

Incidents of this nature are uncommon but there is a genuine chance that we may experience them at some future

point

25% 25% 20% 16% 6% 0%

Rare

Although they are conceivable, we will probably never experience incidents of this

nature

1% 1% 1% 1% 0% 0%

Business impact

P ro b a b ili ty

(6)

Pada gambar tersebut dapat dilihat bahwa terdapat dua Ket:

Probability merupakan kemungkinan risiko tersebut dapat terjadi yang terbagi kedalam beberapa tahap, yakni: Rare (risiko yang terjadi memiliki kemungkinan tidak akan terjadi kecuali dengan keadaan yang tertentu), Unlikely (risiko yang terjadi jarang terjadi kapan saja), Possible (risiko yang mungkin dapat saja terjadi), Probable (risiko yang dapat terjadi), Almost/certain (risiko yang dapat terjadi pada saat ini).

Business Impact merupakan dampak yang dihasilkan dari risiko yang terjadi tersebut, terdapat beberapa tahapan dari hasil risiko tersebut terjadi, yakni: Insignificant (Dampak yang ditimbulkan tidak terlalu berpengaruh terhadap kegiatan yang sedang terjadi), Minor (Dampak yang ditimbulkan masih dalam batas minim), Moderate (Dampak yang ditimbulkan oleh risiko tersebut dapat berpengaruh terhadap proses kegiatan), Major (Dampak yang ditimbulkan memiliki pengaruh terhadap proses kegiatan yang sedang berlangsung, juga memiliki pengaruh terhadap biaya yang harus dipersiapkan untuk memperbaiki dan dampak yang ditimbulkan dari risiko tersebut, namun risiko yang timbul masih dapat ), Extreme (Risiko yang timbul sangat berpengaruh terhadap proses kegiatan yang sedang berlangsung, efek yang ditimbulkan memiliki dampak yang sangat tinggi dan memiliki biaya untuk mengurangi risiko tersebut).

2.1.3 Evaluasi

Dalam tahap evaluasi, nilai risiko yang sudah didapat dibandingkan dengan kriteria evaluasi dan penerimaan risiko. Hasilnya adalah sebuah daftar dari risk yang menjadi prioritas berdasarkan kriteria evaluasi sehubungan dengan skenario insiden

2.2 Treatment Risiko

Treatment risiko membuat atau menyediakan pilihan menangani risiko, menilai pilihan tersebut dan menyiapkan rencana aksi. Risiko yang memiliki skor lebih tinggi akan menjadi yang lebih urgen.

Pilihan tersebut dapat berupa:

a) Modification - tingkat risiko dikendalikan sehingga residual risk dapat dinilai balik menjadi acceptable.

b) Retention - tingkat risiko sudah mencapai kriteria, jadi tidak perlu dilakukan pengendalian risiko tambahan

c) Avoidance - aktivitas tidak dijalankan karena pengendalian risiko tidak mungkin lagi dilaksanakan atau terlalau mahal,

d) Sharing – strategi mengalihkan risiko kepada pihak ketiga lainnya (eksternal).

(7)

UNIVERSITAS SYIAH KUALA

Lampiran

3 Hasil

3.1 Hasil Asesmen Risiko 3.1.1 Identifikasi Risiko

Identifiaksi risiko Perpustakaan Unsyiah dimulai dengan mempelajari proses yang ada di Perpustakaan. Hasil proses mempelajarinya secara detail dapat dilihat di Dokumen (Huri buat).

Perpustakaan Unsyiah melakukan Identifikasi pada tanggal 5 Maret 2018, bersumber dari aset, ancaman, pengendalian, kerentanan, dan konsekwensi.

Aset Perpustakaan Unsyiah terbagi atas aset utama dan aset pembantu. Aset utama Perpustakaan Unsyiah adalah operasional dan pelayanan serta informasi, sedangkan aset pembantu adalah perangkat keras, perangkat lunak, jaringan dan manusia.

Hasil dari identifikasi tersebut dapat dilihat dalam Lampiran I yaitu sebuah Tabel yang berisi risiko (kolom B) dengan konsekwensi atau impact ditimbulkannya (kolom C) yang dikelompokkan dalam group.

3.1.2 Analisis Risiko

Analisa dilakukan untuk membedakan risiko berdasarkan tingkat pentingnya atau kerentanannya yang pernah terjadi di Perpustakaan Unsyiah.

Dalam tahap ini, semua skenario, insiden, ancaman, kerentanan, konsekwensi terhadap aset dan pelayanan terdampak akan dianalisis berdasarkan kriteria yaitu hilang atau kurangnya konfidensialitas, integritas dan ketersediaan.

Hasil analisa risiko pada tanggal 7 maret 2018 berdasarkan konfidensialitas, integritas dan ketersediaan dapat dilihat di kolom C, sedangkan kolom D dan E untuk nilai probabilitas dan impact.

3.1.3 Evaluasi Risiko

Evaluasi risiko dilakujan pada tanggal 10 Maret 2018. Hasil dari analisis diatas dievaluasi duntuk mendapat nilai determinasi atau Rangking Risiko dengan mengalikan nilai probabilitas (kolom D) dan impact (kolom E) menghasilkan nilai determinasi di kolom F.

3.2 Hasil Treatment Risiko

Setiap risiko dalam kolom B akan ditreatment dengan pilihan

a) Modification - tingkat risiko dikendalikan sehingga residual risk dapat dinilai balik menjadi acceptable.

b) Retention - tingkat risiko sudah mencapai kriteria, jadi tidak perlu dilakukan pengendalian risiko tambahan

c) Avoidance - aktivitas tidak dijalankan karena pengendalian risiko tidak mungkin lagi dilaksanakan atau terlalau mahal,

d) Sharing

(8)

Lampiran: Tabel Asesmen dan Treatment Risiko

No Risk per Bidang Impact

Assessment (10 Maret 2018)

Treatment (25 Maret 2018)

Prob Imp Rate Metode dan Tindakan Status Prob Imp Target Rate

Risk Rate

a b c d e f g h I j k l

Group I: Pelayanan Pemustaka Sub Group I.1. Pelayanan Informasi 1 Antrian panjang pemustaka

non-civitas

A: antrian panjang akan

mengurangi Availability layanan bagi pengunjung

62% 62% 38% Modification: Pelaksanaan SOP diperketat staf harus stand by dicounter

Staf mengalihkan pembayaran biaya masuk non-civitas pada counter sirkulasi

62% 25% 25% 6% 18%

2 Antrian panjang pemustaka non-civitas

Staf mengalihkan pembayaran biaya masuk non-civitas pada counter sirkulasi

62% 25% 25% 6% 30%

3 Tertukarnya kartu identitas C: tertukarnya kartu identitas akan mengurangi

Confidentiality pengunjung

62% 80% 50% Modification: Pelaksanaan SOP diperketat staf harus teliti dalam penyimpanan kartu identitas.

Staf memastikan bahwa kartu identitas yang diterima benar milik pemustaka

80% 25% 80% 20% 26%

4 Pemustaka bertanya pada counter check in

A: pertanyaan di counter akan mengganggu Availability layanan bagi pengunjung lainnya

80% 62% 50% Modification: Staf check in mengintruksikan pemustaka ke counter informasi

50% 25% 40% 10% 30%

5 Pemustaka lupa mengisi buku kunjungan

I: lupa mengisi buku tamu akan mengurangi Integrity dari data

62% 25% 16% Modification: Staf memastikan pemustaka telah mengisi buku kunjungan

80% 10% 25% 3% 5%

(9)

UNIVERSITAS SYIAH KUALA

Lampiran

JUDUL: Risk Management

Risk Rate

6 Kehilangan kunci loker A: kunci locker hilang akan mengurangi Availability layanan untuk orang lain

25% 25% 6% Modification: Staf counter mengarahkan pemustaka kepada Ka. Bid. Layanan Pemustaka terkait denda dan sanksi

80% 62% 5% 3% 4%

Sub Group I.2. Layanan Check In

1 Antrian panjang pemustaka A: antrian panjang akan

62% 25% 16% Modification: Staf memanfaatkan scanner tambahan yang tersedia

100% 1% 1% 0% 0%

2 Penggunaan kartu identitas oleh pemustaka lain

C: pengguan kartu identitas oleh pihak lain akan mempengaruhi Confidentiality pemustaka yang lainnya

62% 80% 50% Modification: Staf memastikan pemustaka yang melakukan scanning sesuai dengan data yang tertera pada monitor

62% 25% 62% 16% 28%

3 Penggunaan struk expired oleh non civitas

I: penggunaan struk expired akan mengurangi Integrity dari data

25% 62% 16% Modifacation: Staf memastikan tanggal yang tertera pada struk

62% 1% 25% 0% 6%

4 Alumni yang lolos masuk tanpa pembayaran

I: alumni yang lolos masuk akan mengurangi Integrity dari data

62% 62% 38% Modification: Pengawasan Supervisor terhadap kinerja staf counter. Staf memastikan setiap data yang tampil pada monitor

62% 1% 25% 0% 15%

5 Terputusnya koneksi internet A: terputusnya koneksi internet mengurangi Avability

perpustakaan terhadap layanan kepada pemustaka

25% 80% 20% Modification: Staf mengkonfirmasi kepada staf IT dan mengaktifkan segera note pad pada monitor

80% 1% 62% 1% 4%

6 Terputusnya koneksi web service dari UPT TIK

A: terputusnya koneksi web service mengurangi Avaibility layanan terhadap pemustaka

25% 62% 16% Modification: Staf IT mengkonfirmasi kepada pihak UPT TIK

62% 25% 25% 6% 10%

Sub Group I.3. Layanan Pemeriksaan Barang Bawaan Masuk dan Keluar

(10)

Risk Rate

1 Antrian panjang pemustaka A: antrian panjang akan

62% 25% 16% Modifikasi: Pelaksanaan SOP diperketat staf harus stand by dicounter. Pengawasan berkala oleh Supervisor.

25% 1% 25% 0% 12%

2 Barang terlarang yang lolos masuk

A: barang terlarang lolos dibawa masuk akan mengganggu Availability layanan bagi pemustaka lainnya

62% 80% 50% Modifikasi: Pelaksaan SOP diperketat dengan adanya pengawasan dari Supervisor secara berkala dan Supervisor membuat peraturan secara tertulis dan sah tentang barang bawaan masuk

25% 25% 25% 6% 39%

3 Koleksi pustaka yang lolos dibawa keluar

A: lolosnya koleksi

perpustakaan yang dibawa keuar mengurangi Avability koleksi yang terdapat di perpustakaan

25% 100% 25% Modifikasi: Pelaksanaan SOP diperketat staf harus stand by dicounter. Pengawasan berkala oleh Supervisor.

62% 1% 25% 0% 10%

Sub Group I.4. Layanan Pembuatan Kartu Tanda Anggota 1 Kartu tanda anggota yang

dimanfaatkan oleh pemustaka lain

C: pengguan KTA oleh pemustaka yang lain akan mempengaruhi Confidentiality pemustaka yang lainnya

25% 80% 20% Modification: Staf harus melakukan pengecekan secara teliti pada database

62% 1% 1% 0% 8%

2 Pemustaka yang memiliki kartu tanda mahasiswa ganda

I: kepemilikan kartu ganda oleh pemustaka akan mengurangi Integrity dari data

1% 62% 1% Modification: Staf memastikan data yang tertera pada monitor sesuai dengan pemustaka yang menggunakan KTA

80% 1% 1% 0% 0%

3 Kartu Tanda Anggota (KTA) yang hilang

C: kehilangan KTA akan mempengaruhi Confidentiality pemustaka yang memiliki KTA

1% 25% 0% Modification: Staf menghubungi pemustaka sehari sebelum tempo pengambilan kartu

1% 1% 1% 0% 0%

Sub Group I.5. Peminjaman Buku Secara Mandiri

(11)

UNIVERSITAS SYIAH KUALA

Lampiran

Risk Rate

1 Antrian yang panjang pada peminjaman buku mandiri (self loan station)

A: antrian panjang pada peminjaman buku mandiri akan mengurangi Availability layanan bagi pemustaka

25% 25% 6% Modification: Penambahan RFID 0% 25% 25% 6% 6%

2 Penggunaan KTM atau KTA oleh pemustaka lain

C: pengguan KTA oleh pemustaka yang lain akan mempengaruhi Confidentiality pemustaka yang lainnya

62% 80% 50% Modification: Staf memastikan pemustaka yang melakukan peminjaman melalui pc Staf sirkulasi. Pemberian sanksi terhadap

pemustaka yang menggunakan KTM/KTA pemustaka lainnya.

62% 25% 62% 16% 28%

3 Failed (kegagalan dalam peminjaman)

A: kegagalan peminjaman koleksi mempengaruhi Availability layanan bagi pemustaka

62% 80% 50% Modification: Staf mencabut koleksi yang tidak terbaca tag dan melaporkannya pada Ka.

Bid. Layanan Teknis. Ka.Bid. Layanan harus teliti dalam melakukan final check

pemeriksaan kelengkapan dan kesesuaian data koleksi

80% 1% 25% 0% 10%

Sub Group I.6. Pengembalian Buku Secara Mandiri 1 Antrian pemustaka yang

panjang

A: antrian panjang pada peminjaman buku mandiri akan mengurangi Availability layanan bagi pemustaka

25% 25% 6% Modification: Penambahan mesin pengembalian koleksi secara mandiri

0% 25% 80% 20% 6%

2 Pemadaman listrik A: pemadaman listrik akan mengurangi Availability layanan bagi pemustaka

25% 62% 16% Modification: Penyediaan listrik cadangan dan pemeriksaan secara berkala

25% 25% 1% 0% 12%

(12)

Risk Rate

3 Koleksi hilang A: koleksi yang hilang dapat mengurangi Availability layanan bagi pemustaka

62% 80% 50% Modifiacation: Staf menghubungi langsung via telpon pemustaka yang belum melakukan pembayaran denda dan mengganti koleksi yang hilang

80% 25% 25% 6% 15%

4 Koleksi rusak A: kerusakan koleksi dapat mengurangi Availibility layanan bagi pemustaka

62% 25% 16% Modification: Staf pemeliharaan melakukan pengecekan pada rak secara berkala koleksi yang rusak. Staf menginstruksikan pemustaka agar meletakkan koleksi pada rak yang tersedia

100% 25% 25% 6% 6%

5 Tag rfid rusak A: Tag RFID yang rusak mengurangi Availibility layanan bagi pemustaka

62% 80% 50% Modification: Staf sirkulasi menyerahkan koleksi yang rusak kepada bagian pemeliharaan. Staf Pelayanan Teknis

melakukan penutupan Tag RFID pada koleksi.

100% 62% 25% 16% 16%

6 Keterlembatan pengembalian koleksi

A: pemustaka yang terlambat melakukan pengembalian koleksi dapat mengurangi Availibility layanan bagi pemustaka

62% 80% 50% Modification: Staf melakukan sinkronisasi data dengan UPT TIK terkait pemblokiran pengisian KRS online bagi pemustaka yang belum mengembalikan buku maupun belum melakukan pembayaran denda.

100% 25% 25% 6% 6%

7 Pemustaka yang tidak melakukan pembayaran denda

I: pemustaka yang tidak melakukan pembayaran denda dapat mengurangi Integrity dari data

62% 62% 38% Modifikasi: Staf user education

menginformasikan kepada setiap MABA melalui program LOCT risiko yang diterima.

Pengiriman surat pemberitahuan kepada fakultas dan prodi. Supervisor menetapkan peraturan terkait denda keterlambatan.

80% 25% 25% 6% 13%

(13)

UNIVERSITAS SYIAH KUALA

Lampiran

Risk Rate

8 Pemustaka tidak memiliki ATM BNI dan kartu Brizzi

A: tidak tersedianya mesin EDC mengurangi Availibility layanan untuk pemustaka

25% 25% 6% Modification: Pimpinan melakukan kerjasama dengan Bank yang lainnya. Menyediakan tambahan mesin EDC dari Bank yang lainnya

80% 1% 25% 0% 1%

Sub Group I.7. Pengecekan ETD dan Bebas Pustaka 1 Antrian pemustaka yang

panjang

A: antrian panjang pada akan mengurangi Availability layanan bagi pemustaka

62% 25% 16% Modification: Pelaksanaan SOP diperketat staf harus stand by dicounter. Supervisor menugaskan staf yang diperbantukan untuk pengecekan tugas akhir

80% 25% 62% 16% 16%

2 Jaringan off-line A: jaringan offline mengurangi Avability perpustakaan terhadap layanan kepada pemustaka

25% 62% 16% Modifiacation: Staf sirkulasi menghubungi dan melakukan konfirmasi kepada staf IT

80% 25% 25% 6% 8%

1% 25% 62% 16% 6%

4 Server down A: server down akan

mengurangi Availibility layanan bagi pemustaka

25% 80% 20% Modification: Staf IT melakukan pengecekan (penggunaan, space dll) server secara berkala

62% 25% 62% 16% 17%

5 Crash Database A: crash database akan

mengurangi Availibility layanan bagi pemustaka. I: crash database juga dapat

mempengaruhi Integrity data

25% 100% 25% Modification: Staf IT melakukan pengecekan kesalahan database

62% 62% 25% 16% 19%

(14)

Risk Rate

6 Tidak terlampir lembaran pengesahan tugas akhir (hasil upload tidak lengkap)

I: pemustaka yang tidak melampirkan lembaran pengesahan tugas akhir mengurangi Integrity dari data

25% 80% 20% Modifiacation: Pelaksanaan SOP diperketat staf harus teliti dalam melakukan pengecekan hasil upload ETD. Supervisor menyediakan flyer yang berisikan informasi tentang upload tugas akhir.

80% 25% 62% 16% 16%

7 Failed (kegagalan upload) karena besarnya ukuran file karya ilmiah,

A: kegagalan upload tugas akhir mempengaruhi Availability layanan bagi pemustaka

25% 25% 6% Modification: Staf menginformasikan secara rinci pedoman upload karya ilmiah kepada pemustaka. Staf menunjukkan informasi yang tersedia pada flyer yang berisikan tentang proses upload tugas akhir

62% 25% 1% 0% 3%

8 Penggunaan NIM oleh pemustaka lainnya

disebabkan oleh Pemustaka yang tidak teliti pada saat melakukan login pada laman ETD

I: pemustaka yang

menggunakan NIM pemustaka lainnya mengurangi Integrity dari data

25% 25% 6% Modification: Staf mengarahkan pemustaka untuk memperbaiki pasword pada bagian digital corner

80% 25% 25% 6% 6%

9 Pemustaka melakukan upload tugas akhir milik orang lain

I: hasil upload tidak sesuai dengan pemustaka yang melakukan upload hasil tugas akhir orang lain mempengaruhi Integritiy data. C: kecurangan upload hasil tugas akhir juga mempengaruhi Confidentially pemustaka lainnya.

1% 80% 1% Modification: Pelaksaaan SOP oleh staf diperketat. Staf memastikan hasil upload sesuai dengan identitas pembuat surat keterangan bebas pustaka

62% 25% 62% 16% 10%

Sub Group I.8. Layanan Referensi dan On-reserve

(15)

UNIVERSITAS SYIAH KUALA

Lampiran

Risk Rate

1 Pemustaka tidak mengisi buku pengunjung

I: lupa mengisi buku tamu akan mengurangi Integrity dari data

1% 25% 0% Modification: Staf memastikan pemustaka telah mengisi buku kunjungan

100% 25% 1% 0% 0%

2 Koleksi yang tidak dapat ditemukan/hilang

disebabkan oleh kesalahan dalam proses shelving dan Ketidak tepatan pada proses penginputan data koleksi

A: koleksi yang tidak dapat ditemukan mengurangi Availability layanan untuk pemustaka

25% 80% 20% Modification: Kordinator shelving wajib melakukan pengecekan penempatan koleksi sesuai pada tempatnya. Supervisor melakukan pengecekan terhadap kinerja kordinator shelving. Ka.Bid. Layanan harus teliti dalam melakukan final check pemeriksaan

kelengkapan dan kesesuaian data koleksi

25% 62% 25% 16% 19%

1% 25% 25% 6% 6%

4 Permintaan data LSS melalui email tidak terbalas

A: permintaan data LSS tidak direspon mengurangi

Availibility data

1% 62% 1% Modification: Pelaksanaan IK oleh staf harus lebih teliti dan melakukan pengecekan email setiap harinya

62% 1% 25% 0% 0%

5 Pemustaka yang tidak membawa tanda pengenal

I: pemustaka yang tidak membawa tanda pengenal mengurangi Integrity data peminjaman

1% 25% 0% Modification: Supervisor menetapkan peraturan tentang layanan peminjaman koleksi On-reserve dan Referensi

80% 1% 25% 0% 0%

6 Staf tidak dapat menjawab kebutuhan informasi pemustaka

A: staf yang tidak dapat menjawab permintaan pemustaka mempengaruhi Availibility layanan

25% 80% 20% Modification: Pimpinan memberikan pelatihan-pelatihan kepada Staf tentang penelusuran informasi yang cepat dan tepat

1% 25% 62% 16% 20%

Sub Group I.9. Layanan Koleksi Karya Ilmiah

(16)

Risk Rate

1 Kehilangan koleksi A: kehilangan koleksi dapat memperngaruhi dan mengurangi Availibility layanan kepada pemustaka

25% 80% 20% Modification: Pelaksanaan SOP diperketat staf harus stand by dicounter. Staf

menyediakan petunjuk larangan masuk ke ruang koleksi. Kordinator shelving wajib melakukan pengecekan penempatan koleksi setiap hari kerja. Supervisor melakukan pengawasan kehadiran staf dan pengecekan kinerja kordinator shelving

80% 25% 25% 6% 9%

2 Pemustaka yang melakukan vandalisme

A: pemustaka yang melakukan vandalisme terhadap koleksi dapat memperngaruhi dan mengurangi Availibility layanan kepada pemustaka

1% 100% 1% Modification: Staf harus lebih teliti saat menerima koleksi yang telah dimanfaatkan oleh pemustaka

62% 25% 1% 0% 1%

3 Pemustaka mengambil gambar (foto) koleksi

C: koleksi yang difoto oleh pemustaka mempengaruhi Confidentiality pemustaka lainnya

25% 62% 16% Modification: Supervisor menetapkan peraturan tentang larangan mengambil gambar koleksi.

80% 1% 25% 0% 3%

4 Pemustaka yang

menggunakan kartu identitas orang lain

C: penggunaan KTA oleh pemustaka yang lain akan mempengaruhi Confidentiality pemustaka yang lainnya

1% 62% 1% Modification: Staf memastikan pemustaka yang meminjam koleksi sesuai dengan data yang tertera pada kartu identitas

100% 1% 25% 0% 0%

Sub Group I.10. Layanan Koleksi Serial

(17)

UNIVERSITAS SYIAH KUALA

Lampiran

Risk Rate

1 Kesalahan penempatan koleksi

A: koleksi yang tidak dapat ditemukan mempengaruhi dan mengurangi Availibility layanan kepada pemustaka

25% 100% 25% Modification: Pelaksanaan SOP diperketat staf harus stand by dicounter. Kordinator shelving wajib melakukan pengecekan penempatan koleksi setiap hari kerja.

Supervisor melakukan pengawasan kehadiran staf dan pengecekan kinerja kordinator shelving

80% 25% 25% 6% 10%

A: pemustaka yang melakukan vandalisme terhadap koleksi dapat mempengaruhi dan mengurangi Availibility layanan kepada pemustaka

1% 62% 1% Modification: Staf memastikan koleksi yang telah difotocopy oleh pemustaka

dikembalikan dalam keadaan baik

62% 1% 25% 0% 0%

3 Kehilangan koleksi A: koleksi yang hilang dapat mengurangi Availability layanan bagi pemustaka

1% 62% 1% Modification: Staf yang berada pada bagian pengecekan barang keluar wajib melakukan pengecekan secara teliti untuk mencegah hilangnya koleksi

62% 1% 25% 0% 0%

4 Kehilangan kunci loker A: kunci locker hilang akan mengurangi Availability layanan untuk orang lain

1% 25% 0% Modification: Staf counter mengarahkan pemustaka kepada Ka. Bid. Layanan Pemustaka terkait denda dan sanksi

80% 1% 25% 0% 0%

Sub Group L.11. Layanan Digital Corner 1 Antrian pemustaka yang

panjang

mengurangi Availability layanan bagi pemustaka

25% 25% 62% 16% 33%

(18)

Risk Rate

2 Kegagalan pendaftaran akun ETD

A: kegagalan pendaftaran akun ETD mempengaruhi Availability layanan bagi pemustaka

25% 25% 6% Modification: Staf DC memberikan saran kepada staf IT untuk memasukkan pemberitahuan “Mohon teliti dalam memasukkan NIM” pada tampilan awal regsitrasi ETD

0% 25% 62% 16% 6%

3 Kegagalan upload ETD A: kegagalan upload ETD mempengaruhi Availability layanan bagi pemustaka

25% 62% 16% Modification: Staf membantu pemustaka melakukan upload ETD dan menyediakan flyer yang berisi informasi tentang tatacara upload ETD

100% 25% 25% 6% 6%

4 Pemustaka yang gagal melakukan setting akun Proxy

A: kegagalan seting akun proxy mengurangi Availibility layanan bagi pemustaka

25% 25% 6% Modification: Membuat flyer tentang tatacara pendaftaran akun proxy dan staf langsung membantu pemustaka melakukan seting proxy

100% 1% 25% 0% 0%

5 Kehilangan koleksi digital (VCD, DVD)

A: koleksi digital yang hilang dapat mengurangi Availibility layanan bagi pemustaka

1% 25% 0% Modification: Pelaksanaan SOP diperketat staf harus disiplin dalam bertugas untuk mencegah terjadinya kehilangan koleksi.

Menyediakan peraturan tentang peminjaman koleksi digital

1% 1% 25% 0% 0%

Sub Group L.12. Layanan Koleksi Dokumen

1 Koleksi yang tidak tersedia A: koleksi yang tidak tersedia mengurangi Availibility layanan pemustaka

1% 25% 0% Modification: Kordinator shelving wajib melakukan pengecekan penempatan koleksi setiap hari kerja. Supervisor melakukan pengawasan kehadiran staf dan pengecekan kinerja kordinator shelving

62% 1% 25% 0% 0%

(19)

UNIVERSITAS SYIAH KUALA

Lampiran

Risk Rate

2 Kehilangan koleksi dokumen

A: kehilangan koleksi dapat mempengaruhi dan mengurangi Availibility layanan kepada pemustaka

62% 1% 25% 0% 0%

3 Koleksi yang dibawa keluar A: koleksi yang dibawa keluar mengurangi Availibility layanan bagi pemustaka

1% 25% 0% Modification: Staf menunjukkan peraturan tentang layanan fotocopy dan peminjaman baca ditempat kepada pemustaka

62% 25% 25% 6% 4%

4 Pemustaka yang

menggunakan kartu identitas pemustaka lain

C: penggunaan kartu identitas oleh pemustaka yang lain akan mempengaruhi Confidentiality pemustaka yang lainnya

1% 62% 1% Modification: Staf memastikan pemustaka yang meminjam koleksi sesuai dengan data yang tertera pada kartu identitas

100% 1% 25% 0% 0%

A: pemustaka yang melakukan vandalisme terhadap koleksi dapat mempengaruhi dan mengurangi Availibility layanan kepada pemustaka

1% 62% 1% Modification: Staf memastikan koleksi yang telah difotocopy oleh pemustaka

dikembalikan dalam keadaan baik

80% 1% 25% 0% 0%

Group II. Pelayanan Teknis

Group II.1. Pengelolaan Koleksi Baru

(20)

Risk Rate

1 Kesalahan katalogisasi I: kesalahan katalogisasi mempengaruhi Integrity data koleksi

1% 100% 1% Modification: Pimpinan memberikan pelatihan-pelatihan kepada staf tentang menganalisa subjek koleksi. Staf klasifikasi merujuk ke bagan untuk memastikan nomor tersebut di bagan masih digunakan. Staf klasifikasi harus lebih teliti dalam merujuk indeks relatif dan subject headings. Ka. Bid.

Layanan Teknis melakukan validasi terhadap hasil analisis subjek dan data bibliografi yang sudah dientri

80% 1% 25% 0% 0%

2 Kesalahan pengentrian data I: kesalahan pengentrian data mempengaruhi Integrity data koleksi

25% 100% 25% Modification: Staf entri data harus berhati-hati dan memastikan kembali lebih teliti dalam melakukan pengentrian data. Ka. Bid.

Layanan Pemustaka melakukan final check terhadap hasil pengentrian data bibliografi

80% 25% 25% 6% 10%

3 Kesalahan encoding data I: kesalahan encoding data mempengaruhi Integrity data koleksi

1% 80% 1% Modification: Staf encoding data harus teliti dan seksama ketika melakukan encoding data dan Ka. Bid. Layanan Pemustaka melakukan final check keakuratan name tag koleksi yang di encode

100% 1% 25% 0% 0%

4 Kesalahan pemasangan label buku

I: kesalahan pemasangan mempengaruhi Integrity data koleksi

25% 62% 16% Modification: Ka. Bid. Layanan Pemustaka melakukan final check terhadap pemasangan label

80% 25% 25% 6% 8%

Sub Group II.1. Pengelolaan Terbitan Berkala

(21)

UNIVERSITAS SYIAH KUALA

Lampiran

Risk Rate

1 Kesalahan menganalisa subjek

I: kesalahan analisa subjek mengurangi Integrity data koleksi serial

1% 62% 1% Modification: Pimpinan memberikan pelatihan-pelatihan kepada staf tentang menganalisa subjek koleksi terbitan berkala.

Ka. Bid. Layanan Teknis melakukan validasi terhadap hasil analisis subjek dan data bibliografi yang sudah dientri

100% 1% 62% 1% 1%

2 Kesalahan pemasangan label tipe dan subyek

I: kesalahan pemasangan label tipe dan subyek mengurangi Integrity data koleksi

1% 62% 1% Modification: Ka. Bid. Layanan Pemustaka melakukan final check terhadap pemasangan label dan keakuratan name tag koleksi yang di encoding

80% 1% 25% 0% 0%

Sub Group II.3. Pemeliharaan Koleksi 1 Kesalahan dalam

mengaktifkan kembali koleksi (Disable dan unnable)

I: kesalahan dalam mengaktifkan koleksi mengurnagi Integrity data

25% 62% 16% Modification: Staf harus lebih teliti dalam melakukan disable dan unable koleksi.Ka.

Bid. Layanan Teknis/Pemustaka melakukan verifikasi dan final check

80% 25% 25% 6% 8%

Sub Group II.4. Stock Opname dan Wedding

1 Ketidak sesuaian data I: ketidaksesuaian data stock opname mengurangi Integrity data

1% 80% 1% Modification: Petugas harus lebih teliti dalam melakukan penginputan/ pengentrian ulang data saat stock opname

80% 1% 25% 0% 0%

2 Kesalahan penarikan koleksi yang tidak sesuai kriteria

I: kesalahan penarikan koleksi mengurangi Integrity data koleksi

1% 80% 1% Modification: Ka. Bid. Layanan Teknis melakukan validasi dan final check hasil koleksi yang telah dilakukan wedding dan stock opname

80% 1% 25% 0% 0%

Sub Group II-5. Pengelolaan Koleksi Elektronik

(22)

Risk Rate

1 Kesalahan katalogisasi I: kesalahan katalogisasi koleksi elektronik mempengaruhi Integrity data koleksi

1% 62% 1% Modification: Pimpinan memberikan pelatihan-pelatihan kepada staf tentang menganalisa subjek koleksi. Staf klasifikasi merujuk ke bagan untuk memastikan nomor tersebut di bagan masih digunakan. Staf klasifikasi harus lebih teliti dalam merujuk indeks relatif dan subject headings. Ka. Bid.

Layanan Teknis melakukan validasi terhadap hasil analisis subjek dan data bibliografi yang sudah dientri

62% 1% 25% 0% 0%

2 Banyaknya koleksi yang belum terproses

A: koleksi yang belum terproses mengurangi Availibility layanan pemustaka

25% 62% 16% Modification: Ka. Bid. Layanan Teknis membuat list prioritas pengelolaan koleksi

1% 25% 25% 6% 15%

Group III. Perencanaan, Literasi dan Hubungan Masyarakat Sub Group III.1. Pengembangan Koleksi

1 Pembelian koleksi bukan berdasarkan kebutuhan

A: pengadaan koleksi yang tidak sesuai mengurangi Availibility layanan koleksi

1% 25% 0% Modification: Staf PPS melakukan survey relevansi koleksi

80% 1% 25% 0% 0%

2 Jumlah pengadaan koleksi yang minim

A: pengadaan koleksi yang minim mengurangi Availibility layanan koleksi

1% 25% 0% Modification: Staf PPS melakukan verifikasi kebutuhan dengan pembelian

62% 25% 1% 0% 0%

Group III.2. Penyusunan Program dan Kegiatan Tahunan

(23)

UNIVERSITAS SYIAH KUALA

Lampiran

Risk Rate

1 Permintaan penyusunan program dan kegiatan tidak terencana

I: penyusunan program dan kegiatan yang tidak terencana mempengaruhi Integrity data

25% 62% 16% Modification: Staf PPS mempersiapkan dan mengusulkan SPK diawal tahun. Staf PPS membuat Plan kegiatan yang Valid diawal tahun. Staf PPS memonitoring Realisasi Anggaran dan Pelaksanaan Kegiatan

62% 25% 25% 6% 10%

2 Tidak adanya informasi tentang perubahan kebijakan menyangkut

penyelenggaraan rencana Anggaran

I: perubahan kebijakan tanpa informasi sebelumnya mempengaruhi Integrity data

25% 62% 16% Modification: Staf PPS melakukan

pengecekan update kebijakan secara berkala

62% 25% 25% 6% 10%

3 Revisi anggaran dan kegiatan seketika tidak terjadwal

I: revisi anggaran dan kegiatan yang tidak terjadwal

mempengaruhi Integrity data anggaran

25% 80% 20% Modification: Staf PPS mengadakan rapat rutin dengan pimpinan terkait anggaran dan kegiatan. Staf melakukan revisi anggaran dan kegiatan secara berkala

62% 25% 62% 16% 17%

4 Kegiatan tidak terlaksanakan tepat waktu

A: kegiatan tidak terlaksana tepat waktu mengurangi Availibility pelayanan pemustaka

25% 62% 16% Modification: Staf PPS menginformasikan kepada seluruh kordinator kegiatan yang sudah direncanakan. Staf PPS

mengintruksikan kepada setiap koordinator kegiatan untuk melaksanakan kegiatan sesuai jadwalnya

0% 25% 62% 16% 16%

Group IV. Layanan Administrasi dan Tata Usaha Sub Group IV. 1. Persuratan

1 Surat yang dikirimkan tidak diterima oleh yang

bersangkutan

C: surat yang dikirimkan tidak diterima oleh yang bersangkutan mengurangi Confidentiality isi surat

1% 62% 1% Modification: Staf TU melakukan follow up surat ke instansi yang dituju. Staf TU melakukan pengecekan identitas jika surat yang dikirim tidak jelas alamat yang dituju

80% 1% 25% 0% 0%

(24)

Risk Rate

2 Surat tidak dapat diproses dengan cepat

A: proses surat yang tidak cepat mengurangi Availibility data surat

25% 62% 16% Modification: Pimpinan menyediakan listrik cadangan. Staf sarpras menghidupkan listrik cadangan segera (genset).

25% 1% 25% 0% 12%

3 Surat rusak C: surat rusak mengurangi Confidentiality data surat

1% 25% 0% Modification: Staf mengarsipkan semua surat. 80% 1% 25% 0% 0%

Sub Group IV.2. Sarana dan Prasarana

1 Kerusakan sarana A: kerusakan sarana mengurangi Availibility layanan terhadap pemustaka

62% 62% 38% Modification: Pimpinan melakukan pembelian sarana yang baru. Staf sarpras melakukan pengecekan sarana secara berkala.

25% 62% 25% 16% 33%

2 Kebersihan prasarana A: kebersihan prasarana mengurangi Availibility layanan terhadap pemustaka

62% 62% 38% Modification: Staf Sarpras menyediakan list kebersihan. Kordiantor melakukan

pengecekan secara berkala dengan menggunakan list

25% 1% 25% 0% 29%

Sub Group IV.3. Pengelolaan Administrasi Kepegawaian 1 Daftar pegawai yang sudah

berubah tetapi belum terdata di bagian kepegawaian perpustakaan

I: daftar pegawai yang tidak update mengurangi Integrity data pegawai perpustakaan

25% 62% 16% Modification: Staf TU harus mengecek dan mengupdate kembali setiap ada perubahan data pegawai

62% 1% 25% 0% 6%

2 Pencatatan koleksi yang tidak sesuai dengan koleksi yang diterima

I: pencatatan koleksi yang tidak sesuai mengurangi Integrity data koleksi hibah

1% 25% 0% Modification: Staf TU harus teliti dalam pencatatan koleksi hibah yang diterima dari pihak luar

80% 1% 25% 0% 0%

3 Absensi yang tidak terekam I: absensi pegawai yang tidak terekam mempengaruhi Integrity absensi pegawai perpustakaan

62% 80% 50% Modification: Staf TU memeriksa absensi pegawai yang tidak terekam secara berkala pada database absensi (SIMPEG)

25% 25% 25% 6% 39%

(25)

UNIVERSITAS SYIAH KUALA

Lampiran

Risk Rate

Sub Group IV.3. Pengelolaan Administrasi Keuangan 1 Perencanaan RKAKL yang

belum sesuai dengan anggaran yang ditetapkan oleh pihak Biro Unsyiah

I: ketidaksesuaian perencaaan RKAKL mengurangi Integrity data anggaran

25% 80% 20% Modification: Staf keuangan melakukan pengecekan mata anggaran sebelum memulai pengamprahan.

80% 1% 25% 0% 4%

2 Terjadinya kesalahpahaman dalam penyusunan mata anggaran dengan kegiatan yang akan dilakukan oleh Perpustakaan Unsyiah

I: perbedaan penyusunan mata anggaran dengan kegiatan mengurangi Integrity data kegiatan dan keuangan

25% 62% 16% Modification: Pimpinan melakukan

pengecekan serapan anggaran secara berkala.

Staf melakukan rapat rutin dengan pimpinan terkait dengan rencana kegiatan dan

ketersediaan dana

80% 1% 25% 0% 3%

3 Ketidak telitian dari Staf keuangan dalam pembuatan kwitansi pengamprahan

I: ketidaksesuaian data kwitansi amprahan mengurangi Integrity data keuangan perpustakaan

25% 100% 25% Modification: Staf harus teliti dalam melakukan pencatatan keuangan.

80% 1% 25% 0% 5%

4 Kegagalan saat melakukan penginputan SIMKEU

I: kegagalan penginputan SIMKEU mengurangi Integrity data keuangan perpustakaan

25% 62% 16% Modification: Staf keuangan melapor pada bagian keuangan BIRO

80% 25% 25% 6% 8%

Group V. Layanan Penjaminan Mutu Sub Group V.1. Pengendalian Dokumen 1 Ketidaksesuaian antara

dokumen hasil revisi dengan proses kerja

I: tidak sesuainya dokumen dengan proses kerja mengurangi Integrity dokumen penjaminan mutu

25% 62% 16% Modification: Ketua Penjaminan Mutu melakukan penyimpanan dokumen tercetak yang telah direvisi sebagai cadangan ketika listrik padam maupun database eror. Ketua Penjaminan Mutu menginformasikan serta melakukan monitoring proses kerja staf

62% 1% 25% 0% 6%

(26)

Risk Rate

2 Kesalahan dalam

menentukan status nomor revisi dokumen

I: kesalahan penomoran dokumen mengurangi Integrity dokumen penjaminan mutu

25% 62% 16% Modification: Ketua Penjaminan Mutu melakukan verifikasi secara detail terhadap dokumen yang telah direvisi secara berkala.

Pimpinan bersama Ketua Penjaminan Mutu menentukan masa simpan dokumen tersebut

1% 25% 25% 6% 15%

3 Staf yang bersangkutan tidak melakukan pelaporan terkait perubahan job desk kepada Ketua Penjaminan Mutu

I: perubahan jobdesk yang tidak dilaporkan oleh staf mengurangi Integirity dokumen

62% 62% 38% Modification: Ketua Penjaminan Mutu menghubungi staf yang mendapat nota tugas dan melakukan uopate job desk

62% 25% 25% 6% 18%

Sub Group V.2. Pengendalian Rekaman 1 Kesalahan dalam penentuan

dokumen/catatan yang akan dimusnahkan

I: kesalahan penetuan dokumen yang akan dimusnahkan akan mempengaruhi Integrity data dokumen

25% 62% 16% Modification: Ketua Penjaminan Mutu melakukan pendataan rekaman yang akan dimusnahkan.

0% 1% 25% 0% 16%

Sub Group V.3. Pembuatan Dokumen Renstra 1 Tidak semua rencana kerja

yang ditetapkan dapat terlaksana dengan baik

A: rencana kerja yang tidak terlaksana mengurangi Availibility layanan pemustaka

25% 62% 16% Modification: Ketua Penjaminan Mutu melakukan monitoring kegitan tahunan yang telah direncanakan sebelumnya. Pimpinan dan ketua Penjaminan Mutu melakukan evaluasi pada akhir tahun terkait program kegiatan kerja perpustakaan yang telah ditetapkan.

25% 1% 25% 0% 12%

Sub Group V.4. Komunikasi Internal

(27)

UNIVERSITAS SYIAH KUALA

Lampiran

Risk Rate

1 Komunikasi tidak berjalan dengan baik antara pimpinan dan staf sehingga

menghambat pencapaian visi dan misi

A: komunikasi yang tidak berjalan baik mengurangi Availibility layanan terhadap pemustaka

25% 62% 16% Modification: Pimpinan mengadakan rapat seluruh staf secara rutin minimal satu (1) kali dalam sebulan. Ketua Penjaminan Mutu memastikan setiap program kerja akan dipublikasikan secara terbuka

1% 1% 25% 0% 15%

2 Staf tidak menginformasikan kepada pihak penjaminan mutu terkait dikeluarkannya Nota Tugas dari pimpinan kepada staf yang

bersangkutan

I: tidak adanya pemberitahuan dari staf terkait nota tugas mengurangi Integrity data dokumen penjaminan mutu

62% 62% 38% Modification: Staf Tata Usaha menyerahkan nota tugas yang telah disahkan oleh pimpinan.

Staf penjaminan mutu menghubungi staf terkait untuk segera melapor

1% 25% 25% 6% 38%

3 Tidak adanya catatan tentang hasil rapat berupa notulen

I: tidak adanya notulen mengurangi Integrity data dokumen hasil rapat

62% 62% 38% Modification: Ketua Penjaminan Mutu memastikan absensi dan notulen ready pada saat rapat. Pimpinan menanyakan hasil rapat sebelumnya pada Ketua Penjaminan Mutu

80% 25% 1% 0% 8%

Sub Group V.5. Tinjauan Manajemen 1 Tidak semua temuan yang

terjadi dapat diselesaikan sesuai harapan

A: hasil temuan tidak diselesaikan mempengaruhi Availibility layanan terhadap pemustaka

62% 80% 50% Modification: Ketua Penjaminan Mutu melakukan evaluasi hasil temuan pada rapat tinjauan manajemen pada waktu yang telah ditetapkan.

80% 25% 25% 6% 15%

(28)

Risk Rate

2 Tidak semua hasil tinjauan manajemen diselesaikan sesuai waktu yang telah ditetapkan

A: hasil tinjauan manajemen yang tidak selesai tepat waktu mengurangi Availibility layanan terhadap pemustaka

62% 80% 50% Modification: Ketua Penjaminan Mutu melaksanakan evaluasi secara berkala setiap bulan pasca tinjauan manajemen. Ketua Penjaminan Mutu menginformasikan hasil rapat pada papan display pengumuman dan membagikan setiap PIC hasil tinjauan manajemen

80% 25% 25% 6% 15%

Sub Group V.6. Audit Internal 3 Audit internal tidak dapat

terlaksana sesuai dengan ketentuan

A: audit internal tidak terlaksana sesuai dengan ketentuan

mempengaruhi Availibility layanan terhadap pemustaka

25% 80% 20% Modification: Pimpinan harus membentuk dan mengesahkan tim audit. Ketua Penjaminan Mutu memonitoring setiap kegiatan audit internal agar berjalan dengan baik sesuai dengan ketentuan

80% 1% 25% 0% 4%

4 Laporan hasil audit internal tidak selesai tepat waktu

A: hasil audit tidak selesai tepat waktu mengurangi Availibility layanan terhadap pemustaka

62% 80% 50% Modification: Ketua Audit melakukan verifikasi hasil kerja tim audit untuk penyelesaian laporan audit internal tepat waktu. Ketua Penjaminan Mutu dan ketua tim audit melakukan tindak lanjut laporan hasil audit sampai selesai.

62% 25% 25% 6% 23%

Sub Group V.7. Pengendalian Ketidaksesuaian 1 Laporan ketidak sesuaian

tidak dapat diselesaikan sesuai dengan waktu yang telah ditentukan

A: laporan ketidaksesuaian tidak terselesaikan tepat waktu mengurangi Availibility layanan terhadap pemustaka

25% 80% 20% Modification: Ketua Penjaminan Mutu melakukan pertemuan dengan Pimpinan dan Ketua Bidang untuk analisa terhadap laporan ketidak sesuaian pada hasil temuan audit internal.

62% 25% 25% 6% 11%

(29)

UNIVERSITAS SYIAH KUALA

Lampiran

Risk Rate

2 Terjadinya ketidaksesuaian pekerjaan dengan prosedur yang telah berlaku

A: ketidaksesuaian perkejaan dengan prosedur yang berlaku mempengaruhi Availibility layanan terhadap pemustaka

62% 80% 50% Modification: Pimpinan dan Ketua Penjamina Mutu melakukan pertemuan membahas ketidaksesuaian perkerjaan dengan prosedur.

Ketua Penjaminan Mutu membuat rencana mengenai tindakan pencegahan dan perbaikan terhadap ketidaksesuaian.

80% 25% 25% 6% 15%

Sub Group V.8. Analisa Data 1 Tidak semua data dari unit

terkait dapat dikumpulkan pada waktu yang telah ditetapkan

I: data yang tidak terkumpul pada waktu yang telah

ditentukan mengurangi Integrity data perpustakaan

25% 80% 20% Modification: Staf penjaminan mutu mengintruksikan kepada setiap unit agar mengirim dan memberikan data yang

dibutuhkan oleh penjaminan mutu setiap akhir bulan dan menghubungi langsung setiap staf pada awal bulan

100% 25% 25% 6% 6%

2 Data yang diterima oleh pihak penjaminan mutu tidak sesuai

I: data yang dikirim oleh staf tidak sesuai mengurangi Integrity data perpustakaan

1% 80% 1% Modification: Staf penjaminan mutu mengingatkan staf pada awal bulan dan menghubungi penanggung jawab untuk mengirim data yang sesuai

80% 1% 25% 0% 0%

3 Staf tidak memberikan data tepat waktu

I: data yang tidak diberikan tepat waktu mengurangi Integrity data perpustakaan

25% 62% 16% Modification: Staf penjaminan mutu menginformasikan melalui papan pengumuman dan media social (grup wa Pustaka) secara rutin setiap akhir bulan

100% 1% 25% 0% 0%

Sub Group V.9. Tindakan Perbaikan dan Pecegahan

(30)

Risk Rate

11 Tidak semua laporan ketidaksesuaian dapat terselesaikan dengan baik

A: laporan ketidaksesuaian tidak terselesaikan dengan baik mengurangi Availibility layanan terhadap pemustaka

25% 80% 20% Modification: Ketua Penjaminan Mutu melakukan pengumpulan keluhan, saran dan kritik serta identifikasi komplain baik dari pemustaka maupun dari staf

25% 25% 25% 6% 17%

2 Ketidaksesuaian yang telah diperbaiki kembali terulang

A: ketidaksesuaian yang diperbaiki kembali terulang mempengaruhi Availibility layanan terhadap pemustaka

25% 62% 16% Modification: Ketua Penjaminan Mutu mengontrol dan mengecek

(survey/pengontrolan langsung) terhadap proses kerja yang telah diperbaiki. Ketua Penjaminan Mutu menetapkan tindakan koreksi yang diperlukan utuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian.

62% 25% 25% 6% 10%

Sub Group V.10. Survey Perbaikan Berkelanjutan 1 Data yang tidak valid I: data yang tidak valid

mengurangi Integrity data survey

1% 62% 1% Modification: Ketua Penjaminan Mutu dan pimpinan melakukan rapat terkait penetapan tema survey, menentukan metode, pembuatan instrument survey, proses survey atau pengumpulan data sesuai kebutuhan perpustakaan.

100% 1% 25% 0% 0%

Sub Group V.11. Penyelesaian Komplain