Semua Jurutera Projek; 26 Mei 1993 Semua Ketua Bahagian/Cawangan
Tuan/Puan,
SURAT PEKELILING JPS. UB 1/93
GARISPANDUAN MENGENAI PENGURUSAN TENDER ---
Adalah dimaklumkan bahawa sejak kebelakangan ini terdapat banyak masalah yang timbul di peringkat penilaian tender dan juga pelaksanaan kontrak yang berpunca daripada pengurusan dan pengeluaran dokumen tender yang tidak teratur Masalah ini bukan sahaja akan melewatkan proses penilaian dan penerimaan tender tetapi juga akan menjejaskan kelicinan pelaksanaan projek.
2. Untuk mengelakkan dari berlakunya masalah-masalah seumpama ini, prosedur-prosedur mengenai pengurusan tender dan pengeluaran dokumen tender perlu diperkemaskan dan diperketatkan mengikut garispanduangarispanduan seperti berikut
2.1 Pengeluaran Dokumen Tender
2.1.1 Sebelum mengeluarkan/menjual dokumen tender, pegawai di Bahagian/Unit yang berkenaan hendaklah:
(a) Menentukan wakil Kontraktor menunjukkan bukti bahawa beliau diberi kuasa untuk mengambil dokumen tender. Surat perwakilan kuasa hendaklah ditandatangani oleh seorang pegawai syarikat yang ditauliahkan untuk menandatangani sebarang dokumen bagi pihak syarikat seperti yang disenaraikan di dalam Sijil Pendaftaran PKK.
(b) Mempastikan wakil Kontraktor menunjukkan Sijil Pendaftaran ASAL yang dikeluarkan oleh Pusat Khidmat Kontraktor/Kementerian Kewangan dan surat ASAL Pengiktirafan Taraf Bumiputera jika ada. Salinan fotostat tidak boleh diterima.
(c) Menyemak Sijil Pendaftaran untuk mempastikan pendaftaran dan taraf Bumiputera (jika berkenaan) Kontraktor masih sah dan berkuatkuasa sehingga tarikh tutup tender.
Pendaftaran yang luput sebelum tarikh tutup tender hanya boleh diterima sekiranya Kontraktor mengemukakan surat pengesahan daripada Pusat Khidmat Kontraktor atau Kementerian Kewangan bahawa pembaharuannya sedang diproses.
(d) Mempastikan Kebenaran Khas telah diperolehi daripada PKK jika kelas atau kepala/sub-kepala Kontraktor tidak memenuhi kehendak tawaran sebagaimana yang ditetapkan.
(e) Menyemak rekod untuk mempastikan Kontraktor berkenaan tidak digantung atau ditahan daripada memasuki tender.
(f) Menyemak alamat yang diberikan oleh wakil Kontraktor adalah sama dengan alamat pejabat yang dicatatkan di dalam Sijil Pendaftaran.
(g) Memeriksa dan mencatatkan nombor kad pengenalan Kontraktor atau wakilnya di borang pembelian tender.
...3/-
2.1.2 Semasa penjualan, kulit muka hadapan dokumen tender hendaklah dicatat dengan maklumat seperti berikut:-
Kontraktor :
No Pendaftaran :
Kelas : Kepala/Sub-kepala : Taraf :
Kebenaran Khas : Kelas:
Kepala/Sub-kepala:
Tandatangan : pegawai yang
mengeluarkan dokumen tender
Tarikh :
Selaras dengan arahan di atas tuan adalah dinasihatkan supaya menyediakan satu cop (rubber stamp) untuk memudahkan urusan (lihat contoh seperti di Lampiran A).
2.1.3 Tiap-tiap Kontraktor hanya dibenarkan membeli satu naskah dokumen tender sahaja.
2.1.4 Tiap-tiap wakil Kontraktor dibenarkan membeli dokumen tender bagi pihak satu syarikat sahaja.
2.2 Kenyataan Tawaran
Untuk mempastikan tiada kesulitan berlaku semasa pengeluaran tender, Kenyataan Tawaran atau Iklan Tender hendaklah menyatakan bahawa:
(a) Dokumen tender akan dikeluarkan kepada wakil-wakil Kontraktor yang ditauliahkan atau yang membawa surat wakil kuasa dari pegawai yang ditauliahkan seperti dalam sijil PKK.
(b) Wakil Kontraktor hendaklah membawa Sijil Pendaftaran ASAL yang dikeluarkan oleh Pusat Khidmat Kontraktor/Kementerian Kewangan dan surat ASAL Pengiktirafan Taraf Bumiputera, jika ada.
2.3 Dokumen Tender
2.3.1 Di dalam `Arahan Kepada Pentender', masukkan perenggan seperti berikut:-
(i) "Borang Tender dan dokumen-dokumen lain yang berkaitan hendaklah ditandatangani oleh pegawai-pegawai syarikat yang ditauliahkan untuk menandatangani bagi pihak Kontraktor seperti yang disenaraikan dalam Sijil Pendaftaran".
(ii) "Pentender yang mendapat Kebenaran Khas
hendaklah mengemukakan salinan surat tersebut bersama-sama dokumen tender".
2.3.2 Di setiap tempat di dalam dokumen tender di mana Kontraktor tan saksinya dikehendaki menandatangani, sila catatkan `Nombor Kad Pengenalan' di bawah nama penandatangan, untuk diisi oleh penama berkenaan.
...5/-
2.4 Jadual Tender
Selaras dengan pengemaskinian prosedur tender, Jadual Tawaran (JKR 28) yang digunakan sekarang juga perlu dikemaskini. Oleh itu, mulai dari tarikh surat ini, Jadual Tender yang baru seperti di Lampiran B hendaklah digunakan oleh Jawatankuasa Pembukaan Tender.
Sekian, terima kasih.
"BERKHIDMAT UNTUK NEGARA"
"CINTAILAH SUNGAI KITA"
Saya yang menurut perintah,
(IR. JOSEPH YEOH HOH HOH) b.p.: Ketua Pengarah,
Jabatan Pengairan dan Saliran, Malaysia.
JPSUB193.wp
Contoh Cop (Rubber Stamp)
Nama Kontraktor/ : ( ) No. Pendaftaran : ………..
Kepala/
Taraf :………..Kelas:………… Sub-Kepala ………
Kepala/
Kebenaran Khas : ……….. Kelas: ………... Sub-Kepala ………
Tandatangan {Pegawai yang
mengeluarkan dokumen :……….. Tarikh : ……….
Nota:-
: Untuk diisi dengan Nombor Pendaftaran Kontraktor
KERAJAAN ……….
JADUAL TENDER
NO. RUJUKAN: ………
TAJUK :……….
………..
Tarikh Tender Dituitup Jenis Tender Kelas/Kepala/Sub-kepala
yang ditetapkan
Haribulan :……….
Jam: ……… ………. ………..
Anggaran Jabatan :………
Bil Nama Kontraktor Kelas Taraf Harga Cagaran Tempoh Siap
Sebanyak ( ) tender telah diterima dan dibuka pada jam ……… seperti terjadual di atas.
