2023 年度日本留学フェア（韓国／ベトナム）
参加機関募集要項
【実施日程・会場（予定）】
国 都市 会場 開催月日
韓国
釜山 Busan Exhibition & Convention Center (BEXCO)
８/５
（土）
ソウル COEX ８/６
（日）
ベトナム
ホーチミン Hotel Equatorial Ho Chi Minh City 11/25
（土）
ハノイ Lotte Hotel Hanoi 11/26
（日）
【募集日程】
受付開始 ：2023 年２月 13 日（月）午前 10 時
申込締切 ：2023 年２月 27 日（月）午後４時
参加機関発表：2023 年３月 10 日（金）
■本募集要項を全頁確認のうえ、ご不明点は、参加申込前に本募集要項最終頁記 載の【本件に関する照会先】へ電子メールにてお問合せください。
申込方法については、 P.６「10．申込方法」をご参照ください。
※ 日本留学フェア（オンライン）及び進学説明会についても同時に参加機関を 募集しています。電子メールでお問い合わせの際は、 「日本留学フェア（国名）
に関する問い合わせ」であることを明記してください。
■参加が確定した機関名は「日本留学情報サイト」に掲載することで通知し、参 加 確 定 通 知 の 発 出 は原 則 い た し ま せ ん 。学内 決裁 等で 参加 確 定通 知が 必要 な場 合は、参加確定後に本募集要項最終頁記載の【本件に関する照会先】へ電子メー ルにてご連絡ください。
参加確定機関掲載 URL ：
https://www.studyinjapan.go.jp/ja/other/event/2023/fair/fair- guideline.html
独立行政法人日本学生支援機構
2023 年２月 １．趣 旨
日本留学フェア（以下「フェア」という。）は、開催各国・地域の学生が日本留学を志し、か つ、留学希望に合った教育機関を選択し、実りある留学（短期留学を含む。）を達成できるよう、
独立行政法人日本学生支援機構（以下「機構」という。）が我が国の教育機関の参加を得て、実 施します。留学希望者及び進学指導者等を対象に、主として高等教育に関する情報及び個々の 大学等の教育、研究上の特色等に関する最新で的確な情報を提供し、我が国への留学促進を図 ることを目的としています。
2023年度については、参加機関、来場者の新型コロナウイルス感染防止対策を講じたうえで、
韓国及びベトナム現地にて対面式で開催することといたしました。
２．実施内容
（１）個別相談
次に掲げるブースを設置のうえ、日本留学希望者等に対して個別相談を行います。
① 各参加機関のブース ：各参加機関の教育内容、特色等に関する情報提供及び説明
② 機構のブース ：日本留学全般に関する情報提供及び説明
③ 在外公館のブース ：日本の高等教育の状況や国費外国人留学生制度等に関する情
報提供及び説明
※ その他、国によっては、元日本留学生会のブース、日本留学試験（EJU）実施協力機関
のブース等を設けて情報提供を行うことを予定しています。
（２）全体セミナー
在外公館、日本留学経験者及び機構職員等により、日本留学希望者等に対して日本留学に 関するセミナー等を行います。
３．参加対象機関
フェア参加の対象となる機関は、上記１に掲げるフェアの趣旨に沿った情報提供を希望する 我が国の大学（大学院を含む。）、短期大学、高等専門学校、専修学校（専門課程）、日本語教育 機関及び国際教育交流等に関係する機関（地方自治体等を含む。）とし、１機関１ブースを原則 とします。
※ 外国大学日本校は募集の対象外となります。ただし、文部科学省が「外国の大学、大学院 ま た は 短 期 大 学 の 課 程 を 有 す る も の と し て 当 該 外 国 の 学 校 教 育 制 度 に お い て 位 置 づ け ら れた教育施設」として指定したものを除きます。
※ 在籍管理非適正校に２年以上連続で該当する大学等は募集の対象外となります。
※ 次の項目にあてはまる場合には、参加を制限又は取り消す場合がありますので、あらかじ めご了承ください。
① 以前実施した日本留学フェア（オンライン実施含む。）又は進学説明会において参 加機関負担経費の滞納が発生した大学等
② 事務手続きの不履行等、運営を妨げる行為を行う可能性がある場合
③ 機構と現在係争中の場合
④ 機構が実施する留学生調査にご回答いただいていない大学等
⑤ その他、法令遵守の観点から、参加を認めることでフェア全体の信用棄損の問題が
生じると考えられる場合
４．参加形態
（ １ ） 教 育 機 関 が 参加する場合は、原則として、次の単位とします。
ア．学校単位 イ．学校法人単位
ウ．大学コンソーシアム単位
【留意事項】
① 上記（１）アの細分化（例えば、大学の学部単位、大学院の研究科単位等）は参加対 象とはなりません。
② 上記（１）イ及びウの形態での参加に当たっては、次の事項をあらかじめご了承のう え、申込みをしてください。
・各種掲示物・印刷物に表示できる機関名は、1 ブースにつき 1 つです。ブースのパ ラペット（参加機関パネル）やブースガイド等には、掲載スペース等の都合により、
それぞれ学校法人名、またはコンソーシアム名のみを表示し、構成機関名は表示し ません。個別の学校名の表示を希望する場合は、参加機関独自でパネル等を用意し、
ブース内に掲示してください。
・参加に伴う連絡先や下記６に掲げる経費の支払機関は、学校法人単位又はコンソー シアム単位、もしくはそれぞれの構成機関のうちの１機関としてください。
（ ２ ）地 方 自 治 体 等 が 当 該 地 域 に 所 在 す る 学 校 と と も に 参 加 す る 場 合 に つ い て も 、上 記 留 意 事 項 を準用します。
（３）フェアへの参加は、個別ブースの設置による現地参加のみ受け付けることとし、資料や ポスターのみの参加はできません。
（４）各国について、両都市又はいずれか一方の都市への参加を選択することができます。
５．フェアにおける参加機関の活動内容
（１）機関名等の広報
参加機関ごとに個別ブースを設置しますので、ポスター、バナー等の掲示物によりブース 内の装飾を行い、広報を行ってください。
（２）資料の配付
参加機関ブースにおいて、学校案内、募集要項等（英語や現地語で書かれたものが望まし い。）を来場者に配付する等、情報提供を行ってください。
（３）個別相談
参加機関ブースにおいて、主として各機関の教育内容、入学試験、その他特色等について、
留学希望者からの個別相談に応じてください。
なお、教育機関以外の機関については、各機関の事業内容の説明及び最新の情報を提供す るとともに、留学希望者等からの個別相談に応じてください。
【留意事項】
① 参 加 機 関 に お い て 重 点 的 に 広 報 す る プ ロ グ ラ ム を 明 確 に し て い た だ き 、 留 学 生 獲 得 と い う 目 的 意 識 を も っ て ご 参 加 く だ さ い 。
② フ ェ ア 来 場 者 が 満 足 す る 情 報 提 供 と い う 観 点 か ら 、 来 場 者 が 情 報 を 得 て す ぐ に 具 体 的 な プ ラ ン ニ ン グ が で き る よ う な 情 報 提 供 、 助 言 に ご 協 力 く だ さ い 。
③ 大 学 院 留 学 を 目 指 し て い る 日 本 留 学 希 望 者 に 対 応 す る た め に 、 研 究 生 制 度 等 の 情 報 提 供 に つ い て も ご 準 備 く だ さ い 。
④ 交 流協 定 締結 を 希望す る 現 地の 大 学関 係 者が 来 場 する 場 合も あ りま す の で、 こ の場 合 には、単位互換、学費免除等を含む協定の内容及びその締結手続等についての相談に応 じてください。
⑤ ブースの大きさにより、１ブース内に設置できる椅子の数に限度があることから、着席 できる人数が限られます（３脚程度）。また、新 型 コ ロ ナ ウ イ ル ス 感 染 症 拡 大 状 況 に よ っ て は 、 一参加機関当たりの参加人数を制限する場合があります。
⑥ ブ ー スの 混雑 が予 想さ れ る大 学等 につ いては 、 周辺 の参 加機 関のブ ー ス対 応や 来場 者 の通行をスムーズに行えるように、ブース位置を調整する場合があります。
なお、ブース位置のご希望等には応じかねますので、あらかじめご了承ください。
⑦ 現 地 の 防 疫 措 置 に 基 づ く 感 染 症 対 策 を 実 施 い た し ま す の で 、 マ ス ク の 着 用 等 、 ご 協 力 を お 願 い い た し ま す 。
⑧ 配 付 す る 資 料 に つ い て は 、 充 分 な 部 数 を ご 準 備 く だ さ い 。
（ 参 考 ） 過 去 ３ 回 の フ ェ ア 来 場 者 数 （単位：人）
国 都市 2017年度 2018年度 2019年度
韓国 釜山 2,410 2,450 1,640
ソウル 3,950 4,560 3,080
ベトナム ホーチミン 1,603 1,719 1,738
ハノイ 1,664 1,708 1,921
※ 過年度のフェア詳細については、「日本留学情報サイト」をご参照ください。
（https://www.studyinjapan.go.jp/ja/other/event/）
６ ． 経 費
（ １ ） 参 加 機 関 負 担 経 費
フェア参加機関には、会場借料、ブース設営費、広告費、印刷物作成費等のフェア実施経 費の総額から、原則として総参加機関数（機構を含む。）で按分した額をご負担いただきます。
2023 年度の一機関当たりの負担経費概算額（現時点での見込額。）は次のとおりですが、
負担経費は実際の参加機関数、為替レートや物価の急上昇、感染症対策に係る準備等によっ て大きく変動する場合がありますので、あらかじめご了承ください。
負担経費は各フェアの終了後に精算しますので、金額が確定次第、参加機関にご請求させ ていただきます。
国 都市 負担経費概算
韓国 釜山 180,000円～230,000円
ソウル 210,000円～260,000円
ベトナム ホーチミン 90,000円～130,000円 ハノイ 140,000円～180,000円
※上記表中の負担経費概算は、フェア実施に係る諸経費（会場借料、ブース設営費、広告 費 、 印 刷物 作 成費 ） 及び フ ェ ア国 内 運営 事 務局 経 費 につ い ての 額 です ｡な お 、通 訳 経費
（機構に通訳手配を依頼した場合のみ。１日につき１名当たり約14,000円～26,000円）
等のオプション経費は含まれておりません。
（ ２ ） 経 費 の 支 払 先
機構は、フェア実施に当たり、外部業者の設置する「フェア国内運営事務局」に対し、参 加機関との連絡業務及び経費の徴収業務等を業務委託します。したがって、経費の支払先は 委託業者となりますので、あらかじめご了承のうえ、参加申込みをしてください。
なお、委託業者については、決まり次第、参加機関に通知します。
（３）見積書・請求書
フェア参加機関には、フェア実施日の約３日前に参加機関負担経費の見積書をお送りいた します。これ以前の見積書の発行はいたしかねますので、あらかじめご了承ください。
また、フェア終了後には確定の見積書及び請求書をお送りいたします。この時、実際にか かった経費によっては事前送付の見積書と金額が異なる場合がございます。
（ ４ ） 日本から会場への資料発送経費
日本からフェア会場までの資料発送を希望する参加機関については、機構指定の運送業者 が資料をとりまとめ、現地会場まで配送します。発送方法及び支払先についての詳細は、後 日、業者よりご連絡します。送料は重量に応じ、各参加機関の負担となります。
なお、機構指定運送業者の利用は任意です。ご利用されない場合は、宿泊先ホテル等に発 送のうえ、各参加機関で会場まで持ち込みをお願いいたします。
（ ５ ） 旅 行 ・ 宿 泊 手 配
フェアへの参加に当たっては、現地集合・現地解散としますので、旅行・宿泊及び出入国時 の検査等については、各自手配してください。
2023 年２月現在、韓国及びベトナムへの短期滞在目的の入国については査証免除措置が再 開されており、入国後の隔離義務はありませんが、旅行許可の申請（韓国）や海外旅行保険へ の加入（ベトナム）といった事前準備が必要となっています。新型コロナウイルス感染症の拡 大状況によっては手続きが変更となる可能性もございますので、下記ウェブサイト等にて最新 情報を確認のうえ、充分に時間の余裕を持ってご準備ください。
外務省 海外安全ホームページ https://www.anzen.mofa.go.jp/
７ ． キャンセル
（ １ ） キ ャ ン セ ル 手 続
① キャンセル料発生前
参加申込み後、下記（２）に掲げるキャンセル料発生期日より前に参加申込みをキャンセ ルされる場合は、機構に電子メールにてキャンセルされる旨、ご連絡ください。
② キャンセル料発生後
あらかじめ機構に電子メールでご連絡ください。キャンセル文書の様式を機構より送信い たしますので、キャンセル文書を作成し、電子メールに添付のうえ送信してください。機構 がキャンセル文書を受理した時点で、正式な申込みキャンセルとなります。
（ ２ ） キ ャ ン セ ル 料
キャンセルする場合、次に掲げるキャンセル料を申し受けますので、ご了承ください。
なお、キャンセル料についても、上記６の（２）に掲げる参加機関負担経費の支払と同様、
委託業者に支払うこととなる予定ですので、あらかじめご了承ください。
機構が文書による申込み取消しを受理した日が、フェア開催日前日から起算して
120 日前から 91日前まで 参加機関負担経費の 10％
90日前から61日前まで 参加機関負担経費の 30％
60日前から31日前まで 参加機関負担経費の 50％
30日以内 参加機関負担経費の 100％
８ ． 延 期 ・ 中 止
（ １ ） 延 期 ・ 中 止 の 判 断
以 下 の 場 合 、実 施 直 前 で も 機 構 は フ ェ ア の 延 期 ま た は 中 止 を 決 定 し 、「 日 本 留 学 情 報 サ イ ト 」 に 掲 載 す る と と も に 、 参 加 機 関 へ ご 連 絡 い た し ま す 。
① 現 地 の 政 治 情 勢 、治 安 状 況 等 に 何 ら か の 急 激 な 変 化 が 生 じ 、外 務 省 の 海 外 安 全 情 報
（ 危 険 情 報 ） に よ り フ ェ ア 実 施 地 域 に レ ベ ル ２ 以 上 が 発 出 さ れ た 場 合
② 外 務 省 の 感 染 症 危 険 情 報 に よ り フ ェ ア 実 施 地 域 に レ ベ ル ３ 以 上 が 発 出 さ れ た 場 合
③ 日 本 か ら フ ェ ア 実 施 国 へ の 入 国 が 制 限 又 は 禁 止 さ れ た 場 合
④ そ の 他 、新 型 コ ロ ナ ウ イ ル ス 感 染 症 の 拡 大 防 止 と 参 加 機 関・来 場 者 の 安 全 確 保 の 観 点 か ら 、 フ ェ ア の 延 期 ま た は 中 止 が 妥 当 で あ る と 機 構 が 判 断 す る 場 合
⑤ 一定数の応募がない、またはキャンセルにより参加機関が一定数を下回る場合
（ ２ ） 経 費 等
機 構 がフ ェア の延 期 また は中 止を 決定し た 場合 、参 加機 関負担 経 費及 びキ ャン セル料 は 徴収いたしません。ただし、各参加機関分の資料発送経費、旅行・宿泊等手配（出入国時の 検査等を含む）に要した経費については機構では負担いたしませんので、あらかじめご了承 ください。
なお、フェアは開催されたものの、日本国内の自然災害や各参加機関個別の事情等により 参加 をキャン セルした場合 は、上記 ７．のとおり キャンセ ル料を徴収さ せていた だきます 。
９．広 報
機構では、各フェアに関する事前広報について、現地関係団体等を通じて、ポスター、ちら し、ウェブサイト、ＳＮＳ、新聞等を用いて幅広く行うとともに、「日本留学情報サイト」や機 構及び海外事務所ＳＮＳにおいても、参加機関名及び実施要項等を順次掲載します。
参加機関におかれましても、告知及び現地協定校等への広報をお願いします。
10.申込み方法
（１）次の手順に従って、申込みしてください。
① 「日本留学情報サイト」の日本留学フェアページにアクセスする。
https://www.studyinjapan.go.jp/ja/other/event/2023/fair/fair-guideline.html
② 申込みフォームより必要事項を入力し、送信する。
【必要事項】
・参加機関名（英語表記、ある場合は参加希望フェア実施国言語での表記も含む。）
・参加を希望するフェア及び実施都市
・担当者名及び連絡先情報
・キャンセル待ち希望の有無 等
③ 送信完了後、１時間以内に自動配信される登録確認メールの内容を確認する。
※ 個人情報について
申 込 み 画 面 に ご 記 入 いた だ い た 個 人 情 報 は 、フ ェ ア の 実 施 に 当 た って 必 要 と な る 連 絡業務、フェア参加者名簿の作成及び機構の日本留学に関する事業の情報提供のため に利用し、その他の目的には利用しません。
なお、上記６に記載のとおり、フェア実施に当たり、参加機関との連絡業務、参加機 関負担経費の徴収業務及び資料発送を業務委託するため、当該業務に必要な範囲で個 人情報が委託業者に提供されますので、あらかじめご了承ください。
（２）申込み期限
2023年２月 27日（月）午後４時まで
（３）申込み受付
参加申込み機関数が上限を超えた場合は、原則として先着順で受け付けます。
なお、共催機関との相談の上、現地の要望にあわせ、参加機関の学種・区分等を調整す ることがありますので、ご了承ください。
（４）参加機関発表
参加が確定した機関名は、2023年３月 10 日（金）に「日本留学情報サイト」に掲載す ることで通知し、参加確定通 知の発出は原則いたし ません。学内決裁等で参加確定通知が 必要な場合は、参加確定後に下記の照会先まで電子メールにてご連絡ください。
参加確定機関掲載 URL：
https://www.studyinjapan.go.jp/ja/other/event/2023/fair/fair-guideline.html
（５）複数のフェアに申込みをする場合は、まとめて送信（申込み）してください。やむを得 ず 何 度 か に 分 け て 申 込む 場 合 で ２ 回 目 以 降 に送 信 す る と き は 、 前 回送 信 分 と 申 込 み 内 容が 重複しないように充分ご確認のうえ、送信してください。
【本件に関する照会先】
〒135-8630 東京都江東区青海２－２－１
独立行政法人日本学生支援機構 留学生事業部留学情報課 日本留学係 TEL： 03-5520-6111
FAX： 03-5520-6121
E-mail： [email protected]
※お問い合わせは「日本留学フェア（韓国／ベトナム）について」である旨を 記載のうえ、電子メールでお願いいたします。
