Sistem Informasi Manajemen Proyek Pembangunan PT.
Tuffindo Investama Con
Development Project Management System at PT. Tuffindo Investama Con
Fransiskus Daniel Chandra1, Muhammad Rachmadi2
1,2Jurusan Sistem Informasi, Fakultas Ilmu Komputer dan Rekayasa, Univesitas Multi Data Palembang
E-mail: 1[email protected], 2[email protected]
Abstrak
Perkembangan teknologi menyebabkan semua pelaku organisasi dan perusahaan membutuhkan sistem informasi sebagai sara penunjang dalam melakukan kegiatan operasional.
Pada PT. Tuffindo Investama Con, belum memiliki sistem yang memadai karena masih menggunakan sistem yang umum. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk membangun sistem informasi manajemen yang dapat membantu pihak perusahaan dalam melakukan kegiatan operasional. Metode penelitian yang digunakan adalah metode RUP (Rational Undefined Process). Pada tahapan permulaan, dilakukan pengumpulan data dan identifikasi masalah dengan menggunakan tehnik wawancara dan observasi. Tahap perencanaan dilakukan analisis permasalahan dan analisis kebutuhan dengan menggunakan analisis PIECES dan analisis sebab akibat. Tahapan konstruksi dilakukan pembuatan aplikasi dan implementasi sistem aplikasi menggunakan class diagram, activity diagram dan entity relationship diagram. Bahasa pemograman yang digunakan berupa PHP dan MySQL sebagai server database. Tahapan transisi dilaksanakan dengan melakukan uji coba pada rancangan sistem aplikasi yang telah di bangun. Hasil dari penelitian ini diharapkan dapat membangun sebuah sistem informasi manajemen proyek yang dapat membantu mengatasi permasalahan yang dihadapi oleh PT.
Tuffindo Investama Con dan menunjang kegiatan operasional sehari-hari, seperti pencatatan, perkembangan proyek, perhitungan, dan transaksi proyek
Kata kunci: Sistem Informasi, Manajemen Proyek, RUP, MySQL, PHP
Abstract
Technological developments cause all organizational and company actors to need information systems as a means of supporting operational activities. At PT. Tuffindo Investama Con, does not yet have an adequate system because it still uses a common system. The purpose of this research is to build a management information system that can assist the company in carrying out operational activities. The method used in this research is the RUP (Rational Undefined Process) method. At the inception stage, data collection and problem identification were carried out using interview and observation techniques. In the elaboration stage, problem analysis and needs analysis were carried out using PIECES analysis and cause and effect analysis. The construction stage is carried out by making applications and implementing application systems using class diagrams, activity diagrams and entity relationship diagrams.
The programming language used is PHP and MySQL as the database server. The transition stage is carried out by testing the applications that have been made. The results of this study are expected to be able to build a project management information system that can help overcome the problems faced by PT. Tuffindo Investama Con and support daily operational activities, such as recording, project progress, calculations, and project transactions.
Keywords: Information System, Project Management, RUP, MySQL, PHP
1. PENDAHULUAN
Di masa globalisasi ini, perkembangan di bidang ilmu pengetahuan dan teknologi mengalami kemajuan yang sangat pesat. Penggunaan internet juga berkembang pesat dan banyak digunakan oleh masyarakat luas dalam kehidupan sehari-hari. Hal ini menyebabkan semua pelaku baik organisasi dan perusahaan sangat membutuhkan sistem informasi yang digunakan sebagai sarana penunjang dalam melakukan kegiatan operasional sehari-hari. Sistem informasi manajemen dapat didefisinisikan sebagai jaringan informasi yang dibutuhkan oleh seorang pimpinan atau manajer untuk menjalankan tugasnya, terutama dalam pengambilan keputusan untuk mencapai tujuan organisasi [1].
Manajemen proyek merupakan proses yang terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, dan pengaturan dari tugas masing-masing sumber daya supaya tercapainya tujuan yang sudah ditentukan dengan mempertimbangkan factor waktu dan biaya [2]. Tujuan yang diharapkan dari manajemen proyek adalah untuk mengelola fungsi-fungsi manajemen sehingga diperoleh hasil yang optimum sesuai persyaratan yang ada dan yang telah ditetapkan serta mengelola sumber daya yang efisien dan efektif [3].
PT Tuffindo Investama Con merupakan salah satu Developer sekaligus kontraktor yang berada di kota Palembang. Developer ini sudah berdiri sejak tahun 2011. Penjualan unit rumah yang dibangun oleh PT Tuffindo Investama Con memiliki tipe yang bervariasi mulai dari tipe 36, 45, 54, dan sebagainya. Pembangunan rumah ini memerlukan sebuah rencana anggaran biaya (RAB) bangunan dengan perincian yang berbeda-beda. Rencana anggaran biaya bangunan ini terdiri dari jumlah material yang dibutuhkan dan harga dari material yang digunakan sehingga dapat memperkiraan harga yang akan dikeluarkan oleh pelanggan untuk membangun rumah yang diimpikan. Proses perhitungan RAB bangunan di PT. Tuffindo Investama Con sampai saat ini masih dilakukan secara manual. Hal ini tentunya menyebabkan manajer kesulitan dalam melakukan perhitungan perkiraan biaya yang akan dikeluarkan oleh pelanggan.
Selain itu, adanya kesulitan dari staf admin untuk melakukan pengadaan material yang akan dilakukan untuk pembangunan rumah dan dikhawatirkan adanya pengadaan yang berlebih sehingga dapat merugikan pihak developer. Maka dari itu, perusahaan membutuhkan sistem informasi yang dapat membantu kegiatan operasional sehari-hari dalam pengerjaan proyek.
Untuk membangun sistem informasi yang dapat menyelesaikan permasalahan pada PT.
Tuffindo Investama Con, dibuat sistem informasi berbasis website yang menggunakan bahasa pemograman PHP, database MySQL, dan metode perancangan RUP (Rational Undefined Process). Metode ini merupakan metode pendekatan dalam siklus pengembangan perangkat lunak menggunakan konsep object-oriented [4], dengan aktivitas yang berfokus pada pengembangan model dengan menggunakan Unified Model Language (UML) [5]. Metode RUP terdiri dari 4 (empat) tahapan, yaitu tahapan permulaan, tahapan perencanaan, tahapan konstruksi, dan tahapan transisi untuk dapat mengembangkan sistem informasi yang akan dibuat [6], [7].
Dalam membangun sebuah sistem, dilakukan analisis permasalahan pada beberapa aspek. Analisis permasalahan yang banyak digunakan adalah analisis PIECES (Performance, Information, Economy, Control, Efficiency, dan Services) [8]. Use case diagram atau Diagram Use Case merupakan diagram yang menjabarkan interaksi antara sistem dan bagian eksternal dari sistem serta dengan user yang biasa digunakan untuk mengetahui fungsi apa yang ada di sistem informasi dan siapa saja yang dapat menggunakan fungsi tersebut [9], [10]. Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan model teknik pendekatan yang menggambarkan hubungan dari sebuah model [11]. ERD dapat digunakan untuk permodelan basis data yang relasional dan menampilkan diagram yang menunjukkan informasi yang dibuat, disimpan, dan digunakan dalam suatu sistem bisnis [12].
2. METODE PENELITIAN
Penelitian dilakukan menggunakan metode RUP (Rational Undefined Process) yang terdiri dari 4 tahapan, yaitu Permulaan, Perencanaan, Konstruksi, dan Transisi.
2.1 Tahapan Pemulaan (Inception)
Pada fase ini, penulis akan melakukan pengumpulan data melalui wawancara dengan Direktur dan bagian staf dan pengamatan langsung ke PT. Tuffindo Investama Con. Selain itu, akan melakukan analisis permasalahan menggunakan analisis PIECES yang akan digunakan untuk pengolahan data.
2.2 Tahapan Perencanaan (Elaboration)
Pada fase ini, penulis akan melakukan melakukan analisis permasalahan dan analisis kebutuhan sesuai yang telah disampaikan dari Direktur serta staf PT. Tuffindo Investama Con.
Analisis permasalahan dilakukan dengan analisis PIECES (Performance, Information, Economic, Control, Efficiency, dan Services).
a. Tahapan Konstruksi (Construction)
Pada fase ini, akan dilakukan pengimplementasian dari penyelesaian masalah dan kebutuhan yang telah disampaikan dengan membuat class diagram, activity diagram, dan lainnya.
Selain itu, dilakukan juga perancangan desain sistem dan melakukan pengimplementasian sistem serta pengujian sistem.
b. Tahapan Transisi (Transition)
Tahapan transisi akan dilakukan kegiatan instalasi sistem yang sudah dibuat sehingga dapat dimengerti dan digunakan oleh PT. Tuffindo Investama Con.
3. HASIL DAN PEMBAHASAN
3.1 Permulaan
Pada tahapan ini, didapatkan informasi mengenai profil perusahaan melalui wawancara dan melakukan observasi secara langsung ke perusahaan PT. Tuffindo Investama Con.
3.2 Perencanaan
3.2.1 Analisis Permasalahan
Pada tahapan ini, dilakukan analisis permasalahan yang didapatkan dituangkan dalam bentuk tabel dengan menggunakan analisis PIECES yang dapat dilihat pada tabel 1.
Tabel 1. Analisis PIECES
PIECES Permasalahan
Performance (Kinerja)
Perhitungan Rencana Anggaran Biaya (RAB) membutuhkan waktu yang lama (5 hari).
Information (Informasi)
Tidak Adanya informasi progress perkembangan secara berkala
Economic
(Ekonomi) Tidak ada
Control (Kontrol atau
Tidak adanya sistem yang mengontrol hak akses tiap divisi sehingga tiap divisi dapat mengakses informasi yang ada
Keamanan)
Efficiency (Efisiensi waktu)
Adanya pemborosan waktu dalam proses penyusunan Rencana Anggaran Biaya (RAB)
Service (Layanan)
Adanya kesalahan dalam membuat RAB bangunan, sistem perhitungan masih dilakukan secara manual sehingga perhitungannya kurang teliti.
3.2.2 Analisis Kebutuhan
Pada analisis kebutuhan, menggunakan permodelan diagram use case yang dapat dilihat pada gambar 1. Pada bagian ini, dapat memperlihatkan bahwa terdapat 4 (empat) actor, yaitu manajer, owner, admin, dan ahli.
Gambar 1. Diagram Use Case
3.3 Konstruksi
Pada tahapan ini dilakukan rancangan sistem dengan menggunakan class diagram, entity relationship diagram, dan diagram relasi antar tabel.
3.3.1 Class Diagram
Class diagram menampilkan struktur sistem dari segi pendefinisian kelas-kelas yang akan dibuat pada aplikasi ini yang terdiri dari user, karyawan, perkembangan, material, pengeluaran, data proyek dan upah.
Gambar 2. Class Diagram
3.3.2 Entity Relationship Diagram
Dalam entity relationship diagram menunjukkan pemodelan dari struktur dan hubungan antar data yang relative kompleks, dapat dilihat pada gambar 3.
Gambar 3. Entity Relationship Diagram
3.3.3 Diagram Relasi Antar Tabel
Berikut adalah rancangan relasi antar tabel yang dibuat oleh penulis dapat dilihat pada gambar 4.
Gambar 4. Diagram Relasi Antar Tabel
3.4 Transisi
Pada tahapan ini, sudah dibuat sistem informasi manajemen proyek berbasis web yang sudah sesuai dengan kebutuhan dari perusahaan. Rancangan tampilan antarmuka sistem informasi manajemen proyek yang telah dibuat dapat dilihat pada gambar di bawah ini.
3.4.1 Antarmuka Menu Beranda
Menu beranda merupakan tampilan awal dari website yang sudah dibuat, terdapat tombol beranda, tentang, dan masuk. Antarmuka menu beranda dapat dilihat pada gambar 5.
Gambar 5. Antarmuka Menu Beranda
3.4.2 Antarmuka Form Login
Form Login digunakan oleh pengguna untuk mengakses aplikasi yang sudah dibuat.
Pengguna harus login atau masuk dengan memasukkan username dan password. Jika username dan password yang diamsukkan benar, maka sistem akan menampilkan menu yang sesuai dengan hak akses dari masing-masing pengguna. Antarmuka Form Login dapat dilihat pada gambar 6.
Gambar 6. Antarmuka Form Login
3.4.3 Antarmuka Menu Utama
Tampilan menu utama muncul setelah pengguna berhasil melakukan login.
Halaman utama berisi fitur yang tersedia dari setiap pengguna. Antarmuka Menu Utama dapat dilihat pada gambar 7.
Gambar 7. Antarmuka Menu Utama
3.4.4 Antarmuka Data Pekerjaan
Tampilan data pekerjaan menampilkan jenis pekerjaan yang dilakukan yang terdapat di perusahaan.
3.4.5 Antarmuka Data Perumahan
Data perumahan berfungsi untuk menampilkan data perumahan yang dikerjakan, tipe perumahan, contoh foto perumahan, dan tombol hapus.
3.4.6 Antarmuka Data Karyawan
Data karyawan menampilkan data karyawan yang bekerja di perusahaan yang berisi nama karyawan, jenis kelamin, nomor telepon/HP, dan divisi.
3.4.7 Antarmuka Data Bahan
Tampilan data bahan akan menampilkan data stok bahan yang tersedia yang berisi kode bahan, volume stok, harga satuan, dan nama pekerjaan.
3.4.8 Antarmuka Data Upah Satuan
Tampilan data upah satuan menunjukkan harga upah satuan dan nama pekerjaannya.
3.4.9 Antarmuka Data Transaksi
Tampilan data transaksi menunjukkan transaksi yang berjalan di perusahaan yang berisi kode transaksi, gambar perumahan, nama pelanggan, dan nomor telepon.
3.4.10 Antarmuka Detail Data Pekerjaan
Tampilan detail data pekerjaan menampilkan nama pekerjaan, nama bahan, nama upah, volume, harga satuan bahan, total harga bahan, harga satuan upah, dan total harga upah.
4. KESIMPULAN
Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan, terkaot analisis dan perancangan sistem manajemen proyek pada PT. Tuffindo Investama Con dapat disimpulkan bahwa:
1. Sistem informasi manajemen proyek yang dibuat sudah membantu manajer untuk mengetahui proses pengerjaan dan biaya yang sudah dikeluarkan secara lengkap.
2. Sistem aplikasi dapat membantu manajer untuk mendapatkan informasi secara cepat, misalnya terkait penggunaan bahan dan progress tahapan.
5. SARAN
Pada penyusunan, perancangan, dan pengembangan sistem, penulis sangat menyadari bahwa masih terdapat banyak kekurangan pada sistem yang telah dibangun. Maka dari itu, penulis memberikan beberapa saran, yaitu:
1. Sistem yang telah dibuat sebaiknya digunakan untuk membantu dalam manajemen proyek pada perusahaan.
2. Diharapkan kedepannya sistem ini ditambahkan fitur backup data secara otomatis, untuk mengantisipasi jika terjadi kerusakan dan kehilangan data.
3. Perlu dilakukan pemeliharaan sistem secara berkala sehingga dapat ditemukan kelemahan dan permasalahan pada sistem agar dapat diketahui dan segera diperbaiki.
DAFTAR PUSTAKA
[1] A. Lipusari, “Peran Sistem Informasi Manajemen (SIM) Dalam Pengambilan Keputusan,” Jurnal STIE Semarang (Edisi Elektronik), Vol. 5, No. 1, Feb. 2013.
[2] A. Gheffira, Z. Masri Inayah, R. Teguh, and D. Oktaviany, “Sistem Informasi Manajemen Proyek Berbasis Website pada PT. AKM,” Vol. 6, No. 1, pp. 62–71, 2019.
[3] H. Dimyati and K. Nurjaman, Manajemen Proyek. Bandung: CV. Pustaka Setia, 2014.
[4] N. Hikmah, R. Simon Lesmana, and D. Yuni Utami, “Perancangan Sistem Informasi Persediaan Barang Menggunakan Metode RUP (Studi Kasus PT Medical Device Indonesia),” Computer Science (CO-SCIENCE, Vol. 1, No. 1, 2021.
[5] A. Triwahyuni and N. Saputra, “Architecture E-Mall Using RUP (Rational Unified Process) Methods,” Cogito Smart Journal, vol. 1.
[6] P. Adi Cakranegara, “Web-Based Online Sales Information System Using PHP and MYSQL Database in Nara Collection,” Vol. 7, No. 1, 2022.
[7] A. Rini, “Implementasi Metode Rational Unified Process pada Website PT. Cinta Kasih Pribadina,” TEKNOMATIKA, Vol. 07, No. 01, 2017.
[8] Al Fatta, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset, 2008.
[9] Whitten and Bentley, System Analysis & Design Method. New York, 2007.
[10] I. Solikin, M. Sobri, and R. A. Saputra, “Sistem Indormasi Pendataan Pengunjung Perpustakaan (Studi Kasus: SMKN 1 Palembang),” Jurnal Ilmiah Betrik, Vol. 9, No. 3, pp. 140–150, Dec. 2018.
[11] E. W. Fridayanthie and T. Mahdiati, “Rancang Bangun Sistem Informasi Permintaan ATK Berbasis Intranet (Studi Kasus: Kejaksaan Negeri Rangkasbitung),” Jurnal Khatulistiwa Informatika, Vol. 4, No. 2, pp. 126–137, Dec. 2016.
[12] M. Tabrani and H. Priyandaru, “Sistem Informasi Manajemen Berbasis Website pada UNL Studio Dengan Menggunakan Framework Codeigniter,” Jurnal Ilmiah M-Progress, Vol. 11, No. 1, 2021.
