1. Menurut Anda, apa perbedaan mendasar antara manajemen proyek dan manajemen operasional dalam suatu organisasi? Mana yang lebih sulit dikelola dan mengapa?
2. Dalam pengelolaan waktu proyek, metode Critical Path Method (CPM) dan Program Evaluation and Review Technique (PERT) sering digunakan. Menurut Anda, dalam kondisi proyek dengan ketidakpastian tinggi, metode mana yang lebih efektif digunakan? Jelaskan alasan Anda.
3. Dalam Project Scope Management, sering terjadi scope creep (perubahan ruang lingkup proyek yang tidak terkendali). Menurut Anda, apa strategi terbaik untuk mencegah atau mengelola scope creep dalam proyek berskala besar? kepemimpinan dalam mengelola proyek?
4. Manajemen proyek terdiri dari beberapa tahapan utama, seperti inisiasi, perencanaan, pelaksanaan, pemantauan, dan penyelesaian proyek. Menurut Anda, di tahap mana tantangan terbesar dalam proyek biasanya muncul, dan bagaimana cara mengatasinya?
5. Keberhasilan proyek seringkali dipengaruhi oleh faktor internal (misalnya tim dan sumber daya) serta faktor eksternal (misalnya regulasi dan kondisi pasar). Menurut Anda, faktor mana yang lebih berpengaruh dalam keberhasilan proyek? Jelaskan alasan Anda.
Disiapkan oleh: Divalidasi oleh: Diverifikasi oleh:
Kepala Departemen Kepala Pusat Jaminan Mutu
Siti Sa’adah, MM.
0721119302
Nurlaily Wulandari, SE., MM.
0724058403
Yuni Putri Utami, S.Pd, M.Pd 0710069008
JAWABAN:
UNIVERSITAS BAHAUDIN MUDHARY MADURA
unibamadura.ac.id Semester: Ganjil/ Genap/*)
Ujian Tengah Semester (UTS) Ujian Lain:
___________________
Ujian Akhir Semester (UAS) ___________________
Tahun Akademik: 2024/2025
Mata Kuliah : Management Project NPM : 2202210062
Jurusan/ Kelas : Manajemen/ B_B22
Nama : Eva Febriana Widiyono Pukul : 15.00 – 16.40 WIB
Durasi : 100 menit
Hari/ Tanggal/
Deadline Pengumpulan
: Tanda Tangan
(Eva Febriana Widiyono) Dosen Pengampu : Siti Sa’adah, MM
Jenis Ujian : Terbuka/ Tertutup/ Take home*) Perlengkapan
:
Soal Ujian/ Kalkulator/ Pensil/ Pulpen/
Penghapus, penggaris/ Buku Catatan/ Buku Mata Kuliah/ Internet/ Laptop/ Pulpen
Berwarna/ Kertas Gambar🞸)
🞸)Coret bagian yang tidak perlu
Tolong letakkan lembar jawaban dan soal ujian, lalu kumpulkan kedua lembar tersebut setelah ujian!
1. Menurut saya, ada 2 perbedaan mendasar antara manajemen proyek dan manajemen operasional:
Yang pertama manajemen proyek lebih ke pada pencapaian hasil spesifik dalam batasan waktu dan anggaran tertentu, sedangkan manajemen operasional berfokus pada pengelolaan kegiatan sehari-hari untuk memastikan efisiensi dan efektivitas dalam mencapai tujuan jangka panjang organisasi.
Yang ke dua, Manajemen proyek berfokus pada pencapaian tujuan tertentu dalam jangka waktu yang terbatas, dengan hasil yang unik dan spesifik, seperti peluncuran produk baru atau pembangunan infrastruktur. Sedangkan manajemen operasional berkaitan dengan pengelolaan proses rutin dan berkelanjutan yang mendukung operasi sehari-hari organisasi, seperti produksi dan layanan pelanggan.
Menurut saya yang paling sulit adalah, manajemen proyek karena melibatkan ketidakpastian, risiko yang lebih tinggi, perubahan, dan kebutuhan untuk mengelola berbagai sumber daya dan tim yang berbeda dalam situasi yang dinamis, serta beradaptasi dengan berbagai faktor eksternal, sementara manajemen operasional lebih terstruktur dan berulang.
2. Menurut saya, metode PERT (Program Evaluation and Review Technique) lebih efektif dibandingkan CPM (Critical Path Method) untuk menangani proyek dengan ketidakpastian tinggi, karena metode PERT (Program Evaluation and Review Technique) dirancang untuk menangani ketidakpastian dalam estimasi waktu kegiatan, sehingga dapat memberikan perkiraan waktu yang lebih akurat dan membantu dalam perencanaan proyek yang kompleks. Pada jurnal yang saya baca tentang Implementasi Metode PERT dalam Manajemen Proyek Konstruksi, (Sari & Prabowo, 2021) PERT juga dapat membantu dalam mengidentifikasi jalur kritis dan potensi risiko yang mungkin mempengaruhi jadwal proyek. Dalam situasi di mana perubahan dan ketidakpastian adalah hal yang umum, kemampuan PERT untuk memberikan analisis yang lebih fleksibel dan adaptif menjadikannya pilihan yang lebih baik untuk memastikan bahwa proyek dapat diselesaikan tepat waktu meskipun menghadapi tantangan yang tidak terduga.
3. Menurut saya, untuk mencegah atau mengelola scope creep dalam proyek berskala besar yaitu dengan, melakukan perencanaan yang matang di awal proyek, termasuk mendefinisikan ruang lingkup proyek secara jelas dan menyeluruh. Dokumen ruang lingkup harus mencakup semua deliverables, batasan, dan eksklusi, serta disetujui oleh semua pemangku kepentingan. Terus yang kedua penerapan proses manajemen perubahan yang ketat. Setiap permintaan perubahan harus dievaluasi secara formal, termasuk dampaknya terhadap waktu, biaya, dan sumber daya, sebelum disetujui. Ketiga, komunikasi yang efektif antara tim proyek dan pemangku kepentingan harus dijaga untuk memastikan bahwa semua pihak memiliki pemahaman yang sama tentang ruang lingkup proyek dan perubahan yang mungkin terjadi.
Pemimpin proyek harus mampu menciptakan budaya yang mendukung disiplin dalam mengikuti rencana yang telah disepakati. Mereka perlu menunjukkan ketegasan dalam menolak permintaan perubahan yang tidak terencana, sambil tetap terbuka untuk diskusi jika perubahan tersebut benar-benar diperlukan. Selain itu, pemimpin harus melibatkan tim dalam proses pengambilan keputusan dan memberikan pelatihan tentang pentingnya manajemen ruang lingkup, sehingga seluruh tim memiliki kesadaran yang sama tentang risiko scope creep. Nah dengan pendekatan yang terencana dan kepemimpinan yang kuat, proyek dapat dikelola dengan lebih baik, meminimalkan risiko scope creep, dan memastikan pencapaian tujuan proyek secara efektif.
4. Menurut saya, tantangan terbesar dalam manajemen proyek biasanya muncul pada tahap perencanaan, karena tim proyek harus mendefinisikan ruang lingkup, menetapkan tujuan, mengidentifikasi risiko, dan merencanakan sumber daya yang diperlukan. Ketidak jelasan dalam mendefinisikan ruang lingkup atau tujuan yang tidak realistis dapat menyebabkan masalah di kemudian hari, seperti scope creep, keterlambatan, dan pembengkakan biaya. Selain itu, kurangnya komunikasi dan kolaborasi antara pemangku kepentingan dapat mengakibatkan kesalah pahaman yang berpotensi merugikan proyek.
Jadi untuk mengatasi tantangan ini, penting dan harus untuk melibatkan semua pemangku kepentingan sejak awal dalam proses perencanaan. Seperti mengadakan diskusi untuk mengumpulkan masukan dari berbagai pihak untuk membantu dalam merumuskan ruang lingkup yang lebih jelas dan realistis.
Melakukan analisis risiko secara menyeluruh dan mengembangkan rencana mitigasi untuk mengantisipasi potensi masalah yang mungkin muncul. Dan melakukan pendekatan yang kolaboratif dan terencana agar tantangan yang muncul pada tahap perencanaan dapat diminimalkan, sehingga proyek dapat berjalan lebih lancar pada tahap pelaksanaan dan pemantauan.
5. Menurut saya, faktor internal, seperti kualitas tim, keterampilan, dan sumber daya yang tersedia, sangat menentukan bagaimana proyek dijalankan. Tim yang terampil dan berpengalaman dapat beradaptasi dengan cepat terhadap tantangan yang muncul, berkomunikasi dengan efektif, dan bekerja sama untuk mencapai tujuan proyek. Selain itu, manajemen sumber daya yang baik, termasuk pengelolaan anggaran dan waktu, dapat memastikan bahwa proyek tetap pada jalurnya dan memenuhi tenggat waktu yang ditetapkan. Ketika tim memiliki motivasi dan dukungan yang cukup, mereka cenderung lebih produktif dan inovatif, yang berkontribusi pada keberhasilan proyek.
Akan tetapi faktor eksternal juga tidak kala penting dan tidak dapat di abaikan karena juga sama sama berpengaruh dalam keberhasilan proyek. Seperti Regulasi, kondisi pasar, dan faktor ekonomi dapat mempengaruhi proyek secara signifikan. Misalnya, perubahan dalam regulasi dapat memaksa proyek untuk menyesuaikan rencana atau bahkan menghentikan proyek jika tidak memenuhi persyaratan hukum.
Kondisi pasar yang tidak stabil dapat mempengaruhi ketersediaan sumber daya atau permintaan untuk produk yang dihasilkan oleh proyek.
Jadi meskipun faktor internal lebih berpengaruh dalam keberhasilan proyek, akan tetapi faktor eksternal tidak boleh di abaikan karena saling berhubungan, hanya saja faktor internal lebih berpengaruh dalam keberhasilan proyek.
