lƣợc chung cũng nhƣ tuân thủ các tiêu chuẩn GAP. QMS xác định các tiêu chuẩn làm việc chung và qui định chất lƣợng sản phẩm áp dụng cho tất cả các thành viên tổ hợp nhóm. Việc một thành viên trong tổ hợp nhóm không tuân thủ bất kỳ yêu cầu nào của tiêu chuẩn chung có thể làm tổn hại tới trách nhiệm giải trình của cả tổ hợp nhóm.
Các nhà nông cá thể thực hiện các tiêu chuẩn GAP trên nông trại của mình không yêu cầu QMS vì nông trại và nhà nông là một thực thể pháp lý. Nhà nông quản lý nông trại của riêng mình theo hệ thống GAP có thể vận hành với sự kiểm soát đầy đủ đối với công nhân nông trại. Việc đào tạo công nhân nông trại về các thực hành GAP có thể đƣợc thực hiện bởi nhà nông hoặc chuyên gia đào tạo. Các nhà nông cá thể chỉ cần đăng ký nông trại với chính quyền để thực hiện các hoạt động kinh doanh một cách hợp pháp.
7.1. PHÁT TRIỂN QMS CHO TỔ HỢP NHÓM NÔNG TRẠI
QMS đƣợc sử dụng bởi một tổ hợp nhóm nông trại cần gồm những công cụ quản lý và quy trình vận hành sau:
Quản trị pháp lý của tổ hợp nhóm
Cơ cấu tổ chức cho tổ hợp nhóm
Hợp đồng giữa các thành viên nhóm và tổ hợp nhóm
Cẩm nang chất lƣợng (ví dụ nhƣ các công bố về chính sách, quy trình vận hành…)
Quản lý hành chính (ví dụ nhƣ việc đăng ký các thành viên nhóm, kiểm soát tài liệu, hƣớng dẫn công việc, lƣu giữ hồ sơ, quản lý QMS,…)
7.1.1. Quản trị pháp lý
Tổ hợp nhóm phải đăng ký tổ chức với chính quyền nhƣ một thực thể kinh doanh để tiến hành hợp pháp việc sản xuất nông nghiệp và các hoạt động thƣơng mại nhóm. Để làm nhƣ vậy, tổ hợp nhóm bị ràng buộc bởi luật pháp và các quy định quốc gia. Những sự cố nhiễm bẩn hoặc sự cố môi trƣờng có thể dẫn tới các hậu quả do các cơ quan chính phủ hoặc thi hành pháp luật xác định. Đăng ký các tài liệu chứa các thông tin nhƣ tên tổ hợp nhóm, địa chỉ tổ hợp nhóm, các thành viên ban quản lý, cách thức liên lạc và tên sản phẩm. Ngoài việc đăng ký các tài liệu, tổ hợp nhóm phải có sơ đồ tổ chức mô tả vai trò của từng thành viên của ban quản lý trong việc kiểm soát các hoạt động của tổ hợp nhóm.
7.1.2. Cơ cấu tổ chức của tổ hợp nhóm
Sơ đồ tổ chức của tổ hợp nhóm mô tả cơ cấu, gồm ban quản lý và các vai trò cá nhân và trách nhiệm của ban và các thành viên,. Lãnh đạo có trách nhiệm đƣa ra các quyết định liên quan tới các tiêu chuẩn GAP áp dụng cho toàn tổ hợp nhóm. Cố vấn kỹ thuật cũng nhƣ các chuyên gia đào tạo,ngƣời tƣơng tác với các thành viên nhóm về các vấn đề kỹ thuật nông trại cũng đƣơc xác định trong sơ đồ tổ chức. Tên và trách nhiệm của những ngƣời liên quan tới từng hoạt động cần đƣợc xác định rõ ràng. Tham khảo Phụ lục 18.
7.1.3. Hợp đồng giữa các thành viên nhóm và tổ hợp nhóm Quan trọng là có hợp đồng đƣợc ký kết giữa thành viên nhóm và đại diện lãnh đạo tổ hợp nhóm. Hợp đồng là tài liệu pháp lý. Hợp đồng giữa các thành viên nhóm và tổ hợp nhóm là sự cam kết mang tính ràng buộc nhằm duy trì các nguyên tắc của và tuân thủ với GAP.
Hợp đồng cũng bảo vệ các bên trong trƣờng hợp xảy ra tranh chấp.
Hợp đồng cần có những thông tin sau:
Chữ ký của các bên, tên và ngày tháng
Tên tổ hợp nhóm, địa chỉ, nhận dạng pháp lý (hồ sơ đăng ký)
Tên các thành viên nhóm, địa chỉ, thông tin liên hệ, chi tiết nông trại (cây trồng, địa điểm, diện tích,v.v…) và khả năng sản xuất của khu vực nông trại
Các thành viên tổ hợp nhóm phải có đăng ký/ tài liệu pháp lý để quản lý nông trại của mình
Cam kết từ tổ hợp nhóm tuân thủ các tiêu chuẩn GAP
Thỏa thuận tuân thủ các quy trình, chính sách và tƣ vấn kỹ thuật dạng văn bản của tổ hợp nhóm
Các điều khoản của thỏa thuận về sản xuất, lịch trình sản xuất, số lƣợng cung ứng, chất lƣợng, giá thành sản phẩm, điều khoản thanh toán, tiếp thị sản phẩm,v.v…
Điều khoản phạt đối với các thành viên tổ hợp nhóm trong trƣờng hợp không tuân thủ các điểm kiểm soát tới hạn của tiêu chuẩn GAP.
Điều khoản phạt có thể gồm cảnh báo, các mức độ không tuân thủ, cấm tham gia tổ hợp nhóm trong một khoảng thời gian nhất định,…
Một hợp đồng đƣợc ký kết thể hiện sự cam kết chặt chẽ giữa các bên nhằm tuân thủ các tiêu chuẩn GAP. Điều khoản phạt là rào cản có lợi chống lại bất kỳ thành viên nào xem nhẹ việc tuân thủ tiêu chí của tiêu chuẩn GAP. Điều khoản phạt cũng giúp cho tổ hợp nhóm phân xử các phán xét công bằng nếu bất kỳ thành viên nào không tuân thủ tiêu chí. Các hành động pháp lý có thể đƣợc thực hiện trong sự cố chơi xấu dẫn tới trƣờng hợp nhiễm bẩn nghiêm trọng.
7.1.4. Cẩm nang chất lƣợng
Cẩm nang chất lƣợng là tài liệu chính thức của tổ hợp nhóm, nó chi tiết hóa hoạt động của QMS và cách thức tổ chức thƣc hiện hoạt động kinh doanh. Cẩm nang chất lƣợng là duy nhất đối với mỗi tổ chức bởi vì mỗi nhóm thực hiện hoạt động kinh doanh một cách khác nhau. Tất cả các thành viên của tổ hợp nhóm cần tham khảo tài liệu hƣớng dẫn về các hoạt động kinh doanh thƣờng nhật của tổ hợp nhóm.
Thông thƣờng, cẩm nang chất lƣợng bao gồm những nội dung sau:
Các chính sách và mục tiêu của tổ hợp nhóm. Chi tiết chính sách chất lƣợng về cách tổ hợp nhóm làm hài lòng khách hàng thông qua chất lƣợng sản phẩm, dịch vụ của mình. Điều này bao gồm công bố về tầm nhìn hoặc sứ mệnh.
Cẩm nang chất lƣợng thể hiện vai trò và trách nhiệm của văn phòng trong hệ thống kiểm soát chất lƣợng (ví dụ nhƣ cơ cấu tổ chức của tổ hợp nhóm, lãnh đạo tổ hợp nhóm chịu trách nhiệm cung cấp hƣớng dẫn và các cá nhân chịu trách nhiệm về công việc trong tổ chức).
Mô tả chi tiết về việc thực hành canh tác cây trồng, quy trình và mọi nguồn liên quan tới việc sản xuất cây trồng chất lƣợng cao. Thực hành canh tác cây trồng đƣợc chi tiết hóa ở đây phục vụ nhƣ một quy phạm thực hành mà tất cả các nhà nông trong tổ hợp nhóm phải tuân thủ. Điều này gồm vai trò, thông tin đƣa tới các thành viên tổ hợp nhóm và sự tƣơng tác thƣờng xuyên với các thành viên tổ hợp nhóm của tƣ vấn kỹ thuật.
Vai trò và trách nhiệm của các thành viên tổ hợp nhóm. Trách nhiệm gồm lƣu giữ hồ sơ và trao đổi thông tin.
Mô tả cách thức các sản phẩm cây trồng chung đƣợc thu hoạch cũng nhƣ cơ chế tiếp thị các sản phẩm của mùa vụ. Tham khảo Phụ lục 19 và Phụ lục 20.
7.1.5. Kiểm soát tài liệu
Dòng chảy của các hƣớng dẫn và thông tin giữa tổ hợp nhóm và các thành viên nông trại cần đƣợc viết dƣới dạng văn bản để giúp
tham chiếu tài liệu sau này. Những tài liệu này cũng đóng vai trò là bằng chứng của việc chuyển giao thông tin này. Trong trƣờng hợp cần cập nhật, thay thế hoặc loại bỏ tài liệu, một quy trình kiểm soát là cần thiết để đảm bảo rằng tài liệu chính xác đƣợc đƣa tới cho các thành viên tổ hợp nhóm đồng thời tài liệu cũ đƣợc rút lại hoặc loại bỏ.
Hệ thống kiểm soát tài liệu này cho phép duy trì hồ sơ và tình trạng tài liệu. Theo hệ thống, những thông tin sau cần đƣợc lƣu giữ:
Tên tài liệu, mã số tài liệu, ngày ghi tài liệu, chủ đề và ngƣời ủy quyền phân phối
Ngƣời nhận, ngày nhận, ký nhận và phƣơng thức chuyển giao tài liệu
Tài liệu đƣợc cập nhật cần có mã số ghi trên tài liệu. Sự thay đổi phiên bản cũ có thể xảy ra, hoặc một tài liệu mới có thể đƣợc đính kèm với tài liệu cũ và giữ trong một thƣ mục
Tất cả các tài liệu cần đƣợc xem xét, cập nhật và thay đổi thƣờng xuyên bởi cá nhân có thẩm quyền
Lý do thay đổi tài liệu cần đƣợc ghi chép và thông báo cho ngƣời nhận
Các tài liệu đƣợc phát hành cho tổ hợp nhóm phải tới từ phòng hành chính và phải đƣợc ký bởi chỉ một ngƣời có thẩm quyền. Điều này là để tránh chồng chéo công việc và chỉ dẫn đối với các thành viên nhóm.
7.1.6. Kiểm soát hồ sơ
Việc lƣu giữ hồ sơ cung cấp bằng chứng về công việc đã đƣợc thực hiện phù hợp với các yêu cầu và tiêu chuẩn . Các hồ sơ ghi chép là hữu dụng đối với các thành viên tổ hợp nhóm nhƣ một công cụ giám sát.
QMS yêu cầu một quy trình đƣợc văn bản hóa phải đƣợc thiết lập để kiểm soát hồ sơ. Quy trình cần bao gồm tên của hồ sơ, ngày, mã số, ngày và địa điểm lƣu trữ. Hồ sơ cần đƣợc lƣu trữ ở địa điểm an toàn
nơi chúng có thể đƣợc lấy ra một cách dễ dàng và nhanh chóng, và sẵn có trong quá trình đánh giá. Hồ sơ phải đƣợc lƣu bằng một ngôn ngữ chung, đƣợc viết rõ ràng, có chữ ký ngƣời làm hồ sơ và đƣợc giữ trong vòng 2 năm.
7.1.7. Đăng ký của các thành viên thuộc tổ hợp nhóm
Danh sách thành viên là hồ sơ chính thức của những nhà nông tham gia chƣơng trình GAP. Danh sách cần gồm tên, địa chỉ, số điện thoại liên lạc của nhà nông. Thêm vào đó, địa chỉ, diện tích, cây trồng cũng nhƣ khả năng sản xuất của nông trại cũng cần đƣợc lƣu trong hồ sơ.