Fakulti Sains Kognitif dan Pembangunan Manusia

Fakulti Sains Kognitif dan Pembangunan Manusia

PERHUBUNGAN ANTARAAMALAN PENILAIAN PRESTASI DENGAN KEPUASANQRJA. ADAICAH KE A{l ILAN

PROSEDUR BERTINDAK SEBAGAI MEDIATOR?

Sharidatul Nadia Binti Ahmad Dapli

HF SaIjana Muda Sains dengan Kepujian 5549 . 5 (Pembangunan Sumber Manusia)

J6 3 ₂₀₀₇

5531

2007

l'u .

UNfVERsrri MAL

Q4 ~OO ..^Un .)~I\WI'U'

, KOla Samarahan .

PERHUBUNGAN ANTARA AMALAN PENILAIAN PRESTASI DENGAN KEPUASAN KERJA. ADAKAH KEADILAN PROSEDUR BERTINDAK

SEBAGAI MEDIATOR?

SHARIDATUL NADIA BINTI AHMAD DAPLI

....;

Projek ini merupakan salah satu keperluan untuk Ijazah Sarjana Muda Sains dengan Kepujian

(Pembangunan Sumber Manusia)

Fakulti Sains Kognitif dan Pembangunan Manusia UNIVERSITI MALAYSIA SARAW AK

2007

J

^I

I

BORANG PENGESAHAN STATUS TESIS

I Gred: ~

JUDUL: . Pet'n\.lQun3on lintilYGl l\ma\an P~!J.il.glg(l P",,,-cl'q~i DonQaI'\

~ll.flAqCan \.\eti a . f\cAqlc.ah \(wcli\aY) hosacluv j_e.·d\nda~ S~

_ N\~id~oy ')

SESI PENGAJIAi'l: ~OO'llo(}1-

Saya ~"I\R,OR1Ul I\lJ\OIA 'I\\HVlI\O OFlPl\

(HlJRUF llESAR)

mengaku membenarkan tesis * ini disimpan di Pusat KJlidmat Maklumat Akademik, Universiti Malaysia Sarawak dengan syarat-syarat kegunaan seperti berikut:

I. Tesis adalah hakmilik Universiti Malaysia Sarawak

2. Pusat Khidmat Maklumat Akademik, Universiti Malaysia Sarawak dibenarkan membuat salinan

untuk tujuan pengajian sahaja '

3. Pusat Khidmat Maklumat Akademik, Universiti Malaysia Sarawak dibenarkan membuat pendigitan untuk membangunkan Pangkalan Data Kandungan Tcmpatan

4. Pusat Khidmat Maklumat Akademik, Universiti Malaysia Sarawak dibenarkan membuat salinan tesis ini sebagai bahan pertukaran antara institusi pengajian tinggi

5. **siiatandakan(..J)

D

_SULIT (mengandungi maklumat yang berdarjah keselamatan atau

kepentingan seperti tennaklub di dalam AKTA RAHSIA RASMI 1972)

(Mengandungi maklumat Terhad yang te1ah ditentukan oleh organisasi/badan di mana penyelidikan dijalankan)

I ^/hIDAK

^TERHAD

J.

(TANDATANGAN PENULlS) (TAi"DATANGAN PENYELlA)

Alamat Tetap:

~·~Ol1.o..\'J Ct Sl.1l\1u-AI U\ott 8,

.lft!n.~"R'IA {) E ~IYVl~_ _ 3\)5""0. TPtNI.I.\I\lu- R~M6>ulAN, [Poll

Tarikh : 15 I05fJ,,-,o,,-o,,-l_ _ _ Tarikh: _ _ _....:.\"5::...:..:lo:....,s<­b _o_C>-'t'---_ __

Catatan: • Ttsis dilllaksudkan sebagai tcsis bagi Ijazail Doktor Fabafah. Saljan" dan Smjana l\\uda 'Jika t<,sis ini SULIT at au TERHAD. sila lampirkan sural daripada pihak bcrkuasa/organisasi

berkcnaan dcngan mcnyatakan sckali scbab dan Icmpoh tcsis ini pcrlu dikclaskan scbagai TERHAD.

Projek bertajuk "Perhubungan Antara Amalan Penilaian Prestasi Dcngan Kcruasan Kcrja. Adakah Keadilan Prosedur Bcrtindak Sebagai Mediator?" tclah disl:diakan olch Sharidatul Nadia Binti Ahmad Oapli dan telah diserahkan kepada Fakulti Sains Kogniti

r

dan Pembangunan Manusia sebagai memenuhi syarat untuk Ijazah Saljana Muda Sa ins dengan Kepujian (Pembangunan Sumber Manusia).

Oitcrima untuk dipcriksa olch:

(Dr. Azman Ismail) Tarikh:

..... rrt ^{rq o-N.~}

II

PENGHARGAAN

Dengan nama Allah yang Maha Pemurah Lagi Maha Mengasihi, saya bcrsyukur kc badrat Ilahi kerana dengan limpah rahmat-Nya saya dapat menyiapkan Projek Tahun Akbir ini dengan jayanya

Saya ingin merakamkan setinggi-tinggi penghargaan kepada penyelia projek, Dr.Azman Bin Ismail atas segala bimbingan, nasihat, dan tunjuk ajar yang am at bemilai dalam membantu saya menjayakan penulisan projek tahun akhir. ini. Melalui bimbingan dan tunjuk ajar beliau, projek ini telah diperbaiki dan berjaya disediakan.

Terima kasih juga dirakamkan kepada Universiti Malaysia Sarawak atas kcbcnaran menjalankan kajian ini, terutama sekali kepada Jabatan Sumber Manusia yang banyak mcmbantu <lari scgi kclulusan dan memberikan maklumat berkaitan.

Penghargaan juga saya tujukan kepada organisasi kajian, .iaitu kepada pihak pengurusan Pejabat Pos Sesar Kuching Sarawak khasnya Encik Saleh di atas segala kemudahan yang disediakan dalam proses pengumpulan data yang berkenaan ten tang kajian yang telah dijalankan.

Sekalung budi penghargaan saya ucapkan kepada semua ahli keluarga yang disayangi terutama bapa saya Encik Ahmad Dapli dan ibu saya Shamsiah Abdul Ghani yang banyak memberikan dorongan dan semangat kepada saya untuk terus maju dan berusaha dalam menyiapkan projek tahun akhir ini.

Tidak lupa juga ditujukan penghargaan kepada rakan-rakan seperjuangan yang banyak membantu saya sepanjang menyiapkan projek ini, terutamanya Rozan ariah, Suriani, Awangku Mohd Najib, Sheila Citra, Sofiah, Fakhriah dan Hidayah. Mereka bersama­

sama berkongsi idea dan memberikan pendapat kepada saya bagi mendapatkan hasil yang lebih baik sepanjang menyiapkan projek ini.

Seterusnya saya ingin mengucapkan ribuan terima kasih kepada semua yang terlibat secara langsung atau tidak langsung datam menjayakan kajian ini, tcrutamanya pensyarah-pensyarah program yang banyak menyumbangkan pendapat dalam kajian ini.

Akhir kata, saya berharap kajian ini dapat memberikan manfaat kepada pengkaji dan pembaca akan datang.

Sharidatu} Nadia Binti Ahmad Dapli Program Pembangunan Sumber Manusia Fakulti Sains Kognitif dan Pembangunan Manusia Universiti Malaysia Sarawak Sharidatul_ nadia 1985~nyahoo.com

iii

I

l

t'usat Khidmat Maktumat Akaoel UNIVERSITY MALAYSIA SARAWi

O.:ll()(1 KOla Samar~'"lP

JADUAL KANDUNGAN

Penghargaan III

Jadual Kanduogan IV

Senarai Jadual VI

Senarai Rajah VII

Abstrak ^viii

Abstract IX

BAB 1 PENDAHULUAN

1.0 Pengcnalan I

1.1 Latar Belakang Kajian 2

1.2 Kenyalaan Masalah 3

1.3 Objektif Kajian 4

1.4 Kerangka Konseptual 5

1.5 Hipotesis Kajian 5

1.6 Kepentingan Kajian 6

1.7 Definisi Operasi 7

1.8 Limitasi Kajian 8

1.9 Kesimpulan 9

BAB 2 SOROT AN KAJIAN LEPAS

2.0 Pengenalan 10

2.1 Penilaian Prestasi II

2.1.1 Takrifan Penilaian Prestasi II

2.2 Elemen-elemen Penilaian Prestasi II

2.2.1 Komunikasi J2

2.2.1.1 Cara Berkomunikasi 12

2.2.2 Penglibatan 13

2.2.2.1 Elem.en-elemen penglibatan 14

2.3 Keadilan Prosedur \4

2.3.1 Komunikasi dalam penilaian prestasi 15 2.3.2 Penglibatan dalam penilaian prestasi 16

2.4 Kepuasan Kerja 18

2.5 Bukti Yang menyokong Perhubungan antara J9 komunikasi dua hala dengan keadilan prosedur

2.6 Bukti yang menyokong perhubungan antara 19

penglibatan dengan keadilan prosedur

2.7 Bukti yang menyokong perhubungan antara 20

amalan penilaian prestasi, keadilan prosedur dan kepuasan kerja.

2.8 Kesimpulan 21

IV

I

I

1'1

BAB 3 METODOLOGI KAJIAN 3.0 Pengenalan

3.1 Reka Bentuk Kajian 3.2 Teknik Pengumpulan Data

3.2.1 Fasa I : Temubual 3.2.2 Fasa 2: Kajian Pilot

3.2.3 Fasa 3 : Borang Kaji Selidik Sebenar 3.3 Lokasi Kajian, sampel dan teknik persampelan 3.4 Kaedah Pengukuran

3.5 Teknik Menganalisis Dala 3.5.1 Penapisan Data 3.5.2 Pcnilaian Psikomctrik

3.5.3 Analisis Perhubungan Antara pembolehubah 3.5.4 Menguji model mediator

3.6 Kesimpulan

BAB 4 DAPATAN DAN PERBINCANGAN 4.0 Pengenalan

4.1 Keputusan Temubual

4.2 Keputusan pengedaran borang soal selidik 4.3 Analisa ciri-ciri demografi responden 4.4 Ujian Kesahan dan kebolehpercayaan 4.5 Keputusan Pengujian Korelasi Pearson

dan Statislik Berskriplif

4.6 Keputusan analisis stepwise regression 4.7 Kesimpulan

BAB 5 RUMUSAN, KESIMPULAN DAN CADANGA~

5.0 Pengenalan 5.1 Ringkasan Kajian 5.2 Implikasi Kajian

5.2.1 Ilmu pengetahuan 5.2.2 Kaedah penyelidikan 5.2.3 Pengamal sumber manusia 5.3 Cadangan Kajian

5.3.1 Organisasi

5.3.2 Pengkaji Masa Hadapan 5.4 Kesimpulan

BmLIOGRAFI

LAMPlRAN: BORANG SOAL SELIDIK KAJIAN

v

22 23 23 23 24 24 26 26 26 27 27 28 29

30 30 33 34 37 38 40

41 41

42 42 42 43 43 43 44 46

I

f I

SENARAI JADUAL

Jaduall.O

Tafsiran Pekali Korelasi Pearson Jadual2.0

Ringkasan temubual yang dijalankan terhadap enam orang pekerja di organisasi

kajian Jadual3.0

Keputusan pengedaran borang kaji selidik

Jadual4.0

Analisa ciri-ciri demograti responden JadualS.O

Ujian kesahan dan kebolehpercayaan item Jadual6.0

Keputusan Pengujian Korelasi Pearson dan Statistik Berskriptif Jadual7.0

Keputusan analisis stepwise regression

28

31

33

34

35

37 38

\

VI

I

r _r

SENARAI RAJAH

5 Kerangka Konsepsual

Rajah 2.0 ⁴⁵

Cadangan penambahbaikan kerangka konseptual Rajah 1.0

Vll

[

ABSTRAK

PERHUBUNGAN ANTARA AMALAN PENILAIAN PREST ASI DENGAN KEPUASAN KERJA. ADAKAH KEADILAN PROSEDUR BERTINDAK SEBAGAI

MEDIATOR?

oleh

Sharidatul Nadia Binti Ahmad Dapli

Kajian ini telah dijalankan untuk mengkaji peranan keadilan prosedur yang bertindak sebagai mediator dalam perhubungan antara amalan penilaian prestasi dan kepuasan kerja. Data bagi kajian ini telah dikumpul melalui temubual secara mendalam dan borang kaji selidik Bagi kaedah borang soal selidik, 150 borang yang lengkap diisi telah dikutip daripada pekerja pengurusan dan bukan pengurusan di Pejabat Pos Pending, Sarawak.

Dapatan daripada anal isis stepwise regression menunjukkan kemasukan keadiJan prosedur ke dalam analisis telah meningkatkan kesan amalan peniJaian prestasi ( komunikasi dan penglibatan) terhadap kepuasan keIja. Keputusan analisis ini menunjukkan bahawa keadilan prosedur bertindak sebagai mediator penuh di dalam amalan penilaian prestasi organisasi. Seterusnya, implikasi kajian ini kepada teori dan praktis. limitasi kerangka konseptual dan metodologi serta cadangan kajian akan datang turut dihuraikan dengan teliti.

Vlll

ABSTRACT

RELATIONSHIP BETWEEN PERFORMANCE APPRAISAL PRACTICES AND JOB SATISFACTION. DOES PROCEDURAL JUSTICE ACT AS MEDIATOR?

By

Sharidatul Nadia Binti Ahmad Dap/i

This study was conducted to examine the mediating role of procedural justice in the relationship between performance appraisal practices and job sati.\jaction. Data for this study was collected through in - depth interview and survey questionnaires. For the

survey method, 150 usable questionnaires were collected from manaKement and non­

managemelll employees at Pejabat Pos Besar Kuchini;. The outcomes of stepwise analysis show that the inclusion of procedural justice in the analysis had increase the observed effect ofperformance appraisal issues (i.e., communication and participation) on job satisfaction. The result demonstrates that the procedural justice act as full mediating role in the performance appraisal model of the organization. In addition, implications of this study to theory, methodological and conceptual limitation, as well as direction for future research, are elaborated.

IX

BAB 1 PENDAHULUAN

1.0 Pengenaian

Bab ini mengandungi sembilan seksyen. Seksyen yang pertama menerangkan tentang latar belakang kajian ini. Manakala seksyen kedua adalah mengenalpasti masalah. Seterusnya seksyen ketiga merangkumi penentuan objektif kajian iaitu objektif umum dan khusus. Seksyen yang keempat membangunkan kerangka konseptual dan seksyen kelima membincangkan tentang hipotesis kajian.

Kepentingan kajian pula akan diterangkan dalam seksyen keenam. Manakala seksyen yang ketujuh mengupas tentang definisi istilah yang digunakan di dalam kajian. Seksyen lapan pul~{ akan membincangkan tentang limitasi kajian. Seksyen yang kesembilan menerangkan tentang kesimpulan keseluruhan bagi bab ini.

1.1 Latar Belakang kajian

Kepentingan nmalan penilaian prestasi dalam organisasi scmcmangnya tidak dapat dipertikaikan (Armstrong, 1998, Bratton and Gold, 1999). lni disebabkan penilaian prestasi dapat mempengaruhi keputusan berkaitan pemberian penghargaan serta ganjaran yang diterima oleh pekerja Bermula dari era 1950 an, penilaian prestasi dianggap sebagai salah satu fungsi utama pengurusan sumber manusia (Landy & FaIT, 1980). Pada era 1960 an pula, ia telah mula dilihat sebagai alat dalam pembangunan pekerja, maklumbalas, perancangan korporat &

pengesahan dokumen (DeVries, Morisson, Shullman, & Gerlach, 1986).

Penilaian prestasi ditakrifkan sebagai proses untuk menilai tahap prestasi pekerja menjalankan tugasan berbanding piawaian yang telah ditetapkan serta memberi maklumbalas untuk memudahkan pelaksanaan sesuatu tugasan, memotivasi dan membangunkan pekerja (Jackson & Mathis, 1994; Mondy, et aI, 1996; Dessler, 2000). Berdasarkan takrifan ini dapat dilihat bahawa penilaian prestasi adalah suatu alat yang penting kepada pihak pengurusan untuk mengetahui kelemahan dan kesukaran yang dihadapi oleh pekerja dalam persekitaran kerja (Armstrong &

Baron, 1998).

Pendekatan secara konvensionallebih melihat penilaian prestasi scbagai pcnilaian ke atas pekerja semata-mata. Akan tetapi bagi pendekatan terkini, ia lebih menekankan kepada pemprosesan maklumat dalam pembuatan keputusan. Dalam konteks ini, Amstrong & Baron (1998) telah menekankan kepentingan penilaian prestasi sebagai proses yang memerlukan penglibatan dari semua pihak yang terlibat. Terdapat dua kaedah penilaian prestasi yang sering digunakan dalam organisasi termasuklah pengiraan jumlah skor dan temubual yang melibatkan komunikasi antara pekerja dan majikan ( Maier,1976).

Penilaian prestasi mempunyai pelbagai tujuan. Di antaranya ialah untuk tujuan professional, pembangunan kerjaya, mengukuhkan prinsip akauntabilit i (Collin,1993), mempunyai kaitan yang rapat dengan pemberian penghargaan dan

2

ganjaran serta alat untuk menentukan kenaikan gaji dan pangkat pekerja (Abdul Aziz ,1999). Bagi mencapai tujuan ini, pengurus hendaklah memfokuskan kepada reka bentuk serta pentadbiran penilaian prestasi.

1.2 Kenyataan Masalah

Kajian awal mengenai penilaian prestasi, lebih banyak menghuraikan tentang ciri-ciri amalan penilaian prestasi. Sebagai contoh, . Piggot Irvine (2003) telah menghuraikan dengan jelas tentang pelbagai kriteria yang diperlukan bagi penilaian prestasi yang efektif Selain itu, Smith (1976) telah melakukan kajian mengenai kriteria skala pengkadaran yang di amalkan dalam penilaian prestasi organisasi.

Kajian yang lebih mendalam tentang sistem penilaian prestasi menunjukkan bahawa ciri-ciri penilaian prestasi mempunyai kaitan yang rapat dengan kepuasan kerja (Dobbins, Cardy & Platz, 1988). Sebagai contoh, komunikasi dua hala antara majikan dan pekerja serta peluang pekerja terlibat dalam penilaian prestasi adalah dua ciri utama yang sangat penting. Sekiranya ciri ini dapat dijalankan dengan teratur, ia dapat meningkatkan kepuasan kerja (Fletcher & Williams, 1992;

Silverman & Wekley,1984; Fletcher & Williams,1996).

Pemerhatian yang lebih mendalam terhadap perhubungan ini mendapati bahawa kesan ciri-ciri penilaian p{estasi tersebut ke atas kepuasan kerja dipengaruhi oleh perasaan keadilan prosedur (Marie, 2003 ; Hyung-Ryong Lee, 2000). Sebagai contoh, amalan komunikasi dua hala dan penglibatan pekerja yang dilaksanakan dengan teratur dalam proses penilaian prestasi dapat membangkitkan perasaan adil terhadap sistem penilaian prestasi.. Rasa adil ini akan mendorong pekerja untuk meningkatkan kepuasan kerja (Tyler, 1990).

Sungguhpun hubungan ini diakui penting, peranan keadilan prosedur sebagai mediator tidak diberikan penekanan yang sewajamya dalam membentuk penilaiun

3

prestasi organisasi.(Keeping & Levy,2000). Keadaan Inl mcndorong pcngkaji untuk mengkaji secara mendalam sifat perhubungan ini.

1.3 Objektif kajian

Kajian ini mempunyai dua objektif iaitu objektif umum dan objektif khusus

1.3.1 Objektifumum

Secara umumnya kajian ini dijalankan untuk mengenalpasti peranan keadilan prosedur sebagai mediator dalam perhubungan antara amalan pcnilaian prestasi dengan kepuasan kerja

1.3.2 Objektif khusus

Secara khususnya kajian ini dijalankan untuk :

i) mengenalpasti peranan keadilan prosedur sebagai mediator dalam perhubungan antara amalan komunikasi dengan kepuasan kerja '

ii) mengenalpasti peranan keadilan prosedur sebagai mediator dalam perhubungan antara penglibatan dengan kepuasan kerja

1.4 Kerangka konseptual

Rajah I menunjukkan pernubungan antara pembolehubah tak bersandar ( sistem penilaian prestasi), pembolehubah mediator ( keadilan prosedur) dan pembolehubah bersandar (kepuasan kerja).

4

Rajah 1 0:

Keadilan prosedur mempengaruhi perhubungan antara amalan penilaian prestasi dengan kepuasan kerja

Amalan penilaian prestasi

•

Komunikasi

•

Penglibatan

, Keadilan Prosedur

II

Kepuasan Kcrja

Pembolchubah

Pembolehubah Pembolehubah

mediator bcrsandar

tidak bersandar

I.S Hipotesis Kajian

Terdapat dua jenis hipotesis di dalam kajian ini iaitu hipotesis altematif umum dan hipotesis alternatifkhusus. Hipotesis kajian ini adalah seperti berikut :

1.5.1

Hipotesis Umum

HI: Keadilan prosedur mediasi secara positif antara amalan sistem penilaian prestasi dengan kepuasan kerja

I.S.2 Hipotesis Khusus

HI: Amalan komunikasi dua hala meningkatkan keadiIan prosedur. Ini akan mempengaruhi seeara positifkepuasan kerja

H2: Penglibatan pekerja meningkatkan keadilan prosedur. Ini akan

mempengaruhi seeara positif kepuasan kerja

5

1.6 Kepentingan kajian

Terdapat tiga jenis kepentingan di dalam kajian ini iaitu kepentingan kepada teori, kepentingan kaedah penyelidikan dan juga kepentingan kepada pengamal sumber manusia

1.6.1 Kepentingan Kepada Teori

Kajian ini dapat mengenalpasti kekurangan yang wujud dalam teori-tcori yang sedia ada seperti ' Group Value Model'. T eori ini tidak menerangkan dengan mendalam tentang amalan komunikasi dua hala dan penglibatan pekerja dalam sistem penilaian prestasi. di mana model ini tidak menekankan kepada peranan mediator.

1.6.2 Kepentingan Kepada Kaedah Penyelidikan

Gabungan kaedah temubual dan penggunaan borang soal selidik dapat memberi panduan kepada pengkaji yang ingin mendalami tajuk ini. Ia dipilih kerana pendekatan secara kualitatif dan kuantitatif telah membuktikan keupayaan untuk mengukur tahap keteguhan dan kebolehpercayaan skala pengukuran bagi kajian terdahulu. Oleh itu, ia dipilih bagi memastikan pembolehubah-pembolehubah kajian mempunyai tahap kerelevenan dan kebolehpercayaan yang tinggi. lni akan memandu kepada kesimpuhm kajian yang lebih mantap.

1.6.3 Kepentingan Kepada Pengamal Sumber Manusia

Dari perspektif pengamal sumber manusia, hasil kajian ini juga diharapkan akan dapat membantu pengamal sumber manusia di Pejabat Pos,Pending untuk menambah baik gaya berkomunikasi antara majikan dan pekerja dalam konteks penilaian prestasi agar wujudnya perasaan keadilan dalam diri pekerja terhadap sistem penilaian prestasi yang diamalkan. Contohnya, dengan mewujudkan

6

prosedur yang lebih bersistematik dalam menjalankan temuduga penilaian prestasi.

Dapatan kajian ini juga dapat memberikan idea kepada pengamal sumber manusia untuk menggalakkan kerja berkumpulan dan kerjasama antara majikan dan pekerja. Contohnya, pekerja dan majikan bekerjasama dalam mereka bentuk format borang penilaian prestasi. Dengan cara ini pekerja lebih bermotivasi untuk melakukan tugasan mereka dan merasakan sumbangan mcreka tcrhadap organisasi lebih dihargai.

Selain itu, dapatan kajian ini dapat dijadikan panduan bagi pengamal sumber manusia untuk merekabentuk kursus-kursus yang dapat meningkatkan pengetahuan.kemahiran dan keupayaan (KSA) bagi pekerja mahupun pihak majikan sendiri. Contohnya, kursus berkaitan dengan kemah iran membuat penilaian diberikan kepada majikan. Dcngan adanya kursus-kursus ini, pckcrja dan majikan akan lebih memahami konsep serta tujuan penilaian prcstasi yang dilaksanakan dalam organisasi.

1.7 Definisi Operasi

Seksyen ini hanya menerangkan takrif istilah operas) manakala taktif istilah konseptual akan dihuraikan dalam bab kedua.

1.7.1 Penilaian prestasi

Definisi Operasi

Merujuk kepada dua elemen penilaian prestasi iaitu amalan komunikasi antara penilai dan individu yang dinilai, dan penglibatan pekerja dalam sistem penilaian prestasi

7

1.7.2 Komunikasi antara penilai dan individu yang dinilai

Definisi Operasi

Penerangan tentang format penilaian prestasi dan kriteria pemberian skor oleh pengurus serta memperolehi maklumbalas tentang perlaksanaan sistem penilaian prestasi dari pekerja yang dinilai

1.7.3 Penglibatan

Definisi Operasi

Pengurus memberi peluang kepada pekerja dengan merekabentuk fonnat penilaian prestasi, membincangkan cadangan pekerja dan menetapkan objektif bagi penilaian preslasi

1.7.4 Keadilan prosedur

Definisi Qperasi

Perasaan

adil

terhadap amalan komunikasi antara penilai dan individu yang dinilai dan penglibatan pekerja dalam merekabentuk sistem penilaian prestasi

1.7.5 Kepuasan kerja

Definisi Operasi

Perasaan pekerja sarna ada berpuas hati atau tidak berpuas hati terhadap kerja yang diberikan oleh majikan

1.8 Limitasi Kajian

1.8.1 Kekangan masa

Masa sepanjang dua semester yang diperuntukkan tidak mencukupi untuk mendapatkan lebih banyak responden . Ini bertujuan untuk mendapatkan dapatan kajian yang lebih mantap. Sehubungan dengan itu, skop kajian adalah terhad sesuai dengan masa yang telah diperuntukkan.

8

1.8.2 Sampel kajian

Jumlah responden yang digunakan dalam kajian ini hanyalah seramai 150 orang.

Sampe) kajian ini hanya mewakili sebahagian pekerja di Pejabat Pos, Pending.

Selain itu, kajian ini hanya dilakukan di sebuah organisasi sahaja sebagai lokasi kajian.

1.8.3 Kerahsiaan maklumat organisasi

Pengkaji sukar untuk mendapatkan maklumat yang tepat berkaitan dcngan skop kajian. Ini disebabkan oleh etika kerahsiaan organisasi serta skop bagi kajian ini adalah isu sensitif di organisasi. Jadi, sesetengah maklumat penting yang tidak dapat diperolehi disebabkan data tersebut dilabelkan sebagai data sulit. Jib didedahkan untuk tatapan umum berkemungkinan mampu untuk mcnjejaskan reputasi dan imej organisasi

1.9 Kesimpulan

Dalam bab pertama ini perkara-perkara yang telah dihuraikan merangkumi pengenalan kepada kajian, kenyataan masalah kajian, objektif kajian, hipotesis kajian. kerangka konseptual, kepentingan serta Iimitasi kajian. Huraian yang telah diberikan dapat memberikan gambaran mengenai kajian yang dijalankan. Huraian yang lebih mendalam tenUplg konsep, teori serta sorotan kajian-kajian le~as akan

dibincangkan dalam bab yang kedua

9

BAB2

SOROTAN KAJTAN LEPAS

2.0 Pengenalan

Bab ini mempunyai Tapan seksyen. Seksyen pertama menerangkan tentang konsep penilaian prestasi. Seksyen kedua akan menerangkan takrifan sistem penilaian prestasi serta elemen-elemen dalam penilaian prestasi. Seksyen ketiga akan membincangkan tentang komunikasi dalam penilaian prestasi dan seksyen keempat pula akan menghuraikan tentang penglibatan dalam pcnilaian prestasi.

Seksyen kelima akan men~rangkan tentang keadilan prosedur dan diikuti dengan seksyen keenam yang mengulas tentang kepuasan kerja. Seksyen ketujuh pula membincangkan bukti kajian lepas. Seksyen kelapan akan menerangkan kesimpulan keseluruhan bagi bab ini.

10

2.1 Penilaian prestasi

Penilaian prestasi telah mendapat perhatian organisasi dan pengkaji sejak awal tahun 1950 an (Armstrong, 1998; Bratton & Gold, I 999). Salah satu isu penting adalah mengenai isu keadilan dalam penilaian prestasi.

Penilaian prestasi dipercayai tidak adil secara naturalnya (Levine, 1975). Ini kerana majikan hanya menfokuskan kepada penilaian tanpa menghiraukan aspek pembangunan dan motivasi pekerja (Fletcher,Baldry, & Cunningham-Snell, 1997).

Kajian oleh Folger et al (1992) telah mengenalpasti keadilan sebagai kriteria utama bagi peningkatan prestasi dan kepuasan kerja. (Williams, 2000; Ball et aI. , 1994; Alexander & Ruderman, 1987). Berdasarkan kajian di 100 buah syarikat Fortune keadilan didapati berkait rapat dengan cara pember ian skor ( Thomas &

Bretz, 1994). Pekerja yang diberikan penjelasan jelas tentang skor akan memandang penilaian prestasi secara adil. Rasa adil ini akan memberi kesan yang positifkepada atitud dan tingkah laku pekerja dalam organisasi.

2.1.1 Takrifan Penilaian Prestasi

Dari segi konsep, penilaian prestasi ditakrifkan sebagai interaksi antara ketua dan pekerja berkenaan prestasi kerja. (Collins, 1993). Penilaian prestasi juga dikatakan sebagai proses komunikasi antara dua pihak di mana penilai dianggap sebagai individu penting (Murphy & Cleveland, 1995). Baker (19HH) mcntakritkan penilaian prestasi sebagai borang penilaian khas yang digunakan untuk membandingkan prestasi yang diramal dengan piawaian.

2.2 Elemen- elemen peniiaian prestasi

Elemen penting dalam penilaian prestasi adalah komunikasi dua hala serta penglibatan pekerja (Fletcher & Williams, 1992; Silverman & Wekley,1984).

Komunikasi dua hala dalam penilaian prestasi melibatkan perbincangan antara penilai dan individu yang dinilai. Penilai akan memberikan penerangan jelas

I I

tentang peniJaian manakala individu yang dinilai akan memberikan maklumbalas sejUrus penerangan diberikan. Dalam konteks penilaian prestasi, penglibatan pekerja dapat dilihat dalam proses mereka bent~k format penilaian prestasi, membentuk etika penilaian dan sistem dalaman penilaian prestasi.

1.1.1 Komunikasi

Komunikasi yang berkesan dengan pihak pengurusan penting sebagai panduan kepada pekerja. lni kerana, kenaikan pangkat dan pemberian ganjaran diberi berdasarkan penilaian prestasi pekerja Oleh itu, majikan harus memberitahu tahap prestasi pekerja yang dinilai agar mereka dapat menerima keputusan yang telah diputuskan dengan rasa adil. (Flanner, Hofrichter, Platten,1996).

Me Anley (1979) mentakrifkan komunikasi sebagai rangkaian halus untuk berinteraksi me lib atkan pemberi maklumat dan penerima maklumat. Merriam (2006) menyatakan komunikasi sebagai proses pertukaran maklumat yang berlaku di antara dua individu ataupun lebih dengan menggunakan simbol, petunjuk atau tingkahlaku. Menurut Julia (1992), komunikasi boleh berlaku dalam keadaan yang disedari atau sebalikoya. Kedua-dua bentuk komunikasi ini melibatkan bent uk babasa, melalui pertuturan atau kaedah lain

1.1.1.1

Cara berkomunikasi

Komunikasi antara majikan dan pekerja berkenaan penilaian prestasi membolehkan pekerja untuk mencapai tahap prestasi yang dijangkakan. Cara berkomunikasi serta intipati maklumat yang disalurkan turut menjadi titiktolak kepada peningkatan prestasi individu (Ab. Aziz Yusof, 2003). Menurut Cadwell (1995) dan Valerie (1 996), penilaian prestasi yang tidak efcktif bcrlaku apabila komunikasi kurang ditekankan di antara pekerja dan majikan. lni kerana, melalui komunikasi seperti bermesyuarat dan memberi penerangan yang jelas, pengurus akan berpeluang untuk mengukuhkan perhubungan dengan pekerja.

12

Ab. Aziz Yusof (2003) menyatakan terdapat dua cara berkomunikasi yang diamalkan iaitu komunikasi secara terbuka dan berahsia. Komunikasi secara terbuka bermaksud majikan memberitahu kepada pekerja tentang segala maklumat bcrkaitan pcnilaian prcstasi. Ini tcrmasuklah proscdur yang diamalkan,

cara

penilaian dilakukan serta markah penilaian prestasi. Komunikasi secara terbuka dapat dimanfaatkan untuk mengenalpasti masalah yang dihadapi dengan teperinci dan mencari penyelesaian yang efektif. Komunikasi sccara rahsia bcrcrti majikan tidak memberitahu maklumat yang lengkap kepada pekerja. Pekerja hanya diberitahu maklumat-maklumat yang dirasakan perlu manakala maklumat yang sulit hanya beritahu kepada pekerja yang tertentu sahaja.

Komunikasi secara terbuka dapat mempengaruhi cara pemikiran pekerja terhadap penilaian prestasi. Mereka menganggap penilaian prestasi yang dilakukan adil setclah diberikan penerangan dan maklumat yang lengkap. Rasa adil ini akan mendorong mereka untuk meningkatkan kepuasan j(erja. Manakala komunikasi secara rahsia akan mengundang bias kerana maklumat sulit berkaitan penilaian banya disampaikan kepada pekerja tertentu sahaja. Bias ini akan mencetuskan anggapan negatif pekerja terhadap penilaian prestasi. Mereka akan beranggapan penilaian yang dilakukan adalah tidak adil dan berat sebelah. Ini akan menurunkan prestasi dan motivasi kerja mereka.

1.1.1 Penglibatan

Dari segi konsep, penglibatan adalah keperluan penyertaan dalam proses membina struktur dalaman sistem penilaian prestasi dan etika penilaian ( Robert, 2003).

Dengan memperluaskan penglibatan pekerja dalam membentuk penilaian prestasi, sistem penilaian prestasi yang efektif dapat dibentuk. ( McGregor, 1957; Maier, 1958; Likert, 1959). Konsep penglibatan juga dilihat sebagai peranan suara yang mempengaruhi penentuan keputusan terakhir penilaian prestasi ( Ab. Aziz Yuso(

2(03).

13