RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI
PENCATATAN SEDIAAN BARANG DAGANG PADA PT.
SALEMBA EMBAN PATRIA
KERJA PRAKTIK
Program Studi
S1 Sistem Informasi
Oleh:
NI LUH SEPTIANA DHARMAYANTI
11410100005
FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA
viii
DAFTAR ISI
ABSTRAK ... v
Kata Pengantar ...vi
DAFTAR ISI ... viii
DAFTAR TABEL ... xi
DAFTAR GAMBAR ... xii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1. Latar belakang ... 1
1.2. Rumusan Masalah ... 2
1.3. Batasan Masalah ... 2
1.4 Tujuan ... 3
1.5 Kontribusi ... 3
1.6 Sistematika Penulisan ... 3
BAB II GAMBARAN UMUM INSTANSI ... 5
2.1 Sejarah Berdirinya PT. Salemba Emban Patria ... 5
2.2 Visi PT. Salemba Emban Patria ... 8
2.3 Misi PT. Salemba Emban Patria ... 8
2.4 Kegiatan Perusahaan ... 8
2.5 Struktur Organisasi PT. Salemba Emban Patria ... 9
2.6 Kondisi Perusahaan ... 12
BAB III LANDASAN TEORI ... 13
3.1 Persediaan Barang ... 13
3.1.1 Pengertiaan Persediaan Barang ... 13
3.1.2 Jenis – Jenis Persedian ... 14
3.1.3 Tipe - Tipe Persediaan ... 14
3.1.4 Macam – Macam Persediaan ... 15
3.1.5 Faktor – Faktor Menentukan Tingkat Persediaan ... 16
3.2 Manajemen Persediaan ... 16
3.2.1 Pengelolaan Persediaan ... 17
3.3 Konsep Dasar Sistem ... 18
3.3.1 Elemen Sistem ... 19
3.3.2 Karakteristik Sistem ... 21
3.3.3 Klasifikasi sistem ... 21
ix
3.6 Data Flow Diagram (DFD) ... 26
3.7 Konsep Dasar Basis Data ... 28
3.7.1 Jenis File Basis Data ... 29
3.7.2 Fase Merancang Basis Data ... 29
3.8 Sistem Basis Data ... 31
BAB IV DESKRIPSI PEKERJAAN ... 32
4.1 Menganalisa sistem ... 32
4.2 Mendesain Sistem ... 33
4.2.1 System Flow ... 34
4.2.2 Data Flow Diagram (DFD) ... 53
4.2.3 Perancangan Database ... 60
4.2.4 DBMS ... 62
4.2.5 Desain Input atau Output ... 69
4.3 Implmentasi Sistem ... 79
4.4 Melakukan Pembahasan Pada Implmentasi Sistem ... 80
4.4.1 Form Login ... 81
4.4.7 Transaksi Permintaan ... 101
4.4.8 Transaksi Pengeluaran ... 104
4.4.9 Transaksi Penerimaan ... 106
4.4.10 Laporan Permintaan ... 109
4.4.11 Laporan Pengeluaran ... 110
4.4.12 Laporan Penerimaan ... 111
BAB V PENUTUP ... 112
5.1 Kesimpulan ... 112
x
DAFTAR PUSTAKA ... 113
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar belakang
Teknologi Informasi adalah suatu teknologi yang digunakan untuk
mengolah data,termasuk memproses, mendapatkan,menyusun, menyimpan,
memanipulasi datadalam berbagai cara untuk menghasilkaninformasi yang
berkualitas, yaitu informasiyang relevan, akurat dan tepat waktu, yangdigunakan
untuk keperluan pribadi, bisnis,dan pemerintahan dan merupakan informasiyang
strategis untuk pengambilan keputusan.
Pengertian sediaan dalam hal ini adalah sebagai suatu aktiva yang meliputi
barang-barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam suatu periode
waktu tertentu atau sediaan barang-barang yang masih dalam pengerjaan atau
proses produksi, ataupun sediaan bahan baku yang menunggu penggunaannya
dalam suatu proses produksi (Standar Akuntansi Keuangan, 1999). Pada
prinsipnya sediaan mempermudah atau memperlancar kegiatan operasi
perusahaan, yang harus dilakukan secara berturut-turut untuk memproduksi
barang-barang, serta selanjutnya menyampaikannya kepada para pelanggan atau
konsumen. Adapun alasan diperlukannya sediaan oleh suatu perusahaan menurut
(Freddy Rangkuti, 1996, hal:2).
PT Salemba Emban Patria merupakah salah satu perusahaaan yang
melakukan pencatatan sediaan. Proses pencatatan sediaan buku yang ada pada PT.
Salemba Emban Patria ini masih manual. Buku - buku yang telah di cetak akan di
distribusikan ke cabang Surabaya lalu apabila barang sudah datang di Surabaya
manual disini adalah pencatatan satu persatu oleh pegawai bagian gudang dengan
menggunakan kartu stock, sehingga bagian gudang yang menangani sediaan buku
sering kebingungan sebabjumlah buku yang dating dan masuk di dalam gudang
memiliki banyak jenis. Hal ini akan mempengaruhi kinerja perusahaan yang mana
proses yang seharusnya dapat ditangani dengan lebih cepat malah menimbulkan
pemborosan waktu.
Dari permasalahan diatas penulis ingin membantu bagian gudang agar
dapat lebih cepat mengetahui data sediaan buku sehingga dapat diketahui jumlah
sediaan buku yang ada.Solusinya dapat di sampaikan dalam aplikasi persediaan
buku pada PT. Salemba Emban Patria agar dapat lebih mudah dan cepat dalam
menginputkan data sediaan buku.
1.2. Rumusan Masalah
Dari latar belakang yang telah di tuliskan maka dirumuskan permasalahan
rumusan masalah yaitu PT. Saelmba Emban Patria belum memiliki pencatatan
data sediaan buku yang terkomputerisasi sehingga akan memperlambat proses
untuk mengetahui sediaan buku secara riil.
1.3. Batasan Masalah
Berdasarkan perumusan masalah diatas maka pembatasan masalah dalam
Rancang Bangun Aplikasi Sediaan Buku Pada PT. Saelmba Emban Patria dibatasi
pada hal-hal sebagai berikut :
1. Aplikasi yang dibangun hanya menangani pendataan sediaan buku.
2. Aplikasi ini meliputi proses penginputan data sediaan buku pada PT. Salemba
Emban Patria.
4. Tidak menangani penjadwalan pengadaan.
1.4 Tujuan
Tujuan dari pembuatan sistem ini adalah :
1. Mempercepat proses dalam menangani penginputan sediaan buku.
2. Mempercepat dan mengurangi kesalahan dalam proses penginputan sediaan
buku.
3. Menyediakan sebuah informasi yang mudah dikelola serta dapat melihat
laporan-laporan dengan mudah.
1.5 Kontribusi
Setelah proyek kerja praktek ini selesai maka diharapkan untuk pencatatan
sediaan buku yang ada di PT Salemba Emban Patria dapat terbantu sehingga dapat
membantu pekerjaan karyawan bagian gudang.
1.6 Sistematika Penulisan
Penulisan laporan ini secara sistematis dapat dibagi menjadi 5 bab, yaitu :
BAB I : PENDAHULUAN
Berisi latar belakang masalah yang ada, perumusan masalah
berdasarkan tujuan, batasan masalah yang akan dibahas, tujuan
dari pembuatan aplikasi, kontribusi serta sistematika penulisan.
BAB II : GAMBARAN UMUM INSTANSI
Berisi kilas sejarah instansi, visi dan misi, departemen yang ada,
BAB III : LANDASAN TEORI
Berisi teori-teori pendukung yang digunakan dalam pembuatan
aplikasi.
BAB IV DESKRIPSI PEKERJAAN
Berisi uraian tentang tugas-tugas yang dikerjakan pada saat kerja
praktek, yaitu dari metodologi penelitian, analisa system,
pembahasan masalah berupa system flow, data flow diagram,
entity relationship diagram, struktur tabel, dan implementasi
sistem berupa capture dari setiap tampilan program.
BAB V: PENUTUP
Berisi kesimpulan dan saran untuk perbaikan sistem untuk
5 BAB II
GAMBARAN UMUM INSTANSI
2.1 Sejarah Berdirinya PT. Salemba Emban Patria
PT. Salemba Emban Patria didirikan pada 14 Maret 1983. Namun demikian
untuk Surabaya berdiri tahun 1999 bulan agustus dan menjadi wilayah 3 pada
tahun 2001 yang beralamat di Babatan Pilang Blok A-10 Wiyung Surabaya.
Sejarah awal Penerbit Salemba dapat ditelusuri dari idealisme Pustaka Salemba
yang didirikan oleh empat orang alumni Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia
(FEUI) yang pada 1979 berada di Jln. Salemba No. 4 Jakarta Pusat. Keempat
alumni tersebut adalah Sofyan Ashori, (Alm.) Abdul Muthalib, Hotbonar Sinaga,
dan Amir Abadi Jusuf. Dalam perkembangan selanjutnya, Pustaka Salemba
berubah menjadi Firma Salemba dan akhirnya menjadi Penerbit Salemba Empat.
Awalnya Penerbit Salemba menerbitkan buku-buku akuntansi bagi pelajar
setingkat SMU, lalu bergerak ke arah buku-buku perguruan tinggi, terutama buku
teks yang dibutuhkan oleh mahasiswa fakultas ekonomi. Hal ini menjadi tonggak
sejarah bagi dimulainya sebuah penerbitan yang lebih profesional karena dunia
ilmu pengetahuan dan teknologi terus berkembang, dan perkembangan ilmu
pengetahuan tersebut sulit dipisahkan dari keberadaan buku. Sejalan dengan
pertumbuhan perusahaan, Penerbit Salemba melebarkan jangkauannya untuk
menerbitkan buku non-ekonomi hingga menjadi enam brand (imprint) berikut.
Salemba Empat (Akuntansi, Keuangan, Ilmu Ekonomi dan Studi
Pembangunan, Manajemen, Perpajakan, Profesional dan Umum)
Salemba Infotek (Ilmu Komputer, Teknologi Informasi)
Salemba Medika (Keperawatan, Kebidanan, Kesehatan)
Salemba Humanika (Psikologi, Sosiologi, Budaya, Komunikasi, Hukum)
Salemba Diniyah (Agama Islam)
Keenam brand (imprint) tersebut secara legal berada di bawah PT Salemba
Emban Patria (Penerbit Salemba) yang didirikan berdasarkan Akta Notaris
Mohammad Said Tadjoedin Nomor 216 Tanggal 22 Februari 1989 di Jakarta dan
disetujui oleh Menteri Kehakiman Republik Indonesia berdasarkan Surat
Keputusan Nomor C2-15.407.HT.01.01.TH’94 Tanggal 13 Oktober 1994 dengan
SIUP Nomor 01822/1.824.51.Budaya yang tercipta di Penerbit Salemba tidak
tumbuh dalam semalam, namun berasal dari pengalaman selama lebih dari 25
tahun dalam dunia penerbitan. Penerbit Salemba tidak pernah berhenti
menerbitkan buku-buku bermutu dalam Bahasa Indonesia maupun Bahasa Inggris,
hasil karya penulis Indonesia maupun terjemahan dari buku asing. Pemilihan buku
dilakukan dengan hati-hati untuk memastikan bahwa hanya buku terbaiklah yang
disajikan kepada pembaca.
Proses penerbitan buku di Salemba sangatlah panjang dan melibatkan
begitu banyak orang yang ahli dibidangnya. Penerbit Salemba sangat peduli pada
kualitas dan tidak pernah berhenti mengejar kesempurnaan. Setiap buku sangat
berarti dan diperlakukan sebagai proyek khusus karena kami sadar, buku yang
baik dapat membuka mata dan mengubah hidup seseorang. Setiap karyawan
Penerbit Salemba memahami dan bekerja keras demi meraih cita-cita
perusahaan-berbagi ilmu pengetahuan dan mencerdaskan bangsa. Budaya ini bertambah kuat
Penerbit Salemba bekerja sama dengan beberapa distributor dalam rangka
pemasaran dan penyaluran produknya. Toko-toko buku besar yang menjadi
distributor utama PT. Saelmba Emban Patria antara lain: Toko Buku Leksika,
Gramedia, Gunung Agung, Uranus, Paung Bona Jaya, Hariandja, Toga Mas, dan
lain-lain. Distributor buku melalui koperasi kampus, pameran buku, penjualan
langsung, hingga penjualan online juga dilakukan untuk mencakup atau
memenuhi permintaan pasar yang lebih luas dan menjangkau wilayah yang saat
ini belum terlayani oleh toko-toko buku besar.
Penerbit Salemba memiliki kantor pemasaran di berbagai kota besar di
Indonesia, yaitu: Jakarta, Medan, Palembang, Pekanbaru, Bandung, Yogyakarta,
Semarang, Solo, Surabaya, Malang, Makassar, dan Banjarmasin. Kantor
pemasaran tersebut bertanggung jawab untuk memasarkan buku-buku Penerbit
Salemba Empat ke setiap perguruan tinggi dan segmen potensial lainnya, tidak
hanya di kota yang bersangkutan, namun juga kota-kota di seluruh tanah air.
Melalui 5(lima)imprint yang terus berkembang, beberapa judul buku
Penerbit Salemba telah menjadi buku acuan utama dan best-seller dalam
bidangnya masing-masing. Setiap tahun, lebih dari 100 judul buku baru
menambah panjang catalog Penerbit Salemba. Seperti yang telah dikemukakan
sebelumnya, sebagian besar dari buku tersebut diperuntukkan bagi mahasiswa
fakultas ekonomi, namun Penerbit Salemba juga terus memperkaya pilihan
pembaca dengan buku-buku computer, medis, teknik, humaniora, dan umum.
Mulai tahun 2008, Penerbit Salemba menerbitkan buku teks dalam bahasa
Inggris. Buku teks ini merupakan adaptasi ke dalam konteks Indonesia dari buku
Indonesia, khususnya perguruan tinggi yang membuka kelas internasional atau
menggunakan bahasa Inggris sebagai bahasa pengantar.
Untuk penerjemahan maupun adaptasi dalam bahasa Inggris dari buku teks
asing, Penerbit Salemba bekerja sama dengan penerbit asing seperti Cengage
Learning, McGraw-Hill, Pearson, John Wiley, World Bank, Institute of Internal
Auditor, dan lain-lain.
2.2 Visi PT. Salemba Emban Patria
Mencerdaskan bangsa melalui buku-buku bermutu.
2.3 Misi PT. Salemba Emban Patria
Menjadi yang terkemuka dan terdepan dalam setiap bidang penerbitan yang
di pilih
2.4 Kegiatan Perusahaan
Kegiatan PT. Salemba Emban Patria adalah mendistibusikan buku yang
berpusat di Jakarta dan akan di distribusikan di wilayah yang menjadi tugasnya
9
2.5Struktur Organisasi PT. Salemba Emban Patria
Gambar 2.1. Struktur Organisasi PT. Salemba Emban Patria
KOORD WIL III
10
2.6Struktur Organisasi PT. Salemba Emban Patria Cabang Bagian Timur
Gambar 2.1. Struktur Organisasi PT. Salemba Emban Patria Cabang Bagian Timur
Tugas dan wewenang masing-masing bagian yang ada dalam struktur
bagian adalah sebagai berikut :
1. Bagian Administrasi
1. Menyusun program kerja serta sistem keuangan sesuai standart yang
ditentukan dalam perusahaan
2. Melakukan koordinasi dengan terkait di dalam melakukan tugas dan
pekrjaan supaya semua berjalan dengan baik yaitu bagian Marketing,
bagian Produksi dan Penerbitan, PPIC, Gudang dan Ekspedisi serta
memastikan agar hal-hal terkait dengan keuangan dapat berjalan sesuai
dengan perencanaan.
3. Melakukan pencatatan terkait administrasi keuangan dan akuntansi sesuai
standar operasional perusahaan yang telah ditetapkan perusahaan
4. Membuat laporan keuangan perusahaan
5. Membuat catatan administrasi terkait dengan keuangan dan operasi
perusahaan.
2. Bagian Pemasaran
1. Menyusun program kerja system pemasaran sesuai dengan standar yang
ditentukan dalam perusahaan yaitu Salemba Integrated System
2. Melakukan koordinasi dengan pihak terkait di dalam melakukan tugas dan
pekerjaan supaya semua berjalan dengan baik yaitu bagian keuangan,
bagian produksi dan penerbitan, PPIC, Gudang dan Ekspedisi serta
memastikan agar hal-hal terkait dengan pemasaran dapat berjalan sesuai
3. Bekerja sama memasarkan produk dengan customer baik perguruan tinggi
maupun toko buku
4. Melakukan promosi pemasaran produk buku yang telah diproduksi. Misal
bedah buku, pameran buku, talkshow, dan lain-lain.
5. Melakukan riset pasar terkait dengan produk dan customer supaya
pemasaran dapat melakukan terobosan terbaik terkait pemilihan produk
dan pemasaran suau produk
3. Bagian Gudang
1. Melakukan pendataan buku baru
2. Mencatat persediaan buku
2.6Kondisi Perusahaan
Kondisi perusahaan PT. Salemba Emban Patria mengalami kemajuan hal
ini terbukti dari banyaknya pesanan dari konsumen yang mempercayakan supply
buku dari PT. Salemba Emban Patria.
PT. Salemba Emban Patria telah memperoleh Banyak kemajuan, terbukti
dari semakin banyaknya pesanan buku yang di dapat oleh PT. Salemba Emban
Patria.Sebagai perusahaan yang sudah maju dan berkembang PT. Salemba Emban
Patria sudah memiliki karyawan yang cukup disiplin dan tanggung jawab, dan
13
BAB III
LANDASAN TEORI
3.1Persediaan Barang
3.1.1Pengertiaan Persediaan Barang
Setiap perusahaan niaga atau industri perlu memiliki persediaan untuk
menjamin kelangsungannya. Hal itu perlu dilakukan dengan menginvestasikan
sejumlah uang ke dalamnya. Mereka harus mampuh mempertahankan jumlah
persediaan optimum untuk menjamin kebutuhan bagi kemajuan kegiatan
perusahaan, baik secara kuantitas maupun kualitas.
Persediaan pada umumnya merupakan salah satu jenis aktiva lancar yang
jumlahnya cukup besar dalam suatu perusahaan. Hal ini mudah dipahami
karena persediaan merupakan faktor penting dalam menentukan kelancaran
operasi perusahaan. Persediaan merupakan bentuk investasi, dari mana
keuntungan (laba) itu bisa diharapkan melalui penjualan di kemudian hari.
Oleh sebab itu pada kebanyakan perusahaan sejumlah minimal persediaan
harus dipertahankan untuk menjamin kontinuitas dan stabilitas penjualannya.
Pengertian persediaan menurut Sofyan Assauri dalam buku Marihot
Manullang dan Dearlina Sinaga (2005:50), menerangkan bahwa Persediaan
adalah sebagai suatu aktiva lancar yang meliputi barang – barang milik
perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam suatu periode usaha normal atau
persediaan barang – barang yang masih dalam pekerjaan proses produksi
ataupun persediaan bahan baku yang menunggu penggunaanya dalam suatu
Menurut Zaki Badridwan (2000:149), menerangkan bahwa Pengertian
persediaan barang secara umum istilah persediaan barang dipakai untuk
menunjukan barang-barang yang dimiliki untuk dijual kembali atau digunakan
untuk memproduksi barang-barang yang akan dijual.
Menurut M. Munandar dalam buku Marihot Manullang dan Dearlina
Sinaga (2005:50), menerangkan bahwa persediaan adalah sebagai persediaan
barang – barang (bahan - bahan) yang menjadi objek usaha pokok perusahaan.
Menurut John J Wild, K R. Subramanyam dan Robert F Halsey
(2004:265), menerangkan bahwa persediaan (Inventory) merupakan barang
yang dijual dalam aktivitas operasi normal perusahaan.
3.1.2 Jenis – Jenis Persedian
Menurut R.Agus Sartono (2001:443) menerangkan bahwa jenis
persediaan yang ada dalam perusahaan akan tergantung pada jenis perusahaan
yaitu :
1. Perusahaan Jasa persediaan yang biasanya timbul seperti persediaaan
bahan pembantu atau persediaan habis pakai, yang termasuk didalamnya
adalah kertas, karton, stempel, tinta, buku kwitansi, materai.
2. Perusahaan Manufaktur jenis persediaanya meliputi persediaan bahan
pembantu, persediaan barang jadi, persediaan barang dalam proses dan
persediaan bahan baku.
3.1.3 Tipe - Tipe Persediaan
Menurut Lukman Syamsuddin (2000:281), menerangkan bahwa ada tiga
Persediaan Bahan Mentah Bahan mentah adalah merupakan yang dibeli
oleh perusahaan untuk diproses menjadi barang setengah jadi dan akhirnya
barang jadi atau produk akhir dari perusahaan.
1. Persediaan Barang dalam Proses
Persediaan Barang dalam proses terdiri dari keseluruhan barang – barang
yang digunakan dalam proses produksi tetapi masih membutuhkan proses
lebih lanjut untuk menjadi barang yang siap untuk dijual (barang jadi).
2. Persediaan Barang Jadi
Persediaan barang jadi adalah merupakan persediaan barang – barang yang
telah selesai diproses oleh perusahaan tetapi masih belum terjual
3.1.4 Macam – Macam Persediaan
Menurut Zulian Yamit (2003:6), menerangkan bahwa macam persediaan
dapat dikategorikan dalam satu atau lebih kategori berikutnya :
1. Persediaan pengamanan (Safety Stock)
Persediaan pengaman atau sering kali disebut butter stock adalah
persediaan yang dilakukan untuk mengantisipasi unsur ketidakpastian
permintaan dan penyediaan.
2. Persediaan antisipasi (Anticipation Stock)
Persediaan antisipasi atau berjaga – jaga atau sering pula disebut
stabilization stock adalah persediaan yang dilakukan untuk menghadapi
fluktuasi permintaan yang sudah dapat diperkirakan sebelumnya.
3. Persediaan dalam pengiriman (Transit Stock)
Persediaan dalam pengiriman atau yang sering disebut work – in –
3.1.5 Faktor – Faktor Menentukan Tingkat Persediaan
Menurut Manahan P. Tampubolon (2005:86) menerangkan bahwa
dalam menentukan kebijaksanaan tingkat persediaan barang secara optimal
perlu diketahui faktor – faktor yang menentukan yaitu :
1. Biaya Persediaan.
2. Seberapa besar permintaan barang oleh pelanggan dapat diketahui? Apa
bila permintaan barang dapat diketahui, maka korporasi dapat menentukan
barang dalam suatu peiode.
3. Lama penyerahan barang antara saat dipesan dengan barang tiba atu
disebut sebagai lead time atau delivery time.
4. Terdapat atau tidak ada kemungkinan untuk menunda pemenuhan dari
pembeli atau disebut sebagai backlogging.
5. Kemungkinan diperolehnya discount atas pembelian dalam jumlah yang
besar.
3.2Manajemen Persediaan
Persediaan diperlukan untuk dapat melakukan proses produksi, penjualan
secara lancar, persediaan bahan mentah dan barang dalam proses diperlukan utuk
menjamin kelancaran proses produksi, sedangkan barang jadi harus selalu tersedia
sebagai “buffer stock” agar memungkinkan perusahaan memenuhi permintaan
yang timbul.
Kepentingan – kepentingan dari sudut financial sering kali bertolak
belakang dengan kepentingan perusahaan untuk menyediakan persediaan
memenuhi kebutuhan – kebutuhan produksi. Oleh karena itu perusahaan harus
menetapkan suatu jumlah “optimal” dari persediaan agar dapat mengurangi
pertentangan kedua kepentingan tersebut.
Menurut Arthur J. Keown, David F. Scott, John D. Martin dan J. Willian
Petty (2000:748), menerangkan bahwa manajemen persediaan adalah
pengontrolan asset digunakan dalam proses produksi atau diproduksi dijual
dengan jalan normal dalam operasi perusahaan. Pentingnya manajemen
persediaan bagi perusahaan tergantung pada besarnya investasi persediaan.
Menurut Zulian Yamit (2003:10), menerangkan bahwa tujuan
manajemen persediaan adalah meminimumkan biaya, oleh karena itu
perusahaan perlu mengadakan analisis untuk menentukan tingkat persediaan
yang dapat meminimumkan biaya atau paling ekonomis.
Menurut Manahan P. Tampubolon (2005:86), menerangkan bahwa
tujuan menyimpan persediaan adalah
1. Penyimpanan barang diperlukan agar korporasi dapat memenuhi pesanan
pelanggan secara cepat dan tepat waktu.
2. Untuk berjaga – jaga pada saat barang di pasar sukar diperoleh,
pengecualian pada saat musim panen tiba.
3. Untuk menekan harga pokok per unit barang.
3.2.1 Pengelolaan Persediaan
1. Biaya dalam Persediaan
Menurut R. Agus Sartono (2001:446) menerangkan bahwaterdapat
tiga jenis yang berkaitan dengan persediaan yang harus dipertimbangkan
a. Biaya Pesan (Ordering Costs) adalah semua biaya yang timbul
sebagai akibat pemesanan. Biaya itu meliputi biaya sejak dilakukan
pemesan hingga pesanan itu sampai di gudang, biaya tersebut seperti
biaya persiapan, penerimaan, penecekan, penimbangan dan biaya
lainnya hingga persediaan siap untuk diproses.
b. Biaya Simpan (Carrying Costs) mencakup semua biaya yang
dikeluarkan untuk menyimpan persediaan selama periode tertentu.
Komponen biaya simpan adalah storage costs yang termasuk sewa
gudang, biaya keusangan yakni penurunan nilai persediaan termasuk
keusangan teknologi, juga penurunan karena perubahan bentuk fisik
persediaan itu sendiri asuransi baik asuransi kebakaran maupun
asuransi kehilangan, pajak, biaya dana yang diinvestasikan pada
persediaan.
c. Biaya Kehabisan Bahan (Stockout Costs) biaya Kehabisan Bahan,
timbul pada saat perusahaan tidak dapat memenuhi permintaan karena
persediaan yang tidak cukup. Biaya kehabisan bahan ini meliputi
biaya pesan secara cepat atau khusus dan biaya produksi karena
adanya operasi ekstra.
3.3 Konsep Dasar Sistem
(Kendall) Sistem adalah Serangkaian sub system yang saling terkait dan
tergantung satu sama lainnya, bekerja bersama-sama untuk mencapai tujuan dan
Berdasarkan beberapa pendapat yang telah di kemukakan diatas dapat ditarik
kesimpulan bahwa sistem adalah kumpulan elemen atau bagian-bagian atau
komponen-komponen atau prosedur-prosedur yang terintegrasi satu sama lain dan
bekerja secara harmonis untuk mencapai tujuan tertentu atau maksud tertentu.
3.3.1 Elemen Sistem
Ada beberapa elemen yang membentuk sebuah sistem, yaitu : tujuan,
masukan, keluaran, batas, mekanisme pengendalian dan umpan balik serta
lingkungan. Berikut penjelasan mengenai elemen-elemen yang membentuk
sebuah sistem :
a. Tujuan
Setiap sistem memiliki tujuan (Goal), entah hanya satu atau mungkin
banyak.Tujuan inilah yang menjadi pemotivasi yang mengarahkan sistem.
Tanpa tujuan, sistem menjadi tak terarah dan tak terkendali.Tentu saja, tujuan
antara satu sistem dengan sistem yang lain berbeda.
b. Masukan
Masukan (input) sistem adalah segala sesuatu yang masuk ke dalam sistem
dan selanjutnya menjadi bahan yang diproses. Masukan dapat berupa hal-hal
yang berwujud (tampak secara fisik) maupun yang tidak tampak.Contoh
masukan yang berwujud adalah bahan mentah, sedangkan contoh yang tidak
berwujud adalah informasi (misalnya permintaan jasa pelanggan).
c. Proses
Proses merupakan bagian yang melakukan perubahan atau transformasi
berupa informasi dan produk, tetapi juga bisa berupa hal-hal yang tidak
berguna, misalnya saja sisa pembuangan atau limbah. Pada pabrik kimia,
proses dapat berupa bahan mentah.Pada rumah sakit, proses dapat berupa
aktivitas pembedahan pasien.
d. Keluaran.
Keluaran (output) merupakan hasil dari pemrosesan. Pada sistem
informasi, keluaran bisa berupa suatu informasi, saran, cetakan laporan, dan
sebagainya.
e. Batas
Yang disebut batas (boundary) sistem adalah pemisah antara sistem dan
daerah di luar sistem (lingkungan).Batas sistem menentukan konfigurasi,
ruang lingkup, atau kemampuan sistem. Sebagai contoh, tim sepakbola
mempunyai aturan permainan dan keterbatasan kemampuan pemain.
Pertumbuhan sebuah toko kelontong dipengaruhi oleh pembelian pelanggan,
gerakan pesaing dan keterbatasan dana dari bank. Tentu saja batas sebuah
sistem dapat dikurangi atau dimodifikasi sehingga akan mengubah perilaku
sistem. Sebagai contoh, dengan menjual saham ke publik, sebuah perusahaan
dapat mengurangi keterbasatan dana.
f. Mekanisme Pengendalian dan Umpan Balik
Mekanisme pengendalian (control mechanism) diwujudkan dengan
menggunakan umpan balik (feedback), yang mencuplik keluaran. Umpan
balik ini digunakan untuk mengendalikan baik masukan maupun proses.
g. Lingkungan
Lingkungan adalah segala sesuatu yang berada diluar sistem.Lingkungan
bisa berpengaruh terhadap operasi sistem dalam arti bisa merugikan atau
menguntungkan sistem itu sendiri. Lingkungan yang merugikan tentu saja
harus ditahan dan dikendalikan supaya tidak mengganggu kelangsungan
operasi sistem, sedangkan yang menguntungkan tetap harus terus dijaga,
karena akan memacu terhadap kelangsungan hidup sistem.
3.3.2 Karakteristik Sistem
(Jogiyanto, 1999) Suatu sistem mempunyai karakteristik. Karakteristik
sistem adalah sebagai berikut:
a. Suatu sistem mempunyai komponen-komponen sistem (components)
atau subsistem-subsistem.
b. Suatu sistem mempunyai batasan sistem (Boundary).
c. Suatu sistem mempunyai lingkungan luar (environment).
d. Suatu sistem mempunyai penghubung (interface).
e. Suatu sistem mempunyai tujuan (Goal).
3.3.3 Klasifikasi sistem
(Jogiyanto, 1999) Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut
pandangan, diantaranya adalah sebagai berikut :
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang
tidak tampak secara fisik. Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara
fisik, misalnya sistem komputer.
b. Sistem alamiah (natural sistem) lawan sistem buatan (human made
sistem).
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak di
buat manusia. Misalnya sistem perputaran bumi. Sistem buatan manusia
adalah sistem yang dirancang oleh manusia. Misalnya sistem informasi
akuntansi karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi
dengan manusia.
c. Sistem pasti (deterministic sistem) lawan sistem tidak tentu (probabilistic
sistem).
Sistem tertentu beropersi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi.
Interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti, sehingga
keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem komputer adalah contoh dari
sistem tertentu yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan
program-program yang dijalankan. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa
depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.
d. Sistem tertutup (closed sistem) lawan sistem terbuka (open sistem)
Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dengan
lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut
campur tangan dari pihak luarnya. Sistem terbuka adalah sistem yang
terbuka dan terpengaruh oleh lingkungan luarnya, maka suatu sistem harus
mempunyai suatu sistem pengendalian yang baik.
3.4 Konsep Dasar Sistem Informasi
(Leitch; Davis) Sistem Informasi sebagai suatu system di dalam suatu
organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian,
mendukung operasi, bersifat managerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi
dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
3.4.1 Blok Masukan
Masukan atau input mewakili data yang masuk ke dalam system
informasi. Termasuk juga metode-metode dan media untuk emnangkap data
yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar
3.4.2 Blok Model
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematika
yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data
dengan cara yang sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang
diinginkan.
3.4.3 Blok Keluaran
Produk dari system informasi adalah keluaran yang merupakan informasi
yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan
manajemen serta semua pemakai system.
3.4.4 Blok Teknologi
Teknologi merupakan alat dalam system informasi. Teknologi digunakan
menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari
system secara keseluruhan.
3.4.5 Blok Basis Data
Basis data merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan saatu
dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras computer dan digunakan
perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan di dalam basis
data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis
data perlu diorganisasikan sedemikian rupa, supaya informasi yang dihasilkan
berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi
kapasitas penyimpannya. Basis data diakses atau dimanipulasi dengan
menggunakan perangkat lunak paket yang disebut dengan DBMS (Database
Management Systems).
3.4.6 Blok Kendali
Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan
bahwa hal-hal yang dapat merusak system dapat dicegah ataupun bila terlanjur
terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung diatasi.
3.5 System Flow
System flowchart dapat didefinisikan sebagai bagan yang menunjukkan arus
pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. Bagan ini menjelaskan urut-urutan dari
prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem. Bagan alir sistem menunjukkan apa
1. Simbol dokumen
Menunjukkan dokumen input dan output baik proses manual atau
komputer
2. Simbol kegiatan manual
Menunjukkan kegiatan non-komputer yang dilakukan
3. Simbol proses
Menunjukkan kegiatan proses dari operasi program komputer
4. Simbol database
Menunjukkan tempat untuk menyimpan data hasil operasi komputer
5. Simbol penghubung di dalam halaman
6. Simbol penghubung di lain halaman
Menunjukkan penghubung ke beda halaman
7. Simbol display
Menunjukkan respon kepada user setelah dilakukan kegiatan
8. Simbol input manual
Proses input data dari user
3.6 Data Flow Diagram (DFD)
Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu diagram yang menggunakan
notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem, yang penggunaannya sangat
membantu untuk memahami sistem secara logika, tersruktur dan jelas.
DFD merupakan alat bantu dalam menggambarkan atau menjelaskan sistem
yang sedang berjalan logis.
1. Symbol yang digunakan dalam membuat DFD:
a. Kesatuan Luar
Merupakan kesatuan lingkungan di luar sistem yang dapat berupa
orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada di lingkungan
luarnya yang akan memberikan input atau menerima output dari
c. Proses
Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang,
mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam
proses untuk menghasilkan arus data yang akan keluar dari proses.
d. Simpan data
Simpanan data merupakan simpanan dari data yang dapat berupa:
1)Suatu file atau database di sistem computer
2)Suatu arsip atau catatan manual
3)Suatu kotak tempat data di meja seseorang
4)Suatu tabel acuan manual
5)Suatu agenda atau buku
2. Level DFD
a. Diagram Konteks : menggambarkan satu lingkaran besar yang dapat
mewakili seluruh proses yang terdapat di dalam suatu sistem.
Merupakan tingkatan tertinggi dalam DFD dan biasanya diberi nomor
0 (nol). Semua entitas eksternal yang ditunjukkan pada diagram
konteks berikut aliran-aliran data utama menuju dan dari sistem.
Diagram ini sama sekali tidak memuat penyimpanan data dan tampak
sederhana untuk diciptakan.
b. Diagram Nol (diagram level-1) : merupakan satu lingkaran besar yang
mewakili lingkaran-lingkaran kecil yang ada di dalamnya. Merupakan
pemecahan dari diagram Konteks ke diagram Nol. di dalam diagram
c. Diagram Rinci : merupakan diagram yang menguraikan proses apa
yang ada dalam diagram Nol.
3. Fungsi DFD
a. Data Flow Diagram (DFD) adalah alat pembuatan model yang
memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan sistem
sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama
lain dengan alur data, baik secara manual maupun komputerisasi.
b. DFD ini adalah salah satu alat pembuatan model yang sering
digunakan, khususnya bila fungsi-fungsi sistem merupakan bagian
yang lebih penting dan kompleks dari pada data yang dimanipulasi
oleh sistem. Dengan kata lain, DFD adalah alat pembuatan model yang
memberikan penekanan hanya pada fungsi sistem.
c. DFD ini merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi pada
alur data dengan konsep dekomposisi dapat digunakan untuk
penggambaran analisa maupun rancangan sistem yang mudah
dikomunikasikan oleh profesional sistem kepada pemakai maupun
pembuat program.
3.7 Konsep Dasar Basis Data
(Jogiyanto; Marlinda) Basis data (database) merupakan kumpulan data yang
saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras
Data perlu disimpan didalam basis data untuk keperluan penyediaan
informasi lebih lanjut. Data didalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian
rupa, supaya informasi yang dihasilkan berkualitas.
3.7.1 Jenis File Basis Data
Jenis File Basis Data sebagai berikut:
a. File Master
File master menampung data-data yang relatif tidak mudah berubah
dan menjadi acuan bagi file yang lain (file transaksi).
b.File Transaksi
File transaksi merupakan file sementara untuk mengumpulkan
transaksi yang terjadi yang melibatkan beberapa file master beserta
data tambahan pada tiap transaksi.
c. File Tabel
File table merupakan file permanent yang memuat data referensi
yang diperlukan untuk memproses transaksi, memperbaharui file
master atau untuk membuat suatu output.
d. File Laporan’
File laporan merupakan file sementara yang dipakai untuk
menyimpan output yang belum dicetak.
3.7.2 Fase Merancang Basis Data
a. Mengumpulkan dan Menganalisis
1. Menentukan kelompok pemakai dan bidang-bidang aplikasinya.
2. Menentukan kelompok pemakai dan bidang-bidang aplikasinya.
4. Daftar pertanyaan dan wawancara.
b. Merancang Basis Data secara Konseptual
Tujuan dan fase ini adalah menghasilkan conceptual schema untuk
basis data yang tergantung pada sebuah DBMS (Database
Management System).
c. Memilih Database Management System (DBMS)
Pemilihan DBMS ditentukan oleh bebrapa faktor, diantaranya :
faktor teknik, ekonomi dan politik organisasi.Contoh faktor teknik :
keberadaan DBMS (Relation, Network, Hierarchical, dan lain-lain),
struktur penyimpanan dan jalur akses yang mendukung DBMS,
pemakai, dan lain-lain.
Faktor-faktor ekonomi dan organisasi yang mempengaruhi satu sama
lain dalam pemilihan DBMS : struktur data, personal yang telah
terbiasa dengan suatu sistem, dan tersedianya layanan penjual.
d. Merancang Basis Data secara Logika (pemetaan model data)
e. Merancang Basis Data secara Fisik
Merancang basis data secara fisik merupakan proses memilih
struktur-struktur penyimpanan dan jalur-jalur akses ke file-file basis
data untuk mencapai performa terbaik di berbagai aplikasi.
f. Implementasi Basis Data
Spesifikasi secara konseptual diuji dan dihubungkan dengan kode
program dengan perintah embedded DML (Data Manipulation
3.8 Sistem Basis Data
Sistem Basis Data adalah suatu sistem menyusun dan mengelola
record-record menggunakan computer untuk menyimpan atau merekam serta memelihara
data operasional lengkap sebuah organisasi/perusahaan sehingga mampu
menyediakan informasi yang optimal yang diperlukan pemakai untuk proses
mengambil keputusan. Salah satu cara menyajikan data untuk mempermudah
modifikasi adalah dengan cara pemodelan data. Model yang akan dipergunakan
pada pelatihan ini adalah Entity Relationship Model. Model Entity Relationship
adalah representasi logika dari data pada suatu organisasi atau area bisnis tertentu
32
BAB IV
DESKRIPSI PEKERJAAN
Berdasarkan hasil survey saat kerja praktek di PT Salemba Emban Patria ,
secara garis besar permasalahan yang ada pada gudang PT Salemba Emban Patria
ini adalah pencatatan yang masih dilakukan secara manual yaitu menggunakan
kartu stock dan belum adanya pencatatan data sediaan buku yang terkomputerisasi
sehingga dapat memperlambat proses untuk mengetahui sediaan buku yang
tersedia. Kerja praktek ini menghasilkan aplikasi pencatatan sediaan barang
dagang pada PT Salemba Emban Patria yang dikembangkan dengan tampilan
yang user friendly . Aplikasi pencatatan sediaan barang dagang pada PT Salemba
Emban Patria digunakan oleh bagian gudang sehingga dapat melakukan
pencatatan persediaan barang dagang yang ada di PT Salemba Emban Patria.
Dalam kerja praktek ini berusaha menemukan masalah dan sebagai solusinya
diperlukan langkah langkah di bawah ini :
a. Menganalisa sistem
b. Mendesain sistem
c. Mengimplementasikan sistem
d. Melakukan pembahasan pada hasil implementasi sistem
Keempat bagian tersebut perlu dilakukan supaya dapat menemukan solusi dari
permasalahan yang ada. Untuk lebih jelasnya akan di paparkan di subab
selanjutnya.
4.1Menganalisa sistem
Menganalisa sistem merupakan tahapan awal dalam membuat sistem baru.
wawancara tentang sediaan barang dagang yang ada di PT Salemba Emban
Patria ini.
Setelah mendapatkan informasi dari bagian gudang maka diketahui
masalah utama yang ada adalah belum adanya pencatatan sediaan barang
dagang yang terintegrasi sehingga kinerja karyawan masih kurang efekktif dan
efisien.
Untuk pembuatan sistem yang dapat di gunakan untuk membantu kinerja
bagian gudang maka ita harus mengetahui terlebih dahulu bagaimana
pencatatan yang ada hingga saat ini pada PT. Salemba Emban Patria. Awalnya
apabila ada buku datang maka akan dicatat menggunakan kartu stock yang ada
di gudang. Lalu apabila ada customer yang ingin di beli dalam jumlah banyak
harus melakukan pengecekan pada kartu stock. Apabila jumlah yang di minta
mencukupi maka akan di buatkan file permintaan dan di catat dalam kartu
stock lagi untuk pengurangan stock barang.
4.2Mendesain Sistem
Setelah melakukan analisa sistem maka selanjutnya akan dilakukan desain
sistem. Langkah langkah yang dilakukan dalam desain sistem ini adalah :
1. System Flow
2. Context Diagram
3. HIPO
4. Data Flow Diagram (DFD)
5. Entity Relationship Diagram (ERD)
6. DBMS
4.2.1System Flow
System Flow adalah gambaran sebuah bagan arus sistem yang
menunjukan alur jalanya sebuah program yang akan di bangun.
A. System Flow Mengecek Hak Akses
Mengecek hak akses
Sistem Operator
Mulai
User id & password
User id & password tidak
valid
Validasi user id dan
password user
Menampilkan user id dan password
tidak valid
Objective : Digunakan untuk dapat mengakses aplikasi
Input : user ID dan password karyawan
Proses : mengecek hak akses karyawan
Output : form sesuai hak akses karyawan
Actor : Operator atau Manager
B. System FlowInput master buku
Input Master Buku
data buku belum lengkap Data buku
belum lengkap
Menampilkan pesan data buku sudah
ada Data buku sudah
ada
N
Y
N
Menampilkan pesan data berhasil di
ubah Data berhasil di
ubah
End 1
Y Klik form master
buku
Menampilkan form master buku Form master
Buku
Objective : digunakan untuk dapat menginputkan data buku
Input : kelengkapan data buku
Proses : menyimpan data buku baru pada tabel buku
Output : data buku bertambah
Actor : Operator
C. System Flow Mengubah master buku
Mengubah Master Buku
operator System
P
h
ase
1
Klik form master buku Pilih data buku yang
ingin di ubah
Menampilkan data buku yang ingin
diubah
Data buku yang ingin diubah
Data buku yang diubah
Objective : digunakan untuk dapat mengubah data buku
Input : kelengkapan data buku
Proses : mengubah data buku baru pada tabel buku
Output : data buku berubah
Actor : Operator
D. System Flow Menghapus master buku
Hapus Master Buku
Klik form master buku
Menampilkan form master buku Form master
Buku
Pilih data buku yang ingin di hapus
Menampilkan data buku sesuai yang
ingin di hapus
Klik Button hapus
Hapus data buku
Menampilkan pesan data buku berhasil
di hapus
Gambar 4.4. Sysflowmenghapus master buku
Objective : digunakan untuk dapat menghapus data buku
Input : data buku
Proses : menghapus data buku baru pada tabel buku
Output : data buku berkurang
E. System Flow Input master customer
Gambar 4.5. Sysflow menginput master customer
Input Master Customer data berhasil di
ubah Data berhasil di
ubah
End 1
Klik form master customer
Menampilkan form master customerr Form master
Objective : digunakan untuk dapat menginputkan data buku
Input : kelengkapan data buku
Proses : menyimpan data buku baru pada tabel buku
Output : data buku bertambah
Actor : Operator
F. System Flow Mengubah master customer
Mengubah Master Customer
operator System
P
h
ase
1
Klik form master customer Pilih data customer
yang ingin di ubah
Menampilkan data customer yang ingin
diubah
Data customer yang ingin
diubah
Data customer yang diubah
Objective : digunakan untuk dapat mengubah data customer
Input : kelengkapan data customer
Proses : mengubah data customer baru pada tabel customer
Output : data customer berubah
Actor : Operator
G. System Flow Menghapus master customer
Menghapus Master Customer
Klik form master customer
Menampilkan form master customerr Form master
customer
Pilih data customer yang ingin di hapus
Menampilkan data Customer sesuai yang ingin di hapus
Klik Button hapus
Hapus data customer
Menampilkan pesan data user berhasil di
hapus
Objective : digunakan untuk dapat menghapus data customer
Input :data customer
Proses : menghapus data customer baru pada tabel
customer
Output : data customerberkurang
Actor : Operator
H. System Flow Input master supplier
Input Master Supplier
data supplier belum lengkap Data supplier
belum lengkap
Menampilkan pesan data supplier sudah
ada data berhasil di
ubah Data berhasil di
ubah
End 1
Klik form master supplier
Menampilkan form master supplier Form master
supplier
Objective : digunakan untuk dapat menambah master supplier
Input : kelengkapan data supplier
Proses : mengubah data supplier baru pada tabel supplierr
Output : data customersupplier
Actor : Operator
I. System Flow Mengubah master supplier
Mengubah Master Supplier
operator System
P
h
ase
1
Klik form master supplier Pilih data supplier
yang ingin di ubah
Menampilkan data supplier yang ingin
diubah
Data supplier yang ingin
diubah
Data supplier yang diubah
Objective : digunakan untuk dapat mengubah master supplier
Input : kelengkapan data supplier
Proses : mengubah data supplier baru pada tabel supplier
Output : data customersupplier berubah
Actor : Operator
J. System Flow Menghapus master supplier
Hapus Master Supplier
Klik form master supplier
Menampilkan form master supplier Form master
supplier
Pilih data supplier yang ingin di hapus
Menampilkan data suppliersesuai yang ingin di hapus
Klik Button hapus
Hapus data supplier
Objective : digunakan untuk dapat menghapus master supplier
Input : data supplier
Proses : menghapus data supplier baru pada tabel supplier
Output : data customersupplier berkurang
Actor : Operator
K. System Flow Input master user
Input Master User data user belum
lengkap Data user belum
lengkap
Menampilkan pesan data user sudah ada Data user sudah
ada data berhasil di
ubah Data berhasil di
ubah
End 1
Klik form master user
Menampilkan form master user Form master
user User
Objective : digunakan untuk dapat menambah master user
Input : data user
Proses : menambah data user baru pada tabel user
Output : data usersupplier bertambah
Actor : Operator
L. System Flow Mengubah master user
Mengubah Master User
Klik form master user Pilih data user yang
ingin di ubah
Menampilkan data user yang ingin
diubah
Data user yang ingin diubah
Data user yang diubah Data user belum
berhasil di ubah
Objective : digunakan untuk dapat mengubah master user
Input : data user
Proses : merubah data user baru pada tabel user
Output : data usersupplier berubah
Actor : Operator
M. System Flow Menghapus master user
Menghapus Master User
Klik form master user
Menampilkan form master user Form master
user
Pilih data user yang ingin di hapus
Menampilkan data user sesuai yang
ingin di hapus
Klik Button hapus
Hapus data user
Menampilkan pesan data user berhasil di
hapus
Objective : digunakan untuk dapat menghapus master user
Input : data user
Proses : menghapus data user baru pada tabel user
Output : data usersupplier berkurang
Actor : Operator
N. System Flow Transaksi penerimaan
Penerimaan Barang
Objective : digunakan untuk dapat mencatat penerimaan buku
Input : kode supplier, quantity, nama barang
Proses : menginputkan data penerimaan dalam tabel
penerimaan dan detail penerimaan
Output : data penerimaa bertambah
Actor : Operator
O. System Flow Transaksi pengeluaran
Transaksi Pengeluaran
permintaan buku Permintaan
Simpan Pengeluaran
Objective : digunakan untuk dapat mencatat pengeluaran buku
Input : no permintaan
Proses : menginputkan data pengeluran dalam tabel
pengeluaran dan detail pengeluaran
Output : data pengeluaran bertambah
Actor : Operator
P. System Flow Transaksi permintaan
Transaksi Permintaan
Pilih data buku yang di pesan
Menampilkan data buku sesuai yang di
pesan
Objective : digunakan untuk dapat mencatat permintaan buku
Input : quantity
Proses : menginputkan data permintaan dalam tabel
permintaan dan detail permintaan
Output : data permintaan bertambah
Actor : Operator
Q. System Flow Laporan penerimaan
Laporan Penerimaan Barang
Manager System
P
h
ase
2
Klik form laporan penerimaan barang
Pilih jenis sortiran
Sortir penerimaan barang sesuai jenis
sortiran
Objective : digunakan untuk dapat melihat laporan penerimaan
Input : jenis sortiran
Proses : pembuatan laporan berdasar jenis sortiran
Output : laporan penerimaan barang
Actor : Manager
R. System Flow Laporan pengeluaran
Laporan Pengeluaran Barang
Manager System
P
h
ase
2
Klik form laporan pengeluaran barang
Pilih jenis sortiran
Sortir pengeluaran barang sesuai jenis
sortiran
Objective : digunakan untuk dapat melihat laporan
pengeluaran
Input : jenis sortiran
Proses : pembuatan laporan berdasar jenis sortiran
Output : laporan pengeluaran barang
Actor : Manager
S. System Flow Laporan permintaan
Laporan Permintaan Barang
Manager System
P
h
ase
2
Klik form laporan permintaan barang
Pilih jenis sortiran
Sortir permintaan barang sesuai jenis
sortiran
Objective : digunakan untuk dapat melihat laporan permintaan
Input : jenis sortiran
Proses : pembuatan laporan berdasar jenis sortiran
Output : laporan permintaan barang
Actor : Manager
4.2.2Data Flow Diagram (DFD)
DFD Merupakan metodelogi yang digunakan untuk pengembangan
sistem yang terstruktur. DFD ini dapat menggambarkan seluruh kegiatan
yang terdapat pada sistem informasi pencataan sediaan barang dagang pada
PT Salemba Emban Patria secara jelas dan terperinci.
Pada sub proses yang ada pada sistem informasi pencatatan sediaan
barang dagang pada PT Salemba Emban Patria ini yaitu mengelola data
master, melakukan transaksi dan membuat laporan.
A. Context Diagram
Context Diagram adalah gambaran menyeluruh dari DFD. Didalam
context diagam hanya ada 1 (satu) eksternal entity yaitu operator.System
Hak akses manag er
Informasi hak akses manag er
membuat laporan permintaan Membuat laporan penerimaan
Membuat laporan peng eluaran
Informasi laporan penerimaan
Informasi laporan permintaan Informasi laporan peng eluaran Informasi transaksi permintaan
Meng hapus data user Menambah data user Meng ubah data user
Meng hapus data supplier Meng ubah data supplier Menambah data supplier Meng hapus data customer
menambah data customer Meng ubah data customer Meng hapus data buku
Meng ubah data buku
Menambah data buku
User id dan password
0
Aplikasi Sediaan Barang Dag ang
+
Operator
Manag er
B. HIPO
HIPO digunakan sebagai alat desain dan teknik dokumentasi dalam
siklus pengembangan sistem yang berbasis pada fungsi. Berikut ini adalah
hierarchy chart dari rancang bangun aplikasi pencatatan sediaan barang
dagang pada PT Salemba Emban Patria. System flow HIPO dapat dilihat
pada gambar 4.21.
0
pertama yaitu pengecekan hak akses, pengolahan data master, pencatatan
transaksi dan pembuatan laporan.
56
user id dan password pengguna
informasi login pengguna
informasi login admin user id dan password admin
informasi data rak keluar
informasi data rak masuk informasi data rak masuk
informasi data rak keluar informasi data rak keluar
informasi dokumen masuk informasi dokumen masuk
informasi dokumen keluar informasi dokumen keluar
informasi data karyawan keluar informasi data karyawan masuk
informasi dokumen informasi ubah dokumen mengubah data dokumen
menambah data dokumen mengubah data pengguna
ubah password karyawan
menambah data rak
mengubah data rak
informasi data pengguna
informasi ubah data pengguna informasi ubah data rak
informasi data rak
membuat laporan informasi laporan
informasi hak akses pengguna
melakukan transaksi pengembalian informasi transaksi peminjaman
informasi transaksi pengembalian informasi hak akses karyawan keluar
informasi dokumen masuk informasi data peminjaman keluar
informasi data dokumen keluar
informasi data karyawan keluar
informasi detail peminjaman keluar informasi data karyawan keluar
informasi dokumen keluar
informasi detail peminjaman masuk
informasi peminjaman masuk informasi peminjaman keluar
informasi hak akses pengguna informasi hak akses pengguna
melakukan transaksi peminjaman
validasi dat a pengguna
informasi hak akses admin informasi hak akses admin informasi hak akses admin informasi hak akses admin informasi hak akses admin informasi hak akses admin
admin
pengguna
1
mengecek hak akses
+
mencat at t ransaksi
+
Gambar 4.22 Context Diagram Aplikasi Pencatatan Sediaan
D. DFD Level 1 pengecekan hak akses
Pada DFD level 1 ini adalah keberlanjutan dari DFD level 0
pengecekan hak akses. Penjabaran proses mengecek hak akses yaitu
mengecek hak akses pengguna dan menampilkan form sesuai hak akses.
DFD level 1 ini memiliki 2 external entities yaitu operator dan manager
yang terdapat pada gambar 4.23. Dalam DFD ini hanya terdapat 1 data store
yaitu user
E. DFD Level 1 Mengelola data master
Pada DFD level 1 ini adalah keberlanjutan dari DFD level 0 mengelola
data master Penjabaran proses mengelola data master yaitu mengelola data
master user, customer, supplier dan buku. DFD level 1 ini memiliki
1external entities yaitu operator yang terdapat pada gambar 4.24. Dalam
DFD ini hanya terdapat 4 data store yaitu user, buku, customer dan supplier.
[Infor masi user masuk]
[H ak akses manager ]
[Infor masi hak aks es oper ator ]
Infor mas i hak akses peng g una
[M engecek hak akses ]
[M engecek hak akses ]
[M engecek hak akses ] [Infor masi user keluar ]
M encatat tr ans aksi M embuat l apor an
F. DFD Level 1 Mencatat Transaksi
Pada DFD level 1 ini adalah keberlanjutan dari DFD level 0 mencatat
transaksi. Penjabaran proses mencatat transaksi yaitu mencatat transaksi
penerimaan, pengeluaran, permintaan. DFD level 1 ini memiliki 1external
entities yaitu operator yang terdapat pada gambar 4.25. Dalam DFD ini
hanya terdapat 9 data store yaitu user, buku, supplier, penerimaan, detail
penerimaan, pengeluaran, detail pengeluaran, permintaan dan detail
permintaan.
Meng ecek hak akses
22 User2
2.1
Meng elola data master supplier
2.2
Meng elola data master customer
2.3
Meng elola data master buku
2.4
Meng elola data master user
G. DFD Level 1 Membuat Laporan
Pada DFD level 1 ini adalah keberlanjutan dari DFD level 0 membuat
laporan. Penjabaran proses membuat laporan yaitu membuat laporan
penerimaan, pengeluaran, permintaan. DFD level 1 ini memiliki 1external
entities yaitu manager yang terdapat pada gambar 4.26. Dalam DFD ini
hanya terdapat 7 data store yaitu user, penerimaan, detail penerimaan,
pengeluaran, detail pengeluaran, permintaan dan detail permintaan.
[Membuat transaksi permintaan] [Informasi transaksi permintaan]
[Informasi transaksi peng eluaran] [Informasi transks i penerimaan]
[Membuat transaksi penerimaan] [Mengecek hak akses ] [Informasi user keluar]
[Informasi detail peng eluaran] [Informasi pengeluaran]
[Membuat Transaksi peng eluaran] Operator
11 Detail_peng eluaran
9 Permintaan
12 Detail_permin
taan Meng ecek hak akses
23 User22
3.1
Mencatat trans aksi penerimaan
3.2
Mencatat trans aksi permintaan
3.3
Mencatat trans aksi peng eluaran
4.2.3Perancangan Database
Pada tahap ini, dilakukan penyusunan dan perancangan database yang
akan digunakan beserta strukturnya. Rancangan database sistem yang dibuat
berupa Entity Relational Diagram (ERD)Entiy Relationship itu sendiri
terdiri dari 2 bagian yaitu Conseptual Data Model (CDM) dan Physical Data
Model (PDM)
A. Conseptual Data Model (CDM)
Dalam sistem informasi pencatatan sediaan barang dagang terdapat 7
(Tujuh) tabel yaitu tabel supplier, user, customer, buku, penerimaan,
permintaan, pengeluaran. Conseptual Data Model (CDM) dari sistem
informasi pencatatan sediaan barang dagang pada PT. Salemba Emban
Patria dapat dilihat pada Gambar 4.27
[membuat laporan permintaan]
B. Physical Data Model (PDM)
Dalam sistem informasi pencatatan sediaan barang dagang terdapat 9
(Sembilan) tabel yaitu tabel supplier, user, customer, buku, penerimaan,
permintaan, pengeluaran, detail penerimaan dan detail prmintaan. Physical
Data Model (PDM) dari sistem informasi pencatatan sediaan barang dagang
pada PT. Salemba Emban Patria dapat dilihat pada Gambar 4.28
Meng handle Menangani
4.2.4DBMS
Struktur tabel yang ada pada aplikasi pencatatan sediaan barang
dagang pada PT Salemba Emban Patria adalah :
KODE_USER = KODE_USER
A. Tabel Supplier
Primary Key : Kode_Supplier
Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan data supplier
Tabel 4.1. Struktur Tabel Supplier
No. Field
Tipe
Data
Lenght Description
1 Kode_Supplier Character 5 Kode supplier
2 Nama_Supplier Varchar 30 Nama supplier
3 Alamat Varchar 30 Alamat supplier
4 Telepon_HP Varchar 15 Telepon hp supplier
5 Fax Varchar 15 Fax supplier
6 Email Varchar 30 Email supplier
B. Tabel User
Primary Key : Kode_User
Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan data user
Tabel 4.2 Struktur Tabel User
No. Field
Tipe
Data
Lenght Description
1 Kode_User Character 5 Kode user
2 Nama_Userr Varchar 30 Nama user
3 Pwd_User Varchar 30 Password user
4 Status_User Varchar 30 Status user
C. Tabel Customer
Primary Key : Kode_Customer
Foreign Key : -
Tabel 4.3 Struktur Tabel Customer
No. Field
Tipe
Data
Lenght Description
1 Kode_Customer Character 5 Kode customer
2 Nama_Customer Varchar 30 Nama customer
3 Alamat Varchar 30 Alamat customer
4 Telepon Varchar 30 Telepon customer
D. Tabel Buku
Primary Key : Kode_Barang
Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan data buku
Tabel 4.4 Struktur Tabel Buku
No. Field
Tipe
Data
Lenght Constraint
1 Kode_Barang Character 12 Kode barang
2 Nama_Barang Varchar 30 Nama barang
3 Harga Varchar 30 Harga barang
E. TabelPermintaan
Primary Key : No_Permintaan
Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan data permintaan
Tabel 4.5 Struktur Tabel Permintaan
No. Field
Tipe
Data
Lenght Description
1 No_Permintaan Character 10 No permintaan
2 Tgl_Permintaan Varchar 9 Tanggal permintaan
3 Jml_Permintaan Number Jumlah permintaan
4 Status_Permintaan Varchar 15 Status permintaan
5 Tersedia Number Buku tersedia
6 Qty_Minta Number Jumlah yang di minta
F. Tabel Pengeluaran
Primary Key : No_Pengeluaran
Foreign Key : -
Fungsi : Mencatat datta pengeluaran
Tabel 4.6 Struktur Tabel Pengeluaran
No. Field
Tipe
Data
Lenght Description
1 No_Pengeluaran Character 5 Nomer pengeluaran
2 Tgl_Pengeluaran Varchar 30 Tanggal pengeluaran
3 Jml-pengeluaran Number Jumlah pengeluaran
G. Tabel Penerimaan
Primary Key : No_Permintaan
Foreign Key : -
Fungsi : Mencatat data penerimaan
Tabel 4.7 Struktur Tabel Penerimaan
No. Field
Tipe
Data
Lenght Description
1 No_Penerimaan Character 10 Nomer permintaan
2 Tgl_Penerimaan Varchar 9 Tanggal penerimaan
3 Jml_Penerimaan Number Jumlah penerimaan
4 Stok_Awal_Terim Number Stok awal terima
5 Qty_Terima Number Quantity di terima
6 Stok_Akhir_Terima Number Stok akhir terima
H. Tabel Detail Penerimaan
Primary Key : No_Permintaan
Foreign Key : -
Tabel 4.8 Struktur Tabel Detail Penerimaan
No. Field
Tipe
Data
Lenght Description
1 Kode_Barang Character 13 Kode Barang
2 No_Penerimaan Character 10 Nomer penerimaan
I. Tabel Detail Permintaan
Primary Key : No_Permintaan
Foreign Key : -
Fungsi : Mencatat data penerimaan
Tabel 4.9 Struktur Tabel Detail Permintaan
No. Field
Tipe
Data
Lenght Description
1 Kode_Barang Character 13 Kode Barang
2 No_Permintaan Character 10 Nomer permintaan
4.2.5 Desain Input atau Output
Desain input dan output adalah sebuah rancangan yang berupa sebuah
form untuk memasukan data dan laporan sebagai informasi yang dihasilkan dari
pengolahan sebuah data. Desain input dan output ini akan di gunakan untuk
A. Desain Input
Desain input adalah sebuah rancangan desain yang merupakan masukan
dari pengguna kepada sebuah sistem yang akan di simpan kedalam database.
1. Form Login
Form login ini berfungsi untuk melakukan pengamanan dalam aplikasi dan
memberikan hak akses kepada user tertentu. Gambar desain form login dapat
di lihat pada gambar 4.29.
Gambar 4.29. Desain Gui Login
2. Master User
Form master user akan di gunakan untuk melakukan inputan apabila ada
user yang baru, untuk melakukan edit data user apabila ada perubahan data,
dan melakukan hapus data user apabila tidak di perlukan. Form master user
Gambar 4.30. Desain Gui Master User
3. Master Buku
Form master buku akan di gunakan untuk melakukan inputan apabila ada
buku yang baru, untuk melakukan edit data buku apabila ada perubahan data,
dan melakukan hapus data buku apabila tidak di perlukan. Form master buku
