SISTEM INFORMASI DELIVERY ORDER BBM DI SPBU 54.683.11 ASSALAFI
INFORMATION SYSTEM DELIVERY ORDER FUEL OIL AT GAS STATION 54.683.11 ASSALAFI
Abd. Ghofur 1)
1) Manajemen Informatika, AMIK Ibrahimy, Situbondo email: [email protected]
ABSTRAK
SPBU (Stasiun Pengisian Bahan Bakar Umum) merupakan salah satu tempat dimana kendaraan bermotor memperoleh bahan bakar. Pondok Pesantren Salafiyah Syafi’iyah memiliki sebuah perusahaan SPBU dengan nomor 54.683.11. Di SPBU 54.683.11 Assalafi ini data persediaan, pembelian, dan penjualan bahan bakar minyak didapat dari kegiatan transaksi yang terjadi sehari-hari.
Karena transaksi yang terjadi setiap hari jumlahnya relative besar, pencatatan dan perhitungannya dilakukan dengan kegiatan pembukuan. Maka pencatatan dan penghitungan tersebut harus dilakukan dengan teliti dan cermat. Bila pencatatan dan perhitungan tidak dilakukan dengan teliti, maka dapat menyebabkan berbagai masalah, seperti kehabisan yang tidak dapat diketahui berapa banyak bahan bakar minyak yang harus dibeli untuk pemesanan yang akan datang. Sistem informasi ini dibuat dengan menggunakan bahasa pemrograman VB.NET 2008 dan MySQL sebagai databasenya. Inputan program meliputi data petugas, data harga, data stok, data jual, data order, data send, data giro, serta data kas. Setelah semua data telah diolah maka output atau laporan yang dibuat yaitu laporan data kas dan laporan data send. Dengan dibuat sistem informasi yang dapat mengolah dan membuat laporan data kas dan data send BBM di SPBU 54.683.11 Assalafi maka dapat menjawab permasalahan yang ada sehingga dapat membantu pihak SPBU dalam mengolah data delivery order BBM.
Kata kunci: Sistem Informasi, Delivery Order, BBM
ABSTRACT
Gas Station is a place where which the vehicles are filled with fuel. Salafiyah Syafi'iyah Boarding School has a gas station with the series number 54.683.11. The daily transaction activity in Assalafi 54.683.11 gas station generates inventory data, purchasing data, and sale data of fuel. Since the transactions that occur daily are relatively large, the calculation is made only in a notebook. Therefore the calculation must be done carefully and meticulously. Once the calculation is not done carefully, it can cause a variety of problems, such as unidentified number of fuel sold in one day which consequently causes unidentified number of fuel that must be bought. This information system is created by using programming languages VB.NET 2008 and MySQL as the database. Data inputted in the program includes the data of the clerks, the data of the fuel cost, the data of the fuel stock, the data of the sale, the data of order, the data of delivery, the data of checking and the data of cash. Once the data has been processed, the output or the report is made into cash data report and delivery data report. By creating the information system that can process the data and make the cash reports as well as the delivery data at the gas station 54.683.11 Assalafi then it enables to answer the existing problems and to help the gas station clerks in processing the delivery order of the fuel and gas.
Keywords: Information Systems, Delivery Order, Fuel
PENDAHULUAN
SPBU (Stasiun Pengisian Bahan Bakar Umum) merupakan salah satu tempat dimana kendaraan bermotor memperoleh bahan bakar. Kebanyakan masyarakat Indonesia menyebutkan dengan sebutan POM bensin. Pondok Pesantren Salafiyah Syafi’iyah memiliki sebuah perusahaan SPBU dengan nomor 54.683.11.
Pada SPBU 54.683.11 Assalafi ini data persediaan, pembelian, dan penjualan bahan bakar minyak didapat dari kegiatan transaksi yang terjadi sehari-hari. Karena transaksi yang terjadi
setiap hari jumlahnya relative besar, pencatatan dan perhitungannya dilakukan dengan kegiatan pembukuan. Maka pencatatan dan penghitungan tersebut harus dilakukan dengan teliti dan cermat. Bila pencatatan dan perhitungan tidak dilakukan dengan teliti, maka dapat menyebabkan berbagai masalah, seperti kehabisan yang tidak dapat diketahui berapa banyak bahan bakar minyak yang harus dibeli untuk pemesanan yang akan datang.
Berdasarkan masalah yang sudah dipaparkan diatas, SPBU 54.683.11 Assalafi masih belum memiliki data yang menggunakan bahasa pemrograman, sehingga dibutuhkan program khusus yang dapat mendata pendapatan dan pemesanan BBM yang dilakukan oleh pegawai yang bertugas menggunakan bahasa pemrograman berbasis desktop Visual Basic Net 2008 dan MySQL.[1][2]
Untuk itu peneliti memberikan ide untuk membuat sebuah aplikasi yang menginputkan data pendapatan dan pemesanan yang dilakukan SPBU 54.683.11 Assalafi yang menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic Net 2008 dan MySQL.
KAJIAN PUSTAKA DAN METODE Sistem Informasi
Sistem Informasi didefinisikan sebagai kumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama lain yang membentuk satu kesatuan untuk mengintegrasikan data, memproses dan menyimpan serta mendistribusikan informasi. Dengan kata lain, Sistem Informasi merupakan kesatuan elemen-elemen yang saling berinteraksi secara sistematis dan teratur untuk menciptakan dan membentuk aliran informasi yang akan mendukung pembuatan keputusan dan melakukan kontrol terhadap jalannya perusahaan. [3]
Delivery Order
Delivery Order merupakan salah satu layanan pesan antar barang yang sangat popular.
Selain mempermudah konsumen dalam mendapatkan barang, layanan ini juga membantu meningkatkan penjualan bagi perusahaan tersebut, karena kebanyakan masyarakat modern cenderung lebih suka memesan barang untuk diantar ke rumah atau sebuah perusahaan lain daripada membeli langsung datang ke tempat penjualannya.[4]
Bahan Bakar Minyak (BBM)
Bahan Bakar Minyak merupakan kebutuhan hidup bagi manusia, baik untuk kehidupan transportasi, industri, rumah tangga, pertanian, listrik, pertambangan, maupun sektor lainnya.BBM yang digunakan sehari-hari adalah hasil tambang yang berupa minyak mentah kemudian diproses atau diolah menjadi BBM yang sering kita jumpai, seperti minyak tanah, solar, bensin (premium), pertamax, minyak bakar, avtur.[5]
Metode Penelitian
Dalam penelitian ini terdapat beberapa tahap metode penelitian untuk mendapatkan informasi terkait ialah sebagai berikut:
a. Survey Lapangan
Pada tahap ini dilakukan survey lapangan yang ada di SPBU 54.683.11 Assalafi yang berhubungan dengan penjualan, pemesanan BBM dan bagaimana laporan data penjualan dan pemesanan BBM.
b. Dokumentasi
Pada tahap ini dilakukan pencarian dokumen, data-data yang berkaitan dengan penjualan BBM dan delivery order BBM serta berkas-berkas yang dibutuhkan dalam aplikasi delivery order BBM di SPBU 54.683.11 Assalafi.
c. Implementasi
Yaitu waktu melakukan pelaksanaan pembuatan tugas akhir ini dilakukan selama 6 bulan.
Dalam kurun waktu tersebut telah dilakukan pengumpulan data-data yang ada
hubungannya dengan tugas akhir mengenai delivery order BBM secara detail sehingga tugas akhir ini dapat terselesaikan dengan baik dan tepat waktu.
d. Uji coba
Melakukan tes uji coba program yang telah dibuat dengan menggunakan pengujian white box dan black box untuk mengetahui apakah program tersebut sudah sesuai dengan apa yang telah diharapkan.
HASIL DAN PEMBAHASAN Analisis proses
Analisis proses bisnis dalam menganalisa proses bisnis yang berjalan didapat beberapa hal sebagai berikut:
1. Pendataan user
Proses pendataan user ini melibatkan accounting, dan proses ini dijalankan saat perubahan pegawai, hal ini dilakukan oleh accounting dengan mengisi form-form pada pendataan user.
2. Pendataan harga
Proses pendataan harga ini melibatkan accounting, dan proses ini dijalankan saat perubahan harga, hal ini dilakukan oleh accounting dengan mengisi form-form pada pendataan harga.
3. Pendataan stok
Proses pendataan stok ini melibatkan accounting, dan proses ini dijalankan saat perubahan stok, hal ini dilakukan oleh accounting dengan mengisi form-form pada pendataan stok.
4. Pendataan jual
Proses pendataan jual ini melibatkan accounting, dan proses ini dijalankan saat mendata hasil penjual tiap harinya, hal ini dilakukan oleh accounting dengan mengisi form-form pada pendataan jual.
5. Pendataan giro
Proses pendataan giro ini melibatkan accounting, dan proses ini dijalankan saat pihak SPBU mau memesan BBM ke Pertamina, hal ini dilakukan oleh accounting dengan mengisi form-form pada pendataan giro.
6. Pendataan kas
Proses pendataan kas ini melibatkan kasir, dan proses ini dijalankan saat kasir menginputkan data hasil penjualan tiap harinya di pagi hari, hal ini dilakukan oleh kasir dengan mengisi form-form pada pendataan kas.
7. Pendataan order
Proses pendataan order ini melibatkan accounting, dan proses ini dijalankan saat accounting menerima data yang sudah dii pesan ke pertamina, hal ini dilakukan oleh accounting dengan mengisi form-form pada pendataan order.
8. Pendataan send
Proses pendataan send ini melibatkan accounting, dan proses ini dijalankan saat accounting menerima data pesanan dari pertamina, hal ini dilakukan oleh accounting dengan mengisi form-form pada pendataan send.
Context Diagram
Adapun context diagaram pada perancangan sistem ini adalah seperti pada gambar 1 berikut.
lap_do lap_kas input_giro
input_kas
input_user input_harga input_send input_order input_jual input_stok
0
SIDO
+
KASIR
ACCOUNTING
ASDIR
Gambar 1. Context Diagram
Data Flow Diagram
Adapun data flow diagram pada perancangan sistem ini adalah seperti pada gambar 2 berikut.[6]
ambil_kas ambil_order ambil_send
ambil_stok ambil_jual ambil_harga ambil_giro
send order
kas giro
harga user
jual stok
lap_do lap_kas input_order
input_send
input_kas input_giro
input_stok input_jual input_harga
input_user ACCOUNTING
KASIR
ASDIR
1
MASTER
+
2
TRANSAKSI
+
3
LAPORAN
+
1 dt_stok
2 dt_jual
3 dt_user
4 dt_harga 5 dt_giro
6 dt_kas
7 dt_order
8 dt_send
Gambar 2. Data Flow Diagram
Entity Relationship Diagram
Pada perancangan entity relationship diagram menggunakan dua perancangan yaitu : 1. Conceptual Data Model
Gambar 3. Conceptual Data Model
2. Physical Data Model
Sedangkan data model secara fisik dapat dimodelkan seperti tampak pada gambar 4.
Gambar 4. Physical Data Model
Cara Kerja Sistem
Cara mengoperasikan program ini kita akan masuk ke form login. Dalam form login ini kita harus memasukkan username dan password yang telah didaftarkan. Setelah masuk ke
Relation_263
Relation_262 Relation_261
Relation_259 Relation_258
Relation_160
Relation_156
harga kode_harg a jenis_bbm harga user
id_user username level password stok
id_stok tgl_stok s1_stok s2_stok s3_stok px_stok p1_stok p2_stok
jual id_jual tgl_jual s1 s2 s3 px p1 p2
order id_order tgl_order p_order bs_order px_order dex_order
send id_send tgl_send p bs px dex kas
id_kas tgl_kas jenis_kas debet kredit saldo
g iro id_g iro tgl_g iro stor do pph saldo_g iro
ID_SEND = ID_SEND
ID_SEND = ID_SEND ID_ORDER = ID_ORDER
ID_ORDER = ID_ORDER ID_GIRO = ID_GIRO
ID_GIRO = ID_GIRO ID_KAS = ID_KAS ID_KAS = ID_KAS
ID_JUAL = ID_JUAL ID_USER = ID_USER
ID_JUAL = ID_JUAL ID_STOK = ID_STOK
HARGA KODE_HARGA integer JENIS_BBM varchar(20) HARGA varchar(30) ID_SEND integer USER
ID_USER integer USERNAME varchar(30) LEVEL varchar(30) PASSWORD varchar(30) STOK
ID_STOK integer ID_USER integer TGL_STOK date S1_STOK varchar(30) S2_STOK varchar(30) S3_STOK varchar(30) PX_STOK varchar(30) P1_STOK varchar(30) P2_STOK varchar(30)
JUAL ID_JUAL integer TGL_JUAL date S1 varchar(30) S2 varchar(30) S3 varchar(30) PX varchar(30) P1 varchar(30) P2 varchar(30)
ORDER ID_ORDER integer TGL_ORDER date P_ORDER varchar(30) BS_ORDER varchar(30) PX_ORDER varchar(30) DEX_ORDER varchar(30)
SEND ID_SEND integer TGL_SEND date
P varchar(30)
BS varchar(30) PX varchar(30) DEX varchar(30) KAS
ID_KAS integer TGL_KAS date JENIS_KAS varchar(30) DEBET varchar(30) KREDIT varchar(30) SALDO varchar(30)
GIRO ID_GIRO integer TGL_GIRO date STOR varchar(30)
DO varchar(30)
PPH varchar(30) SALDO_GIRO varchar(30) TANGKI
ID_STOK integer ID_JUAL integer
PENDAPATAN ID_JUAL integer ID_KAS integer
STOR ID_KAS integer ID_GIRO integer
PESAN ID_GIRO integer ID_ORDER integer
DO ID_ORDER integer ID_SEND integer
halamn administrator, maka akan tampil menu-menu untuk mengelola content sesuai dengan hak akses pengguna, antara lain :
1. Form input user
Admin dapat menginputkan data user pada form input user seperti pada gambar 5;
Gambar 5. Form input user 2. Form input harga
Admin dapat menginputkan data harga pada form input harga seperti pada gambar 6;
Gambar 6. Form input harga 3. Form input stok
Accounting dapat menginputkan data stok pada form input stok seperti pada gambar 7;
Gambar 7. Form input stok 4. Form input jual
Accounting dapat menginputkan data jual pada form input jual seperti pada gambar 8;
Gambar 8. Form input jual 5. Form input giro
Kasir dapat menginputkan data giro pada form input giro seperti pada gambar 9;
Gambar 9. Form input giro 6. Form input kas
Kasir dapat menginputkan data kas pada form input kas seperti pada gambar 10;
Gambar 10. Form Input Kas 7. Form input order
Accounting dapat menginputkan data order pada form input order seperti pada gambar 11;
Gambar 11. Form Input Order
8. Form input send
Accounting dapat menginputkan data send pada form input send seperti pada gambar 12;
Gambar 12. Form Input Send
KESIMPULAN DAN SARAN
Dari hasil pengujian dapat disimpulkan bahwa kesesuaian yang menyatakan ya 86% dan yang menyatakan tidak mencapai 14%, jadi sistem informasi Delivery Order BBM pada SPBU 54.683.11 Assalafi dapat digunakan sehingga sistem yang di buat dapat membantu di instansi dalam delivery order bahan bakar minyak. Dari penjelasan dan hasil dapat diambil kesimpulan bahwa Sistem Informasi Delivery Order BBM di SPBU 54.683.11 Assalafi berhasil di buat dan dapat menyimpan data harga, data user, data send tangki, data order tangki, data stok tangki, data jual tangki, dan sudah terstruktur dalam pendataanya sehingga sistem tersebut dapat membantu SPBU 54.683.11 Assalafi dalam delivery order bahan bakar minyak. Untuk pengembangan lebih lanjut sebaiknya dilakukan analisis lebih mendetail terkait pengembangan sistem ini agar dapat bekerja menjadi lebih baik lagi.
DAFTAR PUSTAKA
[1] Heni A. Puspitosari, 2011, Pemrograman Web Database dengan PHP & MYSQL, Yogyakarta, Skripta Media Creative.
[2] Hendrayudi, 2009. VB 2008 Untuk Berbagai Keperluan Pemrograman. PT. Elex Media Komputindo. Jakarta.
[3] Budi Sutejo Dharma Oetomo, S.Kom, MM. 2006. Perancangan & Pembangunan Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi Yogyakarta.
[4] Nurul. Farida. 2014. “Sistem Delivery Order Berbasis Android pada AADS Yogyakarta”.
Yogyakarta.
[5] Urip Sudiman. 2005. Metode Tepat Menghemat Bahan Bakar (Bensin) Mobil. Kawan Pustaka. Jakarta.
[6] Homaidi. Ahmad 2014. Pemodelan Sistem Menggunakan Power Designer, Situbondo:
AMIKI Press.
