BAB 4 ANALISIS DAN PEMBAHASAN
4.3. Analisis Kebutuhan dan Informasi
4.3.1. Pre-Renstra
Universitas Indonesia 4.3. Analisis Kebutuhan dan Informasi
Pada tahapan ini dilakukan pengumpulan data perusahaan yang menjadi studi kasus penelitian ini. Antara lain Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan (RKAP), kondisi internal dan eksternal dari strategi bisnis perusahaan dan kondisi SI/TI perusahaan saat ini.
4.3.1. Pre-Renstra
Kegiatan ini dimaksudkan untuk memperoleh informasi yang jelas dan tepat mengenai posisi, kebutuhan, ruang lingkup organisasi dalam melaksanakan projek bisnis dan strategi SI/TI, dan memperoleh harapan dari pihak manajemen yang realistis dan terkontrol (Atmaja, 2002). Hal ini agar pengerjaan projek tepat waktu, sesuai keinginan atau harapan dan tepat alokasi sumber daya, sehingga akan memperkecil resiko kegagalan yang tidak diharapkan dalam implementasinya.
4.3.1.1. Menentukan Ruang Lingkup dan Latarbelakang Proyek Renstra SI Tahap ini untuk mengetahui batasan renstra SI berupa ruang lingkup serta latar belakang proyek renstra SI ini dilakukan.
Ruang lingkup dalam Renstra SI ini adalah:
1. Perencanaan Strategis yang dilakukan terhadap sistem informasi (SI). 2. Menggunakan metodologi yang telah disempurnakan.
3. Studi kasus dalam renstra SI ini adalah PT. Rekayasa Industri.
Adapun yang melatarbelakangi pembuatan renstra SI ini adalah:
1. Rencana kegiatan pada bagian umum untuk membuat IT Masterplan 2013 yang terdapat pada RKAP.
2. IT Masterplan yang dimiliki Rekind sudah berusia 5 tahun, sehingga perlu diperbaharui.
4.3.1.2. Rencana dan Jangka Waktu Pelaksanaan Proyek Renstra SI
Rencana dan Jangka waktu pelaksanaan proyek renstra SI sesuai dengan Rencana Jangka Panjang perusahaan yaitu per 5 tahun sejak renstra SI selesai dibuat.
4.3.1.3. Kontrol dan Pengawasan Renstra SI
Dalam implementasinya, Divisi Corporate Strategy yang melakukan kontrol dan pengawasan sehingga implementasi berjalan sesuai dengan yang telah direncanakan bersama.
4.3.1.4. Definisi Terminologi yang digunakan dalam proyek Definisi dari istilah-istilah yang digunakan dalam proyek renstra SI:
1. Competitive Advantage: Keunggulan yang dapat membedakan perusahaan dengan pesaingnya yaitu bagaimana perusahaan meningkatkan Value Proposition dan cara menyerahkan produk/jasa sesuai dengan keinginan konsumen. Ada beberapa strategi yang dapat digunakan:
a. Cost Leadership: menawarkan produk/jasa dengan harga penawaran terendah dalam industri tersebut.
b. Differentiation: Menyediakan bermacam-macam produk/jasa melebihi pesaing dalam industri tersebut
c. Innovation: Menawarkan produk/jasa yang benar-benar baru atau menambahkan hal baru pada produk/lama yang belum pernah ditawarkan oleh pesaing dalam industri tersebut
d. Operational Effectiveness: Meningkatkan efektivitas proses bisnis internal perusahaan lebih baik dari pesaing
e. Technology-based competitive: Meningkatkan keunggulan perusahaan dengan memanfaatkan teknologi yang ada.
Operational Effectiveness dan Technology-based competitive adalah hal-hal yang perusahaan dapatkan dari pemanfaatan SI untuk meningkatkan keunggulan kompetitif.
2. Intangible Benefit: Manfaat yang tidak langsung tampak dan biasanya tercermin pada peningkatan produktivitas, efisiensi dan efektivitas.
4.3.1.5. Komitmen Manajemen Senior
Mendukung penuh pemanfaatan SI/TI untuk menunjang rencana bisnis perusahaan, sehingga dengan dukungan ini perusahaan dapat mempertahankan
45
Universitas Indonesia keberlangsungan bisnis perusahaannya dan dapat menjadi perusahaan tingkat dunia.
4.3.1.6. Menangkap Harapan Proyek Renstra SI
Hasil akhir dari pembuatan Renstra SI ini dapat selaras dengan kebutuhan bisnis organisasi dengan menunjang proses bisnis yang menjadi kegiatan utama perusahaan dalam menjalankan bisnis. Solusi SI yang teridentifikasi diharapkan dapat memberikan kontribusi bagi perusahaan dalam melakukan efisiensi, efektivitas kinerja karyawan dan dapat memberikan keunggulan kompetitif bagi perusahaan, sehingga dapat bersaing secara nasional maupun internasional. Harapan-harapan manajemen senior terhadap peran SI/TI mendatang guna mendukung bisnis organisasi di tiap unit bisnis:
1. Meningkatkan transparansi dalam bidang pengelolaan keuangan
Secara spesifik pengembangan teknologi informasi dan komunikasi harus diarahkan kepada hal-hal yang berkaitan dengan pengembangan dari aplikasi yang sudah dibangun sebelumnya di bidang ini dengan menitikberatkan pada: a. Pelaksanaan fungsi akuntansi dari tingkat proyek sampai dengan
tersedianya laporan konsolidasi di tingkat korporasi secara automatis. b. Kemampuan untuk melakukan pengecekan atas terjadinya segala bentuk
transaksi dan melakukan fungsi pengendalian keuangan seperti pengendalian atas dropping dana, uang muka kepada rekanan, dan transaksi sejenis yang lainnya.
c. Tersedianya informasi yang berkaitan dengan kesesuaian dan kepatuhan pengelolaan keuangan perusahaan atas berbagai peraturan dan atau hal-ha1 yang ditetapkan oleh pemerintah maupun pemegang saham.
2. Memperkuat hubungan dengan rekanan
Secara spesifik pengembangannya harus diarahkan kepada hal-ha1 yang berkaitan dengan kelanjutan pengembangan aplikasi dibidang pengadaan yang sudah dibangun. Pengembangan dititikberatkan pada:
a. Sistem evaluasi rekanan.
b. Sistem penunjukan rekanan untuk paket-paket pekerjaan khusus.
c. Tersedianya informasi status kemajuan pekerjaan baik kepada internal organisasi perusahaan rnaupun pihak eksternal.
3. Memperkuat hubungan dengan karyawan dan pengelolaan knowledge Secara spesifik pengembangannya harus diarahkan kepada hal-ha1 untuk melanjutkan pengembangan aplikasi dibidang ini yang sudah dibangun sebelumnya dengan titik berat:
a. Memberikan kemudahan bagi karyawan untuk mengetahui informasi tentang karir, kornpetensi serta hak-hak karyawan
b. Integrasi antara data karyawan dengan fungsi-fungsi lain
c. Mendapatkan knowledge yang baik dan bermanfaat bagi peningkatan kompetensi perusahaan
d. Melakukan distribusi knowledge untuk membantu aktivitas para pelaksana proyek di berbagai tempat
4. Mengurangi resiko pelaksanaan proyek
Secara spesifik pengembangannya harus diarahkan kepada hal-ha1 terkait dengan:
a. Ketersediaan data-data yang akurat untuk mendukung perencanaan proposal proyek antara lain:
i. Data-data untuk spesifikasi material ii. Volume pekerjaan
iii. Harga-harga pelaksanaan suatu aktivitas iv. Durasi pelaksanaan suatu aktivitas b. Automatisasi pada tahapan engineering
5. Meningkatkan kinerja pelaksanaan proyek
Secara spesifik pengembangannya harus diarahkan kepada hal-ha1 yang terkait dengan:
a. Manajemen material
Hal-ha1 terkait dengan manajemen material adalah mengenai pengendalian status pergerakan barang dan material balk yang dibeli secara korporasi maupun dibeli oleh pelaksana proyek di lokasi proyek mulai dari tahapan
47
Universitas Indonesia fabrikasi, transportasi, detail lokasi penyimpanan material di site, termasuk material yang tidak digunakan dan material sisa proyek.
b. Sistem pengendalian mutu pada setiap tahapan pekerjaan
Pengembangan sistem pengendalian mutu diarahkan pada pengembangan sistem pengendalian mutu yang ada pada saat ini untuk diterapkan di keseluruhan aktivitas pengelolaan proyek.
6. Memperbaiki manajemen penanganan pekerjaan tambah kurang
Secara spesifik pengembangannya harus diarahkan kepada hal-ha1 terkait dengan dukungan untuk:
a. Memudahkan proses identifikasi hal-ha1 kritikal yang bisa memberikan peluang pekerjaan tambah kurang berdasarkan kontrak
b. Melakukan identifikasi personel yang bertanggung jawab atas tiap detail item pekerjaan dengan mudah untuk membantu proses pengecekan atas permintaan tambah kurang dengan cepat
c. Mencatat kronologis setiap admnistrasi proses pelaksanaan pekerjaan tambah kurang untuk membantu proses penagihan pekerjaan tambah kurang
7. Mendukung pengembangan peluang bisnis dibidang operasional pabrik Secara spesifik pengembangannya harus diarahkan kepada hal-ha1 terkait pada: a. Manajemen pemeliharaan dan operasional pabrik termasuk pengadaan
material, equipment, serta jasa yang bersifat terus menerus.
b. Managemen data-data untuk perawatan peralatan berbagai jenis pabrik.
8. Meningkatkan pengendalian pelaksanaan beberapa proyek sekaligus Secara spesifik pengembangannya harus diarahkan kepada hal-ha1 terkait pada: a. Kemampuan untuk mendapatkan data yang selalu terbaru.
b. Kemampuan melakukan konsolidasi berbagai data proyek seperti status pelaksanaan proyek, pengeluaran berbagai proyek secara langsung, termasuk analisa penggunaan sumber daya untuk pelaksanaan proyek.
9. Mempertahankan keunggulan Perusahaan dibidang Inovasi
Secara spesifik pengembangannya harus diarahkan kepada pemberian kamampuan kepada:
a. Memberi peluang tumbuhnya lingkungan yang mendukung terciptanya suatu inovasi.
b. Kemudahan bagi seluruh karyawan untuk mendapatkan inforrnasi yang seluas-luasnya di bidang kerja masing-masing secara aktif maupun pasif.
10. Melakukan integrasi aplikasi-aplikasi yang sudah digunakan di Perusahaan
Secara spesifik pengembangannya harus diarahkan untuk melakukan integrasi aplikasi yang ada untuk mempercepat proses dan mengurangi kesalahan akibat faktor manusia pada saat pemasukan ulang data.