Berikut ini akan dijelaskan mengenai kondisi pendidikan dan pelatihan yang dijalankan BRI saat ini beserta rencana pengembangan kegiatan pendidikan dan pelatihan dengan sistem online training.
4.1.1 Kondisi Pendidikan dan Pelatihan BRI
BRI sebagai salah satu bank terbesar dan terkemuka di Indonesia menghadapi tantangan untuk terus meningkatkan kualitas pendidikan bagi sumber daya manusianya dengan berbagai macam program pendidikan dan pelatihan dimana tanggung jawab tersebut diemban oleh Divisi Pendidikan dan Pelatihan (Diklat) sebagai pihak penyelenggara pendidikan dan pelatihan.
Penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan di BRI saat ini sebagian besar dilakukan secara konvensional melalui proses pembelajaran didalam kelas. Pemanfaatan teknologi secara maksimal merupakan salah satu langkah yang diupayakan untuk terus meningkatkan kualitas penyelenggaraannya. Ini telah dimulai dengan penerapan sistem pelatihan berbasis e-learning pada tahun 2009 yang hingga saat ini telah berhasil mengkonversi beberapa materi pelatihan dari paper based ke modul digital multimedia yang interaktif berisikan teks, gambar, suara dan video. Modul digital interaktif ini telah
disebarkan pada beberapa kantor cabang dan unit BRI dalam bentuk compact disc (CD). Disamping itu, modul ini juga diletakkan pada sebuah aplikasi berbasis web sehingga peserta pelatihan dapat mengakses sistem e-learning tersebut. Deskripsi umum sistem pendidikan dan pelatihan yang dilaksanakan BRI saat ini dapat dilihat melalui Gambar 4.1.
Gambar 4.1 Deskripsi Umum Sistem Pendidikan & Pelatihan BRI
Pada sistem pendidikan dan pelatihan konvensional, terdapat seorang instruktur yang memberikan materi didalam kelas. Sementara pada sistem pelatihan e-learning, pengampuh materi (course author) akan mengunggah materi yang akan diajarkan pada sistem e-learning untuk selanjutnya diolah dan dipersiapakan oleh pihak Pusdiklat (content manager) untuk dipublikasikan. Setelah materi disesuaikan dengan format yang telah ditentukan, maka selanjutnya peserta pelatihan (learner) dapat mengunduh materi tersebut. Peserta yang dapat mengunduh materi akan diatur oleh Pihak Pusdiklat (training manager) sesuai penjadwalan materi pelatihan.
4.1.2 Rencana Pengembangan Sistem Online Training
Dalam sistem pendidikannya, BRI mengklasifikasikan 6 tingkat pendidikan dengan tujuan akhir yang berbeda-beda. Tingkat pendidikan itu diantaranya (Lampiran A):
1. C1, bertujuan untuk membuat peserta mampu memahami. 2. C2, bertujuan untuk membuat peserta mampu menguasai. 3. C3, berutujuan untuk membuat peserta mampu melakukan. 4. C4, bertujuan untuk membuat peserta mampu menganalisa. 5. C5, bertujuan untuk untuk membuat peserta mampu mensintesis. 6. C6, bertujuan untuk untuk membuat peserta mampu mengevaluasi. Pada realitanya saat ini, hanya tingkat pendidikan C1,C2, dan C3 yang dapat dipenuhi dengan sistem pelatihan berbasis e-learning. Namun untuk tingkat C4 dan C5, pendidikan berbasis e-learning tidak cukup representatif karena untuk membuat peserta pelatihan mampu menganalisa dan mensintesis secara benar diperlukan pelatihan yang lebih intensif dan komunikatif antara peserta pelatihan dan instrukturnya. Oleh karena itu, Divisi Diklat yang dimotori oleh tim e-education berupaya untuk lebih memaksimalkan pemanfaatan TI dengan mengimplementasikan sistem online training agar tujuan akhir terhadap tingkat pendidikan C4 dan C5 dapat terpenuhi. Sementara untuk tingkat pendidikan C6 memang tidak akan mampu dijangkau sistem online training karena pelatihan pada tingkat pendidikan ini harus dilaksanakan secara rutin dan intensif melalui program in-house training selama beberapa bulan (contoh: program pengembangan staff). Perbandingan sistem pelatihan berbasis berbasis e-learning dan online training dapat dilihat pada Tabel 4.1
Tabel 4.1 Perbandingan E-Learning dan Online Training
Aspek E-Learning Online Training
Tujuan Membuat peserta pelatihan paham mengenai materi yang bersifat teoritis
Membuat peserta pelatihan mampu menerapkan materi yang lebih bersifat teoritis dan aplikatif Interaksi Satu arah, peserta hanya
melihat layar komputer dan berusaha memahami materi pelatihan dengan membaca materi tersebut tanpa diiringi oleh Instruktur
Dua arah, peserta dapat berinteraksi langsung dengan instrukutur pelatihan melalui headset microphone yang digunakan sehingga jika ada kesulitan dapat langsung didiskusikan
Sistem online training ini akan menggantikan sebagian besar materi pelatihan yang sebelumnnya dilaksanakan di Pusdiklat dan Sendik menjadi pelatihan berbasis online seperti video conference atau aplikasi online meeting. Melalui komputer di unit kerja mereka, peserta pelatihan dapat berinteraksi langsung dengan instruktur layaknya pertemuan face to face. Instruktur pelatihan melalui layar komputernya juga dapat memantau langsung aktivitas peserta pelatihan yang ikut pada sesi tersebut. Beberapa jenis ujian nantinya juga akan dilaksanakan secara online, hal ini akan mengurangi resiko kecurangan pada pelaksanaan ujian dan pemeriksaan hasilnya.
Untuk tahap awal implementasi sistem online training ini hanya akan menjangkau unit kerja setingkat Kantor Cabang. Namun ke depannya, sistem ini akan terus dikembangkan hingga menjangkau unit kerja setingkat Kantor Unit, Kantor Kas dan Teras BRI. Deskripsi umum mengenai rancangan pengembangan sistem online training dapat dilihat melalui Gambar 4.2.
Gambar 4.2 Deskripsi Umum Sistem Online Training
Pada sistem pendidikan berbasis online training, terdapat instruktur yang akan menyampaikan materi layaknya pertemuan didalam kelas. Instrukutur tersebut mengakses aplikasi online training dan peserta pelatihan (learner) pada waktu yang bersamaan juga mengakses aplikasi online training tersebut untuk mengikuti pelatihan. Dengan adanya sistem online training ini akan
terbentuk sistem pembelajaran yang lebih interaktif dan komunikatif karena instruktur dan peserta pelatihan dapat berinteraksi layaknya didalam kelas.
4.1.3 Analisa Biaya Sistem Online Training
Berikut akan dijelaskan mengenai analisa biaya pembangunan dan biaya opersional sistem online training yang akan diimplementasikan oleh BRI.
4.1.3.1 Biaya Pembangunan Sistem
Aplikasi untuk sistem pelatihan berbasis online ini nantinya akan tergabung dalam infrastruktur yang telah ada yakni pada application server yang telah dimiliki oleh BRI. Sementara itu, untuk aplikasi yang akan digunakan, BRI akan menggunakan web-based application untuk online training yakni Citrix Go to Training produksi perusahaan Citrix, USA. Dengan asumsi bahwa perangkat komputer instruktur di Jakarta dan peserta pelatihan di masing-masing unit kerja tidak diperhitungkan lagi karena saat ini semua perangkat tersebut telah tersedia di Pusdiklat dan unit kerja, perhitungan biaya pembangunan sistem online training dapat dilihat pada Tabel 4.2.
Tabel 4.2 Biaya Pembangunan Sistem Online Training (Sumber: citrix.com) No Komponen Biaya Jumah Satuan Harga
Satuan Total Harga Software
1 Citrix Go to Training
Software 1 Paket $ 30.000 * Rp 276.000.000
2 Configure, Consulation &
User Training 1 Paket $ 2.000 * Rp 18.400.000 Hardware
3 Headset with Microphone - 1 Pusdiklat - 6 Sendik - 18 Kantor Wilayah - 431 Kantor Cabang Total 10 300 900 4.310 5.520 Unit Rp 125.000 Rp 690.000.000 Network 4 Penambahan Kapasitas Bandwith Internet 50 Mbps - **Rp 198.000.000 Total Rp 1.182.400.000 Keterangan : * $1 = Rp 9.200
4.1.3.2 Biaya Operasional Sistem
Biaya operasional sistem online training dapat dilihat pada Tabel 4.3.
Tabel 4.3 Biaya Operasional Sistem Online Training (Sumber: citrix.com) No Komponen Biaya Jumlah Satuan Harga
Satuan Total Harga Software
1 Dukungan teknis Citrix Go
to Training Software 1 Paket $ 3.000 Rp 27.600.000 Hardware
2 Pemeliharaan Headset 5.520 Unit - * Rp 69.000.000 Network
4 Sewa Layanan Internet 50 Mbps - **Rp 198.000.000 Total Rp 294.600.000 Keterangan :
* Biaya pemeliharaan headset diasumsikan 10% dari biaya tahun sebelumnya ** Biaya 50 Mbps/bulan = Rp 15.000.000 + PPN 10% (Sumber: biznetworks.com)