International. Tbk
PROYEK SISTEM INFORMASI
Oleh :
Nama : Nur Damar Pramastha NIM : 05390100050
Program : DIII(Diploma III) Jurusan : Manajemen Informatika
SEKOLAH TINGGI
MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER
SURABAYA
DAFTAR ISI ………... DAFTAR TABEL ………... DAFTAR GAMBAR ……….. DAFTAR LAMPIRAN ………... BAB I PENDAHULUAN ...
1.1 Latar Belakang Masalah ……….. 1.2 Perumusan Masalah ……… 1.3 Pembatasan Masalah ………... 1.4 Tujuan ………. 1.5 Manfaat ………... 1.6 Sistematika Penulisan ………. BAB II HASIL SURVEY ...
2.1 Gambaran Umum PT. Toyota Astra Motor... 2.2 Struktur Organisasi .……… 2.3 Deskripsi Tugas ... 2.4 Analisis Sistem yang Sedang Berjalan ... 2.4.1 Aliran dokumen ... 2.5 Dokumen Input/Output ... BAB III LANDASAN TEORI ...
3.1 Sistem ... 3.2 Sistem Informasi ……….………
3.5 Sistem Informasi Layanan Service Berkala... 3.6 Bagan Alir Dokumen ... 3.7 Data Flow Diagram ... 3.8 Entity Relationship Diagram ... 3.9 Database Management System ………... BAB IV ANALISIS DAN DESAIN SISTEM ...
4.1 Analisis Sistem ... 4.2 Desain Sistem ...
4.2.1 System Flow Menentukan Service
Berkala... 4.2.2 System Flow Membuat Perintah Kerja Bengkel...
DAFTAR PUSTAKA ... LAMPIRAN ...
1
1.1 Latar Belakang Masalah
Teknologi informasi bukanlah penghambat laju perkembangan sebuah perusahaan tetapi lebih ke arah solusi. Kenyataan demikian lebih didasarkan pada investasi besar yang dilakukan oleh pihak perusahaan, perusahaan skala kecil maupun perusahaan skala besar yang mau menerapkannya dalam lingkungan kerja demi mengikuti perkembangan jaman. Jaman yang dimaksud di sini adalah saat ini dan masa yang akan datang, yaitu dengan mengubah sistem yang berbasis manual dengan sistem yang berbasis komputer.
PT. Astra International.Tbk merupakan perusahaan yang bergerak di bidang penjualan mobil dan menerima permintaan service dari konsumen. Hampir semua sistem yang ada sudah berbasis komputer. Namun, di dalam implementasinya pengerjaan masih kurang efisien. Dalam melakukan pencatatan service dan jenis laporan yang dapat dihasilkan masih sangat terbatas dan masih
kurang memenuhi kebutuhan manajemen yang berupa laporan transaksi service kendaraan yang dalam kenyataannya masih rancu dengan keadaan yang ada. Pada kondisi kenyataan di lapangan pemakaian teknologi informasi masih perlu ditingkatkan lagi.
pembukuan. Sehingga diharapkan dengan adanya sistem ini dapat memberikan konstribusi yang memadai untuk kelancaran kinerja PT. Astra International.Tbk.
Jasa layanan service pada PT.Astra International.Tbk. Kegiatan proses transaksinya seringkali berbelit atau proses yang diperlukan membutuhkan waktu agak lama dikarenakan data yang akan diproses melewati beberapa tahap yang seharusnya dapat diringkas pada pengerjaannya.
Service Berkala adalah pekerjaan paket service gratis yang disediakan oleh PT. Astra International.Tbk. Sebagai wujud terima kasih kepada pelanggan atas pembelian mobil merk Toyota. Paket service berkala secara gratis dilakukan berdasarkan kilometer (jarak tempuh kendaraan) yang telah menempuh 1000. Jarak tempuh selanjutnya adalah kelipatan 10.000 KM. Service kendaraanya setelah service gratis akan dimulai dari kelipatan 10.000, 20.000, 30.000, 40.000, 50.000, 60.000, 70.000, 80.000, 90.000, dan 100.000 km.
Jenis service yang dilakukan pada layanan service berkala adalah jasa pengecekkan keadaan kondisi mobil sesuai prosedur berdasarkan jarak tempuh. Apabila ada bagian yang perlu dikalibrasi ulang maka mekanik akan melakukan kalibrasi ulang sesuai standar dari pabrik terhadap instrumen tersebut dengan biaya secara gratis.
Jenis layanan service Umum adalah paket program yang ada pada PT.Astra International.Tbk. Service umum adalah layanan yang dihadirkan kepada pelanggan yang mempunyai kendaraan merek Toyota. Pada masa periode paket service gratis telah habis dimanfaatkan maka pengguna kendaraan Toyota masih
kendaraan konsumen langsung dibebankan kepada konsumen yang bersangkutan dan pembayarannya harus dilakukan secara tunai.
1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah di atas, dapat dirumuskan permasalahan sebagai berikut:
a. Bagaimana Merancang dan membangun sebuah sistem informasi yang lebih baik untuk meningkatkan pelayanan kepada pelanggan?
b. Bagaimana Merancang dan membangun sebuah sistem informasi layanan service yang terkomputerisasi?
c. Bagaimana Merancang dan membangun sistem informasi yang menampilkan data kendaraan yang melakukan service secara lengkap?
1.3 Pembatasan Masalah
Pembatasan dalam perancangan dan pembuatan sistem informasi layanan service berkala pada PT. Astra International.Tbk Auto 2000 Madiun ini adalah
sebagai berikut:
a. Proses pengelolaan data master
Proses pengelolaan data master adalah bagian pada sistem ini yang berfungsi untuk mengolah data master sehingga dapat mempermudah dalam pengolahan data transaksi dan juga dalam pembuatan laporan. Proses pengelolaan data master meliputi:
1. Input data pelanggan oleh bagian service advisor. 2 .Input data mobil oleh bagian service advisor.
4. Input data jasa oleh bagian service advisor. 5. Input data suku cadang oleh bagian spareparts.
b. Proses pengelolaan data transaksi perusahaan yang teroganisir.
Pengelolaan data transaksi dari bukti transaksi perusahaan dilakukan untuk mengurangi resiko kehilangan data dan untuk mengurangi penggunaan kertas (paperless). Selama ini, kertas banyak dibutuhkan untuk mencatat data transaksi dan menulis bukti transaksi yang masuk. Dengan sistem informasi administrasi service ini, kertas dapat digunakan secara efisien sehingga biaya administrasi perusahaan untuk kertas dapat diminimalisasi. Proses pengelolaan data transaksi meliputi:
1. Pendataan data pelanggan oleh service advisor
2. Pendataan data mobil yang akan dilakukan service oleh service advisor. c. Pada Perancangan dan Implementasi Sistem Informasi Layanan Service pada
PT. Astra international Auto2000 Madiun hanya membatasi sistem ini pada Proses Sistem Service berkala berupa prosedur sesuai jarak tempuh dari kendaraan yang melekukan proses servis di PT. Astra International Tbk.
1.4 Tujuan
1.5 Manfaat
Keuntungan sistem yang baru bagi pengguna yaitu divisi after sales service atau divisi pemeliharaan kendaraan pelanggan dalam melakukan pelayanan terhadap pelanggan adalah sebagai berikut:
a. Service Advisor
Service advisor merupakan orang yang membantu pemilik perusahaan dalam
melakukan proses pencatatan data transaksi khususnya pada transaksi layanan mobil. Adapun keuntungan sistem informasi layanan service berkala yang dikembangkan bagi service advisor adalah sebagai berikut:
1. Dapat mempermudah dalam menyimpan data pelanggan dan data jasa layanan yang akan melakukan layanan mobil.
2. Dapat mempermudah dalam melakukan proses layanan mobil pelanggan secara cepat dan efektif.
b. Bagian Sparepart
Bagian sparepart merupakan orang yang membantu pemilik perusahaan dalam melakukan proses pencatatan data transaksi khususnya pada transaksi pembelian. Adapun keuntungan sistem informasi layanan service yang dikembangkan bagi bagian sparepart adalah sebagai berikut:
c. Bagian Administrasi
Bagian administrasi merupakan orang yang membantu pemilik perusahaan dalam melakukan proses mengelola dan mengatur proses administrasi. Adapun keuntungan sistem informasi layanan service berkala yang dikembangkan bagi bagian administrasi adalah sebagai berikut:
1. Mempermudah dalam melakukan proses pencatatan transaksi. 2. Mempermudah dalam melakukan proses pembuatan laporan.
d. Bagian Kasir
Bagian kasir merupakan orang yang membantu pemilik perusahaan dalam melakukan proses mengelola dan mengatur proses administrasi keuangan dalam pembayaran pelunasan tagihan.
Adapun keuntungan sistem informasi layanan service berkala yang dikembangkan bagi bagian kasir adalah sebagai berikut:
1. Mempermudah dalam proses input pembayaran oleh konsumen. 2. Mempermudah dalam membuat laporan jenis transaksi service.
1.6 Sistematika Penulisan
Laporan Proyek Sistem Informasi ini terdiri dari enam bab yaitu pendahuluan, hasil survey, landasan teori, analisis dan desain sistem, implementasi dan pembahasan serta penutup. Masing-masing bab terdiri atas beberapa sub bahasan .
sistem, manfaat dari sistem yang dibuat bagi pengguna, dan sistematika penulisan laporan.
Bab kedua hasil survey membahas gambaran umum PT. Toyota Astra Motor Madiun, struktur organisasi, deskripsi tugas, analisis sistem yang sedang berjalan, dan dokumen Input/Output. Sub-sub bab gambaran umum PT. Toyota Astra Motor Madiun membahas tentang sejarah perusahaan, visi, misi, dan motto perusahaan. Sub-sub bab analisis sistem yang sedang berjalan menjelaskan alur proses perusahaan dalam bentuk aliran dokumen yang meliputi proses service berkala, pembuatan perintah kerja bengkel, dan pembuatan tagihan.
Bab ketiga landasan teori membahas tentang berbagai macam teori yang mendukung dalam pembuatan sistem ini. Landasan teori ini dikelompokkan menjadi dua yaitu landasan teori tentang ilmu yang terkait dan landasan teori tentang permasalahan. Landasan teori tentang ilmu yang terkait meliputi pengertian sistem, sistem informasi, teknologi informasi dan sistem informasi service berkala. Landasan teori tentang permasalahan meliputi konsep dasar
sistem informasi, analisis dan perancangan sistem, bagan alir dokumen, Data Flow Diagram, Entity Relationship Diagram, dan Database Management System.
Bab keempat analisis dan desain sistem membahas analisis dan desain sistem baru, meliputi aliran dokumen baru, diagram alir data, Entity Relationship Diagram, struktur tabel, dan desain Input/Output. Sub-sub bab Aliran Dokumen
cadang, service, ketentuan service, periode harga suku cadang, periode harga service.
Bab kelima implementasi dan pembahasan membahas tentang cara implementasi dari sistem baru, yaitu spesifikasi minimum yang dibutuhkan personal komputer yang akan diinstal program sistem, cara instalasi program, dan penjelasan pemakaian program pada saat login hingga pembahasan cara kerja sistem dan hasil output dari sistem yang digunakan.
9
BAB II
HASIL SURVEY
2.1 Gambaran Umum PT. Toyota-Astra Motor
PT. Toyota-Astra Motor yang didirikan pada tahun 1971 merupakan perusahaan joint venture antara PT. Astra International Tbk (saham 51%) dengan Toyota Motor Corporation (saham 49%), Jepang. Selama 30 tahun, PT. Toyota-Astra Motor telah memainkan peranan penting dalam pengembangan industri otomotif di Indonesia serta membuka lapangan pekerjaan termasuk dalam industri pendukungnya. Saat ini, PT. Toyota-Astra Motor telah memiliki pabrik produksi seperti Stamping, Casting, Engine dan Assembly di area industri Sunter Jakarta.
Auto2000 adalah jaringan jasa penjualan, perawatan, perbaikan dan penyediaan suku cadang Toyota yang manajemennya ditangani penuh oleh PT Astra International Tbk. Saat ini Auto2000 adalah main dealer Toyota terbesar di Indonesia, yang menguasai antara 70-80 % dari total penjualan Toyota. Dalam aktivitas bisnisnya, Auto2000 berhubungan dengan PT Toyota Astra Motor yang menjadi Agen Tunggal Pemegang Merek (ATPM) Toyota.
ini selaras dengan visi TAM untuk menjadi perusahaan industri otomotif berkelas international.
2.1.1 Visi
Menjadi main dealer terbaik di Indonesia dengan praktek proses dan pelayanan berkelas dunia
2.1.2 Misi
Memberikan pelayanan terbaik bagi pelanggan, mencapai pangsa pasar nomer satu, menyediakan lingkungan kerja aman dan nyaman bagi karyawan, menciptakan nilai tambah kepada pelanggan yaitu dengan kemudahan, kehandalan, dan menciptakan nilai tambah ekonomis bagi pemegang saham.
2.2 Struktur Organisasi PT. Toyota-Astra Motor
Dari hasil survey yang telah dilakukan terdapat struktur organisasi beserta deskripsi tugas yang dapat dijelaskan sebagai berikut:
Kepala
2.3 Deskripsi Tugas
Berdasarkan struktur organisasi ada Gambar 2.1 dapat dideskripsikan masing-masing tugas yang dimiliki oleh tiap bagian yang bersangkutan sebagai berikut:
1. Kepala Cabang
Berwenang untuk mengelola dan mengkoordinir masing – masing bagian yang ada di bawahnya dalam setiap pengambilan kebijakan yang strategis.
2. Wakil Kepala Cabang
Berwenang untuk mengelola dan mengkoordinir masing – masing bagian yang ada di bawahnya dalam setiap pengambilan kebijakan.
3. Kabag. Administrasi
Bertugas mengelola dan mengatur proses administrasi. 4. Kabag. Bengkel
Bertugas mengelola dan mengatur proses layanan mobil pelangan. 5. Kabag. Penjualan
Bertugas mengelola dan mengatur proses penjualan mobil. 6. Kasir
Bertugas melakukan transaksi keuangan. 7. Service Advisor
Bertugas sebagai penasehat terhadap layanan mobil pelanggan. 8. Personalia
Bertugas mengelola dan mengatur karyawan. 9. Foreman (Mekanik)
10.Salesman (wiraniaga)
Bertugas melakukan penjualan mobil. 11.Counter Sales
Bertugas melakukan penjualan mobil. 12.CRC
Bertugas melakukan hubungan dengan pelanggan.
2.4 Analisis Sistem yang Sedang Berjalan
Analisis sistem yang sedang berjalan meliputi pembahasan tentang aliran dokumen yang ada pada perusahaan dan hasil analisis terhadap aliran dokumen tersebut. Secara detail, analisis sistem yang sedang berjalan berikut ini akan dijelaskan secara detail.
2.4.1 Document Flow
Aliran dokumen yang saat ini digunakan yaitu aliran dokumen yang berhubungan dengan transaksi layanan menentukan service berkala, membuat perintah kerja bengkel (PKB), dan membuat tagihan pelanggan atas jasa perbaikan kendaraannya.
A. Document Flow Proses Menentukan Service Berkala
pelanggan belum tercantum dalam record pada divisi SA maka SA akan menginputkan dan menyimpan pada record yang ada pada divisi SA.
Setelah itu, bagian SA akan melakukan cek keadaan fisik dari kendaraan konsumen yang akan dilakukan perbaikan ditujukan agar pada saat kendaraan keluar/selesai dilakukan perbaikan sesuai pada saat awal kendaraan belum dilakukan perbaikan oleh mekanik .
B. Document FlowProses Pembuatan Perintah Kerja Bengkel (PKB)
Proses pembuatan PKB yang dilakukan pada PT. TOYOTA-ASTRA MOTOR pada saat ini masih kurang efektif dan efisien. Terlihat pada dokumen flow lama di bawah. Dengan kata lain, belum memberikan informasi yang efektif
dan efisien. Proses pembuatan PKB adalah proses SA akan melakukan
Gambar 2.3 Document FlowProses Pembuatan Perintah Kerja Bengkel .
SA kemudian akan melanjutkan proses pembuatan PKB dan akan mencetaknya menjadi 3 rangkap dan akan didistribusikan pada pelanggan pada rangkap 1, rangkap 2 dan rangkap 3 akan diserahkan kepada Adm.Service untuk dilakukan proses lebih lanjut.
C. Dokument Flow Proses Pembuatan Tagihan
Proses Pembuatan Tagihan yang dilakukan pada PT. TOYOTA-ASTRA MOTOR pada saat ini masih kurang efektif dan efisien. Terlihat pada dokumen flow lama di bawah. Dengan kata lain, belum memberikan informasi yang efektif .
Adm.Service menerima salinan PKB dua rangkap dari SA. Kemudian Adm.Service akan melakukan proses menginputkan No.PKB yang tertera pada PKB dan menginputkan data pelanggan dan data kendaraan apakah telah sesuai.
Adm.Service selanjutnya akan melakukan proses cetak Estimasi biaya dan kuitansi. Estimasi Biaya dan Kuitansi akan dicetak rangkap 3. Adapun Estimasi Biaya dan Kuitansi akan didistribusikan rangkap 1 kepada pelanggan, rangkap 2 akan diarsip oleh Adm.service dan rangkap 3 akan diberikan kepada kasir.
Kasir dalam tugasnya akan menginputkan jumlah pembayaran yang diberikan konsumen kepada pihak kasir. Kasir akan memeriksa apakah telah sesuai dan kemudian kasir akan membuatkan SIKK (Surat Izin Kendaraan Keluar) kemudian SIKK tersebut akan diberikan ke konsumen berikut dengan buku Service dan surat kendaraannya dan proses alur pembuatan tagihan konsumen
berakhir di proses ini.
Document flow proses pembuatan tagihan dapat digambarkan pada
2.5 Document Input/Output
Document Input/Output yang digunakan dalam melakukan transaksi disimpan perusahaan sebagai bukti transaksi. Bukti transaksi tersebut digunakan untuk melakukan proses pembukuan setiap akhir bulan. Document IO yang digunakan untuk lembar cetak bukti kepada pelanggan yaitu sebagai berikut.
2.5.1 Surat Perintah Kerja Bengkel
Surat perintah kerja bengkel (PKB) digunakan untuk memberikan informasi tentang layanan mobil pelanggan. Kolom terdiri atas nama pelanggan, mobil yang akan melakukan layanan mobil, jasa apa saja yang akan dilakukan, suku cadang apa saja yang akan diganti, dan nama pegawai bengkel. Surat perintah kerja bengkel dapat dilihat pada gambar 2.5.
2.5.2 Nota Jasa
Nota Jasa sebagai bukti dari jasa yang dilakukan pada mobil pelanggan pada saat layanan mobil pelanggan. Kolom terdiri atas kode PKB, identitas mobil pelanggan, data jasa yang dilakukan. Nota jasa dapat dilihat pada gambar 2.6.
Gambar 2.6 Nota Jasa
2.5.3 Nota Barang
20
Landasan teori atau kajian pustaka yang digunakan dalam pembuatan sistem informasi terbagi dalam dua kelompok, yaitu landasan teori tentang permasalahan dan landasan teori tentang ilmu yang terkait. Landasan teori tentang permasalahan terdiri dari pemahaman sistem, sistem informasi, dan sistem informasi service berkala. Landasan teori tentang ilmu yang terkait terdiri dari konsep dasar sistem informasi, analisis dan perancangan sistem, bagan alir dokumen, Data Flow Diagram, Entity Relationship Diagram, dan Database Management System.
3.1 Sistem
Dalam proyek sistem informasi ini menggunakan landasan teori yang berkaitan dengan permasalahan dan yang digunakan untuk menyelesaikan masalah. Pembahasan pada bagian dimulai dengan landasan teori yang berkaitan dengan permasalahan lalu dilanjutkan dengan uraian teori yang digunakan dalam menyelesaikan permasalahan.
3.1.1 Pengertian Sistem
Dari segi Etimologi, kata sistem sebenarnya berasal dari Bahasa Yunani yaitu “Systema”, yang dalam Bahasa Inggris dikenal dengan “SYSTEM”, yang mempunyai satu pengertian yaitu sehimpunan bagian atau komponen yang saling berhubungan secara teratur dan merupakan satu keseluruhan yang tidak terpisahkan.
Menurut filsuf Stoa, bahwa sistem adalah gabungan dari keseluruhan langit dan bumi yang bekerja bersama-sama, sehingga dapat dilihat bahwa sistem terdiri dari unsur yang bekerja sama membentuk suatu keseluruhan dan apabila salah satu unsur tersebut hilang atau tidak berfungsi, maka gabungan keseluruhan tersebut tidak dapat lagi disebut suatu sistem. Berikut ini adalah definisi kata sistem menurut beberapa para ahli:
a. Buckley
Sistem adalah suatu kebulatan atau totalitas yang berfungsi secara utuh, disebabkan adanya saling ketergantungan diantara bagian-bagiannya.
b. H. Kerzner
c. B. S. Blanchard
Engineering System adalah aplikasi yang efektif dari usaha ilmu pengetahuan
dan engineering dalam rangka mewujudkan kebutuhan operasional menjadi suatu sistem konfigurasi tertentu, melalui proses yang saling terkait berupa definisi keperluan analisis fungsional, sintesis, optimasi, desain, tes, dan evaluasi.
3.1.2 Karakteristik Sistem
Adapun karakteristik dari sistem adalah sebagai berikut: a. Komponen Sistem.
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen sistem atau elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian dari sistem. Setiap sistem tidak perduli betapapun kecilnya, selalu mengandung komponen atau sub sistem. Setiap subsistem mempunyai sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Jadi, dapat dibayangkan jika dalam suatu sistem ada subsistem yang tidak berjalan/berfungsi sebagaimana mestinya. Tentunya sistem tersebut tidak akan berjalan mulus atau mungkin juga sistem tersebut rusak sehingga dengan sendirinya tujuan sistem tersebut tidak tercapai.
b. Batas Sistem.
c. Lingkungan Luar Sistem.
Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak maka akan menggangu kelangsungan hidup dari sistem.
d. Penghubung Sistem.
Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber daya mengalir dari satu subsistem ke yang lainnya. Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem lainnya dengan melalui penghubung. Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.
e. Masukkan Sistem.
f. Keluaran Sistem.
Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supersistem. Misalnya untuk sistem komputer, panas yang dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna dan merupakan hasil sisa pembuangan, sedang informasi adalah keluaran yang dibutuhkan.
g. Pengolah Sistem.
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi. Sistem akuntansi akan mengolah data transaksi menjadi laporan keuangan dan laporan lain yang dibutuhkan oleh manajemen.
h. Sasaran atau Tujuan.
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Kalau suatu sistem tidak mempnyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.
sistem bisnis, maka istilah objectives yang lebih tepat. Jadi tergantung dari ruang lingkup mana memandang sistem tersebut. Seringkali tujuan (goal) dan sasaran (objectives) digunakan bergantian dan tidak dibedakan.
3.1.3 Klasifikasi Sistem
Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang adalah sebagai berikut:
1. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstract system) dan sistem fisik (physical system).
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide yang tidak tampak secara fisik. Misalnya sistem teologia, yaitu sistem yang berupa pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan. Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik. Misalnya sistem komputer, sistem akuntansi, sistem produksi, sistem pertanian, sistem perikanan, dan lain sebagainya. 2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural system) dan sistem
buatan manusia (human made system).
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia. Misalnya sistem perputaran bumi. Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia. Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin disebut dengan human-machine system atau ada yang menyebut dengan man-machine system. Sistem informasi merupakan contoh man-machine system, karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia.
Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi diantara bagiannya dapat dideteksi dengan pasti, sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem komputer adalah contoh dari sistem tertentu yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program yang dijalankan. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.
4. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka (open system).
3.2 Sistem Informasi
Menurut Kendall dan Kendall (2003) Sistem informasi adalah merupakan suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, yang digunakan untuk mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi yang menyediakan pihak luar tertentu dengan informasi yang dibutuhkan. Informasi yang dihasilkan dari suatu sistem informasi diharapkan dapat digunakan untuk pengambilan keputusan sehingga dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja sehingga suatu orgaisasi dapat lebih meningkatkan mutu yang telah dicapainya.
Sesungguhnya yang dimaksud dengan sistem informasi tidak harus melibatkan komputer. Sistem informasi yang menggunakan komputer disebut sistem informasi berbasis komputer (Computer-Based Information System atau CBIS).
Ada beragam definisi sistem informasi yaitu:
a. Sistem informasi adalah kombinasi antara prosedur kerja, informasi, orang dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi.
b. Sistem informasi adalah kumpulan perangkat keras dan perangkat lunak yang dirancang untuk mentransformasikan data dalam bentuk yang lebih berguna. c. Sistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal dimana data
dikelompokan, diproses menjadi informasi dan didistribusikan kepada pemakai.
e. Sistem informasi adalah kerangka kerja yang mengkoordinasikan sumber daya untuk mengubah masukan (input) menjadi keluaran (informasi), guna mencapai sasaran perusahaan.
Dari berbagai definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa sistem informasi mencakup sejumlah komponen manusia, komputer, teknologi informasi dan prosedur kerja, ada sesuatu yang diproses data menjadi informasi, dan dimaksudkan untuk mencapai suatu sasaran atau tujuan. Dalam suatu sistem informasi terdapat komponen seperti:
a. Perangkat keras (hardware): mencakup piranti fisik seperti komputer dan printer.
b. Perangkat lunak (software) atau program: sekumpulan instruksi yang memungkinkan perangkat keras untuk dapat memproses data.
c. Prosedur: sekumpulan aturan yang dipakai untuk mewujudkan pemrosesan data dan pembangkitan keluaran yang dikehendaki.
d. Orang: semua pihak yang bertanggung jawab dalam pengembangan sistem informasi, pemrosesan dan penggunaan keluaran sistem informasi.
e. Basis data (database): sekumpulan table , hubungan dan lain yang berkaitan dengan penyimpan data.
3.3 Teknologi Informasi
Menurut Hornby (1995) teknologi informasi adalah studi atau penggunaan peralatan elektronika, terutama komputer, untuk menyimpan, menganalisa dan mendistribusikan apa saja termasuk kata-kata, bilangan dan gambar. Menurut Alter, teknologi informasi mencakup perangkat keras, perangkat lunak untuk melaksanakan satu atau sejumlah tugas pemrosesan data seperti menangkap, mentransmisikan, menyimpan, mengambil dan memanipulasi atau menampilkan data.
Menurut Martin, mendefinisikan teknologi informasi tidak hanya terbatas pada teknologi komputer (perangkat keras dan perangkat lunak) yang digunakan untuk memproses dan menyimpan informasi, melainkan juga mencakup teknologi komunikasi untuk mengirimkan informasi. Luccas (2000) menyatakan bahwa teknologi informasi adalah segala bentuk teknologi yang diterapkan untuk memproses dan mengirimkan informasi dalam bentuk elektronis.
3.3.1 Lingkup Teknologi Informasi
Secara garis besar teknologi informasi dapat dikelompokan menjadi 2 bagian: Perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software). Perangkat keras menyangkut pada peralatan yang bersifat fisik, seperti memori, printer dan keyboard. Adapun perangkat lunak terkait dengan instruksi untuk mengatur perangkat keras agar bekerja sesuai dengan tujuan instruksi tersebut. Haag, dkk membagi teknologi informasi menjadi 6 kelompok yaitu:
1. Teknologi masukan (input technology). 2. Teknologi keluaran (output technology).
4. Teknologi penyimpan (strorage technology).
5. Teknologi telekomunikasi (telecommunication technology).
6. Mesin pemroses (processing machine) atau lebih dikenal dengan istilah CPU. Teknologi masukan adalah segala perangkat yang digunakan untuk memasukan data / informasi dari sumber asalnya. Contoh teknologi ini antara lain barcode scanner dan keyboard. Barcode scanner merupakan contoh teknologi masukan yang biasa digunakan pada pasar swalayan untuk memasukan data penjualan.
3.4 Layanan
Menurut Tunggal (2000) Layanan adalah suatu akitivitas atau kegiatan yang berkaitan dengan melakukan penyediaan sesuatu jasa yang memudahkan kepada penerima atau pengguna jasa agar lebih nyaman dengan aktivitas tersebut.
3.4.1 Konsep Dasar Layanan
Berdasarkan pengertian di atas istilah layanan digunakan untuk menyatakan pelayanan yang berwujud yaitu:
a. Memberikan Jasa.
b. Memberikan Jasa Pelayanan (memberikan kegiatan yang memudahkan urusan pelanggan).
3.4.2 Prosedur Layanan
Menurut Tunggal (2000) Prosedur adalah suatu urutan kegiatan yang melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam tranaksi perusahaan yang terjadi secara berulang ulang. Dari definisi tersebut dapat mengambil kesimpulan bahwa suatu sistem terdiri dari jaringan prosedur sedangkan prosedur merupakan urutan kegiatan. Kegiatan prosedur terdiri dari kegiatan berikut ini yang dilakukan untuk mencatat informasi kinerja pelayanan:
a. Menulis.
b. Menggandakan. c. Menghitung. d. Memberi kode. e. Mendaftar. f. Memilih. g. Memindah. h. Membandingkan.
3.5 Sistem Informasi Layanan Service Berkala
3.6 Bagan Alir Dokumen
Menurut Jogiyanto (1999) Bagan alir dokumen (document flowchart) atau disebut juga bagan alir formulir (form flowchart) atau paperwork flowchart merupakan bagan alir yang menunjukkan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan-tembusannya. Bagan alir dokumen digambar dengan menggunakan simbol sebagaimana terdaftar pada tabel 3.1.
Tabel 3.1 Simbol Bagan Alir Dokumen
No Simbol Nama
Simbol
Keterangan
1. Dokumen Simbol ini digunakan untuk menunjukkan dokumen input dan output baik untuk proses manual, mekanik, atau komputer.
2. Kegiatan
manual
Simbol ini berfungsi untuk
menunjukkan pekerjaan yang masih dilakukan secara manual.
3. Simpanan
offline
Simbol ini digunakan untuk menunjukkan file non komputer. x = N, bila diurutkan berdasarkan angka (numerical), x = D, bila diurutkan berdasarkan tanggal, dan x = A, bila diurutkan berdasarkan huruf.
4. Proses
komputerisasi
Simbol ini digunakan untuk
menunjukkan kegiatan dari operasi program komputer.
5. Database Simbol ini digunakan untuk menunjukkan input/output menggunakan database.
6. Penghubung
dalam halaman
Simbol ini digunakan untuk
menunjukkan hubungan di halaman yang sama.
7. Penghubung
antar halaman
Simbol ini digunakan untuk
menunjukkan hubungan di halaman yang berbeda.
3.7 Data Flow Diagram
Menurut Kendall dan Kendall (2003) Data Flow Diagram atau yang selanjutnya disebut DFD, adalah sebuah alat dokumentasi grafis yang menggunakan beberapa simbol, sebagaimana terdaftar pada tabel 3.2, untuk menggambarkan bagaimana data mengalir melalui proses–proses yang terhubung.
Tabel 3.2 Simbol Data Flow Diagram
No Simbol Nama
Simbol ini menunjukkan kesatuan di lingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lain yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan pengaruh berupa input atau menerima output dari sistem.
2. Data Flow/
Aliran Data
Aliran data digambarkan dengan tanda panah dan garis yang diberi nama dari aliran data tersebut.
3. Process Dalam simbol tersebut dituliskan nama proses yang akan dikerjakan oleh sistem dari transformasi aliran data yang masuk menjadi aliran data yang keluar. Suatu proses mempunyai satu atau lebih input data dan menghasilkan satu atau lebih output data.
3.8 Entity Relationship Diagram
Menurut Elmasri dan Navathe (2000) Entity Relationship Diagram atau yang selanjutnya disebut ERD, adalah suatu pemodelan file yang membentuk basis data. Pada model data relasional, hubungan antara file direlasikan dengan kunci relasi yang merupakan kunci utama tiap file. Relasi antar file dikategorikan menjadi tiga macam yaitu sebagai berikut:
a. Relasi One to One (1:1)
Hubungan file pertama dengan file kedua adalah satu berbanding satu. b. Relasi One to Many (1:N)
Hubungan file pertama dengan file kedua adalah satu berbanding banyak atau dapat juga berbanding terbalik, yaitu banyak berbanding satu.
c. Relasi Many to Many (N:M)
Hubungan file pertama dengan file kedua adalah banyak berbanding banyak. Struktur logika secara keseluruhan dari sebuah database dapat dinyatakan secara grafis yang terdiri dari komponen atau simbol sebagaimana terdaftar pada tabel 3.3
Tabel 3.3 Simbol Entity Relationship Diagram
No Simbol Nama Simbol Keterangan
1. Entity Persegi panjang yang
melambangkan himpunan entity. 2. Atribut Elips yang melambangkan atribut
No Simbol Nama Simbol Keterangan
3. Hubungan entity Belah ketupat yang
menghubungkan entity pada himpunan relasi / hubungan. 4. Garis Hubung Garis yang menghubungkan
atribut pada himpunan entity dan
himpunan entity pada himpunan hubungan.
3.9 Database Management System
Menurut Elmasri dan Navathe (2000) Database Management System adalah sekumpulan program yang memperbolehkan pengguna untuk membuat (create) dan memelihara database atau bisa juga disebut sebagai sistem general purpose software yang memfasilitasi proses defining, constructing, manipulating
36
BAB IV
ANALISIS DAN DESAIN SISTEM
4.1 Analisis Sistem
Analisis sistem pada PT. Toyota Astra Motor merupakan perusahaan yang bergerak di bidang penjualan mobil dan menerima permintaan service dari konsumen. Hampir semua sistem yang ada sudah berbasis komputer. Namun, di dalam implementasinya pengerjaan masih kurang efektif dan efisien. Seperti dalam melakukan transaksi menentukan service berkala, membuat perintah kerja bengkel (PKB), membuat tagihan dan jenis laporan yang dapat dihasilkan masih sangat terbatas dan masih kurang memenuhi kebutuhan manajemen yang berupa laporan data pelanggan beserta mobil,data transaksi service,data persediaan suku cadang, data pendapatan. Sehingga pemakaian teknologi informasi masih perlu ditingkatkan lagi. Selain itu, kertas menjadi hal yang penting karena memuat bukti transaksi, dan tidak menutup kemungkinan data pada bukti transaksi tersebut tercatat lebih dari satu kali sehingga terjadi redundancy of data.
4.2Desain Sistem
Desain sistem merupakan tahap pengembangan setelah analisis sistem dilakukan. Dalam desain sistem ini meliputi pembuatan dokumen flow komputerisasi, diagram berjenjang, Data Flow Diagram (DFD), Entity Relationship Diagram (ERD), struktur tabel dan desain Input/Output.
4.2.1 System flow Menentukan Service Berkala
System flow merupakan gambaran dari sistem yang telah dikembangkan. Dalam system flow, beberapa proses yang dilakukan secara komputerisasi dan menggunakan database terpusat. Dengan adanya database yang terpusat, seluruh data yang ada dapat terintegrasi dengan baik.
Proses menentukan service berkala yang dilakukan pada PT. Toyota Astra Motor. Berawal dari. Pelanggan datang dengan membawa STNK mobil. Lalu bagian SA menerima dengan memasukkan data no.mesin kendaraan pelanggan dan SA akan melihat apakah no.mesin kendaraan terdaftar . Jika belum terdaftar maka SA akan memasukkan data kendaraan dan data pelanggan ke dalam tabel pelanggan. Demikian pula pada saat kendaraan pelanggan telah terdaftar maka proses selanjutnya adalah menginputkan jarak tempuh dalam satuan Km yang telah ditempuh kendaraan pelanggan. SA selanjutnya melihat data ketentuan service dan data service dari tabel sesuai dengan model kendaraannya dan uraian kerja berdasarkan jarak tempuh kendaraan pelanggan.
Kemudian SA menampilkan histori data kendaraan pelanggan Periode service sebelumnya ditampilkan agar SA dapat menentukan langkah yang tepat.
4.2.2 System flow Membuat Perintah Kerja Bengkel (PKB)
Proses membuat perintah kerja bengkel (PKB) yang dilakukan pada PT. Toyota Astra Motor pada saat ini masih kurang efektif dan efisien. Terlihat pada system flow baru di bawah. Dengan kata lain, belum memberikan informasi yang efektif dan efisien. Proses membuat perintah kerja bengkel adalah proses dimana SA akan membuatkan dokumen perjanjian kontrak kerja service terhadap kendaraan pelanggan dan memperbaiki berdasarkan kontrak kerja tersebut.
Proses bermula dari pelanggan menyampaikan keluhan mobil pelanggan kemudian SA akan menentukan suku cadang jenis apa yang harus diganti. SA akan melakukan proses meminta suku cadang kepada partman atau petugas suku cadang untuk melihat apakah suku cadang tersebut ada, setelah itu partman akan memberikan konfirmasi kepada SA terhadap suku cadang yang diminta.
Setelah SA akan menentukan langkah selanjutnya adalah pengantian suku cadang langsung dilakukan atau harus menunnggu karena persediaan suku cadang kosong. Ketika suku cadang kosong maka SA akan menginputkan lama mobil tinggal dan apabila suku cadang tersedia SA akan memasukkan data dalam data service. Setelah itu akan disimpan kedalam database service dan PKB. Proses selanjutnya adalah membuat PKB dan menghitung perkiraan biaya service yang mengacu kepada database mobil, pelanggan, service, sparepart dan ketentuan service.
rangkap 3 akan diserahkan kepada Adm.service untuk diproses ke uraian selanjutnya. System flow membuat PKB dapat digambarkan pada gambar 4.2.
4.2.3 Diagram Berjenjang
Diagram berjenjang menggambarkan level proses yang ada dalam Data Flow Diagram (DFD). Tingkat atas menunjukkan sistem yang dikembangkan, tingkat kedua merupakan level 0, tingkat ketiga merupakan level 1 dan tingkat keempat merupakan level 2 dari DFD. Diagram berjenjang Sistem Informasi Layanan Service Berkala pada PT. Toyota Astra Motor dapat dilihat pada gambar 4.3, gambar 4.4, dan gambar 4.5.
0 Uraian Kerja dan Ketetntuan
Service
0
Gambar 4.4 Diagram Berjenjang Proses Membuat PKB
0
Gambar 4.5 Diagram Berjenjang Proses Membuat Laporan
4.2.4 Data Flow Diagram
data store, proses ke proses, dan sebaliknya. Dalam pembuatan DFD ini akan
dibuat mulai dari context diagram dan DFD level di bawahnya.
A. Context Diagram
Pada Context Diagram Sistem Informasi layanan service berkala ini terdiri dari 5 entitas (bagian), yaitu pelanggan, partman, service advisor, kasir , Administrasi service. Kelima entitas tadi memberikan input data dan menerima output data yang diperlukan sebagai hasil dari proses yang ada.
Data master yang berasal dari pemilik berupa data master mobil, master pelanggan, master dealer, master service, master suku cadang, master ketentuan service,master periode harga.
Pemilik menginputkan data master tersebut sebelum perusahaan menggunakan sistem yang sedang dikembangkan ini. Sebagai output sistem, pemilik perusahaan memperoleh laporan layanan service berkala, yaitu laporan service, laporan suku cadang, laporan pelanggan, laporan jasa, laporan transaksi service, laporan biaya service dan pemilik perusahaan juga mendapatkan laporan
mobil pelanggan yang telah melakukan service di bengkel tersebut.
Data Laporan Data Periode
PKB ADM Service Laporan
Laporan Pembayaran Service NON TAM Laporan Transaksi Service
Daftar Harga Sparepart Daftar Uraian Kerja dan Ketentuan Service
Transaksi Service
SISTEM INFORMASI LAYANAN SERVICE BERKALA
Gambar 4.6 Context Diagram Sistem Informasi Layanan Service Berkala pada PT. Toyota Astra Motor
B. Data Flow Diagram Level 0
Dalam perancangan sistem informasi, penggunaan DFD adalah suatu cara untuk memahami sistem yang ada dalam suatu perusahaan. Sebagai gambaran data flow diagram ini dibuat setelah melakukan decompose atau penurunan proses. Dari context diagram di atas dapat dibuat DFD Level 0 yang terdiri dari 3 proses, yaitu mengelola data, melakukan transaksi, dan membuat laporan.
pemeliharaan data tersebut dijelaskan pada level 1. dan setiap proses pemeliharaan data pada level 1 meliputi proses validasi data baru, insert, update, dan delete data. Masing-masing proses ini dapat dilihat pada gambar 4.7.
Data Cek Service [Laporan Pembayaran Service NON TAM]
[Laporan Transaksi Service]
[Data Laporan] [Data Periode]
[Laporan] Data Cek Periode Biaya Service
Data Cek Periode Harga Sparepart
Data Cek Uraian Kerja
Data Cek Uraian Kerja Data Simpan PKB
Data Periode Harga Sparepart Data Cek Periode Harga Sparepart
Data Periode Biaya Service Data Cek Periode Biaya Service
Data Cek Uraian Kerja dan Ketentuan Service
Data Uraian Kerja dan Ketentuan Service Data Cek Dealer [Daftar Uraian Kerja dan Ketentuan Service]
[Daftar Biaya Service]
6 Uraian Kerja dan Ketentuan Service 7 Periode Biaya Service
8 Periode Harga Sparepart
7 Periode Biaya Service
8 Periode Harga Sparepart 2 Pelanggan 1 Mobil
6 Ketentuan ServiceUraian Kerja dan
9 PKB
C. Data Flow Diagram Level 1 Mengelola Data
Proses mengelola data merupakan proses pengelolaan terhadap tabel master di dalam database. Proses yang ada meliputi proses simpan, dan proses ubah DFD level 1 proses mengelola data dapat dilihat pada gambar 4.8.
[Data Pelanggan]
[Data Cek Uraian Kerja dan Ketentuan Service] [Data Uraian Kerja dan Ketentuan Service]
[Data Cek Periode Biaya Service]
[Data Periode Biaya Service]
[Data Cek Periode Harga Sparepart]
[Data Periode Harga Sparepart] [Daftar Biaya Service]
[Daftar Harga Sparepart] [Daftar Uraian Kerja dan Ketentuan Service]
[Transaksi Service]
6 Uraian Kerja dan Ketentuan Service
7 Periode Biaya Service
8 Periode Harga Sparepart 1.1 Uraian Kerja dan Ketentuan Service
D. Data Flow Diagram Level 2 Mengelola Data Pelanggan
Proses mengelola data pelanggan adalah menggambarkan proses mengelola data pelanggan pada PT. Toyota Astra Motor. DFD level 2 subproses mengelola data pelanggan dapat dilihat pada gambar 4.9.
Data Pelanggan
Gambar 4.9 DFD Level 2 Mengelola Data Pelanggan
E. Data Flow Diagram Level 2 Mengelola Data Mobil
Proses mengelola data mobil adalah menggambarkan proses mengelola data mobil pada PT. Toyota Astra Motor. DFD level 2 subproses mengelola data mobil dapat dilihat pada gambar 4.10.
[Data Cek Mobil]
[Data Mobil]
Data Mobil Diubah
Data Mobil Baru Data Mobil Baru
Data Mobil
F. Data Flow Diagram Level 2 Mengelola Data Dealer
Proses mengelola data dealer adalah menggambarkan proses mengelola data dealer pada PT. Toyota Astra Motor. DFD level 2 subproses mengelola data dealer dapat dilihat pada gambar 4.11.
[Data Cek Dealer]
Gambar 4.11 DFD Level 2 Mengelola Data Dealer
G. Data Flow Diagram Level 2 Mengelola Data Service
Proses mengelola data service adalah menggambarkan proses mengelola data service pada PT. Toyota Astra Motor. DFD level 2 subproses mengelola data service dapat dilihat pada gambar 4.12.
H. Data Flow Diagram Level 2 Mengelola Data Sparepart
[Data Service]
Gambar 4.12 DFD Level 2 Mengelola Data Service
[Data Sparepart]
I. Data Flow Diagram Level 2 Mengelola Data Uraian Kerja dan Ketentuan Service
Proses mengelola data uraian kerja dan ketentuan service adalah menggambarkan proses mengelola data uraian kerja dan ketentuan service pada PT. Toyota Astra Motor. DFD level 2 subproses mengelola data uraian kerja dan ketentuan service dapat dilihat pada gambar 4.14.
[Data Uraian Kerja dan Ketentuan Service] [Data Cek Uraian Kerja dan Ketentuan Service]
Data Uraian Kerja dan Ketentuan Service Data Uraian Kerja dan Ketentuan Service Baru
Data Uraian Kerja dan Ketentuan Service Diubah
Data Uraian Kerja dan Ketentuan Service Baru [Daftar Uraian Kerja dan Ketentuan Service]
SA
6 Uraian Kerja dan Ketentuan Service 1.6.1
Memasukkan Data Uraian Kerja dan Ketentuan Service
1.6.2 Mengubah Data Uraian Kerja dan Ketentuan Service
Gambar 4.14 DFD Level 2 Mengelola Data Uraian Kerja dan Ketentuan Service
J. Data Flow Diagram Level 2 Mengelola Data Periode Biaya Service
[Data Cek Periode Biaya Service]
[Data Periode Biaya Service] Data Periode Biaya Service Diubah
Data Periode Biaya Service Data Periode Biaya Service Baru
Data Periode Biaya Service Baru [Daftar Biaya Service]
SA
7 Periode Biaya Service 1.7.1
Gambar 4.15 DFD Level 2 Mengelola Data Periode Biaya Service
K. Data Flow Diagram Level 2 Mengelola Data Periode Harga Sparepart
Proses mengelola data periode harga sparepart adalah menggambarkan proses mengelola data periode harga sparepart pada PT. Toyota Astra Motor. DFD level 2 subproses mengelola data periode harga sparepart dapat dilihat pada gambar 4.16.
[Data Periode Harga Sparepart] [Data Cek Periode Harga Sparepart]
Data Periode Harga Sparepart Baru
Data Periode Harga Sparepart Data Periode Harga Sparepart Diubah
Data Periode Harga Sparepart Baru [Daftar Harga Sparepart]
SA
8 Periode Harga Sparepart 1.8.1
L. Data Flow Diagram Level 1 Membuat PKB
Proses membuat PKB adalah menggambarkan proses penjualan mobil kepada pelanggan pada PT. Toyota Astra Motor. DFD level 1 subproses membuat PKB dapat dilihat pada gambar 4.17.
[PKB Customer]
[Data Simpan PKB] [Data Cek Periode Harga Sparepart]
[Data Cek Uraian Kerja]
[Data Cek Periode Biaya Service]
Biaya T otal T elah Dihitung Harga Sparepart T elah Dihitung Daftar Parts Yang Akan Diganti
[PKB ADM Service] Uraian Kerja Yang T elah Ditampilkan
[Data Cek Uraian Kerja]
Jarak T empuh Yang Sudah Dinilai
Data Mobil dan Pelanggan T elah Disimpan
[Data Simpan Pelanggan] [Data Cek Pelanggan]
T idak T erdaftar
T erdaftar No Mesin Yang Sudah Dicek
[Data Simpan Mobil]
6 Uraian Kerja dan Ketentuan Service
8 Periode Harga Sparepart
7 Periode Biaya Service 2.1 Data Mobil dan
Pelanggan
M.Data Flow Diagram Level 1 Membuat Laporan
Proses membuat laporan adalah merupakan gambaran proses membuat laporan dalam memberikan informasi kepada manager. DFD level 1 membuat laporan dapat dilihat pada gambar 4.18.
Data Pembuatan Laporan Yang Dibutuhkan Jenis Laporan Yang Dipilih
[Laporan Pembayaran Service NON TAM] [Laporan Transaksi Service]
Gambar 4.18 DFD Level 1 Membuat Laporan
4.2.5 Entity Relationship Diagram
Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan gambaran struktur database
a. Conceptual Data Model
Terdapat 10 buah tabel yang saling terintegrasi secara logik. Berikut gambar 4.18 merupakan tabel-tabel yang terdapat pada Conceptual Data Model.
Mengacu Harga Sparepart
Mengacu Biaya Service
Mengacu Uraian Kerja Mengacu Nomer Mesin
Mengacu Jenis Service Mengacu Jarak Tempuh Menjual
Harga Periode Biaya Service
Tgl_Berlaku
Gambar 4.19 Conceptual Data Model
b. Physical Data Model
ID_SPAREPART = ID_SPAREPART
NO_MESIN v arc har(20) ID_DEA LER v arc har(10) NO_RA NGKA v arc har(25) NO_POLISI v arc har(20)
WA RNA v arc har(30)
TAHUN_PEMBUA TA N v arc har(4)
JENIS v arc har(20)
CC_MESIN v arc har(5) BAHAN_BA KAR v arc har(10)
PELA NGGA N ID_PELA NGGAN v arc har(15) NAMA v arc har(50) A LA MA T v arc har(50) NO_TELP v arc har(20) TGL_LA HIR v arc har(10) JENIS_KELA MIN v arc har(10)
DEA LER
ID_DEA LER v arc har(10) NAMA_DEA LER v arc har(50) A LA MA T_DEALER v arc har(50) PROVINSI v arc har(20) TELP_DEALER v arc har(10)
KETENTUAN_SERV ICE JARAK_TEMPUH v arc har(10) SPA REPART
ID_SPA REPA RT v arc har(12) NAMA_SPA REPART v arc har(50) JUMLAH_SPAREPA RT v arc har(4)
SERVICE ID_SERV ICE v arc har(10) JENIS_SERV ICE v arc har(50) JENIS_MOBIL v arc har(20)
PERIODE_HA RGA_SPA REPART ID_SPA REPA RT v arc har(12) TGL_BERLA KU v arc har(10)
MODEL v arc har(20)
HARGA v arc har(10)
PERIODE_BIA YA _SERV ICE JARAK_TEMPUH v arc har(10) TGL_BERLA KU v arc har(10) MODEL_MOBIL v arc har(20) BIAY A v arc har(15) PKB_BERKA LA
ID_SERV ICE v arc har(10) JARAK_TEMPUH v arc har(10) NO_MESIN v arc har(20) NO_PKB v arc har(20) TGL_TRANSAKSI v arc har(20) TOTAL_HA RGA v arc har(8)
URA IAN_KERJA ID_SERV ICE v arc har(10) JARAK_TEMPUH v arc har(10) MEMPUNYA I_MOBIL
ID_PELA NGGAN v arc har(15) NO_MESIN v arc har(20) STA TUS v arc har(20)
DIPA KA I_SERV ICE ID_SPA REPA RT v arc har(12) ID_SERV ICE v arc har(10)
Gambar 4.20 Physical Data Model
4.2.6 Struktur Tabel
Program Sistem Informasi Layanan Service Berkala ini, memiliki database yang terdiri dari 13 tabel, yaitu:
1. Tabel Login
Nama Tabel : Login Primary Key : Nama Foreign Key : -
Tabel 4.1 Tabel Login
No Field Data Type Length Description
1 Username Varchar 15 Nama pemakai 2 Password Varhar 10 Password Pegawai
3 Role Char 15 Otorisasi Login
2. Tabel Pelanggan
Nama Tabel : Pelanggan Primary Key : ID_Pelanggan Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan data pelanggan
Tabel 4.2 Tabel Pelanggan
No Field Data Type Length Description
1 ID_Pelanggan Varchar 15 Kode Pelanggan
2 Nama Varchar 50 Nama Pelanggan Primary Key : No_Mesin Foreign Key : ID_DEALER Fungsi : Menyimpan data Mobil
Tabel 4.3 Tabel Mobil
No Field Data Type Length Description
1 No_Mesin Varchar 20 Kode Mesin
No Field Data Type Length Description
5 Warna Varchar 30 Warna Kendaraan
6 Tahun_Pembuatan Varchar 4 Tahun Pembuatan Kendaraan
7 Jenis Varchar 20 Warna Kendaraan
8 CC_Mesin Varchar 5 Kapasitas Mesin 9 Bahan_Bakar Varchar 10 Jenis Bahan Bakar
4. Tabel Sparepart
Nama Tabel : Sparepart Primary Key : ID_Sparepart Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan data Sparepart
Tabel 4.4 Tabel Sparepart
No Field Data Type Length Description
1 ID_Sparepart Varchar 12 Kode Sparepart 2 Nama_Sparepart Varchar 50 Nama Sparepart 3 Jumlah_Sparepart Varchar 4 Jumlah Sparepart
5. Tabel Dealer
Nama Tabel : Dealer Primary Key : ID_Dealer Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan data dealer
Tabel 4.5 Tabel Dealer
No Field Data Type Length Description
1 ID_Dealer Varchar 10 Kode Dealer 2 Nama_Dealer Varchar 50 Nama Dealer 3 Alamat_Dealer Varchar 50 Alamat Dealer 4 Provinsi Varchar 20 Wilayah Propinsi
Dealer
6. Tabel Service
Nama Tabel : Service Primary Key : ID_Service Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan data Service
Tabel 4.6 Tabel Service
7. Tabel Periode Harga Sparepart
Nama Tabel : Periode Harga Sparepart Primary Key : ID_Sparepart,Tgl_Berlaku Foreign Key : ID_Sparepart
Fungsi : Menyimpan data Periode Harga Sparepart
Tabel 4.7 Tabel Periode Harga Sparepart
No Field Data Type Length Description
1 ID_Sparepart Varchar 12 Kode Sparepart 2 Tgl_Berlaku Varchar 10 Tanggal Berlaku 3 Model Varchar 20 Model Jenis Mobil
4 Harga Varchar 10 Harga
8. Tabel Periode Biaya Service
Nama Tabel : Periode Biaya Service
Primary Key : Jarak_Tempuh,Tgl_Berlaku,Model_Mobil Foreign Key : Jarak_Tempuh
No Field Data Type Length Description
Fungsi : Menyimpan data periode harga service
Tabel 4.8 Tabel Periode Biaya Service
No Field Data Type Length Description
1 Jarak_Tempuh Varchar 10 Jarak Tempuh Kendaraan 2 Tgl_Berlaku Varchar 10 Periode Berlaku 3 Model_Mobil Varchar 20 Model Kendaraan
4 Biaya Varchar 15 Biaya
9. Tabel Ketentuan Service
Nama Tabel : Ketentuan Service Primary Key : Jarak_Tempuh Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan data Ketentuan Service
Tabel 4.9 Tabel Ketentuan Service
No Field Data Type Length Description
1 Jarak_Tempuh Varchar 10 Jarak Tempuh Kendaraan
10.Tabel PKB Berkala
Nama Tabel : PKB Berkala
Primary Key : ID_Service,Jarak_Tempuh,No_Mesin,No_PKB Foreign Key : ID_Service,Jarak_Tempuh,No_Mesin
Fungsi : Menyimpan data PKB
Tabel 4.10 Tabel PKB Berkala
No Field Data Type Length Description
1 ID_Service Varchar 10 Kode Service 2 Jarak_Tempuh Varchar 10 Jarak Tempuh
No Field Data Type Length Description
3 No_Mesin Varchar 20 Kode Mesin
4 No_PKB Varchar 20 Kode PKB
5 Tgl_Transaksi Varchar 20 Tanggal Transaksi 6. Total _Harga Varchar 8 Total Biaya
11.Tabel Dipakai Service
Nama Tabel : Dipakai Service
Primary Key : ID_Service, ID_Sparepart Foreign Key : ID_Service, ID_Sparepart Fungsi : Menyimpan data Service
Tabel 4.11 Tabel Dipakai Service
No Field Data Type Length Description
1 ID_Sparepart Varchar 12 Kode Sparepart 2 ID_Service Varchar 10 Kode_Service
12.Tabel Mempunyai Mobil
Nama Tabel : Mempunyai Mobil
Primary Key : ID_Pelanggan, No_Mesin Foreign Key : ID_Pelanggan, No_Mesin Fungsi : Menyimpan data Service
Tabel 4.12 Tabel Mempunyai Mobil
No Field Data Type Length Description
1 ID_Pelanggan Varchar 15 Kode Pelanggan
2 No_Mesin Varchar 20 Kode Mesin
13.Tabel Uraian Kerja
Nama Tabel : Uraian Kerja
Primary Key : ID_Service,Jarak_Tempuh Foreign Key :ID_Service,Jarak_Tempuh Fungsi : Menyimpan Uraian Kerja
Tabel 4.13 Tabel Uraian Kerja
No Field Data Type Length Description
1 ID_Service Varchar 10 Kode Service 2 Jarak_Tempuh Varchar 10 Jarak Tempuh
Kendaraan
4.2.7 Desain Input/Ouput
Desain input/output Sistem Informasi Layanan Service Berkala Pada PT. Toyota Astra Motor adalah sebagai berikut:
a. Desain Form Utama
Desain form utama dapat dilihat pada gambar 4.21.
b. Desain Form Log In
Form login adalah form yang muncul setelah mimilih menu login pada menu file form utama. Pada form ini, pengguna diminta untuk memilih username dan password dengan benar pada field yang tersedia. Pilih Combobox yang ada
akan Login sebagai Manajer atau sebagai operator Tekan tombol LOGIN untuk memulai aplikasi atau tekan tombol keluar untuk membatalkan proses login. Desain form login dapat dilihat pada gambar 4.22.
Gambar 4.22 Desain Form Log In
c. Desain Form Data Pelanggan Baru
Gambar 4.23 Desain Form Pelanggan Baru
d. Desain Form Ubah Pelanggan
Gambar 4.24 Desain Form Ubah Pelanggan
e. Desain Form Mobil Pelanggan
Gambar 4.25 Desain Form Mobil Pelanggan
f. Desain Form Ubah Mobil Pelanggan
Desain Form Ubah Data Mobil Pelanggan merupakan form yang didesain untuk melakukan proses mengubah data mobil pelanggan. Desain form jasa dapat dilihat pada gambar 4.26.
g. Desain Form Data Dealer
Desain Form Data Dealer merupakan form yang didesain untuk melakukan proses penyimpanan data dealer yang digunakan dalam melakukan layanan mobil. Desain form dealer dapat dilihat pada gambar 4.27.
Gambar 4.27 Desain Form Data Dealer
h. Desain Form Ubah Data Dealer
Gambar 4.28 Desain Form Ubah Data Dealer
i. Desain Form Data Sparepart
Desain Form Data Sparepart merupakan form yang didesain untuk melakukan proses penyimpanan data sparepart. Desain form data sparepart dapat dilihat pada gambar 4.29.
j. Desain Form Ubah Data Sparepart
Desain Form ubah data sparepart merupakan form yang didesain untuk melakukan proses mengubah data harga sparepart yang akan dijual. Desain form ubah data sparepart dapat dilihat pada gambar 4.30.
Gambar 4.30 Desain Form Ubah Data Sparepart
k. Desain Form Data Ketentuan Service
Gambar 4.31 Desain Data Ketentuan Service
l. Desain Form Ubah Data Service
Desain Form Ubah Data Ketentuan Service merupakan form yang didesain untuk melakukan proses ubah data ketentuan service. Desain form ubah data ketentuan service dapat dilihat pada gambar 4.32.
m. Desain Form Uraian Kerja
Desain Form Ubah Data Service merupakan form yang didesain untuk melakukan proses penyimpanan data kendaraan yang akan di service . Desain form data service dapat dilihat pada gambar 4.33.
Gambar 4.33 Desain Form Uraian Kerja
n. Desain Form Ubah Data Service
Gambar 4.34 Desain Form Ubah Data Service
o. Desain Form Periode Harga Sparepart
Gambar 4.35 Desain Form Periode Harga Sparepart
p. Desain Form Ubah Data Periode Harga Sparepart
Desain Form Ubah Data Periode Harga Sparepart merupakan form yang didesain untuk melakukan proses mengubah periode harga sparepart yang digunakan untuk layanan mobil pelanggan. Desain form ubah data periode harga sparepart dapat dilihat pada gambar 4.36.
q. Desain Laporan Form Data Periode Harga Service
Desain Form Data Periode Harga Service merupakan form yang didesain untuk melakukan proses mengubah harga service sesuai periode. Desain form data periode harga service dapat dilihat pada gambar 4.37.
Gambar 4.37 Desain Form Data Periode Harga Service
r. Desain Form Ubah Data Periode Harga Service
Gambar 4.38 Desain Form Ubah Data Periode Harga Service
s. Desain Form PKB
Desain Form Perintah Kerja Bengkel merupakan form yang didesain untuk menginputkan data transaksi service mobil pelanggan dan detail pekerjaan servicenya . Desain form Perintah Kerja Bengkel dapat dilihat pada gambar
Gambar 4.39 Desain Form PKB
t. Desain Laporan Perintah Kerja Bengkel (PKB)
Desain laporan PKB merupakan form yang didesain untuk mencetak laporan data transaksi yang terjadi dalam satu periode. Desain laporan data transaksi dapat dilihat pada gambar 4.40.
u. Desain Form Laporan Data Mobil Pelanggan
Desain Form Laporan Data stok Sparepart merupakan form yang didesain untuk mencetak laporan stok sparepart yang tersedia dalam counter sparepart. Desain form laporan Stok Sparepart dapat dilihat pada gambar 4.41.
Gambar 4.41 Desain Laporan Data Mobil Pelanggan
v. Desain Laporan Sparepart Per Jenis Mobil
Desain laporan Biaya Service merupakan form yang didesain untuk mencetak laporan biaya service berdasarkan jarak tempuh kendaran dan jenis model kendaraan yang akan di service. Sebagai layanan terhadap mobil pelanggan. Desain form laporan Biaya Service dapat dilihat pada gambar 4.42.
w. Desain Laporan Transaksi
Desain laporan Transaksi merupakan form yang didesain untuk mencetak laporan Transaksi berdasarkan tanggal dan jenis model kendaraan yang telah selesai di service. Sebagai layanan terhadap mobil pelanggan. Desain form laporan Transaksi dapat dilihat pada gambar 4.43.
Gambar 4.43 Desain Laporan Transaksi
x. Desain Laporan Jumlah Mobil Terbanyak Service Berkala
Gambar 4.44 Desain Laporan Transaksi
y. Desain Laporan Pendapatan
80
5.1 Sistem yang Digunakan
Sistem yang digunakan dalam implementasi program ini, terbagi menjadi dua perangkat. Perangkat tersebut, yaitu perangkat lunak dan perangkat keras. Berikut penjelasan secara rinci perangkat lunak dan perangkat keras yang digunakan.
5.1.1Perangkat Keras
Untuk perangkat keras, minimal pengguna harus mempersiapkan spesifikasi sebagai berikut:
1. Processor Pentium III 1.8 Ghz. 2. Memory 128 MB.
3. Hardisk 40 GB.
5.1.2Perangkat Lunak
Adapun perangkat lunak yang digunakan, yaitu: 1. Power Designer 6 32 bit.
2. Microsoft Visual Basic .NET vesion 2005 beserta Crystal Report. 3. SQL Server 2000.
4. Sistem operasi Windows® 2000 SP4 atau Windows XP Professional.
5.2 Cara Setup Program
Setup_SI_Service_Berkala.msi seperti yang terlihat pada gambar 5.1. Setelah mengaktifkan pelayanan_pelanggan.msi, form Instalasi tampil. Form Instalasi yang pertama tampil berisi keterangan bahwa form tersebut dapat memandu pengguna dalam menginstal aplikasi. Form Instalasi juga menampilkan file Readme, sebagaimana terlihat pada gambar 5.2, yaitu file yang berisi tentang fungsi aplikasi, kebutuhan minimal aplikasi, dan developer yang membuat aplikasi tersebut.
Gambar 5.1 File Instaler
Gambar 5.2 File Readme pada Form Instalasi
untuk memilih letak yang aman pada komputer karena file database aplikasi yang dipakai juga terdapat pada folder yang sama.
Gambar 5.3 File Lisensi pada Form Instalasi
Gambar 5.4 Form Instalasi Bagian Konfirmasi Letak File
pada form Instalasi terakhir, sebagaimana terlihat pada gambar 5.5. Pengguna dapat memanggil aplikasi yang terinstal melalui start menu yang terdapat pada desktop pengguna.
Gambar 5.5 Form Instalasi Terakhir
5.3Penjelasan Pemakaian
Tahap ini merupakan langkah-langkah dari pemakaian program Sistem Informasi Layanan Service Berkala ini. Berikut sub-sub pembahasan pemakaian: 1. Menu Utama
Gambar 5.6 Form Utama
2. Form Login
Form Login merupakan form identifikasi pengguna dari program pada saat itu. Form tersebut berguna sebagai penanda bagi pegawai yang pada saat Login. Form Login dapat dilihat pada gambar 5.7.
Gambar 5.7 Form Login
3. Form Master Pelanggan Baru
inputan yang harus di isi, nama pelanggan harus diisi dengan huruf kapital,alamat pelanggan harus diisi,no.telpon yang bisa dihubungi,sedangkan tanggal lahir dan bulan dan tahun dapat dipilih menggunakan combobox sesuai tanggal,bulan dan tahun kelahiran pelanggan. Kemudian untuk pilihan jenis kelamin dapat dipilh pada field combobox pria atau wanita. Form Master Pelanggan Baru dapat dilihat pada gambar 5.8.
Gambar 5.8 Form Master Pelanggan Baru
4. Form Master Ubah Pelanggan
baris data. Kemudian pada tombol tampilkan data maka field pada form akan tampil dan anda dapat merubah data yang ada kemudian tekan tombol ubah data pelanggan maka data akan berubah. Form Master Ubah Data Pelanggan dapat dilihat pada gambar 5.9.
Gambar 5.9 Form Master Ubah Data Pelanggan
5. Form Master Tambah Data Mobil
pelanggan dan alamat. Form Master Tambah Data Mobil dapat dilihat pada gambar 5.10.
Gambar 5.10 Form Master Tambah Data Mobil
6. Form Master Ubah Data Mobil
Gambar 5.15 Form Master Ubah Data Mobil
7. Form Master Tambah Data Dealer
Form Master Tambah Data Dealer merupakan form yang yang berguna dalam menyimpan data dealer dan inputan nama dealer, alamat dealer harus diisi huruf untuk telepon inputan harus diisi angka. Form Master Tambah Dealer dapat dilihat pada gambar 5.16.
8. Form Master Ubah Dealer
Form Master Ubah Dealer merupakan form yang yang berguna dalam merubah data dealer apabila ada perubahan alamat atau no.telepon. Form Master Ubah Dealer dapat dilihat pada gambar 5.17.
Gambar 5.17 Form Master Ubah Dealer
9. Form Master Tambah Sparepart
Gambar 5.18 Form Master Tambah Data Sparepart
10.Form Master Ubah Data Sparepart
Form Master Ubah Data Sparepart merupakan form yang yang berguna dalam merubah data sparepart . Form Master Ubah Data Sparepart dapat dilihat pada gambar 5.19.
11.Form Master Data Service
Form Master Tambah Ketentuan Service merupakan form yang yang berguna dalam menyimpan data ketentuan service. Form Master Tambah Ketentuan Service dapat dilihat pada gambar 5.20.
Gambar 5.20 Form Master Tambah Ketentuan Service
12.Form Master Ubah Data Service
Gambar 5.21 Form Master Ubah Data Ketentuan Service
13.Form Master Uraian Kerja
Gambar 5.22 Form Master Uraian Kerja
14.Form Master Ubah Data Uraian Kerja
Gambar 5.23 Form Master Ubah Uraian Kerja
15.Form Master Tambah Periode Harga Sparepart
Form Master Tambah Periode Harga Sparepart merupakan form yang berguna dalam penyimpanan data Periode harga sparepart. Form Master Tambah Periode Harga Sparepart dapat dilihat pada gambar 5.24.
16.Form Master Ubah Periode Harga Sparepart
Form Master Ubah Periode Harga sparepart merupakan form yang berguna dalam mengubah data periode harga sparepart. Form Master Ubah Periode Harga Sparepart dapat dilihat pada gambar 5.25.
Gambar 5.25 Form Master Ubah Periode Harga Sparepart
17.Form Transaksi PKB
