BAB 4 ANALISIS DAN PEMBAHASAN
4.3. Analisis Kebutuhan dan Informasi
4.3.4. Analisis Lingkungan Internal SI/TI Organisasi
Sub-bab ini membahas seluruh sumber daya SI/TI dalam organisasi. Seperti: sistem, teknologi dan manajemen informasi yang ada guna mengetahui posisi, keadaan, dan kekuatan SI/TI organisasi.
4.3.4.1. Budaya SI/TI dalam Organisasi
Divisi ICT Rekind dipimpin oleh General Manager (GM) yang membawahi 2 Departemen, yaitu Development dan Operation. Departemen Development berhubungan dengan aktivitas penyediaan sistem informasi atau aplikasi bagi organisasi, sedangkan departemen Operation berhubungan dengan aktivitas penyediaan infrastruktur TI bagi organisasi untuk menunjang aplikasi-aplikasi yang digunakan di Rekind dalam kegiatan operasional sehari-hari karyawannya.
59
Universitas Indonesia Gambar 4.10. Struktur Organisasi ICT Rekind
Proses pengadaan Jasa atau Produk 1. ICT Development
Kebutuhan untuk aplikasi baru memerlukan analisa sebelum melakukan pembelian atau membuat baru dengan tujuan menjamin bahwa bisnis menjadi lebih memuaskan dengan pendekatan efektif dan efisiensi. Proses ini mencakup definisi untuk kebutuhan, mempertimbangkan sumber-sumber alternatif, me-review kelayakan teknologi dan ekonomi, melaksanakan analisa resiko dan analisa biaya akan manfaat, kesimpulan atas keputusan akhir untuk membuat atau membeli. Keseluruhan tahap-tahap tersebut memungkinkan perusahaan untuk meminimalkan biaya perolehan dan solusi implementasi yang menjamin bahwa bisnis mereka dapat mencapai tujuan.
Penyediaan perangkat lunak yang akan digunakan di lingkungan PT Rekayasa Industri, dapat diperoleh melalui 3 (tiga) metode, yaitu
a. Penyediaan perangkat lunak melalui pengembangan aplikasi, dengan menggunakan sumber daya manusia dari internal perusahaan.
b. Penyediaan perangkat lunak melalui pengembangan aplikasi, dengan menggunakan sumber daya manusia dari Eksternal perusahaan.
c. Penyediaan perangkat lunak melalui pembelian secara paket dari Eksternal perusahaan, baik dengan paket kustomisasi maupun tanpa paket kustomisasi.
Pengambilan keputusan penentuan metode penyediaan perangkat lunak di lingkungan perusahaan, harus dilakukan melalui Joint Meeting Evaluation. Meeting ini ditujukan untuk mengevaluasi fungsi dan kesesuaian proses bisnis perangkat lunak yang diminta terhadap proses bisnis perusahaan, serta pengaruhnya terhadap tujuan bisnis perusahaan, seperti pembuatan user requirement, System Requirement dan Term of Reference.
Pengelompokan perangkat lunak berdasarkan kesesuaian proses bisnisnya dengan proses bisnis PT Rekayasa Industri, dibagi menjadi 2 (dua), yaitu: a. Umum
Kategori umum adalah proses bisnis dalam perangkat lunak yang diminta oleh calon Pengguna memiliki kesusuaian dengan proses bisnis PT Rekayasa Industri kira kira lebih besar dari 70%.
b. Unik
Kategori Unik adalah proses bisnis dalam perangkat lunak yang diminta oleh calon Pengguna memiliki kesesuaian dengan proses bisnis PT Rekayasa Industri kurang dari 70%.
2. ICT Operation
Pengadaan komputer dilakukan dengan cara menyewa atau membeli kepada pihak ketiga.
a. Sewa
i. Untuk menyiasati teknologi yang selalu berkembang sehingga pemutakhiran teknologi menjadi tanggungjawab vendor.
ii. Paket yang ditawarkan vendor berikut dengan tenaga helpdesk-nya, sehingga perusahaan bebas dari beban biaya helpdesk.
iii. ICT tidak perlu mencatat aset komputer yang dimiliki karena terlalu banyak, sehingga ICT bisa focus kepada hal lain dalam memberikan dukungan bagi proses bisnis perusahaan.
61
Universitas Indonesia i. Permintaan khusus untuk mendukung aplikasi tertentu yang membutuhkan komputer dengan spesifikasi yang sudah disyaratkan oleh pembesut aplikasi atau calon pengguna.
ii. Untuk kepentingan investasi TI di masa depan.
iii. Analisa manfaat TI, seperti: lama pengerjaan proyek mempengaruhi nilai investasi TI. Proyek yang lama waktu pengerjaannya, lebih murah membeli komputer daripada menyewa.
iv. Semua aset TI yang dibeli oleh proyek merupakan aset perusahaan yang dikelola oleh divisi ICT. Ketika proyek selesai, aset TI tersebut harus dikembalikan ke ICT untuk dimanfaatkan kembali di proyek lain, atau dilelang, atau dihibahkan dengan pertimbangan tertentu.
4.3.4.2. Keadaan Pelatihan SI/TI saat ini
Dalam melakukan sosialisasi dan penggunaan SI yang ada di perusahaan, Rekind melakukan hal sebagai berikut:
1. Setiap pegawai baru yang masuk dan bekerja di Rekind diwajibkan mengikuti pelatihan penggunaan beberapa sistem informasi yang diadakan di kantor pusat, dan dilakukan secara bersama-sama di satu ruangan training. Lamanya pelatihan tergantung pada banyak SI yang harus diperkenalkan.
2. Meminta Vendor penyedia aplikasi untuk mengadakan pelatihan mengenai instalasi dan penggunaan aplikasi kepada pengguna akhir atau staff ICT terkait. Pelatihan dapat dilakukan secara inhouse, maupun datang ke tempat yang telah ditentukan oleh vendor. Lamanya pelatihan tergantung pada modul kerja yang ada di aplikasi.
3. ICT mengadakan pelatihan kepada pengguna aplikasi yang dibuat secara internal oleh Dept. Development. Lamanya pelatihan tergantung pada modul kerja yang ada di aplikasi.
4. ICT mengadakan pelatihan mengenai cara memanfaatkan TI kepada seluruh karyawan perusahaan dalam upaya menekan tingkat IT illiterate.
5. Meningkatkan kompetensi staf ICT dengan mengikutsertakan staf tersebut dalam pelatihan sesuai dengan bidang kompetensinya.
4.3.4.3. Metodologi Implementasi proyek SI/TI saat ini
Proses bisnis pengadaan SI pada organisasi melalui beberapa tahapan, yaitu: 1. Permintaan unit bisnis/divisi kepada divisi ICT perihal pengadaan aplikasi.
Calon pengguna mengisi formulir Internal Software Development Request dan mengisi formulir Cost & Benefit Analysis yang telah disediakan atau dapat membuatnya dengan format sendiri dan dikirim melalui email untuk selanjutnya dikirim/ditujukan ke General Manager/Project Manager terkait agar mendapat persetujuan lalu dikirim ke Manager Development ICT untuk dilakukan analisis sebelum eksekusi.
2. Manager Development menganalisa proyek SI tersebut, ruang lingkup, jadwal ketersediaan SI, anggaran untuk melihat ketersediaan sumber daya yang dimiliki saat ini dan mengambil keputusan terhadap implementasi proyek SI mengerjakan sendiri atau menggunakan jasa pihak ketiga sesuai dengan hasil akhir analisa.
3. Manager Development meminta persetujuan GM ICT untuk melakukan eksekusi terhadap permintaan pengadaan SI dari divisi terkait.
4. Manager Development membetuk tim pelaksana dengan meminta persetujuan dari GM ICT.
5. User Requirement dibuat oleh calon pengguna dan akan dianalisa secara teknis oleh System analyst untuk membuat rencana dan rancangan pembangunan SI. 6. Eksekusi implementasi pembangunan SI oleh tim Software Engineer
7. Pada tahap pengujian, System Analyst menyiapkan formulir User Acceptance Test (UAT) Plan yang akan digunakan bersama-sana antara tim pengembang SI dengan calon pengguna.
8. Pembuatan User Manual aplikasi SI yang dibuat. 9. Pembuatan Close out report.
63
Universitas Indonesia 4.3.4.4. Kebijakan Investasi SI/TI
Jenis investasi SI/TI di Rekind: 1. Korporasi
Pembelian aset TI yang dibutuhkan oleh lingkungan korporasi. Infrastruktur maupun komputer personal. Anggaran diperoleh dari korporasi sesuai dengan RAB
2. Proyek
Pembelian aset TI yang dibutuhkan oleh lingkungan proyek dengan anggaran yang diperoleh dari masing-masing proyek dengan ICT sebagai pihak yang mengadakan infrastruktur TI.
4.3.4.5. Posisi dan keadaan Sumber Daya SI/TI
Posisi SI/TI perusahaan adalah sebagai unit bisnis yang memiliki wewenang dalam pengadaan layanan TI bagi perusahaan, seperti pembelian infrastruktur TI, aplikasi, maupun layanan helpdesk yang menghasilkan sumber daya bagi TI untuk memberikan layanan kepada masing-masing unit bisnis.
4.3.4.6. Portofolio Aplikasi Terkini
Pemetaan aplikasi menggunakan McFarlan’s Grid bertujuan untuk menganalisa dan mengelompokkan aplikasi berdasarkan manfaatnya bagi organisasi. Tujuan lain nya adalah sebagai alat bantu bagi eksekutif untuk pengambilan keputusan dalam pengadaan SI/TI. Berikut ini rincian pengelompokkan kategori aplikasi yang ada pada perusahaan.
Untuk menentukan metode penyediaan atau pengembangan perangkat lunak digunakan matriks sebagai berikut:
Tabel 4.9. Matriks metode penyediaan perangkat lunak JENIS & FUNGSI
APLIKASI
KESESUAIAN PROSES BISNIS
Unik Umum
Strategic
Pengembangan Internal atau Pembelian Paket dengan major
kustomisasi
Pembelian secara Paket plus minor kustomisasi
JENIS & FUNGSI APLIKASI
KESESUAIAN PROSES BISNIS
Unik Umum
Critical Operational
Pengembangan Internal atau Pembelian Paket dengan major
kustomisasi
Pembelian secara Paket plus minor kustomisasi
Key Operational
Pembelian Paket dengan major kustomisasi atau Pengembangan
eksternal
Pembelian secara Paket
Support Pembelian secara Paket, proses
bisnis menyesuaikan aplikasi Pembelian secara Paket
Apabila penyediaan perangkat lunak dilakukan dengan metode pembuatan/pengembangan, maka pihak yang mengerjakan pada tiap tahap pembuatan perangkat lunak ditentukan oleh matriks berikut:
Tabel 4.10. Matriks tahapan pengadaan perangkat lunak terhadap jenis aplikasi
JENIS & FUNGSI APLIKASI
TAHAPAN PEMBUATAN/PENGEMBANGAN PERANGKAT LUNAK
Analisys Design Progamming Integration Strategic Internal Internal Internal Internal Critical Operational Internal Internal eksternal Internal Key Operational Internal eksternal eksternal Internal Support eksternal eksternal ekternal eksternal
Berikut ini adalah pemetaan SI yang dimiliki perusahaan berdasarkan jenis dan fungsi aplikasi.
1. Support
a. Employee Self Service (ESS) b. E-Corporate Purchasing (ePur) c. Vendor Management System (VMS) d. Pemesanan Kendaraan (SPK) Online e. Axapta (Finance dan HR)
65
Universitas Indonesia f. Key Performance Index (KPI) Online
g. e-Kuesioner h. Passport Online i. Portals
2. Factory (Key Operational)
a. Electronic Document Control System (EDOCS) b. Field Material Control System (FMCS)
c. Welding Management System (WMS) d. Pipeline Management System (PIMS) e. e-Procurement (ePro)
f. e-Auction
g. Project Information and Control System (PICS) h. Smartplan
i. Autocad
3. Turnaround (High Potential)
a. Customer Relationship Management (CRM) b. Rekayasa Knowledge Center (RKC)
c. Manajemen Resiko
d. Human Capital Management System (HCMS) 4. Strategic
a. Executive Information System (EIS)
b. Finance & HR DasboardManajemen Perancanaan dan Kontrol