2.1 Tinjauan Pustaka
2.1.4 Aliran Komunikasi
Dalam sebuah organisasi, informasi yang disebarkan secara formal terbagi menjadi komunikasi yang berasal dari seseorang dengan jabatan lebih tinggi ke yang lebih rendah (komunikasi ke bawah), komunikasi yang berasal dari bawahan ke atasan organisasi atau biasa disebut komunikasi ke atas, dan komunikasi yang terjadi antar anggota organisasi yang memiliki jabatan setara (Pace & Faules, F, 2013).
a. Komunikasi dari Atas ke Bawah (downward communication)
Merupakan Komunikasi yang bersumber dari pimpinan ke bawahan dalam suatu organisasi (Wahyuni , H, 2014). Komunikasi ini umumnya digunakan pimpinan organisasi untuk menyampaikan informasi atau pesan berupa arahan untuk melakukan pekerjaan, instruksi pekerjaan, pernyataan ataupun kebijakan dan praktik organisasi. Selain itu komunikasi ke atas dapat digunakan untuk menyampaikan feedback dari seorang pimpinan kepada anggota organisasi (Wahyuni , H, 2014). Komunikasi jenis ini mengalir dari jabatan lebih tinggi ke jabatan yang lebih rendah seperti menurut Agus M.
Hardjana (2003: 30) dalam (Mubarok, 2016) yang mengemukakan bahwa komunikasi ke bawah (downward communication) adalah komunikasi yang mengalir dari bagian atas (pejabat, atasan) lembaga ke bagian bawah Lembaga (bawahan), melalui rantai birokrasi resmi lembaga dari mata rantai paling atas ke mata rantai paling bawah.
Berikut merupakan gambaran bagaimana komunikasi dari atas ke bawah dalam suatu organisasi kemahasiswaan Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Komunikasi dan Bisnis Universitas Telkom:
Terdapat lima informasi yang dikomunikasikan melalui komuniksi vertikal ke bawah menurut Katz & Kahn dalam (Pace & Faules, F, 2013) antara lain: (1) Informasi mengenai pekerjaan, (2) informasi kebijakan organisasi, (3) pemberian pujian atas prestasi anggota, (4) Pemberian teguran atas kelalaian anggota, dan (5) penyelesaian masalah dalam organisasi.
1. Informasi mengenai pekerjaan
Petinggi dalam suatu organisasi pada umumnya memberi informasi kepada bawahan mengenai pekerjaan yang harus dilakukan dalam mencapai tujuan organisasi. Informasi dapat berupa pesan secara lisan maupun tulisan.
Apabila bawahan dalam organisasi sudah mendapat arahan untuk melakukan pekerjaan, maka pekerjaan tersebut harus segera diselesaikan dan apabila arahan kurang jelas, bawahan organisasi hendaknya menanyakan kembali kepada atasan agar tidak terjadi kesalahpahaman.
Gambar 2.2 Komunikasi ke bawah BEM FKB (Sumber: Olahan Peneliti 2021)
2. informasi kebijakan organisasi
Terdapat kebijakan maupun aturan yang harus dipatuhi dalam suatu organisasi agar kestabilan organisasi dapat terjamin dan setiap anggota mendapat hak dan kewajiban sebagai bagian dari organisasi. Hal ini disamapaikan oleh pihak berwenang yaitu atasan dalam organisasi di awal terbentuknya suatu organisasi.
3. pemberian pujian atas prestasi anggota
Pekerjaan yang dijalankan oleh setiap anggota organisasi membutuhkan niat, tenaga, dan keahlian agar dapat terselesaikan dengan baik.
Untuk itu, atasan dalam organisasi patutnya memberi apresiasi atas kerja keras yang dilakukan anggota organisasi supaya anggota termovitasi agar bekerja lebih baik lagi juga agar terjalin hubungan yang baik antar anggota dan atasan organisasi.
4. Pemberian teguran atas kelalaian anggota
Kesalahan dalam mengerjakan tugas oleh anggota organisasi harus segera ditindaklanjuti oleh atas organisasi supaya tidak terjadi lagi di masa mendatang. Atasan organisasi memiliki kewenangan penuh untuk menyampaikan teguran kepada anggota organisasi yang tidak bersikap sejalan dengan kebijakan organisasi.
5. penyelesaian masalah dalam organisasi
Masalah atau konflik tidak selalu memberi dampak negatif bagi organisasi, tidak menutup kemungkinan konflik dapat mendatangkan evaluasi dan inovasi baru untuk organisasi kedepannya. Namun, apabila suatu konflik dalam organisasi tidak ditangani dengan baik, maka akan berakibat fatal terhadap kelangsungan organisasi. Atasan organisasi sebagai penengah dan pihak yang bertanggungjawab penuh atas hal yang terjadi di organisasi, diharapkan mampu meredakan masalah atau konflik organisasi.
b. Komunikasi dari bawah ke atas (upward communication)
Menurut Pace & Faules (2013), komunikasi vertikal ke atas adalah komunikasi dalam organisasi yang mengalir dari tingkat rendah ke tingkat lebih tinggi (penyelia). Asumsi dari komunikasi ke atas ialah bahwa anggota organisasi harus diperlakukan sebagai rekan kerja untuk bekerjasama mencapai tujuan (Azzahro, 2019). Setiap anggota organisasi yang tidak berada pada jabatan puncak (ketua ataupun wakil) pasti akan mengalami komunikasi
jenis ini. Namun, Sharma (1979) dalam (Pace & Faules, F, 2013) mengemukakan bahwa terdapat empat alasan komunikasi ke atas terlihat sulit untuk dilakukan, antara lain:
1. Kecenderungan anggota untuk menyembunyikan pikiran
Menurut penelitian oleh Sharma (1979), menunjukkan bahwa anggota dalam organisasi atau suatu perusahaan enggan untuk banyak menyampaikan pendapat pada atasan karna cara terbaik untuk naik jabatan dalam organisasi adalah selalu sepakat pada atasan organisasi
2. Anggapan bahwa atasan tidak tertarik kepada masalah anggota
Dalam organisasi yang aliran komunikasinya buruk, anggota cenderung tidak merasa puas atas tanggapan atau feedback yang diberikan atasan terhadap masalah yang diceritakan oleh anggotanya. Maka dari itu, anggota organisasi enggan menceritakan masalah yang tengah dihadapinya agar tidak dinilai buruk oleh atasan.
3. Kurangnya penghargaan atas komunikasi yang dilakukan oleh anggota Kerap kali atasan organisasi tidak dapat menghargai usaha anggota organisasi yang ingin berinteraksi dengan atasannya dan tidak membuka saluran komunikasi kepada bawahan.
4. Anggapan bahwa atasan tidak tanggap atas apa yang disampaikan anggota
Biasa terjadi apabila atasan organisasi terlalu sibuk untuk menjawab komunikasi dengan bawahan, sehingga tidak memberi kesan positif bagi bawahan organisasi untuk melakukan komunikasi kedepannya. Adapun hal-hal yang perlu dikomunikasikan ke atas menurut Pace & Faules (2013) antara lain:
1. Memberitahukan progress yang dilakukan anggota.
Bawahan dalam organisasi menyampaikan secara rinci perihal pekerjaan yang hendak dilakukan saat itu, kemajuan yang mereka dapatkan dalam mengerjakan penugasan, prestasi atau capaian baru saat berkembang di organisais tersebut, dan mengkomunikasikan rencana dalam waktu kedepan.
2. Memberitahukan permasalahan tentang pekerjaan yang belum dipecahkan.
Menjelaskan persoalan atau masalah dalam organisasi yang ingin diselesaikan dan membutuhkan bantuan dari atasan organisasi. Anggota
organisasi diharapkan dapat bersikap terbuka dengan atasannya, agar konflik sekecil apapun dalam organisasi dapat segera ditangani sebelum membawa dampak buruk kedepannya.
3. Memberi saran atau masukan untuk organisasi keseluruhan
Anggota organisasi dapat menyampaikan gagasan dan ide untuk unit mereka secara khusus atau untuk organisasi secara umum
4. Membetahukan prestasi ataupun kemajuan anggota dalam organisasi Dari pekerjaan yang diselesaikan anggota organisasi, ada baiknya anggota menyampaikan kepada atasan sebagai bukti kerja keras yang dilakukan, juga sebagai wahana peningkat kepercayaan atasan kepada anggota tersebut.
Pemimpin organisasi yang baik tentu menyadari pentingnya menjaga komunikasi yang baik dengan anggota organisasi yang lain supaya iklim organisasi menjadi lebih terbuka. Pemimpin organisasi juga harus mendengarkan keluhan maupun masukan dari bawahan karena hal ini berpengaruh terhadap produktivitas dan kinerja anggota organisasi. Berikut gambaran proses komunikasi vertikal ke bawah dalam Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Komunikasi dan Bisnis:
Gambar 2.3 Komunikasi ke atas BEMFKB (Sumber: Olahan Peneliti 2021)
c. Komunikasi Horizontal
Menurut Azzahro (2019), komunikasi horizontak merupakan komunikasi yang terjadi antara anggota organisasi yang mempunyai jabatan atau posisi yang setara. Komunikasi ini terjadi saat anggota organisasi hendak mengkoordinasikan tugas, informasi, menyelesaikan masalah ataupun konflik.
Adapatun tujuan dari komunikasi horisontal menurut Pace & Faules (2013) adalah:
1. Guna mengkoordinasikan penugasan kerja.
Setiap anggota organisasi harus rutin berkomunikasi dan bertemu untuk membahas tugas dan kewajiban dalam organisasi. Inti dalam organisasi agar tugas yang diberikan dapat dijalankan dengan efektif, maka harus dikerjakan bersama-sama dengan rekan organisasi.
2. Guna menyelesaikan masalah.
Permasalahan yang terjadi dalam organisasi tentu harus diselesaikan dengan baik salah satunya dengan komunikasi antar anggota yang bersangkutan. Tidak selalu permasalahan harus langsung dikomunikasikan kepada atasan organisasi. Jika konflik yang ringan masih dapat diselesaikan dengan rekan sejabatan, maka diperlukan keahlian problem solving oleh setiap anggota.
3. Guna mendamaikan, berunding, dan menengahi perbedaan.
Tidak menutup kemungkinan setiap anggota organisasi memiliki banyak perbedaan dan permasalahan. Untuk itu, kesadaran setiap anggota untuk berdamai dengan perbedaan dengan memilih cara berdamai saat berkomunikasi dengan rekan sejabatan sangat diperlukan
4. Guna meningkatkan dukungan antarpersona.
Kebanyakan komunikasi horisontal memiliki tujuan untuk menjalin kedekatan dan memperkuat hubungan antar anggota organisasi lainnya.
Anggota organisasi yang sering bertemu dan sudah mendapat kedekatan antarpersona cenderung lebih mudah menyelesaikan pekerjaan bersama karena sudah mengerti dan memahami satu sama lain.
Berikut merupakan proses komunikasi horizontal pada Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Komunikasi dan Bisnis Universitas Telkom:
d. Komunikasi Diagonal
Dalam sebuah organisasi, terdapai keinginan dari anggota organisasi untuk menyampaikan informasi dan berbagi interaksi dengan anggota lain yang tidak menjadi atasan maupun bawahan mereka di organisasi (Pace &
Faules, F, 2013). Contoh komunikasi yang ada dalam komunikasi diagonal atau lintas saluran antara lain anggota memberi saran atau nasihat kepada anggota di unit lain. Spesialis staff dalam suatu organisasi biasanya menjadi pihak yang aktif melakukan komunikasi lintas saluran karena memang menjadi tanggung jawabnya untuk mengawasi berjalannya organisasi dan setiap unit yang ada. Dalam organisasi yang menjadi penelitian ini, staff spesialis jatuh kepada Biro Manajerial Internal yang menjadi pengawas dan wadah yang menjaga keakraban organisasi Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Komunikasi dan Bisnis. Adapun jenis komunikasi yang terdapat di komunikasi lintas saluran menurut (Pace & Faules, F, 2013):
1. Penyebaran informasi dalam organisasi dapat menjadi lebih cepat daripada bentuk komunikasi dari bawah ke atas dan dari atas ke bawah.
2. Memungkinkan individu dari berbagai bagian atau departemen ikut membantu menyelesaikan masalah dalam organisasi dengan memberi saran dan nasihat.
Gambar 2.4 Komunikasi Horizontal BEMFKB (Sumber: Olahan Peneliti, 2021)
Gambar 2.5 Komunikasi Diagonal BEMFKB