Semua Pengarah Pengairan dan Saliran Negeri; (4)dlm.PPS.
10/4/2 CUB Semua Jurutera Projek,
23 November 1991 Semua Ketua Cawangan/Unit JPS Kuala Lumpur.
Tuan-tuan,
Penjualan Dokumen Tender/Sebutharga Oleh Unit Pengurusan Pengeluaran dan Pembukaan Tender, Cawangan Ukur Bahan, Ibu Pejabat
---
Adalah dimaklumkan bahawa Unit Pengurusan Pengeluaran dan Pembukaan Tender, Cawangan Ukur Bahan seringkali menghadapi masalah menguruskan penjualan dokumen-dokumen tender/sebutharga disebabkan beberapa kelemahan yang dikenalpasti sebagai berikut:
1.1 Kelewatan pengiriman dokumen tender/sebutharga untuk dijual kepada kontraktor
Pihak Cawangan Ukur Bahan adakalanya terpaksa berhubung dengan Pejabat/cawangan yang bertanggungjawab menyediakan dokumen tender/sebutharga untuk jualan. Masalah ini timbul adalah disebabkan iklan tawaran/kenyataan sebutharga telah disiarkan di akhbar tempatan/ditampal dipapan kenyataan sedangkan dokumen tender/sebutharga masih belum disiapkan.
1.2 Ketidaksempurnaan maklumat-maklumat tender/
sebutharga yang dikirimkan
Keadaan ini berlaku bila dokumen-dokumen tender/sebutharga sahaja dihantar ke Unit Pengurusan Pengeluaran dan Pembukaan Tender untuk dijual tanpa salinan surat iklan tawaran kenyataan sebutharga berkaitan. Akibatnya pihak Cawangan Ukur Bahan terpaksa mendapatkan maklumat-maklumat berkaitan melalui telefon dari pegawai-pegawai yang bertanggungjawab.
...2/- - 2 -
2. Oleh yang demikian, mulai dari tarikh surat ini, peraturan-peraturan berikut hendaklah dipatuhi.
2.1 Dokumen tender/sebutharga hendaklah dihantar kepada Unit Pengurusan Pengeluaran dan Pembukaan Tender, Cawangan Ukur Bahan selewat-lewatnya dua (2) hari sebelum tarikh iklan kenyataan sebutharga akan disiarkan, berserta dengan maklumat-maklumat berikut:
(i) Nama tender/sebutharga.
(ii) Status tender/sebutharga (Terbuka/Khas Untuk Bumiputera/Terpilih).
(iii) Harga senaskhah dokumen untuk dijual.
(iv) Tarikh tender/sebutharga dibuka dan ditutup.
(v) Salinan kenyataan iklan/kenyataan sebutharga.
(vi) Nama Jawatan serta nombor sambungan telefon pegawai yang bertanggungjawab.
2.2 Bagi semua tender/sebutharga terpilih terhad sila kemukakan juga maklumat berikut dalam sampul surat bercop sulit dan berlakri bersama-sama dokumen tender/sebutharga:
(i) Nama dan alamat kontraktor yang dipilih.
(ii) Harga dokumen tender untuk dijual.
(iii) Tarikh tender dibuka dan tarikh tender ditutup
(iv) Dokumen-dokumen lain yang berkaitan dengan tender/sebutharga misalnya surat kelulusan daripada Kementerian Kewangan.
...3/- - 3 -
3. Diharap semua pihak akan mengambil perhatian terhadap peraturan-peraturan yang telah ditetapkan di atas.
Sekian, terima kasih.
"BERKHIDMAT UNTUK NEGARA"
Saya yang menurut perintah,
(IR. D.N. WELCH) b.p. Ketua Pengarah,
Jabatan Pengairan dan Saliran, Malaysia.
Jual.wp
