RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI
PENGGAJIAN PADA PT. PERIKANAN
NUSANTARA (PERSERO)
PROYEK SISTEM INFORMASI
Nama
: DENY SEFRIANTO
NIM
: 09.39010.0023
Program : DIII (Diploma Tiga)
Jurusan : Manajemen Informatika
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER
SURABAYA
2013
STIKOM
viii
Kemajuan teknologi telah membuat manusia memasuki suatu era baru yaitu era informasi, yang menuntut segala sesuatunya berjalan dengan cepat dan efektif. PT. Perikanan Nusantara (Persero) adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang galangan kapal atau perbaikan yang kegiatan operasionalnya belum menerapkan sistem komputerisasi, sehingga informasi absensi dan penggajian karyawan baru yang ada pada sampai saat ini belum dapat terpenuhi secara optimal. Untuk mendapatkan suatu informasi, Proses pengolahan data yang lambat dapat mengakibatkan lambatnya penyajian informasi sehingga dimungkinkan terjadi keterlambatan pembayaran gaji pegawai.
Melihat permasalahan yang ada pada PT. Perikanan Nusantara (Persero), maka bagian personalia dan keuangan memerlukan sebuah sistem informasi Absensi karyawan dan penggajian yang dapat membantu proses bisnis yang dilakukan oleh bagian personalia dan keuangan pada PT. Perikanan Nusantara (Persero) terutama absensi karyawan dan penggajian.
Dengan adanya sistem absensi dan penggajian karyawan , PT. Perikanan Nusantara (Persero) dapat memperbaiki sistem informasi absensi dan penggajian yang ada, karena sistem informasi yang terkomputerisasi ini dapat merubah pekerjaan yang tadinya dilakukan secara manual dan terkesan memakan waktu yang lama akan dapat berubah secara cepat, tepat, akurat, serta tidak memerlukan waktu yang lama lagi untuk menyediakan suatu informasi dan pengambilan suatu keputusan dalam melakukan absensi karyawan.
Kata Kunci : Absensi, Penggajian, Tunjangan Hari Raya
STIKOM
xi
DAFTAR ISI
ABSTRAK ... viii
KATA PENGANTAR ... ix
DAFTAR ISI ... xi
DAFTAR TABEL ... xiv
DAFTAR GAMBAR ... xv
DAFTAR LAMPIRAN ... xvii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang Masalah ... 1
1.2 Rumusan Masalah ... 2
1.3 Batasan Masalah... 2
1.4 Tujuan ... 3
1.5 Manfaat ... 3
1.6 Sistematika Penulisan ... 4
BAB II HASIL SURVEY ... 6
2.1 Sejarah Umum PT. Perikanan Nusantara (Persero) ... 6
2.2 Struktur Organisasi ... 7
2.3 Job Description ... 7
2.4 Analisis Sistem yang Sedang Berjalan ... 10
2.4.1Dokumen Flow Data Karyawan ... 11
STIKOM
xii
2.4.4Dokumen Flow Tunjangan Hari Raya ... 14
2.5 Dokumen Input Output ... 15
BAB IIILANDASAN TEORI ... 18
3.1 Sistem Informasi ... 18
3.2 Analisis Sistem ... 18
3.3 Desain Sistem ... 19
3.4 Absensi ... 20
3.5 Penggajian ... 20
3.6 Interaksi Manusia dan Komputer ... 21
BAB IVANALISIS DAN DESAIN SISTEM ... 23
4.1 Analisa Sistem ... 23
4.1.1 Dokument Flow Manual ... 23
4.2 Desain Sistem ... 28
4.2.1 Sistem Flow ... 28
4.2.2 Contex Diagram ... 33
4.2.3 Hierarchy Input Output ... 34
4.2.4 DFD Level 0 Sistem Informasi Penggajian Pegawai ... 35
4.2.5 DFD Level 1 Sub Proses Mengolah Data Master ... 37
4.2.6 DFD Level 1 Sub Proses Transaksi ... 37
4.2.7 DFD Level 1 Sub Proses Laporan ... 38
4.2.8 Entity Relationship Diagram ... 39
STIKOM
xiii
4.2.9 Struktur File ... 40
4.2.10 Desain Input Output ... 45
BAB V IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN ... 51
5.1 Sistem yang Digunakan... 51
5.2 Cara Setup Program ... 51
5.3 Penjelasan Pemakaian Program Desktop ... 55
5.3.1Form Master ... 57
5.3.2Form Transaksi ... 59
5.3.3Form Laporan ... 64
BAB VIPENUTUP ... 68
6.1 Kesimpulan ... 68
6.2 Saran ... 68
DAFTAR PUSTAKA ... 69
LAMPIRAN ... 70
STIKOM
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Absensi dan penggajian merupakan suatu hal yang penting dalam proses produksi, termasuk dalam industri yang bergerak dalam bidang jasa. Dengan absensi dan penggajian yang baik maka diharapkan dapat membantu dalam mengendalikan proses penyelesaian pekerjaan sehingga didapatkan hasil yang sesuai dengan kriteria dan tujuan yang ditetapkan.
PT. Perikanan Nusantara (Persero) merupakan salah satu perusahaan yang bergerak dalam bidang galangan kapal atau perbaikan. Jumlah karyawan yang dimiliki saat ini kurang lebih 25 personel dan dapat bertambah sesuai kebutuhan perusahaan. Semakin besar perusahaan, semakin banyak Sumber daya manusia(SDM) yang dibutuhkan. Berdasarkan hal itu maka suatu perusahaan dituntut untuk melakukan manajemen SDM yaitu suatu upaya untuk mengelola SDM semakin kompeten sesuai keahlian yang dimiliki sehingga kinerja perusahaan semakin efektif dan efisien.
Prosedur absensi dan penggajian pada PT. Perikanan Nusantara (Persero) sebenarnya telah mempunyai sistem yang mengatur, tetapi masih belum terkomputerisasi dan tidak optimal. Sering terjadi kecurangan dalam proses absensi, yaitu penitipan absen. Proses pengolahan data yang lambat dapat mengakibatkan lambatnya penyajian informasi sehingga dimungkinkan terjadi keterlambatan pembayaran gaji pegawai. Permasalahan lain yang timbul adalah
STIKOM
2
kesalahan perhitungan dapat menjadikan informasi tidak akurat sehingga merugikan pegawai dan perusahaan itu sendiri. Melihat permasalahan yang ada pada PT. Perikanan Nusantara (Persero), maka bagian personalia dan keuangan memerlukan sebuah sistem informasi absensi karyawan dan penggajian yang dapat membantu menyelesaian banyaknya permasalahan yang mencul dan mengakibatkan terjadinya kerancuan dan kesalahan data penggajian.
Dengan adanya sistem informasi penggajian ini tentunya dapat membantu menyelesaikan permasalahan dan berharap sistem ini dapat berjalan sesuai dengan harapan. Hal ini dapat mempermudah dalam penyajian informasi yang efektif dan efisien baik bagi pimpinan maupun admin sehingga kedua belah pihak mendapatkan pelayanan yang memuaskan.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah di atas, maka dapat dirumuskan permasalahannya adalah bagaimana merancang bangun sistem informasi absensi dan penggajian pegawai pada PT. Perikanan Nusantara (Persero).
1.3 Batasan Masalah
Batasan masalah pada Sistem Informasi Absensi Karyawan dan Penggajian pada PT. Perikanan Nusantara (Persero) adalah sebagai berikut :
1. Data yang diambil berasal dari bagian Personalia PT. Perikanan Nusantara (Persero) yaitu Data absensi pegawai pada bulan januari tahun 2012.
2. Proses absensi pegawai.
Sistem ini hanya mengolah Proses absensi pegawai setiap harinya, Yaitu absen masuk dan absen pulang. Dan setiap bulan akan menghasilkan rata-rata jumlah masuk setiap pegawai, serta laporan absensi pegawai.
STIKOM
3. Proses Penggajian pegawai
Sistem ini hanya mengolah Proses perhitungan gaji setiap pegawai yang di dalamnya pembuatan laporan penggajian pengawai.
1.4 Tujuan
Tujuan pada Sistem Informasi Absensi Karyawan dan Penggajian pada PT. Perikanan Nuantara (Persero) adalah sebagai berikut :
1. Merancang Bangun Sistem Informasi Absensi Karyawan pada PT. Perikanan Nusantara (Persero).
2. Merancang Bangun Sistem Informasi Penggajian Karyawan pada PT. Perikanan Nusantara (Persero).
3. Membuat laporan dari informasi yang telah dihasilkan oleh Sistem Informasi Absensi Karyawan dan Penggajian.
1.5 Manfaat
Manfaat yang diberikan kepada PT. Perikanan Nusantara (Persero) melalui sistem informasi ini adalah pemanfaatan teknologi informasi untuk mengelola data pegawai, memantau ketepatan waktu dan kedisiplinan para pegawai, dan menghitung gaji yang akan diterima oleh tiap pegawai tiap bulannya. Lebih detilnya manfaat sistem informasi ini adalah sebagai berikut:
1. Direktur
Manfaat dari sistem informasi ini bagi direktur adalah agar direktur bisa mendapat laporan tentang semua hal yang bersangkutan dengan pegawai yaitu absensi pegawai, dan penggajian pegawai.
STIKOM
4
2. Kepala Bagian Personalia
Manfaat dari sistem informasi ini bagi Personalia adalah kepala Personalia bisa mengatur kegiatan absensi pegawai.
3. Kepala Bagian Keuangan
Manfaat dari sistem informasi ini bagi kepala bagian keuangan adalah kepala bagian keuangan bisa mengatur transaksi penggajian pegawai.
4. Karyawan
Manfaat dari sistem informasi ini bagi karyawan adalah setiap karyawan diharapkan mampu memberi kontribusi terbaiknya bagi perusahan atau meningkatkan nilai imbalan yang akan diterimanya bila terjadi ketidak sesuai dengan kinerja, karyawan berhak melakukan protes pada perusahaan.
1.6Sistematika Penulisan
Untuk memberikan gambaran menyeluruh tentang masalah yang sedang dibahas, maka sistematika penulisan laporan proyek sistem informasi penggajian pada PT. Perikanan Nusantara (Persero) Surabaya adalah sebagai berikut:
Bab pertama pendahuluan menjelaskan mengenai latar belakang dalam pembangunan sistem informasi penggajian pegawai, perumusan masalah yang ingin diselesaikan dari sistem yang sudah ada, pembatasan masalah untuk sistem pada akhirnya, tujuan dari pembangunan sistem informasi penggajian pegawai, juga kontribusi yang diharapkan dapat bermanfaat untuk kemajuan PT. Perikanan Nusantara (Persero) Surabaya dalam hal perekrutan pegawai baru.
Bab kedua hasil survey menjelaskan mengenai identitas perusahaan, meliputi sejarah berdirinya perusahaan, dasar sistem yang telah diterapkan pada perusahaan, serta struktu rorganisasi perpustakaan tersebut.
STIKOM
Bab ketiga landasan teori berisi tentang definisi dan penjelasan yang lebih detil mengenai konsep yang digunakan untuk merancang desain sistem yang akan dibangun, yaitu meliputi penjelasan mengenai konsep dasar system informasi, variabel-variabel dalam sistem rekrutmen pegawai, Entity Relationship Diagram (ERD), sistem Flow, Data Flow Diagram (DFD), program penunjang pembuatan sistem, dan teori-teori lain yang berhubungan dengan pembangunan dan pengembangan sistem.
Bab keempat analisis dan desain berisi penjelasan tentang jenis model yang diambil atau digunakan dan menjelaskan mengenai identifikasi masalah dan bagaimana sistem tersebut dibuat, dilanjutkan dengan perancangan sistem yang meliputi Sistem Flow, Context Diagram, HIPO, Data Flow Diagram ( DFD ),
Entity Relationship Diagram (ERD), Conceptual Database dan Physical Database.
Bab kelima implementasi dan pembahasan membahas tentang sistem yang digunakan untuk mendukung jalannya aplikasi ini yang meliputi Hardware maupun Software. Selain itu, di dalam bab ini juga menjelaskan tentang cara penggunaan dari aplikasi ini
Bab keenam berisi mengenai kesimpulan dan saran yang diharapkan dapat bermanfaat untuk pembaca laporan sistem penggajian pegawai yang telah dibangun ini. Kesimpulan yang dihasilkan didapat berdasarkan hasil evaluasi dari sistem yang telah dibuat dan diterapkan. Saran yang diberikan lebih mengacu dalam hal pengembangan sistem, baik dalam pemrograman yang masih dalam cakupan aplikasi desktop, aplikasi web, atau aplikasi mobile.
STIKOM
6
BAB II
HASIL SURVEY
2.1 Sejarah Umum PT. Perikanan Nusantara (Persero)
Sebelum bernama PT. Perikanan Nusantara (Persero) perusahaan ini awalnya bernama PT. Perikanan Samodra Besar (Persero) yang pertama kali didirikan pada tanggal 12 Mei 1972 dengan Akte Notaris Djojo Muljadi, SH. No. 37 berkedudukan di Jakarta. Berdasarkan peraturan Pemerintah Nomor 4 tahun 1981 pada tanggal 4 Pebruari 1981, P.N. Perikani Jawa Timur dan P.N. Perikani Sulawesi Selatan digabung dengan PT. Perikanan Samodra Besar sehingga perusahaan memiliki 4 kantor cabang yaitu Surabaya (Jatim), Makassar (Sulawesi Selatan), Sabang (Aceh), Benoa (Bali). Dan pada tahun 2007 berganti nama dengan PT. Perikanan Nusantara (Persero); PT. Perikanan Nusantara (Persero) merupakan penggabungan 4 (empat) Badan Usaha Milik Negara (BUMN) perikanan yaitu : PT. Usaha Mina (Persero), PT. Tirta Raya Mina (Persero), PT. Perikanan Samodra Besar (Persero), dan PT. Perikani (Persero), sehingga pada saat ini perusahaan memiliki 12 cabang yang tersebar di seluruh Indonesia. Cabang - cabang yang baru antara lain dibeberapa kota yaitu di Pekalongan, Gorontalo, Bitung, Bacan, Ambon, Sorong, Padang, dan Tegal.
STIKOM
2.2 Struktur Organisasi
Struktur organisasi yang terdapat pada PT. Perikanan Nusantara (Persero) ini terdapat beberapa bagian atau divisi yang menangani semua kegiatan yang ada pada organisasi ini. Bagian tersebut adalah bagian pemasaran, bagian keuangan, bagian dok dan bengkel yang bertanggung jawab langsung kepada pimpinan seperti Gambar 2.2
Gambar 2.1 Struktur Organisaso PT. Perikanan Nusantara (Persero) Sumber : PT. Perikanan Nusantara (Persero).
2.3 Job Description
Berdasarkan struktur organisasi pada Gambar 2.3 dapat dideskripsikan tugas yang dimiliki oleh tiap bagian yang bersangkutan sebagai berikut:
STIKOM
8
1. Kepala Cabang
Membina, mengarahkan dan mengawasi seuluruh kegiatan operasional dan pemasaran bisnis unit serta bertanggung jawab untuk memelihara fasilitas perusahaan.
2. Kepala Bagian Pengendalian Keuganan dan Administrasi
a. Memimpin dan mengatur aktivitas keuangan administrasi, kepegawaian, general affair dan IT dalam internal bisnis unit.
b. Memimpin, merencanakan dan mengendalikan pelaksanaan kegiatan administrasi, penggajian, pengembangan kompetensi sesuai dengan kebijakan yang telah ditetapkan.
c. Mengkoordinasikan perencanaan dan perumusan tenaga kerja cabang sehingga mencapai sasaran yang telah ditetapkan secara efektif dan efisien. 3. Supervisor Unit Umum dan Personalia
a. Melaksanakan, mengatur dan mengawasi administrasi personalia, kegiatan tata usaha, kearsipan dan ketertiban, kebersihan serta kelengkapan kerja di cabang.
b. Menjadmin kelancaran pelaksanaan pengadaan sumber daya manusia sehingga mampu menghasilkan tenaga yang dibutuhkan sesuai dengan jumlah, kualitas dan waktu yang telah ditentukan.
c. Mengatur dan menganalisa pelaksanaan sistem imbalan yang menyangkut pembayaran gaji/honorium, lembur insentif dan fasilitas kesejahteraan karyawan lainnya yang sesuai dengan kerangga struktur penggajian yang telah di tetapkan.
d. Bekerja sama dengan pusat untuk membangun sistem aplikasi dan infrastruktur TI perusahaan yang sesuai dengan pengembangan bisnis
STIKOM
perusahaan yang telah ditetapkan sesuai dengan kebijaksanaan perusahaan yang telah digariskan.
4. Supervisor Unit Keuangan dan Akuntansi
a. Merencanakan dan mengendalikan pelaksanaan kegiatan penerimaan dan penagihan serta pengaturan penyimpanan dan administrasi kas.
b. Mengkoordinasikan persiapan penyusunan anggaran dan menganalisa laporan keuangan terkait dengan realisasi anggaran.
c. Memberikan informasi dan masukan mengenai perpajakan dan administrasinya.
d. Mencatat transaksi keuangan dalam buku harian dan memberikan penjelasan sesuai keperluannya.
e. Melaksanakan semua kegiatan pembukuan buku besar dan buku tambahan secara rapi dan tepat waktu.
5. Kepala Bagian Pemasaran
a. Memberikan saran dan rekomendasi dalam peningkatan pemasaran dengan didukung oleh riset serta analisa pasar di cabang.
b. Membuat strategi - strategi pemasaran dalam rangka mencapai target yang telah ditetapkan oleh perusahaan.
c. Mengevaluasi usaha pencapaian target pemasaran secara berkala.
6. Kepala Bagian Dok dan Bengkel
a. Bertanggung jawab atas perencanaan, pengorganisasian dan pengendalian kegiatan operasional dan penggunakan fasilitas dermaga sehingga mampu
STIKOM
10
mencapai sasaran dengan efektif dan efisien sesuai dengan kebijaksanaan perusahaan yang telah ditetapkan.
b. Bertanggung jawab atas perencanaan, pengoperasaian dan pengendalian pelaksanaan semua kegiatan dan efisien sesuai dengan kebijakan perusahaan yang telah ditetapkan.
7. Supervisor Unit Dok dan Bengkel
Memimpin dan melakukan pengawasan serta kesiapan terhadap kegiatan perawatan dan perbaikan peralatan dan kapal milik perusahaan dan pihak luar.
2.4 Analisis Sistem yang Sedang Berjalan
Berdasarkan hasil studi lapangan yang dilakukan pada PT. Perikanan Nusantara Surabaya, dapat dibuat suatu analisis sistem. Analisis sistem yang ada yaitu sebagai berikut:
STIKOM
2.4.1 Dokumen Flow Data Karyawan
Dokumen Flow Data Karyawan
Bagian admin Kepala cabang Karyawan
Mulai
Form data karyawan
Form data karyawan
Laporan data karyawan 2
Form data karyawan yang
sudah diisi
Form data karyawan yang
sudah diisi
2 Laporan data
karyawan 1
Selesai
Rengkap data karyawan Isi form
data karyawan
1
Gambar 2.1 Dokument Flow Pendaftaran Data Karyawan
Pada Gambar 2.1 Document Flow Maintenance Karyawan dimulai dari karyawan mengisi form data karyawan dari bagian administrasi. Form data karyawan yang telah diisi diproses menjadi data karyawan yang selanjutnya form digunakan untuk proses membuat laporan data karyawan. Laporan data karyawan tersebut diberikan kepada kepala cabangdan disimpan 1 di bagian administrasi.
STIKOM
12
2.4.2 Dokumen Flow Absensi Karyawan
Dokumen Flow Absensi Karyawan
Kepala cabang Bagian admin
Karyawan
Mulai
Selesai Form absensi
karyawan
Form absensi karyawan yang
sudah diisi
Laporan absensi karyawan 2
Data absensi
2 Laporan absensi
karyawan 1 Form absensi
karyawan yang sudah diisi
Isi form absensi
Rekap data absensi
Membuat laporan absensi
1
Gambar 2.2 Dokument Flow Absensi Karyawan
Pada Gambar 2.2 Dokument Flow absensi karyawan dimulai dari karyawan datang menerima form absensi dari bagian adminnistrasi. Form absensi yang telah diisi oleh karyawan diperoses menjadi data absensi yang digunakan untuk proses membuat laporan absensi. Laporan tersebut diberikan kepada bagian keuangan dan disimpan 1 dibagian administrasi.
STIKOM
2.4.3 Dokumen Flow Penggajian Karyawan
Dokumen Flow Penggajian Karyawan
Kepala cabang Keuangan
Karyawan
Mulai
Selesai Perhitungan
gaji karyawan Laporan absensi
karyawan
Data karyawan
2 Slip gaji karyawan
1
Laporan gaji karyawan
Slip gaji karyawan
2
Membuat laporan gaji
karyawan
2 Laporan gaji
karyawan 1 1
1
Gambar 2.3 Dokumen Flow Penggajian Karyawan
Pada Gambar 2.3 Proses Penggajian karyawan dimulai dari bagian keuangan melakukan perhitungan gaji yang melihat dari data karyawan dan absensi karyawan. Selain itu bagian keuangan akan membuat slip gaji yang diberikan kepada karyawan beserta gaji karyawan. Laporan data gaji akan
STIKOM
14
diberikan kepada kepala cabang dan disimpan 1 sebagai arsip oleh bagian keuangan.
2.4.4 Dokumen Flow Tunjangan Hari Raya
Dokumen Flow Tunjangan Hari Raya
Kepala cabang Keuangan
Karyawan
Slip THR 2
2 Laporan THR 1
Laporan THR
Data karyawan
Selesai Mulai
Perhitungan THR Data Karyawan
1
Slip THR 2
1
Slip THR 1
Perhitungan THR
Gambar 2.4 Dokumen Flow Tunjangan Hari Raya
Pada Gambar 2.4 Proses Tunjangan Hari Raya (THR) dapat dilakukan apabila karyawan telah bekerja lebih dari 1 tahun. System Flow Tunjangan Hari Raya (THR) diawali dengan bagian keuangan menentukan sesuai atau tidaknya
STIKOM
karyawan tersebut mendapatkan THR dari data karyawan. Apabila tidak sesuai dengan ketentuan perusahaan maka karyawan tersebut tidak mendapatkan THR. Setelah itu bagian keuangan akan membuat laporan THR, laporan dibuat rangkap 2 yang pertama akan disimpan oleh bagian keuangan dan yang kedua akan diserahkan kepada pimpinan perusahaan.
2.5 Dokumen Input/ Output
Berdasarkan hasil dari studi lapangan pada PT. Perikanan Nusantara Surabaya, terdapat dokumen input dan output yang diperlukan dalam menangani proses yang ada pada PT. Perikanan Nusantara Surabaya. Dokumen input output yang didapat salah satunya adalah sebagai berikut:
a. Dokumen Data Pegawai
Pada menu karyawan ini user menginputkan data karyawan yang kemudian data karyawan tersebut disimpan dalam database.Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 2.5.
Data Karyawan Data Karyawan Karyawan Id_Karyawan Nama Jenis Kelamin
Tempat Tanggal Lahir
Telepon Kota K001 momon surabaya 0864637833 surabya Data Karywan
SIMPAN HAPUS UBAH KELUAR
Logo Perusahaan
DATA KARYAWAN
PT PERIKANAN NUSANTARA
Data Karyawan Gambar P L 13-05-2013 Jabatan kepala Bagian kantor
Mulai Kerja 23-01-1998
Password 123456
Gambar 2.5 Dokumen Data Karyawan
STIKOM
16
b. Dokumen Jabatan Karyawan
Pada menu jabatan ini user menginputkan data jabatan yang kemudian data jabatan tersebut disimpan dalam database. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 2.6.
Jabatan Jabatan Jabatan Id_jabatan Nama Jabatan Gaji Pokok J001 momon 1000000 Data Jabatan
SIMPAN HAPUS BATAL KELUAR
Logo Perusahaan
JABATAN KARYAWAN
PT PERIKANAN NUSANTARA
Data Jabatan
Gambar
Gambar 2.6 Dokumen Jabatan Karyawan
c. Dokumen Absensi Karyawan
Pada menu absensi ini user menginputkan id karyawan dan password yang kemudian akan disimpan dalam database. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 2.7.
Absensi Absensi HH:MM Id_Karyawan Password k001 123456 Data Kehadiran Karyawan Data Karyawan Belum Hadir Absensi Hadir Belum Hadir Hadir 5 Presensi ABSENSI KARYAWAN
PT PERIKANAN NUSANTARA Gambar Logo
Perusahaan
Hari Tanggal
Gambar 2.7 Dokumen Absensi Karyawan
STIKOM
d. Dokumen Penggajian Karyawan
Dalam menu gaji karyawan ini user akan menginputkan id karyawan dan akan melakukan perhitungan gaji karyawan oleh sistem. Selanjutnya akan disimpan ke dalam database. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada
Gambar 2.8.
Gaji
Gaji
Gaji Karyawan
Id_Gaji
Id_Karyawan
Nama
Kehadiran
Gaji Pokok
Total Gaji
G001
K001
momon
1
100000
100000
Cari
Data Gaji Karywan
SIMPAN HAPUS BATAL KELUAR
Enter Text
Tanggal Logo
Perusahaan
PENGGAJIAN KARYAWAN
PT PERIKANAN NUSANTARA
Cetak Slip Gaji Datagridview
Transaksi Gaji
Gambar
Gambar 2.8 Dokumen Penggajian Karyawan
STIKOM
18
BAB III
LANDASAN TEORI
3.1Sistem Informasi
Dalam kehidupan sehari-hari orang sering menyamakan makna istilah sistem dengan cara. Istilah sistem dari bahasa Yunani yaitu Systema yang berarti penempatan atau mengatur.
Pengertian sistem menurut Mulyadi (2008 : 2) adalah “sekelompok unsur
yang erat berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk
mencapai tujuan tertentu”.
Sedangkan menurut Agus Mulyanto (2009:29) “Sistem informasi merupakan suatu komponen yang terdiri dari manusia, teknologi informasi, dan prosedur kerja yang memproses, menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan
informasi untuk mencapai suatu tujuan”.
Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur didefinisikan
bahwa ”sistem yaitu suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling
berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan kegiatan atau
menyelesaikan suatu sasaran tertentu” Al-barha bin ladjamudin (2005 : 10).
3.2 Analisis Sistem
Menurut Jogiyanto (2004:129) analisa sistem dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan - permasalahan, kesempatan - kesempatan, hambatan – hambatan yang terjadi dan kebutuhan - kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat
STIKOM
diusulkan perbaikan – perbaikannya. Tahap analisis dilakukan setelah tahap perencanaan sistem dan sebelum tahap desain sistem.
Menurut Mulyadi (2001:40) analisis sistem adalah sebuah tahapan dalam pengembangan sistem yang akan menghasilkan berbagai dokumen yang menyajikan rencana pekerjaan yang akan dilaksanakan untuk mengembangkan sistem tersebut.
Menurut McLeod (2004 : 138) analisis sistem adalah penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem yang baru atau diperbarui.
3.3 Desain Sistem
Setelah tahap analisa sistem selesai dilakukan, maka analis sistem telah mendapatkan gambaran yang jelas apa yang harus dikerjakan. Kemudian memikirkan bagaimana membentuk sistem tersebut. Menurut Jogiyanto (2004:197) desain sistem dapat diartikan sebagai berikut :
3.2Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem. 3.3Pendefinisian dari kebutuhan – kebutuhan fungsional. 3.4Persiapan untuk rancang bangun implementasi. 3.5Menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk.
3.6Berupa gambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi.
3.7Menyangkut konfigurasi dari komponen – komponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem.
STIKOM
20
3.4 Absensi
Absensi pegawai adalah pencatatan dan pengolahan kehadiran pegawai yaitu dilakukan secara terus menerus untuk menunjang peningkatan kinerja pegawai, pencatatan dilakukan setiap hari jam kerja. Dan suatu cara untu mengetahui sejauh mana tingkat disiplin kerja pegawai, apakah pegawai tersebut bisa mentaati peraturan yang diterapkan atau tidak
Oleh karena absensi adalah unsur kedisiplinan maka tujuannya adalah untuk meningkatkan kedisiplinan pegawai. Daftar absensi sangat penting bagi atasan untuk mengetahui keadaan bawahannya.
Dengan diterapkannya absensi ini dengan sendirinya telah membantu meningkatkan mutu dari instansi itu. Kebanyakan orang menilai adanya penggunaan absensi berarti adanya disiplin pada tempat yang bersangkutan. Selanjutnya orang menilai sistem kerja ditempat tersebut berkualitas baik. Dengan demikian absensi ini juga ikut membantu penilaian yang baik bagi setiap organisasi yang menerapkannya (Alan Galpin 1990:1).
3.5 Penggajian
Penggajian berasal dari kata dasar gaji yang berarti suatu bentuk balas jasa ataupun penghargaan yang diberikan secara teratur kepada seorang pegawai atas jasa dan hasil kerjanya. Gaji sering juga disebut sebagai upah, dimana keduanya merupakan suatu bentuk keompensasi, yakni imbalan jasa yang diberikan secara teratur atas prestasi kerja yang diberikan kepada seorang pegawai. Perbedaan gaji dan upah hanya terletak pada kuatnya ikatan kerja dan jangka waktu penerimaannya. Seseorang menerima gaji apabila ikatan kerjanya kuat, sedang seseorang menerima upah apabila ikatan kerjanya kuat. Dilihat dari
STIKOM
jangka waktu penerimaannya, gaji pada umumnya diberikan pada setiap akhir bulan, sedang upah diberikan pada setiap hari ataupun setiap minggu. Dalam hal ini, pengertian gaji untuk seterusnya disebut gaji pokok.
Besarnya gaji pokok yang diberikan kepada seorang karyawan, biasanya sangat tergantung dengan latar belakang pendidikan yang dimiliki. Kemampuan maupun pengalaman kerjanya. Tunjanagn adalah unsure-unsur balas jasa yang diberikan dalam nilai rupiah secara langsung kepada karyawan individual dan dapat diketahui secara pasti. Tunjanagn diberikan kepada karyawan dimaksud agar dapat menimbulkan/ meningkatkan semangat kerja dan kegairahan bagi para karyawan (Andi, 2008: 120).
3.6 Interaksi Manusia dan Komputer
Interaksi manusia dan komputer menurut Wicaksono (2005:3) adalah bidang studi yang mempelajari, manusia, teknologi komputer dan interaksi antara kedua belah pihak, merupakan suatu disiplin ilmu yang mempelajari desain, evaluasi, implementasi dari sistem komputer interaktif untuk dipakai oleh manusia, beserta studi tentang faktor-faktor utama dalam lingkungan interaksinya. Adapun karakteristik dari desain antar muka yang memperhatikan
usability adalah sebagai berikut :
1. User centered design
yang menitik beratkan kepada user dan task sejak awal pembuatan desain. 2. Participative design
User diartikan sebagai bagian dari tim desainer, agar terbentuk suatu desain yang mudah dioperasikan.
STIKOM
22
3. Iterative design
Pembuatan desain, testing hingga penilaiannya dan pendesainan ulang memenuhi spesifikasi usability yang diinginkan.
4. Experimental design
Terdapat testing usability oleh user secara formal pada percobaan awal, simulasi dan evaluasi prototype secara keseluruhan.
5. User supportive design
Melakukan pelatihan, seleksi manual jika diperlukan, seperti bantuan dari
”ahli” disekitarnya, misal :
a. online : spesifikasi bantuan konten desain. b. offline : customer service.
Gambar 3.1 Ilustrasi Manusia dengan Komputer
STIKOM
23
BAB IV
ANALISIS DAN DESAIN SISTEM
4.1 Analisa Sistem
Analisis sistem bertujuan untuk mengidentifikasi permasalahan - permasalahan yang ada pada sistem dimana aplikasi dibangun yang meliputi perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software) dan pengguna. Analisis ini diperlukan sebagai dasar bagi tahapan perancangan sistem. Analisis sistem meliputi identifikasi permasalahan, spesifikasi aplikasi, spesifikasi pengguna, dan lingkungan operasi.
Aplikasi Penggajian ini merupakan aplikasi yang menangani pengolahan absensi, transaksi penggajian maupun transaksi Tunjangan Hari Raya agar dapat menampilkan data dengan baik. Agar dapat mengolah data-data karyawan dengan baik maka dibutuhkan adapnya program yang dapat menampilkan data-data karyawan dimana didalamnya telah terintegrasi data satu dengan data yang lainnya yaitu data pegawai, absensi karyawan, jabatan, gaji karyawan dan Tunjangan Hari Raya Karyawan.
4.1.1 Dokument Flow Manual
Dokument Flow memuat hasil analisis yang dibuat berdasarkan hasil survey ke PT. Perikanan Nusantara (Persero) Surabaya. Dokumen Flow menggambarkan seluruh proses yang berhubungan dalam kegiatan Rekrutmen karyawan dan Usulan Pegawai baru sebelum menggunakan sistem informasi rekrutmen dan Usulan Pegawai baru pegawai.
STIKOM
24
Dalam menentukan arah atau alur suatu sistem dibutuhkan suatu cara perancangan untuk mendeskripsikan bagaimana tiap langkah yang dilakukan dalam sistem dan pengguna dapat diketahui, agar didapatkan suatu gambaran mengenai cara kerja dari sistem yang akan dibangun berdasarkan alur rancangan sistem terkomputerisasi.
A. Dokument Flow Data Karyawan
Dokumen Flow Data Karyawan
Bagian admin Kepala cabang Karyawan
Mulai
Form data karyawan
Form data karyawan
Laporan data karyawan 2
Form data karyawan yang
sudah diisi
Form data karyawan yang
sudah diisi
2 Laporan data
karyawan 1
Selesai
Rengkap data karyawan Isi form
data karyawan
1
Gambar 4.1 Dokument Flow Data Karyawan
Pada Gambar 4.1 Dokument Flow Data Karyawan dimulai dari karyawan mengisi form data karyawan dari bagian administrasi. Form data karyawan yang telah diisi diproses menjadi data karyawan yang selanjutnya form digunakan
STIKOM
untuk proses membuat laporan data karyawan. Laporan data karyawan tersebut diberikan kepada kepala cabangdan disimpan 1 di bagian administrasi.
B. Dokument Flow Absensi Karyawan
Dokumen Flow Absensi Karyawan
Kepala cabang Bagian admin
Karyawan
Mulai
Selesai Form absensi
karyawan
Form absensi karyawan yang
sudah diisi
Laporan absensi karyawan 2
Data absensi
2 Laporan absensi
karyawan 1 Form absensi
karyawan yang sudah diisi
Isi form absensi
Rekap data absensi
Membuat laporan absensi
1
Gambar 4.2 Dokument Flow Absensi Karyawan
Pada Gambar 4.2 Dokument Flow Absensi Karyawan dimulai dari karyawan datang menerima form absen dari bagian administrasi. Form absensi yang telah diisi oleh karyawan diproses menjadi data absensi yang digunakan untuk proses
STIKOM
26
membuat laporan absensi. Laporan tersebut diberikan kepada bagian keuangan dan disimpan 1 di bagian administrasi.
C. Dokumen Flow Penggajian Karyawan
Dokumen Flow Penggajian Karyawan
Kepala cabang Keuangan
Karyawan
Mulai
Selesai Perhitungan
gaji karyawan Laporan absensi
karyawan
Data karyawan
2 Slip gaji karyawan
1
Laporan gaji karyawan
Slip gaji karyawan
2
Membuat laporan gaji
karyawan
2 Laporan gaji
karyawan 1 1
1
Gambar 4.3 Dokumen Flow Penggajian Karyawan
Pada Gambar 4.3 Proses Penggajian karyawan dimulai dari bagian keuangan melakukan perhitungan gaji yang melihat dari data karyawan dan absensi karyawan. Selain itu bagian keuangan akan membuat slip gaji yang
STIKOM
diberikan kepada karyawan beserta gaji karyawan. Laporan data gaji akan diberikan kepada kepala cabang dan disimpan 1 sebagai arsip oleh bagian keuangan.
D. Dokument Flow Tunjangan Hari Raya
Dokumen Flow Tunjangan Hari Raya
Kepala cabang Keuangan
Karyawan
Slip THR
2
2 Laporan THR 1
Laporan THR
Data karyawan
Selesai Mulai
Perhitungan THR Data Karyawan
1
Slip THR
2
1
Slip THR
1
[image:32.595.54.553.171.670.2]Perhitungan THR
Gambar 4.4 Dokumen Flow Tunjangan Hari Raya
STIKOM
28
Pada Gambar 4.4 Tunjangan Hari Raya (THR) dapat dilakukan apabila karyawan telah bekerja lebih dari 1 tahun. System Flow Tunjangan Hari Raya (THR) diawali dengan bagian keuangan menentukan sesuai atau tidaknya karyawan tersebut mendapatkan THR dari data karyawan. Apabila tidak sesuai dengan ketentuan perusahaan maka karyawan tersebut tidak mendapatkan THR. Setelah itu bagian keuangan akan membuat laporan THR, laporan dibuat rangkap 2 yang pertama akan disimpan oleh bagian keuangan dan yang kedua akan diserahkan kepada pimpinan perusahaan.
4.2 Desain Sistem
Perancangan sistem ini dimaksudkan untuk membantu memecahkan masalah pada sistem yang sedang berjalan dan merupakan suatu sistem yang baik dan sesuai dengan kebutuhan semua pihak. Rancangan yang baik harus melalui beberapa tahap-tahap perncangan mulai dari System Flow, Context Diagram, HIPO, ERD, DFD, Conceptual Data Model (CDM), Phisical data Model (PDM), DBMS, dan desain input outputnya.
4.2.1 Sistem Flow
Sistem Flow memuat hasil analisis yang dibuat berdasarkan hasil survey ke PT. Perikanan Nusantara (Persero) Surabaya. Dalam menentukan arah atau alur suatu sistem dibutuhkan suatu cara perancangan untuk mendeskripsikan bagaimana tiap langkah yang dilakukan dalam sistem dan pengguna dapat diketahui, agar didapatkan suatu gambaran mengenai cara kerja dari sistem yang akan dibangun berdasarkan alur rancangan sistem terkomputerisasi.
STIKOM
A. Maintenance Karyawan
System Flow Maintenance Karyawan
Admin Kepala Cabang
Karyawan
Mulai
Data karyawan
Data karyawan
Input data karyawan
Memperbarui data karyawan
Membuat Laporan data karyawan
2 Laporan data
karyawan 1
Daftar jabatan
Input daftar jabatan karyawan
Memperbarui daftar jabatan karyawan
Jabatan
Daftar jabatan
Laporan data karyawan
Selesai
1 Isi form data
karyawan
Gambar 4.5 Sistem Flow Maintenance Pegawai
Pada Gambar 4.5 Sistem Flow Flow Maintenance Karyawan. Dimulai dari karyawan mengisi form data karayawan, setelah diisi oleh karyawan. Dokumen data karyawan tersebut diserahkan kepada admin, admin akan menginput data karyawan. Sebelumnya bagian kepala cabang memberikan daftar jabatan kepada admin, admin akan input dan memperbarui daftar jabatan. Daftar jabatan akan disimpan pada database yang digunakan admin untuk input data karyawan. Setelah data karyawan telah diperbarui, data karyawan disimpan pada
STIKOM
30
tabel data karyawan yang berada pada database karyawan. Selanjutnya admin akan membuat 2 laporan data karyawan yang akan diserahkan kepada kepala cabang dan disimpan oleh admin sebagai arsip.
B. Sistem Flow Pendaftaran Pegawai Baru
System Flow Absensi Karyawan
Kepala Cabang Admin Karyawan Mulai Selesai Input Password Data karyawan Melakukan absensi Melakukan Pengecekan Sesuai Data karyawan Laporan absensi karyawan 2 Simpan absensi Karyawan Absensi Karyawan Membuat laporan absensi 2 Laporan absensi karyawan 1 1 T Y
Gambar 4.6 Sistem Flow Absensi Karyawan
Pada Gambar 4.7 Sistem Flow Flow Absensi Karyawan Dimulai dari karyawan melakukan absensi dengan menginputkan password dari tabel karyawan yang ada pada database. Saat melakukan absensi akan dilakukan pengecekan sesuai atau tidak dengan data tabel yang ada pada database, apabila tidak sesuai
STIKOM
[image:35.595.93.549.172.613.2]maka karyawan akan menginputkan password lagi. Jika sesuai disimpan dalam tabel absensi karyawan yang ada pada database, selanjutnya akan dibuat laporan absensi rangkap dua, satu sebagai arsip dan satu diserahkan kepada kepala cabang perusahaan.
C. Sistem Flow Penggajian Karyawan
System Flow Penggajian Karyawan
Kepala Cabang Admin
Karyawan
Slip gaji karyawan 2 Mulai Memilih data karyawan Melakukan perhitungan total karyawan
Simpan data gaji
2 Slip gaji karyawan
1 Membuat laporan gaji karyawan 2 Laporan gaji karyawan 1 Laporan gaji karyawan 2 Selesai 1 1 Data gaji karyawan Data karyawan Daftar karyawan
Gambar 4.7 Sistem Flow Penggajian Karyawan
Pada Gambar 4.7 Sistem Flow Penggajian Karyawan di mulai dari Bagian keuangan memilih data karyawan dilihat dari tabel absensi karyawan dan
STIKOM
[image:36.595.57.551.174.664.2]32
tabel daftar jabatan karyawan yang ada pada database karyawan. Setelah memilih data karyawan dilakukan perhitungan total gaji karyawan dan disimpan dalam tabel data gaji karyawan. Bagian keuangan mencetak slip gaji karyawan dibuat rangkap 2, yang satu disimpan dan yang satu lagi diberikan kepada karyawan beserta gaji karyawan. Selanjutnya bagian keuangan akan membuat laporn data gaji karyawan, laporan tersebut dibuat rangkap dua, satu untuk bagian keuangan dan satunya diberikan kepada pimpinan.
D. Sistem Flow Tunjangan Hari Raya
Memilih data karyawan
Mulai
Simpan data THR
2 Slip THR karyawan 1 Membuat laporan THR 2 Laporan THR 1 2 Laporan THR Selesai Slip THR karyawan 1
Karyawan Keuangan Pimpinan
Data Karyawan Data THR Apakah >= 1thn? Melakukan perhitungan THR T Y Mencetak slip THR 2
Gambar 4.8 Sistem Flow Tunjangan Hari Raya
Pada Gambar 4.8 Sistem flow THR dimulai dari bagian keuangan memilih data karyawan yang diliat dari data karyawan, apakah karyawan tersebut
STIKOM
[image:37.595.54.546.170.676.2]memenuhi syarat untuk mendapatkan THR atau tidak. Syarat untuk mendapatkan THR yaitu lama bekeja lebih dari 1 tahun. Apabila karyawan yang mempunyai masa kerja lebih dari 1 tahun maka karyaawan tersebut mendapatkan THR, dan apabila kurang dari 1 tahun maka karyawan tersebut tidak akan mendapatkan THR. Setelah dilakukan pemilihan data karyawan yang mendapatkan THR, bagian keuangan akan melakukan perhitungan THR dan menyimpannya ke dalam tabel THR yang ada pada database karyawan. Slip karyawan dibuat rangkap dua, yang pertama diberikan kepada karyawan dan yang kedua disimpan sebagai arsip oleh bagian keuangan. Setelah memberikan THR, bagian keuangan akan membuat laporan THR, laporan tersebut dibuat rangkap dua, yang pertama disimpan, yang kedua akan diberikan kepada pimpinan perusahaan.
4.2.2 Contex Diagram
Context diagram dari sistem informasi Penggajian Pegawai pada PT. Perikanan Nusantara dapat ditunjukkan pada Gambar 4.10
Input_user_pass D ata_karyawan
Sli p_TH R Sli p_gaji
Laporan_T H R
Laporan_dta_karyawan
Laporan_g aj i
daftar_Jbtan Laporan_absensi
D aftar_karyawan D aftar_j abatan
0
R ancang Bang un Si stem Informas i Peng g aj ian Pada PT
Peri kanan N usantara
+
Karyawan Admi n
[image:38.595.45.537.168.688.2]Pimpinan Kepala c abang
Gambar 4.9 Contex Diagram Rancang Bangun Sistem Informasi Penggajian Pada PT. Perikanan Nusantara Surabaya
STIKOM
34
Context diagram dari sistem informasi penggajian karyawan pada PT Perikanan Nusantara. Context diagram tersebut menggambarkan proses secara umum yang terjadi pada sistem informasi penggajian karyawan. Pada context diagram tersebut, juga terlihat bahwa sistem informasi panggajian karyawan mempunyai 4 entity, yaitu karyawan, keuangan, kepala cabang dan pimpinan.
4.2.3 Hierarchy Input Output
Gambar 4.9 adalah Hierarchy Input Output dari sistem informasi Rekrutmen Pegawai pada PT. Periakanan Nusantara . Fungsi dari hierarchy Input
Output adalah memberikan gambaran proses dan subproses yang ada. Untuk lebih
jelasnya ditunjukkan Gambar 4.9.
Rancang Bangun Sistem Informasi Penggajian Karyawan Pada PT.Perikanan Nusantara (Persero) 0 Maintenance
File Master Transaksi Laporan
1 2 3
Data Karyawan 1.1 Jabatan 1.2 Absensi Karyawan 2.1 Penggajian Karyawan 2.2 Gaji THR 2.3 Laporan Absensi 3.1 Laporan Penggajian 3.2 Laporan Gaji THR 3.3
Gambar 4.10 Hierarchy Input Output
STIKOM
4.2.4 DFD Level 0 Sistem Informasi Penggajian Pegawai
Setelah membuat context diagram dari sistem sistem informasi rekrutmen pegawai pada PT. Perikanan Nusantara Surabaya, untuk selanjutnya
context diagram tersebut akan dibagi menjadi sub-sub proses yang lebih kecil. Context diagram dapat dilihat pada Gambar 4.10. Dan hasil decompose itu sendiri
disebut DFD Level 0, dan DFD Level 0 itu sendiri terdiri dari 4 proses utama yairtu maintenance data master, Absensi, Penggajian, Tunjangan Hari Raya, dan pelaporan selain itu data store yang semuanya itu saling berkaitan. Lima proses utama itu juga dapat dibagi menjadi sub-sub proses yang lebih kecil, dan sub-sub proses yang kecil itu sendiri masih saling berkaitan antara yang satu sama yang lain. Tak terkecuali dengan external entity dan data store yang ada.
STIKOM
36 DT_THR DT_g aji DT_absensi Data_gaji Dt_karyawan Data_jabatan THR g aji Absensi Data_kryawan Data_jabatan Laporan_THR Laporan_dta_karyawan Laporan_g aji Laporan_absensi Slip_gaji Slip_THR Input_user_pass Data_karyawan daftar_Jbtan Daftar_karyawan Daftar_jabatan Admin Admin Kepala cabang Kepala cabang Pimpinan Pimpinan Pimpinan Karyawan Karyawan Karyawan Karyawan 1 Maintenance_Mas ter + 2 Trans aksi + 3 Laporan + 1 Data_Karyawan 2 Data_jabatan 3 Absensi 4 Gaji 5 THR
Gambar 4.11 DFD Level 0 Sistem Informasi Penggajian Pegawai
STIKOM
4.2.5 DFD Level 1 Sub Proses Mengolah Data Master
DFD Level 1 ini adalah pengembangan dari sub proses maintenance yang ada pada level 0, untuk lebih jelasnya bisa dilihat pada Gambar 4.12.
Gambar 4.12 DFD Level 1 Sub Proses Mengolah Data Master
4.2.6 DFD Level 1 Sub Proses Transaksi
DFD Level 1 ini adalah pengembangan dari sub proses Transaksi Pegawai yang ada pada level 0, untuk lebih jelasnya bisa dilihat pada Gambar 4.13.
[D ata_j abatan]
[D aftar_j abatan] [daftar_J btan]
[D ata_kryawan]
[D ata_karyawan] [D aftar_karyawan]
Admi n Admi n
Kepala cabang
Karyawan
2 D ata_jabatan 1 D ata_Karyawan 1.1
Memperbarui data karyawan
1.2
Memperbarui daftar j abatan
STIKOM
38
Gambar 4.13 DFD Level 1 Sub Proses Transaksi
4.2.7 DFD Level 1 Sub Proses Laporan
[image:43.595.50.543.84.719.2]DFD Level 1 ini adalah pengembangan dari sub proses Mengolah Data laporan Pegawai yang ada pada level 0, untuk lebih jelasnya bisa dilihat pada Gambar 4.14.
Gambar 4.14 DFD Level 1 Sub Proses Laporan Pegawai
Data_Karyawan daftar_jabatan [Dt_karyawan] [Data_jabatan] [THR] [gaji] [Slip_THR] [Slip_g aji] [Absensi] [Input_user_pas s] Karyawan Karyawan
Karyawan 3 Absensi
4 Gaji 5 THR 2 Data_jabatan 1 Data_Karyawan 2.1 Melakukan Absensi 2.2
Meng hitung total g aji
2.3
Meng hitung THR
[D T_TH R ] [D T_gaji ] [D T_abs ens i]
[Laporan_T H R ] [Laporan_g aj i] [Laporan_dta_karyawan]
[D ata_g aj i ] [Laporan_absensi ] Kepala cabang Pimpinan Pimpinan Pimpinan
1 D ata_Karyawan
3 Absensi
4 Gaj i
5 T H R 3.1
Membuat Laporan Absensi
3.2 Membuat Laporan D ata
Karyawan
3.3
Membuat Laporan Gaj i
3.4
Membuat Laporan TH R
STIKOM
4.2.8 Entity Relationship Diagram
Setelah dilakukan analisis terhadap sistem, langkah berikutnya perancangan sistem. Dimana dalam perancangan sistem ini dapat memberikan tentang gambaran sistem yang dibuat. Dengan menggunakan model dan beberapa tahap yaitu :
1. Conceptual Data Model (CDM)
[image:44.595.50.549.162.674.2]Conceptual Data Model (CDM) untuk sistem yang direncanakan terlihat dalam Gambar 4.15.
40
1. Physical Data Model
Physical Data Model (PDM) untuk sistem yang direncanakan terlihat dalam Gambar 4.16
.
Gambar 4.16 PDM Sistem Informasi Penggajian Pegawai
4.2.9 Struktur File
Dalam hal merancang struktur tabel yang diperlukan, meliputi nama tabel, nama atribut, tipe data, serta data pelengkap seperti primary key, foreign key, dan sebagainya. Rancangan basis data aplikasi ini terdiri dari tabel-tabel sebagai berikut:
ID_THR = ID_THR
ID_JABATAN1 = ID_JABATAN1
ID_GAJI = ID_GAJI ID_JABATAN1 = ID_JABATAN1
ID_KARYAWAN = ID_KARYAWAN
ID_KARYAWAN = ID_KARYAWAN
Struktur tabel digunakan untuk menggambarkan secara detil tentang tabel-tabel yang terdapat dalam sebuah sistem.
1. Tabel Karyawan
Nama Tabel : Tabel Karyawan Primary Key : Id_Karyawan Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan data karyawan Tabel 4.1 Tabel Data Karyawan
No. Nama_Field Type_data Constraint
1 id_karyawan varchar(5) Primary Key
2 nama_karyawan varchar(100) NULL
3 jenis_kelamin varchar(50) NULL
4 tempat_Lahir varchar(50) NULL
5 tanggal_lahir varchar(50) NULL
6 Telepon varchar(50) NULL
7 Kota varchar(50) NULL
8 Jabatan varchar(50) NULL
9 Bagian varchar(50) NULL
10 mulai_kerja varchar(50) NULL
11 Password varchar(50) NULL
2. Tabel Jabatan
Nama Tabel : Tabel Jabatan Primary Key : Id_Jabatan Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan data jabatan
STIKOM
[image:46.595.47.548.143.736.2]42
Tabel 4.2 Tabel Jabatan
No. Nama_Field Type_Data Constraint
1 Id_Jabatan char(5) Primary Key
2 Nama_Jabatan varchar(50) NULL
3 Gaji Int NULL
3. Tabel Absensi
Nama Tabel : Tabel Absensi Primary Key : Id_karyawan Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan data absensi
Tabel 4.3 Tabel Absensi
No. Nama_Field Type_Data Constraint
1 Id_karyawan varchar(5) NULL
2 Jumlah_Masuk Int NULL
3 Jumlah_Libur Int NULL
4. Tabel Detil Absensi
Nama Tabel : Tabel Detil_Absensi Primary Key :
Foreign Key : Id_Jabatan
Fungsi : Menyimpan detil_absensi
STIKOM
Tabel 4.4 Tabel Detil Absensi
No. Nama_Field Type_data Constraint
1. Id_Karyawan varchar(5) Foreign Key
2. Hari varchar(50) NULL
3. Tanggal varchar(50) NULL
4. Jam_Masuk varchar(50) NULL
5. Jam_Pulang varchar(50) NULL
6. Status varchar(50) NULL
5. Tabel Gaji
Nama Tabel : Tabel Gaji
Primary Key : Id_Gaji Foreign Key : Id_Karyawan
Fungsi : Menyimpan data gaji
Tabel 4.5 Tabel Gaji
No. Nama_Field Type_data Constraint
1. Id_Gaji varchar(5) Primary Key
2. Tgl_Penggajian varchar(50) NULL 3. id_karyawan varchar(5) Foreign Key 4. nama_karyawan varchar(50) NULL
5. id_jabatan char(5) Foreign Key
6. Kehadiran Int NULL
7. Gaji_Pokok Int NULL
8. Total_Gaji Int NULL
STIKOM
44
6. Tabel THR
Nama Tabel : Tabel Data THR Primary Key : Id_THR
Foreign Key : Id_Karyawan
Fungsi : Menyimpan data THR
Tabel 4.6 Tabel THR
No. Nama_Field Type_data Constraint
1. Id_THR varchar(15) Primary Key
2. Id_Karyawan varchar(5) Foreign Key 3. Nama_Karyawan varchar(50) NULL 4. Tanggal_Masuk varchar(50) NULL 5. Tanggal_Sekarang varchar(50) NULL
6. Masa_Kerja Int NULL
7. Gaji_Pokok Int NULL
8. THR Int NULL
9. Jumlah_THR varchar(15) NULL
STIKOM
4.2.10 Desain Input Output
Desain input output merupakan rancangan input/output berupa form untuk memasukkan data dan laporan sebagai informasi yang dihassilkan dari pengolahan data. Desain input output juga merupakan acuan pembuat aplikasi dalam merancang dan membangun system.
1. Form Login Form Login Form Login
admin
*****
Username
Password
Login Cancel
Gambar
Gambar 4.17 Form Login
Pada Gambar 4.17 merupakan gambar desain input untuk form login.
Form desain input login digunakan jika user ingin masuk ke dalam program. User
harus menginputkan username dan password yang mereka miliki. Jika username dan password benar maka user dapat masuk ke dalam program. User dapat mengakses menu-menu yang ada pada program, tetapi hanya sesuai dengan hak akses yang mereka miliki.
STIKOM
46
2. Form Data Karyawan
Data Karyawan Data Karyawan Karyawan Id_Karyawan Nama Jenis Kelamin
Tempat Tanggal Lahir
Telepon Kota k001 momon Surabaya 073526238 surabaya Data Karywan
SIMPAN HAPUS UBAH KELUAR
Logo Perusahaan
DATA KARYAWAN
PT PERIKANAN NUSANTARA
Data Karyawan Gambar
P L
12-09-1888
Jabatan Kepala cabang
Bagian kanor
Mulai Kerja 12-01-1898
Password 123456
Gambar 4.18 Form Data Karyawan
Form master Pegawai ini digunakan untuk mencatat data pegawai. Pada form diatas terdapat inputan data yang harus diisi. Setelah itu tekan tombol simpan dan data akan masuk pada list data pegawai. Pada form ini juga terdapat tombol ubah untuk mengubah data pegawai, tombol hapus untuk menghapus data.
3. Form Jabatan
Jabatan Jabatan Jabatan Id_jabatan Nama Jabatan Gaji Pokok j001 Kepala cabang 100000 Data Jabatan
SIMPAN HAPUS BATAL KELUAR
Logo Perusahaan
JABATAN KARYAWAN
PT PERIKANAN NUSANTARA
Data Jabatan
[image:51.595.74.551.106.678.2]Gambar
Gambar 4.19 Form Jabatan
STIKOM
Form master Jabatan ini digunakan untuk mencatat data riwayat pegawai. Pada form diatas terdapat inputan data yang harus diisi. Setelah itu tekan tombol simpan dan data akan masuk pada list data riwayat pegawai. Pada form ini juga terdapat tombol ubah untuk mengubah data riwayat pegawai, tombol hapus untuk menghapus data.
4. Form Absensi
Absensi Absensi HH:MM Id_Karyawan Password k001 ***** Data Kehadiran Karyawan Data Karyawan Belum Hadir Absensi Hadir Belum Hadir 2 8 Presensi ABSENSI KARYAWAN
PT PERIKANAN NUSANTARA Gambar Logo
Perusahaan
Hari Tanggal
Gambar 4.20 Form Absensi
Form master Absensi ini digunakan untuk mencatat data Absensi. Pada form diatas terdapat inputan data yang harus diisi. Setelah itu tekan tombol simpan dan data akan masuk pada list data pelamar. Pada form ini juga terdapat tombol ubah untuk mengubah data pelamar, tombol hapus untuk menghapus data. 5. Form Gaji
Gaji Gaji Gaji Karyawan Id_Gaji Id_Karyawan Nama Kehadiran Gaji Pokok Total Gaji G001 K001 momon 1 Enter Text 10000 Cari
Data Gaji Karywan
SIMPAN HAPUS BATAL KELUAR
Enter Text Tanggal
Logo Perusahaan
PENGGAJIAN KARYAWAN
PT PERIKANAN NUSANTARA
Cetak Slip Gaji Datagridview
Transaksi Gaji
[image:52.595.60.544.163.724.2]Gambar
Gambar 4.21 Form Gaji
STIKOM
48
Dalam menu gaji karyawan ini user akan menginputkan id karyawan dan akan melakukan perhitungan gaji karyawan oleh sistem. Selanjutnya akan disimpan ke dalam database.
6. Form THR
THR THR
Tunjangan Hari Raya
Id_THR
Id_Karyawan
Nama Karyawan
Tanggal masuk kerja
Tanggal sekarang
Masa Kerja
Gaji Pokok
THR
Total THR
Cari T001
K001
momon
12/02/2016
100000
100000
12/01/1880
12/01/2013
100000
Simpan Hapus Keluar
Logo
Perusahaan Gambar
TUNJANGAN HARI RAYA
PT PERIKANAN NUSANTARA
Datagridview Transaksi THR
Cetak Slip THR
Gambar 4.22 Tunjangan Hari Raya
Dalam menu gaji karyawan ini user akan menginputkan id karyawan dan akan melakukan perhitungan THR karyawan yang ditentukan dari lama bekerja. Selanjutnya akan disimpan ke dalam database.
STIKOM
7. Form Laporan Absensi Laporan Absensi Laporan Absensi LAPORAN ABSENSI k002 k001 Id-karyawan dwi momon Nama_karayawan 12/01/2013 12/01/2013 Tanggal selasa selasa Hari 2 1 Jumlah Masuk
Tampilkan Pertanggal Tampilkan Perbulan
Gambar 4.23 Form Laporan Absensi
Form ini akan ditampilkan laporan absensi karyawan perhari dan perbulannya. Pada form diatas terdapat inputan data yang harus diisi. Setelah itu tekan tombol tambah untuk melakukan penambahan pencatatan.
8. Form Laporan Gaji
Laporan Gaji
Laporan Gaji
LAPORAN GAJI KARYAWAN
k002 k001 Id_karyawan dwi momon Nama_Karyawan 3 2 kehadiran 100000 100000 Gaji pokok 10000 10000 Total gaji
Tampilkan Pertanggal Tampilkan Perbulan
[image:54.595.59.545.101.696.2]Total Gaji : …….
Gambar 4.24 Form Laporan Gaji
STIKOM
50
Form Dalam laporan gaji ini akan diketahui total laporan gaji perbulannya. Pada form diatas terdapat inputan data yang harus diisi. Setelah itu tekan tombol simpan dan data akan masuk pada list data.
9. Form Laporan THR
Laporan Gaji
Laporan Gaji
LAPORAN THR KARYAWAN
T002 T001 Id_THR
yog momon Nama_Karyawan
prsonalia kepala Jabatan
100000 100000 Gaji pokok
100000 100000 THR Tampilakn Nama Karyawan
Total THR : …….
Enter Text
200000 200000 Jumlah THR
Gambar 4.25 Form Laporan Tunjangan Hari Raya
Dalam laporan THR ini akan diketahui laporan total THR pertahunnya. Pada form diatas terdapat tabel yang berisi daftar THR, kemudian inputan harus diisi. Setelah itu tekan tombol simpan dan data akan masuk pada list data pegawai.
STIKOM
BAB V
IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN
5.1Sistem yang Digunakan
Berikut ini adalah hardware dan software yang dibutuhkan untuk
menggunakan program Sistem Informasi Rekrutmen Pegawai pada PT. Mitra Jaya
Abadi Surabaya, yaitu
a. Hardware dengan spesifikasi minimal sebagai berikut: 1. Processor Intel Core Duo
2. Memory DDR3 RAM 1 GB 3. Hardisk 200 GB
b. Software dengan spesifikasi sebagai berikut: 1. Microsoft Windows XP SP3
2. Microsoft SQL Server 2005 3. Microsoft Visual Studio 2005
5.2Cara Setup Program
Ketika pertama kali akan menggunakan aplikasi ini, terlebih dahulu user harus menginstalasi aplikasi terlebih dahulu user harus menginstal dari aplikasi ini supaya bisa digunakan. Langkah-langkah instalasinya akan dijelaskan di bab ini, pertama user harus memastikan bahwa komputer user terdapat .net framework 4 agar aplikasi ini dapat dijalankan. Pertama cek dulu computer anda apakah sudah terdapat .net framework 4 atau tidak.
STIKOM
52
Caranya pada menu computer, kemudian pilih control panel. Setelah masuk control panel masuk ke add or remove program (berisi tentang informasi software yang telah di install computer anda), lalu jika sudah masuk ke dalam add or remove program anda bisa check apakah sudah terdapat .net framework 2.0 seperti pada Gambar 5.1.
Gambar 5.1 Tampilan add remove program
Jika komputer telah terinstal .net framework 2.0 maka tidak perlu menginstal kembali. Untuk .net framework 1.0 atau yang lebih tinggi digunakan untuk platform Microsoft Visual Basic 2000 sedangkan .net
framework 4 atau yang lebih tinggi, digunakan untuk platform Microsoft
visual basic 2005. setelah itu program dapat dijalankan sebagaimana biasanya.
STIKOM
Setelah itu user harus menjalankan installer dari apliksasi, maka akan muncul tampilan awal dari proses menginstalasi aplikasi Rekrutmen Pegawai, seperti pada Gambar 5.2.
Gambar 5.2 Tampilan Halaman Awal Instalasi
[image:58.595.56.546.169.686.2]Pada tampilan Select Installation Folder,seperti pada Gambar 5.3 user dapat memilih lokasi aplikasi akan diinstalasi. Jika user akan mengganti lokasi aplikasi akan diinstalasi maka tekan tombol Browse dan cari lokasi aplikasi akan diinstalasi, seperti pada Gambar 5.3.
Gambar 5.3 Tampilan Select Installation Folder
STIKOM
54
Gambar 5.4 Tampilan Browse Folde Directory
Pada tampilan Confirm Installation, seperti pada Gambar 5.5 user memilih tombol Next untuk memulai proses instalasi aplikasi. Setelah proses instalasi selesai maka akan muncul tampilan Installation Complete, seperti pada Gambar 5.6.
Gambar 5.5 Tampilan Confirm Installation
STIKOM
Gambar 5.6 Tampilan Installation Complete
5.3 Penjelasan Pemakaian Program Desktop
Dalam bab ini juga akan dijelaskan tentang hasil dari program yang telah dibuat beserta cara penggunaanya. Penjelasan program akan dimulai dari form
login. Form login digunakan untuk validasi user dalam penggunaan program.
Dalam form login terdapat data username dan password yang harus diisi oleh
user, dan nama akan terisi secara otomatis apabila username dan password diisi
dengan benar, seperti pada Gambar 5.7.
STIKOM
56
Gambar 5.7 Tampilan Menu Utama
Jika user benar dalam menginputkan data username dan password, maka
user dapat masuk ke dalam menu utama dan menggunakan program sesuai hak
akses yang dimiliki, seperti pada Gambar 5.8.
Gambar 5.8 Form Login
STIKOM
5.3.1 Form Master
Dalam aplikasi sistem informasi perpustakaan terdapat menu-menu master. Menu-menu master digunakan untuk mengakses form-form master yang ada pada program. Form-form master digunakan mengelola data-data yang ada. Penjelasan tentang manfaat dan cara penggunaan masing-masing form master dijelaskan lebih detil pada penjelasan berikut ini.
A. Form Master Karyawan
[image:62.595.42.538.158.681.2]Form master Karyawan digunakan untuk memasukkan data-data pegawai yang ada di PT. Perikanan Nusantara Surabaya. Data pegawai yang dimaksud antara lain mengenai beberapa atribut yang berhubungan dengan pegawai tersebut, diantaranya, ID Karyawan, nama pegawai, jenis kelamin, tgl lahir, kota, telepon,jabatan,bagian dan masa kerja. Data yang telah tersimpan dapat diubah dan dihapus ke dalam database pegawai.
Gambar 5.9 Form Master Data Karyawan
STIKOM
58
Keterangan:
Tombol Baru : Digunakan untuk melakukan penginputan data pegawai
baru.
Tombol Simpan : Digunakan oleh admin untuk menyimpan data pegawai.
Tombol Ubah : Melakukan perubahan data untuk pegawai setelah
data pegawai ditemukan dengan klik tabel pegawai. Keseluruhan atribut dari pegawai dapat diubah kecuali pada kolom ID Pegawai .
Tombol Keluar : Keluar program.
Tombol Hapus : Untuk menghapus data pegawai.
B. Form Master Jabatan
Form master jabatan digunakan untuk memasukkan data-data jabatan yang akan jabatan di PT. Perikanan Nusantara Surabaya. Data jabatan yang dimaksud antara lain mengenai beberapa atribut yang berhubungan dengan data pelamar tersebut, diantaranya, ID Jabatan, Nama pegawai, Gaji, THR, Tunjangan, dan Uang makan. Data yang telah tersimpan dapat diubah dan dihapus ke dalam database jabatan.
STIKOM
Gambar 5.10 Form Master Jabatan Keterangan:
Tombol Baru : Digunakan untuk melakukan penginputan data baru.
Tombol Simpan : Digunakan oleh admin untuk menyimpan data Karyawan.
Tombol Ubah : Melakukan perubahan data Keseluruhan atribut dari Karyawan dapat diubah kecuali pada kolom ID Jabatan.
Tombol Keluar : Keluar program.
Tombol Hapus : Untuk menghapus data Karyawan.
5.3.2 Form Transaksi
Menu-menu transaksi pada form utama terdiri dari 3 menu, yaitu menu transaksi usulan pegawai baru, transaksi tes wawancara, penilaian masa percobaan dan transaksi Absensi pegawai.
STIKOM
60
A. Form Absensi Pegawai
Gambar 5.11 Form Transaksi Absensi
Keterangan:
ID Karayawan : Kolom yang digunakan untuk mengisi Kode ID Karyawan.
Password : Kolom yang digunakan untuk mengisi Password. Hardir : Kolom yang digunakan untuk menunjukan
Hadirnya Karyawan.
Belum Hardir : Kolom yang digunakan untuk menunjukan Ketidak hadiran Karyawan.
STIKOM
B. Form Gaji Karyawan
Gambar 5.12 Form Transaksi Karyawan
Keterangan:
ID Gaji : Kolom yang digunakan untuk mengisi ID Gaji yang diambil dari tabel gaji (keluar secara otomatis).
ID Karyawan : Kolom yang digunakan untuk mengisi ID Karyawan secara otomatis.
Nama karyawan : Kolom yang digunakan untuk mengisi nama karyawan.
Kehadiran : Kolom yang digunakan untuk mengetahui jumlah kehadiran.
Gaji : Kolom yang digunakan untuk mengetahui gaji pokok karyawan.
Jumlah Total : Kolom yang digunakan untuk mengetahui Total gaji pokok karyawan.
STIKOM
62
Button cari : Berisi tentang yang akan melakukan (mengisi secara otomatis ID Gaji dan Nama Karyawan). Dapat dilihat pada
Gambar 5.13.
Gambar 5.13 Form Cari Karyawan
Tombol Simpan : Untuk menyimpan data ke database. Tombol Keluar : Keluar program.
[image:67.595.44.554.130.720.2]C. Form Tunjangan Hari raya
Gambar 5.14 Form Transaksi Tunjangan Hari Raya
STIKOM
Keterangan:
ID THR : Kolom yang digunakan untuk mengisi ID THR yang diambil dari tabel THR (keluar otomatis). Nama Karyawan : Kolom yang digunakan untuk mengisi nama
karyawan yang diambil dari tabel data karyawan (keluar otomatis).
Tanggal Masa Kerja : Kolom yang digunakan untuk mengetahui lama kerja.
Tanggal Sekarang : Kolom yang digunakan mengetahui tanggal THR.
Masa Kerja : Kolom yang digunakan untuk mengetahui lama kerja.
Button cari : Berisi data karyawan yang sudah ada (mengisi secara otomatis ID THR dan Nama ). Dapat dilihat pada Gambar 5.15.
Gambar 5.15 Form Cari Karyawan THR
Klik Tabel : Untuk mengambil data ke form masa percobaan. Tombol Simpan : Untuk menyimpan data ke database.
STIKOM
64
Tombol Keluar : Keluar program.
5.3.3 Form Laporan
Menu-menu form laporan digunakan untuk menampilkan laporan-laporan yang dihasilkan dari data-data master dan data-data transaksi. Dimana data-data tersebut dapat digunakan dalam mengambil keputusan.
A. Laporan Absensi
Form laporan data anggota merupakan bentuk sebuah laporan yang diambil dari data anggota yang sudah disimpan pada database.
Gambar 5.16 Laporan Absensi Keterangan:
Cari berdasarkan ID : Digunakan untuk mencari data pegawai berdasarkan Bulan.
Tombol cari : Digunakan untuk menampilkan data.
STIKOM
B. Laporan Slop Gaji
Form laporan Pegawai merupakan bentuk sebuah laporan yang diambil dari data usulan yang sudah disimpan pada database.
Gambar 5.17 Laporan Slip Gaji Keterangan:
Cari Berdasarkan ID : Digunakan untuk mencari data Karyawan berdasarkan ID Karyawan.
Tombol cari : Digunakan untuk menampilkan data.
STIKOM
66
