KEPEGAWAIAN PADA PT.GALAXY
INDAH JAYA
PROYEK SISTEM INFORMASI
Nama
: FADJAR RAMADHAN
NIM
: 08.39010.0047
Program : DIII (Diploma Tiga)
Jurusan : Manajemen Informatika
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER
SURABAYA
ABSTRAKSI
PT. GALAXY INDAH JAYA adalah sebuah perusahaan yang bergerak di
bidang distribusi produk nestle . Jumlah pegawai yang banyak sangat berpengaruh
terhadap kecepatan dan ketepatan perhitungan gaji, bonus, pajak dan absensi.
Perhitungan gaji, bonus, pajak dan proses seleksi pegawai baru yang masih dilakukan
secara manual ini mengurangi efisiensi kerja . Dengan adanya proses perhitungan
yang terkomputerisasi maka proses pemeliharaan data induk, pengelolaan transaksi,
dan pembuatan laporan akan menjadi sangat mudah,cepat dan tepat.
Namun tanpa disadari banyak masalah yang terjadi, misalnya, para pendaftar
yang mendaftarkan diri kepada PT. GALAXY INDAH JAYA ini berasal dari
berbagai kota, baik dari pulau Jawa maupun dari luar pulau Jawa. Masalah yang
dihadapi oleh toko PT. GALAXY INDAH JAYA saat ini adalah bagaimana para
pendaftar yang berasal dari luar kota Sidoarjo atau luar pulau Jawa memperoleh
informasi dari PT. GALAXY INDAH JAYA dan bagaimana caranya supaya
pelanggan yang berada jauh tersebut dapat melakukan pedaftaran tanpa harus pergi ke
kantor PT. GALAXY INDAH JAYA. Perhitungan absensi, gaji, bonus serta pajak
juga menjadi masalah utama PT. GALAXY INDAH JAYA dikarenakan jumlah
pegawai PT. GALAXY INDAH JAYA yang banyak sehingga dibutuhkan suatu
sistem yang dapat menangani perhitunan tersebut dengan cepat dan akurat.
Pengelolaan data secara komputerisasi yang terintegrasi antara pendaftaran,
penilaian, perhitungsan absensi, perhitungan gaji dan perhitungan pajak merupakan
salah satu solusi yang sangat tepat untuk mengatasi masalah yang sedang terjadi pada
PT. GALAXY INDAH JAYA. Sehingga diharapkan dapat membuat kinerja menjadi
lebih efisien dan efektif, dapat menghasilkan laporan-laporan dari kegiatan yang ada
lebih akurat, tepat, bermanfaat dan terjamin.
Kata Kunci : Penggajian, Pendaftaran, Perhitungan.
Halaman
ABSTRAK ... iv
KATA PENGANTAR ... vi
DAFTAR ISI ... viii
DAFTAR GAMBAR ... xi
DAFTAR TABEL... ... xv
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang Masalah ... 1
1.2 Perumusan Masalah ... 2
1.3 Batasan Masalah ... 2
1.4 Tujuan ... 3
1.5 Manfaat ... 3
1.6 Sistematika Penulisan ... 4
BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ... 7
2.1 Identitas Perusahaan ... 7
2.2 Lokasi Perusahaan ... 7
2.3 Logo Perusahaan... 7
2.4 Struktur Organisasi ... 8
2.5 Job Description ... 8
2.6 Analisis Sistem Yang Sedang Berjalan ... 10
BAB III LANDASAN TEORI ... …….11
3.2 Sistem Informasi ... 11
3.3 Sistem Penggajian... 12
3.4 Sistem Absensi ... 13
3.5 Sistem Pendaftaran ... 13
3.6 Database... 13
3.7 Sistem Aplikasi Komputer Berbasis Web ... 15
3.8 Microsoft Visual Basic.NET 2005 ... 15
3.9 Microsoft SQL Server 2005 ... 17
3.10 Crystal Report ... 18
3.11 Microsoft SQL Server 2005 Express ... 18
3.12 Entity Relationship Diagram ... 19
3.13 Data Flow Diagram ... 20
3.14 System Flow ... 23
BAB IV ANALISIS DAN DESAIN SISTEM ... 27
4.1 Analisa Sistem ... 28
4.2 Desain Sistem ... 28
4.2.1 System Flow ... 28
4.2.2 Context Diagram... 40
4.2.3 DFD Level 0 Sistem Informasi Kepegawaian ... 41
4.2.4 DFD Level 1 Sistem Informasi Kepegawaian ... 43
4.2.5 Entity Relational Diagram ... 47
4.2.7 Desain Input – Output... 55
BAB V IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN ... 64
5.1 Kebutuhan Sistem ... 64
5.2 Cara Setup Program ... 65
5.3 Penjelasan Pemakaian Program Desktop ... 66
5.3.1 Form Master ... 67
5.3.2 Form Transaksi ... 72
5.3.3 Form Laporan ... 80
5.4 Penjelasan Pemakaian Program Web ... 81
5.4.1 Form Master ... 82
5.4.2 Form Transaksi ... 83
BAB VI PENUTUP ... 85
6.1 Kesimpulan ... 85
6.2 Saran ... 85
DAFTAR PUSTAKA ... 87
LAMPIRAN ... 88
Halaman
Tabel 4.1 Tabel Pegawai ... 50
Tabel 4.2 Tabel Jabatan ... 51
Tabel 4.3 Tabel Absensi... 51
Tabel 4.4 Tabel Pajak Pegawai ... 51
Tabel 4.5 Tabel Hasil Pajak ... 52
Tabel 4.6 Tabel Gaji ... 52
Tabel 4.7 Tabel Bonus ... 53
Tabel 4.8 Tabel Ketidakhadiran ... 54
Tabel 4.10 Tabel Calon Pegawai ... 54
Tabel 4.11 Tabel Nilai Calon Pegawai ... 55
Halaman
Gambar 2.1 Logo Perusahaan PT. Galaxy Indah Jaya ... 7
Gambar 2.2 Struktur Organisasi PT. Galaxy Indah Jaya ... 8
Gambar 3.1 Entity ... 20
Gambar 3.2 Relation of Entity ... 20
Gambar 3.3 Process ... 21
Gambar 3.4 External Entity ... 23
Gambar 3.5 Data Store ... 23
Gambar 3.6 Data Flow ... 23
Gambar 3.7 Terminator ... 24
Gambar 3.8 Manual Operation ... 24
Gambar 3.9 Document ... 24
Gambar 3.10 Process ... 25
Gambar 3.11 Database ... 25
Gambar 3.12 Decision ... 25
Gambar 3.13 Manual Input ... 25
Gambar 3.14 Offline Storage... 26
Gambar 3.15 Onpage Reference ... 26
Gambar 3.16 Offpage Reference ... 26
Gambar 3.17 Paper Tape ... 26
Gambar 4.2 System Flow Seleksi Calon Pegawai ... 30
Gambar 4.3 System Flow Registrasi Pegawai Baru ... 31
Gambar 4.4 System Flow Penggajian Pegawai ... 32
Gambar 4.5 System Flow Perhitungan Pajak Pegawai ... 33
Gambar 4.6 System Flow Cetak Slip Gaji Pegawai ... 34
Gambar 4.7 System Flow Absensi Kehadiran Pegawai ... 35
Gambar 4.8 System Flow Absensi Kepulangan Pegawai ... 36
Gambar 4.9 System Flow Ketidakhadiran Pegawai ... 37
Gambar 4.10 System Flow Penilaian Kinerja Pegawai ... 38
Gambar 4.11 System Flow Bonus Pegawai ... 39
Gambar 4.12 Context Diagram Sistem Informasi Kepegawaian ... 40
Gambar 4.13 DFD Level 0 Sistem Informasi Kepegawaian ... 42
Gambar 4.14 DFD Level 1 Sub Sistem Rekruitmen Pegawai ... 43
Gambar 4.15 DFD Level 1 Sub Sistem Absensi ... 44
Gambar 4.16 DFD Level 1 Sub Sistem Penilaian Pegawai ... 45
Gambar 4.17 DFD Level 1 Sub Sistem Penggajian ... 46
Gambar 4.18 Conceptual Data Model ... 48
Gambar 4.19 Physical Data Model ... 49
Gambar 4.20 Desain Form Input Login... 55
Gambar 4.22 Desain Input Form Absensi Kepulangan ... 56
Gambar 4.23 Desain Input Form Penilaian Kinerja Pegawaii... 57
Gambar 4.24 Desain Input Form Perhitungan Gaji Pegawai ... 57
Gambar 4.25 Desain Input Form Perhitungan Bonus Pegawai ... 58
Gambar 4.26 Desain Input Form Perhitungan Pajak Pegawai ... 58
Gambar 4.27 Desain Input Form Nilai Calon Pegawai ... 59
Gambar 4.28 Desain Input Form Master Pegawai ... 59
Gambar 4.29 Desain Input Form Master Golongan ... 60
Gambar 4.30 Desain Input Form Master Pajak ... 60
Gambar 4.31 Desain Input Form Pendaftaran Online ... 61
Gambar 4.32 Desain Output Form Pegawai Diterima ... 62
Gambar 4.33 Desain Output Form Gaji Pegawai ... 62
Gambar 4.34 Desain Output Form Pajak Pegawai ... 63
Gambar 5.1 Tampilan Add or Remove Program ... 65
Gambar 5.2 Form Login ... 66
Gambar 5.3 Menu Utama ... 67
Gambar 5.4 Master Pegawai ... 68
Gambar 5.5 Master Jabatan ... 69
Gambar 5.6 Master Pajak ... 71
Gambar 5.8 Perhitungan Bonus ... 73
Gambar 5.9 Perhitungan Gaji ... 75
Gambar 5.10 Ketidakhadiran Pegawai ... 76
Gambar 5.11 Penilaian Calon Pegawai ... 77
Gambar 5.12 Penilaian Pegawai ... 78
Gambar 5.13 View Pendaftar ... 79
Gambar 5.14 Laporan Gaji Pegawai... 80
Gambar 5.15 Laporan Pajak Pegawai... 81
Gambar 5.16 Website Home ... 82
Gambar 5.17 Website Registrasi Pendaftar ... 83
Gambar 5.18 Website Hasil Tes ... 84
Gambar Lampiran Slip Gaji Pegawai ... 117
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Setiap perusahaan atau badan usaha selalu membutuhkan faktor tenaga
kerja manusia, dalam hal ini adalah karyawan. Karyawan merupakan orang
pribadi yang di pekerjakan dalam perusahaan (pemberi kerja) yang melakukan
pekerjaan berdasarkan suatu perjanjian kerja baik tertulis maupun tidak tertulis
(Soemarso S. R, 1999 : 354). Peran serta seorang karyawan dalam melaksanakan
tugasnya sangat mendukung suatu pencapaian tujuan perusahaan. Untuk
pencapaian tujuan perusahaan di butuhkan adanya balas jasa atau pembayaran gaji
yang sesuai bagi karyawan yang dapat menjadi salah satu usaha untuk memacu
kinerja karyawan.
Pemberian gaji merupakan kegiatan rutin bagi perusahaan sehingga
merupakan pengeluaran perusahaan yang relatif besar karena itu diperlukan suatu
sistem penggajian yang baik agar dalam pelaksanaan penggajian dari perhitungan
sampai pembayaran dapat berjalan dengan efisien dan lancar. Dengan cara
tersebut maka akan memberi kemudahan dalam pengawasan pelaksanaan
penggajian.
PT. Galaxy Indah Jaya adalah perusahaan swasta yang bergerak di bidang
distribusi produk Nestle yang meliputi daerah Kabupaten Sidoarjo. PT. Galaxy
Indah Jaya merupakan perusahaan yang cukup besar dan memiliki permasalahan
mengenai sistem kepegawaian pegawai. Permasalahan itu timbul karena adanya
bonus dan juga proses seleksi pegawai baru dikarenakan harus melihat dari faktor
produktivitas, jabatan/golongan, prestasi kerja masing-masing karyawan dan
melihat kesesuaian syarat dari para pendaftar. Dengan demikian, sistem
kepegawaian pada PT. Galaxy Indah Jaya harus mendapat pengawasan dan
penanganan yang khusus agar tidak terjadi penyimpangan dan penyalahgunaan.
Berdasarkan permasalahan yang dihadapi PT. Galaxy Indah Jaya, penulis
ingin membuat sistem informasi kepegawaian yang diharapkan dapat
memperbaiki sistem yang sudah ada sehingga memudahkan kerja staff dari PT.
Galaxy Indah Jaya dengan cara terkomputerisasi.
1.2Perumusan Masalah
Berdasarkan uraian latar belakang tersebut, maka dapat diperoleh
perumusan masalah adalah bagaimana merancang bangun sistem informasi
administrasi pada PT.GALAXY INDAH JAYA secara terkomputerisasi?
1.3Batasan Masalah
Batasan masalah dalam rancang bangun sistem informasi administrasi
pada PT.GALAXY INDAH JAYA ini adalah sebagai berikut:
1. Sistem Informasi Penerimaan pegawai
Sistem ini menampilkan data proses penerimaan pegawai
2. Sistem Informasi Absensi
Sistem ini menampilkan data absensi pegawai
3. Sistem Informasi Penggajian
Sistem ini menampilkan data penggajian untuk para pegawai
Sistem ini menampilkan data penilaian kinerja pegawai
5. Sistem Informasi Laporan
Laporan yang terdapat pada aplikasi ini adalah :
a. Laporan gaji
b. Laporan Bonus
c. Laporan Penerimaan pegawai
d. Laporan pajak
e. Surat peringatan
f. Slip gaji
1.4 Tujuan
Sistem yang dibuat memiliki tujuan untuk merancang bangun sebuah
sistem informasi kepegawaian pada PT.GALAXY INDAH JAYA secara
terkomputerisasi sehingga mampu memudahkan dan menghasilkan kinerja yang
optimal pada perusahaan.
1.5Manfaat
Manfaat yang diharapkan dalam pembuatan aplikasi sistem informasi
kepegawaian ini adalah sebagai berikut:
1. Bagian Personalia
Bagian personalia merupakan pegawai yang bertugas melakukan
manajemen data terkait dengan pegawai yang didalamnya menyangkut masalah
penerimaan pegawai dan absensi serta bertugas membuat laporan penerimaan
pegawai juga absensi.Keuntungan yang diperoleh adalah sebagai berikut:
a. Dapat mengetahui data-data pegawai dengan cepat dan mudah.
c. Dapat membuat laporan secara cepat dan akurat.
2. Bagian Keuangan
Bagian keuangan merupakan pegawai yang bertugas untuk melayani
pegawai terkait dengan masalah penggajian. Keuntungan yang diperoleh sebagai
berikut : .
a. Dapat melakukan perhitungan gaji pegawai.
b. Dapat membuat laporan penggajian pegawai secara tepat dan akurat.
3. Pegawai
a. Dapat dengan mudah dan cepat menerima slip gaji
4. Direktur
Direktur merupakan pemilik yang berwenang untuk menentukan
kebijaksanaan perusahaan.
a. Dapat mengetahui laporan-laporan yang ada yaitu laporan penggajian,
laporan absensi dan laporan penerimaan pegawai
b. Dapat membantu dalam pengambilan keputusan untuk pengembangan
perusahaan
1.6Sistematika Penulisan
Untuk memberikan gambaran menyeluruh tentang masalasah yang sedang
dibahas, maka sistematika penulisan laporan proyek sistem informasi administrasi
pada PT.GALAXY INDAH JAYA adalah sebagai berikut:
Bab pertama pendahuluan menjelaskan mengenai latar belakang dalam
pembangunan sistem informasi kepegawaian pada PT.GALAXY INDAH JAYA,
perumusan masalah yang ingin diselesaikan dari sistem yang sudah ada,
informasi administrasi, juga kontribusi yang diharapkan dapat bermanfaat untuk
kemajuan perusahaan.
Bab kedua hasil survey menjelaskan mengenai identitas perusahaan,
meliputi sejarah berdirinya perusahaan, dasar sistem yang telah diterapkan pada
perusahaan, serta struktur organisasi perusahaan tersebut.
Bab ketiga landasan teori berisi tentang definisi dan penjelasan yang lebih
detil mengenai konsep yang digunakan untuk merancang desain sistem yang akan
dibangun, yaitu meliputi penjelasan mengenai konsep dasar sistem informasi,
administrasi, Entity Relationship Diagram (ERD), sistem flow, Data Flow
Diagram (DFD), program penunjang pembuatan sistem, dan teori-teori lain yang
berhubungan dengan pembangunan dan pengembangan sistem.
Bab keempat analisis dan desain berisi penjelasan tentang jenis model
yang diambil atau digunakan dan menjelaskan mengenai identifikasi masalah dan
bagaimana sistem tersebut dibuat, dilanjutkan dengan perancangan sistem yang
meliputi Sistem Flow, Context Diagram, Data Flow Diagram( DFD ), Entity
RelationshipDiagram ( ERD ), ConceptualDatabase dan PhysicalDatabase.
Bab kelima implementasi dan pembahasan membahas tentang sistem yang
digunakan untuk mendukung jalannya aplikasi ini yang meliputi Hardware
maupun Software. Selain itu, di dalam bab ini juga menjelaskan tentang cara
penggunaan dari aplikasi ini
Bab ini berisi mengenai kesimpulan dan saran yang diharapkan dapat
bermanfaat untuk pembaca laporan sistem penjualan dan pembelian yang telah
dibangun ini. Kesimpulan yang dihasilkan didapat berdasarkan hasil evaluasi dari
dalam hal pengembangan sistem, baik dalam pemrograman yang masih dalam
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
2.1 Identitas Perusahaan
PT. Galaxy Indah Jaya adalah sebuah perusahaan swasta yang bergerak
dibidang distribusi produk Nestle di Sidoarjo. Perusahaan ini berdiri pada tahun
2004, yang berlokasi di Komplek Pergudangan Permata Gedangan Blok AA No. 5
Jalan Muncul Gedangan hingga sekarang.
PT. Galaxy Indah Jaya menangani distribusi produk PT. Nestle Indonesia
di area Sidoarjo. Bisnis ini mempunyai prospek yang menjanjikan, mengingat
produk-produk Nestle yang sudah cukup terkenal di kalangan masyarakat
Indonesia. Saat ini jumlah pegawai PT. Galaxy Indah Jaya sebanyak 75 orang.
Untuk jam kerja di PT. Galaxy Indah Jaya dimulai pada pukul 08.00
sampai dengan pukul 17.00 WIB mulai hari Senin sampai Jum’at, sedangkan pada
hari Sabtu dimulai pukul 08.00 hingga pukul 12.00 WIB.
2.2 Lokasi Perusahaan
Perusahaan ini bertempat di Komplek Pergudangan Permata Gedangan
Blok AA No. 5 Jalan Muncul Gedangan - Sidoarjo.
2.3 Logo Perusahaan
Gambar 2.1 Logo Perusahaan PT. GALAXY INDAH JAYA
2.4 Struktur Organisasi
Dalam rangka mencapai tujuan organisasi, haruslah terdapat koordinasi
yang baik antara para sub-sub bagian kegiatan yang ada pada instansi yang
bersangkutan. Untuk itulah diperlukan struktur organisasi yang baik sehingga
akan menciptakan hubungan yang harmonis antara satu dengan yang lainnya.
Struktur organisasi inilah yang mempersatukan fungsi-fungsi yang ada dalam
instansi tersebut. Berikut ini disertakan bagan struktur organisasi PT. Galaxy
Indah Jaya pada gambar 2.1 :
PT. GALAXY INDAH JAYA
Gambar 2.2 Struktur Organisasi PT. GALAXY INDAH JAYA
2.5 Job Description
Adapun bentuk struktur organisasi yang ada pada PT. Galaxy Indah Jaya
adalah berbentuk garis yang merupakan arus kekuasaan dan tanggung jawab. Arus
kekuasaan berjalan dari atas kebawah, sedangkan tanggung jawabnya dari bawah
Uraian pembagian tugas dan tanggung jawab dari masing-masing adalah
sebagai berikut:.
1. Direktur
Adalah pimpinan dari perusahaan yang tugas-tugasnya sebagai berikut:
a. Mengelola dan mengkoordinir operasional dari penjualan, bidang
umum, keuangan dan accounting, logistik dan administrasi.
b. Mendelegasikan sebagian wewenang para manager sesuai dengan
bidang kerja masing – masing serta meminta pertanggung jawaban dari
hasil kerja para manager.
2. Sekretaris
Pada dasarnya fungsi sekretaris adalah:
a. Membantu meringankan tugas-tugas direktur.
b. Menangani informasi untuk direktur.
c. Menjadi jembatan penghubung antara divisi-divisi dengan direktur.
3. Tax & Audit
Fungsi dari bagian tax dan audit adalah untuk mengurusi masalah
perhitungan pajak berkaitan dengan segala pendapatan yang diperoleh oleh
4.Finance & Accounting
Bagian administrasi keuangan adalah bagian yang menjalankan fungsi
akuntansi yang bertanggung jawab mencatat transaksi keuangan dan menyusun
laporan keuangan.
5. Marketing
Fungsi dari bagian marketing adalah sebagai berikut :
a. Memperluas daerah pemasaran.
b. Mengadakan penelitian di pasar berkaitan dengan penjualan produk.
c. Melakukan promosi barang yang dijual.
6. Sales
Tugas dari bagian sales adalah memasarkan secara langsung
produk-produk yang dijual oleh perusahaan. Selain itu, sales juga membuat laporan
penjualan perhari untuk diserahkan kepada bagian accounting.
7. Manager Personalia
Tugas dari bagian ini adalah mengawasi dan memperhatikan kinerja kerja
LANDASAN TEORI
3.1 Sistem
Menurut Jogiyanto, H.M (1989 : 23), menyebutkan bahwa sistem
merupakan kumpulan dari elemen-elemen yang satu dengan yang lain berinteraksi
dan bersama-sama beroperasi untuk mencapai tujuan tertentu. Sistem mempunyai
peran yang sangat besar dalam menentukan berjalan tidaknya suatu lembaga atau
perusahaan. Hal ini dikarenakan setiap perusahaan akan selalu berdasarkan pada
suatu sistem dalam menjalankan aktifitas sehari-harinya.
Suatu sistem dapat dirumuskan sebagai suatu totalitas himpunan yang
terdiri dari bagian-bagian yang mana antara satu dengan yang lainnya saling
berinteraksi dan bersama-sama beroperasi guna mencapai suatu tujuan tertentu
didalam suatu lingkungan. Bagian-bagian atau subsistem tersebut merupakan
suatu kompleksitas tersendiri, tapi dalam kebersamaan mencapai suatu tujuan
berlangsung secara harmonis dalam keteraturan yang pasti.
3.2 Sistem Informasi
Menurut Hartono (1999 : 11 ), sistem informasi dapat didefinisikan
sebagai suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan
pengolah transaksi atau informasi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial
dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu
dengan laporan-laporan yang diperlukan.
Kegiatan dalam sistem informasi mencakup :
1. Input, menggambarkan suatu kegiatan untuk menyediakan data untuk diproses.
2. Process, menggambarkan bagaimana suatu data diproses untuk menghasilkan
suatu informasi yang bernilai tambah.
3. Output, suatu kegiatan untuk menghasilkan laporan dari proses diatas tersebut.
4. Penyimpanan, suatu kegiatan untuk memelihara dan menyimpan data.
5. Control, suatu aktivitas untuk menjamin bahwa sistem informasi tersebut
berjalan sesuai dengan yang diharapkan.
3.3 Sistem Penggajian
Gaji dan upah merupakan bagian dari kompensasi-kompensasi yang paling
besar yang diberikan perusahaan sebagai balas jasa kepada karyawannya. Dan
bagi karyawan ini merupakan nilai hak dari prestasi mereka, juga sebagai
motivator dalam bekerja.
Sedangkan bagi perusahaan jasa, gaji dan upah merupakan komponen
biaya yang mempunyai dampak besar dalam mempengaruhi laba, sehingga harus
terus menerus diawasi pengelolaannya.
Niswonger (1999 : 446) mengemukakan bahwa :
“Istilah gaji (salary) biasanya digunakan untuk pembayaran atas jasa manajerial, administratif, dan jasa-jasa yang sama. Tarif gaji biasanya diekspresikan dalam periode bulanan. Istilah upah (wages) biasanya digunakan untuk pembayaran kepada karyawan lapangan (pekerja kasar) baik yang terdidik maupun tidak terdidik. Tarif upah biasanya diekspresikan secara mingguan atau perjam.”
Dari pendapat tersebut, dapat disimpulkan bahwa gaji merupakan balas
berkala berdasarkan ketentuan yang berlaku di perusahaan dan sifatnya tetap.
Sedangkan upah merupakan balas jasa yang di berikan kepada karyawan yang
ikatan kerjanya kurang kuat berdasarkan waktu kerja setiap hari ataupun setiap
minggu.
3.4 Sistem absensi
Absensi adalah suatu cara bagi perusahaan untuk melakukan control pada
karyawan berkaitan dengan kehadiran. Dan juga, absensi berguna untuk
melakukan penilaian terhadap karyawan mengenai kedisiplinan karyawan
sehingga perusahaan dapat menetapkan kebijakan kepada karyawan.
3.5 Sistem pendaftaran
Pendaftaran merupakan proses awal untuk melakukan seleksi penerimaan
karyawan baru. Pendaftaran dilakukan oleh calon karyawan kepada perusahaan
dan diseleksi oleh bagian personalia. Proses pendaftaran juga bisa dijadikan acuan
bagi perusahaan seberapa besar minat masyarakat untuk berkarir di-perusahaan.
3.6 Database
Database adalah suatu sistem menyusun dan mengelola record-record
menggunakan komputer untuk menyiapkan atau merekam serta memelihara data
operasional lengkap dengan sebuah organisasi/perusahaan sehingga mampu
menyediakan informasi yang optimal yang diperlukan pemakai untuk proses
pengambilan keputusan (Linda, 2004 : 1). Database dapat dinyatakan sebagai
1. Merupakan suatu kumpulan interaksi data yang disimpan bersama dan tanpa
mengganggu satu sama lain atau membentuk duplikat data.
2. Kumpulan data di dalam database dapat digunakan oleh sebuah program secara
optimal.
3. Penambahan data baru, modifikasi dan pengambilan kembali dari data dapat
dilakukan dengan mudah dan teroganisasi.
Dalam arsitektur database terdapat tiga tingkatan yang saling mendukung.
Dibawah ini adalah penjelasannya yaitu :
1. Internallevel yaitu tingkat yang basis datanya secara fisik ditulis atau disimpan
di media storage dan level yang berkaitan.
2. External level disebut juga indivisual user view, yaitu tingkat yang basis
datanya dapat berdasarkan kebutuhan masing-masing aplikasi di user atau level
yang berkaitan dengan para pemakai.
3. Conceptual level disebut juga community user view, yaitu tingkat user view
dari aplikasi yang berbeda digabungkan sehingga menggunakan basis data
secara keseluruhan dengan menyembunyikan penyimpanan data secara fisik
yang merupakan penghubung dari internal level dan external level.
Seluruh operasi yang dilakukan pada database didasarkan atas tabel-tabel
dan hubungannya. Dalam model relasional dikenal antara lain table, record, field,
index, query. Penjelasannya seperti dibawah ini :
1. Table atau entity dalam model relasional digunakan untuk mendukung antar
muka komunikasi antara pemakai dengan profesional komputer.
2. Record atau baris atau dalam istilah model relasional yang formal disebut tuple
3. Field atau kolom atau dalam istilah model relasional yang formal disebut
attribute adalah sekumpulan data yang mempunyai atau menyimpan fakta yang
sama atau sejenis untuk setiap baris pada table.
4. Index merupakan tipe dari suatu table tertentu yang bersis nilai-nilai field kunci
atau field.
5. Query merupakan sekumpulan perintah Structure Query Language (SQL) yang
dirancang untuk memanggil kelompok record tertentu dari satu tabel atau lebih
untuk melakukan operasi pada tabel.
3.7 Sistem Aplikasi Komputer Berbasis Web
Aplikasi dalam bahasa awam sering disebut sebagai sebuah kumpulan
program atau script. Aplikasi web yang dibangun dengan menggunakan Struts
framework terdiri dari komponen-komponen individual yang digabungkan
menjadi satu aplikasi. Aplikasi tersebut dapat diinstal dan dieksekusi oleh web
container. Komponen-komponen tersebut dapat digabungkan karena mereka
terletak dalam sebuah konteks web yang sama, yang menjadikan mereka
bergantung satu dengan yang lainnya, baik secara langsung ataupun tidak
langsung.
3.8 Microsoft Visual Basic.Net 2005
Visual Basic (VB) 2005 merupakan bahasa pemrograman yang terdapat
dalam satu paket aplikasi Visual Studio 2005. Visual Studio 2005 merupakan
suatu produk Microsoft yang merupakan penerus dari Visual Studio 2003.
Budiharto (2006 : 1) menyebutkan, “ Visual Basic 2005 ialah bahasa
VB 2005”. Budiharto (2006 : 3-4) juga menyebutkan alasan penting lainnya untuk
melakukan migrasi ke VB 2005, yaitu :
1. Visual Basic 2005 mengatasi semua masalah yang sulit di sekitar
pengembangan aplikasi berbasis windows dan mengurangi penggunaan aplikasi
lainnya serta versi komponen, bahkan mewarisi sifat C++ dan berbau Java.
2. Visual Basic 2005 memiliki fasilitas penanganan bug yang hebat dan real time
background compiler yang mengakibatkan developer visual C# dapat
mengetahui kesalahan kode yang terjadi secara up-to-date.
3. Windows Form Designer memungkikaan developer memperoleh aplikasi
desktop dalam waktu yang singkat.
4. Bagi developer, Visual Basic 2005 menyediakan model pemrograman data
akses ActiveX data Object (ADO) yang sudah dikenal dan diminati, ditambah
XML baru yang berbasis Microsoft ADO.Net dengan ADO.Net, developer
akan memperoleh akses ke komponen yang lebih powerfull, seperti control
DataSet.
5. Visual Basic 2005 menghasilkan web. Menggunakan form web yang baru,
anda dapat dengan mudah membangun thin-client aplikasi berbasis web.
6. Mendukung pembangunan aplikasi client-server, terdistribusi serta berupa
berupa aplikasi yang berbasis windows serta web.
7. .NET Framework secara mendasar dibuat untuk dipasangkan dengan windows
2003 dengan keunggulan memonitor kelalaian dari aplikasi yang sedang
berjalan, dan mmengisolasi setiap aplikasi yang sedang berjalan.
8. Developer dengan berbagai latar belakang dapat dengan segera menguasai
9. Deployment/penyebaran yang mudah, baik untuk aplikasi windows maupun
aplikasi web karena sudah tersedia wizard atau tool secara khusus dengan
fasilitas tambahan yang menarik. Tool canggih ini tidak tersedia pada aplikasi
sebelumnya.
10. Integrasi dengan sistem yang sudah ada sangat mudah, NET Framework
com memungkinkan anda berinteraksi dengan sistem yang sudah ada
menggunakan XML web service.
11. Mendukung lebih dari 20 bahasa pemrograman yang tidak terbayang
sebelumnya.Memungkinkan pengembang memilih bahasa pemrograman yang
tepat sesuai latar belakang pemrogramannya.
3.9 Microsoft SQL Server 2005
SQL Server 2005 merupakan produk dari Microsoft dalam bidang
Relational Database Management System (RDBMS) yang didesain untuk
mendukung proses transaksi yang besar. SQL Server 2005 dapat dijalankan pada
Windows 2000 profesional service pack 4, Windows 2000 service pack 4,
windows XP profesional service pack 2, atau windows 2003 service pack 1
(Budiharto,2006:21). Budiharto (2006:21) juga menyebutkan SQL Server 2005
membutuhkan windows installer 3.1 yang dapat diperoleh pada saat instalasi
Visual Studio 2005.
SQL Server 2005 terdiri atas tujuh edisi berbeda yang tersedia pada CD
yang berbeda, yaitu Standard Edition, Enterprise Edition, Personal Edition,
Developer Edition, Windows CE Edition, Evaluation edition dan Microsoft
desktop Engine (MDE). SQL Server 2005 mempunyai fasilitas tambahan yang
Server 2005 secara otomatis akan menginstall enam database utama, yaitu master,
model, tempdb, pubs, Northwind dan msdb. (Wijayanti,2007 : 78)
3.10 Crystal Report
Crystal report adalah suatu form khusus berbentuk seperti lembaran format naskah
yang ingin dicetak. Di dalam crystal report, kita dapat merancang laporan-laporan
yang ingin kita tampilkan dari data-data yang terdapat di dalam database. Crystal
report dapat berdiri sendiri, namun dapat juga menjadi satu dengan project visual
basic yang dibuat atau dikembangkan. Bila berdisi sendiri, report tersebut-pun
dapat dipanggil dari project visual basic dengan control Crystal Report Control
sehingga report yang telah dibuat dapat digunakan oleh beberapa project
sekaligus.
3.11 Microsoft SQL Server 2005 Express
Microsoft SQL Server merupakan produk RDBMS (Relational Database
Management System) yang dibuat oleh Microsoft. Microsoft SQL Server juga
mendukung SQL (Structured Query Language) sebagai bahasa untuk memproses
baris perintah ke dalam basis data. SQL ini telah digunakan secara umum pada
semua produk database server yang ada di pasaran saat ini. Microsoft SQL Server
banyak digunakan pada dunia bisnis, pendidikan, dan juga pemerintahan sebagai
solusi database atau media penyimpanan data. Berbagai macam skala bisnis, dari
bentuk bisnis kecil sampai bisnis skala enterprise dapat menggunakan Microsoft
SQL Server sebagai pusat basis datanya. Microsoft SQL Server merupakan
sebuah database relational yang dirancang untuk mendukung aplikasi dengan
arsitektur client-server, dimana database terdapat pada komputer pusat yang
yang menjalankan aplikasi di dalam komputer lokalnya yang disebut dengan
client. Arsitektur semacam ini memberikan integritas data yang cukup tinggi,
karena semua user bekerja dengan informasi yang sama. Arsitektur client-server
dapat mengurangi lalu lintas jaringan karena prosesnya hanya berjalan dengan
permintaan data yang diperlukan oleh user.
Microsoft SQL Server 2005 Express dibagi kedalam beberapa komponen
logis, seperti misalnya table, view, dan elemen-elemen lain yang dapat dilihat oleh
user dengan menambahkan add-on dari aplikasi dengan nama database
management system. Elemen-elemen ini secara fisik disimpan di dalam dua atau
lebih file di dalam disk. Format file atau lokasi dimana elemen logic ini ditulis,
tidak diketahui oleh user sistem. Apabila suatu database telah dibuat, user bisa
memiliki akses yang telah diberikan kepadanya. Hal ini membuat Microsoft SQL
Server 2005 Express dapat menyimpan beberapa database dan membatasi akses
ke masing-masing database kepada user tertentu.
3.12 Entity Relationship Diagram
Entity Relationship Diagram, atau yang lebih dikenal dengan nama ERD,
digunakan untuk mengimplementasikan, menentukan, dan mendokumentasikan
kebutuhan-kebutuhan untuk sistem pemrosesan database. ERD menyediakan
bentuk untuk menunjukkan struktur keseluruhan kebutuhan data dari pemakai.
Adapun elemen-elemen yang terdapat pada ERD, adalah sebagai berikut:
1. Entity atau entitas, digambarkan dalam bentuk persegi seperti pada gambar
Ent_1
Gambar 3.1 Entity atau Entitas
2. Relation atau relasi merupakan penghubung antara entitas dengan entitas.
Terdapat beberapa jenis relasi yang dapat digunakan, seperti to-one,
one-to-many, many-to-one, dan many-to-many. Bentuk alur relasi secara detil
dapat dilihat pada gambar berikut:
Relation_12
Gambar 3.2 Relation of Entity
3.13 Data Flow Diagram
Menurut Andri Kristanto (2004), Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu
model logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan darimana asal
data dan kemana tujuan data yang keluar dari sisem, dimana data tersebut
disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut dan interaksi antara data
yang tersimpan, dan proses yang dikenakan pada data tersebut.
Data Flow Diagram merupakan suatu metode pengembangan sistem yang
terstruktur (structure analysis and design). Penggunaan notasi dalam data flow
kompleksitas. Pada tahap analisi, penggunaan notasi ini dapat membantu dalam
berkimunikasi dengan pemakai sistem untuk memahami sistem secara logika.
Di dalam data flow diagram, terdapat empat simbol yang digunakan yaitu process,
external entity, data store, dan data flow. Simbol process digunakan untuk
melakukan suatu perubahan berdasarkan data yang diinputkan dan menghasilkan
data dari perubahan tersebut. Simbol process dapat digambarkan sebagai bentuk
berikut:
0 Prcs_1
Gambar 3.3 Process
Pada bentuk gambar process, bagian atas berisi nomor untuk identitas
proses. Suatu proses dengan nomor 0 (nol atau kosong) menandakan bahwa
proses tersebut adalah sebuah context diagram. Diagram ini merupakan level
tertinggi dari DFD yang menggambarkan hubungan sistem dengan lingkungan
luarnya. Pembuatan context diagram dapat dilakukan dengan terlebih dahulu
menentukan nama sistemnya, menentukan batasan dari sistem, dan menentukan
terminator yang diterima atau diberikan daripada sistem untuk kemudian
dilakukan penggambaran.
Nomor 1, 2, 3, dan seterusnya menandakan bahwa proses tersebut
diartikan sebagai proses level-0 (nol) yang merupakan hasil turunan atau
decompose dari proses context diagram. Proses level-0 membahas sistem secara
lebih mendetil, baik dipandang dari segi kegiatan dari sebuah bagian, alur data
yang ada, maupun database yang digunakan didalamnya. Pembuatannya dapat
menentukan alur data yang diterima dan diberikan masing-masing proses daripada
sistem sambil memperhatikan konsep keseimbangan (alur data yang masuk atau
keluar dari suatu level harus sama dengan alur data yang masuk dan keluar pada
level berikutnya), memunculkan data store sebagai sumber maupun tujuan data
(optional), menggambarkan diagram level-0, menghindari perpotongan arus data,
dan melakukan pemberian nomor pada proses utama (nomor tidak menunjukkan
urutan proses).
Nomor 1.1, 1.2, 2.1, 2.2, dan seterusnya merupakan sebuah proses turunan
atau decompose dari proses level-0 yang disebut sebagai proses level-1 (satu).
Proses level-1 menggambarkan detil kerja dari sebuah bagian dalam sebuah
sistem. Penggambarannya dilakukan dengan cara menentukan proses yang lebih
kecil (sub-proses) dari proses utama yang ada di level-0, menentukan apa yang
diterima atau diberikan masing-masing sub-proses daripada sistem dan tetap
memperhatikan konsep keseimbangan, memunculkan data store sebagai sumber
maupun tujuan alur data (optional), menggambar DFD level-1, dan berusaha
untuk menghindari perpotongan arus data. Hasil turunan akhir disebut sebagai the
lowest level, dimana hasil akhir ini tergantung dari kompleksitas sistem yang ada.
External entity disimbolkan dengan bentuk persegi yang digunakan untuk
menggambarkan pelaku-pelaku sistem yang terkait, dapat berupa orang-orang,
organisasi maupun instansi. External entity dapat memberikan masukan kepada
process dan mendapatkan keluaran dari process. External entity digambarkan
Entt_2
Gambar 3.4 External Entity
Data store digunakan sebagai media penyimpanan suatu data yang dapat
berupa file atau database, arsip atau catatan manual, lemari file, dan tabel-tabel
dalam database. Penamaan data store harus sesuai dengan betuk data yang
tersimpan pada data store tersebut, misalnya tabel pelanggan, tabel detil
penjualan, tabel detil pembelian, dan lain-lain. Data store digambarkan dalam
bentuk simbol sebagai berikut:
1 Stor_3
Gambar 3.5 Data Store
Data flow merupakan penghubung antara external entity dengan process
dan process dengan data store. Data flow menunjukkan aliran data dari satu titik
ke titik lainnya dengan tanda anak panah mengarah ke tujuan data. Penamaan data
flow harus menggunakan kata benda, karena di dalam data flow mengandung
sekumpulan data. Data flow digambarkan dengan bentuk simbol sebagai berikut:
Flow_6
Gambar 3.6 Data Flow
3.14 System Flow
System flow adalah bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara
menyeluruh dari suatu sistem dimana bagan ini menjelaskan urutan
sebaiknya ditentukan pula fungsi-fungsi yang melaksanakan atau bertanggung
jawab terhadap sub-sistem yang ada (Jogiyanto, 1998).
Terdapat berbagai macam bentuk simbol yang digunakan untuk merancang
sebuah desain dari sistem, diantaranya adalah terminator, manual operation,
document, process, database, manual input, decision, off-line storage, on-page
reference, dan off-page reference.
Terminator merupakan bentuk simbol yang digunakan sebagai tanda
dimulainya jalan proses sistem ataupun tanda akhir dari sebuah pengerjaan suatu
sistem. Bentuk dari terminator adalah sebagai berikut:
Gambar 3.7 Terminator
Manual operation digunakan untuk menggambarkan sebuah proses kerja
yang dilakukan tanpa menggunakan komputer sebagai medianya (menggunakan
proses manual). Bentuk simbolnya adalah:
Gambar 3.8 Manual Operation
Document merupakan simbol dari dokumen yang berupa kertas laporan,
surat-surat, memo, maupun arsip-arsip secara fisik. Bentuk dari document di
gambarkan dalam simbol berikut:
Process adalah sebuah bentuk kerja sistem yang dilakukan secara
terkomputerisasi. Process disimbolkan dengan gambar:
Gambar 3.10 Process
Database digunakan sebagai media penyimpanan data yang bersifat
terkomputerisasi. Simbol dari database adalah sebagai berikut:
Gambar 3.11 Database
Decision merupakan operator logika yang digunakan sebagai penentu
keputusan dari suatu permintaan atau proses dengan dua nilai, benar dan salah.
Operator logika ini digambarkan sebagai berikut:
Gambar 3.12 Decision
Manual input digunakan untuk melakukan proses input ke dalam database
melalui keyboard. Manual input digambarkan dengan simbol:
Gambar 3.13 Manual Input
Off-line storage merupakan bentuk media penyimpanan yang berbeda
manual atau lebih dikenal dengan nama arsip. Off-line storage digambarkan
dengan simbol:
Gambar 3.14 Off-Line Storage
On-page reference digunakan sebagai simbol untuk menghubungkan
bagan desain sebuah sistem apabila hubungan arus data yang ada terlalu jauh
dalam permasalah letaknya. Bentuk simbol On-page reference adalah sebagai
berikut:
Gambar 3.15 On-Page Reference
Off-page reference memiliki sifat yang sedikit berbeda dengan On-page
reference, karena simbol ini hanya digunakan apabila arus data yang ada
dilanjutkan ke halaman yang berbeda. Bentuk simbolnya adalah:
Gambar 3.16 Off-Page Reference
Paper tape merupakan sebuah simbol yang umumnya menggantikan
bentuk penggambaran jenis pembayaran yang digunakan (misal: uang) dalam
transaksi yang ada pada sistem yang dirancang. Bentuk dari paper tape adalah
dengan simbol:
ANALISIS DAN DESAIN SISTEM
Setiap Perusahaan pasti memiliki struktur organisasi yang didalamnya
terdapat pegawai atau karyawan. Dalam pelaksanaannya sering timbul masalah
mengenai pengelolaan data pegawai yang mana data tersebut terdiri dari data
jabatan, gaji, absensi, pajak dan laporan mengenai gajin dan pajak dalam periode
tertentu.
Dalam pelaksanaan proyek akhir dilakukan pendekatan dengan cara
peninjauan untuk mengetahui masalah apa yang terdapat di dalam PT. GALAXY
INDAH JAYA. Peninjauan ini dilakukan untuk mendapatkan informasi dan data
yang berhubungan dengan penyelesaian masalah, selain itu juga untuk mengetahui
langkah-langkah apa yang dilakukan oleh perusahaan untuk mengembangkan
usahanya. Adapun metode yang dilakukan selama menyelesaikan proyek akhir di
PT. GALAXY INDAH JAYA adalah sebagai berikut:
1. Analisa Sistem, yaitu menguraikan secara sistematis sistem yang ada untuk
nantinya didapatkan suatu sistem baru yang menunjang kinerja dari
perusahaan tersebut.
2. Mendesain Sistem agar sesuai dengan aplikasi.
3. Implementasi, yaitu mengadakan penerapan aplikasi yang ada agar digunakan
secara maksimal dan benar untuk mengatasi masalah yang ada selama ini.
4. Dokumentasi, yaitu mengadakan pembuatan dokumen yang akan menunjang
aplikasi yang sudah dibuat agar nantinya sistem bisa dikembangkan lebih
lanjut.
4.1 Analisa Sistem
Sistem yang diperlukan oleh PT. GALAXY INDAH JAYA adalah sebuah
sistem yang dapat menangani dan memenuhi semua proses pendaftaran,
perhitungan absensi, gaji, pajak serta pencetakan slip gaji dan surat peringatan
serta pembuatan laporan gaji dan pajak pegawai secara terkomputerisasi sehingga
perhitungan absensi, gaji, pajak dapat dilakukan secara tepat,cepat dan akurat.
4.2 Desain Sistem
Perancangan sistem ini dimaksudkan untuk membantu memecahkan
masalah pada sistem yang sedang berjalan dan merupakam suatu sistem yang baik
dan sesuai dengan kebutuhan semua pihak. Rancangan yang baik harus melalui
beberapa tahap-tahap perancangan mulai dari System Flow, Context Diagram,
HIPO, DFD, Conceptual Data Model (CDM), Phisical data Model (PDM),
DBMS, dan desain input outputnya
4.2.1 System Flow
Sistem flow ini menunjukkan jalannya Sistem yang ada di PT. GALAXY
INDAH JAYA. Semua kegiatan dilakukan secara komputerisasi, tujuannya agar
segala proses sirkulasi perusahaan dapat berjalan efektif dan efisien dibandingkan
dengan sistem yang lama, yaitu sistem manual. Adapun entity pada sistem flow
antara lain pegawai, finance & accounting, tax & audit, personalia dan direktur..
Berikut ini akan digambarkan System Flow yang ada pada PT. GALAXY
1. SystemFlow Pendaftaran Calon Pegawai Online
Gambar 4.1 SystemFlow Pendaftaran Calon Pegawai Online
Systemflow penggajian menggambarkan proses pendaftaran calon pegawai
yang dilakukan dengan cara menyimpan data pendaftar kedalam database untuk
selanjutnya digunakan oleh bagian personalia. Setelah data tersimpan maka akan
diberikan feedback kepada pendaftar berupa nomor urut yang digunakan untuk
2. SystemFlow Seleksi Calon Pegawai
Gambar 4.2 SystemFlow Seleksi Calon Pegawai
System flow Seleksi calon pegawai menggambarkan proses seleksi calon
pegawai dan dilakukan dengan cara mencocokan data pendaftar dengan kriteria
yang sudah ditentukan lalu membuat surat panggilan wawancara untuk pendaftar.
Setelah pendaftar melakukan wawancara secara manual, bagian personalia segera
menilai wawancara pegawai tersebut lalu disimpan dalam sistem untuk diproses
oleh sistem. Nilai akhir calon pendaftar akan diumumkan melalui website PT.
3. SystemFlow Registrasi Pegawai Baru
Gambar 4.3 SystemFlow Registrasi Pegawai Baru
System flow registrasi pegawai baru dilakukan secara manual oleh
pendaftar dengan mendatangi kantor PT. GALAXY INDAH JAYA lalu bagian
personalia akan melakukan proses dengan mencocokan data pegawai yang
melakukan registrasi dan data pegawai yang diterima. Setelah data cocok maka
data pegawai tersebut disimpan dalam database pegawai dan pegawai baru akan
4. SystemFlow Penggajian Pegawai
Gambar 4.4 System Flow Penggajian Pegawai
System flow penggajian pegawai dibuat berdasarkan dokumen flow
penggajian pegawai, namun proses ini dilakukan secara komputerisasi dan
pencarian data pegawai. Proses ini dimulai dari pemberian PIN oleh pegawai
kepada bagian finance & accounting, setelah itu bagian finance & accounting
akan mencocokan PIN pegawai yang terdapat pada database pegawai yang
dimiliki oleh bagian personalia, apabila data pegawai yang diberikan cocok maka
proses perhitungan akan dilakukan dengan melihat dari database golongan dan
absensi. Setelah proses perhitungan selesai maka akan dibuat laporan serta
rekap-nya untuk selanjutrekap-nya diberikan kepada direktur dan disimpan oleh bagian finance
& accounting.
5. Sistem Flow Perhitungan Pajak Pegawai
Gambar 4.5 SystemFlow Perhitungan Pajak Pegawai
Systemflow perhitungan pajak pegawai dilakukan oleh bagian tax & audit.
Dalam proses ini diperlukan data pegawai yang berupa PIN dan data gaji dari
database gaji yang dimilik oleh bagian finance & accounting lalu akan dihitung
hasil pajak dan akan dibuatkan laporan pajak serta rekap-nya untuk diberikan pada
direktur.
6. SystemFlow Cetak Slip Gaji Pegawai
Gambar 4.6 SystemFlow Cetak Slip Gaji Pegawai
System flow cetak slip gaji pegawai merupakan proses untuk melakukan
cetak slip gaji dengan memanfaatkan data dari gaji, bonus dan hasil pajak maka
gaji beserta rekap-nya untuk diserahakan kepada pegawai dan disimpan oleh
bagian finance & accounting.
7. SystemFlow Absensi Kehadiran Pegawai
Gambar 4.7 SystemFlow Absensi Kehadiran Pegawai
System flow absensi kehadiran pegawai berfungsi untuk menunjukan alur
dari proses absensi kehadiran. Dibutuhkan PIN dari pegawai agar dapat
disimpan dalam database absensi yang dimiliki oleh bagian personalia yang
nantinya akan digunakan untuk proses penilaian pegawai dan perhitungan gaji.
8. SystemFlow Absensi Kepulangan Pegawai
Gambar 4.8 SystemFlow Absensi Kepulangan Pegawai
System flow absensi kepulangan pegawai digunakan untuk validasi
kehadiran pegawai, yaitu dengan melakukan update terhadap database absensi
dalam record jam keluar. Apabila pegawai tersebut tidak melakukan absensi
9. SystemFlow Ketidakhadiran Pegawai
Gambar 4.9 SystemFlow Ketidakhadiran Pegawai
System flow ketidakhadiran pegawai merupakan proses untuk mengetahui
jumlah ketidakhadiran pegawai dalam periode tertentu. Proses ini bekerja dengan
cara memanfaatkan database absensi dan pencocokan PIN pegawai. Apabila ada
pegawai yang tidak hadir lebih dari 3 kali dalam periode kerja tersebut, maka
10. SystemFlow Penilaian Kinerja Pegawai
Gambar 4.10 SystemFlow Penilaian Kinerja Pegawai
System flow penilaian kinerja pegawai hanya dimiliki oleh 1 entity, yaitu
personalia. System flow ini bekerja dengan cara memanfaatkan database absensi,
yaitu melakukan perhitungan kehadiran dan jumlah keterlambatan pada pegawai.
setelah itu proses akan menghasilkan nilai akhir pegawai. System flow ini
mempunyai relasi dengan database bonus dan berguna untuk menentukan bonus
yang didapatkan oleh pegawai.
11. SystemFlow Bonus Pegawai
Gambar 4.11 SystemFlow Bonus Pegawai
System flow bonus pegawai memanfaatkan database nilai pegawai agar
dapat menghasilkan nilai. System flow ini nantinya digunakan untuk menghasilkan
4.2.2 ContextDiagram
Context diagram menggambarkan asal data dan menunjukkan asal data
dan menunjukkan aliran data tersebut. Context diagram Sistem informasi terdiri
dari 5 eksternal entity yaitu pegawai, personalia, tax & audit, finance &
accounting, dandirektur.
REKAP SURAT PERINGATAN DT_SURAT PERINGATAN
REKAP SLIP GAJI SLIP GAJI
LAPORAN PAJAKREKAP LAPORAN PAJAK DT_HASIL PAJAK
REKAP LAPORAN PEGAWAI DITERIMA DT_PEGAWAI
SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN PT GALAXY INDAH JAY A
Gambar 4.12 Context Diagram Sistem Informasi Kepegawaian
Aliran data yang keluar dari masing-masing eksternal entity mempunyai
bahwa data tersebut berasal dari eksternal entity tersebut. Sedangkan data yang
4.2.3 DFD Level 0 Sistem Informasi Kepegawaian
Setelah membuat context diagram dari sistem informasi kepegawaian pada
PT. GALAXY INDAH JAYA, untuk selanjutnya context diagram tersebut akan
dibagi menjadi sub-sub proses yang lebih kecil. Context diagram dapat dilihat
pada Gambar 4.12. Dan hasil decompose itu sendiri disebut DFD Level 0, dan
DFD Level 0 itu sendiri terdiri dari 4 sub utama, 5 external entity dan 13 data
store yang semuanya itu saling berkaitan. Empat sub sistem utama itu juga dapat
dibagi menjadi sub-sub proses yang lebih kecil, dan sub-sub proses yang kecil itu
sendiri masih saling berkaitan antara yang satu sama yang lain. Tak terkecuali
dengan external entity dan data store yang ada.
Sub sistemyang terdapat dalam DFD level 0 ini antara lain, yaitu:
a. Sub sistem rekruitmen pegawai
b. Sub sistem absensi
c. Sub sistem penilaian pegawai
REKAP SLIP GAJI
REKAP LAPORAN PEGAWAI DITERIMA DAFTAR PENERIMAAN PEGAWAI
DT_PEGAWAI DT_PEGAWAI DITERIMA
DT_CALON PEGAWAI DT_NILAI CALON PEGAWAI CALON
SUB SISTEM REKRUITMEN PEGAWAI
+
1 DATA CALON PEGAWAI
2 NILAI CALON PEGAWAI 3 PEGAWAI DITERIMADAFTAR CALON
4 PEGAWAI
SUB SISTEM PENILAIAN PEGAWAI + 10 JABATAN 11 GAJI
12 PAJAK
4.2.4 DFD Level 1 Sistem Informasi Kepegawaian
1. Sub Sistem Rekruitmen Pegawai
Pada Gambar 4.14 merupakan DFD Level 1 Sub sistem rekruitmen
pegawai dari sistem informasi kepegawaian pada PT. GALAXY INDAH JAYA.
Yang dimana terdapat 3 proses, yaitu proses pemeliharaan data transaksi
pendaftaran, proses pemeliharaan data transaksi seleksi dan proses pemeliharaan
data transaksi registrasi.
PIN LAPORAN PEGAWAI DITERIMA REKAP LAPORAN PEGAWAI DITERIMA
data_pegawai
DT_NILAI CALON PEGAWAI dt_peserta seleksi
data_calon pegawai
3 DAFTAR CALON PEGAWAI DITERIMA
4 PEGAWAI
1
pemeliharaan data TRANS pendaf taran
+
2
pemeliharaan data TRANS seleksi
2. Sub Sistem Absensi
Pada Gambar 4.15 merupakan DFD Level 1 Sub sistem absensi dari sistem
informasi kepegawaian pada PT.GALAXY INDAH JAYA. Pada sub sistem ini
terdapat 2 proses, yaitu pemeliharaan data transaksi kehadiran dan pemeliharaan
data transaksi ketidakhadiran.
REKAP SURAT PERINGATAN
pemeliharaan data TRANS kehadiran
+
2
pemeliharaan data TRANS ketidakhadiran
3. Sub Sistem Penilaian Pegawai
Sedangkan pada Gambar 4.16 merupakan proses dari sub sistem penilaian
pegawai yang dimana terdapat 2 proses, yaitu pemeliharaan data transaksi
penilaian dan pemeliharaan data transaksi bonus.
data nilai
4. Sub Sistem Penggajian
Pada Gambar 4.17 merupakan proses dari sub sistem penggajian yang
dimana terdapat 3 proses, yaitu pemeliharaan data transaksi penggajian,
pemeliharaan data transaksi pajak dan slip gaji.
REKAP SLIP GAJI
pemeliharaan data TRANS penggajian
+
2
pemeliharaan data TRANS pajak
+
4.2.5 Entity Relational diagram (ERD)
Entity relational diagram adalah suatu alat untuk mempresentasikan model
data yang ada pada Sistem dimana terdapat entity dan relationship. Entity
merupakan objek yang ada dan terdefinisikan di dalam suatu organisasi, dapat
berupa abstrak/nyata, misal dapat berupa orang, objek/waktu kejadian. Dalam
perancangan sistem ini memiliki beberapa entitas yang saling terkait untuk
menyediakan data-data yang dibutuhkan oleh sistem yaitu:
a. Entitas calon pegawai
b. Entitas nilai calon pegawai
c. Entitas pegawai
d. Entitas jabatan
e. Entitas pajak
f. Entitas absensi
g. Entitas gaji
h. Entitas penilaian
i. Entitas bonus
j. Entitas hasil pajak
1. Conceptual Data Model (CDM)
Untuk menggambarkan konsep database sistem informasi penggajian dapat
digambarkan conceptual data model (CDM), sehingga dapat diketahui tabel apa
saja yang dipakai dan relasi-relasinya. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada
Gambar 4.18 Conceptual Data Model
2. Physical Data Model (PDM)
Setelah didapatkan konsep database pada conceptual data model (CDM)
maka selanjutnya generate ke Physical Data Model (PDM). Di PDM ini kita
dapat mengetahui hasil dari relasi-relasi yang dibangun di CDM. Dimungkinkan
adanya table baru hasil dari relasi CDM. Database PDM merupakan bentuk fisik
MENGHITUNG BONUS MENDAPAT BONUS
MEMPUNYAI PAJAK
MENGHITUNG NILAI PAJAK
MENGECEK RANGE GAJI TA NGGA L LA HIR CALON PEGAWA I A LA MA T CAL ON PEGA WA I PENDIDIKA N TERAKHIR NO TELPHON CAL ON PEGAWA I A GAMA CA LON PEGA WAI NILAI CALON PEGAWA I
NILAI CALON PEGAWA I
CA LON PEGA WA I DITERIMA
NA MA
TEMPA T LA HIR CA LON PEGA WAI TA NGGA L LA HIR CALON PEGAWA I NO TELPHON CAL ON PEGAWA I NILAI CALON PEGAWA I A LA MA T CAL ON PEGA WA I A GAMA CA LON PEGA WAI PENDIDIKA N TERAKHIR
KETERLA MBATA N
JUMLA H KETERLA MBA TA N
dari database yang digunakan dalam aplikasi. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat
pada gambar 4.19 .
Gambar 4.19 Physical Data Model
PIN = PIN
TAN GGAL = ABS_TANGGAL TAN GGAL = ABS_TANGGAL
PIN = PIN PIN = PIN
PIN = PIN TAN GGAL = ID_JABATAN
PIN = PIN ID_JABATAN = ID_JABATAN TAN GGAL = CAL_TANGGAL
PIN = CAL_PIN PIN = PIN TAN GGAL = CAL_TANGGAL
PIN = CAL_PIN TAN GGAL = NIL_TANGGAL
PIN = NIL_PIN NO_URUT = NIL_NO_URUT
TAN GGAL = CAL_TANGGAL PIN = CAL_PIN NO_URUT = NO_URU T TAN GGAL = TAN GGAL
PIN = PIN TAN GGAL = NIL_TANGGAL
PIN = NIL_PIN NO_URUT = NIL_NO_URUT
TAN GGAL = TAN GGAL PIN = PIN NO_URUT = NO_URU T
4.2.6 Struktur Basis Data dan Tabel
Dalam sub bab ini akan dijelaskan struktur dari tabel-tabel yang akan
digunakan dalam pembuatan sistem informasi inventarisasi PT.GALAXY INDAH
JAYA. Data-data dibawah ini akan menjelaskan satu-persatu detil dari struktur
tabel untuk setiap tabel.
1. Nama tabel : Pegawai
Fungsi : Menyimpan data pegawai
Primary key : PIN
Foreign key : ID_JABATAN
Tabel 4.1 Pegawai
FIELD NAME TYPE SIZE DESCRIPTION
PIN VARCHAR 6 Primary key tabel pegawai
ID_JABATAN VARCHAR 2 foreign key jabatan
NAMA VARCHAR 50 nama pegawai
TEMPAT_LAHIR VARCHAR 50 tempat lahir pegawai
TANGGAL_LAHIR DATE TIME tanggal lahir pegawai
ALAMAT VARCHAR 50 alamat pegawai
NO_TELPHON VARCHAR 11 nomor telphon pegawai
AGAMA VARCHAR 25 agama pegawai
JENIS_KELAMIN VARCHAR 25 jenis kelamin pegawai
2. Nama tabel : Jabatan
Fungsi : Menyimpan data jabatan
Primary key : ID_JABATAN
Tabel 4.2 Jabatan
FIELD NAME TYPE SIZE DESCRIPTION
PIN VARCHAR 6 foreign key pegawai
NAMA_JABATAN VARCHAR 50 nama jabatan
GAJI POKOK INTEGER gaji pokok jabatan
TUNJANGAN INTEGER tunjangan jabatan
ID_PAJAK varchar 2 Foreign key pajak
3. Nama tabel : Absensi
Fungsi : Menyimpan data absensi pegawai
Primary key : PIN
Foreign key : -
Tabel 4.3 Absensi
FIELD NAME TYPE SIZE DESCRIPTION
PIN VARCHAR 6 primary key pegawai
TANGGAL DATE TIME tanggal absensi
JAM_MASUK DATE TIME jam masuk absensi
JAM_KELUAR DATE TIME jam keluar absensi
4. Nama tabel : Pajak pegawai
Fungsi : Menyimpan data pajak pegawai
Primary key : ID_PAJAK
Foreign key : -
Tabel 4.4 Pajak pegawai
FIELD NAME TYPE SIZE DESCRIPTION
ID_PAJAK VARCHAR 2 primary key pajak
pegawai
PAJAK INTEGER presentase pajak pegawai
RANGE_GAJI_MINIMUM INTEGER nilai minimum gaji
5. Nama tabel : Hasil pajak
Fungsi : Menyimpan data pajak pegawai
Primary key : NILAI_PAJAK
Foreign key : ID_PAJAK
Tabel 4.5 Hasil pajak
FIELD NAME TYPE SIZE DESCRIPTION
NILAI_PAJAK INTEGER primary key hasil pajak
ID_PAJAK VARCHAR 2 foreign key hasil pajak
BULAN INTEGER periode bulan perhitungan pajak
TAHUN INTEGER periode tahun perhitungan pajak
6. Nama tabel : Gaji
Fungsi : Menyimpan data gaji pegawai
Primary key : -
Foreign key : ID_JABATAN, NILAI_PAJAK, PIN, ID_PAJAK
Tabel 4.6 Gaji
FIELD NAME TYPE SIZE DESCRIPTION
ID_JABATAN VARCHAR 2 foreign key id jabatan
NILAI_PAJAK INTEGER 2 foreign key nilai pajak
PIN VARCHAR foreign key pin
ID_PAJAK VARCHAR 2 foreign key id pajak
TOTAL_GAJI INTEGER total gaji pegawai
BULAN INTEGER periode bulan perhitungan gaji
7. Nama tabel : Bonus
Fungsi : Menyimpan bonus pegawai
Primary key : PIN
Foreign key : -
Tabel 4.7 Bonus
FIELD NAME TYPE SIZE DESCRIPTION
PIN VARCHAR 6 primary key bonus
JUMLAH_BONUS INTEGER nilai jumlah bonus
8. Nama tabel : Keterlambatan
Fungsi : Menyimpan data keterlambatan pegawai
Primary key : PIN
Foreign key : -
Tabel 4.8 Keterlambatan
FIELD NAME TYPE SIZE DESCRIPTION
PIN VARCHAR 6 primary key keterlambatan
9. Nama tabel : Ketidakhadiran
Fungsi : Menyimpan data ketidakhadiran pegawai
Primary key : PIN
Foreign key : -
Tabel 4.9 Ketidakhadiran
FIELD NAME TYPE SIZE DESCRIPTION
PIN VARCHAR 6 primary key ketidakhadiran
TANGGAL DATETIME tanggal tidak hadir
JUMLAH_KETIDAKHADIRAN INTEGER jumlah ketidakhadiran pegawai
10. Nama tabel : Calon pegawai
Fungsi : Menyimpan data calon pegawai/pendaftar
Primary key : NO_URUT
Foreign key : -
Tabel 4.10 Calon pegawai
FIELD NAME TYPE SIZE DESCRIPTION
NO_URUT INTEGER Primary key tabel calo pegawai
NAMA VARCHAR 50 nama calon pegawai
TEMPAT_LAHIR VARCHAR 50 tempat lahir calon pegawai
TANGGAL_LAHIR DATE TIME tanggal lahir calon pegawai
ALAMAT VARCHAR 50 alamat calon pegawai
NO_TELPHON VARCHAR 11 nomor telphon calon pegawai
AGAMA VARCHAR 25 agama calon pegawai
11. Nama tabel : Nilai calon pegawai
Fungsi : Menyimpan data nilai calon pegawai/pendaftar
Primary key : NO_URUT
Foreign key : -
Tabel 4.11 Nilai Calon pegawai
FIELD NAME TYPE SIZE DESCRIPTION
NO_URUT INTEGER primary key nilai calon pegawai
NILAI INTEGER nilai calon pegawai
4.2.7 Desain Input – Output
Desain I/O merupakan perencanaan dari desain interface yang akan dibuat
pada program agar pengguna dapat membayangkan apakah Sistem yang akan
dibuat sesuai dengan kebutuhan pengguna. Hal ini dimaksudkan agar terjalin kerja
sama antara pengguna Sistem dengan pemakai Sistem sehingga Sistem baru yang
dibuat ini dapat memenuhi kebutuhan kedua belah pihak.
1. Desain InputDesktop
Desain input desktop ini merupakan gambaran secara umum tentang
bentuk dari tampilan atau user interface dari suatu program. Pada sistem
informasi pembelian dibuat beberapa desain input interface.
Form desain input login digunakan jika user ingin masuk ke dalam
program.User harus menginputkan user name dan password yang mereka miliki.
Jika user name dan password benar maka user dapat masuk ke dalam program.
User dapat mengakses menu-menu yang ada pada program, tetapi hanya sesuai
dengan hak akses yang mereka miliki.
Gambar 4.21 Desain Input form Absensi Kehadiran
Form absensi kehadiran digunakan user untuk melakukan absensi. Dalam
form ini hanya dibutuhkan input PIN pegawai. Jika PIN yang di-inputkan salah,
maka akan muncul peringatan dan user harus menginputkan PIN yang benar.
Gambar 4.22 Desain Input form Absensi Kepulangan
Form absensi kepulangan digunakan user untuk melakukan absensi.
Dalam form ini hanya dibutuhkan input PIN pegawai. Jika PIN yang di-inputkan
salah, maka akan muncul peringatan dan user harus menginputkan PIN yang
Gambar 4.23 Desain Input form Penilaian Kinerja Pegawai
Form input Penilaian kinerja pegawai digunakan untuk menginputkan nilai
kinerja pegawai. Dibutuhkan PIN pegawai untuk dapat mengetahui nama
pegawai, jumlah tidak hadir, jumlah terlambat, dan nilai kinerja. Setelah itu admin
dapat menginputkan nilai loyalitas yang dinilai secara manual untuk dapat
mengetahui total nilai pegawai.
Form perhitungan gaji pegawai berfungsi untuk melakukan perhitungan
terhadap total gaji pegawai. Untuk pertama kali PIN pegawai yang akan dihitung
nilainya, di-inputkan terlebih dahulu.
Gambar 4.25 Desain Input form Perhitungan Bonus Pegawai
Form perhitungan bonus pegawai berfungsi untuk melakukan perhitungan
terhadap total bonus pegawai. Untuk pertama kali PIN pegawai yang akan
dihitung nilainya, di-inputkan terlebih dahulu.
Form perhitungan pajak pegawai berfungsi untuk melakukan perhitungan
terhadap total pajak pegawai. Untuk pertama kali PIN pegawai yang akan dihitung
nilainya, di-inputkan terlebih dahulu.
Gambar 4.27 Desain Input form Nilai Calon Pegawai
Form input Penilaian calon pegawai digunakan untuk menginputkan nilai
calon pegawai. Dibutuhkan nomor urut calon pegawai untuk dapat mengetahui
nama calon pegawai dan pendidikan terakhir. Setelah itu admin dapat
menginputkan nilai wawancara yang dinilai secara manual.
Form input master pegawai digunakan untuk menginputkan master
pegawai. Dibutuhkan nomor urut calon pegawai untuk dapat mengetahui data
pegawai yang diteriman. PIN pegawai akan secara muncul secara otomatis dengan
mengikuti jabatan. Setelah itu admin dapat menginputkan data pegawai.
Gambar 4.29 Desain Input form Master Golongan / Jabatan
Form input master jabatan digunakan untuk menginputkan master jabatan.
ID Jabatan pegawai akan secara muncul secara otomatis dengan mengikuti jumlah
jabatan yang telah ada. Setelah itu admin dapat menginputkan data jabatan
Form input master pajak digunakan untuk menginputkan master pajak. ID
Pajak akan secara muncul secara otomatis dengan mengikuti jumlah pajak yang
telah ada. Setelah itu admin dapat menginputkan data pajak
2. Desain InputWeb
Desain input web ini merupakan gambaran secara umum tentang bentuk
dari tampilan atau user interface dari suatu program. Pada sistem informasi
kepegawaian dibuat beberapa desain input interface.
Gambar 4.31 Desain Input form Pendaftaran Online
Pada gambar 4.31 menunjukan desain input form pendaftaran secara
online. Saat pertama kali load, Nomor urut akan secara otomatis tercipta
3. Desain OutputDesktop
Desain output merupakan gambaran secara umum tentang bentuk dari
tampilan atau user interface dari suatu laporan. Pada sistem informasi
kepegawaian dibuat beberapa desain output sebagai interace dari laporan.
Gambar 4.32 Desain Output form Pegawai Diterima
Form desain output ini berfungsi untuk menunjukan hasil laporan pegawai
yang diterima. Parameter pada laporan ini adalah tahun.
Gambar 4.33 Desain Output form GajiPegawai
Form desain output ini berfungsi untuk menunjukan hasil laporan gaji
