KERJA PRAKTEK
Disusun oleh :
Nama : AJI DEBINTAR BASRI NIM : 09.39010.0007
Program : DIII (Diploma)
Jurusan : Manajemen Informatika
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA
iv
ABSTRAK
Sistem kepegawaian di CV Mitra Jaya adalah suatu proses menangani
masalah pegawai di CV Mitra Jaya yang digunakan untuk menunjang kinerja para
pegawai yang ada di perusahaan tersebut. Proses-proses maintenance data yang
dilakukan secara manual sehingga mengurangi efisiensi kerja dan pelayanan.
Dengan sistem informasi kepegawaian ini, maka dapat mengurangi
kesalahan yang terjadi di bagian kepegawaian CV Mitra Jaya. Dengan adanya
sistem maintenance data yang terkomputerisasi maka proses pemeliharaan data
induk, pengelolaan transaksi dan pembuatan laporan akan menjadi semakin
mudah dan cepat.
Dengan adanya sistem informasi kepegawaian di CV Mitra Jaya dapat
mengurangi kesalahan-kesalahan pencatatan yang mungkin terjadi. Sistem ini juga
dapat lebih mempercepat proses pembuatan laporan yang pada akhirnya dapat
membantu pihak pengambil keputusan untuk lebih meningkatkan kinerja dan
pelayanan yang ada. Lebih jauh lagi sistem informasi kepegawaian ini dapat
menguntungkan banyak pihak, mulai dari pihak pegawai, pihak, serta assisten unit
kerja.
vii
DAFTAR ISI
ABSTRAK ... iv
KATA PENGANTAR ... v
DAFTAR ISI ... vii
DAFTAR GAMBAR ... xi
DAFTAR TABEL ... xiii
DAFTAR LAMPIRAN ... xiv
BAB 1 PENDAHULUAN ... 1
1.1. Latar Belakang Masalah ... 1
1.2. Perumusan Masalah ... 2
1.3. Batasan Masalah ... 3
1.4. Tujuan ... 3
1.5 . Manfaat ... 3
1.6 . Kontribusi ... 3
1.7. Sistematika Penulisan ... 3
BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ... 6
2.1. Sejarah Perusahaan ... 6
viii
2.3. Struktur Organisasi ... 7
2.4. Deskripsi Jabatan ... 7
2.4. Visi ... 9
2.5.Misi ... 9
BAB III LANDASAN TEORI ... 10
3.1. Konsep Dasar Sistem Kepegawaian ... 10
3.2. Konsep Dasar Sistem Informasi ... 11
3.3. Analisa Dan Perancangan Sistem ... 13
3.4. Absensi Kepegawaian ... 14
3.5. Cuti Kepegawaian ... 15
BAB IV DESKRIPSI KERJA PRAKTEK ... 16
4.1. Analisis Sistem ... 16
4.2. Dokumen Flow ... 17
4.2.1.Dokument Flow Absensi Pegawai ... 17
4.2.2.Dokument Flow Cuti Pegawai ... 18
4.3. Desain Sistem Flow ... 19
4.3.1.Sistem Flow Absensi Pegawai ... 19
4.3.2.Sistem Flow Cuti Pegawai ... 20
4.3.3.Sistem Flow Penilaian Pegawai ... 21
4.3.4.Hierarchy Input Output ... 23
ix
4.4. Data Flow Diagram ... 24
4.4.1.DFD Level 0 SubSistem Sistem Informasi Kepegawaian . 25 4.4.2. DFD Level 1 Sub Sistem Maintenance ... 26
4.4.3.DFD Level 1 Sistem Transaksi ... 27
4.4.4.DFD Level 1 Sub Proses Mencetak Laporan ... 28
4.5. Desain Database ... 28
4.5.1.Conceptual Data Model ... 28
4.5.2.Physical Data Model ... 29
4.6. Struktur Basis data dan Tabel ... 30
4.7. Desain Input Output ... 32
4.7.1.Form Login ... 33
4.7.2.Form Utama ... 33
4.7.3.Form Permohonan Cuti ... 34
4.7.4.Form Kategori Cuti ... 35
4.7.5.Form Absensi ... 36
4.7.6.Form Pegawai ... 37
4.8. Implementasi dan Pembahasan ... 38
4.8.1.Implementasi Sistem ... 38
4.8.2.Instalasi Program ... 38
4.8.3.Desain Login ... 39
x
5.1 Kesimpulan ... 48
5.2 Saran ... 48
DAFTAR PUSTAKA ... 49
xi
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Logo CV.Mitra Jaya Abadi Surabaya ... 6
Gambar 2.2 Struktur CV.Mitra Jaya Abadi Surabaya... 7
Gambar 4.1. Dokumen Flow Absensi Pegawai ... 17
Gambar 4.2. Dokumen Flow Cuti pegawai ... 18
Gambar 4.3. Sistem Flow Absensi Pegawai ... 19
Gambar 4 4 Sistem Cuti Pegawai... 20
Gambar 4 5 Sistem Flow Penilaian Pegawai ... 22
Gambar 4.6. Hierarchy Input Output ... 23
Gambar 4.7 Context Diagram ... 24
Gambar 4.8 DFD Level 0 ... 26
Gambar 4.9 DFD Level 1 SubSistem Maintenance ... 27
Gambar 4.10 DFD Level 1 SubSistem Transaksi ... 27
Gambar 4.11 DFD Level 1 Sub Proses Mencetak Laporan ... 28
Gambar 4.12 Conceptual Data Model ... 29
Gambar 4.13 Physical Data Model ... 29
Gambar 4.14 Form Login ... 33
Gambar 4.15. Form Utama... 33
Gambar 4.16 Form Permohonan Cuti ... 34
Gambar 4.17 Form Kategori Cuti ... 36
Gambar 4.18 Form Absensi ... 37
xii
Gambar 4.20. Form Utama... 40
Gambar 4.21. Form Pegawai ... 41
Gambar 4.22 Form Cuti Pegawai ... 42
Gambar 4.23 . Form Transaksi Permohonan Cuti... 43
Gambar 4.24. Form Utama Persetujuan Cuti ... 44
Gambar 4.25. Form Penilaian ... 45
Gambar 4.26. Form Laporan Absensi ... 46
xiii
DAFTAR TABEL
Tabel 4.1. Tabel Pegawai ... 30
Tabel 4.2. Tabel Absensi ... 30
Tabel 4.3. Tabel Cuti ... 31
Tabel 4.4. Tabel Kategori Cuti ... 31
xiv
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1. Acuan Kerja ... 50
Lampiran 2. Garis Besar Rancangan Kerja ... 51
Lampiran 3. Log Harian dan Catatan Perubahan Acuan Kerja ... 52
Lampiran 4. Kehadiran Kerja Praktek ... 53
Lampiran 5. Kartu Bimbingan ... 54
Lampiran 6 Formulir Akhir Kerja Praktek... 55
1
BAB 1 PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Masalah
Perkembangan teknologi informasi saat ini sangat mempengaruhi Sistem
informasi merupakan aspek yang sangat penting bagi perusahaan untuk
mendukung kelangsungan perkembangan perusahaan, sehingga terdapat alasan
bahwa informasi sangat dibutuhkan bagi sebuah perusahaan.
Apabila perusahaan kurang mendapatkan informasi, dalam waktu
tertentu perusahaan akan mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya,
sehingga dalam mengambil keputusan-keputusan stategis sangat terganggu, yang
pada akhirnya akan mengalami kekalahan dalam bersaing dengan lingkungan
pesaingnya, khususnya sistem informasi kepegawaian.
Pada Sistem Informasi Kepegawaian di CV.Mitra Jaya Abadi terdapat
beberapa masalah yang ditemukan yaitu pembuatan proses-proses kepegawaian
seperti absensi, pengambilan cuti pegawai dan penilaian Pegawai.
Absensi pegawai pada CV.Mitra Jaya Abadi mengalami kesulitan pada
saat pengecekan data absensi pegawai. Hal itu disebabkan karena jumlah pegawai
yang kurang lebih 50 pegawai dan tidak adanya filter dari setiap pegawai yang
jumlah absensi yang sudah ditentukan. Misalnya, pegawai yang sudah melebihi
absensi.
Pengecekan yang dilakukan adalah dengan mendata setiap pegawai yang
sudah absen atau tidak hadir dalam jam kerja dari ini juga bisa melihat Penilaian
bekerja. Dalam proses pengambilan cuti pegawai yang terdapat pada Cv. Mitra
Jaya Abadi, pegawai masih melakukan proses manual dengan menggunakan surat
permohonan yang diserahkan kepada bagian administrasi. Kemudian bagian
administrasi akan menyerahkan surat permohonan tersebut kepada pimpinan
untuk melakukan pengesahan cuti pegawai.
Dari surat permohonan pegawai pemimpin dapat memberikan kategori
cuti yang sudah diajukan oleh pegawai. Misalnya, dalam kategori cuti terdapat
cuti istimewa, cuti standart dan cuti kecil. Dari kategori cuti tersebut pegawai bisa
mendapatkan cuti istimewa dari surat permohonan yang dibuat.
Untuk mengatasi permasalahan tersebut, maka perlu dibuatkan suatu
sistem informasi kepegawaian yang dibuat untuk membantu perusahaan dalam
mengolah data pegawai melakukan absensi,pengajuan cuti & penilaian pegawai.
Sehingga sistem ini dapat membantu pegawai dalam proses pengambilan cuti
yang lebih cepat dan tidak memakan waktu.
1.2. Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakan diatas, dapat dirumuskan masalah sebagai
berikut :
1. Bagaimana merancang dan membuat suatu sistem informasi kepegawaian
yang dapat mempermudah pegawai dalam mengumpulkan poin absensi dan
pengajuan cuti yang berbagai macam jenisnya.
2. Bagaimana membuat desain interface yang mudah di mengerti oleh pengguna
1.3. Batasan Masalah
Dari uraian latar belakang dan peruusan masalah di atas maka batasan
masalah dalam membuat aplikasi ini yaitu :
1. Sistem yang dibuat adalah membahas tentang pengajuan cuti, absensi dan
Penilaian Pegawai.
2. Sistem aplikasi ini di buat dengan berbasis desktop yang bermanfaat bagi
seluruh Pegawai perusahaaan dalam mencari informasi .
1.4. Tujuan
Tujuan dari penelitian ini adalah pembuatan program sistem informasi
kepegawaian yang dapat memberikan kemudahan dalam mengolah absensi,Penila
ian Pegawai dan pengajuan cuti pegawai
1.5 . Manfaat
Diharapkan setelah proyek kerja praktek (KP) perancangan sistem
informasi kepegawaian dan pembuatan proyek ini maka proses kepegawaian akan
menjadi lebih mudah. Dengan demikian pengolahan data di institusi dapat
berlangsung cepat dan efisien sehingga dapat menghasilkan laporan yang akurat.
1.6 . Kontribusi
Kontribusi yang diharapkan dalam pembuatan sistem aplikasi kepegawaian
ini adalah agar sistem aplikasi ini dapat membantu menghasilkan laporan
kepegawaian dan pengambilan keputusan yang berhubungan dengan masalah
kepegawaian.
1.7. Sistematika Penulisan
BAB I PENDAHULUAN
Pada bab ini dikemukakan hal-hal yang menjadi latar belakang,
Pada bab ini diuraikan tentang latar belakang permasalahan yang
ada, sedangkan inti dari permasalahan tersebut digambarkan dalam
perumusan masalah. Pembatasan masalah menjelaskan
batasan-batasan dari sistem yang dirancang sehingga tidak keluar dari
ketentuan yang ditetapkan. Tujuan penelitian berupa harapan dari
hasil yang akan dicapai dari perancangan sistem tersebut.
BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
Pada bab ini akan dijelaskan tentang gambaran umum , sejarah
berdirinya, visi dan misi serta struktur organisasi CV. Mitra Jaya
Abadi.
BAB III LANDASAN TEORI
Pada bab ini akan dijelaskan tentang beberapa teori singkat yang
berhubungan dengan pelaksanaan kerja praktek, yang meliputi
sistem pengolahan data, analisa dan perancangan sistem informasi.
BAB IV DESKRIPSI SISTEM
Pada bab ini diuraikan tentang prosedur dan langkah-langkah
sistematis dalam menyelesaikan kerja praktek. Bab ini juga berisi
tentang perancangan sistem dengan menggunakan Document
Flow, System Flow, Data Flow Diagram, Entity Relationship Diagram. dan implementasi sistem berupa capture dari setiap
tampilan program.
Pada bab ini berisi tentang kesimpulan, serta saran-saran yang
bermanfaat untuk meningkatkan efisiensi sistem dan
BAB II
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
2.1. Sejarah Perusahaan
CV. Mitra Jaya Abadi Surabaya merupakan sebuah instansi yang
bergerak di bidang pengiriman barang yang berdiri sejak 15 maret 2004 dengan
direktur utama Imam Sunarto. Instansi ini bertempat di jalan Kapas Madya Gg.1G
no.85 Surabaya dengan nomor telepon (031) 70771555 dan CV. Mitra Jaya Abadi
Surabaya ini berfungsi sebagai sarana untuk melayani jasa pengiriman barang
ekspor impor yang terletak di daerah Perak Surabaya.
CV. Mitra Jaya Abadi Surabaya juga dilengkapi alat-alat berat yang
lengkap untuk mendukung proses bongkar muat barang di CV. Mitra Jaya Abadi
Surabaya.
2.2. Logo Perusahaan
Berikut Merupakan desain logo pada CV. Mitra Jaya Abadi Surabaya,
seperti Gambar 2.1 :
2.3. Struktur Organisasi
Struktur organisasi merupakan gambaran susunan pengurus dalam suatu
organisasi. Berdasarkan survey yang telah dilakukan, diperoleh struktur organisasi
pada CV. Mitra Jaya Abadi Surabaya yaitu komisaris membawahi
direktur,sedangkan direktur membawahi beberapa divisi. Berikut merupakan
struktur organisasi CV. Mitra Jaya Abadi Surabaya, seperti gambar 2.2 :
Gambar 2.2 Struktur CV.Mitra Jaya Abadi Surabaya
2.4. Deskripsi Jabatan
Berdasarkan struktur organisasi pada Gambar 2.2 dapat dideskripsikan
tugas yang dimiliki oleh tiap bagian yang bersangkutan sebagai berikut :
a. Komisaris
Mengawasi jalannya proses pengiriman barang dan mengawasi kinerja
Memimpin seluruh bagian dan pegawai serta mengawasi jalannya proses
pengiriman barang. Dan juga orang yang paling bertanggung jawab terhadap
sukses atau tidaknya proses pengiriman barang yang ada di perusahaan.
c. Sekretaris
Membantu kinerja direktur dan mengurusi proses sesuai bidang yang
ditentukan.
d. Kepala Bagian Administrasi
Bertanggung jawab atas proses administrasi dan surat-menyurat yang
dilakukan perusahaan.
e. Kepala Bagian Personalia
Bertanggung jawab atas proses kepegawaian yang dilakukan perusahaan.
f. Kepala Bagian Keuangan
Bertanggung jawab atas proses keuangan yang dilakukan perusahaan.
g. Kepala Bagian Pengadaan Barang
Membantu melakukan pengadaan barang yang dibutuhkan dalam proses yang
ada di perusahaan.
h. Kepala Bagian Umum
Bertanggung jawab atas kinerja dari bagian gudang dan bagian buruh.
i. Bagian Gudang
Berkewajiban menerima dan mengatur barang masuk dari kepala bagian
umum.
j. Bagian Buruh
2.4. Visi
Visi CV Mitra Jaya Abadi yaitu :
Memberikan nilai (value) lebih, baik untuk Karyawan, Perusahaan serta yang
utama untuk pelanggan/mitra.Selalu mampu memenuhi dan memberi solusi
terbaik di bidang transportasi guna terciptanya sistem “Supply Chain
Management” yang terpadu untuk kemajuan bersama.
Memberikan pelayanan terpadu dengan kualitas terbaik untuk kepuasan
pelanggan dengan harga yang kompetitif, penerapan teknologi mutakhir, proses
bisnis yang efisien, jaminan keselamatan, pengantaran tepat waktu dan pelayanan
sepenuhnya dalam suatu kepastian informasi yang terkini.
2.5.Misi
Menjadi Perusahaan yang handal dan selalu menjadi pilihan utama di
10
BAB III LANDASAN TEORI
3.1. Konsep Dasar Sistem Kepegawaian
Menurut Gordon B. Davis Sistem informasi kepegawaian adalah suatu
aplikasi yang digunakan untuk menunjang proses kegiatan kepegawaian. Tiap
instansi perusahaan memiliki suatu sistem untuk mengumpulkan dan memelihara
data yang menjelaskan tentang sumber daya manusia, mengubah data tersebut
menjadi informasi dan melaporkan informasi itu kepada pemakai. Sistem ini
dinamakan sistem informasi sumber daya manusia ( Human Resource Information
System ) atau HRIS.
Terdapat dua kelompok pendekatan di dalam mendefinisikan sistem,
yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen
atau elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur sistem
adalah sebagai berikut:
“Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling
berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau
untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.”
Pendekatan sistem yang merupakan jaringan kerja dari prosedur lebih
menekankan urutan-urutan operasi di dalam sistem. Prosedur (procedure)
didefinisikan oleh Richard F. Neuschel sebagai berikut:
“Prosedur adalah suatu urut-urutan operasi klerikal (tulis-menulis),
diterapkan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi-transaksi
bisnis yang terjadi.”
Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau
komponennya dalam mendefinisikan sistem, masih menurut Neuschel, adalah
sebagai berikut:
“Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk
mencapai suatu tujuan tertentu.”
3.2. Konsep Dasar Sistem Informasi
Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A. Leitch dan K. Roscoe
Davis sebagai berikut:
“Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi,
bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan
pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.”
3.2.1 Blok Masukan
Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input disini
adalah suatu energi atau bahan baku yang dimasukkan ke dalam sistem.
3.2.2 Blok Model
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik
yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan
cara yang sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
3.2.3 Blok Keluaran
Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi
manajemen serta semua pemakai sistem. Yang dihasilkan dari energi atau bahan
yang dapat dipergunakan oleh pihak lain dan diklasifikasikan menjadi keluaran
yang berguna.
3.3.3 Blok Teknologi
Teknologi merupakan “kotak alat” (toolbox) dalam sistem informasi.
Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan
mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu
pengendalian dari sistem secara keseluruhan.
3.3.4 Blok Basis Data
Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling
berhubungan satu dengan lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan
digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan di dalam
basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis
data perlu diorganisasikan sedemikian rupa, supaya informasi yang dihasilkan
berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas
penyimpannya. Basis data diakses atau dimanipulasi dengan menggunakan
perangkat lunak paket yang disebut dengan DBMS (Database Management
Systems).
3.3.5Blok Kendali
Kendali merupakan suatu tipe informasi yang khusus digunakan untuk
menetapkan kondisi-kondisi untuk aktivasi suatu proses. Banyak hal yang dapat
merusak sistem informasi, seperti misalnya bencana alam, api, temperatur, air,
debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri,
pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal
yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi
kesalahan-kesalahan dapat langsung diatasi.
3.3. Analisa Dan Perancangan Sistem
Menurut Kendall (2003:7), penguraian dari suatu sistem informasi yang
utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk
mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan,
kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang
diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.
Tahap analisis sistem dilakukan setelah tahap perencanaan sistem (system
planning) dan sebelum tahap desain sistem (system design). Tahap analisis
merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan di dalam tahap
ini juga akan menyebabkan kesalahan di tahap selanjutnya.
Dalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus
dilakukan oleh analis sistem sebagai berikut:
1. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah.
2. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada.
2. Analyze, yaitu menganalisis sistem.
3. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis.
Setelah tahap analisis sistem selesai dilakukan, maka analis sistem telah
mendapatkan gambaran dengan jelas apa yang harus dikerjakan. Tiba waktunya
sekarang bagi analis sistem untuk memikirkan bagaimana membentuk sistem
Analisa dan Perancangan Sistem dipergunakan untuk menganalisis,
merancang, dan mengimplementasikan peningkatan-peningkatan fungsi bisnis
yang dapat dicapai melalui penggunaan sistem informasi terkomputerisasi.
diusulkan perbaikan – perbaikannya. Tahap analisis dilakukan setelah
tahap perencanaan sistem dan sebelum tahap desain sistem.
3.4. Absensi Kepegawaian
Absensi pegawai adalah pencatatan dan pengolahan kehadiran pegawai
yaitu dilakukan secara terus menerus untuk menunjang peningkatan kinerja
pegawai, pencatatan dilakukan setiap hari jam kerja. Dan suatu cara untu
mengetahui sejauh mana tingkat disiplin kerja pegawai, apakah pegawai tersebut
bisa mentaati peraturan yang diterapkan atau tidak
Oleh karena absensi adalah unsur kedisiplinan maka tujuannya adalah
untuk meningkatkan kedisiplinan pegawai. Daftar absensi sangat penting bagi
atasan untuk mengetahui keadaan bawahannya. Adapun tujuan dari absensi
tersebut adalah sebagai berikut:
a.Untuk melihat kehadiran pegawai
b.Untuk meningkatkan kedisiplinan pegawai
c.Untuk meningkatkan semangat kerja pegawai
d.Untuk mengetahui keadaan bawahan dihari kerja
e.Untuk mengetahui apakah bawahan mempunyai semangat kerja dengan
melihat kehadiran karyawan dihari kerja
f.Sebagai bahan laporan kepada bagian kepada atasan tentang karyawan
Dengan diterapkannya absensi ini dengan sendirinya telah membantu
meningkatkan mutu dari instansi itu. Kebanyakan orang menilai adanya
penggunaan absensi berarti adanya disiplin pada tempat yang bersangkutan.
Selanjutnya orang menilai sistem kerja ditempat tersebut berkualitas baik. Dengan
demikian absensi ini juga ikut membantu penilaian yang baik bagi setiap
organisasi yang menerapkannya.
3.5. Cuti Kepegawaian
Cuti adalah keadaan tidak masuk kerja yang diijinkan dalam jangka
waktu tertentu.Tujuan pemberian cuti adalah dalam rangka usaha untuk menjamin
kesegaran jasmani dan rohani
3.6 Penilaian Kepegawaian
Pengertian penilaian kerja karyawan dijelaskan oleh Schuler dan Jackson
sebagai pengertian dari suatu sistem formal yang terstruktur dan mengukur,
menilai, dan mempengaruhi berbagai sifat yang berkaitan erat dengan pekerjaan,
16
BAB IV
DESKRIPSI KERJA PRAKTEK
4.1. Analisis Sistem
Dalam pengembangan teknologi informasi saat ini dibutuhkan analisa
dan perancangan sistem pengolahan data yang baik. Sistem pengolahan data
tersebut diharapkan mampu meningkatkan kinerja dari sumber daya manusia
khusunya untuk meningkatkan kinerja yang terbaik pada bagian kepegawaian di
Politeknik Negeri Jember.
Data dan informasi yang dibutuhkan adalah berkenaan dengan kebutuhan
pada bagian akademik Politeknik Negeri Jember. Informasi tentang kebutuhan
Sistem Informasi (SI) diperlukan untuk menghasilkan perencanaan SI yang dapat
mendukung Sistem Informasi kepegawaian pada Politeknik Negeri Jember. Dari
hasil penelitian disimpulkan bahwa diperlukan basis data untuk menyimpan
data-data pegawai, absensi pegawai, cuti pegawai serta transaksi yang meliputi absensi
pegawai dan cuti pegawai berkala serta data lain-lain yang juga dibutuhkan.
Berikut ini adalah rancangan sistem yang menjadi landasan dan acuan
dalam pembuatan aplikasi Sistem Informasi Kepegawaian Politeknik Negeri
Jember dengan menggunakan bahasa pemrograman Microsoft Visual Studio 2005
4.2. Dokumen Flow
Berikut ini merupakan bagan aliran document flow dari sistem
kepegawaian pada Politeknik Negeri Jember. Dalam sistem informasi
kepegawaian pada Politeknik Negeri Jember terdapat dua document flow yaitu
proses absensi dan cuti pegawai. Adapun untuk gambar dan penjelasannya
dijelaskan pada uraian berikut ini :
Dokumen flow menggambarkan seluruh proses yang berhubungan dalam
kegiatan absensi, penjadwalan dan penilaian sebelum menggunakan siste
informasi akademik.
4.2.1.Dokument Flow Absensi Pegawai
Pada Gambar 4.1 menunjukkan document flow dari proses absensi
pegawai yang dibuat oleh bagian admin. Sedangkan pegawai memberikan data
absensi cuti yang kemudian diberikan kepada bagian admin, lalu oleh kepala
institusi diterima laporan absensi dari admin
Pegawai Admin Kepala Institusi
Mulai
4.2.2.Dokument Flow Cuti Pegawai
Pada Gambar 4.2 menunjukkan document flow dari proses cuti pegawai
yang dibuat oleh bagian admin. Sedangkan pegawai membuat surat permohonan
cuti yang kemudian diberikan kepada bagian admin, lalu oleh bagian admin
diproses untuk persetujuan permohonan cuti dari pegawai apakah permohonannya
disetujui atau ditolak. Sedangkan kepala institusi mengecek surat permohonan cuti
pegawai lalu menandatangani.
Pegawai Admin
4.3. Desain Sistem Flow
Dalam menentukan arah atau alur suatu sistem dibutuhkan suatu
cara perancangan untuk mendeskripsikan bagaimana tiap langkah yang dilakukan
dalam sistem dan pengguna dapat diketahui, agar didapatkan suatu gambaran
mengenai cara kerja dari sistem yang akan dibangun berdasarkan alur rancangan
sistem terkomputerisasi.
4.3.1.Sistem Flow Absensi Pegawai
Pada gambar 4.3 merupakan bagaimana proses absensi pegawai oleh
bagian Admin. Yang mana proses pengisian data absensi dilakukan oleh pegawai
kemudian diberikan kepada bagian Admin untuk diinputkan kedalam database
master pegawai.
Pegawai Admin
Mulai
Data absensi
Cek data pegawai Pegawai
4.3.2.Sistem Flow Cuti Pegawai
Pada gambar 4.4 merupakan bagaimana dari proses cuti pegawai yang
dibuat oleh bagian admin. Sedangkan pegawai membuat surat permohonan cuti
yang kemudian diberikan kepada bagian admin, lalu oleh
bagian admin diproses ke dalam database master pegawai dan database
master cuti. Kemudian oleh admin akan dicetak permohonan cutinya dan
disimpan ke dalam database master permohonan cuti, lalu oleh kepala institusi
akan dicek ketersediaan permohonan cuti yang disetujui atau ditolak.
Admin
4.3.3.Sistem Flow Penilaian Pegawai
Gambar 4.5 Menjelaskan tentang penilaian Absensi. Manager memproses
melakukan proses kroscek dari form penilaian. Dalam proses tersebut data diambil
dari database data pegawai. Setelah form penilaian valid, HRD melakukan proses
penilaian yang diambil dari database standar nilai Absensi dan absensi pegawai,
serta disimpan dalam database penilaian pegawai.
Database penilaian pegawai tersebut juga digunakan untuk memproses
hasil penilaian dan membuat laporan penilaian. Kemudian dihasilkan laporan
penilaian pegawai rangkap 3, yang pertama disimpan HRD, yang kedua pegawai,
dan ketiga direktur.
Form penilaian tersebut sangat membantu bagian personalia mengontrol
karyawan, serta datanya akurat sesuai dengan kehadiran karyawan tersebut. Hal
ini juga mengurangi adanya kesalahan atau kecurangan dalam mengontrol absensi
itu sendiri.
Dari setiap pegawai atau siapun bisa melihat hasil dari absensi tersebut.
Sistem penilaian ini sengaja saya tambahkan guna untuk mendukung sistem
Pegawai Manajer HRD
Mulai
Form penilain pegawai
Kroscek
Form penilain valid
Penilaian pegawai
Hasil penilaian
Buat laporan penilaian
Laporan pegawai Penilaian pegawai
Data pegawai
Stndar nilai kerja pegawai
Absensi pegawai
Penilaian pegawai
Selesai
4.3.4.Hierarchy Input Output
Diagram berjenjang merupakan alat perancangan sistem yang dapat
menampilkan seluruh proses yang terdapat pada suatu aplikasi tertentu dengan
jelas dan terstruktur. Pada rancangan sistem informasi kepegawaian ini terdiri dari
3 (tiga) proses utama yaitu proses maintenance data, melakukan transaksi dan
mencetak laporan. Masing-masing dari proses utama tersebut akan dijabarkan
kembali ke dalam beberapa sub proses. Dari diagram berjenjang berikut ini akan
terlihat masing-masing sub level dari Data Flow Diagram (DFD)
Seluruh proses yang terbentuk merupakan penjabaran dari
masing-masing proses diatasnya dimana proses mengelola data induk, melakukan
transaksi dan mencetak laporan dapat diturunkan (decomposition) lagi menjadi
beberapa sub proses. Adapun secara garis besar, diagram berjenjang yang
membangun rancangan aplikasi digambarkan seperti pada gambar 4.6.
Maintenance
4.3.5.Context Diagram
Context diagram untuk sistem informasi akademik dapat dilihat pada
gambar 4.5, terdapat 3 (Tiga) external entity, yaitu admin, pegawai, dan Manajer
HRD. Masing-masing entity yang terhubung memberikan input dan output sistem.
Permohonan cuti di setujui_diupdate Permohonan_c uti
Sis tem Informasi Kepegawaian Pada
CV M ITRA J AYA
+
Admin Peg awai
Manajer
Gambar 4.7 Context Diagram
4.4. Data Flow Diagram
DFD merupakan perangkat yang digunakan pada metodologi
pengembangan sistem yang terstruktur. DFD menggambarkan seluruh kegiatan
4.4.1.DFD Level 0 SubSistem Sistem Informasi Kepegawaian
Berikut ini adalah DFD Level 0 yang merupakan hasil dari decompose
proses context diagram yang membuat Sistem Informasi Akademik menjadi lebih
detil dan akan semakin jelas penjabarannya.
Hasil dari decompose ini terdapat 3 (tiga) proses / entity. Yaitu
maintenance data yang berisi tentang data-data master seperti master mahasiswa,
dosen, ruang, dan mata kuliah. Proses atau entity yang kedua adalah melakukan
transaksi yang berisi transaksi penjadwalan mata kuliah dan penilaian mahasiswa.
Sedangkan yang terakhir adalah proses mencetak laporan, laporan penjadwalan
dan laporan penilaian.
Pada DFD level 0 ini menggambarkan diagram yang sudah diturunkan
dari context diagram, hal ini untuk memperjelas setiap proses yang akan terjadi
pada tiap-tiap proses. Pada DFD level 0 terbagi menjadi 3 sub proses, yaitu :
1. Maintenance Data
Input data Pegawai dan data Cuti
Tata Usaha dapat melakukan transaksi mengenai data-data Karyawan.
2. Mencetak Laporan
Pada sub proses ini dilakukan untuk mengetahui dan mencetak penilaian
Baca
Permohonan cuti di setujui_diupdate Permohonan_Cuti
4.4.2. DFD Level 1 Sub Sistem Maintenance
DFD Level 1 proses master merupakan hasil decompose dari level 0
mengenai pemeliharaan master pegawai dan cuti yang digunakan dalam sistem
informasi kepegawaian. Dan terdapat 1 (satu) entitas dalam level 1 ini yaitu
Data_Cuti Simpan
Gambar 4.9 DFD Level 1 SubSistem Maintenance
4.4.3. DFD Level 1 Sistem Transaksi
DFD Level 1 proses melakukan transaksi merupakan hasil decompose
dari level 0 mengenai pemeliharaan master absensi dan permohonan cuti yang
digunakan dalam sistem informasi kepegawaian ini. Selain hal tersebut ada
transaksi yang digunakan untuk menyetujui dan mengupdate permohonan cuti
yang telah dilakukan pegawai, seperti pada Gambar 4.9.
Gambar 4.10 DFD Level 1 SubSistem Transaksi
Per mohonan_c uti_di setuj ui
Per mohonan cuti di setujui_di update Per mohonan_c uti
4.4.4. DFD Level 1 Sub Proses Mencetak Laporan
DFD Level 1 proses mencetak laporan merupakan hasil decompose dari
level 0 mengenai cetakan hasil laporan absensi dan cuti yang dilakukan setelah
proses absen yang sesuai dan juga mencetak hasil inputan permohonan cuti yang
telah dilakukan oleh pegawai seperti pada Gambar 4.10.
Baca
Gambar 4.11 DFD Level 1 Sub Proses Mencetak Laporan
4.5. Desain Database
Setelah dilakukan analisis terhadap sistem, langkah berikutnya
perancangan sistem. Dimana dalam perancangan sistem ini dapat memberikan
tentang gambaran sistem yang dibuat. Dengan menggunakan model dan beberapa
tahap yaitu :
a. Conceptual Data Model (CDM)
b. Physical Data Model (PDM)
c. Rancangan Basis data
4.5.1. Conceptual Data Model
Gambar 4.24 adalah conceptual data model dari sistem informasi
Gambar 4.12 Conceptual Data Model
4.5.2. Physical Data Model
Gambar 4.25 adalah Physical data model dari sistem informasi
peminjaman dan pengembalian buku pada CV. Mitra Jaya Abadi .
Gambar 4.13 Physical Data Model
Menghas ilk an
ID_CU TI = ID_CUTI
ID_DETIL_CUTI = ID_D ETIL_CUTI
TANGGAL_ABSEN = TANGGAL_ABSEN ID_PERMOHONAN = ID_PER MOHON AN
4.6. Struktur Basis data dan Tabel
Dalam hal merancang struktur tabel yang diperlukan, meliputi nama
tabel, nama attribut, tipe data, serta data pelengkap seperti primary key, foreign
key, dan sebagainya. Rancangan basis data aplikasi ini terdiri dari tabel-tabel
sebagai berikut:
A. Nama Tabel : Pegawai
Primary Key : NIP
Fungsi : Untuk menyimpan data pegawai
Tabel 4.1. Tabel Pegawai
No Nama kolom Tipe data Constaint Keterangan
Fungsi : untuk menyimpan data absensi pegawai
Tabel 4.2. Tabel Absensi
C. Nama Tabel : Cuti
Primary Key : Id_detil_cuti
Fungsi : menyimpan data cuti pegawai
Tabel 4.3. Tabel Cuti
No Nama kolom Tipe data Constaint Keterangan
1 Id_detil_cuti Varchar(50) Primary
Key
-
2 Id_cuti Varchar(50) - -
3 Jenis_cuti Varchar(50) - -
4 Lama_cuti int - -
D. Nama Tabel : Kategori Cuti
Primary Key : Id_Cuti
Fungsi : untuk menyimpan kategori cuti pegawai
Tabel 4.4. Kategori Cuti
No Nama kolom Tipe data Constaint Keterangan
1 Id_Cuti Varchar(50) Primary Key -
2 Akses Varchar(50) - -
E. Foreign key : - Tabel Permohonan Cuti
Primary Key : id_permohonan
Tabel 4. 5. Tabel Permohonan Cuti
No Nama kolom Tipe data Constaint Keterangan
1 Id_permohonan Varchar(50) Primary Key -
2 LOG Varchar(50) - -
4.7. Desain Input Output
Teknologi yang digunakan untuk menjalankan aplikasi sistem informasi
kepegawaian pada Politeknik Negeri Jember sebagai berikut:
1. Software Pendukung
a. Sistem Operasi Microsoft Windows XP Professional Version 2002
b. Microsoft Visual Studio 2005
c. Microsoft SQL Server 2005
2.
3. Software Pendukung
a. Komputer dengan processor 2GHz atau lebih tinggi
b. VGA 32MB bit dengan resolusi 1024 x 768 atau lebih tinggi
c. Memori RAM 256MB atau lebih tinggi
d. Monitor
4.7.1.Form Login
Gambar 4.14 Form Login
Form Login ini digunakan untuk melakukan proses masuk ke dalam
sistem informasi Kepegawaian ini. Untuk lebih jelasnya ditunjukkan pada Gambar
4.7.2.Form Utama
Gambar 4.15. Form Utama
Form Login Form Login
NIS/ NIK Password
Semua tampilan halaman di aplikasi tentunya membutuhkan sebuah
Tampilan Utama agar tampilannya konsisten. Dan Tampilan Utama pada gambar
4.13 ini yang digunakan.
4.7.3.Form Permohonan Cuti
Permohonan Cuti
Lama Cuti Enter Text Hari Enter Text Enter Text
Enter Text Enter Text
Enter Text Enter More Text
ID Pemohon LOG NIP Nama Jenis Kelamin ID Detil Jenis Cuti Mulai Cuti Akhir Cuti Lama Cuti Hari
Pada Gambar 4.16 dijelaskan bahwa form transaksi permohonan cuti
memuat 5 (lima) isian yaitu berupa NIP, nama, jenis_kelamin, jenis_cuti dan
tanggal_cuti sebagai data awalan berupa transaksi permohonan cuti pegawai.
4.7.4.Form Kategori Cuti
Kategori_Cuti
Kategori_Cuti
cuti
ID Detil Cuti
Lama Cuti
Jenis Cuti
ID Cuti
Simpan Edit Keluar
Enter Text
Enter Text
Enter Text Enter Text
Enter Text Enter More Text
Gambar 4.17 Form Kategori Cuti
Pada Gambar 4.17 dijelaskan bahwa form master cuti memuat 4 (empat)
isian yaitu berupa id_detil_cuti, id_cuti, jenis_cuti, dan lama_cuti sebagai data
awalan berupa master cuti pegawai.
4.7.5.Form Absensi
Absensi
Absensi
.:: Selmat Datang ::.
CV. MITRA JAYA ABADI
.:: Selmat Pagi ::.
Enter Text
Enter Text
8:44:35
25-06-2012
Senin
Enter Text Enter More Text
Gambar 4.18 Form Absensi
Pada Gambar 4.18 dijelaskan bahwa form laporan absensi memuat data
pegawai yang telah melakukan absensi tiap bulannya sebagai data awalan berupa
laporan absensi.
NIP Nama Tempt Lahir Tgl Lahir Jenis Kelamin Agama Password Status Jenis Kelamin
Agama
Password
Status
Enter Text Enter Text Enter Text Enter Text
Enter Text Enter Text
Enter Text
Enter Text
Gambar 4.19. Form Pegawai
Pada Gambar 4.19 dijelaskan bahwa form master pegawai memuat 8
(delapan) isian yaitu berupa NIP, nama, tanggal_lahir, tempat_lahir,
jenis_kelamin, agama, password dan status sebagai data awalan berupa master
pegawai
4.8. Implementasi dan Pembahasan 4.8.1.Implementasi Sistem
Berikut ini adalah hardware dan software yang dibutuhkan untuk
menggunakan program sistem informasi akademik pada SMK Negeri 1 Cerme
Gresik, yaitu :
a. Hardware dengan spesifikasi minimal sebagai berikut:
1. Processor Intel Pentium IV atau lebih tinggi.
2. Memory DDR RAM 256 MB atau lebih tinggi.
3. VGA 64MB bit dengan resolusi 1024 x 768 atau lebih tinggi.
4. Hardisk 10 GB
b. Software dengan spesifikasi sebagai berikut:
1. Microsoft Windows XP, Vista dan Seven
2. Microsoft SQL Server 2005 (Untuk Server)
3. .NET Framework 2.0 atau yang lebih tinggi.
4.8.2.Instalasi Program
Dalam tahap ini, pengguna harus memperhatikan dengan benar terhadap
penginstalan perangkat lunak. Berikut langkah-langkah penginstalan:
1. Install Microsoft SQL Server 2005 di komputer server.
3. Seting Microsoft SQL Server sebagai server dengan setting IP Address
komputer server juga.
4. Setting Connection String di aplikasi pada form Setting Applikasi, simpan
konfigurasi Connection Stringnya.
5. Aplikasi sudah terinstal dengan baik, dan dapat digunakan.
4.8.3.Desain Login
Gambar 4.19 Form Login
Agar dapat masuk ke dalam sistem kepegawaian, user harus melakukan
2. Form Utama
Gambar 4.20. Form Utama
Desain form Menu Utama, yang ada pada gambar 4.20 merupakan desain
pada tampilan awal untuk program sistem informasi kepegawaian pada CV.Mitra
Jaya Abadi. Form ini digunakan untuk masuk pada aplikasi lainnya, tetapi harus
3. Form Pegawai
Gambar 4.21. Form Pegawai
Master Pegawai digunakan untuk memasukkan data-data pegawai yang
ada dan pernah melakukan transaksi. Data pegawai yang dimaksud antara lain
mengenai beberapa atribut yang berhubungan dengan mahasiswa tersebut,
diantaranya NIP, nama, tempat_lahir, tanggal_lahir, jenis_kelamin, agama,
password, dan status. Data yang telah tersimpan dapat diubah sewaktu-waktu
4. Master Cuti Pegawai
Gambar 4.22 Form Cuti Pegawai
Pada gambar 4.23 Form Master Cuti Pegawai digunakan untuk
memasukkan data-data pegawai yang ingin melakukan cuti dengan jenis-jenis
tertentu. Data cuti pegawai yang dimaksud antara lain mengenai beberapa atribut
yang berhubungan dengan pegawai tersebut, diantaranya Id_detil_cuti, id_cuti,
jenis_cuti, dan lama_cuti. Data yang telah tersimpan dapat diubah sewaktu-waktu
5. Form Transaksi Permohonan Cuti
Gambar 4.23 . Form Transaksi Permohonan Cuti
Pada gambar 4.2 Form Transaksi Permohonan Cuti digunakan untuk
melakukan permohonan cuti kepada pihak institusi. Data transaksi permohonan
cuti yang dimaksud antara lain mengenai beberapa atribut yang berhubungan
dengan permohonan cuti tersebut, diantaranya id_permohonan, NIP, nama,
jenis_kelamin, mulai_cuti, akhir_cuti, dan lama_cuti. Data yang telah tersimpan
6. Form Pengesahan Cuti Pegawai
Gambar 4.24. Form Utama Persetujuan Cuti
Pada gambar 4.25 Form Transaksi Peretujuan Cuti digunakan untuk
memasukkan data-data transaksi pengesahan cuti. Data transaksi pengesahan cuti
yang dimaksud antara lain mengenai beberapa atribut yang berhubungan dengan
pengesahan cuti tersebut. Data yang telah tersimpan dapat diubah sewaktu-waktu
6. Form Penilaian
Gambar 4.25. Form Penilaian
Pada gambar 4.25 Form Penilaian digunakan untuk menghitung kinerja
pegawai . data form penilaian ini diambil dari Form absensi Data yang telah
7. Form Laporan Absensi
Gambar 4.26. Form Laporan Absensi
Pada gambar 4.26 form laporan absensi ini digunakan untuk
menampilkan semua laporan absensi pegawai yang telah melakukan absen selama
bekerja dan memberikan hasil berapa kali pegawai melakukan absensi. Dalam
laporan tersebut terdapat 2 tombol, tombol yang pertama berisi status, tombol
8. Form Laporan Cuti
Gambar 4.27. Form Laporan Cuti
Pada gambar 4.27 form laporan cuti ini digunakan untuk menampilkan
semua laporan pegawai yang telah melakukan cuti koleksi. Dalam laporan
tersebut terdapat 2 tombol, tombol yang pertama berisi status, tombol tersebut
berfungsi untuk menampilkan status dosen/pegawai yang melakukan cuti. Tombol
yang kedua digunakan untuk menampilkan laporan per jenis cuti yang telah
48
BAB V PENUTUP
5.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil analisa uji coba yang dilakukan Rancang Bangun
Sistem Informasi Kepegawaian pada CV. Mitra Jaya Abadi, dapat mengurangi
kesalahan yang mungkin terjadi dan dapat melakukan proses cuti secara cepat,
serta menghasilkan laporan cuti pegawai yang lebih cepat, akurat dan informatif.
5.2 Saran
Dari kerja praktek ini, terdapat banyak kekurangan yang ada. Demi
pengembangan dan kemajuan yang lebih baik, maka saran yang diperlukan antara
lain :
1. Pengembangan sistem informasi Kepegawaian diharapkan dapat lebih fleksibel
dengan bahasa pemrograman lain seperti PHP, atupun ASP.Net.
2. Pengembangan rancang bangun sistem penjadwalan dan absensi siswa
diharapkan lebih kompleks dan bisa mencakup tugas lainnya yang lebih rinci.
3. Sistem informasi kepegawaian ini diharapkan dapat dikembangkan menjadi
sistem informasi berbasis web sehingga dapat diakses langsung oleh
masing-masing pegawai dengan memasukkan username dan password untuk melihat
absensi dan cuti.
4. Sistem informasi kepegawaian ini dapat terintegrasi dengan fungsi-fungsi yang
49
DAFTAR PUSTAKA
Bennatan. 1995. Penjadwalan Konstruksi. Jakarta: Duta Graha.
Fadjar. 2002. Sistem Informasi Akademik. Yogyakarta: Andi Offset
Jogiyanto, H, M. 1990. Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan
Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Offset
Joseph W. Wilkinson. 1993. Sistem Akuntansi dan Informasi. Jakarta: Binarupa Aksara.
Kendall & Kendall. 2003. Analisis Dan Perancangan Sistem. Jakarta: Prenhallindo.
Wicaksono, Soetam Rizky. 2006. Interaksi Manusia dan Komputer. Surabaya:
