View of Rancang Bangun Sistem Informasi Kepegawaian pada PT Ginting Jaya Energi

(1)

406

Rancang Bangun Sistem Informasi Kepegawaian Pada PT. Ginting Jaya Energi

Design of Personnel Information System at PT Ginting Jaya Energi

Christian Felix Irwanto¹, Dorie P. Kesuma²

1,2Jurusan Sistem Informasi, Fakultas Ilmu Komputer dan Rekayasa, Universitas Multi Data Palembang

e-mail: ¹christianfelix0606@mhs.mdp.ac.id, ²dpkesuma@staff.mdp.ac.id

Abstrak

Sistem informasi menjadi faktor penting dalam proses bisnis suatu perusahaan yang membutuhkan pengelolaan informasi yang baik. PT. Ginting Jaya Energi merupakan sebuah perusahaan kontraktor bidang migas dan spesialisasi layanan jasa dan pengadaan rig di Indonesia. Pada perusahaan ini memiliki beberapa masalah terkait kepegawaian pada perusahaan, seperti perusahaan masih belum ada data untuk melihat data calon karyawan, permohonan/pengajuan cuti dan resign masih manual dan belum terdata, belum ada data absensi karyawan untuk menentukan punishment, dan waktu cuti yang diambil karyawan terkadang tidak sesuai dengan waktu yang diajukan. Sistem kepegawaian yang akan dibangun ini berbasis website dengan menggunakan metode RUP (Rational Unified Process) yang memiliki 4 (empat) fase yaitu Inception, Elaboration, Construction, dan Transition. Saat ini perancangan sistem untuk perusahaan penulis menggunakan bahasa pemrograman PHP dan MySQL sebagai database. Hasil dari pengembangan sistem informasi kepegawaian ini pada perusahaan dapat mengatasi permasalahan yang sedang dialami oleh PT. Ginting Jaya Energi.

Kata kunci:

Sistem Informasi Kepegawaian, Ginting Jaya Energi, RUP, PHP dan

MYSQL

Abstract

Information systems are an important factor in the business processes of a company that requires good information management. PT. Ginting Jaya Energi is a contracting company in the oil and gas sector and specializes in services and procurement of rigs in Indonesia. This company has several problems related to staffing at the company, such as the company still has no data to view prospective employee data, applications/submissions for leave and resignation are still manual and have not been recorded, there is no employee attendance data to determine punishment, and leave time taken by employees sometimes not in accordance with the proposed time. The staffing system to be built is website-based using the RUP (Rational Unified Process) method which has 4 (four) phases, namely Inception, Elaboration, Construction, and Transition. Currently the system design for the author's company uses the programming language PHP and MySQL as the database. The results of the development of this staffing information system for the company can overcome the problems that are being experienced by PT. Ginting Jaya Energi.

Keywords: Personnel Information System, Ginting Jaya Energi, RUP, PHP and MySQL.

(2)

407

1. PENDAHULUAN

Sistem Informasi Kepegawaian dapat meningkatkan kualitas sumber daya manusia dengan penyediaan informasi yang akurat dan efisien, sehingga pengambilan keputusan dapat secara obyektif dilakukan [1]. Salah satu program yang dapat diaplikasikan dalam mewujudkan (good governance) adalah sistem informasi kepegawaian (SIMPEG) [2]. Sistem informasi kepegawaian ini merupakan suatu program yang berbasis teknologi yang sangat membantu dalam memberikan pelayanan kepada pegawai, mengingat pegawai merupakan bagian yang penting dalam suatu organisasi dan harus di kelola dengan baik.

Oleh karena itu, pemanfaatan teknologi informasi pada setiap kegiatan penyelenggaraan dilaksanakan untuk menuju good governance[3]. Konsep good governance ini memerlukan sistem yang mampu mengakomodir kebutuhan pelayanan yang efektif dan efisien. Dengan penggunaan sistem informasi dimungkinkan adanya otomatisasi pekerjaan dan fungsi pelayanan untuk mewujudkan pelayanan yang baik termasuk otomatisasi dalam penanganan sistem kepegawaian [4].

PT. Ginting Jaya Energi merupakan perusahaan kontraktor bidang migas dengan spesialisasi layanan jasa dan pengadaan rig di Indonesia. Masalah yang terkadang dihadapi pada PT Ginting Jaya Energi seperti pada proses rekrutmen karyawan. Di mana, data diri calon karyawan yang tidak diterima pada rekrutmen sebelumnya tidak disimpan, sehingga apabila rekrutmen karyawan baru kembali dibuka dan calon karyawan tersebut datang kembali, perusahaan tidak mempunyai data diri calon pegawai tersebut untuk dilihat kembali. Kemudian, tidak ada laporan yang dapat dilihat HRD untuk dapat menentukan punishment dari absensi kerja karyawan yang terlambat ataupun tidak masuk kerja. Pada bagian cuti juga terkadang waktu/harinya masih dapat di manipulasi oleh karyawan dikarenakan masih mengandalkan surat fisik. Pegawai terkadang membuat permohonan izin cuti misalnya selama tiga hari dan masuk kerja bisa lewat dari waktu cuti yang diajukan.

Maka, solusi yang dapat diberikan berdasarkan permasalahan tersebut adalah dengan mengembangkan sistem informasi kepegawaian yang dapat membantu mengurangi permasalahan yang dialami perusahaan dimasa sekarang maupun permasalahan yang akan datang nantinya.

2. METODE PENELITIAN

Metode penelitian yang digunakan di dalam pengerjaan penelitian ini adalah RUP (Rational Unified Process). RUP adalah pendekatan pengembangan perangkat lunak yang dilakukan secara berulang - ulang, fokus pada arsitektur, lebih diarahkan berdasarkan penggunaan kasus [5]. Gambar 1 berikut merupakan alur RUP dalam penelitian ini.

(3)

408

Gambar 1. Diagram Alur RUP 2.1 Inception

Pada tahap ini untuk melakukan perancangan sistem penulis melakukan pengumpulan data dengan cara mencari jurnal - jurnal yang terkait dengan perancangan sistem informasi kepegawaian sebagai referensi.

2.1.1 Pengumpulan Data

Pada tahap ini penulis melakukan wawancara secara langsung dengan penyelia untuk dapat mengetahui profil dan permasalahan yang ada pada proses kepegawaian yang sedang dihadapi oleh perusahaan, setelah melakukan wawancara, hasil dari wawancara akan dibuat sebuah narasi proses bisnis yang sedang berjalan pada perusahaan. Setelah itu menentukan permasalahan pada proses kepegawaian pada perusahaan dari hasil proses bisnis yang berjalan pada perusahaan[6].

2.1.2 Identifikasi Permasalahan

Pada tahap ini penulis mengidentifikasi permasalahan menggunakan kerangka analisis PIECES yang didapat dari permasalahan pada proses bisnis yang sedang berjalan[7]. Analisis PIECES ini memiliki beberapa tahap seperti pada Tabel 1 berikut.

Tabel 1. PIECES

PIECES Permasalahan

Performance

Kinerja proses pengajuan cuti dan resign membutuhkan waktu yang tidak sebentar.

Information Tidak ada data calon karyawan sebelumnya untuk dilihat kembali.

Economy

Ketidaksesuaian status karyawan berhenti bekerja dengan yang diketahui pihak perusahaan.

Control Data absensi, karyawan, dan penugasan bisa hilang ataupun rusak.

Efficiency Pengajuan cuti menghambat karyawan dalam melakukan cuti.

Services Karyawan lama dalam menunggu hasil diterima atau tidaknya pengajuan cuti.

(4)

409 2.2 Elaboration

Pada tahap ini penulis melakukan analisis masalah menggunakan analisis sebab akibat, untuk dapat mengetahui penyebab dan akibat yang timbul dari permasalahan yang didapat dari hasil analisis PIECES, dan pada tahap ini juga menggunakan rancangan Use Case Diagram untuk menentukan analisis kebutuhan.

2.2.1 Analisis Permasalahan

Pada tahap ini analisis permasalahan menggunakan analisis matriks sebab akibat, analisis ini dilakukan dengan proses mencari tahu mengenai penyebab dari permasalahan dan akibat yang ditimbulkan. Tabel 2 adalah analisis sebab akibat yang digunakan pada penelitian ini.

Tabel 2. Analisis Sebab Akibat

Analisis Sebab dan Akibat Tujuan-tujuan dan Perbaikan Sistem Masalah Sebab dan Akibat Tujuan Sistem Batasan Sistem Performance:

Kinerja proses pengajuan cuti membutuhkan waktu yang tidak sebentar.

Sebab:

Pengajuan cuti menunggu persetujuan atasan.

Akibat:

Karyawan

membutuhkan waktu yang lama untuk mendapatkan cuti.

Membangun sebuah sistem yang dapat melakukan

pengelolaan cuti karyawan dengan cepat kepada atasan.

-Sistem yang dikembangkan berbasis website.

-DBMS yang

digunakan adalah menggunakan MYSQL.

Information:

Tidak ada data calon karyawan sebelumnya untuk dilihat kembali.

Sebab:

Data calon pegawai sewaktu-waktu dapat menumpuk.

Akibat:

Data calon karyawan tidak dapat disimpan dalam waktu yang lebih lama lagi

Membangun sebuah sistem yang dapat menyimpan data calon karyawan dengan jangka waktu yang lama sehingga bisa dilihat kembali.

-Sistem yang dikembangkan berbasis website.

-DBMS yang

Economy:

Ketidaksesuaian status karyawan berhenti bekerja dengan yang diketahui pihak perusahaan.

Sebab:

Lalai melihat keterangan pengunduran kerja apakah karyawan resign atau dipecat.

Akibat:

Karyawan yang resign tetap mendapatkan uang pesangon.

Membangun sebuah sistem yang dapat membantu

mengkategorikan keterangan

pengunduran kerja.

- Sistem yang dikembangkan berbasis website.

- DBMS yang

Control:

Data absensi, karyawan, dan penugasan bisa hilang ataupun rusak.

Sebab:

Data absensi, karyawan, dan penugasan yang telah dibuat bisa saja lupa di simpan dan rusak terkena virus.

Akibat:

Kehilangan informasi

Membangun sebuah sistem yang dapat membantu merekap absensi karyawan.

- DBMS yang

(5)

410 dalam melihat data absensi.

Efficiency:

Pengajuan cuti menghambat karyawan dalam

melakukan cuti.

Sebab:

Atasan membutuhkan waktu untuk mengetahui adanya pengajuan cuti dari karyawan

Akibat:

Karyawan lama

mendapatkan cuti dikarenakan harus menunggu 2 minggu setelah pengajuan.

Membangun sebuah sistem yang dapat melihat pengajuan cuti karyawan agar lebih efektif.

- DBMS yang

Services:

Karyawan lama dalam

menunggu hasil diterima atau tidaknya

pengajuan cuti.

Sebab:

Atasan membutuhkan waktu dalam menerima atau tidaknya pengajuan cuti.

Akibat:

Karyawan tidak ada kepastian apakah cuti yang diajukan akan diterima atau tidak nantinya.

Membangun sebuah sistem yang dapat mempermudah pengambilan keputusan cuti.

- DBMS yang

2.2.2 Analisis Kebutuhan

Pada tahap ini analisis permasalahan menggunakan analisis matriks sebab akibat, analisis ini dilakukan dengan proses mencari tahu mengenai penyebab dari permasalahan dan akibat yang ditimbulkan. Gambar 2 merupakan Use Case yang digunakan pada penelitian ini.

(6)

411

Gambar 2. Diagram Use Case 2.3 Consctruction

Pada tahap ini proses yang dilakukan adalah proses pengembangan sistem dengan cara melakukan sebuah rancangan dan implementasi pada sistem yang akan dibangun pada suatu perusahaan.

2.3.1 Class Diagram

Pada class diagram digunakan untuk menggambarkan sebuah komponen yang ada pada sebuah sistem yang akan dibangun, dan pada class diagram ini memiliki class, atribut dan metode yang akan digunakan. Gambar 3 adalah Class Diagram yang digunakan pada penelitian ini.

(7)

412

Gambar 3. Class Diagram

(8)

413 2.3.2 Activity Diagram

Activity Diagram merupakan sebuah proses yang menggambarkan alur kerja atau aktivitas dari sebuah sistem yang ada [8]. Seperti pada Gambar 4 berikut.

Gambar 4. Activity Diagram 2.3.3 Relasi Antar Tabel

Pada pemodelan data fisik penulis mengimplementasikan data dalam bentuk relasi antar tabel, relasi antar tabel ini akan saling terhubung antara tabel satu dengan tabel yang lainnya. Seperti pada Gambar 5 berikut merupakan Relasi Antar Tabel yang digunakan.

(9)

414

Gambar 5. Relasi Antar Tabel 3.4 Transition

Pada tahap ini penulis akan melakukan beberapa proses seperti perencanaan sistem, memberikan pelatihan kepada pengguna (user), dan proses berikutnya adalah pengujian sistem atau aplikasi pada perusahaan apakah sistem yang dibangun siap dipakai atau belum. Tabel 3 merupakan hasil pengujian Sistem Informasi yang telah dilakukan.

Tabel 3. Pengujian Sistem Informasi

No. Pengujian Hasil yang Diinginkan Hasil

Pengujian 1. User memasukkan NIK dan

password dengan benar.

Tampil halaman utama sesuai

hak akses Berhasil

2. User logout dari aplikasi Tampil halaman utama dari

aplikasi Berhasil

3. User menambah, mengubah, dan menghapus data calon rekrutmen

Tampil data user yang sudah

berhasil ditambah Berhasil

4.

User melakukan validasi terhadap calon karyawan pada form validasi calon karyawan

Validasi data calon karyawan

berhasil Berhasil

(10)

415 5.

User menambah, mengubah, dan menghapus data user pada form karyawan

Tampil data yang berhasil ditambah, diedit, dan dihapus oleh user

Berhasil

6. User menambah, mengubah, dan menghapus data karyawan

Berhasil

7. User menambah data absensi Tampil data yang berhasil

ditambah oleh user Berhasil 8. User menambah, mengubah,

menghapus data promosi

Berhasil

9. User menambah, mengubah, dan menghapus data mutasi

Berhasil

10. User menambah, mengubah, dan menghapus data demosi

Berhasil

11. User menambah, mengubah, dan menghapus data penugasan

Tampil data yang berhasil ditambah, diedit, dan dihapus oleh user.

Berhasil

12.

User menambah, mengubah, menghapus, dan memvalidasi data cuti

Tampil data yang berhasil ditambah, diedit, dihapus dan divalidasi oleh user

Berhasil

13. User memvalidasi data cuti di form

validasi cuti Validasi data cuti berhasil Berhasil

14.

User menambah, mengubah, menghapus, dan memvalidasi data resign

Tampil data yang berhasil ditambah, diedit, dihapus dan divalidasi oleh user

Berhasil

15. User memvalidasi data resign di

form validasi resign Validasi data resign berhasil Berhasil 16. User menambah, mengubah,

menghapus data rewardpunishment

Berhasil

17. User menambah, mengubah, dan menghapus data PHK

Berhasil

18.

User melihat laporan cuti, resign, mutasi, demosi, promosi, phk, rewarpunishment, penugasan, calon karyawan, karyawan, pengguna, dan absen

Tampil data laporan dan laporan

bisa di cetak Berhasil

3. HASIL DAN PEMBAHASAN

Hasil dari proses pengembangan sistem manajemen informasi pada PT Ginting Jaya Energi yang telah dilakukan oleh peneliti serta hasil implementasinya dapat dijabarkan sebagau berikut:

(11)

416 3.1 Rancangan Antar Muka

Perancangan antar muka merupakan sebuah tampilan dari rancangan aplikasi yang telah dibuat [9]. Berikut ini merupakan beberapa tampilan dari aplikasi kepegawaian yang telah dibuat pada PT. Ginting Jaya Energi.

3.1.1 Tampilan Antar Muka Login

Gambar 6 di bawah ini merupakan gambar dari tampilan halaman Login dimana pengguna aplikasi harus menginputkan terlebih dahulu NIK dan password masing-masing sebelum bisa mengakses aplikasi.

Gambar 6. Tampilan Antar Muka Login 3.1.2 Tampilan Antar Muka Beranda Staff

Gambar 7 berikut merupakan gambar dari tampilan beranda staff HRD dimana pada tampilan ini disajikan berbagai fitur untuk proses kepegawaian.

Gambar 7. Tampilan Antar Muka Beranda Staff

(12)

417 3.1.3 Tampilan Antar Muka Karyawan

Gambar 8 berikut merupakan gambar dari tampilan beranda karyawan dimana pada tampilan ini hanya disajikan beberapa fitur karyawan untuk keperluan dalam cuti, resign, maupun absensi.

Gambar 8. Tampilan Antar Muka Karyawan 3.2 Pengukuran Tingkat Kepuasan Pengguna

Tingkat kepuasan adalah ketika konsumen memenuhi kebutuhannya dan memberikan nilai terkait fitur ataupun produk jasa[10]. Seperti Tabel 4 pengujian yang telah dilakukan oleh setiap user pada perusahaan, hasil dari tabel ini didapat dengan menggunakan kuesioner yang telah diberikan pada perusahaan dan diisi oleh setiap user yang melakukan login pada aplikasi.

Berikut ini merupakan tabel pengujian aplikasi setiap pengguna.

Tabel 4. Pengujian Kepuasan Aplikasi (Karyawan)

No Pertanyaan Keterangan

STS TS S SS 1. Apakah proses login berjalan dengan baik?

2. Apakah tampilan halaman utama (dashboard) aplikasi mudah dipahami?

3. Apakah fitur absensi berjalan dengan baik dan mudah?

4. Apakah proses pengajuan cuti berjalan dengan baik dan mudah?

5. Apakah proses pengajuan resign berjalan dengan baik dan mudah?

6. Apakah laporan data tiap fitur dapat dilihat dan dimengerti dengan baik?

7. Apakah proses logout berjalan dengan baik?

8. Apakah ada kendala saat menjalankan aplikasi?

9. Apakah tombol-tombol pada aplikasi berjalan dengan baik dan mudah?

(13)

418

Tabel 5 merupakan hasil pengujian yang telah dilakukan oleh salah satu staff HRD yang berada di perusahaan terkait aplikasi sistem informasi yang telah dibuat.

Tabel 5. Pengujian Kepuasan Aplikasi (Staff HRD)

STS TS S SS

1. Apakah proses login berjalan dengan baik?

3.

Apakah aplikasi ini memudahkan staff hrd dalam melakukan arsip data calon karyawan

4.

Apakah fitur cuti dalam aplikasi ini sudah sesuai dengan kebutuhan pihak perusahan ?

5.

Apakah fitur resign dalam aplikasi ini sudah sesuai dengan kebutuhan pihak perusahan ?

6. Apakah fitur-fitur pada aplikasi dapat diakses dengan baik dan mudah?

11. Apakah aplikasi membantu dalam melihat data absensi karyawan?

Tabel 6 merupakan hasil pengujian yang telah dilakukan oleh Manager HRD yang berada di perusahaan terkait aplikasi sistem informasi yang telah dibuat.

Tabel 6. Pengujian Kepuasan Aplikasi (Manager HRD)

STS TS S SS 1. Apakah proses login berjalan dengan baik?

3. Apakah fitur validasi pengajuan cuti berjalan dengan baik dan mudah?

4. Apakah fitur validasi pengajuan resign berjalan dengan baik dan mudah?

5. Apakah fitur validasi calon karyawan berjalan dengan baik dan mudah?

(14)

419

4. KESIMPULAN

Berdasarkan hasil perancangan sistem informasi pada PT. Ginting Jaya Energi, penulis menarik beberapa kesimpulan sebagai berikut.

1. Dengan adanya aplikasi sistem informasi kepegawaian di perusahaan ini, dapat menyampaikan informasi internal perusahaan kepada staff HRD seperti data karyawan, cuti, mutasi, demosi, promosi, PHK, rewardpunishment, dan absensi secara online melalui website.

2. Dengan adanya aplikasi sistem informasi kepegawaian pada perusahaan ini, memungkinkan terhindar dari data yang berulang dan sama.

3. Dengan adanya aplikasi sistem informasi ini, dapat membantu karyawan dalam mengajukan cuti dengan cepat.

4. Dengan adanya aplikasi sistem informasi ini, dapat membantu staff HRD dalam melihat data calon karyawan kembali serta memberikan status resign karyawan seperti memberhentikan secara sepihak atau mengundurkan diri dengan tepat tanpa adanya kesalahan.

5. SARAN

Adapun saran yang didapat dari sistem kepegawaian pada perusahaan, maka dapat diberikan beberapa saran yang dapat diterapkan oleh PT. Ginting Jaya Energi sebagai berikut:

1. PT. Ginting Jaya Energi dapat memanfaatkan aplikasi yang telah dibangun oleh penulis dengan baik.

2. Pemeliharaan pada aplikasi harus dilakukan secara berkala agar aplikasi dapat digunakan secara optimal.

3. Untuk pengembangan sistem selanjutnya disarankan aplikasi dapat menambah fitur gaji karyawan dan dapat diakses melalui smartphone.

DAFTAR PUSTAKA

[1] H. Hanafiah and A. Pirmansyah, “Pembangunan Sistem Informasi Kepegawaian Berbasis Web di Kantor Desa Manggungharja,” J. Sist. Informasi, J-SIKA, Vol. 01, pp.

47–52, 2019.

[2] S. Regency and F. Hamka, “Implementasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian(Simpeg) pada Kementerian Agama,” Vol. 10, pp. 107–116, 2020.

[3] R. F. Ahmad and N. Hasti, “Sistem Informasi Penjualan Sandal Berbasis Web,” J.

Teknol. dan Inf., Vol. 8, No. 1, pp. 67–72, 2018, doi: 10.34010/jati.v8i1.911.

[4] A. Sadat, “Implementasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (Simpeg) pada Dinas Kesehatan Kabupaten Aceh Tenggara,” Bul. Utama Tek., Vol. 14, No. 3, pp. 200–

204, 2019, [Online]. Available: https://jurnal.uisu.ac.id/index.php/but/article/view/1273.

[5] M. S. S., Rosa A., “Rekayasa Perangkat Lunak Terstruktur dan Berorientasi Objek.” pp.

1–291, 2016.

(15)

420

[6] I. N. Rachmawati, “Pengumpulan Data Dalam Penelitian Kualitatif: WaRachmawati, I.

N. (2007). Pengumpulan Data Dalam Penelitian Kualitatif: Wawancara. Jurnal Keperawatan Indonesia, 11(1), 35–40. https://doi.org/10.7454/jki.v11i1.184wancara,” J.

Keperawatan Indones., Vol. 11, No. 1, p. 40, 2007.

[7] E. D. Nurmawan and M. Mulyati, “Sistem Informasi Kepegawaian Berbasis Website pada PT Sumatera Panca Rajo Palembang,” JATISI (Jurnal Tek. Inform. dan Sist.

Informasi), Vol. 5, No. 2, pp. 147–157, 2019, doi: 10.35957/jatisi.v5i2.143.

[8] J. J. Robinson, “Diagram: A Grammar for Dialogues,” Commun. ACM, Vol. 25, No. 1, pp. 27–47, 1982, doi: 10.1145/358315.358387.

[9] R. Fauziah Lubis STMIK Royal, “Perancangan Antarmuka Aplikasi Berbasis Web Menggunakan User Centered Design Dalam Pembelajaran Keragaman Budaya,”

Jurteksi, Vol. IV, No. 1, pp. 1–6, 2017.

[10] I. P. Saputri, V. Randyantini, and B. Nurcahyo, “Pengaruh Kualitas Pelayanan Terhadap Kepuasan Pengguna Transportasi Umum Transjakarta Selama Masa Pandemi Covid- 19,” AKSELERASI J. Ilm. Nas., Vol. 4, No. 2, pp. 40–52, 2022, doi:

10.54783/jin.v4i2.564.