В КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
Грамотное кадровое делопроизводство – неотъемлемая часть работы кадровой службы любого предприятия. По каким причинам допускаются ошибки в кадровой документации и как их исправить, разъясняет эксперт журнала.
Очень часто причинами оши- бок являются неопытность и не- знание кадровиками законодатель- ства и нормативных правовых ак- тов по делопроизводству, а также неумение применять их в практи- ческой деятельности. При работе с кадровыми документами следу- ет постоянно следить за изменени- ями в законодательстве. К основ- ным нормативным документам по регламентации кадрового делопро- изводства относятся:
– Трудовой кодекс;
– Закон РК «О персональных данных и их защите» от 21 мая 2013 года № 94-V;
– Правила документирования, управления документацией и использования систем элек-
тронного документооборота в государствен- ных и негосударственных организациях, ут- вержденные Постановлением Правительства РК от 31 октября 2018 года № 703;
– Правила ведения и хранения трудовых кни- жек, утвержденные приказом министра здра- воохранения и социального развития РК от 30 ноября 2015 года № 929 (далее – Правила ведения и хранения трудовых книжек);
– Перечень типовых документов, образующих- ся в деятельности государственных и негосу- дарственных организаций, с указанием сро- ков хранения, утвержденный приказом и. о.
министра культуры и спорта РК от 29 сентя- бря 2017 года № 263;
– Правила предоставления и получения сведе- ний о трудовом договоре в единой системе
учета трудовых договоров, утверж- денные приказом министра труда и социальной защиты населения РК от 3 сентября 2020 года № 353.
Каждый работодатель, исполь- зуя нормативные правовые ак- ты, создает локальные норматив- ные акты для своей организации.
Обязательность некоторых ло- кальных актов определена трудо- вым законодательством. Соглас- но статье 11 Трудового кодекса работодатель издает акты в пре- делах своей компетенции в соот- ветствии с Трудовым кодексом и иными нормативными правовыми актами РК, трудовым договором, соглашениями, коллективным договором.
К обязательным локальным нормативным актам относятся:
– приказы (приказами оформляются решения правового характера, а также по оператив- ным, организационным, кадровым и другим вопросам деятельности организации);
– правила трудового распорядка (устанавлива- ют рабочее время и время отдыха работников, условия обеспечения трудовой дисциплины, иные вопросы регулирования трудовых от- ношений);
– Положение об оплате труда (определяет ус- ловия оплаты труда, критерии и процедуры оценки труда, нормирования труда);
– Положение об обработке, защите и хранении персональных данных (регламентирует поря- док осуществления сбора и хранения персо- нальной информации);
О. КРИВОНОСОВА, специалист по внедрению программного обеспечения для кадровых служб
ФБ
КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО – инструкции по охране труда (устанавливают
требования по охране труда при выполнении работ).
Работодатели могут создавать и другие ло- кальные нормативные документы, наличие ко- торых не закреплено в трудовом законодатель- стве, но они могут эффективно использовать- ся в работе. Одним из таких локальных актов является Положение об отделе кадров, целью которого является закрепление функций отде- ла кадров, а также прав и обязанностей его со- трудников. На многих предприятиях разраба- тывается кадровая политика, которая включает в себя нормы и правила работы с персоналом.
Один из разделов кадровой политики опреде- ляет перечень документов, их вид, структуру, содержание.
Ошибки при оформлении локальных норма- тивных актов организации
При разработке и создании локальных нор- мативных актов часто допускаются ошибки, ко- торые не помогают, а, наоборот, затрудняют ра- боту кадровика. Так, например, разрабатывают- ся Правила внутреннего трудового распорядка, Положение об оплате труда, Положение о пре- мировании, Положение о предоставлении от- пусков, Правила наложения дисциплинарных взысканий, Положение о неразглашении ком- мерческой тайны и другие документы, которые отдельными статьями дублируют друг друга, идут вразрез с законодательством или проти- воречат условиям коллективного договора. За- частую в связи с изменениями в законодатель- стве несвое временно вносятся корректировки и дополнения в локальные акты.
На основании статьи 12 Трудового кодекса в случаях, предусмотренных соглашениями, кол- лективным договором, работодатель издает ак- ты по вопросам труда после согласования или с учетом мнения представителей работников. Не допускается применение актов работодателя, ухудшающих положение работников по срав- нению с трудовым законодательством, коллек- тивным договором, соглашениями либо приня- тые без соблюдения порядка согласования или учета мнения представительного органа.
При создании любого локального норматив- ного акта важно изначально продумать его со- держание, прописать особенности деятельности организации, не включать в документ условия, которые не характерны для компании. Следует постоянно следить за изменениями в законода- тельстве и своевременно вносить корректиров- ки и дополнения в локальные акты.
Работники в обязательном порядке долж- ны быть ознакомлены с правилами трудового распорядка и иными локальными актами ра- ботодателя, имеющими непосредственное от- ношение к работе, и коллективным договором под роспись. Сделать это можно несколькими методами:
– к каждому акту подкрепить специальный ли- сток, в котором сотрудники поставят свои подписи;
– в специальном журнале, в котором работни- ки расписываются;
– сотрудник ставит подпись в конце трудового соглашения, подтверждая свое ознакомление с локальными актами предприятия.
Следует понимать, если работодатель не мо- жет доказать, что ознакомил работников с ло- кальными нормативными актами, работников невозможно привлечь к дисциплинарной ответ- ственности за ненадлежащее исполнение трудо- вых обязанностей.
Основным документом, регулирующим тру- довые отношения с работником, является тру- довой договор.
Основные ошибки при оформлении трудо- вых договоров с работниками:
– отсутствуют письменные трудовые догово- ры с работниками;
– в трудовых договорах отсутствуют какие-ли- бо обязательные условия, определенные ста- тьей 28 Трудового кодекса, нечетко прописа- на трудовая функция;
– трудовые договоры не зарегистрированы, нет даты регистрации, нет подписи сторон тру- дового договора;
– трудовые договоры заключены в одном эк- земпляре, один экземпляр трудового догово- ра (дополнительного соглашения при его на- личии) не отдан на руки работнику либо нет отметки о получении работником экземпля- ра трудового договора;
– при приеме на работу работодатель не знако- мит работника под роспись с нормативными локальными актами;
– при заключении трудового договора не со- блюдаются возрастные ограничения и запре- ты, установленные статьей 26 Трудового ко- декса;
– в трудовом договоре неправомерно пропи- сано условие испытательного срока либо, в случае установления нанимателем условия о предварительном испытании при приеме на работу, в трудовом договоре отсутствует данная норма;
КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
– при изменении условий трудового договора не оформляются должным образом дополни- тельные соглашения;
– договор о работе по совместительству за- ключается как договор по основной работе без указания условия совместительства; при заключении трудового договора о работе по совместительству с другим работодателем отсутствует справка о характере и условиях труда по основному месту работы как этого требует законодательство;
– работа по совместительству на этом же пред- приятии оформляется дополнительным со- глашением к основному трудовому догово- ру, тогда как необходимо заключать отдель- ный трудовой договор о работе по совмести- тельству;
– отсутствует или неправильно указано место трудоустройства. Если работник принимает- ся в филиал компании, то в трудовом согла- шении обязательно указывается адрес струк- турного подразделения, в которое он направ- ляется.
Основные ошибки при прекращении трудо- вых отношений с работниками
Наиболее распространенными и одновремен- но грубыми ошибками, которые приводят к не- гативным последствиям, в том числе и обраще- нию в суд, являются ошибки, допущенные при увольнении работников.
Довольно часто кадровики путают основания прекращения или расторжения трудового дого- вора. Трудовым кодексом четко определены ос- нования и порядок прекращения трудового до- говора, которым следует руководствоваться при проведении данной процедуры. Безоснователь- ное увольнение, увольнение не по тем основа- ниям, нарушение порядка и процедуры уволь- нения приводят к признанию увольнения неза- конным и восстановлению работника на рабо- те с причитающимися ему выплатами.
Следует обратить внимание на формулиров- ку в тексте приказа о прекращении (расторже- нии) трудового договора. Формулировка «трудо- вой договор прекращен» применяется в случаях:
– истечения срока трудового договора;
– в связи с переводом работника к другому ра- ботодателю;
– по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон;
– отказа работника от продолжения трудовых отношений;
– нарушения условий заключения трудового договора.
Формулировка «трудовой договор растор- гнут» применяется в случаях:
– расторжения трудового договора по соглаше- нию сторон;
– по инициативе работодателя;
– по инициативе работника.
Часто ошибки, допущенные в содержании трудового договора при его заключении или рас- торжении, приводят к нежелательным послед- ствиям при разрешении трудовых споров. До- пуск работодателем к работе лица без заключе- ния трудового договора влечет штраф на долж- ностных лиц в размерах, определенных ста- тьей 86 Кодекса РК об административных пра- вонарушениях.
Ошибки, допускаемые при заполнении тру- довых книжек:
– не назначается приказом лицо, ответствен- ное за ведение, хранение, учет и выдачу тру- довых книжек;
– не выдаются расписки при получении трудо- вых книжек от работников;
– отсутствует или неправильно ведется книга учета движения трудовых книжек и вклады- шей в них;
– в разделе сведений о работнике отсутствует подпись работника;
– отсутствует запись об изменении фамилии на внутренней стороне обложки или запись не заверена печатью;
– раздел сведений о работе не содержит пол- ного наименования работодателя;
– нарушается порядковая нумерация записей;
– не вносятся записи о переименовании, реор- ганизации работодателя;
– текст записи в трудовой книжке не соответ- ствует тексту приказа;
– вносятся не все записи о работе, чаще всего о переводах;
– неправильно вносятся исправления в разде- ле сведений о работе;
– при увольнении работника не заверяются подписью сведения о награждениях и поощ- рениях работника;
– при выдаче дубликата трудовой книжки не указывается слово «дубликат»;
– при оформлении вкладыша не заполняется раздел сведений о работнике.
Выявить ошибки и нарушения, допускаемые при работе с документами, поможет внутренний аудит кадровой документации. Необходимость аудита возникает в случаях:
– смены кадрового работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства;
ФБ
КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО – смены руководства организации;
– приведения кадровой документации в соот- ветствие с действующим законодательством после произошедших в нем изменений;
– в связи с предстоящей проверкой инспекции труда.
Вне зависимости от тех причин, по которым кадровые документы оформлялись с нарушени- ями, по возможности эти нарушения необходи- мо исправить. Порядок внесения исправлений и дополнений в документы установлен действу- ющим законодательством (Правилами ведения и хранения трудовых книжек). В случае отсут- ствия в трудовых договорах какого-либо усло- вия из обязательных условий, установленных статьей 28 Трудового кодекса, недостающее ус- ловие необходимо дополнить изменением или соглашением к трудовому договору. Если усло- вие содержится в трудовом договоре, но пропи- сано не в соответствии с требованиями законо- дательства, достаточно составить соглашение об изложении соответствующего пункта тру- дового договора в новой редакции.
Статьей 33 Трудового кодекса определен по- рядок внесения изменений и дополнений в тру- довой договор. Внесение в него изменений и до- полнений может производиться в форме элек- тронного документа, удостоверенного посред- ством электронной цифровой подписи.
Исправление сведений о работе в трудовых книжках производится в порядке, установлен- ном пунктом 14 Правил ведения и хранения тру- довых книжек.
После указания соответствующего поряд- кового номера, даты внесения записи в графе 3 раздела «Сведения о работе» производится сле- дующая запись: «Запись за № ____ недействи- тельна. Принят на должность_______» и в гра- фе 4 раздела «Сведения о работе» повторяются дата и номер приказа (распоряжения) работода- теля, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку.
В случае незаконного расторжения трудового договора, перевода и восстановления на преж- ней работе производится следующая запись:
«Запись за № ______ недействительна, восста- новлен на прежней должности».
При изменении формулировки причины расторжения трудового договора произво- дится следующая запись: «Запись за № ______
недействительна, трудовой договор прекращен (или расторгнут)» и указывается новая форму- лировка. В графе 4 раздела «Сведения о рабо- те» в этом случае делается ссылка на приказ о восстановлении на работе или изменении фор- мулировки причины прекращения трудового договора.
Сведения о трудовой деятельности исправля- ются в соответствии с документами, подтверж- дающими трудовую деятельность работника со- гласно статье 35 Трудового кодекса.
Грамотное ведение кадровой документации позволит избежать трудовых разногласий меж- ду работниками и работодателем, трудовых спо- ров, а также проблем с трудовой инспекцией или другими проверяющими органами.
Изменена квота на привлечение иностранной рабочей силы Приказом министра труда и социальной защиты населения РК от 5 августа 2021 года № 278 внесены изменения в приказ министра труда и социальной защиты населения РК «О распределе- нии квоты» от 31 декабря 2020 года № 558.
Согласно изменениям количество иностранцев, привлекаемых в качестве рабочей силы в ре- гионах, уменьшено с 28 305 до 28 247 человек и составляет:
– по первой категории – 1 354 чел. (ранее 1 344 чел.);
– по второй категории – 6 896 чел. (ранее 7 510 чел.);
– по третьей категории – 12 279 чел. (ранее 12 295 чел.);
– по четвертой категории 4 875 чел. (ранее 4 170 чел.);
– сезонные работники – 2 853 чел. (ранее 2 976 чел.).
К СВЕДЕНИЮ
КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО