SUKATAN PEPERIKSAAN TAHAP KECEKAPAN 3 (TK3) BAGI SKIM PERKHIDMATAN PEMBANTU AM PEJABAT
GRED N4
1. MATLAMAT SUKATAN PEPERIKSAAN
Mengukur tahap pengetahuan dan kefahaman serta nilai-nilai peribadi seseorang angota dalam memahami arahan, peraturan, prosedur asas sistem kerja untuk menjalankan tugas hariannya.
2. TUJUAN PEPERIKSAAN
Untuk menguji pengetahuan dan kefahaman pegawai sebagai satu syarat anjakan gaji dan / atau dipertimbangkan ke Gred yang lebih tinggi.
3. PEGAWAI YANG LAYAK MENDUDUKI PEPERIKSAAN 3.1 Pembantu Am Pejabat Gred N4 yang telah disahkan dalam
perkhidmatannya
3.2 Diperakui oleh Ketua Jabatan.
4. SUKATAN PEPERIKSAAN
Bidang sukatan peperiksaan adalah merangkumi Kompetensi Fungsional dan Kompetensi Generik.
4.1 KOMPETENSI GENERIK
4.1.1 Maklumat Tentang Organisasi i. Carta Organisasi Jabatan ii. Objektif / Fungsi Jabatan iii. Pengurusan Atasan Jabatan
4.1.2 Peraturan Perkhidmatan dan Pentadbiran i. Perintah-perintah Am:-
- Peraturan-peraturan Pegawai Awam (Perlantikan, Kenaikan Pangkat dan Penamatan Kerja) Tahun 2005.
- Bab B – Elaun – Elaun dan Kemudahan Dalam Perkhidmatan.
- Bab C – Cuti.
- Peraturan-peraturan Pegawai Awam Tatakelakuan dan Tatatertib 1995.
- Bab E – Rumah dan Bangunan Pejabat Kerajaan.
- Bab F – Perubatan.
- Bab G – Waktu Bekerja dan Lebih Masa.
ii. Arahan Perkhidmatan
- Bab 1 Jabatan dan Orang Ramai - Bab 2 Perkara-perkara Perkhidmatan - Bab 3 Surat – menyurat
- Bab 4 Fail – memail
- Bab 5 Memelihara dan Menyimpan Rekod-rekod Kerajaan - Bab 6 Kemudahan-kemudahan Perhubungan
- Bab 7 Kelengkapan Pejabat - Bab 8 Lain-lain Perkara Jabatan
iii. Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam (PKPA)
- Panduan Meningkatkan Kualiti Layanan Urusan Melalui Telefon, PKPA Bil. 1/1991
- Panduan Mengenai Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja.
PKPA Bil. 8/1991
- Panduan Mengenai Peningkatan Kualiti Perkhidmatan Kaunter, PKPA Bil. 10/1991
- Panduan Mengenai Piagam Pelanggan, PKPA Bil. 3/93
ii. Kredibiliti Peribadi dan Disiplin - Menepati waktu bertugas
- Sentiasa berad ditempat bertugas - Sanggup bertugas lebih masa - Berdisiplin dan beretika
iii. Pengendalian Telefon Berhemah - Menghormati pelanggan
- Mesra dan menggunakan bahasa yang sesuai - Memberikan maklumat dengan tepat
- Sentiasa menggunakan intonasi yang bersesuaian - Bersedia membantu tanpa dipinta
- Sentiasa mengangkat telefon dengan segera
iv. Komunikasi / Interpersonel
- Keupayaan bercakap dengan jelas
- Menggunakan panggilan yang betul kepada pegawai- pegawai berpangkat
- Menggunakan nada suara yang lembut
v. Menghormati rakan Sejawat Dan Ketua - Melayan rakan sejawat dengan baik
- Bersedia menerima arahan daripada ketua
vi. Ciri-ciri Nilai Penyeliaan
- Membari arahan, bimbingan, tunjuk ajar - Menyusun jadual bertugas
4.2 KOMPETENSI FUNGSIONAL
4.2.1 Peranan Dan Tanggungjawab Pembantu Am Rendah i. Mencatat Rekod Keluar – Masuk Fail – Fail Kerajaan ii. Membuka / Menutup
iii. Menghantar dan merekod keluar – Masuk Surat, Memo dan lain-lain Dokumen Kerajaan
iv. Kaedah Menjilid Dokumen v. Membuat Salinan Fotostat vi. Menjaga Kebersihan Pejabat
vii. Memastikan semua suis di pejabat ditutup viii. Membekalkan alat tulis kepada pegawai
4.2.2 Urusan Sistem Fail
i. Tatacara Pengendalian Fail ii. Jenis/Kategori Fail
iii. Urusan Merekod Keluar – Masuk Fail iv. Menutup dan mengemaskini fail v. Menghantar fail ke bilik pegawai vi. Mengambil fail dari bilik pegawai
vii. Menyimpan fail yang telah selesai ke rak fail
4.2.3 Urusan Mendaftar Dokumen
i. Urusan Merekod Penerimaan Surat, Memo dan Lain-lain Dokumen Kerajaan mengikut Garis Panduan dan Peraturan yang telah ditetapkan.
4.2.4 Urusan Menghantar Dokumen
5. KAEDAH PENILAIAN
Bahagian I : (i) Kompetensi Generik (Pengetahuan) Bentuk : Objektif
Soalan : 20 Soalan Markah : 20%
: (ii) Nilai-nilai Peribadi
Bentuk : Penilaian oleh Pegawai Penyelia Markah : 30%
Bahagian II : Kompetensi Fungsional (Kemahiran) Bentuk : Objektif
Soalan : 20 Soalan Markah : 50%
6. MASA : Bahagian I – 30 minit Bahagian II – 30 minit
7. TAHAP KESUKARAN : Aplikasi SOALAN
8. RUJUKAN : Calon-calon tidak dibenarkan merujuk sebarang bahan bacaan semasa ujian penilaian
9. PENGECUALIAN : Calon-calon yang telah lulus mana-mana bahagian dikecualikan dari menduduki peperiksaan bahagian berkenaan.
10. PENETAPAN KEPUTUSAN
Keputusan bagi setiap komponen akan ditentukan seperti berikut:
Gred Keputusan Penjelasan
A Cemerlang
B Baik
C Memuaskan
D Sederhana
Manakala keputusan keseluruhan akan dibahagikan kepada empat (4) tahap seperti berikut:
Tahap
Keputusan Penjelasan Catatan
Aras IV
Lulus/Melepasi Tahap Kompetensi pada aras
kecemerlangan
Memenuhi satu daripada syarat untuk dipertimbangkan Anjakan
Gaji dan kenaikan pangkat
Aras III Lulus/Melepasi Tahap Kompetensi
Memenuhi satu daripada syarat untuk dipertimbangkan
kenaikan pangkat Aras II Lulus Bersyarat Menduduki semula komponen
yang berkaitan Aras I Tidak Melepasi Tahap
Kompetensi Mengulangi keseluruhan PTK
13. PERMOHONAN DIKEMUKAKAN: Seksyen Kompetensi,
KEPADA Bahagian Latihan Dan Kemajuan Kerjaya, Jabatan Pengairan dan Saliran Malaysia
14. PUSAT PEPERIKSAAN AKAN : Seksyen Kompetensi,
DITETAPKAN OLEH Bahagian Latihan Dan Kemajuan Kerjaya, Jabatan Pengairan dan Saliran Malaysia
15. KEKERAPAN PEPERIKSAAN : 3 Kali Setahun.
16. TARIKH AKHIR : Sebulan Sebelum tarikh peperiksaan MENGEMUKAKAN dilaksanakan.
PERMOHONAN
RUJUKAN KOMPETENSI GENERIK
1. Perintah-perintah Am.
2. Arahan Perkhidmatan.
3. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam.
4. Nilai dan Etika – Intan Citra Karya
(Falsafah, Nilai Dan Etika Dalam Perkhidmatan Awam).
5. Arahan Keselamatan.
6. Dasar-dasar Kerajaan Negeri.
7. Perlembagaan Malaysia.
RUJUKAN KOMPETENSI FUNGSIONAL
1. Arahan Perkhidmatan
